大型集团公司员工信息档案管理制度
公司人员档案信息管理制度
第一章总则第一条为加强公司人员档案信息管理，确保档案信息的真实、完整、准确和保密，提高档案管理工作的规范化、科学化水平，根据国家有关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司全体员工档案信息的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第三条公司人员档案信息管理遵循以下原则：（一）真实性：档案信息必须真实反映员工的实际情况，不得虚构、篡改。
（二）完整性：档案信息应全面反映员工的个人、工作、学习等方面的信息。
（三）准确性：档案信息应准确无误，确保档案的真实性和有效性。
（四）保密性：严格保密档案信息，防止信息泄露。
第二章档案信息收集与整理第四条公司人员档案信息收集范围：（一）员工基本信息：姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、学历、学位、职称、专业、联系电话等。
（二）员工工作经历：工作单位、职务、任职时间、工作业绩、奖惩情况等。
（三）员工学习经历：学校、专业、学历、学位、毕业时间等。
（四）员工家庭成员情况：姓名、关系、工作单位、联系电话等。
（五）其他相关信息：如健康状况、兴趣爱好等。
第五条档案信息收集方式：（一）员工入职时，由人力资源部负责收集员工基本信息、工作经历、学习经历等相关信息。
（二）员工工作期间，人力资源部根据实际情况，定期收集、更新员工档案信息。
（三）员工离职时，人力资源部负责收集、整理离职员工档案信息。
第六条档案信息整理要求：（一）按照档案信息收集范围，对收集到的信息进行分类、归档。
（二）档案信息应采用规范的格式，确保信息清晰、易读。
（三）档案信息应妥善保管，防止丢失、损坏。
第三章档案保管与利用第七条档案保管：（一）人力资源部负责公司人员档案的保管工作。
（二）档案柜应设置在安全、干燥、通风的地方，防止档案受潮、霉变。
（三）档案柜应配备必要的防盗、防火、防潮、防尘设施。
（四）档案柜钥匙由专人保管，不得随意转借他人。
第八条档案利用：（一）员工本人需查阅档案时，需向人力资源部提出申请，经批准后方可查阅。
公司员工人员档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司员工人员档案管理，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用率，依据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有员工，包括正式员工、试用员工、实习生等。
第三条公司员工人员档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保员工档案内容的完整、真实、准确；2. 安全性原则：确保员工档案的保密性和安全性；3. 规范性原则：遵循国家档案管理标准和规范；4. 可用性原则：提高档案的利用率，为公司和员工提供优质服务。
第二章档案内容第四条公司员工人员档案主要包括以下内容：1. 基本信息档案：包括员工姓名、性别、出生日期、身份证号码、籍贯、民族、政治面貌、婚姻状况、学历、专业、职称、技术等级、健康状况等；2. 入职档案：包括入职日期、劳动合同、岗位说明书、试用期考核结果等；3. 职业生涯档案：包括晋升、调动、奖惩、培训、考核等记录；4. 离职档案：包括离职日期、离职原因、离职手续办理情况等；5. 其他档案：包括员工个人作品、专利、荣誉证书等。
第三章档案管理职责第五条公司人力资源部负责员工人员档案的管理工作，具体职责如下：1. 制定和完善员工人员档案管理制度；2. 负责员工档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁；3. 对员工档案进行定期检查，确保档案的完整、准确、安全；4. 为员工提供档案查询、复制等服务；5. 配合公司其他部门进行档案利用。
第六条公司各部门负责本部门员工档案的管理工作，具体职责如下：1. 负责收集、整理、归档本部门员工档案；2. 对本部门员工档案进行定期检查，确保档案的完整、准确、安全；3. 协助人力资源部进行档案查询、复制等工作。
第四章档案管理要求第七条公司员工人员档案应按照以下要求进行管理：1. 档案资料应真实、准确、完整，不得有伪造、篡改、涂改等现象；2. 档案资料应按照档案管理规范进行分类、编号、排列、装订；3. 档案资料应使用规范的书写工具，字迹工整、清晰；4. 档案资料应定期进行备份，确保档案的完整性；5. 档案资料应妥善保管，防止损坏、丢失、泄露。
