公司文件收发管理制度
公司文件的收发管理制度
公司文件的收发管理制度一、总则1. 本制度适用于公司所有文件的收发管理，包括但不限于内部文件、外部来文及机密文件等。
2. 所有员工必须严格遵守本制度，确保文件传递的安全、准确和及时。
3. 综合管理部负责监督本制度的执行情况，并定期对制度进行评估和更新。
二、文件接收管理1. 公司设立专门的文件收发室，负责统一接收和分发所有进出公司的邮件和文件。
2. 收到文件后，文件收发室应当立即进行登记，记录文件来源、类型、收件人及收到时间。
3. 对于加急或重要的文件，文件收发室应优先处理，并立即通知相关部门或人员领取。
4. 所有接收到的文件应当妥善保管，防止丢失或泄露。
三、文件发送管理1. 各部门需发送文件时，应填写文件发送申请单，明确文件的接收单位、内容摘要及发送方式。
2. 文件发送前，必须经过部门负责人的审核批准。
3. 文件收发室根据审核通过的申请单进行文件封装和发送，确保文件安全送达。
4. 发送完成后，文件收发室应及时更新登记记录，并保存相关邮寄凭证。
四、电子文件管理1. 电子文件的收发应使用公司指定的邮箱或系统，不得使用私人邮箱进行公务交流。
2. 对于涉密电子文件，应采取加密措施，并限制文件的转发和打印权限。
3. 电子文件的备份应由专人负责，定期进行数据备份和安全检查。
五、责任与违规处理1. 任何违反本制度的行为，将根据情节轻重给予相应的纪律处分。
2. 如因个人疏忽导致文件丢失或泄露，相关责任人应承担相应的责任。
3. 综合管理部有权对文件收发过程进行抽查，以确保制度的执行效力。
六、附则1. 本制度自发布之日起生效，由综合管理部负责解释。
2. 本制度如有更新，将及时通知全体员工。
总结：。
公司文件收发管理制度
公司文件收发管理制度一、目的为了加强公司文档收发管理规范化程度，提升收发效率和保障文档安全性，制定本《公司文件收发管理制度》。
二、适用范围本制度适用于公司全体员工，包括内部及外部联系人。
三、基本规定（一）文件管理1.所有文件必须按规定格式编制，并加盖公司公章；2.文件的编制应清晰、简明、具体，需要附上申请部门（个人）及主管审核签字；3.文件中涉及到的资料及附件，应与文件封底一同归档存储至文件室；4.全部公文、报告、材料等文件均使用A4规格纸张；5.向外发文应在公文信封、信纸或表头加盖公司公章；6.发文采用保密信封或挂号信邮寄，并在指定时间内发出；7.发文后，应及时在公司内部公文传阅系统上发布。
（二）文件收发1.收发员需要在文件来往系统上登记，分别记录发文、收文和传阅的信息；2.文件室需对收取到的文件进行登记及处理，并及时将文件交予相关人员；3.收发员需每天查看公司内部的电子邮件系统，全面掌握公司内外事务进展；4.收发员需要统计当天收发文件的数量，并及时做出其他。
（三）文件保管1.文件室需建立文档归档体系，并按序号分别存储在不同的柜子里面；2.归档后需定期进行保养，防止文件损坏；3.文件室需制定保密管理制度，对机密文件进行加密保存、特殊管控和记录。
（四）文件销毁1.文件室需按照文件保管期限规定，对文件予以销毁；2.要求销毁的文件必须经过相应负责人和管理人员签字确认。
四、责任和承诺1.各部门需遵守公司规定的文件收发程序及标准格式，不得将个人意见纳入文件中；2.对于错收、少收、漏收的问题，以及各种常规错误导致的事故，由相关部门负责；3.任何人不得将机密文件带离公司或向外泄露信息，如有违反将被追究相关责任；4.文件室责任人要严格遵守相关规定，并对文件的丢失、损坏、泄露等负责。
五、附则1.员工必须在日常工作中不断培训提高自身文档收发管理能力；2.文档管理办法的补充或修改，应该在保证公司效益和职工安全和事业发展前提下制定；3.本规程自颁布之日起施行，如有不当之处，待逐步完善或修订。
公文收发管理制度模版（5篇）
公文收发管理制度模版1、目的为提高我公司____工作的效率和质量，实现____工作的制度化、规范化和科学化，根据____的相关规定，结合我公司实际情况，特制订本制度。
2、适用范围由公司颁布的公司级文件、管理制度和办法、通知和公告等文件。
3、收文办理3.1外单位所有来文及各部门接到的文件、通知等，应统一由办公室办理收文手续。
3.2收文办理的程序一般包括。
签收、编号、登记、分送、阅批、分办、催办、保管、归档、销毁等。
3.3办公室接到来文后，要认真清点，核对并逐件编号，粘贴文件传阅处理单，并登记收文登记簿。
3.4办公室按照文件的内容和性质进行分送；相关领导阅示后，由办公室按领导批示意见进行分办。
3.5传阅文件应于两天内阅毕；有办理期限的，应按规定时____结。
3.6办理完毕的来文应由办公室进行归档。
3.7各部门在办理来文过程中，要严格执行有关保密规定，防止____事件发生。
3.8保密件应单独编号，并于收到当日相关领导处阅示，阅完后单独保管，并做好保密件的清退工作。
4、发文办理14.1凡需统一编制文号的公文，纳入发文范围。
4.2发文办理的程序一般包括。
拟稿、校对、审核、签发(批准)、登记、印发、归档、销毁等。
4.3凡需制发的公文，需填制《公司文件发放申请表》，必须由编制人签字，不需会签的文件由该部门负责人审核签字、需会签的文件经由有关处室会签后，最后统一交办公室审核签发。
4.4经签发的公文，统一由办公室编制文号并下发。
