2010电子文件归档课件
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《电子档案管理》PPT课件
管理课件
5
3、以“不同属性”为划分标准，数据库文件又有 FOXBASE(动态数据基地)数据库、FOXPRO(“京通” 软件应用的)数据库、ACCESS(通路)数据库、 ORCAL(“灵通”软件应用的)数据库等。而 无论数据 库文件还是非数据库文件，又有文本文件、超文本文 件和纯文本文件之分。文本文 件带有一定的格式。超 文本文件是集文、像、声于一体的多媒体文件。纯文 本文件是不带格 式的文本文件。 以“数据的表现形式”为划分标准，它有字符文件、 表格文件、图文混排文件、数据库文件 、图形文件、 动态影像文件与声音文件之分。
的文件。
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3
1.2电子文件分类
1、“载体的异同”划分标准，可以把电子文 件分为光盘文件、硬盘文件、软盘文件和磁带 文件。光盘文件要通过光盘驱动器识读，硬盘 文件要通过硬盘驱动器识读，软盘文件要通过 软 盘驱动器识读，磁带文件要通过磁带机识 读。为适应不同的主、客观需求，人们可以通 过一 定的设备和技术，将这一载体上的文件 移植到那一载体上去。
管理课件
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2电子档案的管理
2.1 电子文件的管理原则包括 1、 完整性原则 2、 可读性原则 3、可靠性原则
管理课件
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2.2电子档案的管理体系
1、 集中统一管理电子档案的问题 2、 纸质文件和电子文件双套归档问题 3、 文书档案管理一体化问题
管理课件
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3电子档案归档
3.1机读文件的归档范围 机读文件的归档范围原则上与纸质文件的归档范围相同，凡
管理课件
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2、以“文件的不同用途”分，又可以把光盘文件、 硬盘文件、软盘文件、磁带文件分为程序文件和数据 文件两大类。程序文件是管理设备、生成数据文件的 文件，数据文件是供人们利用 加工的数据信息的集合。 而程序文件又有系统软件和应用软件之分。以“文件 内数据的组合 形态”为划分标准，数据据文件又有数 据库文件与非数据库文件之分。数据库文件内的数据 关联性强，非数据库文件内的数据关联性弱。
word2010培训课件
03 保存文档
完成文本输入后，选择“文件”菜单，然后选择 “保存”将文档保存到指定的位置。
复制/粘贴文本
01 选择要复制的文本
使用鼠标拖动或键盘上的方向键选择所需的文本 。
02 复制文本
选择“编辑”菜单，然后选择“复制”将选定的 文本复制到剪贴板中。
03 粘贴文本
将光标移动到要粘贴的位置，选择“编辑”菜单 ，然后选择“粘贴”将剪贴板中的文本粘贴到当 前位置。
插入页眉和页脚
总结词
了解如何在Word2010中插入页眉和页脚。
详细描述
通过“插入”选项卡中的“页眉”和“页脚”命令，在文档中添加页眉和页脚内容，并可进行自定义设计。
插入页码
总结词
掌握在Word2010中插入页码的方法。
详细描述
在文档中插入页码，可以通过“插入”选项卡中的“页码”命令进行操作，并可对页码位置、格式等 进行调整。
THANKS
感谢观看
撤销操作
按下“Ctrl+Z”组合键撤销上一步操作。
恢复操作
按下“Ctrl+Y”组合键恢复上一步撤销的操作。
拼写和语法检查
检查拼写
选择“审阅”菜单，然后选择“拼写和语法”打开拼写和语 法检查工具。在弹出的对话框中，系统会检查文档中的拼写 和语法错误，并提供更正建议。
更正拼写和语法错误
根据系统提供的更正建议，选择正确的更正选项或手动更正 错误。
设置文档保护
总结词 确保文档的安全性
详细描述
为了保护文档不被误操作或恶意修改，Word2010提供 了文档保护功能，如只读、限制编辑、加密等，确保文 档的安全性。
邮件合并功能
总结词
批量处理邮件和信函
详细描述
完成文本输入后，选择“文件”菜单，然后选择 “保存”将文档保存到指定的位置。
