外贸公司管理制度
外贸公司行政管理制度范本
一、总则第一条为加强公司行政管理，规范行政行为，提高工作效率，保障公司各项工作的顺利进行，根据国家有关法律法规和公司章程，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司全体员工。
第三条公司行政管理遵循以下原则：1. 法规优先原则：公司行政管理工作必须遵守国家法律法规和公司规章制度。
2. 公平公正原则：行政管理工作应公平公正，对所有员工一视同仁。
3. 效率原则：提高工作效率，确保公司各项工作目标的实现。
4. 责任原则：明确各部门和员工的行政责任，确保各项工作落实到位。
二、组织架构第四条公司设立行政部，负责公司行政管理工作。
第五条行政部的主要职责：1. 制定和修订公司行政管理制度。
2. 负责公司内部文件、资料的管理和归档。
3. 负责公司内部会议的组织和协调。
4. 负责公司内部车辆、办公设备的管理和维护。
5. 负责公司内部安全、消防、卫生等工作。
6. 负责公司内部人事、考勤、薪酬等工作。
7. 负责公司内部对外联络和接待工作。
三、行政管理内容第六条文件、资料管理1. 公司内部文件、资料应分类存放，便于查找和使用。
2. 文件、资料借阅应办理借阅手续，归还时应及时归还。
3. 文件、资料归档应按档案管理规定执行。
第七条会议管理1. 公司内部会议应提前通知，明确会议主题、时间、地点和参会人员。
2. 会议记录应及时整理，归档备查。
3. 会议决议应落实到位，确保各项工作顺利推进。
第八条车辆、办公设备管理1. 公司车辆、办公设备应妥善保管，防止损坏和丢失。
2. 车辆、办公设备使用时应遵守相关规定，合理使用。
3. 车辆、办公设备维修、保养应由专业人员进行。
第九条安全、消防、卫生管理1. 公司内部安全、消防、卫生工作应严格执行国家相关规定。
2. 定期开展安全、消防、卫生检查，及时消除安全隐患。
3. 加强员工安全、消防、卫生教育，提高员工安全意识。
第十条人事、考勤、薪酬管理1. 公司人事、考勤、薪酬管理应遵循国家法律法规和公司规章制度。
外贸公司文件管理制度范本
第一章总则第一条为加强外贸公司文件管理，确保文件安全、准确、高效地流转，提高公司管理水平，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有文件，包括纸质文件和电子文件。
第三条文件管理应遵循以下原则：（一）保密性：确保文件内容不外泄，维护公司利益；（二）准确性：保证文件内容真实、准确、完整；（三）时效性：确保文件及时传递，提高工作效率；（四）安全性：加强文件存储、传递和销毁环节的安全管理。
第二章文件分类与归档第四条文件分为以下类别：（一）公司文件：包括公司章程、规章制度、内部通知等；（二）业务文件：包括合同、订单、报价单、样品单等；（三）财务文件：包括发票、收据、凭证、报表等；（四）人事文件：包括员工档案、劳动合同、考勤记录等；（五）其他文件：包括会议记录、报告、提案等。
第五条文件归档应按照以下要求进行：（一）按照文件类别建立档案目录；（二）档案编号应具有唯一性，便于查找；（三）档案存放应分类、分卷，便于管理和查阅；（四）档案应定期进行清理、整理，确保档案的完整性和准确性。
第三章文件传递与保管第六条文件传递应遵循以下要求：（一）传递文件应使用指定的文件袋或文件夹，确保文件安全；（二）传递文件应指定专人负责，确保文件及时送达；（三）传递文件应注明文件内容、接收人、发送人等信息；（四）传递文件应保密，不得泄露文件内容。
第七条文件保管应遵循以下要求：（一）文件应存放在安全、干燥、通风的环境中；（二）文件应按照类别、编号进行分类存放，便于查阅；（三）重要文件应采取加密、复印件等措施，确保文件安全；（四）文件保管人员应定期检查文件，确保文件完好无损。
