财务管理内控制度细则

财务管理制度实施细则

第一章货币资金管理

第一条建立货币资金的预算制度

公司的货币资金的管理以预算为基准，结合实际进行调整，编制货币资金预算，首先要根据本单位的发展规划、业务规模、生产状况等单位的发展经营计划因素，由部门负责人、销售人员、采购人员和直接参与资金支付业务的人员根据业务需要，编制采购成本及费用资金预算，逐级上报审查。经过单位部各有关部门的认真研究、反复协商、综合平衡修订后，会计主管部门审核，最后由总经理批准后执行。

第二条对货币资金的收入控制

1、所有收入都有原始赁证记录，并输入电脑；

2、每笔收入支出都要及时开票；

3、要尽可能使用转账结算，现金结算款项要及时送存银行；

4、采用集中（财务部门）收款的方式，分散（单位或个人）收款要及时送交单位出纳；

5、不得坐支各项收入；

6、出纳员收妥每笔款项后应在收款凭证上加盖“银行或现金收讫”章。

7、每日出纳员应与收款核对收款数目。

第三条对货币资金的支出控制

1、每笔支出都必须有部门负责人确认、会计人员复核、单位总经理的审批。

2、出纳人员每一笔款项都应以健全的会计凭证和完备的审批手续为依据，付款后，需在付款凭证上加盖“付讫”章；

3、各项支出都有预算和定额控制执行；

4、要按国家规定的用途使用现金，购买材料和物品以及向单位支付的一切款项必须以转帐的形式支

付；

5、银行单据签发和印鉴保管应当分工负责，不得由一人负责保管一个公司的全部银行印鉴。

6、各部门办理各种业务退款，由交款的客户凭前来办理，由于特殊情况不能前来，由业务员提供该客户的复印件和其银行帐号由财务负责转入客户账上。各种部门的业务应酬费报销（员工出差费用除外）由分部门以上负责人办理报销手续。

7、对外支付月结单位的货款为每星期的二、四两天。

第四条强化货币资金的保管和控制

加强对货币资金、会计凭证、原始资料的管理，要依法建账，及时核对货币资金账目，认真履行定期对账、报账的制度，建立定期进行检查的制约机制。不符合审核程序不予支付资金，按规定实事求是报账，不作假账。

1、货币资金的收付只能由财务人员负责，其他人员（包括单位负责人）不得接触货币资金；

2、严格执行库存现金限额制度；

3、出纳人员要做到每日现金日记账余额与保管的现金核对相符，并在每月月末与会计核对账目；

4、要严格执行定期现金突击盘点制度和核对银行账的制度；

5、已开出的收付款原始凭证必须全部及时入账；

6、所有收付款原始凭证必须连续编号并顺序使用，错写作废的原始单据应加盖“作废”章后妥善保管。集中销毁原始凭证。

7、每日报送货币资金报表给予财务经理及总经理。

第五条实行统一财务管理，防资金风险。

要严格执行一个单位只能设置一个财务机构的管理规定，统一管理本单位的全部账簿，全部收入和支出一律纳入本单位的财务总账管理。对本单位银行账户的开设，要按规定的审批程序开设，严格禁止账外账和“小金库”现象。对本单位发生的重大经济活动事项要及时报告，准确、全面反馈本单位的经济信息。要树立风险意识，从源头上防止货币资金被挤占、挪用、盗窃的问题产生；从制度上对可能出现的财务风险和经营风险加以防和控制。

第二章应收帐款管理

第六条本条例所述的应收帐款指修理、修配、对外销售商品、提供劳务等所形成的需要在未来一段时间收回的款项。具体分为两个部分：

1、已转交财务部而未收回的帐款，

2、2、未送财务但已完工未结算的帐款。

第七条已转财务部而未收回帐款：

1、经公司确认信用单位需要月结的必须与公司签定合同。合同上必须注明该单位需要月结的车牌，新增的车辆由月结单位出具新增车辆车牌书面通知。

2、应收帐款的信用标准：发生的修理、修配的帐款必须是机关单位、事业单位、企业，过去的付款记录按期如数付清，与其他供货单位关系良好，具备偿债能力。在信用期间：每月帐款必须在次月的20日前结清，最长不能超过二个月，超过二个月未付款或半年平均每月没达到1000元的结算单位将停止挂帐结算。

