保险公司保单管理档案管理实施办法

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保险代理公司档案管理制度

保险代理公司档案管理制度一、总则1、为了规范保险代理公司的档案管理工作，提高工作效率和保密性，保证公司档案的安全和完整，特制定本管理制度。

2、本管理制度适用于保险代理公司所有员工，严格执行。

3、公司档案管理工作必须符合国家有关法律法规和政策规定，确保信息安全和保密工作。

二、档案管理的基本原则1、规范性原则：严格遵守国家相关规定和公司的档案管理制度，规范办理各类档案。

2、保密性原则：保护公司档案信息的安全和保密，严禁泄露和私自调阅档案。

3、完整性原则：保证档案的真实、完整，不得随意篡改，损坏或遗漏。

4、便捷性原则：档案管理应便于查询和利用，确保工作效率和效果。

三、档案管理的范围1、公司档案的种类包括：员工档案、客户档案、业务档案等。

2、公司档案的管理包括：收集、整理、保管、利用和销毁。

3、公司档案的保管地点：公司内设的档案室，设备齐备，有专人管理。

四、档案管理的具体要求1、收集档案：公司在办理员工入职手续时，应收集并完善员工档案，包括身份证、学历、工作经历等材料。

在办理客户业务时，需要收集相关的客户资料和业务档案。

2、整理档案：公司应定期对员工和客户档案进行整理，确保档案的条理和完整性，要求分类存放，方便查询和利用。

3、保管档案：公司档案室应配备专门的保管设备和人员，做到安全、防火、防盗，并注重档案信息的保密性。

4、利用档案：公司档案可用于业务查询和提供一些必需信息，但要遵循公司的审批程序和保密原则，严禁私自调阅档案信息。

5、销毁档案：根据国家相关法律法规和公司制度，对于不再需要的档案信息，应及时清理和销毁，确保信息的安全和保密。

五、档案管理的监督和考核1、公司应设立相关的档案管理部门，负责公司档案管理工作的监督和检查。

2、按照公司制度和考核标准，对公司档案管理工作进行考核，确保档案管理制度的贯彻执行。

3、对于档案管理工作中发现的违规行为，公司需要进行处理并及时纠正，确保公司档案管理制度得到有效执行。

保险公司档案管理制度范本

第一章总则第一条为加强保险公司档案管理工作，确保档案资料的安全、完整和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有业务部门、分支机构及子公司，包括但不限于承保、理赔、财务、人力资源等部门的档案管理。

第三条档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案资料的完整性，不得遗失、损毁；2. 保密性原则：对涉及公司秘密的档案资料，严格保密，不得泄露；3. 真实性原则：档案资料应真实、准确，不得伪造、篡改；4. 及时性原则：及时收集、整理、归档各类档案资料；5. 便利性原则：便于档案资料的查找、利用和保管。

第二章档案分类与归档第四条档案分类应按照业务性质、文件类型、时间顺序等进行分类，具体分类如下：1. 承保类档案：包括保险合同、投保单、保险单、批单等；2. 理赔类档案：包括理赔申请书、理赔资料、理赔结论、赔款支付凭证等；3. 财务类档案：包括财务报表、财务凭证、税务资料等；4. 人力资源类档案：包括员工档案、劳动合同、薪酬福利等；5. 其他类档案：包括会议记录、培训资料、客户投诉等。

第五条档案归档应按照以下要求进行：1. 按照档案分类，将各类档案资料分别立卷；2. 档案卷内文件应按照时间顺序排列，并填写卷内目录；3. 不同年度的档案资料应分别立卷，不得混装；4. 跨年度的档案资料，按照结案时业务年度归档；5. 档案卷内文件厚度一般不超过2厘米。

第三章档案保管与利用第六条档案保管应遵循以下要求：1. 档案库房应保持干燥、通风，防止档案霉变、虫蛀；2. 档案资料应按照类别、时间顺序排列，便于查找；3. 档案资料应定期检查，确保档案资料的安全、完整；4. 档案资料不得擅自借阅、复制，确需借阅的，需经部门负责人批准；5. 涉及公司秘密的档案资料，严格实行保密制度。

