25信贷业务档案管理办法(定稿)
信贷业务档案管理制度

第一章总则第一条为加强信贷业务档案管理,确保信贷资料的完整性,促进信贷业务经营的合法性和信贷资产的安全性,依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国担保法》、《商业银行法》、《贷款通则》等相关法律法规和信贷管理的相关规定,特制定本制度。
第二条本制度适用于所有信贷业务档案的管理,包括信贷业务过程中形成的各类文件、凭据、图表、声像等资料。
第三条信贷业务档案管理应遵循以下原则:(一)真实性原则:档案资料必须真实反映信贷业务的全过程;(二)完整性原则:档案资料应完整无缺,确保信贷业务的连续性和可追溯性;(三)保密性原则:对涉及客户隐私和商业秘密的档案资料,应严格保密;(四)规范性原则:档案资料应符合国家档案管理的标准和规范。
第二章信贷业务档案内容第四条信贷业务档案主要包括以下内容:(一)借款人基本资料:包括身份证明、财务状况、信用记录等;(二)信贷业务相关契约:包括贷款合同、担保合同、承诺函等;(三)信贷管理资料:包括贷前调查报告、贷中审查报告、贷后管理报告等;(四)其他相关资料:包括借款人申请资料、审批资料、贷后检查资料等。
第三章信贷业务档案管理职责第五条信贷业务档案管理职责如下:(一)信贷部门:1. 负责信贷业务档案的收集、整理、立卷、归档工作;2. 对档案资料的真实性、完整性、有效性、保密性负责;3. 做好档案资料的移交工作。
(二)综合档案部门:1. 负责信贷业务档案的整理、保管和日常维护工作;2. 对移交后的信贷业务档案的安全管理、提供利用、销毁整理、保密等负责。
第四章信贷业务档案管理流程第六条信贷业务档案管理流程如下:(一)收集:信贷部门在办理信贷业务过程中,应及时收集相关档案资料;(二)整理:对收集到的档案资料进行分类、归档、编号等整理工作;(三)立卷:将整理好的档案资料立卷,形成完整的档案;(四)归档:将立好的档案资料移交至综合档案部门;(五)保管:综合档案部门负责对档案资料进行保管,确保档案安全;(六)提供利用:根据业务需要,提供档案资料的查阅、复制等服务;(七)销毁:按照国家档案管理的相关规定,对失去保存价值的档案资料进行销毁。
信贷档案管理制度模板

信贷档案管理制度模板一、总则1. 为规范信贷档案的管理,确保档案资料的完整性、安全性和可追溯性,特制定本制度。
2. 本制度适用于所有参与信贷业务的部门及个人。
二、信贷档案的定义1. 信贷档案是指在信贷业务过程中形成的,具有保存价值的各类文件、资料和电子数据。
三、档案的分类与保管1. 信贷档案分为个人信贷档案和企业信贷档案。
2. 档案应按照业务类型、客户类别、时间顺序等进行分类整理。
3. 档案保管应确保防火、防潮、防尘、防虫、防盗等安全措施。
四、档案的收集与整理1. 信贷业务部门负责收集信贷业务过程中产生的所有文件和资料。
2. 收集的档案资料应及时整理、归档,并进行电子化处理。
五、档案的归档与借阅1. 归档时应填写档案归档记录,明确档案的名称、编号、归档日期等信息。
2. 借阅档案需填写借阅记录,注明借阅人、借阅日期、归还日期等,并经部门负责人批准。
六、档案的保密与安全1. 信贷档案涉及客户隐私和商业秘密,应严格保密。
2. 档案管理人员应对档案内容负有保密责任,不得泄露给无关人员。
七、档案的更新与维护1. 信贷业务部门应定期对档案进行更新,确保档案信息的准确性和时效性。
2. 对于过时或失效的档案,应及时进行标识、隔离,并按照规定程序进行销毁。
八、档案的销毁1. 对于需要销毁的档案,应由档案管理部门提出申请,经公司高层批准后方可执行。
2. 销毁档案应有详细记录,包括销毁档案的名称、数量、销毁方式和日期等。
