关于收发函件的管理规定
公司函件收发管理制度范本
公司函件收发管理制度范本一、目的与原则为保障公司内外部通信的顺畅、安全与保密，制定本管理制度。
所有员工应遵守以下原则：确保信息传递的真实性、准确性、及时性，并严格遵守保密规定。
二、函件接收管理1. 公司设立专门的邮件处理部门，负责统一收发所有进出公司的信件和电子邮件。
2. 收到的函件应当立即进行登记，记录包括来件时间、发件单位、主要事项等内容。
3. 对于特急或重要的函件，应立即通知相关部门或负责人，并按照紧急程度优先处理。
4. 普通函件应在收件后的一个工作日内分发至相关部门。
三、函件发送管理1. 各部门需发送的函件，应先由部门负责人审核，确认无误后交由邮件处理部门统一寄出。
2. 邮件处理部门应对发出的函件进行登记，记录包括发件时间、收件单位、主要事项等。
3. 重要或涉密的函件应由专人负责送达，并取得签收回执。
4. 所有对外发出的电子邮件必须通过公司指定的邮箱账号发送，并由信息系统管理部门监控以确保信息安全。
四、电子函件管理1. 公司内部电子函件系统应有严格的权限设置，确保不同级别的员工只能访问相应的信息。
2. 对于含有敏感信息的电子函件，应使用加密技术进行保护。
3. 定期对电子函件系统进行安全检查和维护，防止数据泄露或丢失。
五、档案归档与保密1. 所有纸质函件在处理完毕后，应由邮件处理部门负责归档，并按照公司档案管理规定保存。
2. 电子函件应备份存储于公司服务器，并定期进行数据备份，以防万一。
3. 未经授权，任何员工不得私自查看、复制或外泄公司函件内容。
六、违规处理违反上述规定的行为，将视情节轻重给予相应的纪律处分。
严重者可能面临解雇，并需承担法律责任。
七、附则本制度自发布之日起生效，由公司管理层负责解释，并根据实际情况不定期修订更新。
收发信件管理制度
收发信件管理制度一、总则为规范和统一收发信件工作，提高收发信件工作效率和质量，特编制本管理制度。
二、收信管理1、收信渠道（1）单位收发室：单位设有专职收发员，负责接收单位内外来往的信函。
（2）电子邮箱：单位设有专用邮箱，接收并处理电子邮件。
2、收信程序（1）单位收发室接收信访件、建议件、咨询件等，登记汇总后交相关部门处理，按时办理并回复。
（2）电子邮件由专人负责管理，收到邮件后及时查收处理，如需另行处理交相关部门。
3、管理要求（1）收信员应保持工作状态，认真查验各类信函，对内容明确、重要的信函及时上报相关部门。
（2）对于来信者信息及内容应做好登记，并做到及时、准确地处理。
（3）对于影响单位形象、工作稳定的来信应及时向领导汇报并妥善处理。
三、发信管理1、发信渠道（1）单位发信主要以书面形式为主，在必要时可以采取口头形式。
（2）电子邮件也是单位发信的一种重要方式，可以快速、便捷地进行沟通。
2、发信程序（1）单位发信应由负责人审核并签署，内容准确、语言得体。
（2）发信员应根据具体事宜选择合适的发信方式及渠道，确保对方能够及时收到信息。
3、管理要求（1）发信员应保持敏锐的工作意识和责任感，认真核实信函内容，避免误导他人。
（2）对于机密性较高的信函，应该按照相关规定进行保密处理，确保信息安全。
四、其他要求1、单位领导要对收发信件工作进行定期检查，确保收发工作的顺利进行。
2、每年对该制度进行一次评估，发现问题及时修订完善。
3、情节严重的收发信件工作失职失责行为，实施相应的纪律处分。
以上为本单位收发信件管理制度，希望各位员工认真遵守，确保工作顺利进行。
公司信件快递收发管理制度
第一章总则第一条为加强公司信件快递的收发管理，确保信件安全、及时、准确送达，降低物流成本，提高工作效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部及对外信件快递的收发管理。
