《文秘实务与案例》教案 第一章 办公环境管理 第二节 办公环境的整理及安全管理
现代职业秘书实务与案例分析(第二版
四、风土民俗
五、科学常识 六、餐饮常识
第三节 企管常识
一、公司常识 〔一〕公司的决策、经营机关 〔二〕公司的组织结构
二、公司产品(效劳)常识 〔一〕公司的根本情况 〔二〕公司所在行业的根本情况
三、人力资源常识
四、市场营销常识 〔一〕市场营销流程 〔二〕市场调查的重要性 〔三〕市场营销常用语
第四节 制定日程表的本卷须知
一、提高效率 二、留有机动时间 三、内外兼顾
第五节 日程表的管理
一、本卷须知 〔一〕不要懒于确认 〔二〕在时间上留有充分的余地 〔三〕上司不在时不能自行接受预约 〔四〕不能泄露上司的隐私
二、日程出现变更
三、提醒上司
第六节 安排约见
不管是接待客人还是拜访客户，作为秘书都要事先把约见的时
间、地点等细节问题安排好。一般来说，这些具体问题上司很少过
问，怎么安排都是秘书的事。为了防止出现过失，在以下几个时间
，一般不要给上司安排约见：
〔1〕上司快要下班的时候。
〔2〕上司出差刚回来。
〔3〕节假日过后上司刚刚上班。
〔4〕上司连续召开重要会议或参加重要活动后。
〔5〕上司的身体状况不是太好的时候。
四、开展速度
根本计算公式为：
％
开展速度〔％〕＝报告期水平÷基期水平×100
五、增长速度
根本计算公式为：
增长速度＝增长量÷基期水平×100％
第五章 人际关系
第一节 概 述
一、人际关系的含义 二、人际关系是客观存在的 三、对人们行为的科学理解 四、搞好人际关系的意义
第二节 处理人际关系的根本原那么
二、让上司了解自己
三、正确对待上司的“毛病〞
四、与上司的相处
秘书实务第2章 办公室管理
能杀灭病菌的植物，代表品种有丁香、玫瑰。 对二氧化碳有强烈吸收作用的植物，代表品种有美人蕉、金银花。
六、办公室的健康安全管理
（一）办公室的健康安全隐患
办公建筑隐患：主要指地、墙、天花板及门、窗等，如墙体开裂、 墙皮脱落、地板缺乏必要的防滑措施、门锁损坏、窗口失灵等。
办公室物理环境方面的隐患：如光线不足或刺眼，温度、湿度调 节欠佳，噪音控制不当等。
办公家具方面的隐患：如办公家具和设备摆放不当，阻挡通道； 家具和设备有突出的棱角，可能伤及人体；橱柜顶上堆放东西太多有 倾覆可能等。
优势：
一是有利于沟通。
二是有利于节省办公空间和经费。
弊端：难以开展带有私密性的工作，噪声大，对于一些人 来说，可能会有被监控的感觉。
（二）封闭式布局
封闭式布局是一种传统的办公室布局，是把组织内 部各职能部门安排在各自独立的房间，组成一个个独 立办公室。
图2-2 封闭式办公室布局示例
（二）封闭式布局
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有意思的办公室
美国一家家具工厂利用先进的灯光技术制造了虚拟加利 福尼亚州海滩氛围的工作环境，工作人员可以穿着海滩短裤、 T恤上班，享受新鲜空气和自然光。有趣的是，根据美国《商 业周刊》报道，这家公司的生产率因此提高了15％，其中， 有8位跳槽的员工在离职两星期后又返回这家工厂，原因竟是 他们“无法忍受其他单位晦暗的工作环境”。
（二） 办公室的健康安全维护与管理
严格执行国家有关规定。对国家推行的职业健康安全管理体系 （Occupation Health Safety Management System,OHSMS）有 所认识。
《文秘》—办公室事务和管理
二、设备、物品放置适当，取用有序 （一）本人经常使用的办公用品和设备摆放有序，方便操作
1、自用的办公文具、用品、零散物件应有序地放在抽屉里，按照使用频率及使 用 习惯安排； 2、常用的文件应整齐地放在桌边或直立在文件架上，并贴有标识矛以区分，取 用 有序，保密的文件和不常用的文件夹应存放在文件柜里； 3、专用的电话应放在左手边方便拿到的位置，以用右手记录留言； 4、电脑、打印机等用电设备宜放置在一起，便于电源接线和管理。
