人事档案利用制度
人事档案保管制度及利用
人事档案保管制度及利用1. 人事档案保管制度1.1 理念与目的人事档案作为企业人力资源管理的基础，信息保密是人事档案管理的重点之一。
企业的领导、人力资源管理部门、员工及其相关部门应该形成珍惜和保护人事档案的意识。
保护人事档案不仅能够防范企业数据泄漏，还能够维护劳动者的个人隐私和企业形象。
1.2 保管时间人事档案保管的时间应严格按照国家规定和企业制定的规定执行。
离职员工档案保管期限一般不低于30年。
在此期限内，企业应采取安全可靠、易于检索的保存方法将员工档案加以妥善保存。
1.3 保存方式人事档案可采用实物保存和电子化保存两种方式。
对于实物保存的档案，应妥善保管，防潮、防鼠虫、防火防盗。
对于电子化保存的档案，应备份、加密、权限管理和灾备。
1.4 保管责任企业应该制定专门的人事档案管理制度和明确的保管责任人，确保人事档案的安全保管。
责任人应加强对人事档案的监督和管理，积极查缺补漏，确保人事档案的准确、完整、及时性。
2. 人事档案利用2.1 人才培养和管理人事档案记录了员工的基本信息、工作经历、培训经历、考核信息等内容。
通过利用人事档案，企业可以制定科学的人才培养计划，发掘潜力员工并进行针对性的岗位培养，提高企业绩效和员工满意度。
2.2 绩效考核和薪酬管理人事档案记录了员工的工作表现和绩效考核情况，企业可以通过分析人事档案中的信息，制定合理的绩效考核标准，实行激励和奖励机制，提高员工工作积极性和企业竞争力。
2.3 辞退和调动管理人事档案中记录了员工的工作表现和个人素质等信息，企业可以通过人事档案中的信息，制定辞退和调动管理方案，避免因管理不当造成企业流失和员工不满。
2.4 在司人事统计和监管通过人事档案，可以对在职员工的状态，例如员工数量、学历、年龄、工作经验等进行统计和查看。
企业可以利用人事档案整理统计报表，进行人事管理监督和决策支持。
3. 总结建立健全的人事档案保管制度和适宜的利用机制是保护员工隐私和企业利益的重要手段。
人事档案管理制度(精选11篇)
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篇1：人事档案管理制度人事档案管理制度一、人事档案管理范围：专业技术干部、管理干部、工人等各类人员(包括出国不归、失踪、除名、逃亡职工和残死亡、离休、退休职工)的人事档案，二、除人事档案管理人员外，无关人员不得进入档案库。
三、档案的管理(1)根据气候的不同变化，经常注意档案的通风、温度、清洁、防火、防盗、防晒、防潮和防蛀。
(2)对所管理的人事档案必须逐人登记注册。
(3)每季度核对一次档案的分类、编目、序号，发现编错或放错位置需纠正;装卸档案要按登记册全面检查档案，发现漏缺档案需查找。
(4)任何人不得私自保存他人的档案材料，对私自保存他人档案材料拒不交出者，应追究其责任。
(5)要不断研究和改进档案的管理方法和技术，逐步实现档案管理的科学化。
四、人事档案是全面反应干部、工人历史和现实情况的`实物材料，构成包括下列十项内容。
(1)履历表及其他简历材料等。
(2)自传材料;报告个人有关事项的材料。
(3)各种鉴定;审计工作中形成的材料;(4)各类考核、评价材料及毕业成绩单、学历证明等。
(5)政治历史审查材料及甄别复查材料，更改或姓名认定材料等。
(6)党、团组织建设工作中形成的材料。
(7)表彰奖励材料(8)执纪执法部门形成的涉及个人的材料。
(9)任免呈报表，确定或晋升技术职务、学位、学衔审批表，出国人员审批表，调整工资审批表，工资级别登记表，离休、退休、退职审批表等，(10)健康检查和处理工伤事故工作中形成材料。
五、查阅和借用人事档案，应遵守下列规定：(1)不得随意查阅人事档案，如必须查阅有关人员档案情况，需办理借阅手续由档案管理人员提供。
(2)必须查阅档案时，只限于组织、人事部门派出的中共党员干部到档案室查阅所需情况。
(3)任何人不得查阅或借用本人及亲属的档案。
机关人事档案管理制度
第一章总则第一条为了加强机关人事档案管理，确保档案资料完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合本机关实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本机关所有工作人员的人事档案管理。
第三条机关人事档案管理应遵循以下原则：（一）真实性原则：档案资料必须真实、准确，不得篡改、伪造。
（二）完整性原则：档案资料应全面、完整，不得遗漏重要信息。
（三）保密性原则：对档案资料实行保密管理，确保档案安全。
（四）便捷性原则：提高档案利用效率，方便工作人员查询和使用。
第二章档案资料收集与整理第四条机关人事档案资料包括以下内容：（一）基本情况：姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、政治面貌、学历、学位、职称、职务、任职时间等。
