城建档案依法行政探析——以广州市城市建设档案馆为例
城建档案利用中自由裁量权的负面问题及其规范
Compilation and Utilization编研与利用城建档案利用中自由裁量权的负面问题及其规范■刘洁贞广州市国土资源和规划委员会档案管理处（广州市城建档案馆）摘要：城建档案作为记载和保存城市发展印记、传承城市文化的载体，其作用愈发彰显，利用需求与日俱增。
城建档案利用中自由裁量权的存在，引发出档案利用的负面问题。
针对于此，笔者提出了一系列措施加以规范和限制档案利用的自由裁量权滥用，以期最大限度地保障社会公众对城建档案利用的合理需求，更好地实现城建档案服务于社会的目标。
关键词：城建档案利用；自由裁量权；负面问题；规范措施档案管理中的自由裁量权是法律赋予管理者的一种权力，行使主体可以是档案行政部门或档案专业管理部门。
这种权力运用是为了提升档案管理的社会效率，但若法规、制度不完善，就容易发生自由裁量权使用不当的情况，这样会对被裁量人造成一定的损害。
因此，有必要针对城建档案利用中自由裁量权所引发的负面问题提出针对性的解决措施，使自由裁量权的行使更为规范。
自由裁量权概述（一）自由裁量权自由裁量权是指在法律授权范围当中，相关的管理者根据立法的目的以及公正等原则，自由判断、选择以及决定的权利自由裁量权的根本目的就是为了对被裁量人的行为展开合理的判断以及评价。
（-）城建档案利用中的自由裁量权城建档案利用中的自由裁量权主要体现在两方面：一是城建档案管理部门在设置档案利用权限及范围时的自由裁量度；二是档案利用工作人员在管理制度、工作规范细化程度不高、业务指引不清晰时，以个人主观判断决定能否提供档案利用的自由裁量度。
城建档案利用中自由裁量权的负面问题（一）随意行使自由裁量权会导致合法与合理间产生冲突自由裁量权的使用，即便存在不合理的地方，也常常会被弹性的法条所掩盖，让被裁量人即便不满意却无反抗余地。
在档案利用中自由裁量权的存在，容易产生利用案件的同案异断、异案同断情况。
如以下案例：苏某因与物业的开发商存在产权纠纷，向城建档案馆申请建设工程档案利用，其利用需求为其物业所在楼宇的竣工图纸及设计说明。
大型档案搬迁工作探讨——以广州市城市建设档案馆为例
大型档案搬迁工作探讨——以广州市城市建设档案馆为例来源：《兰台内外》2020年第04期（文章已获杂志社授权）作者：连远丹广州市城市建设档案馆最近，兰台粉丝在群里讨论档案搬迁相关问题，编辑查阅相关资料后，转载本篇内容，仅供大家参考学习，有任何问题敬请留言。
广州市城市建设档案馆在查档服务不中断的前提下进行馆藏档案搬迁，比原计划提前31天完成档案搬迁工作。
搬迁涉及的档案类别多，包含建设工程档案、管线工程档案、声像档案、实物档案等；搬迁使用车辆191车次，其中，大型车6车次，中小型车185车次；档案打包装箱工人共528人次；档案开箱、上架工人共1087人次；搬迁档案共100.1230万卷、底图柜等档案设备58个。
搬迁期间未发生档案和设备设施损坏或丢失现象，未造成现场固定资产破损或丢失。
结合本单位档案搬迁的经验做法进行梳理和探讨，以便兄弟馆交流互鉴。
一、搬迁前的准备1.确定牵头部门、成立搬迁工作组、确定统筹人档案是国家的重要文化资源，保证档案安全是整项搬迁工作的基础，而科学有序地完成搬迁工作需要大量的人力物力配合，因此确定牵头部门，成立搬迁工作组，确定统筹人是必要并且非常重要的。
牵头部门须全程重点参与搬迁工作并对所有参与档案搬迁的工作人员进行培训。
因为库房管理部门对档案的分类及位置是最熟悉，因此档案搬迁最符合实际的方式是以库房管理部门为牵头部门，其它部门积极配合的方式。