3、月结单位结算的要求：每次发生业务需办理挂帐结算时，要求应有单位的送修单，送修单上必须盖有单位公章，车队长或办公室主任签名，事故保险车必须有保险公司盖章的估价单和接收索赔资料清单，否则作为无效送修单。业务结算时，工单上必须有该单位司机或员工签名。

4、销售汽车发生的应收款必须经金融部门批准并直接转入我公司帐户的款项，有批准的文件和盖章，要求提供原件核对。

5、公司员工经批准已办理担保手续，并没有超过限额的款项。

公司部人员担保车辆出厂需低于以下额度：

①总经理不设上限，副总经理限额20000元，公司部门负责人以上人员，限额10000元。

②公司分部门级负责人及部门主管人员，限额5000元，

③修理厂业务员，班组长以上人员，限额3000元。

④其他人员担保不超过未发放工资和工资储备金的总和。

第八条未送财务但已完工的完工未结算规定：

1、除月结车辆手续齐全的保险车辆外，车辆完工及商品销售后，必须办理结算手续，责任人为业务员或销售顾问，与我司有合约关系的单位修车时，可以记帐出厂，但送修单和工单必须在一个星期送财务结算，不能超过当月最后一天的结算日，否则，该单将按成本从业务员或销售顾问的工资中扣除，当月不够扣除则在下月工资中扣除，直到收回全部款项后再返回所扣工资。

2、私车维修及销售商品等必须结算后才可以出厂，未全面完工，客户需要出厂的，将已完成的项目进行结算，将未完工的项目取消，待下次再来时再提醒作业。未结算而出厂的车辆，我司将在经办人工资扣除，当月不够扣除则在下月工资中扣除，直至全额收回后再返还工资。

3、事故车维修出厂时必须具备所有的索赔资料，资料不齐时不能出厂，否则将由事故车业务员承担该车的维修费用，并从当月工资中扣除，直至收回全部款项再返回所扣工资。资料齐全出厂后必须在3天送至财务部做结算，超出3天未送财务部结算，则每辆车扣该业务员150元。

4、公司所有员工均可担保车主及朋友车辆出厂，担保的额度为不能超过当月工资和储备金的总和（公司规定修理厂班组长以上担保限额除外），担保款由担保人于当月结算日（每月最后一天）收回，否则将从担保人工资扣除担保款，担保人必须通过SA与公司办理担保手续并经财务部确认。旧的担保款项未能履行还款手续的人员，无权再签订新的担保手续。

5、在修车辆已完工未转入完工未结算帐户的，作完工未结算处理，由业务部负责人对在修车辆每星期清查一次，财务部每月清查一次，处理办法与完工未结算工单处理办法相同。

第三章其他应收帐款的管理

第九条其他应收帐款是指公司所发生的，除应收销货款，应收票据、预付项目的其他各种应收暂付款项。其他应收款借入和收回的规定：

1、各种其他应收款的发生必须经部门经理确认，财务审核、总经理审批。

2、公司的业务借款数额较大时，必须以转帐支付，不能转帐需要现金时，应有对方单位开具的收款凭证。业务借款要求业务发生后一个星期到财务报销处理，最迟不超过一个月，到期不能归还时，将在经办人工资扣回，至报销后归还。

3、对于员工的个人借款，要求不超过个人储备金，和未发放工资的总和。所借工资在未发放工资扣除。所借储备金分月在工资扣回。

第四章预付帐款管理

第十条预付帐款是公司采购商品时，根据销货方的需要和购货合同的规定，先期预付给销货方的带有定金性质的资金，预付货款的消除是依靠收到所采购的商品物资自动实现的。款项预付后，要求采购部门加强监督分析，并经常与销货方保持联系，以便能及时收到所订的商品物资。到限未到货时，要求立即与销货方取得联系，催收商品加速资金周转。

第五章存货资产管理

第十一条本制度仅财务部门在存货物资管理上的控制管理加以确定，对于存货资产的实物管理应依照公司制订的相关制度执行。

第十二条依据管理体系的要求，仓库管理不直接隶属财务部门管理，但应接受财务部门正常的监督管理，并配合财务部门做好各项稽核工作。同时仓库部门应按照物资管理规定建立台帐对保管的物资进行记录，应将物资的品种、规格、数量（收、发、存）记录清晰。