第四章文件销毁第八条文件销毁应遵循以下要求：（一）文件销毁前，应进行审核，确保文件内容无保密性；（二）文件销毁应采取碎纸机、焚烧等方式，确保文件内容无法恢复；（三）文件销毁过程中，应指定专人负责，确保文件安全；（四）文件销毁后，应做好记录，包括销毁时间、文件名称、销毁方式等。
外贸公司出差管理制度
外贸公司出差管理制度一、出差审批流程出差前，员工需填写出差申请表，详细说明出差的目的、目的地、预期成果以及预计的出差时间。
申请表应提交至直接上级审批，并由人力资源部门备案。
对于紧急或临时的出差需求，应尽可能提前通知相关部门，并在出差结束后补充完整手续。
二、预算与费用管理出差预算应根据出差目的和目的地的实际情况合理制定。
员工在出差期间产生的所有费用，包括交通、住宿、餐饮、通讯等，都应在预算范围内，并需按照公司规定的标准进行报销。
所有费用必须提供有效凭证，以便审计和核对。
三、行程安排与安全指南公司应为员工提供详细的行程安排指导，包括交通工具的选择、住宿安排、当地交通指南等。
同时，员工应遵守公司的安全规定，包括但不限于旅行保险的购买、紧急联系方式的记录、以及在出差地的安全注意事项。
四、健康与保险员工出差前应进行健康检查，确保身体状况适合长途旅行。
公司应为出差员工提供必要的医疗保险，以应对可能出现的医疗紧急情况。
员工应了解目的地的医疗资源和就医指南，以便在必要时迅速获得医疗服务。
五、通讯与报告出差期间，员工应保持与公司的定期沟通，及时汇报工作进展和任何可能影响任务完成的情况。
出差归来后，员工需提交详细的出差报告，总结出差成果、经验教训以及对未来工作的改进建议。
六、遵守法律法规员工在出差期间必须遵守当地的法律法规，尊重当地文化和商业习惯。
任何违反法律法规的行为都将受到公司的严肃处理，并可能导致相应的法律责任。
七、风险管理与应急响应公司应建立风险管理机制，评估出差过程中可能遇到的风险，并制定相应的预防措施。
同时，应设立应急响应机制，以便在遇到突发事件时能够迅速采取行动，保护员工的安全和公司的利益。
八、持续改进与反馈出差管理制度应是一个动态的过程，需要根据实际经验和员工反馈进行不断的优化和调整。
公司应鼓励员工提出建议和意见，共同推动出差管理制度的持续改进。
外贸公司员工业务管理制度
第一章总则第一条为加强我公司外贸业务管理，规范员工行为，提高工作效率，确保公司业务健康、稳定、快速发展，特制定本制度。
第二条本制度适用于我公司全体外贸业务人员。
第三条本制度依据国家有关法律法规、行业规范及公司实际情况制定。
第二章岗位职责第四条外贸业务人员应严格遵守国家法律法规，认真履行岗位职责，努力提高业务水平。
第五条外贸业务人员应具备以下职责：1. 负责公司产品的市场调研，了解客户需求，为客户提供专业的外贸服务；2. 负责与客户沟通，签订合同，办理进出口手续；3. 负责跟进订单生产、发货、收汇等环节，确保订单按时完成；4. 负责与国内外供应商、客户保持良好关系，维护公司利益；5. 参加公司组织的业务培训，提高自身业务素质。
第三章业务流程第六条外贸业务流程如下：1. 市场调研：了解客户需求，收集产品信息，制定营销策略；2. 客户沟通：与客户洽谈，签订合同，明确双方权利义务；3. 订单处理：办理进出口手续，跟进订单生产、发货、收汇等环节；4. 售后服务：解决客户在使用产品过程中遇到的问题，提供技术支持；5. 档案管理：整理业务档案，确保业务数据准确、完整。
第四章奖惩制度第七条对表现优秀的员工给予表彰和奖励，对违反规定的员工进行处罚。
第八条表彰奖励：1. 完成业务指标，业绩突出的员工；2. 在业务拓展、客户服务等方面取得显著成绩的员工；3. 参加公司组织的业务培训，取得优异成绩的员工。
第九条处罚：1. 违反国家法律法规、行业规范及公司规定的员工；2. 败坏公司声誉，损害公司利益的员工；3. 拖欠工资、迟到早退等违反劳动纪律的员工。
第五章附则第十条本制度由公司人力资源部负责解释。
第十一条本制度自发布之日起实施。
第十二条本制度如与国家法律法规、行业规范及公司实际情况不符，以国家法律法规、行业规范及公司实际情况为准。