牵头部门确立后需要单位组织成立搬迁工作组，搬迁工作组的架构以搬迁工作组组长、搬迁工作组副组长为领导核心，搬迁工作统筹人、搬迁志愿者协调人、档案押运车的司机等为搬迁组成员。
每个部门根据部门工作情况，安排工作人员到搬迁工作中来。
由牵头部门制定详细的搬迁实施计划和方案，科学分配人力物力，协调搬迁过程中产生的矛盾。
搬迁工作组负责监督搬迁工作的安全，协调做好搬迁防护，对档案进行登记、统计等工作。
总之，各项职责要分工明确，职责到人，协调配合。
2.牵头部门制定周密细致的搬迁工作实施方案（1）考察新馆布局，科学规划档案的存放位置从整体考虑，根据新库房的布局以及各个库房的面积大小，提前设计好库房密集架的平面及立体效果图，计算每个库房密集架的档案存储总长度，结合不同类型档案的利用频率、馆藏量来规划档案的存放位置。
对城建档案馆档案全宗设置的探析
对城建档案馆档案全宗设置的探析【摘要】本文探讨了城建档案馆档案全宗设置的重要性及实施方法。
在分析了研究背景、研究目的和研究意义。
在首先介绍了档案全宗设置的概念和作用，然后阐述了档案全宗设置的原则，并根据城建档案馆的特点提出了全宗设置建议。
分析了档案全宗设置的实施与管理以及城建档案馆档案全宗设置的实践案例。
结论部分总结了城建档案馆档案全宗设置的重要性，提出了未来发展方向，并展望了城建档案馆档案全宗设置的发展前景。
通过本文的研究，对城建档案馆档案全宗设置的理论与实践提供了有益的探索和参考。
【关键词】城建档案馆、档案全宗设置、研究背景、研究目的、研究意义、概念、作用、原则、建议、实施与管理、实践案例分析、重要性、发展方向、总结与展望。
1. 引言1.1 研究背景城建档案馆是城市建设领域的重要机构，负责收集、整理、保存和利用与城市建设相关的档案资料。
随着城市建设的不断发展和变化，档案馆的档案全宗设置也变得尤为重要。
档案全宗是档案馆中的基本单位，是对档案进行综合组织和管理的基础。
研究背景可以从以下几个方面展开：城建档案馆档案全宗设置的质量直接影响到档案管理工作的效率和效果，对保障城市建设档案的完整性、可靠性和可持续利用性起到至关重要的作用。
随着信息化技术的不断发展，城建档案馆所面临的信息数量和种类也在不断增加，如何有效地进行档案全宗设置对于提高档案管理工作的效率和质量具有重要意义。
随着社会对城市建设过程的关注度不断提高，城建档案馆档案全宗设置也需要更加重视城市建设的发展特点和需求，以更好地满足城市建设相关信息的管理和利用需求。
1.2 研究目的研究目的是为了深入探讨城建档案馆档案全宗设置的意义和作用，探寻在当前数字化信息环境下如何更好地管理和利用档案资源，提高文化遗产保护和利用水平。
通过对档案全宗设置的概念和原则进行分析，可以为城建档案馆提供更科学、合理的档案分类和整理方案，从而提高档案管理效率和服务水平。
本研究旨在为城建档案馆档案管理工作提供实践指导，探索适合城建档案馆特点的全宗设置建议，促进档案资源的开发与利用，推动城市建设档案事业的发展和进步。
广州市城市建设档案馆
广州市建设工程档案预验收和报送办事指南事项名称：建设工程档案预验收和报送业务范围：市城市建设档案馆负责本市行政区域内各项新建、改建、扩建、续建和重要部位维修的建设工程档案预验收和报送。
开发区、花都区、南沙区、从化区城建档案管理机构负责本辖区的建设工程档案预验收和报送，省、市重点工程应在市城市建设档案馆办理。
临时性建设工程、个人自建住宅工程无需办理建设工程档案预验收和报送。
办理依据：1.《中华人民共和国城乡规划法》（2015年修正）第四十五条、第六十七条。
