总帐业务处理分解

录入人 姓名缩写 年 （4位） 月 （2位） 日 （2位）
李小明－LXM
2002 2003
01－一月 10－十月
01－1号 10－10号
若每人在总账中的要做的凭证数量不多，可每人每月以流水号区别 如“LXM200301001”，代表李小明03年1月份的第一批凭证。这样， 一方面可以规范批组命名，同时也能随机地按照日期和录入员的组 合进行凭证查询或维护。
应付模块 应付款 固定资产 模块 资产 库存 模块 库存 采购 模块 采购 成批分 GIS内往 摊凭证 业务凭证 成批 分配 公司间 经常性 凭证 经常性
总账直 接录入 手工
计费营 账系统
项目会 计模块 项目
CRM接 口导入
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总账凭证管理（续）
6.
打开/关闭会计期
• 每月初由省分公司首先打开标准的会计期，然后各地市及省分分别各自打 开自己的会计期，进行业务操作；注意：若省分未打开标准会计期，各地 市无法打开自己的会计期。 每月末，各地市根据自己的实际情况分别关闭各自的会计期，省分待到所 有地市会计期都关闭后，再关闭标准会计期；注意：若有一个地市未关闭 会计期，则标准会计期也无法关闭。
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5. 凭证审核与过账
• • • 设置专人处理凭证的过账，过账前先对凭证进行审核（主要指会计分录及 金额与业务发生原始单据的匹配）。 对于会计凭证应做到及时过账。 由于子模块的业务在输入的当时已经经过了审核，已能够保证业务数据与 财务数据的一致，所以对子模块引入的凭证可以不再进行审核，定时运行 自动过账，以减少手工的工作量。
3. 凭证编号 • 对于总账的凭证编号，系统将对所有的凭证进行连续编号，包括从 子模块引入至总账的凭证，即一旦输入完凭证保存后，或是由子模 块导入凭证到总账后，系统会按照先后顺序自动生成凭证的流水号 。 目前我们的凭证编号方案：按月对期间内所有类型的凭证统一编号 ，每月的起始号为1 月末将打印出来的凭证及其所附的原始单据一起根据凭证的流水号 进行顺序排列，整理完毕后归档。
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总账凭证管理（续）
• 自动凭证，主要指经常性和成批分摊凭证，对于成本按专业分摊、 费用按部门分摊、福利费及教育基金等经费的计提等都可以通过定 义自动分录的公式实现，减少手工录入量并提高核算的准确性。 引入凭证，对于采用应收、资产、库存、采购、项目会计模块来处 理的业务，将在总账中利用“引入凭证”功能自动生成相关的会计 凭证。例如在AP子模块中录入发票或付款时，系统能够自动产生会 计分录并上传到总账模块。 由于那些引入凭证是由系统设置而产生的，基本避免了会计分录处 理的差错。而且系统将自动给引入的批组进行命名，同时标识出该 分录的来源模块、引入时间等信息。
• •
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4. 凭证修改与调整 • 对于直接在总账中录入凭证的调整，由于其调整时间的不同，系统 建立了不同的工作方法： 凭证末过账前：系统允许对凭证进行调整，为了完全满足凭证不能 断号的规定，建议不使用凭证删除的功能，而是直接原凭证上进行 修改，原凭证编号不变；
银行对 账单表
总账凭证 行核对记 录表
将结果保存 在财务信息 系统内
更新银行对账表 的核对标志位和 总账凭证行核对 记录表的标志位
手工勾选核对银行对账单行 和总账的银行日记账凭证行
银行对账
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凭证已过账后：由于会计制度规定如需要调整必须保留其所有的修 改痕迹，因此建议以下两种处理方法，其一为针对需要调整的部份 ，重新制作相应的调整凭证；其二是将原有错误的凭证进行红冲处 理，产生相应的红冲凭证后再根据正确的业务重新制作凭证。 对于子模块引入凭证的修改应通过相应的子模块调整原始业务数据 ，而不应直接修改总账分录行，这样可以保证总账与子模块的数据 一致。
除了系统自动提供的标准凭证分类外，还可以自行定义多种凭证分类来满足 细化分类的需要， 如：现金和转账，其中设置“现金”类别用于涉及现金 及银行存款收支的凭证，以便 CFS系统自动对该类凭证进行现金流量打标识 的处理。
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总账凭证管理（续）
2. 凭证类别和来源（续） • 系统对于来源于不同子模块的凭证都会自动标识其来源，例如来源 于应付模块的凭证为“应付款”、总账直接录入的凭证为“手工” ；对于来源于计费营账系统的收入凭证，其来源为“CRM接口导入 ”等。
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总账凭证管理（续）
2. 凭证类别和来源
• 采用ORACLE总账和子模块来处理会计业务，系统将按照各种凭证的产生方 式进行细化的分类，例如：
业务来源 总账模块 固定资产模块 应付账款模块 采购模块 库存模块 项目会计模块 主要凭证类别 现金、转账、公司间转账、合并、重估、预算等 增加、报废、折旧、转移、调整等 采购发票、付款等 采购 库存 人工成本、间接成本、合计成本、杂项事务处理等
总账业务处理方案
总账业务处理方案 总账凭证管理
银行对账方案
总账业务流程
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总账凭证管理
1. 凭证录入 系统的会计凭证主要有三种形式：
•
手工录入的凭证，建议手工录入时按批组的方式进行，在同一批组 下可以包含多张凭证。采用批组录入的方式，必须建立相应的批组 命名规则，以便于查询和分析。建议采取以下规则作为凭证批组的 名称：
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总账业务处理 总账凭证管理
银行对账方案
总账业务流程
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银行对账流程
银行通过电子方 式传来对账单 银行 银行对账单导入 财务信息系统
Байду номын сангаас
银行 对账单
系统自动执 行核对程序
查询未核对上的 银行对账单和总 账凭证行信息