复制/粘贴文本
01 选择要复制的文本
使用鼠标拖动或键盘上的方向键选择所需的文本 。
02 复制文本
选择“编辑”菜单，然后选择“复制”将选定的 文本复制到剪贴板中。
03 粘贴文本
将光标移动到要粘贴的位置，选择“编辑”菜单 ，然后选择“粘贴”将剪贴板中的文本粘贴到当 前位置。
插入页眉和页脚
总结词
了解如何在Word2010中插入页眉和页脚。
详细描述
通过“插入”选项卡中的“页眉”和“页脚”命令，在文档中添加页眉和页脚内容，并可进行自定义设计。
插入页码
总结词
掌握在Word2010中插入页码的方法。
详细描述
在文档中插入页码，可以通过“插入”选项卡中的“页码”命令进行操作，并可对页码位置、格式等 进行调整。
THANKS
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撤销操作
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恢复操作
按下“Ctrl+Y”组合键恢复上一步撤销的操作。
拼写和语法检查
检查拼写
选择“审阅”菜单，然后选择“拼写和语法”打开拼写和语 法检查工具。在弹出的对话框中，系统会检查文档中的拼写 和语法错误，并提供更正建议。
更正拼写和语法错误
根据系统提供的更正建议，选择正确的更正选项或手动更正 错误。
设置文档保护
总结词 确保文档的安全性
详细描述
为了保护文档不被误操作或恶意修改，Word2010提供 了文档保护功能，如只读、限制编辑、加密等，确保文 档的安全性。
邮件合并功能
总结词
批量处理邮件和信函
详细描述
归档文件整理简要说明PPT课件(12张)
2、打印备考表，如盒中文件有特殊情况，例有空号、 重号、丢失、缺损、要在 备考表中说明情况，整理人 填写就是各处室文书人员，检查人就是处室分管负责 人填写。
装订
1、三孔一线； 2、去掉金属物； 3、五页以内可粘贴。
填写档号章
档号章图示
全宗号 年 度 室编件号 机构名称 保管期限 馆编件号
档案汇总
5.负责对重点、危险部位和过程的监 控，落 实监控 人员， 组织对 监控人 员素质 和技能 的培训 及上岗 前的交 底；
6.对已发生的事故隐患落实整改，并 向项目 副经理 反馈整 改情况 。发生 工伤事 故，应 立即采 取措施 ，协同 安全部 门开展 事故的 应急救 援，并 保护现 场，迅 速报告 。
纸上之后才能归档 。
编页
一、保管期限分永久、定期（30年、10年）
分类完毕后，文件要求下齐和左齐，按件编页并填写 档号章。
二、正本、副本和第三套
整理齐全后按件编页，在文件右上角用铅笔编写页数。
三、收文
齐全后按件编页、在文件右上角编页，在左上角 （距上1公分，距右1公分）。
打印文件目录、备考表
1、归档文件目录表由档案室统一考盘，归档文件目录 一式三份；
汇总单填写
××××××处室名
发文：鲁交×××号1—24号 其中鲁交×××号空号 鲁交××× 号重号 鲁交便函×××号1-×××号 其中鲁交便函×××号空号 收文：共123号一 其中×××号转发附在鲁交×××号文后
（整理人签字） 二O一O年 九月 九 日
山东省交通运输厅
1.认真执行安全技术措施及安全操作 规程， 负责对 施工班 组人员 及分包 方人员 进行有 针对性 的安全 技术交 底，履 行签字 手续， 并对规 程、措 施及交 底执行 情况经 常检查 ，随时 纠正违 章作业 ；
装订
1、三孔一线； 2、去掉金属物； 3、五页以内可粘贴。
填写档号章
档号章图示
全宗号 年 度 室编件号 机构名称 保管期限 馆编件号
档案汇总
5.负责对重点、危险部位和过程的监 控，落 实监控 人员， 组织对 监控人 员素质 和技能 的培训 及上岗 前的交 底；
6.对已发生的事故隐患落实整改，并 向项目 副经理 反馈整 改情况 。发生 工伤事 故，应 立即采 取措施 ，协同 安全部 门开展 事故的 应急救 援，并 保护现 场，迅 速报告 。
纸上之后才能归档 。
编页
一、保管期限分永久、定期（30年、10年）
分类完毕后，文件要求下齐和左齐，按件编页并填写 档号章。
二、正本、副本和第三套
整理齐全后按件编页，在文件右上角用铅笔编写页数。
三、收文
齐全后按件编页、在文件右上角编页，在左上角 （距上1公分，距右1公分）。
打印文件目录、备考表
1、归档文件目录表由档案室统一考盘，归档文件目录 一式三份；
汇总单填写
××××××处室名