外贸公司应急管理制度范本
一、总则 1. 为确保外贸公司在面临突发事件时能够迅速、有效地应对，降低损失，保障员工的生命财产安全，特制定本制度。
2. 本制度适用于公司所有员工，以及公司内部各分支机构、子公司。 二、应急管理体系 1. 成立应急管理工作领导小组，负责应急管理的组织、协调、指挥和监督工作。 2. 设立应急管理工作办公室，负责应急管理工作具体实施。 3. 建立应急管理工作制度，明确各部门、各岗位的应急职责和任务。 4. 制定应急预案，针对各类突发事件，明确应急响应程序、措施和保障措施。 三、应急响应程序 1. 预警阶段 （1）公司应急管理工作领导小组根据预警信息，及时分析研判，决定是否启动应急预案。
（2）各部门、各岗位根据预警信息，做好应急准备工作。 2. 应急响应阶段 （1）公司应急管理工作领导小组宣布启动应急预案，启动应急响应。 （2）各部门、各岗位按照应急预案要求，迅速开展应急处置工作。 （3）应急管理工作办公室负责协调各部门、各岗位的应急工作，确保应急响应的顺利进行。
3. 应急结束阶段 （1）公司应急管理工作领导小组根据应急处置情况，决定是否结束应急响应。 （2）各部门、各岗位恢复正常工作秩序，总结应急处置经验教训。 四、应急保障措施 1. 人员保障 （1）加强应急队伍培训，提高应急处置能力。 （2）确保应急物资储备充足，及时补充、更新。 2. 资金保障 （1）设立应急专项资金，用于应急处置和恢复重建。 （2）积极争取政府、社会等方面的资金支持。 3. 信息保障 （1）建立健全信息报送制度，确保信息畅通。 （2）加强应急信息发布，及时向社会公开应急信息。 五、应急管理工作要求 1. 公司全体员工应树立安全意识，掌握应急处置知识，提高应急处置能力。 2. 各部门、各岗位应认真履行应急职责，确保应急处置工作有序开展。 3. 公司应急管理工作领导小组和应急管理工作办公室应加强应急管理工作，确保应急响应的及时性和有效性。
外贸公司奖惩管理制度内容
外贸公司奖惩管理制度内容第一章总则第一条为了规范外贸公司员工的工作行为，提高员工的工作积极性和效率，实行奖惩齐全，公平公正。
第二条本制度适用于外贸公司全体员工。
第三条奖励和惩罚原则：奖罚分明，鼓励奖励，激励员工，严格管理，规范行为，强化纪律。
第四条公司奖惩管理制度的主要内容包括奖励和惩罚，奖励种类包括成绩奖励、表彰奖励，惩罚种类包括警告、处罚等。
第五条公司奖惩管理制度是公司行为准则和公司规章制度的一部分，与公司员工绩效考核和晋升进步挂钩，是公司员工行为规范的一部分。
第二章奖励管理第六条为了激励员工取得优异的工作业绩，公司设立了各种奖励机制。
第七条特别贡献奖：公司对在工作中取得突出成绩、做出特殊贡献的员工给予特别贡献奖。
第八条一等奖：公司对完成工作任务突出的员工给予一等奖。
第九条二等奖：公司对完成工作任务良好的员工给予二等奖。
第十条三等奖：公司对完成工作任务基本符合要求的员工给予三等奖。
第十一条勤工奖：公司对没有迟到早退，工作态度认真的员工给予勤工奖。
第十二条创新奖：公司对在工作中提出创新性建议的员工给予创新奖。
第十三条优秀员工奖：公司每月评选出一名优秀员工，并给予相应的奖金和奖品。
第十四条荣誉奖：公司对在行业内获得一定荣誉的员工给予荣誉奖。
第十五条公司奖励的种类不限于以上，可以根据员工的实际情况和工作表现进行灵活设置。
第十六条公司奖励的标准根据员工的工作表现进行评定，评定标准公平公正。
第三章惩罚管理第十七条为了规范员工的工作行为，公司设立了一系列的惩罚机制。
第十八条警告：公司对违反公司行为规范、影响公司形象或工作效率的员工给予警告。
第十九条绩效扣减：公司对在工作中表现不佳、完成任务不符合要求的员工给予绩效扣减。
第二十条严重警告：公司对多次违反公司行为规范、严重影响公司形象或工作效率的员工给予严重警告。
第二十一条处罚：公司对严重违反公司行为规范、造成严重后果的员工给予处罚。