2.《建设工程质量管理条例》（国务院令第279号）第十七条3.《城市建设档案管理规定》（建设部令第90号）第六条、第八条、第九条4.《城市地下管线工程档案管理办法》（建设部令第136号）第九条、第十条5.《广东省城乡规划条例》（省人大公告第90号）第四十六条6.《广州市城乡规划条例》（市人大公告第56号）第三十八条7.《广州市城乡建设档案管理办法》(穗府规〔2018〕11号)第十三条、第十四条办理期限：建设工程档案预验收和报送：5个工作日办理程序：受理——办理——接收——整改工程档案预验收和报送应当具备下列条件：（一）已经完成规划、消防、环保、人防等专业验收；（二）建设单位对勘察、设计、施工、监理等应当移交城建档案管理机构的工程档案进行收集汇总，按《建设工程档案编制规范》（DBJ 440100/T 153—2012）要求整理完毕，并已形成与纸质档案目录相一致的电子目录；（三）建设单位及参建单位完成工程档案自查，并签署书面意见，形成验收报告。
注：上述提交材料及要求如有不同，应以各区城建档案管理机构最新发布办事指引为准。
建设工程档案预验收和报送管理工作流程图。
广州市城乡建设档案管理办法
广州市城乡建设档案管理办法第一章总则第一条为了加强城乡建设档案（以下简称城建档案）管理，有效地收集、保管和利用城建档案，为城乡规划、建设和管理服务，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国城乡规划法》《建设工程质量管理条例》《城市建设档案管理规定》等有关法律、法规规定，结合本市实际，制定本办法。
第二条本办法适用于本市行政区域内城建档案的管理。
本办法所称城建档案，是指在城乡规划、建设和管理活动中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的历史记录，根据载体的种类主要可分为纸质档案、声像档案、电子档案、实物档案等。
第三条市、区人民政府应当加强对城建档案工作的管理，将城建档案事业纳入市、区城乡规划建设发展规划，保障城建档案事业与城乡发展相适应，所需经费由相关部门分年度列入本部门预算，并由同级财政部门审核后安排。
第四条市城乡规划主管部门负责本市行政区域内城建档案管理工作，业务上受同级档案行政主管部门的监督和指导。
市城市建设档案管理机构受市城乡规划主管部门委托，具体负责本市行政区域内的城建档案日常管理工作。
花都区、南沙区、广州开发区、从化区城市建设档案管理机构具体负责本辖区内的城建档案日常管理工作。
政府有关部门应当在各自职责范围内做好城建档案管理工作。
第五条市城市建设档案管理机构的职责是：（一）负责制定本市城建档案事业发展规划、计划，草拟城建档案规范性文件和标准；（二）负责本市行政区域内城建档案工作的监督、检查和指导，并对列入本市城市建设档案馆接收范围内的档案进行进馆验收；（三）接收和保管本市行政区域内的城建档案，包括地下管线档案；（四）征集和保护与城乡规划、建设和管理有关的珍贵历史档案；（五）参与重点建设工程的竣工验收；（六）对馆藏档案进行科学管理，做好档案的编纂研究、信息公开、开发利用和咨询服务；（七）法律、法规规定的其他职责。
花都区、南沙区、广州开发区、从化区城市建设档案管理机构依据相应规定承担本辖区内的城建档案日常管理职责。
云环境下城建声像档案数字管理的探索与实践
声像档案 Audio-Visual Archives云环境下城建声像档案数字管理的探索与实践■施琦敏 广州市城市建设档案馆摘要：城建档案涉及到大量的城建声像档案资料。
档案资 料的管理效果会对档案利用产生直接影响。
在当前信息时 代，城建声像档案管理工作面临着多方面的机遇与挑战。
云环境下城建声像档案数字管理有利于提升档案管理的质 量，因此有必要发挥云技术对档案管理工作的推动作用，通过改革与创新，促进城建档案事业的发展。
