数字化城建档案馆建设

数字化城建档案馆建设
【摘要】有效地开发和利用城建档案信息，为城市建设、规划和管理活动提供优质服务的动态的系统化的管理工作，是数字化城建档案馆建设的终极目标，本文介绍了建设数字化城建档案馆的必要性，分析了建设现状和问题，探讨了数字化城建档案馆的建设要点。

【关键词】数字化城建档案馆建设
一、前言
城建档案信息化，是启动信息化工作之前应明确的问题。

目前理论界对此并无系统的分析研究，也无明确统一的结论。

作者认为，围绕城建档案的任何管理工作都是为了“利用”这一最终目的，利用是档案管理工作的价值所在。

那么，城建档案信息化就是在新的时代背景下，为了达到有效利用城建档案信息资源的目的而进行的系列的综合的科学的管理工作。

具体来说，城建档案信息化是指：通过运用现代信息技术，配置城建档案计算机辅助管理的基础设施，建立和完善城建档案信息资源库，依据城建档案信息化的规范体系，以城建档案网络为平台，依托高素质的信息人才,提供优质服务的动态的系统化的管理工作。

二、建设数字化城建档案馆的必要性
随着科学技术的发展和信息时代的到来，数字化概念正逐渐融入城市建设的各个领域。

城市建设包括土地管理、城市规划、环境保护等多个方面，城建档案作为城市建设和管理过程中直接形成的真实记录，蕴藏着丰富的信息资源。

城建档案馆作为一个城市建设信息中心的基地，主要负责接受和保管城市建设中具有保存价值的文字、图表、照片、录像等各种载体的档案和有关资料，并将接收入馆的各种城建档案资料进行分类、整理、分析，为数字城市建设提供真实可靠的档案信息。

但是随着科技的进步，城建各部门在城市建设、管理中产生了各种档案，除了传统载体的档案之外，还有大量的计算机辅助设计技术、电子地图等产生的电子文件，我们不能再按原来的方式去整理、保存这些新形式的城建档案。

因此为了提高城市建设的时效性以及适应网络化的需要，必须加快数字城建档案馆的建设。

二、数字化城建档案馆的优点
数字化城建档案馆与传统城建档案馆的最大区别就在于它是一个数字化的信息系统，数字城建档案馆的建立具备适应社会需求的特殊优势，因此决定了它将弥补传统城建档案馆的不足而长期存在。

1、在城建档案信息资源建设方面
数字城建档案馆可与覆盖全社会各领域包括科技、文化、医疗、电子商业等信息数据库建立互联关系，为进一步丰富传统档案馆馆藏提供线索和可能。

2、在城建档案信息的加工方面
传统城建档案馆馆藏信息经过数字化加工处理，成为数字档案馆信息资源的核心组成部分，并生成适合机检、机读的信息目录和档案参考资料，数字城建档案馆还可以将经数字化的深层次编研成果融入数字信息资源库，并在网上发布，为人们提供快捷的服务。

3、在城建档案信息资源的开发利用方面
数字城建档案馆可以凭借网络优势，实现信息资源共享。

三、建设数字化城建档案馆要改变固有的工作模式
1．改变城建档案保管方式
由于数字化城建档案载体的特殊性，保管工作不同于纸质档案的“六防”工作，而是要注重档案设备安全和信息安全两方面．设备安全应当在设备制造、系统安装和应用软件配置时考虑．主要地抵御自然灾害和突发事件等。

而信息安全则需要一系列措施给予保证．保证数字档案的可读性和可利用性，对设备更新情况进行跟踪，在出现不兼容或不可读取等问题之前就应将旧载体上的数字文件转换到新载体上，同时，为防止信息丢失，被非法更改等，尤其在网络环境中，更应该注意共享和保密．逻辑性处理与物理存储等问题。

2．改变城建档案利用方式
城建档案信息网络的成熟运用，为数字化城建档案馆提供了极好的网络环境，也为开展城建档案信息个性化服务提供了良好的条件。

未来城建档案利用服务的主要方式将不再是提供物理存在的实体．而是指引终端用户通过网络获得存储在档案馆库的数字化信息。

只要城建档案编制与城建档案检索采用同一系统软件．将档案内容用一定的格式固定下来．再进行分类．归档、编号等管理．在编制检索时随机调出，组成各种不同类型信息检索工具．通过网上开展电子检索服务，从而方便地互传、互换信息。

