《电子文件管理》ppt课件
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信息技术电子工业版第三册第《有条不紊理文件》ppt
2022年
2022年
3
二、新建文件夹
空白处点击鼠标右键—选择新建—文件夹
2022年
2022年
4
三、文件夹的命名
1、鼠标左键选定文件夹
2、鼠标右键单击—重命名 3、切换中文输入法，输入
名字
2022年
2022年
5
任务
在F盘（作业盘）年级文件夹下面新建一 个文件夹
命名：用班级+姓名 例如：三1班刘莉莉
2022年
2022年
6
谢谢 看
收
有条不紊理文件
一、什么是文件夹
2022年
2022年1ຫໍສະໝຸດ 文件夹的定义文件夹是专门装文件用的，主要目的是为 了更好的保存文件，使它整齐规范。普 通计算机文件夹是用来协助人们管理计 算机文件的，每一个文件夹对应一块磁 盘空间，它提供了指向对应空间的地址， 它没有扩展名，也就不像文件的格式用 扩展名来标识。但它有几种类型，如： 文档、图片、相册、音乐、音乐集等等
2022年
2022年
2
文件的定义
所谓“文件”，就是在我们的电脑中，以实现 某种功能、或某个软件的部分功能为目的而定 义的一个单位。
文件有很多种，运行的方式也各有不同。一般 来说我们可以通过文件名来识别这个文件是哪 种类型，特定的文件都会有特定的图标（就是 显示这个文件的样子），也只有安装了相应的 软件，才能正确显示这个文件的图标。
电子文件的管理
归档电子文件移交、 归档电子文件移交、接收检验登记表
检验项目 移交单位 载体外观检验 病毒检验 真实性检验 完整性检验 有效性检验 技术方法与相关软件说 明登记表、软件、 明登记表、软件、说明 资料检验 填表人（签名） 填表人（签名） 审核人（签名） 审核人（签名） 单 位（印章） 印章） 年 年 年 月 月 月 日 日 日 年 年 年 月 月 月 日 日 日 单位名称 接收单位
二、电子文件的归档
（一）归档要求 文件形成部门或信息管理部门应定期把经过 鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移 交，并按档案管理要求的格式将其存储到符 合保管期限要求的脱机载体上。 合保管期限要求的脱机载体上。
二、电子文件的归档
（二）鉴定 电子文件的真实性、完整性、 电子文件的真实性、完整性、有效性 确定密级、 确定密级、归档范围 划定保管期限 填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》 填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》
七、归档电子文件的鉴定销毁
归档电子文件的鉴定销毁， 归档电子文件的鉴定销毁，参照国家关于档 案鉴定销毁的有关规定执行， 案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理审 批手续后实施。 批手续后实施。 属于保密范围的归档电子文件， 属于保密范围的归档电子文件，如存储在不 可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁， 可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁， 并在网络中彻底清除。 并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归 档电子文件可进行逻辑删除。 档电子文件可进行逻辑删除。
五、电子文件的安全保管
对磁性载体每满2年 光盘每满 年进行一次 对磁性载体每满 年、光盘每满4年进行一次 抽样机读检验，抽样率不低于百分之十， 抽样机读检验，抽样率不低于百分之十，如 发现问题应及时采取恢复措施。 发现问题应及时采取恢复措施。 对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转 对磁性载体上的归档电子文件，应每 年转 存一次。原载体同时保留时间不少于4年 存一次。原载体同时保留时间不少于 年。 档案保管部门应定期将检验结果填入《 档案保管部门应定期将检验结果填入《归档 电子文件管理登记表》 电子文件管理登记表》。
电子与纸质档案数字化.ppt
电子与 纸质档案数字化
2015.5.28