4.5签发后的公文，未经批准，不得改动。
____公文办完后，办公室应及时将公文的签发稿、正本和有关材料整理归档。
5、其他5.1其他对外报送的材料，由办公室填写对外报送材料登记簿，经相关领导审核批准后方可对外报送。
____公文编号见《文件分类和编号规则》。
5.3本制度自下发之日起执行，最终解释权归办公室所有。
公文收发管理制度模版（2）尊敬的各位员工：为建立科学高效的公文收发管理制度，提高工作效率，规范公务活动，现将我公司的公文收发管理制度进行调整和优化，特向各位员工宣布如下：一、总则本制度的目的是规范公司公文的收发管理流程，确保公文的正式、准确、及时交流与传达。
公司文件收发管理制度[4]
![公司文件收发管理制度[4]](https://img.taocdn.com/s3/m/5f476d21a88271fe910ef12d2af90242a895abc6.png)
公司文件收发管理制度一、制度目的本制度旨在规范公司内部文件的收发流程，确保文件的安全性、准确性和时效性，提高工作效率，保障企业信息的安全。
二、适用范围本制度适用于公司内部所有部门和岗位。
三、定义1.文件：指公司内部产生的书面或电子形式的文字、图表、图片等载体，包括但不限于信函、会议纪要、报告、合同、备忘录等。
2.发起人：指起草、编制文件并发起文件传阅的人员。
3.承办人：指负责处理和执行文件相关事务的人员。
4.文件管理员：指负责管理公司文件，包括文件存档、审批等事宜的人员。
四、文件收发管理流程1. 文件发起流程1.发起人根据需要起草文件，确保文件内容准确、完整、规范。
2.发起人在文件上明确文件标题、日期、发起人姓名和部门。
3.发起人根据文件性质和紧急程度确定文件的分类，并选择合适的审批流程。
4.发起人将文件以电子或纸质形式提交至文件管理员。
2. 文件审批流程1.文件管理员接收到文件后，核对文件的完整性和合规性。
2.文件管理员根据文件的分类和审批流程，将文件转交给相应的审批人员。
3.审批人员按照规定时间对文件进行审批，并在文件上签署相关意见和日期。
4.一经审批通过的文件，文件管理员将其归档并记录在公司文件档案中。
3. 文件承办流程1.一经审批通过的文件，文件管理员将文件转交给指定的承办人。
2.承办人按照文件内容和要求，处理相关事务，并及时反馈处理情况。
3.承办人应确保文件的保密性，不得将文件透露给未经授权的人员。
4.承办人完成文件承办工作后，将文件归还给文件管理员，并注明处理情况。
4. 文件存档管理流程1.文件管理员负责对所有文件进行存档管理，并设置相应的文件存档系统。
2.文件管理员将文件按照分类、日期和编号归档，并妥善保存。
3.文件管理员定期检查文件存档系统，确保文件的完整性和安全性。
4.文件管理员根据公司规定的文件保存期限，对过期文件进行销毁或迁移归档处理。
五、考核标准1.发起人的考核标准：•文件的准确性、完整性和合规性。
公司文件收发管理制度[3]
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公司文件收发管理制度一、总则公司文件是公司内部沟通、协作和决策的重要工具，为了保证文件的有效性、及时性和安全性，制定本《公司文件收发管理制度》。
本制度适用于公司内各级部门、岗位和人员在处理文件收发过程中的规范行为和要求。
二、文件的定义1.文件：指公司内部涉及业务活动、管理运作、决策、沟通等方面的文字、表格、图纸、电子文件等载体形式的记录。
2.收文：指接收内外部单位或个人送达的文件。
3.发文：指由公司主动发出、向内外部单位或个人送达的文件。
三、文件收发的基本原则1.及时性原则：文件的收发应及时进行，确保信息在最短时间内传达并得到响应。
2.准确性原则：文件的收发应准确无误，避免信息失真或误导。
3.保密性原则：对于涉及商业秘密、个人隐私等敏感信息的文件，应严格保密，并采取必要的保护措施。
4.归档原则：对于重要文件应进行归档管理，方便后续查阅和追溯。
四、文件收发流程1.收文流程–接收：由部门负责人或指定人员负责接收各类文件，包括信函、报告、通知、合同等，并签署接收单。
接收单应记录文件的标题、发送单位、接收日期等基本信息。
–分发：根据文件的内容和涉及的部门、岗位，负责人进行合理的分发安排，并在收文登记表上记录分发情况。
–阅览：接收部门的相关人员应按照文件的重要性和紧急程度进行阅览，确保了解文件的内容和要求。
–批示：针对需要进一步操作、反馈或处理的文件，由相关负责人进行批示，并在收文登记表上记录批示意见。
–签收：对于需要回复的文件，接收部门应按时完成回复并签署回复单，并将回复件及时送达给发送单位。
2.发文流程–编制：由负责人或指定人员根据需要编制发文稿，确保发文内容准确、清晰、简明。
–审核：发文稿应经过所属部门负责人审核，确保与公司政策和要求相符。
–签发：经审核通过的发文稿由公司高层负责人签发，并在发文登记表上记录签发日期和负责人。
–分发：根据发文的内容和涉及的部门、岗位，由负责人进行合理的分发安排，并追踪分发情况。
收文管理制度(4篇)
收文管理制度（4篇）收文管理制度（通用4篇）收文管理制度篇11、凡上级和外单位发来的文件、信函、电报、内刊等由园区管理中心专人负责签收、拆封、分类编号、登记收文登记台帐，送园区管理中心领导审阅后，再送公司领导批阅。