第十三条本制度所指存货指汽车整车，汽车配件，公司自行采购自行管理的精品（含丰田车模），公司活动所购礼品及办公用品。

第十四条购货与付款循环控制管理

1、根据公司管理计划性的特点，采购活动之前必须实行计划审批，由采购部门、仓库部门或生产部门签发“请购单”或“订购单”，列明该批拟采购物资的品种、规格、数量、单价、采购价格的询问比较情况，并按照公司部关于采购审批的规定进行必要的审批程序。公司设立成本核价小组，组长由总经理兼任，负责购货环节的终批；成员由请购部门负责人、行政部负责人、财务部负责人组成，负责购货环节联合初审。成本核价小组的审核对象指：凡购货（包括宣传、印刷、广告、精品、礼品等）价值5000元及以上申购单及各类标的5000元以上的合同，先由核价小组成员联合初审签名后，报总经理签批。未经核价小组全体成员签名的，财务部应拒绝报销（若核价组成员出差在外，可先由报价人与其沟通，候

出差结束回司补签名）。

采购环节分请购，报价，采购，验收入库四个环节。除丰田件外，采购报价应货比三家。为了相互稽核、监督、牵制，特规定请购人不得报价，报价人不得采购，采购员不得验收入库，另外特规定部门负责人不得参与采购。

2、采购人员凭审批手续齐全的“请购单”或“订货单”，与有关供应商进行采购交易谈判，并将采购的相关条款明确后签订《购销合同》。《购销合同》应按照《合同法》的规定将主要条款如：品名、规格、数量、质量、单价总额、交付地点、验收依据、违约责任等填写齐全。

3、采购物资运抵公司后，首先应由公司的质量检验部门对此批物资进行质量的验收和检测，检测的依据是《请购单或订货单》、《购销合同》和公司部质量管理要求，在确认无误后，质量检验部门填写《验收单》，并签名盖章。

4、采购人员凭《请购单或订货单》、《购销合同》和《验收单》，将采购的物资送交仓库部门办理验收入库手续。仓库保管员应依据上述单据重点对物资的实际查收数量、品种、规格进行查验，并将查收情况填写在公司统一印制的“外购物资入库单”上。

5、采购人员应将收集到的、审批齐全的《请购单或订货单》、《购销合同》、《验收单》、《外购物资入库单》、合法的增值税发票（税率必须为17％）等相关资料送交财务部门办理付款程序，财务部门按照公司部付款审批手续，要求采购人员在办理好相关的审批后，在接受单证进行审核付款。

6、财务部门应对采购人员提交的付款资料（《请购单或订货单》、《购销合同》、《验收单》、《入库单》、合法的商业发票等）进行财务审核。在审核无误后再办理付款手续。

第十五条生产领用循环控制管理

1、公司生产环节需要领用存货物资时，应先由领用部门填写公司统一印制的“领料单”，将需要领用的物资品种、规格、数量等信息填写齐备后，送交部门负责人审批，凭部门负责人批同意并签名的“领料单”到仓库管理部门办理领用手续。

根据公司具体情况，有从A库转存货到B库的行为。对于这种情况，要求两个库的管理员互相验收，双方月底做表交财务，以便调整。

2、存货中新车必须由财务部开具机动车统一销售发票，销售员凭发票的提货联以及财务提供的合格证方可提新车。

第十六条销售发出循环控制管理

1、产品销售管理应遵循公司部专门的管理制度。尤其是对赊销业务，必需要得到公司销售部门、总经理的审批后，财务部门才能在销售部门签发的工单做结算或者开票，否则一律不允许财务部门在赊销业务的工单做结算或者开票。

2、存货中残废品部分，由公司统一安排销售，货款缴至财务部。

3、发生销售退货时，必须由业务员先写申请，能后由部门负责人审批，再由财务部门确认，最终由总经理审批才可退款。销售收入用红字冲减，同时货物由仓库管理部门再验收入库，如跨月退货，则必须送入库单至财务部门重新入库。

4、规定销售时开票，发货，收款必须分开，不得一个人负责。

5、汽车销售后，客户提车，驶出公司，必须要有财务签发的结算通知书。

第十七条存货盘点控制管理

1、公司仓库管理部门应至少每月一次对所保管的物资进行盘点工作，并由其编制的“领料单汇总表”、“入库单汇总表”和“产品销售发出汇总表”、物资台帐相互核对，以保证仓库管理的准确性和实物资产的安全性，并确保实物资产与仓库记录数量相互一致。

2、由公司的各存货部门以及财务部每隔半年或一年对存货资产进行全面盘点；存货盘点时应由上述部门抽调人员组成盘点小组，负责公司存货资产的盘点工作。并将盘点工作记录于盘点工作报表上，装订成册进行保管。