一、经常清洁整理责任区
（一）清洁本人的办公区 1、清洁台面、地面、电脑、负责的设备、家具以及门窗墙壁等处； 2、保持办公桌面清洁、整齐、美观、不乱放零散的物品和无用的东西，也不能摆 放私人物品； 3、电话按键和听筒应经常清洁消毒； 4、来访者用过的茶具应立即清洁干净，并重新摆放好； 5、废纸筒要放在隐蔽处，每天下班前予以清理。 （二）自觉清洁整理本人参与的公用区域 1、经常清洁整理你使用的复印机、打印机等设备的周围； 2、经常清理参与使用的茶水桌、保持桌面、地面无弃物、无水迹，茶具清洁整齐； 3、经常清理参与使用的文件柜、书架、物品柜等家具； 4、注意清理由你负责的接待区或会议室，并在访客离开或会后立即清理，保证在下 一个访客或会议前又呈现一个清洁整齐的环境。
办公室事务和管理
◆办公环境的维护和管理
◆日常办公室事务 ◆办公用品的发放和管理
◆办公效率和时间管理
第一节 办公环境的维护和管理
◆维护责任区的整洁、有序 ◆识别工作场所和常用设备的隐患
技能要求：通过本节的学习，能够
★维护责任区的工作环境 ★识别办公场所和常用设备的隐患
知识要求：通过本节的学习，掌握
5、按照设备安全操作规程操作，识别运行中存在的隐患，在职权范围内排除。
秘书实务(ppt 84页)
周工作安排表
时间安排
地点 内容
日期 具体时间
周一
周二
周三
周四
周五
周六
参加的领导 负责科室 备注
注：若有变动，请以通知为准。 ×××公司 年月日
（三）工作日志
提前了解、符合意图、双份、一早确认、信息完整、及时更新、协助执行、保 密
姓名 记录分类
工作
上
内容
第一节 办公室日常管理
一、环境管理
（一）整洁简约 （二）有序有效
1、开放式布局 2、封闭式布局 （三）平等科学 1. 办公桌：同一方向、光线来自左侧、通道1.5米、桌距1米
以上、高度700-760毫米（打字桌660毫米） 2. 办公椅：座高400-460、座宽大于380、靠背90-120度倾
斜，扶手高度200-250 3. 文件柜等：高度 4. 公共空间
（五）保管：专人负责、接印登记、不得代取代用、安全、洗刷 （六）使用：批准、监督、登记、位置（骑缝章、更正章、骑边章、
密封章、急件章、钢印） （七）停用：发文宣布、上交 、登记注销：存档或销毁(印模存档)
编号 用印时间 用印部门 用印内容 用印数 批准人 经办人签名 归存处所 备注
八、邮件
（一）分类分送 – 私人（亲启、私人、保密） – 公务：重要（机要、急件、快递、保价、挂号、 带回执、落款）、普通
午
下 午
问题描述
建议或说明事 项
填表人签字
部门 工作项目记录
日期
1 2 3 1 2 3
解决方法
星期
工作权重 工
工作 完成 度(%)
部门主管审核
六、值班
（一）形式：常设性、间歇性、临时性
电子教案-《文秘实务与案例(第二版)》-A42-9555第一章 办公环境管理 第二节 办公环境的整理及安全管理
授课题目
第一章办公环境管理
第二节办公环境与办公安全管理
课时安排
1
教学
目标
1.了解办公环境的内涵以及秘书办公区域的组成
2.掌握个人办公环境、上司办公环境及公共区域的清洁方法
3.掌握办公室安全隐患及排除方法
教学重点
掌握基本的办公环境构成、美化以及安全隐患及排除方法。
掌握办公区域整理的方法。
步骤二：学习新知
一、办公环境的基本构成与维护
二、办公区域的整理
1.个人办公责任区的整理
个人办公责任区指秘书办公桌椅围绕区域中的地面、墙壁、家具和秘书负责的所有办公设备、文件柜、书架、文具等。
2.由秘书负责的上司办公区域的整理
秘书在经过上司许可的前提下，对上司办公区的各类物品进行基本维护，主要工作包括清洁地面和桌面，及时处理废纸和垃圾，整理书籍、文件和办公物品。
教学难点
掌握正确的办公区域整理以及安全隐患及排除的方法。
授课类型