九、监督与检查1. 公司应定期对信贷档案管理制度的执行情况进行监督和检查。
2. 对于违反档案管理制度的行为,应给予相应的处罚。
十、附则1. 本制度自发布之日起生效,由信贷业务部门负责解释。
2. 对本制度的修改和补充,应经公司高层批准后实施。
请注意,这只是一个模板,具体内容需要根据实际情况进行调整和完善。
在实施前,应确保所有相关人员都已了解并同意遵守该制度。
信贷业务档案管理暂行办法

信贷业务档案管理暂行办法信贷业务档案管理暂行办法信贷业务档案管理暂行办法第一章总则第一条为进一步规范全省信贷业务档案管理,有效地保护和利用信贷业务档案,防范信贷风险,根据《中华人民共和国档案法》、《贷款通则》等有关法律法规的规定,结合全省农村信用社实际,制定本办法。
第二条本办法所称信贷业务档案是指在办理信贷业务过程中形成的用以记录和反映信贷业务全过程及与客户关系的重要文件、凭据和图表、声像以及系统数据等资料。
主要由客户的基本资料、信贷业务中的相关契约和信用社信贷管理资料等组成。
第三条信贷业务档案管理遵循“明确职责、科学管理、有效利用、严禁损坏”的基本原则。
第四条信贷业务部门负责信贷业务档案的收集、整理、立卷、归档、保管和日常维护工作,并对档案资料的真实、完整、有效、保密等负责。
第五条各级信贷管理部门都要设置信贷业务档案管理岗位,指定专人负责信贷业务档案的审核、整理、保管、移交等工作,档案管理人员可兼职。
第六条档案管理人员、调阅人员及其他相关人员均要严格执行保密制度。
第七条信贷业务档案管理工作接受上级信贷部门、档案管理部门的指导、监督和检查。
第二章信贷业务档案管理人员职责第八条信贷业务档案管理人员的职责(一)严格执行国家政策和法律法规,认真学习和钻研档案管理业务,不断提高业务素质;(二)负责收集、整理和保管信贷业务档案资料;(三)对已超过保管期限的档案进行鉴定,按程序对超过保存期限和无保存价值的档案进行销毁;(四)办理档案借阅登记手续,负责档案利用工作。
第三章信贷业务档案的收集整理和归档管理第九条分支机构信贷内勤人员负责收集信贷业务档案资料。
每笔业务终了,由信贷人员(客户经理)向信贷内勤办理档案交接,同时登记“信贷档案保管交接登记簿”。
信贷内勤负责审查信贷业务档案内容填写是否符合有关规定,资料是否齐全完整;对于不符合规定的,退信贷人员(客户经理)。
第十条信贷业务档案的整理。
(一)档案资料中的企业借款合同、保证合同等要折叠成A4纸规格,其他需要保管的资料均要提供A4纸样式,用打号机打印页码并固定后归入档案盒。
中国农业银行信贷业务档案管理办法

中国农业银行信贷业务档案管理办法第一章总则第一条为了进一步规范信贷业务档案管理,切实做好信贷风险控制基础工作,根据《中国农业银行档案管理办法》、《中国农业银行信贷管理基本制度》、《中国农业银行信贷业务基本规程》、《中国农业银行关于进一步加强贷后管理的若干规定》以及相关信贷综合制度和单项业务管理办法等规定,特制定本办法。
第二条本办法所称信贷业务档案是指农业银行提供、管理、收回各类信用全过程的真实记录资料,包括客户和担保人基础资料、贷后管理资料、法律文件和信贷运作资料的纸质和电子档案。
第三条信贷业务档案管理要遵循以下原则:一是集中统一管理原则;二是及时完整、真实有效原则;三是方便实用原则;四是保密性原则;五是规范管理原则。
做到原始资料账册化,资料内容标准化,档案移交制度化,档案管理电子化。
第四条下级行的信贷业务档案管理工作,在业务上接受上级行信贷管理部门、档案管理部门的管理、指导和监督。
第二章信贷业务档案管理职责第五条信贷业务管理行和经营行应以客户为单位建立信贷业务档案,落实专门部门和人员统一管理,及时将档案信息录入信贷管理系统并在规定时间内将纸质、电子档案移交信贷业务档案库归档。