关键词：云环境；城建声像档案；数字管理在当前信息时代，城建档案需要发挥信息技术对 档案管理的推动作用，结合城建声像档案的特点探索 城建档案管理的有效方法，明确城建档案管理工作面 临的机遇与挑战。
云计算技术应用于城建声像档案数 字管理实现了创新，数字资源的获取方式发生了改变。
广州市城市建设档案馆（以下简称城建档案馆）主管 单位是广州市规划和自然资源局，作为行业内的专业 档案馆，主要是对城市建设过程中所产生的建设工程 档案进行监督和管理，同时也为主管单位提供规划类 业务档案的管理与利用。
_、云计算技术概述云计算是互联网技术发展的产物，因此云计算的 实现是基于互联网计算，类似于借助搜索引擎实现对 大数据的分析、整理，以迅速挖掘出有价值的信息。
依托云计算，信息的获得方式发生了改变，可以随时 依据需求进行访问、搜索，可以自行设置多种模式，对资源的利用可以灵活切换。
通过对云计算的利用，信息获得效率得以提升，信息的获得成本得以降低。
二.云环境下档案管理的特点(一）档案馆资源变得虚拟化不同于传统的计算模式，云计算体现出虚拟化的 特点。
云计算是由被虚拟化可加以动态升级的资源组 成。
虚拟化体现在硬件虚拟化、软件虚拟化以及应用 虚拟化。
档案馆由于硬件实现了虚拟化，不需要引入 操作系统就能对硬件资源加以管理；档案馆由于软件 实现了虚拟化，可以运行虚拟软件层，通过虚拟软件 层可以安装不同的操作系统；档案馆的应用虚拟化体 现在操作系统的运行借助软件层来对操作系统存在的 差异加以屏蔽，运行于虚拟层。
依行政执法 促城建档案事业发展
依行政执法促城建档案事业发展摘要：城建档案馆是一个城市的城建档案事业的核心和主体，城建档案行政管理机构的工作必然要围绕城建档案馆的业务去开展，因此，城建档案行政管理机构与城建档案馆的业务是不可分，也不能分的。
关键字：城建档案行政执法城市建设档案馆是集中统一管理城市建设各类专业档案的国家专门档案馆。
集中保管全市重要的城市规划、勘察、设计、公用、民用建筑、城市基础设施管理等重要档案，在城市规划、建设、管理乃至经济建设中发挥了重要作用。
从八十年代以来，全国各市先后设立了城建档案馆，是市政府下属的科技事业单位，本身不具备行政管理职能。
但在履行城建档案馆法定职能的过程中，因为没有行政管理职能，城建档案馆工作的开展遇到很大困难。
1998年前，由于受城建档案保证金制度制约，建设单位能够在工程竣工验收后主动向城建档案馆报送城建档案。
1998年以后，国家取消了档案保证金，在缺乏有效制约的情况下，如何保证城建档案正常移交归档，成为摆在各地城建档案馆面前的一个重大课题。
一、城建档案依法管理工作存在的主要问题（一）城建档案法制意识、责任意识有待提高。
个别单位主管部门对城建档案工作认识不到位，重视程度不高，部分建设、施工单位建立城建档案不完善，应当立卷归档的文件材料没有及时收集、归档，散存在部门的现象比比皆是。
（二）建设系统各行业主管部门协调配合不够。
在道路、管线、住宅小区工程的规划许可、施工许可、规划核查、竣工验收等环节上，规划部门、建设部门、管线产权单位、档案管理机构就管线竣工测绘、档案收集移交没有协调一致，造成管线档案分散保管甚至缺失，给城市规划建设管理工作带来很大麻烦，给城市安全留下不应有的隐患。
（三）城建档案执法工作还不到位。
没有将城建档案法规规章纳入城乡规划管理、工程质量安全、建筑市场、房地产市场等执法检查的内容，对各类工程档案的违法违规行为依法及时查处不够，实质性处罚偏少、偏轻。
（四）城建档案工作基础亟待强化。
广州市建设工程档案编制的指南