发文：鲁交×××号1—24号 其中鲁交×××号空号 鲁交××× 号重号 鲁交便函×××号1-×××号 其中鲁交便函×××号空号 收文：共123号一 其中×××号转发附在鲁交×××号文后
（整理人签字） 二O一O年 九月 九 日
山东省交通运输厅
1.认真执行安全技术措施及安全操作 规程， 负责对 施工班 组人员 及分包 方人员 进行有 针对性 的安全 技术交 底，履 行签字 手续， 并对规 程、措 施及交 底执行 情况经 常检查 ，随时 纠正违 章作业 ；
【档案员培训资料】归档文件整理细则PPT课件
32
（1）一般按文件办理部门归档，而不是按 文件的署名者归档。
（2）党政分开。党务工作的文件材料应与 行政工作的文件材料分开，分别归入相应 的党务工作部门或业务（行政）部门。 但经党委或党组讨论而以机关名义印发的 文件，不归入党务工作部门，而归入相应 的业务或文秘机构。
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（3）由领导临时指示某部门有关人员起草 的，其内容又不是其所在部门职能范围的 文件材料，应归入文件材料内容所属的职 能部门， 如业务一科某同志按领导要求起草的整个 单位的年度工作总结，应归入办公室或文 秘科。
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（4）两个机构共同办理的文件，分入主办 机构。
（5）临时工作领导小组形成的文件，分入 领导小组办公室挂靠机构。
35
（6）二级单位的归档文件分类问题 （不讲）
二级单位如为具有独立法人资格的立档单 位，即同时具备人事权、发文权和财权， 或仅具备前两者的，则应单设全宗。
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➢否则，则不单设全宗，仅作为本机关的一 个内设机构设类即可。 如某工商局下设注册分局，实际上由内资 处、外资处二个处组成，对于这种情况， 只设内资处、外资处两个类即可。其所形 成或办理的归档文件归入相关类目。
质文件一并归档的要求。
7
文书文件材料的整理概述
序号 整理环节 1 分件 2 装订
3 分类
4 划分保管期限 5 排列
6 编号
7 编目 8
整理要求 自然件与组合件
扫描前：梯形线袋。进馆前：线装。
“年度(-机构或问题)-保管期 限” 同上最后一级分类 事由-时间；事由-重要程度 最低一级类目下从“1”开始标 注 编制归档文件目录
22
本细则规定的装订方法： 优点：（1）兼顾整理和利用。初始整理较简 单；数字化处理后，利用档案可直接通过电脑 查询或打印全文。
《电子文归档与管理》课件
特点
电子文件具有易复制、易传输、易修改、易删除等 特性，同时也面临着易损坏、易丢失等风险。
电子文件归档与管理的必要性
保存数字记忆
随着数字化时代的到来，大量的信息 以电子形式存在，电子文件的归档与 管理对于保存和传承数字记忆具有重 要意义。
保障信息安全
提高工作效率
电子文件的归档与管理能够实现文件 的快速检索、传输和使用，提高工作 效率。
案例分析
该大学图书馆电子文件归档与管理的成功之处在于采用了 规范的管理流程和技术手段，实现了文献资源的集中管理 和高效利用。
案例总结
图书馆电子文件归档与管理需要遵循规范的管理流程和技 术标准，提高图书馆服务水平和文献保护效果。
THANKS
感谢观看
技术更新与文件兼容性
标准化
制定统一的电子文件管 理标准，确保不同系统 、软件之间的兼容性和 互操作性。
技术更新
及时跟进新技术发展， 更新电子文件管理系统 ，以适应不断变化的技 术环境。
格式管理
选择稳定的文件格式， 确保电子文件在长期保 存过程中的完整性和可 读性。
法规遵从与标准化
1 2
法规遵从
深入研究相关法律法规，确保电子文件管理符合 法律要求和规范。
04
电子文件归档与管理的挑战与 解决方案
Chapter
数据安全与隐私保护
数据加密
采用高级加密技术对电子文件进行加密，确保数据在传输和存储过 程中的安全性。
访问控制
实施严格的访问控制策略，限制对电子文件的访问权限，防止未经 授权的访问和泄露。
隐私保护
在收集、处理和利用电子文件时，要充分考虑隐私保护，避免个人信 息泄露。
转换标准
遵循统一的电子文件格式标准，确保不同系统之 间的互操作性和长期保存性。
归档文件整理演示稿
