办公室事务教案.
《文秘实务与案例》教案 第二章 办公室日常事务管理第七节 办公零用现金管理
多媒体、案例
教学基本内容与教学设计
步骤一：案例导入
案例：秘书王晴刚到办公室，项目部小李就来找他借款。小李说元旦在即，项目部要召开一个茶话会，需要八百元钱买些茶点。
问题:这时候王晴应该怎样做？
步骤二：学习新知
由于用支票来支付小额费用难于实行，一些企业办公室中常设立一笔零用现金（或称作备用金），以支付本市交通费、邮资、接待用茶点费、停车费和添置少量的办公用品。作为秘书人员，应该明确办公零用现金的使用范围、管理要求，使用和报销的程序等事务。
第三，保存票据，详细登记。
支付现金后应保存好相关票据，将资金使用情况记录在零用现金账簿上。
第四，集中办理报销手续。
以定期办理零用现金支付项目报销手续。将某一时间段内所有的票据集中起来，粘在零用现金凭单上并经领导签字后，到财务部门办理报销。
课内练习
根据要求分组演练零用现金管理的工作场景。
秘书王明对2009年11月份的支出情况进行汇总，包括以下几笔：20日订阅报刊150元；10日和22日购买桶装水总计20元；14日加班午餐费55元；29日缴纳固定电话费100元。
秘书实务与案例课程教案
授课题目
第二章办公室日常事务管理
第七节办公零用现金管理
课时安排
1教学目标1. Nhomakorabea解办公零用现金的用途、范围
2.掌握办公零用现金使用和报销程序
教学重点
掌握办公零用现金的管理。
掌握办公零用现金的使用程序。
教学难点
掌握正确的办公零用现金的使用程序。
授课类型
理论加实践
教学方式
讲授法、案例法、讨论法、实践法
一、办公零用现金的管理要求
第一，保证资金安全。
第二，遵守财务纪律。
《文秘实务与案例》教案 第二章 办公室日常事务管理第二节 收发邮件
多媒体、案例
教学基本内容与教学设计
步骤一：案例导入
秘书孙小姐上班刚一周，上司让她负责处理公司的邮件。早上第一批邮件到了，孙小姐正忙着打电话，她让送信人把信就堆放在已有的一些信件的办公桌上一边打电话，一边拿过笔签了字。打完电话，孙小姐心不在焉地把所有的信都剪开了，其中一封信被剪掉了寄信地址的一角，她也没有注意。她抽出所有的信纸，放在一边，而把所有的信封放在了另一边。邓小姐拿起一张信纸看了起来，只见上面写着：“好久不见的小梅……”她意识到拆错了信，匆匆看完了信，她把信塞回信封，又用胶水粘了起来（但是外表还是有些痕迹）。她又看了几封信，其中有一封急件，觉得应该由上司回信，于是她把几封信混在一起放在上司的办公桌上。
2.训练要求
讨论李伟的做法有哪些问题，并指出如何改正。
课后作业
复习并掌握接受邮件的注意事项。
2.邮件的传递渠道
邮件的传递主要有邮政系统、快递公司、互联网电子邮件系统等三种主要渠道。
二、处理收到邮件
1.签收
收发人员的职责仅限于邮件的分拣、登记和分发，而不能对邮件进行拆封和呈(送)办。
2.分拣
分类的原则是；将私人邮件与公务邮件分开；将办公室内部邮件与外部邮件分开；将优先考虑的邮件放在一起，包括出现的挂号、保价、快递、机要和带回执等特殊邮寄标示的邮件；此外，电报、电传和传真等也比较重要。
3.拆封
邮件启封时，要注意保持原封的完好，特别注意封内文件不能损坏。必要时，应把原封订在文件后面，一并处理，以便日后查阅。
4.登记
邮件登记的一般做法是建立一个邮件登记表。登记表既可以作为核对依据，也可以作为回复邮件的提示条。
登记时要注意：除私人信件、普通广告、推销信、征订单外，其他公文、公函、包裹、杂志等都应登记，以便管理。登记时应写明：编号、收到日期、收阅人或部门、邮件种类、处理办法等。