理论加实践
教学方式
讲授法、案例法、讨论法、实践法
教学资源
多媒体、案例
教学基本内容与教学设计
步骤一：案例导入
某天，有个顾问到一家公司去拜访，看到公司非常凌乱，显然没有清扫打理过。于是，他就问这家公司的老板为什么会这样的，老板告诉他说：“公司的日常清洁工作是请专职清洁公司清洁的，平时清洁公司会在早晨9点钟派清洁工来打扫卫生，可今天有事不能前来。”
四、办公环境的安全隐患及排除方法
课内练习
一、认真观察的书中的两个办公室场别进行检查与评估，指出其基本构成与要求，采用表格予以说明。
2.这两个办公室中存在哪些安全隐患？如何消除这些隐患？采用表格予以说明。
《秘书实务电子教案》课件
《秘书实务电子教案》课件第一章：秘书实务概述1.1 秘书实务的定义与意义解释秘书实务的概念阐述秘书实务在现代企业中的重要性1.2 秘书实务的基本原则与要求介绍秘书实务的工作原则分析秘书实务工作的具体要求1.3 秘书实务的职业技能与素质探讨秘书应具备的职业技能讲解秘书实务工作中所需的素质第二章：秘书日常工作任务2.1 文件管理讲解文件管理的具体工作内容分析文件管理的重要性2.2 会议组织与协调介绍会议组织的基本步骤分析会议协调的要点与技巧2.3 电话接听与沟通技巧讲解电话接听的基本规范探讨沟通技巧在电话工作中的应用第三章：商务礼仪与沟通技巧3.1 商务礼仪的基本要求介绍商务场合中的礼仪规范分析商务礼仪在实际工作中的应用3.2 商务沟通的基本原则讲解商务沟通的重要性探讨商务沟通的有效方法与技巧3.3 商务洽谈与演讲技巧介绍商务洽谈的基本流程讲解演讲技巧在商务场合中的应用第四章：商务写作技巧4.1 商务写作的基本要求讲解商务写作的标准与规范分析商务写作的特点与要求4.2 商务信函与商务报告的写作介绍商务信函的写作技巧讲解商务报告的写作要点与结构4.3 商务提案与商务合同的写作探讨商务提案的写作方法与步骤讲解商务合同的写作要点与注意事项第五章：秘书实务案例分析5.1 秘书实务案例解析分析实际工作中的秘书实务案例讲解案例中的问题与解决方法5.2 秘书实务案例讨论组织学生对实务案例进行讨论引导学生从案例中汲取经验与教训5.3 秘书实务案例演练设计模拟场景进行实务案例演练讲解演练中的技巧与注意事项第六章：办公室管理与办公设备使用6.1 办公室环境管理讲解办公室环境布置的原则和方法分析办公室环境管理对员工工作效率的影响6.2 办公设备的使用与维护介绍常见办公设备的功能和使用方法讲解办公设备的维护保养要点6.3 办公用品的管理阐述办公用品的分类和管理流程分析办公用品管理的重要性第七章：信息收集与处理7.1 信息收集的基本方法讲解信息收集的途径和技巧分析各种信息收集方法的优缺点7.2 信息处理与分析介绍信息处理的基本流程讲解信息分析的方法和技巧7.3 信息资料的整理与归档阐述信息资料整理的意义和原则讲解信息资料归档的方法和注意事项第八章：时间管理与个人效率提升8.1 时间管理的基本原则讲解时间管理的重要性阐述时间管理的原则和方法8.2 个人效率提升的策略介绍提高个人工作效率的技巧分析个人效率提升的方法和注意事项8.3 时间管理工具的应用讲解时间管理工具的功能和优势分析时间管理工具在实际工作中的应用第九章：危机管理与应对策略9.1 危机识别与评估讲解危机识别和评估的方法分析危机识别和评估的重要性9.2 危机应对策略介绍危机应对的基本原则讲解危机应对的具体方法和步骤9.3 危机处理后的善后工作阐述危机处理后善后工作的重要性讲解危机处理后善后工作的方法和注意事项第十章：秘书实务拓展与职业发展10.1 秘书实务的拓展领域讲解秘书实务拓展的方向和途径分析秘书实务拓展的意义和价值10.2 秘书职业发展规划介绍秘书职业发展的前景和趋势讲解秘书职业发展规划的制定方法和步骤10.3 