武汉大学后勤服务集团合同档案管理办法(试行)
合同档案的管理(集合9篇)
合同档案的管理（集合9篇）合同档案的管理第1篇为进一步加强档案资料管理工作，提高档案资料管理水平，逐步实现公司档案资料管理工作的规范化、制度化，特制定本制度。
一、本制度所指的档案资料是公司在业务经营中形成的以工程项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件(含招标答疑、工程量清单)、投标文件、中标通知书、合同文本、工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单、消防验收意见书、竣工资料等。
二、档案资料管理原则1、档案资料实行专人专管，以确保档案的完整、完全和有效利用。
①招标文件(含招标答疑、工程量清单)、中标通知书、合同文本(正、副本)、消防验收意见书、物业设备移交清单等原件归材料部肖瑜管理；②投标文件、工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单、竣工资料原件等归成本部张艳芝管理，招标文件(含招标答疑、工程量清单)、中标通知书、合同文本(正、副本)等影印件留存备查。
2、原则上所有原件只作存档，不予外借；3、专管员负责统筹整理、保管公司档案资料，同时履行本职的责任和义务。
4、各项目部应及时移交档案资料，并以影印件的形式保存。
三、档案资料的移交1、工程项目在中标后其招标文件(含招标答疑、工程量清单)由技术部负责整理一份完整的原件，并移交材料部肖瑜归档，成本部留存影印件备查；投标文件由成本部存档备查。
2、工程项目在正式下发中标通知书、签署合同资料及文件后，由项目部或相关经手人将其所有原件移交材料部肖瑜存档；项目部及成本部分别留存影印件备查。
3、工程项目过程资料，如工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单等原件交由成本部张艳芝归档，项目部留存影印件备查。
4、竣工报告、消防验收意见书、物业设备移交清单及完整的竣工资料由项目部将原件交由材料部肖瑜存档；项目部留存影印件备查。
5、档案资料移交时，必须注明文件名称和概要，移交双方签字确认后方为完成交接手续。
6、移交的档案资料由专管员整理保存，必须注明资料类型并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。
武汉大学档案管理办法
第一章总则第一条为了加强我校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在教学、科研和党政管理等各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、国家教育部《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》和《湖北省档案管理条例》等规定，结合本校实际，制定本办法。
第二条本办法所称的档案是指学校在教学、科研、党政管理以及其它各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条档案工作是学校建设的重要基础工作之一。
学校必须把档案工作纳入整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。
第四条我校档案属国家和学校所有，列入学校国有资产管理范围。
第五条学校严格实行部门立卷归档制度，使档案工作做到：纳入各部门的发展规划和工作计划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。
第六条全校各单位及个人均应遵守《中华人民共和国档案法》和本办法的规定，依法行使与档案事务有关的权利，履行应尽的义务。
第二章领导体制和机构设置第七条学校档案工作由各级教育行政管理部门和有关业务主管部门领导，同时接受国家各级档案行政管理部门的指导、监督与检查。
第八条学校在校长领导下做好档案工作，有一名校领导具体分管档案馆，并成立武汉大学档案工作委员会。