办公事务 教案
报头一般占简报页面的问分之一,与报体之间用横线隔开
2、简报的报体
标题＋导语＋主体＋结尾
简报中消息和通讯体的文章,其写法与本书中所讲的新闻消息和通讯的写法大体一致。不同的是,简报中的消息标题不必写成多项标题,一般只写出正题或正题加上副题。消息的正文也不一定要先写一段导语,大多数的消息相当于简讯,开门见山,直叙其事,语言简洁朴质。
教学设计
教学内容（包括重点、难点）
教学方法
教学用具
如果是对方要发传真给你，拿起话筒后按传真/复印/输入键，然后放下电话，对方收到传真信号后就会传真给你了。
如果是你要发传真给别人的，你首先要传真的文件放好，注意带字的一面要冲向扫描点，（原稿正面向下,倒置）打电话要求对方给信号，接通后按自己传真机的传真/复印/输入这个按钮(也可以不挂上电话)就可以发传真了。
2.反复多次与领导和有关方面商定、必要时通过开联席会征求制定的意见或方案。
二、通知（重点掌握）
（一）通知的概念
国务院在《国家行政机关公文处理办法》中指出：通知“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”。
（二）通知的类型
1、性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。
2、功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。
三、简报（重点掌握）
简报属于事务文书种规范性较强的文种，“准公文”，快、简、实、新。
（二）简报的写作
在模拟办公室工作环境中，按照办公室岗位分工方式，进行反复综合训练，从而让学生掌握办公室日常工作技能，培养一般行政管理能力。
秘书课教案8—第二章(三)
教学过程第三节办公室日常事务管理一、管理印章和介绍信（一）印章1．种类：公务印章有正式印章、套印章、钢印、领导人签名章、专用章。
2．样式：印章的质料、形状、印文、图案、尺寸规格。
3．印章的管理与使用要求：（1）专人负责。
（2）确保安全。
（3）防止污损。
4．印章的刻制与启用：（1）刻制：必须严格执行国家的有关规定。
要有上一级主管单位的正式公文，在批准后由制发单位开具公函，附章样到所在地的公安部门办理登记手续，由公安部门指定专门的刻字单位承担印章的刻制任务。
印章刻制完毕，刻字单位一律不得留存章样。
（2）颁发与启用：1）启用前准备：选定印章的启用时间；提前向有关单位发出正式启用的通知并附上印模；填写“印模卡”一式两份；在印章规定生效日前，印章不得使用。
2）印章颁发与启用的要点：取公章实行双人同行制；取回后，交办公室负责人拆封检验，指定专人保管；启用新印章要将印模和启用时间报送上级主管部门。
2．印章的使用程序（1）申请用印；（2）正确用印；（3）用印登记。
3．如何使用经理名章经理名章多用于书信、票证、合约、报表、文件等方面，具有法定的权威性和代表性，其管理和保管要和公章一样，防止他人利用经理名章招摇撞骗，进行非法活动。
4．印章的停用与缴销因机构变动、名称改变或公章损坏需启用新公章而停止使用旧公章时，要将旧公章送缴制发机关封存或销毁。
自行销毁的，要经上级部门批准方可。
属于机构撤销的，应在撤销决定下达之日起，停止使用公章并缴销。
销毁旧公章要登记造册，要经上司批准，要有两人监督。
（二）介绍信1．介绍信的使用要求介绍信是用来介绍被派遣人员的姓名、年龄、身份、接洽事项等情况的一种专用书信，具有介绍和证明双重作用。
秘书部门掌握的主要是工作介绍信，这是统一印制的。