第二章适用范围第三条本制度适用于公司所有部门及员工。
第三章定义第四条信件快递：指公司内部及对外交流的各类信件，包括文件、资料、信函等。
第四章职责与权责第五条办公室负责公司信件快递的收发管理工作。
第六条各部门负责本部门信件快递的接收、分发及管理工作。
第七条办公室接待人员负责接待快递公司送来的信件，并及时通知相关部门。
第五章信件快递收发流程第八条信件快递收发流程如下：1. 信件接收：办公室接待人员负责接待快递公司送来的信件，并核对信件信息，确保无误。
2. 信件登记：办公室接待人员将接收到的信件进行登记，包括信件编号、收件人、寄件人、收发时间等信息。
3. 信件分发：办公室接待人员根据信件信息，将信件分发给相关部门或收件人。
4. 信件签收：收件人或相关部门负责人在收到信件后，需在信件上签字确认。
5. 信件退回：如收件人或相关部门负责人无法在规定时间内签收信件，办公室接待人员需将信件退回快递公司。
第六章信件快递费用管理第九条信件快递费用由各部门自行承担，办公室负责监督和审核。
第十条各部门在申请信件快递时，需提供详细的寄件信息，包括收件人、寄件人、邮寄物品等。
第十一条办公室定期统计各部门信件快递费用，并进行公示。
第七章附则第十二条本制度由办公室负责解释。
第十三条本制度自发布之日起施行。
第八章信件快递安全与保密第十四条公司信件快递应确保安全，防止丢失、损坏、泄露。
第十五条办公室接待人员对收到的信件进行仔细检查，确保信件完好无损。
第十六条对涉及公司秘密的信件，办公室接待人员应严格按照保密要求进行管理。
第十七条各部门收到的涉及公司秘密的信件，应妥善保管，不得随意丢弃或外传。
第十八条如发现信件丢失、损坏或泄露，应及时报告办公室，办公室将按照公司相关规定进行处理。
邮件信函收发管理制度
邮件信函收发管理制度一、概述邮件信函在现代办公中扮演着重要的角色，它不仅是沟通和交流的重要工具，还是信息传递的主要渠道之一。
为了规范和优化邮件信函的收发管理工作，提高工作效率和工作质量，制定本管理制度。
二、适用范围本管理制度适用于公司内所有部门及员工，在公司内部及与外界进行邮件信函收发时必须遵守。
三、收发标准1. 邮件信函的发送必须标明收件人的姓名、职位、部门和电子邮件地址，并抄送或密送给相关人员；同时，还要在邮件主题中简明扼要地描述邮件内容。
2. 邮件信函的格式要统一规范，文本要清晰明了，语言要简洁准确。
不得使用带有侮辱、不雅、歧视或违反国家法律法规的词汇和内容。
3. 邮件信函附件若超过5MB，必须提前告知收件人，如果对方确认可以接收，则将附件以压缩或分批的方式发送。
4. 邮件信函必须及时回复，原则上在收到邮件后的24小时内给予回复或确认。
如果无法及时回复，应事先进行沟通并说明原因。
5. 邮件信函中的重要事项或决策，应该尽量避免使用邮件进行交流，而应采用电话、会议或面谈等方式，以确保信息的准确性和及时性。
四、保密措施1. 邮件信函涉及公司机密信息或个人隐私的，必须进行加密处理。
2. 在发送邮件信函时，特别是涉及涉及商务谈判、合同签署、机密文件和知识产权等内容的，应确认收信人的真实身份和电子邮件的安全性。
五、归档与备份1. 邮件信函的归档和备份工作由相关部门负责。
归档方式可选择按时间、按项目或按主题进行分类整理。
备份方式要确保可靠和安全。
六、违规处理对于违反本管理制度的行为，将根据情节轻重给予相应的处理和纪律处分。
包括但不限于口头批评、书面警告、停职、降职和解雇等。
七、附则1. 公司将定期对邮件信函收发情况进行检查和评估，对问题进行整改和改进。
2. 对于有关邮件信函收发管理的争议，应通过协商解决，如协商不能解决，则按照公司相关规定处理。
八、总结制定邮件信函收发管理制度，有利于规范和优化邮件信函的收发工作流程，提高工作效率和工作质量。