3、财务部门应根据财务帐册上核算的存货的品种、规格、数量与仓库记载的存货品种、规格、数量以及实际盘点的结果进行核对分析，编制“盘点情况汇总表”，列明差异情况和差异原因及相关责任部门的责任原因，提交给公司管理层。公司管理层应根据财务部门编制的“盘点情况汇总表”进行分析讨论，确定差异处理的决定和对相关责任人的处罚决定。

4、财务部门应将盘点工作表、盘点情况汇总表、公司管理层的处理决定按照时间顺序装订成册，作为会计档案进行妥善保管。

第六章代销存货管理

第十八条本制度所指代销存货指代销的精品，如贴膜，底盘防锈，汽车饰品等。

第十九条购货循环

1、根据代销活动的特点，销售活动之前必须实行进场合约制度。即公司代销产品必须先签订代销合同。如须我公司代销产品必须先向总经理报告代销业务的围，同时由此项业务负责人参照存货部控制制度组织几家同种代销业务的公司报价，报价时必须货比三家，公司再择优录取。

2、根据代销业务的特点，要求在签订代销合同除注明合同标地、单价、质量标准、合同期限、交货地点等还必须注明以下几点：

①公司不负责代销商品的管理，代销商品由委托方自行负责管理，损失我公司不负责，由委托方自行负责；

②必须提供税率为17％的合法增值税发票；

③销售价格的确认，手续费的计算方法；

④发生质量问题时，因质量或供应脱节而造成的损失和费用(包括手续费)，由委托方负责以及解决方式方法。

第二十条销售发出循环

1、产品销售管理应遵循公司部专门的管理制度，尤其是对赊销业务，必需要得到公司销售部门、总经理的审批后，财务部门才能在销售部门签发的工单做结算，否则一律不允许财务部门对赊销业务的工单做结算。

2、根据代销业务的特点，要求我公司收款员做结算，才确认销售。

第二十一条付款循环

1、根据公司实际运作情况，要求委托方开票我公司付款前，一定要先和我公司具体负责此项目人员对帐。

具体为：

①委托方要分开核对，先要求分部门（分为服务部及销售部两块），在分部门的基础上再具体分为现金销售、挂帐销售、公司赠送销售；

②服务部代销产品对数要求先由委托方按第一点做好销售明细表，再由收款员确认数量、金额，同时签名后由会计最终签名确认；

③销售部代销产品对数由销售部负责代销人员根据委托方的销售明细表签名确认其销售数量、金额，后由会计最终签名确认

2、各部代销负责人应收集到的、审批齐全的《购销合同》、《代销销售明细表》、《销售出库单》、合法的增值税发票等相关资料送交财务部门办理付款手续，财务部门按照公司部付款审批程序，要求采购人员在办理好相关的审批后，才接受单证进行审核付款。

第七章固定资产管理

第二十二条固定资产的控制与管理

1．固定资产实行归口分级管理。各固定资产使用部门设立专职或兼职管理员，负责固定资产具体管理。

2．建立管理台帐。行政部按照固定资产类别、名称、规格型号、使用部门、和存放地点，统一编号，编制固定资产目录，建立固定资产台帐和档案。各使用部门也应有相应的使用明细帐，定期记录使用、保养、修理等情况。

财务部按月与行政部核对，行政部按月和使用部门核对，以确保帐、卡、物、数量、金额相符。

第二十三条固定资产的增加按以下规定办理

1、固定资产的请购

①请购部门在申请增添固定资产时，应填写《购物申请单》，经部门经理审核，并注明请购日期、请购单位、用途说明、品名、规格、数量、需要日期、建议厂商等资料。

②将《购物申请单》送交行政部复核增添该项资产之适用性及必要性，如公司部可调拨者，按《固定资产部转移通知单》及《部调拨单》通知相关部门和财务部，并在《请购单》上备注栏填注调拨情形后，将《请购单》退回请购单位自行归档。固定资部调拨，送交财务审核、总经理审批。不能部调拨需要外购时，经办公室审核，总经理审批后转入采购部门。

③采购部接到经批准「购物申请单」后，则办理采购程序，依采购程序办理完成核签。

2、固定资产采购处理程序

①采购部在执行固定资产采购程序时，应先向供货商询价，并取得厂商之报价单，进行比价，以报价较低且品质佳的厂商为采购对象；单批次5万以下采取货比三家的采购方式；单批次5万以上至30万