2、各部门从有关部门及业务单位直接带回的文件，在填写《文件资料移交单》后交由园区管理中心统一登记归档。
3、经公司领导批阅后的文件，园区管理中心及时收回，按批示迅速准确地送阅和传递。
4、对发送的文件、信函、电报都要随时查询催办，防止办文拖期。
5、要求各部门在文件承办后，将办理结果在文件处理栏内，签署承办结果、承办人姓名、时间等。
6、将承办完毕后的文件立卷、归档。
7、上级下达的业务性文件，承办部门办完后，需要留存的，公司领导签批后可以复印留用。
收文管理制度篇2为规范公司收发文工作，简化办事程序，准确快捷地传递和制发文件，加快公文流转速度和办理质量，特制订本制度。
一、收文管理（一）收文归口凡主送本公司的公文，包括邮寄公文、通过网络传递公文、传真公文、会议分发公文，均应交综合管理部统一登记、编号、分发。
综合管理部做到当日收文，当日登记，需上网办理的文件，二个工作日内办结。
其它因特殊原因签收的文件，应及时送达综合管理部完成收文手续。
（二）收文办理1、收文签收、登记。
收文后综合管理部立即在收文登记本上进行记录并对文件进行编号，应将公文标题、密级、文件字号、发文机关、收文日期等情况逐项填写入《收文登记本》后，后由综合管理部人员做入档归口管理工作。
2、办理程序。
（1）一般业务性文件的`办理程序：1、收文签收2、收文登记并填写《来文处理单》3、综合管理部根据公文内容及时提出拟办意见或主阅及协办、参阅部门4、主要领导批示，根据文件内容由委托领导传阅或由指定分管领导提意见办理5、分管领导批示意见，根据分管领导批示由业务部门承办6、业务部门承办文件，并根据分管领导批示和文件内容要求尽快办理7、文件办理完毕后填写办理结果8、交综合管理部归档9、规定期限办理和回复的，由主办部门或部门。
公司文件收发及管理制度
公司文件收发及管理制度一、文件接收管理1. 所有外来文件必须经过前台登记，并由专人负责分发至相关部门。
2. 各部门需指定专人负责接收文件，并在规定时间内完成签收。
3. 签收时，务必确认文件内容无误，并检查是否为所需接收的文件。
4. 对于紧急或重要的文件，应立即通知部门主管并优先处理。
二、内部文件发放1. 内部文件发放应由相关部门负责人审批后进行。
2. 文件发放前，需明确收件人、发放时间及文件的保密等级。
3. 发放文件时应使用公司统一的文件传递袋，并确保文件的整洁与安全。
4. 收件人收到文件后，应在文件签收簿上签字确认。
三、电子文件管理1. 所有电子文件应通过公司指定的电子邮件系统或内部网络平台进行发送和接收。
2. 电子文件的附件大小应控制在合理范围内，确保快速传输且不影响系统运行。
3. 对于涉密电子文件，应采取加密措施，并限定授权接收人员。
4. 电子文件的存档应按照公司档案管理规定执行，确保数据的安全与完整。
四、文件存档与保管1. 所有文件在处理完毕后，应根据文件性质分类存档。
2. 重要文件应存放于指定的保险柜或加锁的文件柜中，并有专人负责管理。
3. 定期对存档文件进行检查，确保文件的完整性和可追溯性。
4. 对于过时或无效的文件，应按照公司规定进行销毁或转移。
五、违规处理1. 对于违反文件收发及管理制度的行为，将根据情节轻重进行相应的处罚。
2. 如因个人疏忽导致文件丢失或泄露，责任人需承担相应的责任。
3. 对于屡次违规的员工，公司将视情况进行更严厉的纪律处分。
六、其他注意事项1. 全体员工应加强文件管理意识，提高工作效率。
2. 对于特殊或不常见的文件管理问题，应及时咨询上级或行政部门。
3. 本制度自发布之日起生效，由行政部门负责解释和监督执行。
公司文件收发管理制度
公司文件收发管理制度公司文件收发管理制度（通用7篇）在当今社会生活中，很多情况下我们都会接触到制度，制度是各种行政法规、章程、制度、公约的总称。
那么制度怎么拟定才能发挥它最大的作用呢？下面是小编帮大家整理的公司文件收发管理制度，希望能够帮助到大家。
公司文件收发管理制度篇1一、总则1、为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据文书处理的有关规定，结合我企业实际情况，特制定本制度。
2、文件管理内容包括：上级政府部门函、电、来文，同级合作企业函、电、来文，本企业上报、下发的各种文件、资料。
3、本企业各类文件统一由办公室归口管理。
二、发文管理1、凡以我公司名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由承办部门拟稿，送办公室核稿，经办公室核稿后送总经理签发。
2、经总经理签发的文件由办公室统一登记、分类编号并保留一份原件存档。
3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到，对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。
4、所有由办公室发出的传真、文件等应统一登记，并标注发送单位、日期，由发件人签名。
其他部门自主发送的，由发送部门自行负责。
5、发文办理工作程序：（1）拟稿：公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。