公司员工员工档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司员工档案管理，规范档案收集、整理、保管和使用，确保档案的完整、准确、安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、临时工等。
第三条公司员工档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保员工档案的全面、真实、完整；2. 准确性原则：档案内容应准确无误，符合实际情况；3. 安全性原则：采取有效措施，确保档案安全；4. 保密性原则：严格保密，防止档案信息泄露；5. 便捷性原则：提高档案利用效率，方便员工查询。
第二章档案收集第四条员工档案收集应包括以下内容：1. 基本信息档案：包括身份证、户口簿、学历证书、资格证书等；2. 工作档案：包括劳动合同、入职登记表、工作表现记录、奖惩记录等；3. 个人成长档案：包括培训记录、职称评定、荣誉证书等；4. 其他档案：包括员工个人意愿、离职原因等。
第五条员工档案收集应遵循以下程序：1. 员工入职时，由人力资源部门负责收集、整理相关档案；2. 员工在职期间，人力资源部门负责定期更新档案信息；3. 员工离职时，人力资源部门负责归档相关档案。
第三章档案整理第六条员工档案整理应遵循以下要求：1. 分类整理：按照档案内容、形式、时间等进行分类整理；2. 编号归档：对每份档案进行编号，确保档案的唯一性；3. 档案装订：采用统一规格的档案盒，确保档案整齐美观；4. 档案标识：在档案盒上标明档案名称、编号、存放位置等信息。
第四章档案保管第七条员工档案保管应遵循以下要求：1. 安全存放：选择安全、干燥、防潮、防虫、防尘的场所存放档案；2. 规范操作：严格按照档案管理流程进行操作，确保档案安全；3. 定期检查：定期对档案进行清理、消毒、保养，确保档案完好；4. 防灾减灾：制定应急预案，应对自然灾害、事故等突发事件。
第五章档案利用第八条员工档案利用应遵循以下要求：1. 依法利用：严格按照法律法规和公司规定，合理利用档案；2. 保密原则：对涉及员工隐私的档案信息，应予以保密；3. 便捷服务：为员工提供便捷的档案查询、借阅服务；4. 档案修复：对破损的档案，应及时进行修复，确保档案完整。
大型集团公司档案管理制度范本(4篇)
大型集团公司档案管理制度范本第一章总则第一条为规范公司档案管理工作，确保档案的真实性、准确性和完整性，提高档案管理工作效率，制定本制度。
第二条档案管理的目标是：建立健全各类档案的管理制度，确保档案能够按照规定的时限和程序被查阅、提供和利用，保护档案的安全性和完整性，并根据需要提供档案的信息与服务。
第三条档案管理的原则是：依法、规范、透明、高效、全面、综合。
第四条档案管理的主要内容包括：档案的立卷、管理、保管、利用、调阅和销毁等。
第五条档案管理的职责分工为：集团公司设立档案管理部门，具体负责公司档案工作的组织和实施。
公司各级部门和单位都要配备档案管理人员，参与档案管理工作。
第六条档案管理人员应严守保密义务，禁止私自提供、泄露档案资料。
第七条档案管理制度的执行情况应当进行定期评估，评估结果作为档案管理工作的重要依据。
第八条档案管理制度的修订，由档案管理部门根据实际需要提出，经公司领导审批后执行。
第二章档案的立卷管理第九条档案的立卷应当按照规定的格式和内容进行，确保档案的准确性和完整性。
第十条档案的立卷责任人应当对档案的真实性、准确性和完整性负有责任，并签字确认。
第十一条档案的编号应当按照规定的编码体系进行，确保档案的唯一性和顺序性。
第十二条档案的立卷材料应当按照规定的分类标准进行分类，确保档案的便于检索和利用。
第十三条档案的归档应当按照规定的程序和时限进行，确保档案能够及时归档并能够追溯。
第十四条档案的归档位置应当按照规定的存储方式和环境条件进行，保证档案的安全和保密。
第十五条档案的移交应当按照规定的程序和时限进行，移交记录应当详细、准确。
第三章档案的管理和保管第十六条档案的管理和保管应当按照规定的要求进行，确保档案的安全和完整。
第十七条档案的管理责任人应当制定档案管理工作规范，确保档案管理工作规范化和标准化。
第十八条档案的保管应当按照规定的要求进行，确保档案的安全和完整。
第十九条档案的保管位置应当按照规定的存储方式和环境条件进行，保证档案的安全和可读性。
集团员工档案管理制度