第六条信贷业务档案库的设立及管理员职责。
(一)信贷业务经营行应在信贷管理部门或档案管理部门设立信贷业务档案库,配备档案管理员,集中统一管理信贷业务档案。
具有非低风险信贷业务审批权的分理处视同经营行。
(二)信贷业务管理行应在档案管理部门设立信贷业务档案库,配备档案管理员,集中统一管理本级行内部运作形成的信贷资料档案(以下统称本级行信贷运作档案),包括本级行信贷决策所依据的有关资料、本级行信贷决策产生的有关资料、向上级行的报备报批材料及上级行批复。
承担经营职能的管理行参照经营行模式管理全部信贷业务档案。
(三)信贷业务档案库管理员职责。
信贷业务档案库负责审核、接收相关部门移交管理的信贷业务档案资料,并对入库档案资料的规范性和完整性把关;按照信贷业务档案管理要求规范管理入库档案;严格执行保密规定,做好档案保密工作;负责信贷业务档案的各项基础管理工作。
信贷档案管理制度

信贷档案管理制度1、负责公司种类档案的整理、编号、保管。
2、保证原始资料及单据齐全完整,密级档案必须保证安全。
3、档案的借阅与索取:(1)总经理、副经理借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续,直接提档。
(2)公司其他人员需借阅档案时,要经副经理批准,并办理借阅手续。
(3)司法部门、上级管理部门、外单位,调阅档案,必须先经总经理签批同意,档案管理员在场陪同,査阅相关档案。
对被査阅的档案,可摘录和复制,但不得外带。
4、档案的销毁:(1)任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案资料。
(2)若按规定需要销毁时,凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁,一般内部档案,须经风险管理部批准后方可销毁。
(3)经批准销毁的公司档案。
档案人员要认真填写、编制销毁清单,由专人监督销毁。
5、移交(1)信贷业务相关人员、档案管理员(可由信贷管理部门相关人员担任,也可由其他部门相关人员担任)。
(2)信贷业务相关人员负责按时移交信贷档案,并对所移交档案资料的完整性和规范性。
6、立卷和保管在规定时间内完成信贷业务档案的整理、立卷工作;定期对档案的保管情况进行检査,并书面记录检査结果;监督、指导信贷业务先关人员及时更新、调査信贷业务立卷资料,确保档案内容的连续性、完整性和有效性。
7、归档按规定将信贷业务档案归档(1)提取权证类档案人员信贷业务机关人员、档案管理员、总经理。
8、职责(1)信贷业务相关人员负责填制出库单。
(2)档案管理人员负责办理相关手续。
董事长职责一、负责召集股东会,并向股东会报告工作。
二、执行股东会的决议。
三、决定公司经营计划和投资方案。
四、制定公司的年度财务预算方案、决策方案。
五、制定公司的利润分配方案和弥补亏损方案。
六、制定公司的增加和减少注册资木的方案七、拟定公司合并、分立、变更公司的形式、解散的方案。
八、决定公司内部管理机构的设置九、聘任或者解聘公司副总经理、财务负责人,决定其报酬的事项。
十、制定公司的基本管理制度。
信贷业务档案管理办法(讨论稿)1.doc

信贷业务档案管理办法(讨论稿)1 长兴诺力小额贷款有限责任公司信贷档案管理实施办法(讨论稿)为规范信贷档案管理,做到妥善归卷、资料完整,调阅方便,查找快捷,每笔贷款都能有据可查、责任明确,使信贷档案管理做到制度化、规范化,从档案管理上保证信贷资产的安全性,经公司研究,特制定本办法。
一、信贷档案的概念信贷档案是指所经办的全部贷款和已归还的贷款资料或信用结束全过程的信贷管理行为所有记录的总和。