（二）工作经历：历任职务、工作单位、工作时间、工作业绩等。
（三）教育培训：参加的各类培训、学习、进修等。
（四）奖惩情况：获得的各类奖励、表彰、处分等。
（五）其他：其他与人事管理相关的资料。
第五条档案资料收集：（一）工作人员入职时，应将本人身份证、学历证书、学位证书、职称证书等原件及复印件提交给档案管理部门。
（二）工作人员晋升、调动、退休等过程中，应及时提交相关证明材料。
（三）档案管理部门应定期对档案资料进行清理、更新，确保档案资料完整、准确。
第六条档案资料整理：（一）按照档案资料类型进行分类，分别建立人事档案、工作档案、培训档案、奖惩档案等。
（二）对档案资料进行编号、装订，确保档案资料整齐、有序。
（三）建立档案目录，方便工作人员查询。
第三章档案保管与利用第七条档案保管：（一）档案管理部门应设立专门的档案室，配备必要的档案保管设施。
（二）档案室应保持整洁、通风、防潮、防虫、防火、防盗。
（三）档案管理人员应定期对档案进行整理、检查，确保档案安全。
第八条档案利用：（一）工作人员因工作需要查询档案资料，应向档案管理部门提出申请。
（二）档案管理部门应按照规定，及时、准确地提供档案资料。
人事档案管理制度及细则
第一章总则第一条为了加强和规范人事档案管理工作，确保人事档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度及细则。
第二条本制度及细则适用于本单位所有员工的人事档案管理。
第三条人事档案管理工作应当遵循以下原则：1. 完整性原则：人事档案应当全面、准确地反映员工的个人情况和变动情况。
2. 准确性原则：人事档案内容应当真实、准确，不得伪造、篡改。
3. 安全性原则：人事档案应当采取有效措施，确保档案实体和电子档案的安全。
4. 保密性原则：人事档案涉及员工个人隐私，应当严格保密。
5. 利用性原则：人事档案应当方便查询和利用，提高工作效率。
第二章档案管理组织与职责第四条成立人事档案管理领导小组，负责人事档案管理工作的统筹规划、组织实施和监督检查。
第五条人事档案管理领导小组职责：1. 制定人事档案管理制度及细则；2. 组织实施人事档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作；3. 指导、监督各部门人事档案管理工作；4. 处理人事档案管理中的重大问题。
第六条人事档案管理员职责：1. 负责人事档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作；2. 负责人事档案的检索、查询和借阅工作；3. 负责人事档案的安全保密工作；4. 负责档案管理系统的维护和更新；5. 完成人事档案管理领导小组交办的其他工作。
第三章档案收集与整理第七条人事档案收集范围：1. 员工的身份证、学历证书、资格证书等个人证件；2. 员工的劳动合同、岗位说明书、绩效考核材料等劳动关系材料；3. 员工的职务、职称、工资、福利待遇等变动材料；4. 员工的奖惩、培训、调动等人事变动材料；5. 其他与员工个人相关的重要材料。
第八条人事档案整理要求：1. 按照档案分类和编号规则进行整理；2. 按照时间顺序排列，确保档案的连续性；3. 档案材料应当整齐、规范，便于查阅；4. 档案袋、文件夹等应当清晰标注档案名称、编号、日期等信息。
人事人员档案管理制度
第一章总则第一条为规范人事人员档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位的全体人事人员档案管理，包括档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等环节。
第三条人事人员档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保人事人员档案的完整性，不得有缺失、篡改等现象。
2. 准确性原则：确保人事人员档案内容的准确性，不得有虚假、误导性信息。
3. 安全性原则：确保人事人员档案的安全，防止档案丢失、损毁、泄密等事件发生。
4. 保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对人事人员档案中的敏感信息进行保密。
第二章档案收集与整理第四条人事人员档案的收集应按照国家档案管理的要求，对以下内容进行收集：1. 个人基本信息；2. 教育背景；3. 工作经历；4. 职称评定；5. 奖惩情况；6. 党团组织关系；7. 其他需要归档的材料。
第五条人事人员档案的整理应按照档案分类、编目、归档等程序进行，确保档案的有序性。