第一章总则第一条为加强集团员工档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，提高集团人力资源管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合集团实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于集团所属各级公司、分支机构及全体员工。
第三条员工档案是记录员工个人基本信息、工作经历、技能素质、绩效考核、奖惩情况等内容的综合性档案，是集团人力资源管理工作的重要依据。
第二章档案管理职责第四条集团人力资源部负责员工档案的统一管理，具体职责如下：（一）制定员工档案管理制度，并组织实施；（二）负责员工档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作；（三）建立健全员工档案检索系统，方便查阅；（四）定期对员工档案进行鉴定、整理和更新；（五）加强对员工档案管理人员的培训，提高档案管理水平。
第五条各级公司、分支机构应设立档案管理员，负责本单位员工档案的日常管理工作，具体职责如下：（一）按照集团人力资源部的要求，及时收集、整理、归档员工档案；（二）做好员工档案的保管、借阅、销毁等工作；（三）定期对员工档案进行整理、更新；（四）参加集团人力资源部组织的档案管理培训。
第三章档案收集与归档第六条员工档案的收集范围包括：（一）员工个人基本信息，如身份证、户口本、学历证书、职称证书等；（二）员工工作经历，如劳动合同、工作总结、考核结果等；（三）员工技能素质，如培训记录、考核成绩等；（四）员工奖惩情况，如奖惩决定、证明材料等。
第七条员工档案的归档要求：（一）档案材料应齐全、完整、准确可靠；（二）档案材料应按照时间顺序排列，并注明档号；（三）档案材料应采用规范的书写和打印格式；（四）档案材料应妥善保管，防止损坏、丢失。
第四章档案保管与利用第八条员工档案的保管要求：（一）档案库房应保持干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫；（二）档案柜应加锁，并由专人负责保管；（三）档案管理人员应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。
第九条员工档案的利用要求：（一）查阅档案应凭有效证件，填写查阅登记表；（二）查阅档案应遵守保密规定，不得泄露档案内容；（三）查阅档案应爱护档案材料，不得随意折叠、涂抹、损坏。
大型集团公司档案管理制度范文（4篇）
大型集团公司档案管理制度范文一、引言随着大型集团公司的不断发展壮大，其档案管理也变得越来越重要。
档案管理的有效性直接关系到公司的日常运营和发展。
因此，制定一套科学合理的档案管理制度对于大型集团公司来说必不可少。
本文将介绍一套适用于大型集团公司的档案管理制度。
二、基本原则1. 统一管理。
公司应统一管理档案，确保档案的完整性、连贯性和准确性。
2. 分类存储。
将档案按照一定的分类标准进行存储，便于检索和利用。
3. 保密性。
保护公司的商业机密和员工的个人隐私，确保档案的安全性和保密性。
4. 规范操作。
对于档案管理的各个环节都要有明确的操作规程，避免疏漏和错误。
5. 信息化管理。
引入信息技术手段，提高档案管理的效率和准确性。
三、档案管理的组织架构1. 档案管理部门：负责全公司的档案管理工作，制定档案管理制度和操作规程，组织档案的归档、检索和销毁工作。
2. 各部门档案管理员：负责本部门档案的管理工作，包括档案的整理、归档和借阅等。
四、档案的归档和整理1. 档案分类标准：根据公司的业务特点和管理需求，制定相应的档案分类标准，确保档案的有序存储和检索。
2. 档案编号：为每个档案分配唯一的编号，记录档案的相关信息和属性，方便后续的管理和利用。
3. 文件整理：将文件按照一定的规则整理成册，确保文件的完整性和连贯性。
4. 档案装订：使用合适的装订材料将档案进行装订，防止损坏和丢失。
五、档案的存储和保管1. 档案柜：采用防火、防潮、防盗的专用档案柜进行存储，确保档案的安全性和完整性。
2. 柜排布局：根据档案的分类和使用频率，合理安排柜的布局，方便检索和利用。
3. 档案存放顺序：按照一定的存放顺序将档案装订册进行存放，避免混乱和拥挤。
4. 档案保管期限：根据国家法律法规和公司实际需要，确定档案的保管期限，及时销毁无用的档案。
六、档案的检索与利用1. 检索工具：建立档案检索系统，包括手册、目录、数据库等，方便员工查询和利用档案。
公司员工信息档案管理制度
第一章总则第一条为规范公司员工信息管理，确保员工信息准确、完整、安全，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有员工，包括正式员工、试用员工和临时员工。