出具介绍信要经过单位内部的审批手续，填写清楚，与存根一致，加盖骑缝章，并有存根备查。
介绍信有时限要求。
2．介绍信的管理（1）指定专人负责管理，一般由印章管理人员负责管理。
办公室事务
是协助领导决策的“参谋”。 作为“管家”，办公室是以贯彻和领会领导 意图为使命，并以领会、贯彻的准确性和彻 底性作为评价工作优劣的基本指标;作为“参 谋”，则要独立地为领导服务，以能提出多 少真知灼见作为评价工作成败的根本标志。
从对领导决策发挥作用的方向上看， 办公室的参谋职能可以分为三种类型:
在领导决策前，办公室要通过调查研究，协
助领导广泛收集同决策密切相关的各种情况， 然后进行纵向、横向的可行性研究，经过加 工筛选，为领导提供可供选择的多种方案;在 领导决策过程中，办公室要通过调查研究， 收集和整理各个方面的意见，为领导进行冷 静周密的思考提供准确的依据。在领导决策 后，办公室还要通过调查研究，了解和掌握 决策意见的执行情况，协助领导抓好跟踪反 馈，保证决策意见顺利地贯彻落实，或根据 客观变化了的形势及时进行调整。
3、我国外资、合资企业 办公室实务的主要内容
⑴、办公室环境的布置和整理； ⑵、通讯事务、电话、信函和邮件处理； ⑶、执行上司交办事项； ⑷、照料上司身边的琐事； ⑸、接待宾客和员工的来访； ⑹、记录上司指令及会谈、会议内容； ⑺、打印文告及表格； ⑻、收集及整理各种信息； ⑼、保管办公室设备及用品； ⑽、外出办事，如银行、邮局、税务所等。
(五)信访工作管理。
办公室在信访工作中，一是要从实践三个代表重 要思想的高度，深化认识，增强责任感。二是要建 立和完善有关的规章制度，进一步规范信访工作的 程序。三是对来信来访，要坚持做到热情接待，及 时处理，最大震限度地减少其重复来信来访和越级 上访。四是要加大督办力度，挺高办案质量和结案 率。对领导批示和上级有关部门要求上报调查处理 结果的信访案件，要建立督办责任制，严格按照信 访条例的有关规定，规范信访案件查处情况的上报 程序。
《文秘实务与案例》教案 第二章 办公室日常事务管理第五节 值班管理
步骤二：学习新知
值班是指在非工作时间内安排专门人员在单位值守，是各类社会组织或机构的常规工作之一，有助于及时获得信息，处理各类事务，防止安全事故，常常纳入秘书部门的工作范围。
一、值班的主要任务
1．文电处理
2．信息传递
3．ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ待来访
4．临时性、突发性事务的处理
请写出老刘介绍的内容包括哪些要点。
课后作业
复习并掌握值班管理的注意事项。
三、值班表的编制
值班人员的值班表是清晰记载或标明值班人员的姓名和值班时间的表格，它一般由主任秘书编制，然后交给主管领导审核确认，再印发给有关人员。值班表主要由时间、值班人员、电话等要素构成。
四、值班记录的编写
1.值班日志
2.接待记录
3.电话记录
4.请示汇报
课内练习
国庆前夕，天宇电机厂秘书老刘向担任假日值班的新秘书小马介绍值班记录的主要内容和要求。小马认真听，认真记，虚心求教，结果第一次值班就较好地完成了任务。
秘书实务与案例课程教案
授课题目
第二章办公室日常事务管理
第五节值班管理
课时安排
1
教学
目标
1.了解值班的主要内容
2.掌握值班的工作制度，值班安排表的制作，值班内容的填写
3.了解突发事件的含义和种类以及正确处理方法
教学重点
掌握值班的任务、制度和形式。
掌握值班表的编制和值班记录的填写。
教学难点
掌握正确的值班表的编制和值班记录的填写程序。
授课类型
理论加实践
教学方式
讲授法、案例法、讨论法、实践法