函件收发制度模板
尊敬的领导：您好！为了加强公司内部管理，规范函件收发工作，提高工作效率，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》等相关法律法规，结合我公司实际情况，制定本函件收发制度。
一、函件收发范围1. 本制度所称函件，包括内部文件、外部来函、电子邮件、传真等。
2. 函件收发工作适用于公司全体员工。
二、函件收发要求1. 函件收发应遵循及时、准确、完整、保密的原则。
2. 收件人应按时签收函件，并对函件内容进行审核。
如有疑问，应及时反馈给发送人。
3. 发件人应确保函件内容的准确性、完整性和保密性，并在函件上注明收件人、发送时间、密级等要素。
4. 函件收发过程中，应严格执行保密制度，不得泄露公司内部信息和客户隐私。
5. 函件收发人员应具备良好的职业素养，熟悉公司业务，能够熟练操作相关办公软件。
三、函件收发流程1. 收件人收到函件后，应在第一时间进行签收，并在收件人栏内签名确认。
2. 对函件进行分类，根据函件内容确定处理部门和处理人。
3. 按照函件处理流程，及时将函件转交给相关人员处理。
4. 发件人应确保函件在规定时间内发送至收件人。
5. 函件收发过程中，如遇到问题，应及时与相关人员沟通，确保函件顺利传递。
6. 函件处理完毕后，应将函件归档，便于日后查询。
四、函件管理1. 函件收发人员应建立健全函件档案，包括函件原文、附件、复函等。
2. 函件档案应按照年份、类别、编号等进行分类，便于查询。
3. 函件档案应存放在安全可靠的地方，确保档案不受损坏。
4. 函件档案的保管期限应根据国家法律法规和公司规定执行。
5. 函件收发人员应定期对函件档案进行清理，确保档案的准确性和完整性。
五、监督与考核1. 公司设立函件收发监督小组，对函件收发工作进行全面监督。
2. 监督小组定期对函件收发情况进行检查，对存在的问题进行整改。
3. 公司对函件收发人员实行绩效考核，考核内容包括工作效率、质量、保密等方面。
4. 对违反函件收发制度的人员，公司将依法追究责任。
信函收发管理制度
信函收发管理制度为了规范公司内部收发信函的管理，提高工作效率和保障信息安全，我们制定了以下收发管理制度，希望能够得到大家的认可和遵守。
一、信函的分类和编号所有公司内部和外部的信函都需要经过分类和编号。
首先根据信函的内容和用途进行分类，比如日常工作信函、重要文件传递、公司合作协议等。
然后根据分类给信函编号，方便查阅和管理。
二、信函的撰写格式和规范公司内部和外部的信函都需要遵循一定的撰写格式和规范。
比如，信函的标题要简短明了，内容要清晰准确，格式要整齐美观。
并且需要在信函上标注发件人、收件人、日期、编号等信息。
三、信函的流转和审批所有公司内部和外部的信函都需要经过流转和审批。
发件人将信函交给相关部门负责人审批后再发送出去。
对于公司外部的信函，需要经过领导审批后才能发送。
四、信函的归档和存储所有的公司内部和外部信函都需要进行归档和存储。
在公司内部，可以按照时间和类别进行归档存储。
在公司外部，需要妥善保管合作协议和重要文件，做好备份和防火防盗工作。
五、信函的保密和安全公司内部和外部的信函都需要做好保密和安全工作。
对于涉密信息，需要加密传输和存储，严格控制查阅权限。
另外，对于重要文件的传递和签收，需要做好记录和追踪。
六、信函的传输方式和工具公司内部和外部的信函传输可以通过传统的纸质方式，也可以通过电子邮件、办公通讯工具等现代化方式。
但无论采用何种方式，都需要保证快捷准确。
七、信函的审批权限和责任公司内部和外部的信函审批权限需要规范化和明确。
对于不同级别的信函，需要明确责任人和审批级别，并且建立审批记录和责任追究制度。