秘书职业素养与能力提升阐述秘书职业素养的重要性讲解提升秘书职业素养的方法和技巧重点和难点解析：重点环节1：文件管理文件分类与归档方法电子文件与纸质文件的管理差异重点环节2：会议组织与协调会议策划与议程设置会议室布置与设备检查重点环节3：商务礼仪与沟通技巧商务场合着装与仪态要求跨文化交流中的礼仪注意事项重点环节4：商务写作技巧商务报告的结构与内容要求商务信函的格式与措辞规范重点环节5：危机管理与应对策略危机识别与评估的方法危机应对团队的组建与分工难点环节1：信息收集与处理非结构化信息的数据分析信息处理的实时性与准确性难点环节2：时间管理与个人效率提升优先级设定与时间分配个人时间管理工具的定制化应用难点环节3：秘书实务拓展与职业发展秘书角色转变与技能更新秘书职业发展规划的个性化制定全文总结和概括：本教案涵盖了秘书实务的各个方面，从基础的文件管理到复杂的危机应对，每个章节都包含了具体的工作流程和技能要求。
秘书实务与案例分析教材
秘书实务与案例分析第二章秘书工作基本要求案例分析案例1：上司办公桌上的文件琳达是费希德（）公司销售部经理的秘书，不过她当秘书还不到一个月。
这天上午，琳达的上司被公司市场总监叫去了，他俩站在办公室门口聊天。
上司办公桌上的铃响了，琳达过去接时，发现上司的桌子有份印有“公司不得外传”的文件翻开在那里。
面对这种情况，琳达应该怎么办？下面有5个选项：a、因为是在上司的办公室，公司外部的人也看不见这份文件，所以，这么放着没什么事。
b、给正在与市场总监聊天的上司发短信，请示他如何处置办公桌上的文件。
c、将文件放进保险柜里，上司回来后，马上向他报告。
d、给老同事艾玛打，问她可否在上司返回座位之前自己把文件保存起来。
e、文件这么摊着可能会被不该看到的人看到，所以用其它资料将文件盖上。
请从上面5个选项中挑选出1个你认为合适的，并说明理由。
答案e公司的文件让不该看到的人看到了会惹出麻烦，所以，作为助手，秘书有责任帮上司保管好文件。
但是，上司毕竟没有走多远，也许一会儿就回来了，所以，只要简单把它盖好就行了。
案例2：秘书工作的基本原则琳达是腾飞仪器（）公司财务总监的秘书。
她上个月才大学毕业，人力资源部请一位老同事对她进行培训。
这位老同事告诉她做秘书工作的一些基本原则。
下面有5个选项：a、在处理上司交办的工作时，如果遇到不明白的地方，不要自作主，而是在请上司确认之后再处理。
b、在上司身边工作，肯定会比一般员工多知道一些公司，所以，即使知道了也要装作不知道。
c、秘书不能只等上司给自己交办工作，应该学会自己找事做。
d、即使上司指示你帮他处理一些个人私事，你同样要处理好。
这事到底与上司的工作有没有关系，可以在处理完之后再去确认。
e、因为秘书的工作就是帮助上司处理日常杂务，所以，秘书应仔细观察上司，了解他现在想做什么，从而提前主动为他提供帮助。
请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。
答案d企业为领导人配备秘书就是为了让上司专心致志地工作，帮助上司处理日常杂务，所以，帮上司处理一些杂事或私人事物是秘书的份工作，因此，就没有必要去确认这事到底与上司的工作有没有关系。
秘书实务教案
秘书实务电子教案课程说明：一、课程性质：“秘书实务”是我院大二学生院选课程，主要培养有社会主义觉悟的，德智体美全面发展的，了解秘书基本知识，具有办公室工作能力，适于从事社会各类机关、公司、企事业单位等社会组织的人才二、主要内容：第一章秘书实务概述第二章秘书的接待工作第三章秘书的沟通与协调工作第四章会议组织与服务第六章秘书的日常事务工作第七章文书处理与档案管理三、教学目标：本课程主要是使学生从感性的工作实践到理性的工作事理对秘书工作有一个基本的认识。
同时，配合一定的训练，使学生的认识有较大提高。
本课程以秘书实务为主，对秘书学原理部分遵照“必须”、“够用”、“精当”、“扎实”的原则有所取舍。
四、考核方法：平时表现与期末考试相结合。