教学资源
多媒体、案例
教学基本内容与教学设计
办公室事务管理实验教案
《办公室事务管理》实验教案课程总学时：32实验学时：4适用专业：公共事业管理使用教材及实验指导书：孙荣，《办公室管理》，复旦大学出版社，2005年。
一、课程性质和任务办公室事务管理实验是基础型的实验，通过实验能够加深学生对课堂上理论知识的理解，提高他们应用知识的能力和水平，特别是在实践工作中处理各种具体事务的能力。
二、教学要求与教学方法1、教学要求：通过实验要求学生能够将课堂上学习的理论知识加以深化和理解，增强学生的实践操作能力，提高学生的计算机操作水平及办公室事务的处理水平。
2、教学方法：讲授结合实验三、教学学时分配和安排课程总学时数为32学时，其中课堂教学28学时，实验4学时。
四、教学内容和要求五、参考书《公文写作与处理--现代秘书系列教材》，姬瑞环、张虹编，中国人民大学出版社，2005年。
实验一日常公文写作实验教学目的与要求：通过实验掌握日常公文写作的规范格式，提高日常公文的写作效率，同时掌握运用计算机处理公文的基本方法。
实验教学重点与难点：会议通知的撰写与制作实验教学软件：WINDOWS 2000操作系统实验教学内容：掌握日常电子公文的写作和规范格式制作方法，并利用电子邮件进行收发实验教学的组织实施：1、将学生按照四个人分为一个组。
2、进入word系统，拟写会议通知3、根据会议通知的写作要求，制作规范格式4、创建邮件帐号5、利用电子邮件收发制作的会议通知6、教师进行讲解点评。
实验二电子政务系统网上公文传输实验教学目的与要求：通过实验掌握在网络上处理公文传输的方法，了解无纸化办公的方式和流程，掌握网络环境中处理公文的方法。
实验教学的重点与难点：公文传输过程实验教学软件：WINDOWS 2000操作系统、电子政务教学模拟系统实验教学内容：利用电子政务教学系统的公文传输平台，掌握网上办公的模式和方法。
实验教学的组织实施：1、将学生按照四个人分为一个组。
2、进入电子政务教学模拟系统，选择“政府信息门户”（1）注册单位（2）信息管理3、选择“公文传输平台”，进行公文传输。
办公室事务教案.
办公室事务教案-冯淑霞日常事务（一）项目一印信事务教学目的和要求：学会使用和管理印章；学会使用和管理介绍信教学重点和难点：印章管理；介绍信管理教学方法：案例法；讲授法；启发法；学生讨论教学内容：办公室环境内印章、介绍信的规范使用一、印章管理1、印章的概念：也叫图章，是指刻制在固定质料上的代表一个组织或个人的法定权利和义务的文字或图形。
2、印章的作用：标志作用；权威作用；证明作用；凭信作用3、印章的式样：质料、形状、印文、图案、尺寸4、印章的种类：正式印章；专用印章；套印章；钢印；领导人手章；个人名章；戳记5、印章的刻制：（1）刻制印章的严肃性（2）刻制印章的程序（3）刻制印章的注意事项6、印章的颁发7、印章的启用8、印章的保管（1）保管范围：一般说来，组织的印章大都交由秘书人员或秘书部门保管，包括三类：本组织的正式印章和钢印；本组织领导人的手章；办公室本身的印章。
（2）保管要求：专人负责，妥善保管。
9、印章的使用：（1）严格履行用印审批手续（2）严格监督用印内容（3）严格执行用印登记制度（4）认真规范加盖印章：辨认清楚；位置正确；端正清晰；骑缝骑叶；在规定场所用印。
10、印章的停用：停用条件；注意事项二、介绍信管理1、介绍信的概念：它是机关、团体、企事业单位因对外联系工作、商洽事务而出具的凭证性信函，具有介绍和证明的作用，一般由派出人员随身携带。
2、介绍信的种类：从写作格式来看，主要有便函式和两联式两种。