八、信函的监督和考核公司内部和外部的信函需要进行监督和考核。
对于发件人和审批人，需要定期进行信函管理培训，提高管理水平和工作效率。
并且建立绩效考核制度，激励优秀管理者和惩戒违规行为。
以上就是我们公司的信函收发管理制度，希望大家能够认真遵守，共同维护公司的正常运转和信息安全。
如果大家有任何意见或建议，欢迎随时向管理部门反馈。
函的管理制度
函的管理制度第一章总则第一条为规范公司函件的处理流程，提高办公效率，制定本制度。
第二条本制度适用于公司内所有涉及函件处理的工作人员。
第三条函件是指公司内外涉及业务、合同、协议、通知等方面的书面文件。
第四条函件的处理应当遵循便捷、准确、有序、保密的原则。
第五条函件的管理工作由公司办公室负责，办公室主任负责具体的实施工作。
第六条所有函件应当按照公司规定的格式来撰写，格式由办公室的主管部门负责制定和调整。
第七条函件的处理应当严格按照规定的时间和流程来进行，不得违章操作。
第八条函件的保存应当按照公司的文件管理制度来执行，严格保密，不得外泄。
第九条对于紧急函件的处理，有关单位应当协调配合，确保及时处理。
第十条对于重要函件的处理，应当严格审批，确保准确无误。
第二章函件的撰写第十一条函件的撰写应当简洁明了，语言通顺，条理清晰，没有错别字和语法错误。
第十二条函件的格式应当规范，包括抬头、称呼、正文、署名、日期等。
第十三条函件的抬头应当包括单位的名称、地址、电话等联系方式，准确无误。
第十四条函件的称呼应当根据收信人的身份和职务来确定，恰如其分。
第十五条函件的正文应当简明扼要，内容准确，确保表达无歧义。
第十六条函件的署名应当由发信人署名并注明职务，确保真实性。
第十七条函件的日期应当按照规定的格式来填写，确保准确。
第十八条函件的抄送和密送应当根据实际需要并按照规定来执行，不得随意抄送、密送。
第十九条对于需要签章的函件，应当由相关领导签字确认后才能发出。
第二十条函件的密级和保密性应当根据实际需要来确定，并严格执行。
第三章函件的收发第二十一条函件的收发应当由专人负责，确保准确无误。
第二十二条函件的收发应当及时完成，确保不耽误业务办理。
第二十三条函件的收发应当记录并归档，确保能够随时查阅。
第二十四条函件的收取应当及时进行登记和确认，确保真实可靠。
第二十五条函件的发出应当按时按件进行，不得拖延。
第二十六条函件的发出应当按照收信人的要求和邮寄方式来进行，确保准确无误。
公文收发管理制度（四篇）
公文收发管理制度为加强对公文收发文的管理，特制定本制度：一、文件收文管理单位所有的公文归办公室管理，实行专人负责，集中管理，以保证公文的使用效益和资料的完整性，有利于加强安全保密工作。
(一)公文的签收呈办1、签收。
办公室人员及时领取文件和信件。
各业务口收到的公文，需及时转办公室签收，不可自行交领导签阅。
2、登记。
公文签收后，由办公室逐件进行登记，按照收文日期、来文单位、____等级等分类登记、编号。
3、批办。
将登记后的公文及时送呈主要领导批办后，交分管领导阅示。
5、传阅。
公文传阅要以公文收发人员为中心进行，即主要领导看完公文后，交公文收发人员，再由公文收发人员负责往下传，不能脱离公文收发人员自行横传，以保证公文收发人员及时了解公文传阅情况，防止公文丢失或积压。
公文在传阅过程中或公文传阅完毕后，公文收发人员要及时对公文进行检查，发现有领导批示时，要按照批示意见进行处理。
6、承办。
各业务口工作人员接到办公室传阅的公文，要抓紧办理。
紧急公文按时限要求办理；一般公文在____个工作日内办结；涉及人财物及其他需要协调解决问题的公文，力争在____个工作日内办结。
7、催办。
办公室负责公文催办工作，实行紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
