第二编机关事务文书

（三）第二编机关事务文书我们学习应用写作已经学习完了第一编——公文——国家机关公文和其他机关、单位公文。

公文，是“公务文书”这个庞大文书群体中的一种类型。

按本《教程》的分类，尚有“机关事务文书”“专业业务文书”“法纪规范性文书”“日常应用文”这四种不同类型的文书。

请回顾本《教程》的《绪论》第二节的《公务应用文的分类》：公务文书有五种相并列的不同类型。

学习完第一编，具有了“公文”、“公文处理”、“公文撰写”等方面的基本知识，可以紧密结合起来为开拓后面的学习，学习其他四种类型的公务文书开辟道路了。

要记住：公文，是机关对外机关处理公务、在公文规范的规范下进行的行文；机关事务文书——严格意义上说应该称为“机关工作事务文书”。

这是“机关对内部处理工作事务”的公务文书是在机关工作纪律和岗位责任制规范下所形成的内部文书或文件；还有机关或机关的业务部门，为完成本职专业业务、在国家专项法律、法规规范下处理专业业务工作、并在该项法纪的规范下所形成的专业业务文书；又还有，机关在法律赋予的权力范围内立法、建章立制规范全员所形成的法纪规范性文书。

又还有，机关为处理日常生活事务而与外界联系、在本机关制度规范约束下所形成的日常事务文书（又称日常应用文）。

这些，都是公务文书，都是我们必须熟练掌握的文字工具——是国家管理政务的一种重要手段，是机关工作的工具。

机关事务文书概说机关事务文书，是公务文书中的一种独特的文书类型，虽然说它们都是属于“公文范畴”但却不能将其具体的文书名称为“公文”，如不能称“计划公文”“总结公文”“简报公文”。

因为，机关事务文书不用公文法规进行规范、不用法定的公文文种、不用公文的格式、不经过公文的制发程序，因而它们均不具特定的行政效能、也不具公文法规所规定的规范体式，所以不是公文，而是“非公文公务文书”。

但是，这些机关事务文书在机关工作中显得十分重要：机关在处理日常公务的活动过程中少不了它，是机关用于对内部工作的处理、记载，或反映机关内部事务,实施管理，沟通信息，为处理、指导本机关内部的各项工作、为本机关工作服务、为机关活动服务所产生的、具有实用性、事务性和某种惯用格式的为机关亊务文书。

它的特点是：一般不使用机关公文文种、不使用机关公文的格式、版头, 不使用公文的要素，也不使用公文的制发程序。

因此，其文书不具行文能力、没有行文的方向性、不能直接往外机关发送而仅供本机关内部使用。

如果需上报或下发，则需以机关公文的报告、通知或函为载体, 并经历机关公文的制发程序才能发出，而且只能成为机关公文的运载件。

因此，所形成的文件不能简称为公文。

这类文书很多，诸如文字材料、计划、总结、调查报告、会议主持词、会议报告、会议总结、简报、签报、信息、会议记录、电话记录、机关日志、公示、大事记、讲话稿、述职报告、业务工作报告、工作研究、可行性研究、建议书，等等。

虽然说这些文书没有特定的体式要求、没有法定的制发程序，但是其文书的形成并非放任自流、没有纪律约束。

正好相反，整个的机关工作是在严格的机关工作纪律、制度规范和机关岗位责任制的规范下进行，记录机关的各项工作、为机关活动服务、为工作服务，形成各种具有实用性、事务性和某种惯用格式的机关工作亊务性文书。

（注）（注）机关工作纪律——是指以《公务员法》《行政监察法》《法官法》《检察官法》《警察法》为代表的法律条文所规定的行政纪律和各机关、团体、企事业单位为进行内部管理所制定的各种制度规范。