第九条学校档案馆属事业单位档案馆。
它既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。
全校各单位的档案工作接受档案馆的监督、指导和检查。
第十条全校各单位必须加强对档案工作的领导，确定一名负责人分管本单位的档案工作，并配备一名专(兼)职档案员，负责本单位档案的收集、整理、保管和移交工作。
第十一条学校专(兼)职档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，原则上应具备档案业务知识和本科以上学历。
合同档案整理方法
合同档案整理方法
合同档案整理是企业管理中非常重要的一环，良好的合同档案
整理方法可以帮助企业更好地管理和保护合同文件，提高工作效率
和风险控制能力。
以下是一些合同档案整理的方法和建议：
1. 建立合同档案管理制度，制定合同档案管理制度，明确合同
档案的归档、存储、检索、销毁等流程和责任人，确保合同档案管
理有章可循。
2. 分门别类存档，根据合同类型、签订时间、合同主体等因素，对合同档案进行分类存档，建立清晰的档案目录和编号体系，便于
查找和管理。
3. 电子化管理，将合同档案进行电子化管理，建立电子档案库，实现合同档案的电子化存储、备份和检索，提高档案管理效率。
4. 定期归档和清理，对已经履行完毕或过期的合同进行定期归
档和清理，及时销毁无效合同档案，避免占用过多的存储空间。
5. 加强安全保护，对合同档案进行安全保护，包括防火防水防
盗等措施，确保档案的完整性和安全性。
6. 建立档案借阅制度，对于需要查阅合同档案的人员，建立借阅申请和审批制度，规范档案查阅行为，防止档案遗失或泄露。
以上是合同档案整理的一些方法和建议，希望对您有所帮助。
如有更多疑问或需要定制合同范本，请随时与我联系。
合同档案归档制度
合同档案归档制度1. 引言合同是企业在业务活动中的重要组成部分，对于维护企业的合法权益和规范业务行为具有重要作用。
合同的管理和归档是确保合同有效性和合规性的重要环节。
本文档旨在建立一个合同档案归档制度，确保合同文件的收集、保存和管理的有序进行。
2. 归档流程合同档案归档包括以下主要步骤：2.1 合同收集在合同签署后，各部门负责人应负责及时将合同文件交由合同管理部门进行归档。
合同管理部门应制定统一的合同收集流程，包括收集方式、时间要求和责任人。
2.2 合同登记合同管理部门应对收到的合同文件进行登记，并为每份合同赋予唯一的档案编号。
登记内容包括合同主体、合同金额、签约日期等重要信息。
登记后，合同文件应进行分类和整理。
2.3 合同保存合同管理部门应将合同文件保存在专用的档案柜中，确保安全和完整性。
合同应按照档案编号和时间顺序进行排列，以便后续查阅和管理。
2.4 合同管理合同管理部门应建立合同档案管理系统，便于合同的查找、检索和更新。
管理系统应包括合同档案目录、文件索引和相关电子文档管理等功能。
2.5 合同销毁合同的保存期限一般为法定期限，过期后需进行销毁。
合同管理部门应制定合同销毁的规定，并将销毁程序纳入合同档案归档制度中。
3. 责任分工合同档案归档制度的实施需要明确各部门的责任。
以下是各部门的主要责任：- 合同管理部门负责具体的归档工作，包括合同收集、登记、保存和管理等环节。
- 合同签署部门负责合同的签署、交付和提供合同相关信息。
- 其他相关部门应积极配合合同管理部门的工作，并提供必要的支持和协助。
4. 监督与评估为确保合同档案归档制度的有效实施，应建立相应的监督与评估机制。
合同管理部门应定期对合同档案进行检查和评估，发现问题及时整改。
同时，相关部门和人员应积极参与监督和反馈，推动合同档案归档制度的不断改进。
5. 总结与展望合同档案归档制度的建立对于保障合同的有效性和合规性至关重要。
通过明确归档流程、责任分工和监督机制，能够提高合同档案管理的质量和效率。
大学后勤集团档案管理办法(WORD3页)
大学后勤集团档案管理办法第一条编制目的为了加强后勤集团档案的收集和管理工作，有效地保护和利用档案，为学校各项工作服务，为后勤社会化服务。