二、信贷档案管理的基本要求1、信贷档案实行统一领导、分级管理、逐级建档的管理原则。
2、信贷档案要设专人或兼职人员管理3、信贷员要建立一户一档,包括客户基础资料、财务报表、信用全过程的所有记录复印件、办理担保保全措施的复印件、还贷——收息记录凭证复印件等相关资料进行编号归档。
按月将当月已结清贷款本息的客户档案移交部门经理或分管副总经理4、部门经理或分管副总经理收集保管信用全过程中的原始记录,主要包括借款合同、客户借款的确定件和权利证书原件等;保管信贷人员移交的已结清贷款本息的档案资料;保管信贷文件;保管信贷报表等资料。
5、信贷档案要实现统一收集,集中保管的办法。
6、信贷档案要在本公司总经理领导下进行,同时接受上级管理部门的指导、监督和检查。
7、按照信贷档案归卷要求,对每笔贷款要求做到资料完整,装订前仔细审查。
8、各类资料要按月装订,当月资料较多的,可装订多卷。
对卷内的资料要逐页编写顺序页码,位置在每页的右上角,同时填写每卷的封面目录和封底,填写时须用蓝色或黑色墨水书写或打印,不得使用圆珠笔填写。
三、信贷档案的内容1、文件类:各类金融法律、法规,信贷管理制度、办法,竞赛通知,领导讲话等。
2、申请书类:各类借款的申请、审批表,贷款展期申请书及审批表、借款人、担保人身份证件(复印件)。
3、合同类:各类借款合同,担保合同,抵(质)押清单、房产土地、船泊、他项权利证书复印件等。
4、、报表类:期限管理类报表,再贷款管理类报表、贷款质量分析类报表、贷款信息咨询类报表、五级分类报表、不良贷款监测类报表等5、台帐类:贷款期限类管理台帐,五级分类台帐,不良贷款管理类台帐,抵债资产类等台帐。
信贷业务档案管理制度范文

信贷业务档案管理制度范文信贷业务档案管理制度范文第一章总则第一条为规范信贷业务档案管理工作,加强借贷双方的合作和风险管理,提高信贷工作效率,制定本制度。
第二条本制度适用于本行各个机构的信贷业务档案管理工作。
第三条信贷业务档案管理工作按照有效的管理原则,公平、公正、公开的原则进行。
第四条本制度由本行信贷管理部门负责实施,并定期进行评估和完善。
第五条信贷业务档案管理工作应与法律法规、规章制度以及银行业行业标准相一致。
第二章信贷业务档案管理职责和权限第六条信贷管理部门是本行信贷业务档案管理的负责部门,负责制定、实施和监督信贷业务档案管理制度。
第七条信贷管理部门应确保信贷业务档案管理工作的顺利开展,包括但不限于以下职责和权限:(一)负责信贷业务档案的收集、整理、归档等工作。
(二)负责规范信贷业务档案的保管和借阅流程。
(三)负责信贷业务档案的备份和灾备工作。
(四)负责信贷业务档案的销毁和报废工作。
(五)负责信贷业务档案的电子化管理。
(六)负责信贷业务档案管理流程的优化和改进。
(七)负责信贷业务档案管理工作的培训和指导。
第三章信贷业务档案的收集、整理和归档第八条信贷业务档案的收集、整理和归档工作应在业务办理过程中及时进行。
第九条为保证信贷业务档案的完整性和真实性,采用电子档案管理系统进行管理。
第十条信贷业务档案的收集范围应包括但不限于以下内容:(一)客户基本信息,包括姓名、身份证号码、住址等。
(二)信贷业务申请资料,包括申请表、担保文件等。
(三)信贷合同和协议,包括借款合同、担保协议等。
(四)审批决议和审批意见。
(五)信贷业务发放和还款记录。
第十一条信贷业务档案的整理和归档工作应按照以下步骤进行:(一)收集相关信贷业务档案材料。
(二)进行档案整理和文件分类。
(三)建立档案编号和索引。
(四)录入电子档案系统。
(五)制作档案袋或盒,进行实物存储。
第四章信贷业务档案的保管和借阅第十二条信贷管理部门应建立健全信贷业务档案的保管和借阅制度,并进行保密措施。
商业银行信贷业务档案管理规程模版