第二十二条取消获奖资格：公司对获奖员工在获奖后发现有违规行为的，取消其获奖资格。
外贸公司奖惩管理制度范本
第一章总则第一条为加强公司管理，提高员工工作效率，促进公司业务发展，特制定本奖惩管理制度。
第二条本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、实习生等。
第三条本制度遵循公平、公正、公开的原则，奖罚分明，激励员工积极工作，提高公司整体业绩。
第二章奖励制度第四条奖励分为精神奖励和物质奖励两种。
第五条精神奖励包括：1. 表扬：对在工作中表现突出、业绩优异的员工，给予口头或书面表扬。
2. 表彰：对在工作中取得显著成绩的员工，给予表彰，并在公司内部刊物或公告栏进行公示。
3. 荣誉称号：对在工作中表现优异、对公司有突出贡献的员工，授予荣誉称号。
第六条物质奖励包括：1. 奖金：根据员工业绩、工作表现等因素，给予一定数额的奖金。
2. 调薪：对表现优异的员工，经考核合格，给予调薪。
3. 节日慰问：在春节、中秋节等传统节日，为员工发放节日慰问品。
第七条奖励的评定标准：1. 工作业绩：以完成工作任务、达成销售目标等为主要依据。
2. 工作态度：以工作认真负责、积极主动、遵守公司规章制度为主要依据。
3. 团队协作：以团结协作、共同进步为主要依据。
4. 培训学习：以积极参加培训、提升自身能力为主要依据。
第三章惩罚制度第八条惩罚分为警告、记过、降职、辞退等。
第九条警告：对违反公司规章制度，但情节较轻的员工，给予警告。
第十条记过：对违反公司规章制度，情节较重的员工，给予记过。
第十一条降职：对严重违反公司规章制度，影响公司声誉的员工，给予降职。
第十二条辞退：对严重违反公司规章制度，给公司造成重大损失或严重后果的员工，给予辞退。
第十三条惩罚的评定标准：1. 违反公司规章制度：根据违反的规章制度及情节严重程度进行评定。
2. 工作业绩：对工作态度差、业绩不佳的员工进行评定。
3. 团队协作：对团队协作差的员工进行评定。
第四章奖惩实施与监督第十四条奖惩由人力资源部负责组织实施。
第十五条员工对奖惩决定有异议，可在收到决定之日起五个工作日内向人力资源部提出申诉。
进出口外贸公司管理制度
第一章总则第一条为规范公司进出口外贸业务，提高工作效率，降低风险，确保公司利益，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有从事进出口外贸业务的部门和个人。
第三条公司进出口外贸业务应遵循以下原则：1. 遵守国家法律法规和国际贸易规则；2. 诚信经营，公平竞争；3. 保障客户利益，维护公司形象；4. 提高服务质量，追求经济效益。
第二章组织机构第四条公司设立进出口外贸部，负责公司进出口外贸业务的策划、执行和监督。
第五条进出口外贸部设部长一名，副部长一名，部门下设业务组、单证组、跟单组等。
第六条各部门职责如下：1. 业务组：负责市场调研、客户开发、业务洽谈、合同签订等工作；2. 单证组：负责单证制作、审核、寄送等工作；3. 跟单组：负责货物跟踪、物流协调、风险控制等工作。
第三章业务流程第七条市场调研1. 业务组定期进行市场调研，了解国内外市场动态，为业务决策提供依据；2. 收集整理客户信息，建立客户档案。
第八条客户开发1. 业务组根据市场调研结果，制定客户开发计划；2. 通过电话、邮件、展会等方式与客户进行沟通，建立合作关系。
第九条业务洽谈1. 业务组与客户进行业务洽谈，明确合同条款；2. 审核合同，确保合同内容合法、合规。
第十条合同签订1. 双方签订正式合同，明确双方权利义务；2. 将合同报送公司审批。
第十一条单证制作1. 单证组根据合同内容，制作相关单证；2. 审核单证，确保单证内容准确、完整。
第十二条单证寄送1. 单证组将单证寄送至客户或相关机构；2. 跟踪单证寄送进度，确保单证及时到达。
第十三条货物跟踪1. 跟单组负责跟踪货物运输进度，确保货物安全、及时到达；2. 及时与客户沟通，解答客户疑问。