第三条公司员工信息档案管理应遵循真实性、完整性、保密性和安全性的原则。
第二章信息内容第四条员工信息档案包括以下内容：1. 个人基本信息：姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、身份证号码、婚姻状况、学历、专业、毕业院校等；2. 入职信息：入职时间、入职部门、职位、劳动合同期限、试用期等；3. 职业发展信息：工作经历、培训经历、考核结果、奖惩记录等；4. 薪酬福利信息：薪资结构、福利待遇、社会保险、住房公积金等；5. 联系方式：家庭住址、联系电话、电子邮箱等；6. 其他需要记录的信息。
第三章信息收集与更新第五条公司人力资源部门负责员工信息的收集、整理、归档和更新工作。
第六条员工入职时，人力资源部门应收集其个人信息，并建立档案。
入职后的信息变更，应及时更新档案。
第七条员工离职时，人力资源部门应整理其信息档案，并按规定进行归档。
第四章信息使用与保密第八条公司员工信息仅限于公司内部使用，不得向任何外部单位或个人泄露。
第九条人力资源部门对员工信息负有保密责任，未经授权不得查阅、复制或传播。
第十条员工有权查询、更正自己的信息档案，但需提供有效证明。
第五章信息安全第十一条公司应采取必要的技术和管理措施，确保员工信息档案的安全。
第十二条公司应定期对员工信息档案进行备份，防止信息丢失或损坏。
第十三条员工信息档案的存储、传输和使用应遵循国家有关法律法规和标准。
第六章附则第十四条本制度由公司人力资源部门负责解释。
第十五条本制度自发布之日起实施。
第十六条本制度如有未尽事宜，由公司另行规定。
公司人员信息档案管理制度
第一章总则第一条为了规范公司人员信息档案的管理，确保信息真实、完整、安全，提高档案管理效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司全体员工的信息档案管理，包括员工入职、在职、离职等各个阶段的信息。
第三条公司人员信息档案管理应遵循以下原则：（一）真实性原则：档案内容必须真实、准确、完整；（二）安全性原则：确保档案信息安全，防止泄露；（三）便捷性原则：提高档案查询、借阅的便捷性；（四）保密性原则：严格保密涉及员工隐私的信息。
第二章档案内容第四条公司人员信息档案主要包括以下内容：（一）员工基本信息：姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、政治面貌、学历、学位、专业、职称、婚姻状况、联系电话、电子邮箱等；（二）员工入职信息：身份证复印件、学历证书复印件、学位证书复印件、职称证书复印件、劳动合同、入职登记表、体检报告等；（三）员工在职信息：工作职责、工作业绩、培训记录、考核记录、奖惩记录等；（四）员工离职信息：离职原因、离职时间、离职证明等。
第三章档案管理职责第五条公司档案管理部门负责人员信息档案的管理工作，具体职责如下：（一）建立健全人员信息档案管理制度，确保档案管理规范化；（二）负责人员信息档案的收集、整理、归档、保管、借阅等工作；（三）对人员信息档案进行分类、编号、编目，确保档案检索方便；（四）定期对人员信息档案进行整理、鉴定、销毁等工作；（五）加强对档案管理人员的培训，提高档案管理水平。
第六条各部门负责人对本部门人员信息档案负有管理责任，具体职责如下：（一）指定专人负责本部门人员信息档案的管理工作；（二）及时收集、整理、归档本部门人员信息档案；（三）确保本部门人员信息档案的真实性、完整性和安全性；（四）协助档案管理部门做好人员信息档案的借阅、查询等工作。
第四章档案借阅与查询第七条公司人员信息档案的借阅与查询，应遵循以下规定：（一）借阅人需出示有效证件，填写借阅登记表；（二）借阅人需在规定时间内归还档案，不得擅自复制、涂改、损坏档案；（三）档案管理部门应提供便捷的查询服务，确保档案信息准确、及时地传递给相关人员。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
江西新华发行集团有限公司员工信息档案管理制度
第一章总则
第一条为规范员工信息档案管理工作，提高档案管理水平，有效的保护和利用档案，使之科学化、规范化、制度化，在企业经营活动中充分发挥员工档案的作用，更好地为发行集团各项工作服务，特制定本管理制度。
第二条员工信息档案工作是集团人力资源工作的重要组成部分，也是集团档案工作的重要组成部分。
它是为贯彻执行集团战略、方针、政策服务的，是选贤举能，知人善任，历史地全面地考察了解和正确选拔使用员工的重要依据。