农村商业银行信贷业务档案管理规程第一条为规范本行信贷业务档案管理,保证信贷业务档案的完整、合法、安全与有效使用,根据本行综合档案管理及授信业务管理的有关规定,制定本规程。
第二条信贷业务档案是指本行在办理授信业务过程中形成的,记录和反映授信业务工作情况并具有保存价值的各类资料的统称,是本行业务档案的重要组成部分。
第三条信贷业务档案包括传统的文字、图表方式的纸质档案,以及影像、录音等以光盘、磁盘作为存储媒介的电子档案。
纸质档案与电子档案在使用时具有同等效力。
第四条信贷业务档案管理应遵循以下原则。
(一)完整性原则:信贷业务档案资料要求内容完整,要素齐全。
(二)及时性原则:授信业务流程中形成的信贷业务档案资料应及时移交、按时归档。
(三)保密性原则:信贷业务档案涉及本行机密和客户信息,所有接触到信贷业务档案的工作人员必须严格保密。
(四)集中统一原则:各经营机构及其他部门应配合信贷业务档案管理部门,对信贷业务档案进行集中统一的规范化管理。
第五条信贷业务档案管理应践行绿色信贷理念,积极采取信息化、电子化等方式实现流程操作和资料重复利用,减少纸张耗费。
第六条信贷业务档案实行分段管理,授信流程中各工作岗位分别对处于本阶段内档案资料的完整性、安全性和保密性负责。
档案资料的真实性由资料采集人负责。
第七条授信业务人员应在资料收集完整后,方可按业务流程移交后手进行后续处理,移交时应做好相应的登记签收手续。
除非后手要求补充完善资料,否则不得再更换已移交的档案资料。
已终审的信贷业务档案原则上不得更换档案资料。
第八条信贷业务档案按重要程度和涵盖内容的不同可分成一类档案和二类档案。
对不同类别的档案采取差异化的管理方式。
1、一类档案是指在本行债权实现中具有重要意义的档案资料(见附件1),必须放入防火防潮并且加强安防性能的特制档案柜中保管,实行双人双匙管理。
2、二类档案是指客户申请业务时提供的,以及本行办理授信业务过程中形成的各类纸质或电子档案资料(见附件2),在完成整理、扫描、排序和立卷等处理程序后,装盒入柜存放。
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信贷业务档案管理制度
第一章 总则
第一条 为加强信贷业务档案管理,确保信贷资料的完整性,促进信贷业务经营的合法性和信贷资产的安全性,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国担保法》、《商业银行法》、《贷款通则》等有关法律法规和信贷管理的相关规定,特制定本制度。
第二条 信贷业务档案是指在办理信贷业务过程中形成的用以记录和反映信贷业务全过程及与信贷客户关系的重要文件、凭据和图表、声像等资料。
主要由借款人的基本资料、信贷业务中的相关契约和信贷管理资料等组成。
第三条 信贷业务档案管理是综合档案管理体系的一部分,各信贷部门应配合综合档案部门,对信贷业务档案按照“集中统一”原则进行规范化管理。
信贷部门负责信贷业务档案移交前的收集、整理、立卷、归档工作,并对移交前档案资料的真实、完整、有效、保密等负责。
综合档案部门负责信贷业务档案移交后的整理、保管和日常维护工作,并对移交后的信贷业务档案的安全管理、提供利用、销毁整理、保密等负责。
第四条 各级管理单位要制定有关信贷业务档案的移交、立卷、归档、调阅、提取、保管、销毁、人员交接等制度,做到科学管理、有效利用,严防损毁散失,确保信贷业务档案的完整和安全。
第五条 信贷业务档案涉及国家、小额贷款公司和企业的秘密,档案管理人员、调阅人员和其他相关人员均需严格执行保密制度。
第二章 信贷业务档案的归档方法
第六条 信贷业务档案按照法人客户建立,一户一档,自然人客户也可按区域建档。
第七条 信贷业务档案分为五类:
权证类:采用抵押、质押担保方式的信贷业务,能够证明对抵押物、质物享有所有权和处置权的要件;
要件类:办理信贷业务过程中产生的能够证明信贷业务的合法性、合规性的基本要件;
管理类:借款人的基本资料;
保全类:资产风险管理的相关资料;
综合类:小额贷款公司内部管理资料等。
每个客户档案分为三个区域即:立卷区、归档区、权证区。
1、立卷区存放执行中业务的权证类、要件类、管理类、保全类、综合类档案。
2、归档区存放已经执行终了业务的权证类、要件类、管理类、保全类、综合类档案。
3、权证区(立卷区和归档区的权证类主要是指抵(质)押物的清册和移交清单等)抵押物、质物享受所有权处置权的相关要件不在信贷档案中管理,其中有价单据必须存放于金库,其他权证类档案存放于档案库内的保险柜中,但必须双人、双锁保管。
第三章 信贷业务档案的基本内容
第八条 权证类档案包括:抵押物(质物)评估报告或作价依据,抵押物(质物)所有权、使用权证或证明文件,已办理抵押(质押)登记的他项权证或有关证明文件,抵押物清单,权利质押中的各种有价单据,抵押物(质物)保险单,抵押(质押)公证书(企业办理的要收集)等,抵押物的保险单。
第九条 要件类档案包括:企业授信情况有关资料、企业信用等级评定报告和审定意见、各类客户信贷业务申请报告和申请书、各类客户信贷业务调查报告、各类客户信贷业务调查审查审批书、审贷会会议纪要、公司向上级部门的推荐审查意见、上级部门的贷款批准意见、贷款意向书、贷款承诺函、各类法人客户信贷业务借款合同(协议书)、借据、担保合同(担保协议)或担保函、核保书、抵(质)押核实书、保险合同、贷款法律审查意见(按相关制度规定应出具的)、准贷(签)证、到逾期贷款本息催收通知及回执、贷后检查记录和贷款检查报告、企业经营活动分析报告、保证金进账证明资料、自然人的资信评定书,法人客户的信贷登记咨询书,以及涉及贷款审查、审批、发放的其他必要资料。
其他业务所必须的要件等等。
第十条 管理类档案包括借款人的基本资料和担保人的相关资料:《企业法人营业执照》副本或复印件、《事业单位登记表》副本或复印件、《企业资质登记证》复印件、《特种经营许可证》复印件、《税务
登记证》(国税、地税)复印件、《外商投资企业批准证书》复印件、《外商投资企业外汇登记证》复印件、《中华人民共和国组织机构代码证书》复印件、贷款卡证明材料复印件以及以上资料的最新年检证明,企业法人注册资本验资报告复印件或有关注册资本来源的证明材料,法定代表人、负责人或代理人的身份证明复印件,法定代表人、负责人或代理人的签字样本,法人授权证明书,企业章程、联营协议复印件,印鉴卡,借款人企业项目责任人任职资格表,企业变更登记有关文件的复印件,企业各期财务报表,企业转制、改组等重大行为的相关资料,有关审计报告,需要政府管理部门批准事项的文件复印件等。
专业担保机构为保证人的还应包括一定数额的担保基金已存入在设立的专门账户、实行专项储存和专户管理的证明文件,担保责任余额表,同意提供该保证担保的书面文件。
自然人作为保证人的还应包括保证人及配偶的有效身份证件、保证人的居住证明、保证人财产及收入状况证明、保证人及配偶同意提供担保的书面文件。
第十一条 保全类档案包括:贷款诉讼全过程相关资料,全部相关贷款档案,以物抵贷资产清单、权属证明、抵贷协议、法院裁定书,投资资产的投资协议书、股权证明等法律文书的其他必要资料。
企业兼并的有关批示文件,包括各类借款合同、担保合同、借据等契约,贷企三方或四方签订的借贷关系转移协定,兼并方企业承接被兼并方企业积欠贷款本息协议以及分年还贷计划。
呆坏账核销申报材料,包括申请核销报告及责任认定文件、债权证明材料、债权损失证明材料,上级部门批复文件,破产终结后需要继续追偿我公司债权的有关文件和材料,呆坏账核销后收回债权的重要凭据、帐务处理凭据和相关材料。