第七条档案利用应遵循以下要求：1. 档案资料借阅需填写借阅单，经部门负责人批准；2. 借阅档案资料时，应爱护档案，不得损坏、遗失；3. 借阅档案资料后，应在规定时间内归还；4. 档案资料不得擅自复制、传播，确需复制的，需经部门负责人批准；5. 档案资料不得用于非法用途。

保险公司单证管理制度

保险公司单证管理制度第一章总则第一条为规范保险公司的单证管理制度，保障公司的经营安全和管理效率，特制订本制度。

第二条本制度适用于公司全部的单证管理工作，涉及公司内的所有人员和相关合作伙伴。

第三条公司单证包括但不限于保险合同、保单、理赔资料等有关保险业务的文件资料。

第四条公司单证管理应遵循便捷、高效、安全的原则，严格执行法律法规，保障公司的合法权益。

第二章单证档案管理第五条公司应建立完善的单证档案管理制度，对保险合同、保单、理赔资料等相关单证进行分类、整理、登记和归档管理。

第六条公司应制定单证档案管理流程和规范，规定单证的归档要求、整理时间和存储期限等相关事宜。

第七条公司应定期对单证档案进行检查和整理，保证单证的完整性和真实性。

第八条公司应建立单证借阅和利用制度，规定借阅人员的资格要求和程序，确保单证的安全和保密性。

第三章单证传输管理第九条公司应建立安全高效的单证传输管理制度，采取有效措施确保单证传输的安全性。

第十条公司应规范单证传输的方式和流程，采用加密传输方式保障单证内容的安全。

第十一条公司应对接收到的单证进行及时认证和登记，确保单证的真实性和完整性。

第十二条公司应建立单证传输的记录和审计制度，做好单证传输的追踪和监控。

第四章单证保管管理第十三条公司应建立安全的单证保管管理制度，确保单证的完整性和真实性。

第十四条公司应制定单证保管位置和存储条件，定期维护和巡查单证保管设施。

第十五条公司应对单证的存储周期和销毁方法进行规范和管理，确保单证的合规性处理。

第十六条公司应建立单证保管的权限和管理制度，对处理单证的人员进行授权和监督。

第五章单证销毁管理第十七条公司应建立单证销毁管理制度，对已失效的单证进行及时销毁和处理。

第十八条公司应确定单证的销毁周期和方法，确保销毁过程的规范和安全。

第十九条公司应建立单证销毁的记录和审计制度，做好销毁过程的监控和跟踪。

第二十条公司应建立单证销毁的审批程序和责任制度，确保销毁工作的合法性和安全性。

保险业务档案管理制度

一、总则为加强保险业务档案的管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据国家档案法律法规和相关政策，结合我司实际情况，特制定本制度。

二、档案管理范围本制度适用于我司所有与保险业务相关的档案，包括但不限于以下内容：1. 承保类业务文件：包括投保单、保险单、保险条款、投保人告知书等；2. 理赔类业务文件：包括理赔申请书、理赔调查报告、理赔决定书等；3. 再保险业务文件：包括再保险合同、再保险条款、再保险结算单等；4. 内部管理文件：包括公司规章制度、业务流程、会议记录等；5. 诉讼仲裁文件：包括诉讼申请书、仲裁申请书、法院判决书等；6. 其他与保险业务相关的文件。

三、档案管理职责1. 综合档案室负责公司档案的统一管理，包括档案的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定与销毁等工作；2. 各业务部门负责本部门档案的日常管理，包括档案的收集、整理、归档等工作；3. 档案管理人员应具备相应的档案管理知识和技能，负责具体执行档案管理工作。

四、档案收集与整理1. 档案收集：档案管理人员应按照档案管理规范，及时收集各类保险业务档案；2. 档案整理：档案整理应保持业务文件之间的有机联系，并区分不同价值，便于保管和利用；3. 档案分类：档案分类采用年度-业务类型-险种（或实际操作类别）-保管期限的分类方法；4. 档案编号：档案编号应统一规范，便于查询和管理。