• 电子档案目前遵循的原则是 • 存量数字化，增量电子化 • 对应的移交方式是 • 1、移交档案数字化的副本 • 2、文书类电子（档案）的移交 • 3、电子文件归档的几个技术
档案数字化副本移交
1、档案数字化副本，是指将纸质档案、照片档案、声 像档案等档案，采用扫描仪或数码相机等数码设备进行数字 加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被 计算机识别的数字图像或数字文本。
档案数字化副本移交
• 6、档案数字化副本移交
• （一）档案数字化副本的移交，应包括目录数 据和与之相对应图像数据，且目录数据应与对应 的图像数据档号一致。
• （二） 各单位移交的目录数据必须符合《文书档 案电子目录数据库结构与交换格式》的规定，确
二、文书类电子档案的移交
• 1、电子档案，是指我市各机关、团体、企事业单位和其 他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价 值并归档保存的电子文件。
电子档案的移交流程：数据整理、数据与载体检验、 格式转换、数据封装、数据移交并办理移交手续。
• 5、电子档案的数据整理：移交单位对需移交的数据进行整理，生成符合《文 书类电子文件数据存储结构要求》的要求的数据存储结构。
• 6、电子档案的数据检验：移交前移交单位要依据《文书类电子文件元数据方 案》检查元数据，必选项不得缺失；依据《天津市文书类电子文件数据存储 结构要求》检查数据存储结构和应归档移交的内容（包括各种稿本文件、办 文单等），其中文件定稿或版式文件等不缺失；需长期保存的电子档案还需 与对应的纸质档案目录和原文进行对应检查，确保一致；应全部对即将移交 的电子档案进行可读性检查；应进行计算机病毒检测。
2、移交单位按照规定向各级国家综合档案馆移交档案时， 其档案数字化副本应随同档案实体一并移交。
2015.5.28
• 电子档案目前遵循的原则是 • 存量数字化，增量电子化 • 对应的移交方式是 • 1、移交档案数字化的副本 • 2、文书类电子（档案）的移交 • 3、电子文件归档的几个技术
档案数字化副本移交
1、档案数字化副本，是指将纸质档案、照片档案、声 像档案等档案，采用扫描仪或数码相机等数码设备进行数字 加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被 计算机识别的数字图像或数字文本。
档案数字化副本移交
• 6、档案数字化副本移交
• （一）档案数字化副本的移交，应包括目录数 据和与之相对应图像数据，且目录数据应与对应 的图像数据档号一致。
• （二） 各单位移交的目录数据必须符合《文书档 案电子目录数据库结构与交换格式》的规定，确
二、文书类电子档案的移交
• 1、电子档案，是指我市各机关、团体、企事业单位和其 他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价 值并归档保存的电子文件。
电子档案的移交流程：数据整理、数据与载体检验、 格式转换、数据封装、数据移交并办理移交手续。
• 5、电子档案的数据整理：移交单位对需移交的数据进行整理，生成符合《文 书类电子文件数据存储结构要求》的要求的数据存储结构。
• 6、电子档案的数据检验：移交前移交单位要依据《文书类电子文件元数据方 案》检查元数据，必选项不得缺失；依据《天津市文书类电子文件数据存储 结构要求》检查数据存储结构和应归档移交的内容（包括各种稿本文件、办 文单等），其中文件定稿或版式文件等不缺失；需长期保存的电子档案还需 与对应的纸质档案目录和原文进行对应检查，确保一致；应全部对即将移交 的电子档案进行可读性检查；应进行计算机病毒检测。
2、移交单位按照规定向各级国家综合档案馆移交档案时， 其档案数字化副本应随同档案实体一并移交。
电子文件管理基础知识
图形文件类别代码 g
影像文件
用视频设备获得并经计算机处理的动 态影像文件，收集其压缩计算方法和 相关软件，并应注意收集其非通用格 式的压缩算法和相关软件。
影像数据以mpeg、avi为通用文件格 式。
影像文件类别代码 v
声音文件
用数字音频设备获得的声音文件，收 集时应注意收集其属性标识、参数和 相关软件，并注意收集其非通用格式 的相关软件。
在条件许可的情况下不予或无法归档纸质文件时， 可以考虑单独归档电子文件。这些文件包括：在 纸质条件下不予归档的微观文件、已实现计算机 辅助生产的cad文件、某些数据量大保存年限短的 数据文件、多媒体文件、电子邮件文件、网站文 件、超文本文件等。
电子文件归档方式