第三章档案归档与保管第六条人事人员档案归档应遵循以下要求：1. 归档时间：新接收的人事人员档案应在一个月内完成归档；2. 归档材料：按照档案收集范围，对收集到的档案材料进行分类、整理，确保档案的完整性；3. 归档手续：归档材料需经人事部门负责人审核签字后，方可归档。
第七条人事人员档案的保管应遵循以下要求：1. 库房设置：设立专门的档案库房，确保档案存放安全；2. 保管设施：配备档案柜、温湿度计等设施，确保档案存放环境适宜；3. 保管期限：按照国家档案管理的规定，确定档案的保管期限；4. 定期检查：定期对档案进行检查，确保档案的完好无损。
第四章档案利用与查询第八条人事人员档案的利用应遵循以下要求：1. 利用范围：档案仅限于人事管理、考核、奖惩、退休等内部事务；2. 利用手续：需经人事部门负责人批准，方可查阅档案；3. 查阅方式：查阅档案应采用查阅、复制、摘录等方式，不得擅自外借。
人事档案管理制度_中组部
第一章总则第一条为了加强人事档案管理工作，确保人事档案的完整、准确、安全，充分发挥人事档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我单位所有员工的人事档案管理。
第三条人事档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保人事档案的完整性，不得随意损毁、丢失、篡改档案资料。
2. 准确性原则：确保人事档案内容的准确性，及时更新档案信息。
3. 安全性原则：加强档案保密工作，确保档案安全。
4. 规范性原则：严格按照国家档案管理的有关规定，建立健全人事档案管理制度。
第二章档案收集与整理第四条人事档案收集范围：1. 员工的出生证明、身份证、户口簿等身份证明材料。
2. 员工的学历、学位、职称、职业资格证书等证书材料。
3. 员工的入职、转正、调动、离职等手续材料。
4. 员工的工资、奖金、津贴、补贴等薪酬待遇材料。
5. 员工的考核、奖惩、培训等材料。
6. 员工的其他相关材料。
第五条人事档案整理要求：1. 按照档案收集范围，对收集到的档案资料进行分类、整理。
2. 档案资料应按照时间顺序排列，便于查阅。
3. 档案资料应装订成册，封面注明档案名称、卷号、页数、编制人等信息。
4. 档案资料应按照档案保管期限，分别存放。
第三章档案保管与利用第六条档案保管：1. 人事档案应存放在安全、干燥、通风的档案室，防止档案资料损坏。
2. 档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫、防霉等设施。
3. 档案管理人员应定期对档案进行清理、消毒，确保档案安全。
第七条档案利用：1. 员工本人或单位领导因工作需要查阅档案时，应提前向档案管理人员提出申请。
2. 查阅档案时，应遵守档案保密规定，不得泄露档案内容。
3. 查阅档案后，应及时归还，不得擅自复制、拍照、携带档案资料。
第四章档案销毁第八条档案销毁范围：1. 已到保管期限的档案。
2. 经鉴定无保存价值的档案。
3. 因工作需要，经领导批准销毁的档案。
人事档案利用制度(经典版)
人事档案利用制度
一、目的
1.高效利用档案材料：建立科学的档案利用制度，提高档案材料的使用效率和便捷性。
2.维护档案安全：确立档案利用的手续和程序，维护人事档案的完整和安全。
二、人事档案利用的方式
为了有效利用人事档案，我们将采取以下方式：
1.设立阅览室：在档案库房内或附近设立阅览室，方便员工查阅和借阅档案材料。
2.借出使用：在特殊情况下，根据正规手续和条件，允许部分档案材料借出使用，但时间不宜过长，借出后应及时归还。
3.出具证明材料：提供符合规定的证明材料，满足单位或个人的相关需要。
三、人事档案利用的手续
为了保障人事档案的安全和完整，必须遵循以下手续：
1.查阅手续：申请查阅人事档案应填写查档报告，并经查阅单位负责人签字，最后由人事档案部门审核批准。
2.外借手续：借阅人事档案需填写借档报告，借阅单位负责人签字，然后经过人事档案部门审核批准，进行借档登记，借档后及时归还，并在外借登记上注销。
3.出具证明材料的手续：提出出具证明材料需提交有关单位开具的介绍信，人事档案部门根据相关规定提供证明材料，由相关领导审阅后加盖公章，然后登记并发出。
人事档案管理制度
人事档案管理制度人事档案管理制度人事档案管理制度是组织内部的一项重要管理制度，旨在规范和保障人事档案的收集、保存、利用和销毁，确保人事档案的完整性、准确性和安全性。
以下是人事档案管理制度的主要内容：1. 档案收集- 在员工入职时，要求员工提供必要的个人信息和相关证明文件，如身份证、学历证书等。
- 建立档案管理表格，记录员工的基本信息、工作经历、培训记录等。
- 定期进行档案核对，确保档案的完整性和准确性。
2. 档案保存- 建立专门的档案室，配备适当的防火、防潮和防盗设施，确保档案的安全。
- 档案应按照员工的入职时间和档案编号进行分类和归档，方便查阅和管理。