五、档案保管与利用1. 档案保管：档案保管应遵循安全、保密、便于利用的原则，确保档案的完整、准确和安全；2. 档案利用：档案利用应遵循合法、合理、高效的原则，确保档案的及时、准确和全面利用；3. 档案查询：档案查询应按照规定程序进行，确保档案的查询准确、及时。

六、档案鉴定与销毁1. 档案鉴定：档案鉴定应定期进行，对失去保存价值的档案进行鉴定；2. 档案销毁：档案销毁应经过认真鉴定，确定销毁的档案材料必须列册登记，送相关领导审批后销毁；3. 机密档案销毁：机密档案销毁应使用碎纸机进行处理。

保险公司会计档案管理制度

第一章总则第一条为加强保险公司会计档案管理，确保会计档案的完整、安全与有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国保险法》、《企业会计准则》及国家其他相关法律法规，结合本公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本公司所有会计档案的管理工作，包括会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告等。

第三条本制度遵循以下原则：（一）真实性原则：会计档案必须真实反映公司经济业务活动；（二）完整性原则：会计档案应齐全，不得有遗漏；（三）安全性原则：采取有效措施，确保会计档案安全；（四）保密性原则：对涉及公司商业秘密的会计档案，严格保密。

第二章会计档案的收集与整理第四条会计档案的收集：（一）公司各部门按照会计业务活动，及时收集相关会计凭证、账簿、报表等；（二）公司财务部门负责汇总各部门收集的会计档案，并进行审核。

第五条会计档案的整理：（一）按照会计科目、时间顺序，对会计凭证、账簿、报表等进行分类整理；（二）编制会计档案目录，明确会计档案的存放位置；（三）对会计档案进行编号，便于查阅和管理。

第三章会计档案的保管与使用第六条会计档案的保管：（一）设立专门的会计档案室，配备必要的防火、防盗、防潮、防虫等设施；（二）会计档案的存放应保持整洁、有序，防止损坏和丢失；（三）会计档案的查阅需经公司财务部门负责人批准，并办理相关手续。

第七条会计档案的使用：（一）公司内部各部门需查阅会计档案时，应向财务部门提出申请，经批准后方可查阅；（二）查阅会计档案时，应遵守保密原则，不得泄露公司商业秘密；（三）查阅完毕后，应及时归还会计档案，不得擅自复制或借出。

第四章会计档案的销毁第八条会计档案的销毁应遵循以下规定：（一）会计档案的保管期限已满，经公司财务部门负责人批准后，方可销毁；（二）销毁会计档案前，应进行核对，确保档案齐全、完整；（三）销毁会计档案时，应采取有效措施，防止泄露公司商业秘密。

第五章附则第九条本制度由公司财务部门负责解释。

保险公司企业档案管理制度

第一章总则第一条为加强保险公司企业档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于我公司所有业务档案、行政档案、科技档案、人事档案等。

第三条公司档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的全面收集、整理和保存，防止档案的遗失、损毁和篡改。

2. 准确性原则：确保档案内容的真实、准确，反映公司各项业务和活动的实际情况。

3. 安全性原则：确保档案实体和电子档案的安全，防止档案信息泄露、破坏和丢失。

4. 有效性原则：确保档案信息的及时、便捷、高效利用，为公司发展提供有力支持。

第二章档案收集与整理第四条档案收集范围：1. 公司各类业务合同、协议、保单、理赔单据等；2. 公司内部管理制度、工作流程、会议纪要等；3. 公司科技成果、专利、软件著作权等；4. 公司员工的人事档案、培训记录等。

第五条档案整理要求：1. 按照档案类别、年份、保管期限等要素进行分类；2. 按照档案的生成顺序、内容关联性等原则进行排列；3. 按照档案的保管期限，确定档案的保管地点和保管方式；4. 对电子档案，按照国家档案局规定的技术标准进行存储、备份和传输。