可使任何一位利用者不受时间、穿梭问的限制，在任何地点只需有一台联网的电脑，即可进入城建档案管理查询自己需要的信息。

这种网上利用服务的开展．将会使城建档案工作进入一个崭新的工作环境，进入一种良性循环状态。

四、数字化城建档案馆建设要点
城建档案管理数字化是城建档案管理工作的重大变革，涉及城建档案管理工作的各个方面。

建设数字化城建档案馆的首要工作是做好总体规划，通过规划确定近期、中期和远期目标以及实现这些目标须具备的条件，并随着工作的进展不断对规划目标进行调整。

笔者认为，有以下几点问题需要注意：
1、城建档案管理数字化是城市经济发展、技术进步和用户需求等诸多因素共同推动的结果
确定目标的依据是社会大环境和潜在的需求，弄清社会需求是非常关键的，另外要研究、掌握数字化发展的规律，避免主观性、盲目性，防止目标过低或不切实际追求过高的目标。

2、城市发展的数字化进程是一个社会发展进步的长期过程
像任何科学技术进步一样都是由浅人深、从简单到复杂的不断变化的过程。

建设数字化城建档案馆也是从低到高逐步发展的，是一个逐步深入、逐步扩展的过程，不是完成目录检索、扫描几套地形图就能实现的。

城建档案数字化是一个长期的、持续发展的、不断完善的一个艰巨工作。

数字化城建档案馆要通过城建档案信息系统建设、应用和系统的不断完善来实现，信息系统建设工作主要包括馆内局域网的建设，与政府网的连接，以及国际互联网的利用；档案管理软件的开发或商品软件的选用；数据库的建设和信息资源研发；标准体系的建立；专业技术人才队伍的建设、管理方式和工作方式的优化和规范化；馆藏各种不同载体档案的数据处理、存储设备配置和系统运行维护等工作。

系统建设工作的第一步是系统方案设计，主要内容是根据数字化工作的总体规划确定系统的基本组成和结构框架，再根据现时的技术、人员、资金等基础条件确定系统建设的阶段目标，制定可行的实施计划。

系统方案设计工作应注意以下几点：
(1)系统开发建设不但是一个技术过程，同时更是一个管理过程，是一项综合性的、技术含量较强的工作。

所以，在进行系统建设时，应根据本馆资金情况、技术力量等各方面去考虑。

落实资金是首位，其次要配备好研发团队技术力量，可采取馆内业务骨干与外聘专业技术人才相结合的方式配备好研发团队。

(2)系统开发建设的目的是为了使用，要把系统的实用性放在第一位，对内服务于档案管理人员，对外服务于社会公众。

本着这一理念，研发系统时应以实用为首选，切不可盲目追求过大、过强，要切合本馆实际工作水平，以方便使用、简便易学为目标。

(3)系统开发建设最好一个省份统一标准，全省使用统一软件，这样使用、维护会各方便。

各馆可以整合资金、技术人才，合力研发，这样即节省人力、物力、财力，也方便日后工作。

(4)系统建设和应用是一个滚动的过程，不可能一步到位，要按照系统建设自身的客观规律办事，循序渐进，不断修订，不断完善。

不必追求最高、最新的技术，应采用成熟、可靠的技术，借鉴、学习一些起步较早、数字化建设比较成熟省份的先进经验，使研发的软件系统能够真正做到切合实际、便于维护、简便易学、方便使用。

结论
数字化城建档案馆的建设不会一蹴而就，它要求我们城建档案工作者不懈的努力、进取、创新，不断的追求、完善。

相信随着信息时代的飞速发展，城建档案事业定会蓬勃发展，数字化城建档案馆的目标必会实现。

【参考文献】
[1] .李小静.曾云城建档案数字化信息化管理之我见[期刊论文]-华章2012(15)
[2] .朱进城建档案数字化建设之我见[期刊论文]-档案时空2011(8)。