这些不属于正式公文的机关事务文书，在整个的机关工作中举足轻重、在处理日常公务的活动过程中少不了它，记载了该机关公务活动的实际情况，为上级领导机关了解情况提供了现实资料,为本机关做好其他工作也提供了参考资料，如果下级机关或不相隶属机关也需要借鉴的话,还可以提供作参考性资料。

机关事务性文书的形成既有机关的受命，却更多的却需要工作人员发挥自觉性和主观能动性，只要机关内部管理需要、工作需要、机关工作纪律允许，便可撰写成文。

成文的文字材料经机关或部门的领导同意、认可、批准便可成为内部文件，供本机关使用。

同机关公文相比较,其性质不同、内容不同、形式不同、其制发程序也迵然不同,因而形成了它们各自的文体特点。

机关公文代表机关立言、对外行文、使用法定的公文文种、格式、版头，依照法定的制发程序、使用公文要素，从而使公文具法定性和行政效能，具有行政约束力, 受文机关在收文后必须作出应有反应。

而机关事务文书则不具这些特点，而是仅为机关工作服务、为机关活动服务。

为方便同学们更好地学习机关事务文书，特对《教程》在《机关事务文书概述》中的内容作如下补充，请读者留意：一、机关工作亊务文书的写作要求机关工作事务文书是为处理本机关（本企业、本单位）内部事务，实施管理，沟通信息，指导工作而制作和使用的法定公文之外的各种具有实用性、事务性和某种惯用格式的文书。

因此，相关工作人员在撰写机关工作事务文书的时候必须注意如下写作要求：1在机关工作纪律（包括《公务员法》《警察法》《法官法》《检察官法》）、岗位责任制的规范下，如实记录机关工作，不得渗杂水分；必须掌握充分的材料，并对材料进行认真的分析处理，使材料正确、详实。

事实、数据必须核实准确。

2使用机关公文文种以外的文称不能使用公文文种。

3使用事务语体，以记述、说明为主，不用议论，观点性表态点到为止。

4对事物要有正确的判断，判断必须从事实材料中产生、形成自己的判断，推断出事物的性质和发展趋势。

5注意用事实说活、用数据说话，同时也要运用定量分析，依据统计数据，计算出分析对象的各项指标及其数值。

还要善于运用比较分析法，有些数字须经换算，通过总数、百分比、对比数（纵比、横比）展现全貌。

二、充分认识机关事务文书与公文的区别1.公文是机关对外处理公务的公务文书，而机关事务文书则是机关对内处理公务的公务文书；2.公文具有行政效能力，可以直接对外发出，而机关事务文书则不具行政效能、不具执行性而仅供本机关内部使用，不能直接外送；3.公文必须使用法定的公文文种，而机关事务文书则使用法定公文文种以外的文种；4.公文必须使用公文的载体和公文组成的要素，而机关事务文书则以其文种的结构成文，没有使用上的版式和制发程序的各种严格限定。

三、掌握机关工作事务文书与机关日常生活事务文书的区别在一个机关里必然地会使用到许多的“机关事务文书”。

由于都是处理事务性的文书，便没有去再注意区分其是什么事务，便笼统地以“机关事务文书”称之，以致有不少人往往会将“工作事务文书”与“日常生活事务文书”相混淆。

更有甚者，有人出版了一本《事务文书写作》的书，将“公务文书”中的“机关工作事务文书”“专业业务文书”“法纪规范性文书”“机关日常事务文书”统统称为“事务文书”。

也就是说，该书将所有的公务文书只分为两类：一类是“公文”，另一类便是“事务文书”。

显然，这本书在对“公务文书”的分类上过于宽泛了。

起码，法律、法规、规章、章程等法纪规范文书不是处理事务的文书而是给人们作规范的文书；专业性技术性业务性的文书不是处理事务性的文书而是专业业务文书；就“事务性文书”而论，也有“工作事务（机关对内使用）”和“日常事务”（机关涉外联系）之分。