根椐《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》等法规，结合后勤集团的实际情况，特制定本办法。
第二条编制原则（一）、档案分类以学校党政下发文件为对象，按照文件形成的领域范畴，将形成于同一活动领域的文件作为一个整体归入相同的档案类别。
（二）、在充分反映档案的形成规律和内容、特点的前提下，确定统一的实体分类体系，把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起。
（三）、类目排列、档号结构的确定严格按从总到分，从一般到具体的原则划分。
第三条档案管理与保管（一）、档案的管理集团档案工作，实行集中与分散管理相结合的体制。
由行政人事部负责主体档案的管理，集团各中心相应建立各自的部门档案。
行政人事部设立专门档案室（柜）由专人负责集团档案的收集和归档。
并对其他部门的档案管理工作进行督促。
（二）、档案的保管1、防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全；2、集团设立专门地点或专用文件柜保存档案；3、做好档案室（柜）的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作。
第四条文件材料的归档范围及分类编号（一）、归档范围1、党群类档案，是指集团党委、工会、教代会等部门的各种重要文件，工作计划、规划、总结以及集团党务管理工作中形成的，对集团具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。
2、行政类档案，是指在行政工作管理活动中形成的，对集团具有保存价值的文字、图象、声像等不同载体的文件材料。
3、产品生产类档案：是指集团在生产经营过程中活动中形成的有保存价值的不同载体的文件材料。
4、仪器设备类：是指属于学校及集团固定资产的各种仪器、设备，在申购、验收、调试、运行、管理、维修、改造，报废等全部活动中形成的有保存价值的不同载体的文件材料。
5、财会类：是指集团财会管理和财会活动中形成的有保存价值的文件材料。
合同归档与档案管理
合同归档与档案管理合同归档与档案管理协议甲方：（公司名称）地址：（公司地址）联系人：（联系人姓名）电话：（联系人电话）乙方：（公司名称）地址：（公司地址）联系人：（联系人姓名）电话：（联系人电话）鉴于甲方因业务需求需要对公司的合同进行分类归档和档案管理，为确保合同的安全和便捷的查询和使用，双方经协商达成以下合作协议：一、合同归档1. 甲方负责对公司的合同进行归类并建立相应的档案索引系统，包括但不限于按合同编号、合同类型、合同起止时间等进行分类。
2. 甲方将制定合同归档操作规范，并及时与乙方沟通并提供培训，保证乙方工作人员对归档操作流程和标准有清晰的了解和掌握。
3. 乙方配合甲方的合同归档工作，按照规定的操作流程提交合同文件，并提供必要的相关信息和文件，确保合同归档、编目的准确性和完整性。
4. 甲方将确保合同文件的安全存储，并定期进行备份和保护，以防止合同遗失、损毁或泄露的情况发生。
二、档案管理1. 甲方将根据乙方的需求和要求，制定详细的档案管理系统，并与乙方沟通并提供培训，使乙方清楚了解档案管理的流程和规范。
2. 甲方将负责对合同档案进行维护和管理，包括但不限于定期检查档案的完整性、及时更新档案信息、合理调整档案存放位置等。
3. 乙方有权随时查询合同档案信息，并可以提出档案借阅或查阅的申请，甲方将按照约定的时间和方式提供相应的档案。
4. 对于档案信息的修改或销毁，乙方需提前通知甲方并经双方协商确定，严禁擅自更改或销毁档案信息。
三、保密责任1. 甲方和乙方均应保守彼此间所涉及的商业秘密和合作内容，不得向任何第三方泄露。
2. 甲方将对乙方的合同文件进行保密处理，除非获得乙方的书面授权，否则不得擅自对外透露合同内容。
四、费用和支付方式1. 乙方应根据合同归档和档案管理的服务内容与甲方达成费用协商，并按照约定支付相应的费用。
2. 费用支付方式可以通过银行转账或其他双方共同认可的方式进行。
五、违约责任1. 如果一方违反本协议的任何条款，应向另一方支付违约金，并承担由此产生的一切法律责任。