（五）归档文件保管期限划分： 分为永久、定期两种。定期分为30年、10年。 1、 永久保管的归档文件主要包括： (1)本机关制定的法规政策性文件材料； (2)本机关召开重要会议、举办重大活动 等形成的主要文件材料； (3)本机关职能活动中形成的重要业务文 件材料；
（4）本机关关于重要问题的请示与上级机关 的批复、批示，重要的报告、总结、综合 统计报表等； (5)本机关机构演变、人事任免等文件材料； (6)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合 同协议、资产登记等凭证性文件材料;
(7)上级机关制发的属于本机关主管业务的重 要文件材料； (8)同级机关、下级机关关于重要业务问题的 来函、请示与本机关的复函、批复等文件 材料。 本机关重要的法规性、业务性、综合性文 件，重要的请示与批复、成立机构、表彰 先进，任免本单位人员、房屋买卖、征地， 30年以上的协议、合同等。
2、 定期保管的归档文件主要包括： （1）本机关职能活动中形成的一般性业 务文件材料； （2）本机关召开会议、举办活动等形成 的一般性文件材料； （3）本机关人事管理工作形成的一般性 文件材料； （4）本机关一般性事务管理文件材料；
1、应归档的文件范围具体如下： （1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的 ( 2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和 公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； （3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的 文件材料；下级机关报送的重要文件材料；
能全面反映本机关在工作活动中形成的具有查考 利用价值重要的文件材料，都列在归档范围之内。
（七）归档文件编号。是卷内文件排列的顺 序号。在文件首页的正上端空白位置，加 盖归档章。 归档章
年 度 全宗号 0042 2009 机构（问题） 保管期限 党委 永久
电子档案归档与管理PPT教材(92页)
4)题名：全宗名称+“****年”+“的数码照片文件”。 扫描分辨率参数大小的选择,原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准，建议：如需制作复制件，或者文字偏小、
参见号格式为：全宗号(-目录号-光盘号)-年 密集、清晰度较差等,可适当提高其分辨率。
10)制作软件：制作数码照片光盘使用的软件名称。
形成部门负责对应归档的数码照片进 首先，新建文件名为“全文扫描”的总文件夹；
第一部分 数码照片归档管理 二、收集和归档
行收集，按规范要求编写文字说明，一 3）纸质档案目录(案卷目录、卷内目录、文书归档文件目录)，即文件名称为全宗号-目录号目录.
第一部分 数码照片归档管理 一、概述 ②特殊格式的数码照片应在存储载体中同时存有相应的查看软件。
第一部分 数码照片归档管理 二、收集和归档
2.2 归档方式
2.2.1逻辑归档 指在计算机网络上进行，不改变原存
储方式和位置而实现的将数码照片的管理 权限向档案部门移交的过程。 2.2.2物理归档
指把数码照片集中下载到可脱机保存 的载体上，向档案部门移交的过程。
第一部分 数码照片归档管理 二、收集和归档
2.2 归档方式
①将相应的数码照片机读目录、相关软 件、其他说明等一同归档，并附《归档 电子文件登记表》（见附录A的表A.4）。 ②特殊格式的数码照片应在存储载体中 同时存有相应的查看软件。 ③存储载体推荐采用只读光盘，载体或
装具上应贴有标签(3.6.2数码照片光盘封 面)。
第一部分 数码照片归档管理 二、收集和归档
电子文件归档与管理
电子文件归档与管理
数码照片归档与管理◆ 纸质档案数字化◆
第一部分 数码照片归档管理
一、概述 三、整理、著录 五、保管
参见号格式为：全宗号(-目录号-光盘号)-年 密集、清晰度较差等,可适当提高其分辨率。
10)制作软件：制作数码照片光盘使用的软件名称。
形成部门负责对应归档的数码照片进 首先，新建文件名为“全文扫描”的总文件夹；
第一部分 数码照片归档管理 二、收集和归档
行收集，按规范要求编写文字说明，一 3）纸质档案目录(案卷目录、卷内目录、文书归档文件目录)，即文件名称为全宗号-目录号目录.