（2）核稿：核稿是指由拟稿部门经理对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。
（3）会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。
有关部门会签后送办公室主任处对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等。
（4）签发：以公司名义报送的所有公文一律送总经理签发。
签发公文时如有修改，应在原文上圈改并签署姓名和日期。
（5）发文登记：此时的发文登记是指对待发文稿进行复核，重点看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范，符合要求的文稿由办公室根据领导签署意见成文稿的内容，并对待发文稿进行编注发文字号，确定份数后印制。
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公司文件收发管理制度
文件管理内容主要包括外部来函、电邮、资料和本公司内部上报下发的各种文件、资料。
按照统一收发集中管理的原则自即日起本公司各类文件外来和内发统一由总经办归口管理
一、收文的管理与公文的签收
1.公司所有文件(除董事长、总经理订启的外)均由总经办专人登记签收、拆封。
在签收和拆封时，需注意检查封口，对开口和邮票撕毁函件应查明原因。
2.对政府部门发来的文件要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口应立即报告上级部门并登记差错文件的文号。
二、公文的编号保管
1. 文件拆封和签收后应及时附上“文件处理传阅单”作分类登记编号、保管。
2.本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交总经办进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。
三、公文的阅批与分转
1.凡正式文件均需由总经办主任或行政主管根据文件内容和性质阅签后由收发员分送领导和承办部门阅办，重要文件或急电应立刻呈送主管领导或分管领导阅批后分送承办部门阅办。
为避免文件积压误事一般应在当天阅签完。
2.一般性质的函、电邮、单据等可由总经办直接分转处理。
如涉及几个部门会办的文件应同各部门联系后再分转处理。
3.为加速文件运转收发员应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门如关系到两个以上部门应按批示次序依次传阅最迟不得超过两天特殊情况例外。
四、文件的传阅与督办。
1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。
对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2.阅读文件应抓紧时间当天阅完后应在下班前将文件交收发员，阅批文件一般不得超过两天阅后应签名以示负责。
如有领导“批示”、“拟办意见”总经办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件如确系工作需要要办理借阅手续以防止丢失泄密。
4.文件阅完后应交收发员切忌横传。
5.总经办对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。
不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得总经办同意后，予以复印或摘抄原件应及时归档保存。
6.按照阅文范围。
一线员工。
一般由有关部门定期组织学习相关文件。
或由总经办通知到单位阅文。
五、发文的规定
1.公司上报下发正式文件的权力分别集中总经办和行政办公室。
各分公司和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
2.各下属公司、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向总经办、行政办公室提出发文申请并将文件底稿分别交总经办、行政办公室审核。
总经办、行政办公室同意发文方可按公司发文规定设置与业务分工统一归口以密×字、政×字发文。
各分公司团体文件由总经办批转。
3.对公司影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，须经公司领导班子研究决定后批准签发。
其余文件均由主要领导批准签发。
六、发文的范围
1.凡是以公司名义、总经办、行政办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
2.总经办、行政办公室下发文件主要用于：
(1)公布公司规章制度
(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件
(3)公布公司体制机构变动或干部任免事项
(4)公布单位重大建设、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定
(5)发布相关奖惩决定和通报
(6)其他相关重大事项
3.总经办、行政办公室上行文、外发文主要用于：
(1)对上级机关呈报、请示报告、处理决定