3、介绍信的管理: 申请审批；领用登记；未用退回；丢失报告；存档备案；严禁空白。
4、介绍信的填写要求：明确具体；内容一致；注明期限；不得涂改；字迹牢固。
5、介绍信的用印：不管是哪一种介绍信，都必须加盖单位公章或介绍信专用章。
三、技能训练针对教材第12页的案例，思考下列问题：1、该公司共有几枚印章，分别保管在哪些部门？2、该公司对于哪些重大事项的用印特别小心，规定必须由法定代表人或其授权代表人审批签字？为什么这样规定？3、根据该公司的规定，印章可以在总经理批准后借出。
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办公室事务教案-冯淑霞
日常事务（一）
项目一印信事务
教学目的和要求：学会使用和管理印章；学会使用和管理介绍信
教学重点和难点：印章管理；介绍信管理
教学方法：案例法；讲授法；启发法；学生讨论
教学内容：办公室环境内印章、介绍信的规范使用
一、印章管理
1、印章的概念：也叫图章，是指刻制在固定质料上的代表一个组织或个人的法定权利
和义务的文字或图形。
2、印章的作用：标志作用；权威作用；证明作用；凭信作用
3、印章的式样：质料、形状、印文、图案、尺寸
4、印章的种类：正式印章；专用印章；套印章；钢印；领导人手章；个人名章；戳记
5、印章的刻制：
（1）刻制印章的严肃性
（2）刻制印章的程序
（3）刻制印章的注意事项
6、印章的颁发
7、印章的启用
8、印章的保管
（1）保管范围：一般说来，组织的印章大都交由秘书人员或秘书部门保管，包括三类：本组织的正式印章和钢印；本组织领导人的手章；
办公室本身的印章。
（2）保管要求：专人负责，妥善保管。
9、印章的使用：
（1）严格履行用印审批手续
（2）严格监督用印内容
（3）严格执行用印登记制度
（4）认真规范加盖印章：辨认清楚；位置正确；端正清晰；骑缝骑叶；在规定场所用印。
10、印章的停用：停用条件；注意事项
二、介绍信管理
1、介绍信的概念：它是机关、团体、企事业单位因对外联系工作、商洽事务而出具的凭证性信函，具有介绍和证明的作用，一般由派出人员随身携带。
2、介绍信的种类：从写作格式来看，主要有便函式和两联式两种。
3、介绍信的管理: 申请审批；领用登记；未用退回；丢失报告；存档备案；严禁空白。
4、介绍信的填写要求：明确具体；内容一致；注明期限；不得涂改；字迹牢固。
5、介绍信的用印：不管是哪一种介绍信，都必须加盖单位公章或介绍信专用章。
三、技能训练
针对教材第12页的案例，思考下列问题：
1、该公司共有几枚印章，分别保管在哪些部门？
2、该公司对于哪些重大事项的用印特别小心，规定必须由法定代表人或其授权代
表人审批签字？为什么这样规定？
3、根据该公司的规定，印章可以在总经理批准后借出。
如果你是印章管理人，你
觉得把印章借出去有没有风险？有什么样的风险? 你会建议总经理怎样防范这
样的风险？
针对教材第13页的案例，思考下列问题：
1、这个案例中的印章管理人员犯了什么样的错误？
2、这个案例中对印章管理工作提供了哪些启示？
项目二邮件事务
教学目的和要求：学会邮件的收取，发送和管理；掌握值班职责，制度，
要求和值班表的编排
教学重点和难点：邮件的管理；值班表的编排
教学方法：案例法；讲授法；启发法；学生讨论
教学内容：邮件的收取，发送和管理；值班职责，制度，要求和值班表的编排
一．邮件的收取
1、普通邮件的收取：坐收；自取
2、特殊邮件的收取：特快专递；电子邮件、传真、电传。
二. 邮件的分拣
1、按照收件人的姓名分拣
2、按照收件部门的名称分拣