第一部分 数码照片归档管理 一、概述 ②特殊格式的数码照片应在存储载体中同时存有相应的查看软件。
第一部分 数码照片归档管理 二、收集和归档
2.2 归档方式
2.2.1逻辑归档 指在计算机网络上进行，不改变原存
储方式和位置而实现的将数码照片的管理 权限向档案部门移交的过程。 2.2.2物理归档
指把数码照片集中下载到可脱机保存 的载体上，向档案部门移交的过程。
第一部分 数码照片归档管理 二、收集和归档
2.2 归档方式
①将相应的数码照片机读目录、相关软 件、其他说明等一同归档，并附《归档 电子文件登记表》（见附录A的表A.4）。 ②特殊格式的数码照片应在存储载体中 同时存有相应的查看软件。 ③存储载体推荐采用只读光盘，载体或
装具上应贴有标签(3.6.2数码照片光盘封 面)。
第一部分 数码照片归档管理 二、收集和归档
电子文件归档与管理
电子文件归档与管理
数码照片归档与管理◆ 纸质档案数字化◆
第一部分 数码照片归档管理
一、概述 三、整理、著录 五、保管
企业电子文件归档档案管理PPT模板
用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。
用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。
用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖 性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
电子文件的收集与积累
07 08 09 2、收集积累要求 10 11
企业电子文件归档的必要性及其意义
企业电子文件归档的必要性及其意义
互联网、大数据的发展趋势
l 21世纪，是互联网的时代，电子文件上面所记载的信息价值越来越高，影响 也越来越大。
l 未来的时代将不是IT时代，而是DT的时代，企业组织利用相关数据和分析可 以帮助它们降低成本、提高效率、开发新产品、做出更明智的业务决策。
01
02
03
2、收集积累要求
04
05
06
记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如 果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电 子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的 标识关系。 在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电 子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，井对有档案价 值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。
用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。
用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。
由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意 参数准确、数据完整。
用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。
用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖 性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
电子文件的收集与积累
07 08 09 2、收集积累要求 10 11
企业电子文件归档的必要性及其意义
企业电子文件归档的必要性及其意义
互联网、大数据的发展趋势
l 21世纪，是互联网的时代，电子文件上面所记载的信息价值越来越高，影响 也越来越大。
l 未来的时代将不是IT时代，而是DT的时代，企业组织利用相关数据和分析可 以帮助它们降低成本、提高效率、开发新产品、做出更明智的业务决策。
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2、收集积累要求
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06
记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如 果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电 子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的 标识关系。 在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电 子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，井对有档案价 值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。
用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。
用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。
由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意 参数准确、数据完整。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
&&
17
电子文件管理
4、全程管理原则
电子文件归档管理不是电子文件归档 后的管理，而是按照文件的生命周期 理论，对文件整个生命周期过程中各 阶段进行管理。
&&
18
（二）电子文件元数据
1、元数据定义 指描述电子文件数据属性的数据，包含 文件的格式、编排结构、硬件和软件环 境、文件处理软件、字处理和图形工具 软件、字符集等数据。
2010电子文件归档课件