因此，本书认为，要将“事务文书”如实际应用情况分为“机关工作事务文书”和“机关日常事务文书”。

在很多的专著里，都会提到“机关事务文书”“日常事务文书”（或“日常应用文”）这样的应用文书的类别。

但是，在对这类文书中的归类却很无常态，几乎是很随意。

初学者不易分辨清楚，要注意掌握区分的方法：1.名称称谓有区别：一是机关工作事务文书；二是机关日常事务文书。

2.文书对内对外有别：机关工作事务文书只对內，内部文件不对外；机关日常事务文书只涉外而不对内。

机关工作事务文书，不称“公文”称文书，其全称应是“机关内部工作事务文书”或者是“机关工作事务文书”，简称“机关事务文书”。

这类文书是机关对内的各项工作使用的文书，是“机关工作的事务文书”曾经称为机关内部文件。

其重心在“机关工作”上，是为机关内部工作服务的文书，故称“机关工作事务文书”。

机关日常事务文书，是机关为解决机关员工日常生活之需、机关与外界联系之需，以处理一般性事务的文书。

如联系一般事项、办理一般事务。

有人又称其为“机关日常应用文”。

其重心在“机关日常事务”上，目的是为机关解决日常事务性事项，故称为“机关日常事务文书”。

这类文书一般由机关的办公部门、后勤部门或相关职能部门以非公文公务文书的条据、书信、介绍信、告启、海报、声明、便函、请柬、电报，致辞、礼仪，等等。

为了避免与“机关工作事务文书”产生歧义，故又称为“日常应用文”。

机关工作事务文书和机关日常生活事务文书都属事务性文书，容易引起混淆，最佳的区分方法是：凡是机关对內工作所使用的文书，称为机关工作事务文书；凡是机关与外界联系处理一般事务的文书则称机关日常生活事务文书。

一个“对内”，一个“外联”界线分明、容易把握。

机关对内处理公务的机关事务文书有：计划、总结、调查报告、文字材料（包括汇报材料、典型材料）、简报、工作研究、签报、信息、会议文书、大事记、述职报告、业务工作报告，等等反映机关内部工作事务的各式公务文书。

机关与外界联处理机关日常生活的事务文书有如条据、书信、告启、海报、声明、便函、请柬、电报，致辞、礼仪，等等。

四、本《教程》介绍部分机关事务文书的内容机关事务文书数量庞大、名目繁多，本《教程》无法全部介绍，仅选择几种具有代表性、启发性的五种文书作示例，希望能以此作为基础，举一反三地逐步驾驭其他的的机关事务文书。

第一章文字材料第二章计划第三章总结第四章调查报告第五章述职报告【思考与练习】参考答案第一章文字材料【思考与练习】参考答案导语：材料是写作的基础，没有材料就会无法下笔。

我们必须充分认识到，只有积累好材料、整理好材料、熟记自己备好的材料，才能撰写好材料。

通过本章的学习，培养自己的材料工作能力。

一、概念题掌握如下名词术语。

材料资料占有材料——指自己实际掌握的材料。

积累材料——指自己在平时注意将材料积存起来。

整理材料——对自己占有的材料进行加工整理。

包括“去伪存真、去粗取精、由表及里、由此及彼”的认识、整理形成的材料。

数据——指各种不同角度的数字，如绝对数、百分数、对比数、正数、负数，等等。

正面材料——能从正面展示事物属性、本质做事例。

反面材料——能反面展示事物属性、本质做事例。

侧面材料——能从侧面表现事物的具体事例。

直接材料间接材料“假、大、空、套”——指材料中的虚假、大话、空话、客套话等不切实际的东西。

二、阅读题1的方式方法。

2者收集以自用的备用材料；例文二是写作者为了向他人提供参考材料而撰写的推荐材料。

请仔细阅读。

在学习本章知识之前，必须首先认真阅读例文。

因为同学们尚未接触过“材料”，什么是材料、材料是干什么的、怎样去掌握材料、怎样去用材料，等等。