8、处理办毕公文。
公文办结后，公文收发人员要在“收文台帐”上注明办理情况。
(二)公文的保密。
对____文件应按规定的阅读范围传递，同时做到。
不横传，不随意从中抽出文件，不带到公共场所，不在本单位外过夜。
并做到日清、月查、及时清退。
(三)公文的借阅承办。
各业务口及有关人员须承办和借阅文件时，均应办理借阅登记手续，用后及时归还。
二、公文发文管理发文处理的一般程序为。
拟稿、审核、签发、登记、复核、用印、分发、归档等。
1、拟稿。
拟稿业务口工作人员是拟稿工作的第一责任人。
草拟文稿要符合国家的法律、法规及其他有关规定；内容要实事求是，表述准确，格式规范。
文稿格式要符合国家公文规范，对不符合的，办公室予以退回。
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- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
类别：公文管理类
收发函件管理流程
编制日期
审核日期
审核日期
审批日期
修订记录
日
修订状态修改内容修改人审核人审批人期
类别：公文管理类
一 目的
为了规范公司收发函件的流程，提高工作效率，制定本规定。
二 适用范围
本规定适用于骏龙地产公司收发内外部所有函件的流程管理。
三 函件分类及收发流程 1 外部来函 1.1 流程图：
1.2 流程说明：
外部来函，包含集团各职能部门来函、来宝公司来函、其他公司来函。
外部来函均统一由总经办资料员接收，加盖总经办备案章、存档后，由总经办资料员送达公司领导及相关部门。
2 对外发函
2.1 以骏龙公司名义对外发函
2.1.1 流程图： 2.1.2 流程说明：
以骏龙公司名义对外发函，包含以骏龙公司名义对集团各职能部门、来宝公司、其他公司发函。
该函件须使用公司对外发函统一格式，经地产常务副总、总经理审批后加盖公司公章，由总经办资料员加盖总经办备案章存档后，送达公司领导和相关单位。
2.2 以骏龙公司各职能部门名义对外发函 2.2.1 流程图： (见下页)
外部来函
总经办资料员发至各部门
总经办资料员送达公司领导
总经办资料员接收、盖备案章、存
档
总经办拟函
印章管理员加盖公司公章
总经理审批
地产常务副总
审批
总经办资料员送达公司相关领导总经办资料员发至相关单位
总经办资料员盖备案章、存档
类别：公文管理类
2.2.2 流程说明：
以骏龙公司各职能部门名义对外发函，包含以骏龙公司各职能部门名义对集团各职能部门、来
宝公司、其他公司发函。
该函件经部门经理、地产常务副总审批后，由总经办资料员加盖总经办备案章存档后，送达公司领导和相关单位。
3 公司内部来往函件 3.1 流程图：
3.2 流程说明：
骏龙公司内部来往函件，指骏龙公司各职能部门为推动工作开展而进行部门间发函。
该函件经部门经理审批后，由该部门人员发至相关部门，同时递交总经办资料员盖备案章存档。
四 相关要求
1 函件收发人员应及时传递，函件，并确保函件送达相关责任人，同时要求相关责任人在发文登
记表签字确认，发文登记表见附表一；
2 各发函主体部门负责跟踪落实函件所述工作事项，总经办备案并监督；
3 总经办资料员每周五汇总本周备案的所有函件及相关工作落实情况，报送常务副总。
4 本规定即日起生效，各部门须严格遵守，同时告各相关公司及职能机构知悉。
部门拟函
总经办资料员盖备案章、存档
地产常务副总
审批
部门经理审批
总经办资料员送达公司相关领导
发函部门 自行发至相关单位
部门拟函
发函部门
自行将函件发至相关
部门
总经办资料员盖备案章、存档
部门经理审批
类别：公文管理类
发文登记表
郑州骏龙房地产开发有限公司页号：
序号日期时间发文
部门
文件编号文件名称签收部门、经办人签名、签收时间备注
附件一。