市建设工程档案编制指南(试行)市城市建设档案馆二00二年六月前言为了贯彻国务院第279号令《建设工程质量管理条例》、建设部第78号令《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理暂行办法》和《市房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理实施办法(试行)》(穗建筑[2002]61号文)，加强对建设工程质量的管理，同时，为了适应我国建筑现行的规标准，进一步加强对建筑工程施工技术文件的规化管理，统一和完善全市各建设工程单位对工程档案的整理归档要求，根据建设部颁发的国家标准《建筑工程施工质量验收统一标准》(GB50300－2001)和《建设工程文件归档整理规》(GB/T50328－2001)，并结合我市目前建设工程的实际情况、有关的意见和建议，特别是与地区建设工程质量安全监督站共同进行了讨论，制定本《指南》。
本《指南》主要容包括：建设工程文件的整理、建设工程档案的预验收和建设工程档案的移交三部分。
本《指南》包括了建筑工程、市政工程和管线工程档案三大部分的标准化《卷目录》，包括了工程准备阶段文件、施工文件、竣工验收文件的具体容、其中监理文件归档的具体容参见《建设工程文件归档理规》(GB/T50328－2001)，该部分容不需移交我馆，此外施工文件立卷方法与过去有较大变动，由按单位工程立卷改为按分部工程立卷，竣工图章也有新规定。
请各单位在执行过程中，随时将有关意见和建议反馈给我们，以便完善。
本《指南》主编单位、主编部门、参编部门和主要编写人员：主编单位：市城市建设档案馆主编部门：业务指导科参编部门：管线管理科、档案管理科、档案管理二科、声像档案科主编：邝启桓副主编：蔡艳红编写人员：王玲玲、向阳、吴璟、袁桂亮、黄维青、杜星、仇雁市城市建筑档案馆联系地址：吉祥路80号市城市建设档案馆联系：业务指导科：83333461管线管理科：83192504目录第一部分建设工程文件的整理 (1)一、建设工程文件的归档围 (1)二、建设工程文件归档的质量要求 (1)三、建设工程文件的立卷 (1)1.立卷的原则和方法 (2)2.卷文件的排列 (2)3.案卷的规格 (3)4.案卷的编目 (3)5.案卷装订 (4)6.案卷的装盒 (4)四、建设工程文件归档的时间、套数要求 (4)第二部分建设工程文件的预验收 (5)第三部分建设工程档案的移交 (5)附录A1 市建筑工程档案移交容一览表(附卷目录) (7)附录A2 市市政工程档案移交容一览表(附卷目录) (44)附录A3 市管线工程档案移交容一览表(附卷目录) (57)附录B 卷目录样式 (64)附录C 卷备考表样式 (65)附录D 案卷封面样式 (66)附录E 案卷脊背样式 (67)附录F1 建筑工程及档案概况表 (68)附录F2 市政基础设施工程及档案概况表 (69)附录F3 城市管线工程及档案概况表(通用表) (71)附录G 城建档案移交书样式 (72)附录H 案卷目录样式 (73)附录I 城建档案移交目录封面样式 (74)附件《市建设工程档案预验收规定》(穗建档[2002]15号) (75)市建设工程文件的整理及档案移交规定为加强建设工程档案的收集、整理工作，统设工程档案的验收标准，保证建设工程档案完整、准确、及时地归档和移交，实现工程档案管理的规化、标准化，根据《建设工程质量管理条例》(国务院279号令)、《城市建设档案管理规定》(建设部90号令)、《建筑工程施工质量验收统一标准》(GB50300－2001)、《建设工程文件归档整理规》(GB/T50328－2001)和《城市建设档案著录规》(GB/T50323－2001)，特制定本规定。