(2)同兄弟公司联系有关重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党群工作等事宜。
4.日常工程、技术、管理、建设工作中有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安
排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各部门书面或口头自行通知执行一般不用发文。
5.各部门如会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以部门名义用《工作简讯》发会议纪要。
七、发文程序规定
1.总经办、行政办公室同意发文后，主办部门应以公司目前方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿
2.草拟文稿必须从本公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。
严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写
3.文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿部门与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级
4.总经办应根据董事长和总经理有关指示精神，相关文件规定，对文稿进行审查和修改。
对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿
5.经总经办审查修改后的文稿，送分管领导核稿对文稿内容、质量负责
6.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理写清楚
7.文稿审核总经办签署后，按批准权限的规定分别呈送董事长、总经理处审定批准签发
8.经领导批准签发后的文稿交总经办收发员统一编号送打字室打印
9.文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名
10.文件打字后，由总经办派专人按数印刷，再由收发员分发并检查落实情况。
八、文件的借阅和清退
各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人同意，对有密级的文件须分管领导或总经办主任同意后方可借阅。
借阅文件应严格旅行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。
任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。
总经办收发员对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。
一般为月底一小清季末一中清、年终一总清。
如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。
文件的立卷与归档范围
1.凡下列文件统一分别由总经办收发员负责归档
(1)上级部门来文包括上级对本部门报告、申请的批复
(2)总经办、行政办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、
领导发言和生产工作的各类计划统计、季度、年度报表等
(3)高层会议、行政办公会议、中层干部会议、全体职工大会以及各种例会记录
(4)总经理办公会议所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等
(5)有保存价值的人民来信来访记录及处理结果
(6)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报表言材料等
(7)上级机关领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录，以及本单位向上级
进行汇报的提纲和材料
(8)反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品
(9)单位日志和大事记
(10)单位向上级请示批复的文件及上报的有关材料。
九、立卷要求
1.文件立卷应按照内容、名称、时间顺序分门别类地进行整理归档。
2.立卷时要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全保持文件、材料的完整性。
3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。
重要工作、重要会议形成的文件材料要及时立卷归档。
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。
十、文件的销毁
1、对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，总经办应定期清理造册，并按上级有关规定办理申请销毁手续。
2、经审核同意销毁的文件，应在总经办收发员文书和正副主任以及分管领导的共同监督下销毁。