五、成绩说明(说明成绩的构成、比例等)1 、课堂纪律： 10%2、作业： 10%3、实训(含课堂讨论和实作 )： 20%4、期末考试： 60%课题：秘书实务概述教学目标：1. 了解秘书实务的内容2. 了解秘书实务工作的性质与特点3.熟悉秘书应具备的能力及职业道德4.掌握秘书实务工作的规律与方法教学重点：掌握秘书实务工作的规律与方法教学难点：了解秘书实务工作的性质与特点课时安排： 2 个课时课型：理论课+实践课教学方法：讲授法、讨论法授课过程：学习秘书实务的目的是什么？(一)直接目的是：熟悉秘书业务知识，掌握秘书工作的内容、规范、程序和操作方法，提高从事秘书工作的实际能力。
(二)根本目的是：增加知识总量，培养专业素质，提高业务能力，以适应现代社会及秘书职业的实际需要。
一、何谓秘书实务？其学科对象是什么？秘书实务是秘书或秘书机构所实际从事的业务活动。
秘书实务的对象是秘书业务活动，就是秘书或秘书机构为领导工作和机关工作的实施所采取的专业辅助行为。
二、秘书实务的研究范围和主要内容是什么？(一)秘书实务的研究范围包括：1、秘书业务工作的一般理论2、秘书业务工作的具体内容3、秘书业务工作的工作规范4、秘书业务工作的运作程序5、秘书业务工作的具体方法。
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老板说：“在啊。”
“那她为什么不整理办公室啊？”顾问更无法理解了。
想不到老板一脸苦笑说：“她说她是秘书，不是清洁工。”
“秘书固然不是清洁工，但创造一个整洁舒适的环境却是秘书应尽的义务。”顾问意味深长地说道。
问题：1.听了这个小故事，你有什么体会？2.什么样的办公室才是让人舒适的办公室呢？3.秘书应该如何整理办公区域？
步骤二：学习新知
一、办公环境的基本构成与维护
二、办公区域的整理
1.个人办公责任区的整理
个人办公责任区指秘书办公桌椅围绕区域中的地面、墙壁、家具和秘书负责的所有办公设备、文件柜、书架、文具等。
2.由秘书负责的上司办公区域的整理
秘书在经过上司许可的前提下，对上司办公区的各类物品进行基本维护，主要工作包括清洁地面和桌面，及时处理废纸和垃圾，整理书籍、文件和办公物品。
秘书实务与案例课程教案
授课题目
第一章办公环境管理
第二节办公环境与办公安全管理
课时安排
1
教学
目标
1.了解办公环境的内涵以及秘书办公区域的组成
2.掌握个人办公环境、上司办公环境及公共区域的清洁方法
3.掌握办公室安全隐患及排除方法
教学重点
掌握基本的办公环境构成、美化以及安全隐患及排除方法。
掌握办公区域整理的方法。
教学难点
掌握正确的办公区域整理以及安全隐患及排除的方法。
授课类型
理论加实践
教学方式
讲授法、案例法、讨论法、实践法
教学资源
多媒体、案例
教学基本内容与教学设计
步骤一：案例导入
某天，有个顾问到一家公司去拜访，看到公司非常凌乱，显然没有清扫打理过。于是，他就问这家公司的老板为什么会这样的，老板告诉他说：“公司的日常清洁工作是请专职清洁公司清洁的，平时清洁公司会在早晨9点钟派清洁工来打扫卫生，可今天有事不能前来。”
四、办公环境的安全隐患及排除方法
课内练习
一、认真观察的书中的两个办公室场景，然后完成以下问题：
1.对两个办公室的环境状况分别进行检查与评估，指出其基本ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ成与要求，采用表格予以说明。
2.这两个办公室中存在哪些安全隐患？如何消除这些隐患？采用表格予以说明。
课后作业
复习并掌握办公环境与办公安全管理的注意事项
3.公用区域的整理
公用区域既包括秘书经常使用的传真机、复印机，与同事共同使用的档案柜、书架、报纸架、办公室的茶水桌等，也包括办公室整体环境的维护，如空调、照明、通风设备等。
三、办公环境的美化
办公室的绿化。办公室的绿化不容忽视，将自然环境引入室内，不仅能点缀美化环境，而且可以调节周围气氛，给办公室营造愉快的氛围。