hzdaj专题培训
电子文件管理
惠州市档案局.巨红星
二〇一〇年十一月
2
一、计算机基础知识简介
▲计算机系统
硬件系统 软件系统
3
计算机基础知识简介
▲基本结构
运算器 存储器 控制器 输入设备 输出设备
&&4计算 Nhomakorabea基础知识简介
常用软件
&.文字与表格处理软件 &.图像浏览软件
19
2、元数据的作用
电子文件元数据对电子文件内容、背景 和结构进行了全面描述。
&&
20
电子文件管理
用于电子文件真实性保障 用于电子文件完整性保障 用于电子文件有效性保障 用于电子文件归档和数据共享 用于电子文件检索利用
&&
21
3、元数据的的类型
类型
说明
管理型 用于控制和管理信息资源
描述型 用于描述和标识信息资源
1)ACDSee 2)AERSee &.图像处理加工软件 &.其它
&&
5
计算机基础知识简介
网络安全
设计缺陷 病毒破坏
&&
6
二、电子文件概述
（一）基本概念
指在数字设备及环境中生成，以数 码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体， 依赖计算机等数字设备阅读、处理，并 可在通信网络上传送的文件。
&&
7
（二）电子文件生成方式
13
电子文件管理原则
电子公文归档管理暂行办法,第七条： “电子公文形成单位必须将具有永久和 长期保存价值的电子公文，制成纸质公 文与原电子公文的存储载体一同归档， 并使两者建立互联”
&&
14
电子文件管理
2、完整性原则
电子文件完整性包括两个方面： 一是作为记录社会活动真实面貌，并且 数量齐全； 二是每一份电子文件的内存、结构和背 景信息没有缺损。
用户记录，使用过程，用户评价
特殊情况记录
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四、电子文件归档
1、归档时间与范围 1）归档时间 应在加工完结生成正式的电子文件 时即收集归档。 2）归档范围 参照国家有关纸质文件归档范围进 行归档并划定保管期限。
23
电子文件归档
2、归档格式 文字型：XML、RTF、TXT 图像型：JPEG、TIFF 视频和多媒体：MPEG、AVI 音频：WAV、MP3
&&
24
电子文件归档
3、归档方式 1）逻辑归档：是指在计算机网络上进行， 不改变原储存方式和位置而实现将电子 文件的管理权限向档案部门移交的过程。 2）物理归档：是指把电子文件集中下载 到可脱机保存的载体上，向档案部门移 交的过程。
&&
25
电子文件归档
物理归档与逻辑归档的区别： 物理归档安全性高，是以定期方式把电 子文件及其储存载体一起移交归档；逻 辑归档操作方便快捷，可以实现在线归 档，但安全性较低。
电子文件的格式必须统一。文本文件：通用格 式为： XML 、 RTF 、 TXT ，并注明文字处 理工具，如 WORD 等。扫描型电子文件：通 用格式为： JPEG 、 TIFF ，如为非通用格式，
应转换为通用格式；当无法转换时，应收集其
相关软件。视频、多媒体、超媒体文件，通用
格式为： MPEG 、 AVI ，如为非通用格式，
&&
26
五、归档电子文件保管
保证电子文件安全性的措施： 物理隔离技术措施：
采取储存与利用分离的技术措施。
数据管理安全措施：
将设置功能授权、数据审核和数据 操作三权分开，防止修改数据。
&&
27
归档电子文件保管
电子文件储存载体保管要求：
a)归档载体应作防写处理。避免擦、划、 触摸记录涂层。 b)单片载体应装盒，竖立存放，且避免 挤压。 c)存放时应远离强磁场、强热源，并与 有害气体隔离。 d)环境温度选定范围：17℃~20℃；相 对湿度选定：35%~45%。
应收集其压缩算法和相关软件。音频文件，通
用格式为： WAV 、 MP3 ，同时收集其属性 标识、参数和非通用格式的相关软件。
&&
11
三、电子文件管理
（一）电子文件管理原则
真实性原则 完整性原则 有效性原则 全程管理原则 优化原则 效益原则 标准原则
12
电子文件管理原则
1、真实性原则
就是指电子文件的内容、结构和背景信 息进行鉴定后，确认其与形成时的原始 状况一致。
维护型 用于储存和维护信息资源
技术型 用于维护系统运作和元数据
操作
利用型 用于记录信息资源利用情况 其它 以上元数据的补充
例举
采集信息，权限和复制跟踪信息， 地址信息，版本控制和对比信息。
内容信息，外部特征信息，环境 信息，目录索引，资源间的链接 关系。 保存的物理环境，保存过程信息 更新、复制、迁移记录。 软、硬件资料，数字格式、压缩 比等，安全数据（如密码等）
计算机系统生成
&.办公系统 &.各类业务信息系统
8
电子文件生成方式
数字加工设备生成
&.扫描 &.拍照 &.采集
&&
9
电子文件的种类、特点和格式
电子文件的种类和特点
&.文本文件 &.数据文件 &.图形文件 &.图像文件 &.声音文件 &.命令文件 &.影像文件 &.多媒体文件
10
电子文件的格式
28
归档电子文件保管
归档电子文件销毁
鉴定： 销毁： “销毁前必须要进行编目造册，经有关 部门批准后，方可进行销毁”。
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六、电子文件利用
电子文件利用比较方便、快捷。 电子文件信息资源可以共享 电子文件信息可以提供“一站式”服务 属于政府信息公开范畴
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30
电子文件利用
电子文件利用格式
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电子文件管理
3、有效性原则
是指电子文件应具备可理解性和可被利 用性，它主要包含信息的可识别性、储 存系统的可靠性、载体的完好性和兼容 性等。
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电子文件有效性规定：
1、迁移。将源系统中的电子文件向目的 系统进行转移存储。
2、对通用软件产生的电子文件，应同时 收集其软件型号、名称、版本和相关参 数手册、说明资料等。专用软件产生的 电子文件原则上应转换成通用型电子文 件，如不能转换，收集时应连同专用软 件一并收集。