合同档案管理规范
合同档案管理规范甲方：__________乙方：__________鉴于甲方为一家从事合同档案管理的专业公司，乙方为一家需要对其合同档案进行管理的公司，为了明确双方的权利和义务，经双方友好协商，特订立本合同。
第一条合同目的甲方应按照乙方的需求，为乙方提供合同档案管理服务，包括但不限于合同档案的收集、整理、归档、保管、检索、借阅、销毁等。
第二条合同档案范围1.乙方的所有合同文件，包括合同原件、合同附件、合同修改和补充协议等；2.与合同相关的所有往来函件、通知、指令等；3.与合同相关的所有支付凭证、收据、发票等；4.与合同相关的所有验收报告、质量证明文件等；5.与合同相关的所有会议记录、通讯记录等；6.与合同相关的所有其他文件和资料。
第三条合同档案管理服务内容1.合同档案的收集和整理；2.合同档案的归档和保管；3.合同档案的检索和借阅；4.合同档案的销毁；5.合同档案的其他相关服务。
第四条合同档案管理服务标准1.甲方应确保合同档案的完整性、准确性和安全性；2.甲方应确保合同档案的归档和保管符合相关法律法规和行业标准；3.甲方应确保合同档案的检索和借阅的及时性和准确性；4.甲方应确保合同档案的销毁符合相关法律法规和乙方的要求；5.甲方应按照乙方的要求，提供其他相关服务。
第五条合同档案管理服务期限本合同的合同档案管理服务期限为____年，自____年____月____日起至____年____月____日止。
第六条合同档案管理服务费用1.合同档案管理服务费用为人民币____元/年；2.乙方应在本合同签订后____个工作日内，支付甲方合同档案管理服务费用的____%作为预付款；3.乙方应按照甲方提供的发票，按时足额支付合同档案管理服务费用。
第七条违约责任1.甲方未按照本合同的约定提供合同档案管理服务的，应向乙方支付违约金，违约金为本合同项下合同档案管理服务费用的____%；2.乙方未按照本合同的约定支付合同档案管理服务费用的，应向甲方支付违约金，违约金为本合同项下合同档案管理服务费用的____%。
中小学校合同管理制度
中小学校合同管理制度一、总则第一条为规范学校合同管理，防范合同风险，维护学校合法权益，依据《中华人民共和国合同法》，结合学校实际，制定本办法。
第二条本办法所称合同是指武汉大学作为独立的民事主体在参与社会经济和民事活动中与其它平等主体的自然人、法人或其它组织之间为明确双方的权利义务关系所订立的书面协议。
第三条合同管理遵循防范风险和责权利相统一的原则。
第四条合同管理实行统一指导监督、分类管理、各负其责的制度。
二、合同的分类与归口第五条合同主要有办学、科研、产业、基建、招投标、国际交流、劳动人事、后勤保障等类别，依据合同性质和内容分别由相应职能部门负责管理。
涉及经济利益的合同须经财务部门会签。
第六条为规范合同格式，各职能部门应分类制定合同示范文本，并报学校法制工作部门审核和备案。
第七条学校法制工作部门统一指导、监督学校合同事务。
各职能部门对职能范围内所涉合同事务进行归口管理，其主要负责人为合同管理责任人，并确定专人作为合同管理人员。
第九条学校分类刻制合同专用章，由相应职能部门负责管理，在学校授权范围内使用。
第十条审计部门依据学校有关规定对合同进行审计。
三、合同的审查与复查第十一条合同拟订前，职能部门应从维护学校权益出发对合同当事人的资质和履约能力进行调查，在对合作事项的可行性和合法性进行必要论证后，开展合同文本起草工作。
第十二条合同签订前，职能部门应就以下方面对合同文本进行审查：(一)合同内容是否符合国家法律、法规;(二)合作事项是否有利于学校;(三)合同内容是否真实、可行;(四)合同必要条款是否完备。
第十三条职能部门主要负责人对审查后的合同文本签署意见。
合同内容涉及到几个职能部门的，须由相关职能部门会签。
涉及学校重大利益的合同应送学校法制工作部门进行复查。
第十四条对需进行复查的合同，送审时应填写送审单并提供下列材料：(一)合同当事人资质的说明或证明;(二)合同文本一式两份，涉外合同须提供中文文本;(三)职能部门主要负责人关于合同文本的意见;(四)合同可行性及风险的论证或说明;(五)其它材料。