3、按照邮件的重要性分拣
三. 邮件的拆封：
（1）邮件拆封的范围
（2）邮件拆封的注意事项
四. 邮件的登记
五.邮件的办理和传阅：邮件的办理；邮件的传阅
六.上司不在时邮件的处理
七。
邮件的寄发：
（1）检查邮件
（2）签字盖章
（3）复印存档
（4）打印信封
（5）核对收信人信息
（6）装封登记
（7）交邮
（8）收据的保管
技能训练：填写20-22页教材上表格
项目三值班事务
一、值班工作的主要职责:
(1)及时准确传达信息
(2)做好接待工作
(3)承办临时事项：承办上级通知事宜；承办下级请示报告的事宜；承办领导交办的事
宜。
(4)处理突发事件
(5)安全保卫
二、值班工作的基本要求：
1、值班服务守岗守时
2、上传下达及时准确
3、来访接待文明热情
4、文件资料注意保密
5、应急处理审慎果断
6、详细填写值班日志
三、值班工作制度：
1、信息处理制度
2、岗位责任制度
3、安全保密制度
4、交接班制度：交接时间和内容；交接方式
5、请假制度
四、编制值班表：
1、值班表的主要项目：具体值班时间和值班期限；值班人的姓名；值班的地点；值班电话；负责人或带班人的姓名、电话。
2、值班表的种类：节假日部门值班表；节假日总值班表；夜间值班表。
五、技能训练：
1、请为XX公司编制一份“十一”假期值班表，具体内容可以合理虚拟。
2、假设你是XX公司的值班秘书，你在值班时，一个电话打入，一名访客到来，三封邮件送到（一封紧急，一封普通文件，一封宣传信件），一名私人访客到来。
3、完成28-29页的练习。
第一章日常事务（二）
项目一资料整理
教学目的和要求：学会整理名片、编发简报、制作剪贴簿、摘要卡
教学重点和难点：学生自己动作制作
教学方法：案例法；讲授法；启发法
教学内容：办公室环境内学会规范系统地整理资料
信息工作是一个系统的工程。
对于秘书人员来讲，注重在日常工作中队有用资料的收集、摘取、留存等。
一、整理名片
名片是人际交往中的一种辅助工具，可以使交际双方便于认识，便于记忆。
1、名片提供的信息：显性信息；隐性信息
2、名片的整理保存：收集；名片的整理与保存；
二、编发简报
编发简报室秘书人员信息资料工作的常规内容之一。
也成为信息、信息交流、动态、每日市情。
形式上有单页的、多页的、有定期的、不定期的。
1、简报的编发程序：收集、加工、传输、利用
2、简报的编发方法：
（1）简报的结构：报头；报文；报尾
（2）报文的写法：按语；标题；正文
三、制作剪贴簿
这也是一种便捷实用的资料整理方法，可以通过剪贴、复印、扫描等方式，将读到的有价值的文字资料分类到剪贴簿里。
四、制作摘要卡
一些需要摘录后留存的资料，可以采用摘要卡的形式。
摘要卡是事先印制好的表格式空白卡片，一般不小于64开。
一般包括页码、分类和编号、摘要内容、摘录人和备注。
技能实训：完成第34页训练1-5
项目二物品管理
教学目的和要求：熟悉办公物品采购、保管、发放等各个环节
教学重点和难点：学会制作和填写办公室物品管理中经常使用的各种工作表单
教学方法：案例法；讲授法；启发法
教学内容：办公室环境内学会制作和填写各种工作表单
一、日常办公物品的种类
1、日常办公用易耗品
2、办公自动化用易耗品
3、其它办公用具易耗品
二、日常办公用品的采购
办事流程：请购→审批→采购→入库→付款
三、日常办公物品的保管
1、库存记录：项目；单位；库存参考号；最大库存量；最小库存量；日期；接收；发
放；余额
2、库存控制：最大库存量、最小库存量、重新订购线
四、日常办公物品的发放
五、日常办公物品的节约
技能训练：完成第38-39页的实训练习。