第十四条物流协调1. 跟单组协调物流公司，确保货物顺利通关；2. 处理货物通关过程中出现的突发问题。
第十五条风险控制1. 跟单组对进出口业务进行全面风险评估，制定风险控制措施；2. 及时发现并处理风险隐患。
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外贸企业职业标准及员工考核条例
为加强公司管理，维护公司良好形象，特制定本规范对顶岗实习毕业生明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围。
第一章总则
第一条目的
为使本公司对顶岗实习毕业生的管理有所遵循，特制定本手册
第二条范围
1、本公司员工的管理，除遵照政府和地方有关法令外，悉依本手册办理。
2、本手册所称员工，系指参加本公司顶岗实习的毕业生。
第三条细则
1、公司全体员工必须遵守公司章程，遵守公司的各项规章制度和决定。
2、公司倡导树立“一盘棋”思想，禁止任何部门、个人做有损公司利益、形象、声誉或破坏公司发展的事情。
3、公司通过发挥全体员工的积极性、创造性和提高全体员工的业务水平，不断完善公司的经营、管理体系，实行多种形式的责任制，不断壮大公司实力和提高经济效益。
4、公司提倡全体员工刻苦学习科学技术和文化知识，为员工提供学习、深造的条件和机会，努力提高员工的整体素质和水平，造就一支思想新、作风硬、业务强、技术精的员工队伍。
5、公司鼓励员工积极参与公司的决策和管理，鼓励员工发挥才智，提出合理化建议。
6、公司实行“岗薪制”的分配制度，为员工根据顶岗实习的期限及表现提供适当收入和福利保证，并随着经济效益的提高逐步提高员工各方面待遇；对表现好的顶岗实习毕业生公司为其提供优先录取的机会；公司推行岗位责任制，实行考勤、考核制度，评先树优，对做出贡献者予以表彰、奖励。
7、公司提倡求真务实的工作作风，提高工作效率；提倡厉行节约，反对铺张浪费；倡导员工团结互助，同舟共济，发扬集体合作和集体创造精神，增强团体的凝聚力和向心力。
8、员工必须维护公司纪律，对任何违反公司章程和各项规章制度的行为，都要予以追究。
第二章员工守则
1、遵纪守法，忠于职守，爱岗敬业
2、维护公司声誉，保护公司利益
3、服从领导，关心下属，团结互助
4、爱护公物，勤俭节约，杜绝浪费
5、不断学习，提高水平，精通业务
6、积极进取，勇于开拓，求实创新
第三章办公行为规范
为完善公司的管理机制，建立规范化的管理，提高管理水平和工作效率，使公司各项工作有章可循、照章办事，特制订本制度。
第一条服务规范
1. 仪表：公司职员工应仪表整洁、大方。
2. 微笑服务：在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注视对方，微笑应答，切不可冒犯对方。
3. 用语：在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。
4. 现场接待：遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻，上班时间（包括午餐时间）办公室内应保证有人接待。
5. 电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。
第二条办公秩序
1、工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。
2、职员间的工作交流应在规定的区域内进行（大厅、会议室、接待室、总经理室）或通过公司内线电话联系，如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应超过三分钟（特殊情况除外）。
3、职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。
4、部、室专用的设备由部、室指定专人定期清洁，公司公共设施则由办公室负责定期的清洁保养工作。