- 档案应采用封存和密封的方式保存，防止档案被非法篡改或丢失。
3. 档案利用- 档案的利用应遵循"谁申请、谁使用"的原则，确保档案的保密性。
- 员工申请使用档案时，应填写申请表，并经过上级审批和人力资源部门审核。
- 档案利用应及时更新档案管理表格，记录档案的使用情况和归还时间。
4. 档案销毁- 档案的保存期限应根据法律法规和组织内部规定进行确定。
- 到期的档案应及时进行销毁，采取安全可靠的方式，如碎纸机碎纸或专门的档案销毁公司进行处理。
- 销毁后的档案应填写销毁记录，并进行备份保存，以备后续查阅和审计。
5. 档案管理责任- 人力资源部门应负责制定和执行人事档案管理制度，并组织相关培训和宣传工作。
- 各部门负责人应加强对档案管理的监督和指导，确保档案管理制度的有效实施。
- 员工应自觉遵守档案管理制度，如实提供个人信息，并妥善保管个人证明文件。
人事档案管理制度的实施可以提高组织内部的档案管理效率和信息安全性，为组织的人力资源管理提供有力的支持。
同时，合规的档案管理也有助于应对法律法规的审查和组织内部的审计工作。
因此，建立和完善人事档案管理制度是每个组织不可或缺的重要环节。
人事档案管理八项制度
人事档案管理(guǎnlǐ)八项制度（一）查（借）阅制度(zhìdù)一、查阅单位须填写《人事档案查阅审批(shěnpī)表》，并履行审批手续。
二、查阅档案，应派中共正式党员并携带(xiédài)单位介绍信。
三、档案(dàng àn)一般不外借。
特殊情况需要外借的，须保证档案绝对安全，并在一周内归还。
四、查档人员不得查阅本人及亲属档案。
五、纪检监察人员查阅涉案人员档案，需由纪检组长或监察室主任签署意见。
（二）材料收集制度一、收集范围履历表，自传，鉴定、考核、考察材料、学历、评聘专业技术职务、有关政历问题审查、党团及民主党派、奖励、处分材料，录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、离退休、退职审批表和各种代表会代表（委员）登记表，以及其他可供组织参考的材料。
二、收集方法1、建立送交材料的制度，要求形成材料的部门和单位主动送交上述材料。
2、人事处形成的任免、工资(gōngzī)等材料，应在15日内送人事档案室。
3、人事档案管理人员应主动(zhǔdòng)联系，及时索要。
4、向有关单位(dānwèi)和部门发出“短缺(duǎnquē)材料催要通知单”，进行(jìnxíng)催要。
5、发现不符合归档要求的材料，及时通知形成档案材料的部门补送材料或补办手续。
（三）鉴别归档制度一、鉴别材料：鉴别收到材料是否属于所管干部、工人材料及应归入干部档案内容。
二、审查材料：审查材料是否齐全、完整，手续是否完备。
凡查不清楚或对象不明确的，不能归档；凡手续不完备的材料，须补办手续后再归档。
三、审核档案：档案中缺少材料，应及时进行登记并收集补充。
四、及时归档：经鉴别无误属归档的材料，及时归入档案盒带中，不允许出现“散乱”现象。
（四）转递制度一、干部管理权限变动后，及时转递档案。
二、人事档案应通过机要交通(jiāotōng)或派专人送取，不准邮寄或由本人自带。
人事档案管理制度规范
第一章总则第一条为加强公司人事档案管理，确保人事档案的完整、准确、安全，充分发挥人事档案在人才选拔、任用、培养、考核等方面的重要作用，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司全体员工的人事档案管理。
第三条公司人事档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保人事档案内容的完整、真实、准确。
2. 安全性原则：确保人事档案的保密性、安全性。
3. 规范性原则：严格按照国家有关档案管理的规定和标准执行。
4. 便捷性原则：方便员工查阅和使用人事档案。
第二章档案管理职责第四条公司人力资源部负责人事档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
第五条各部门负责人对本部门员工的人事档案管理工作负直接责任。
第六条员工本人应积极配合公司进行人事档案的填写、更新、补充等工作。
第三章档案收集与归档第七条新员工入职后，应按照公司规定及时收集其人事档案材料，包括但不限于以下内容：1. 个人简历；2. 身份证、户口簿、学位证书、专业技术资格证书等；3. 健康体检报告；4. 工作合同、劳动合同等；5. 薪酬福利、绩效考核等相关资料。
第八条人力资源部负责对收集到的人事档案材料进行整理、归档，并建立电子档案。
第四章档案保管与利用第九条人事档案应存放在安全、通风、防潮、防虫蛀、防尘、防磁的地方。
第十条人力资源部负责定期对人事档案进行清点、检查，确保档案的完整、安全。
第十一条任何单位和个人未经批准不得查阅、复制、摘抄、销毁人事档案。