第三章档案保管与利用第六条档案保管要求：1. 档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防高温等条件；2. 档案应按照分类、排列顺序存放，保持整齐、清洁；3. 定期对档案进行清点、检查，确保档案完整无缺；4. 对破损、褪色、霉变的档案，应及时进行修复和保护。

第七条档案利用规定：1. 档案利用应遵循“需用即查，按需提供”的原则；2. 利用者应按照规定填写《档案查阅申请表》，经批准后方可查阅；3. 查阅档案时，应爱护档案，不得损坏、涂改、抽取、折叠等；4. 查阅档案应遵守保密规定，不得泄露公司秘密。

第四章责任与奖惩第八条公司档案管理人员应具备以下职责：1. 负责档案的收集、整理、保管和利用；2. 负责档案的鉴定、销毁和归档；3. 负责档案库房的维护和管理；4. 负责档案信息的保密工作。

保险公司业务档案管理制度

一、总则为加强保险公司业务档案管理，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据国家有关档案管理的法律法规，结合我公司实际情况，特制定本制度。

二、档案管理范围1. 保险业务合同、保险单证、理赔报告、客户资料等业务文件；2. 公司内部管理制度、业务流程、操作规程等文件；3. 公司会议记录、培训资料、市场调研报告等业务资料；4. 公司与其他单位签订的协议、合同等文件；5. 公司内部刊物、新闻报道等宣传资料；6. 公司内部人事、财务、行政等部门的文件。

三、档案管理职责1. 公司档案管理部门负责公司业务档案的收集、整理、归档、保管和利用工作；2. 各业务部门负责收集、整理本部门业务档案，并按时报送档案管理部门；3. 公司全体员工应遵守档案管理制度，积极参与档案管理工作。

四、档案管理流程1. 收集：各部门在业务活动中产生的档案资料，应及时收集，确保档案的完整性；2. 整理：按照档案分类标准，对收集到的档案资料进行整理，确保档案的准确性；3. 归档：将整理好的档案资料按期归档，由档案管理部门负责保管；4. 保管：档案管理部门应建立健全档案保管制度，确保档案的安全；5. 利用：档案管理部门应根据工作需要，及时提供档案资料，提高档案利用效率。

五、档案保管期限1. 保险业务合同、保险单证、理赔报告等业务文件，保管期限为自合同终止之日起不少于5年；2. 公司内部管理制度、业务流程、操作规程等文件，保管期限为自文件发布之日起不少于5年；3. 公司会议记录、培训资料、市场调研报告等业务资料，保管期限为自资料形成之日起不少于5年；4. 公司与其他单位签订的协议、合同等文件，保管期限为自合同终止之日起不少于5年；5. 公司内部刊物、新闻报道等宣传资料，保管期限为自资料形成之日起不少于5年。

六、档案利用与保密1. 档案利用应遵循“合法、合理、及时、准确”的原则；2. 档案利用者应遵守保密规定，不得泄露公司商业秘密；3. 档案管理部门应定期对档案利用情况进行检查，确保档案安全。

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保单管理档案管理实施办法
第一条保单管理档案，是指在保单生效后发生的保单变更、续保续收等一系列服务过程中形成的具有保存价值的原始书面材料、原始凭证。

包括可供电脑查阅的电子影像文档及处理过程中涉及的文字档案。

第二条按照保单管理服务的内容划分，保单管理档案可分为保单服务（保全）档案、个险续保续期作业档案、团险续保续期作业档案，其中：
（一）保单服务（保全）作业的归档范围包括：申请资料、客户来信、核保资料、保单服务过程中发生的各类函件等；
（二）个险续保续期作业的归档范围包括：续保核保通知书回执、各类涉及续期收费的收据及发票业务联等；
（三）团险续保续期作业的归档范围包括：各类涉及续期收费的收据及发票业务联等、特需保单续保通知书回执等。

第三条保单服务（保全）档案按扫描件档案、简易件档案分类整理、立卷归档。

（一）扫描件立卷归档
1．扫描件执行扫描操作后即可立卷归档，无需再进行其它整理；
2．扫描件立卷时应打印扫描清单作为立卷清单，扫描清单放。