5、发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑、建筑等）损坏或发生故障时，员工应立即向办公室报修，以便及时解决问题。
第三条办公业务管理制度
1、业务文件由业务本人拟稿，由经理审核、签发。
属于秘密的文件，核稿人应该注“秘密”字样，并确定报送范围。
秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。
2、已审核、签发的文件由业务员按不同类别编号后归档。
3、外来的文件由接件人负责签收，并于接件当日报送经理；属急件的，应在接件后即时报送。
4、外发的文件经经理审核、签发后在当日下午五时统一安排发送，传真等文件在审核后可立即发送，并由业务本人按不同类别编号后归档。
5、所有人员应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司保密事项。
6、严禁擅自为私人打印、复印材料，违犯者视情节轻重给予罚款处理。
7、各业务所用的专用表格，由公司制定格式，所有业务按统一格式使用表格。
8、办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。
9、所有员工要勤俭节约，杜绝浪费，努力降低消耗和办公费用。
第四章考勤制度
1、为加强考勤管理，维护工作秩序，提高工作效率，特制定本制度。
2、公司员工必须自觉遵守劳动纪律，按时上下班，不迟到，不早退，工作时间不得擅自离开工作岗位，外出办理业务前，须经经理同意。
3、周一至周五为工作日，周六、日为休息日。
工作时间为9:00-12:00 13:30-17:30二个时段。
4、严格请、销假制度。
员工因私事请假须写请假条报经理批准，并扣除请假期间基本工资。
未经批准而擅离工作岗位的按旷工处理。
事情紧急的需电话联系经理批准，事毕回公司补写请假条。
5、上班时间开始后5分钟至30分钟内到班者，按迟到论处；超过30分钟以上者，按旷工半天论处。
提前30分钟以内下班者，按早退论处；超过30分钟者，按旷工半天论处。
6、工作时间禁止打牌、下棋、上网聊天、玩游戏等做与工作无关的事情。
7、经经理批准，决定假日加班工作或值班的给予适当的补贴
本制度的检查、监督部门为公司办公室、总经理共同执行，违反此规定的人员，将给予批评教育并将其表现反映给学校，做为顶岗鉴定中工作表现的材料之一。
本制度的最终解释权在公司。
第五章公司保密制度
为保守公司秘密，维护公司利益，制订本制度。
1、全体员工都有保守公司秘密的义务。
在对外交往和合作中，须特别注意不泄露公司秘密，更不准出卖公司秘密。
2、公司秘密是关系公司发展和利益，在一定时间内只限一定范围的员工知悉的事项。
公司秘密包括下列秘密事项：
（1）公司经营发展决策中的秘密事项；
（2）人事决策中的秘密事项；
（3）客户信息、合作渠道和重要的合同、单据；
（4）公司非向公众公开的财务情况、银行帐户帐号；
（5）产品的具体材料成分，特殊制作工艺，产品的生产成本；
（6）经理确定应当保守的公司其他秘密事项；
3、属于公司秘密的文件、资料，应标明“保密”字样，非经批准，不准复印、摘抄秘密文件、资料。
4、公司秘密应根据需要，限于一定范围的员工接触。
接触公司秘密的员工，未经批准不准向他人泄露。
非接触公司秘密的员工，不准打听公司秘密。
5、记载有公司秘密事项的工作笔记，持有人必须妥善保管，原则上不准带出公司。
如外出需携带须经理同意，并妥善保管。
6、对保守公司秘密或防止泄密有功的，予以表扬、奖励。
违反本规定故意或过失泄露公司秘密的，视情节及危害后果予以处罚，直至予以除名将相关情况反映给学校，公司保留追究刑事责任的权力。
第六章差旅管理制度
员工因公出差，应事先填明员工出差申请单，经经理审核批准后出差，如因事情紧急而未及时填表，须事先由部门负责人口头报告经理，等返回公司后，应立即补办手续。