第十二条需要查阅人事档案的，应填写《人事档案查阅申请表》，经批准后方可查阅。
第十三条查阅人事档案时，应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。
第五章档案更新与移交第十四条员工个人信息发生变化时，应及时向人力资源部报告，并更新人事档案。
第十五条员工离职或退休时，其人事档案应按照国家档案管理的规定进行移交。
第六章罚则第十六条任何单位和个人违反本制度，造成人事档案丢失、损坏、泄露等后果的，应承担相应的责任。
第十七条对违反本制度的行为，人力资源部有权予以通报批评，并追究相关责任人的责任。
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人事档案利用制度
公司人事部对接收员工原单位转递而来的人事档案材料内容，一概不得加以删除或销毁，并且必须严格保密，不得擅自向外扩散。
对于优秀教师，必须给予高薪。
长江商学院院长项兵在接受媒体采访时曾言，好大学是用金钱堆出来的，这话虽然不完全准确，但也反映了高校吸引优秀教师面临的现实问题。
长江商学院现有43位全职教授，80%都在世界一流商学院担任过终身教职，这些教授辞掉了斯坦福大学、沃顿商学院，哥伦比亚大学的教职，加入到长江以后，仍持续在全球的顶级学术期刊发表研究成果。
1.目的
第一，建立是为了高效、有序地利用档案材料。
档案在利用过程中，应遵循一定的程度和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。
第二，建立也是为了给档案管理活动提供规章依据。
工作人员必须按照这些制度行事，这是对工作人员的基本要求。
2.人事档案利用的方式
(2)借出使用。
借出库房须满足一定的条件，比如：本机关领导需要查阅人事档案;公安、保卫部门因特殊需要必
须借用人事档案等。
借出的时间不宜过长，到期未还者应及时催还。
(1)设立阅览室以供利用查阅。
阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方，以便调卷和管理。
这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢失等。
这是人事档案利用的主要方式。
(2)借出使用。
借出库房须满足一定的条件，比如：本机关领导需要查阅人事档案; 公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。
借出的时间不宜过长，到期未还者应及时催还。
(3)出具证明材料。
这也是人事档案部门的功能之一。
出具的证明材料可以是人事档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。
要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。
3.人事档案利用的手续在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。
这是维护人事档案完整安全的重要保证。
(1)查阅手续。
正规的查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况;其次，查阅单位(部门)盖章。
负责人签字;最后，由人事档案部门审核批准。
人事档
案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。
(9)任免呈报表，确定或晋升技术职务、学位、学衔审批表，出国人员审批表，调整工资审批表，工资级别登记表，离休、退休、退职审批表等。
(2)外借手续。
借档单位(部门)写出借档报告，内容与查档报告相似。
借档单位(部门)盖章，负责人签字。
人事档案部门对其进行审核、批准。
进行借档登记。
把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人员签字。
归还时，及时在外借登记上注销。
(3)出具证明材料的手续：单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：首先，由有关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章;其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料;最后，证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。
同一个住房人员有维护本住房集体荣誉和利益的权利和义务，大家应互相帮助，互相团结，共同抵制不文明、不健康的风气，积极开展文明、向上的文化活动、创建和谐、温馨的气氛，为住处做贡献。