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武汉大学后勤服务集团合同档案管理办法（试行）
一、总则
第一条为加强集团合同档案管理工作，配合合同管理制度的实施，有效地保护和利用合同档案，维护集团合法权益，特制订《武汉大学后勤服务集团合同档案管理办法》（以下简称《办法》）。
第二条集团各单位员工均有保护合同档案的义务。
第三条为确保合同档案安全和方便利用，应采用科学手段，进行电子化、网络化管理。
二、合同档案管理机制
第四条合同档案工作实行统一领导、分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。
第五条合同档案管理工作由集团总经理统一领导，集团发展部负责接收、归档、保管，并监督、指导各公司、中心的合同档案管理工作。
第六条集团各单位指定专门机构及专人负责本单位的合同档案管理工作。
三、合同档案管理范围
第七条集团各单位对外签订的合同均属于本《办法》管理范围。
第八条每一份合同包括合同正本、副本及与之有关的文书、图表、传真件以及相关单证等附件，合同文本的签收记录，合同分批履行的情况记录，变更、解除合同的协议（包括文书、电传等），均应妥善保管。
四、立卷归档
第九条合同档案的收集：各单位应由专门部门及专人负责收集、管理合同档案。
第十条归档时间：发生法律效力的合同档案，按工作阶段性进行归档：
1、凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。
2、凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。
3、合同一般性附件、合同签收记录、履行情况记录等在合同履行完毕后一个月内归档。
第十一条归档要求
1、材料完整齐全。
立卷时，要求将合同的正件与附件、印件与定稿、请示与批复等统一立卷。
2、系统、条理、保持有机联系。
合同分类准确、立卷合理。
3、集团内合同实行统一编号，便于分类归档。
五、合同档案的管理
第十二条归档办法
1、方法：以合同编号分类，并核定合同档案的机密程度，一份合同一卷，按时间顺序排列，卷内文件按主次关系排列，正件在前，附件在后。
2、步骤：
收集整理分类立卷
第十三条过程管理：
1、预立卷：集团各单位应及时做好日常的预立卷工作，将需归档的预立卷的文件整理好。
合同档案管理人员要定期检查已执行完毕但未归档的合同及相关文件。
2、保管：集团各单位应设立专用文件库保存合同档案。
从合同档案的内容、时间、档案价值等方面，确定各类合同档案的保管期限，编制成表。
3、监督：集团发展部应根据各单位实际，进行定期或不定期的检查、监督各单位合同档案的管理工作。
4、销毁：合同档案的销毁须办理销毁手续，按合同审批程序报批，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。
第十四条合同档案的调阅
1、因工作需要调阅合同档案，须填写“合同档案查阅单”，注明查阅合同档案的名称、编号、密级、查阅人等。
依据查阅权限和档案密级，经合同档案管理负责人签批后方能查阅。
2、任何人不得随意外借集团归档的合同文件材料，确因工作需要外带，须办理合同档案外借手续，经有关负责人批准后，方可带出，用毕即归还。
阅档人对所借阅合同档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。
六、附则
第十五条本《办法》自公布之日起实施，由集团发展部负责解释。
附：
《武汉大学后勤服务集团合同编号办法》
附：
武汉大学后勤服务集团合同编号办法
合同编号： ××××
第一、二位：各单位拼音或英文首字母代码，如：
饮食服务公司：YS
物业管理服务公司：WY
园林与环卫服务中心：YL
供热中心：GR
接待服务公司：JD
建筑工程公司：JZ
商贸发展公司：SM
通讯服务中心：TX
运输服务中心：TR
劳动服务公司：LF
弘毅大酒店：HY
置业有限公司：ZY
旅行社：LX
第三－六位：年份，如：2005
第七－十位：序号，如：0001。