第三条本制度适用于江西新华发行集团有限公司本部及各分公司。
第四条员工信息档案管理工作由发行集团人力资源部负责。
第二章管理职责
第五条集团人力资源部管理职责包括：
1、负责制订、修改和完善集团员工信息档案管理的相关工作管理制度与实施细则等规范；
2、负责本制度在各分公司实施执行的具体指导和监督检查；
3、负责发行集团各部门的员工信息档案管理工作；
4、负责对各子、分公司的员工员工档案管理工作进行检查与督导。
第六条集团人力资源部员工信息档案管理的义务是指导各分公司按本制度要求建立规范的档案管理程序、规范档案管理行为。
第七条各分公司人力资源工作负责部门员工信息档案管理的职责是负责执行本制度，并按其要求建立规范的员工信息档案管理。
第八条负责公司本部在岗正式员工及县级分公司主要负责人的人事档案管理工作。
第九条发行集团聘用员工的人事档案委托江西省人才流动中心进行管理。
第三章员工信息档案内容
第十条员工信息档案正本，是由历史地、全面地反映员工情况的有关材料构成，主要有如下几类：
1、履历材料（包括个人的简历资料）；
2、自传材料；
3、鉴定、考核、考察材料；
4、学历和评聘专业技术职务材料；
5、奖励及处分材料；
6、合同、录用、任免、聘用、离职材料；
7、其他可供用人参考的资料。
第十一条员工信息档案副本，是员工信息档案正本中主要材料的复制件和其他材料构成。
1、近期履历材料；
2、主要鉴定、考核材料；
3、学历、学位、评聘专业技术职务的材料；
4、奖励及处分材料；
5、任免审批表；
6、培训记录及外训协议等材料；
7、目标责任书、保密协议；
8、身份证、户口本等身份证明文件的复印件。
其他类别如有重复的重要材料，也可归入副本。
第四章档案编号管理
第十二条集团档案实行编号管理，即按照部门岗位级别进行相应标号，以方便档案的查询和管理。
第五章员工信息档案的收集与整理
第十三条日常收集员工履历表、转正定级审批表、各种奖励、职
务任免、异动表、续签合同等材料。
日常新进人员的员工信息档案必须于办理入职手续两日之内，将新进员工的信息档案收集、整理并进行归档。
第十四条人力资源部门在以下几个时段做好员工档案资料的归档工作。
1、新员工报到时
新员工报到后，收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后，统一装入新建的档案袋内，并在档案袋封面左上方按照档案编号标准书写上档案袋编号、员工姓名、性别。
2、员工办理正式入职手续时
办理完入职手续后的三个工作日之内，将以下档案、证件和资料进行再次归档：
（1）员工试用期临时用工协议书；
（2）《聘用员工情况登记表》；
（3）《入职通知单》。
3、员工办理转正手续时
员工转正手续完成后，人力资源部必须将以下资料收集齐后，归入该员工的档案袋：
（1）该员工的《转正申请表》、《转正通知单》；
（2）《劳动合同》；
4、员工办理调动手续时
各级人力资源部门，在完成员工调动手续的三个工作日内，将员工调动手续资料装入该员工的档案案内，具体的资料有：（1）《员工调动审批表》；
（2）发行集团人员调动发文文件。
5、员工办理离职手续时
员工离职时必须装入的资料有：
（1）该员工的书面离职申请书；
（2）合同终止书；
（3）《离职申批表》；
6、员工受到表扬等与人事相关工作时，需要归档的资料必须第一时间（三天以内）归档。
第十五条在整理过程中,不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。
第六章员工档案的借阅与移交
第十六条凡借用员工档案，必须填写《员工档案借阅登记表》，由人力资源部门的负责人核实理由，经分管人力资源的公司领导签批后，方可借出，借出的档案必须在3天内归还，如确因工作需要，可办续借手续。
借阅档案的人员，对档案应妥善保管，不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷和转换，不得复印。
第七章其他规定
第十七条凡是公司的员工（正式员工、试用期员工、聘用员工和劳务派遣员工）都必须建立档案正本，是否建立副本，根据工作需要由人力资源部自行确定。
第十八条档案管理人员应具有良好的思想素养，按受过正规的档案管理培训，在工作中须严格遵守保密制度。
第十九条不得擅自处理或销毁档案材料，应按公司档案管理制度进行档案保管和档案销毁。
第二十条集团人力资源部定期或不定期地对各子、分公司的员工信息档案管理工作进行检查与督导。
第二十一条本制度最终解释权归发行集团人力资源部。
第二十二条本制度从下发之起实施。
员工信息档案借阅申请表
员工信息档案借阅登记表
员工档案移交表。