第十二条 综合类档案包括:公司内部有关信贷业务的各类报表、授权转授权文件、行业分析资料、信贷分析报告、调查检查报告、审计稽核报告等。
第十三条 权证类、要件类必须存放原件,其他各类档案原则上存放原件,如有特殊情况,无法取得原件的,在不影响权益的前提下,可以存放复印件,客户经理将复印件与原件核实,在复印件上签署“经核对与原件一致”字样,核对日期并签名确认。
第四章 信贷业务档案的日常管理
第十四条 信贷档案资料的收集、整理、立卷、归档
收集:客户经理应根据每笔业务的类别收集要件归档,档案中随每笔业务发生和产生的信贷资料,审核权证类、管理类、综合类等齐全和有效,已失效的要及时补充,第一笔业务的要收齐和审核各信贷档案类别的相应资料。
整理:业务实际发生结束后,应对信贷业务原始资料进行排序,编写页码,从信贷资料的首页到尾页逐页编号(凡有字迹即为一页)填写卷内目录。
立卷:资料整理后,根据目录和编号存放在本年信贷档案立卷盒中,法人客户一户一盒,每盒按档案类别分为五块,分门别类,权证类中的抵押、质押等权证类(他项权证等)应填写收样凭证一式两份,双方签字移交会计部门按规定保管,另一联收样凭证,存放立卷盒中的权证类袋页中,自然人以每一户一档,不分类别。
归档:对已还清贷款的随笔和已失效或已处置完毕的信贷资料从本年信贷立卷盒中抽出,按结清日期排序,编写页码等,填写卷内目录,案卷封面,分类装订后存放在档案盒中,编制移交清单,最迟不得超过次年的3月31日前移交给综合档案管理员管理。
综合档案管理人员应根据移交清单逐一核实,并对卷内资料进行审查,保证其齐全,对接收的档案进行排序,放入固定位置,记载档案归档登记簿,载明案卷号、档案内容、形成时间、页数、是否原件、存放位置等要素,对权证类档案,并单独建立权证类档案要单独建立权证类档案登记簿进行登记、管理、定期核对。
第十五条 信贷档案的调阅、外借、保管、销毁
调阅:各级单位都应建立信贷业务档案调阅登记制度,本级相关人员调阅信贷档案应填写调阅单,登记调阅人姓名、日期、内容等需经本级信贷主管负责人签字同意。
外借:信贷业务档案的调阅原则上只能现场调阅,不得外借,如遇特殊情况,需报总经理批准才能外借,必须填写档案外借单,登记外借人姓名、日期、内容、原因和归还日期等,存放在金库的权证类档案一律不得外借。
保管:档案管理人员要对信贷业务档案妥善保管,严格遵守保密制度,定期检查信贷档案的保管情况,并作书面记录。
尚有信贷关系的信贷档案作永久保管,清理全部信贷业务的档案从客户与本公司的最后一笔信贷业务结清后次年的1月1日起,保管期五年。
综合类信贷业务档案为长期保管,保管期限十五年,其中各种报
表的年度汇总表为永久保管。
信贷业务档案保管及核销清册为永久保管。
销毁:档案管理部门提出销毁意见,编制信贷档案销毁清册,到期销毁的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号,应保管期限,已保管期限、销毁时间等内容,经总经理在销毁清册签署意见。
档案管理部门和信贷管理部门共同派员监销,监销人应按销毁清册上所列内容清点核对,销毁后,应在销毁清册上签字盖章,并书面将监销情况报告总经理。
第五章 责任
第十六条 对未按规定履行职责,造成档案损坏、遗失及擅自销毁,擅自对外提供、涂改、伪造和透露信贷业务信息的行为,视情节轻重对责任人给予行政处分,责令赔偿损失,构成犯罪的依法追究刑事责任。
第六章 附则
第十七条 信贷业务档案管理所需档案盒和清单均按规定格式统一印制。
第十八条 以录音、录像、扫描、缩等方式保存的信贷业务档案归集在结合档案部门保管。
第十九条 本制度规定的信贷业务档案内容是各岗位至少应包括的基本内容,不仅限于此。