1．物理归档 物理归档是指各部门将自身形成的电子公
电子文件的形成特点?电子文件与机构活动的伴生性?电子文件之间的有机联系?电子文件内容结构背景信息的分散性?电子文件技术状态的多样性多样性二电子文件的管理目标与原则电子文件管理目标?保证电子文件的真实性?保证电子文件的完整性?保证电子文件的长期可读性?促进工作效率的提高?方便查询和利用电子文件的五个管理目标之间的关系?保护电子文件的真实性完整性和长期可读性是实现电子文件价值的基础和保障
电子文件归档的时间要求
一般在文件完成运转任务、办理完毕后归档。
电子公文的归档时间分实时归档和定期归档两种。实 时归档指电子公文生成时或在网络中首次传递时进行 归档；定期归档是指按照机构有关规定，在电子公文 处理完毕一段时间之后再向档案部门移交。（一般办 理完毕后三个月内归档）
逻辑归档通常应尽可能实时进行，以免发生失控；物 理归档中的网络归档既可实时进行，也可与介质归档 一样，借鉴纸质文件归档的经验，并按照有关规定定 期完成。如管理性文件在次年年初归档，科技文件在 项目完成之后归档，机密文件随时归档等。
影像文件
用视频设备获得并经计算机处理的动 态影像文件，收集其压缩计算方法和 相关软件，并应注意收集其非通用格 式的压缩算法和相关软件。
影像数据以mpeg、avi为通用文件格 式。
影像文件类别代码 v
声音文件
用数字音频设备获得的声音文件，收 集时应注意收集其属性标识、参数和 相关软件，并注意收集其非通用格式 的相关软件。
在条件许可的情况下不予或无法归档纸质文件时， 可以考虑单独归档电子文件。这些文件包括：在 纸质条件下不予归档的微观文件、已实现计算机 辅助生产的cad文件、某些数据量大保存年限短的 数据文件、多媒体文件、电子邮件文件、网站文 件、超文本文件等。
电子文件归档方式
1．物理归档 物理归档是指各部门将自身形成的电子公
电子文件的形成特点?电子文件与机构活动的伴生性?电子文件之间的有机联系?电子文件内容结构背景信息的分散性?电子文件技术状态的多样性多样性二电子文件的管理目标与原则电子文件管理目标?保证电子文件的真实性?保证电子文件的完整性?保证电子文件的长期可读性?促进工作效率的提高?方便查询和利用电子文件的五个管理目标之间的关系?保护电子文件的真实性完整性和长期可读性是实现电子文件价值的基础和保障
电子文件归档的时间要求
一般在文件完成运转任务、办理完毕后归档。
电子公文的归档时间分实时归档和定期归档两种。实 时归档指电子公文生成时或在网络中首次传递时进行 归档；定期归档是指按照机构有关规定，在电子公文 处理完毕一段时间之后再向档案部门移交。（一般办 理完毕后三个月内归档）
逻辑归档通常应尽可能实时进行，以免发生失控；物 理归档中的网络归档既可实时进行，也可与介质归档 一样，借鉴纸质文件归档的经验，并按照有关规定定 期完成。如管理性文件在次年年初归档，科技文件在 项目完成之后归档，机密文件随时归档等。
档案管理ppt课件
第一章
档案管理的定义
档案管理的定义： 对档案的收集、整 理、保管、鉴定、 统计和提供利用的 活动
目的：确保档案的 安全、完整和可用 性
范围：涉及各种类 型的档案，如文书 、科技、人事、会 计等
意义：为组织、企 业和个人提供历史 记录和重要资料， 有助于提高工作效 率和决策水平
档案管理的重要性
保持信息的原始性和真实性 维护企业的合法权益 提高企业的经营效益 促进企业的可持续发展
档案存储和保管技术
ห้องสมุดไป่ตู้第三章
档案存储
定义：将档案有序地存放在档案库房中 存储方式：分类存储、按序存储、标识存储 存储设备：档案柜、档案架、档案盒 存储环境：温度、湿度、光照、防虫等
档案保管技术
档案存储和保管的重要性 档案存储和保管的几种常见技术 电子档案的存储和保管技术 档案存储和保管的未来发展趋势
目的：满足用户对 档案信息的需求
开发方式：数字化 、汇编、专题研究 等
提高档案利用效率 的重要手段
档案管理软件和应用
第五章
档案管理软件
简介
优势
特点
应用场景
档案管理软件应用
简介 特点 应用范围 优势
档案管理的发展趋势和展望
第六章
档案管理的发展趋势
数字化：随着计算机技术的不断发展，档案管理逐渐向数字化方向发展，数字化档案 管理可以大大提高档案的利用率和安全性。
档案利用和开发
第四章
档案利用
档案利用的定义： 档案利用是指对档 案实体的查阅、复 制、摘录、加工和 传输。
档案利用的目的： 满足社会和个人的 需求，实现档案的 价值和作用。
档案利用的方式： 现场查阅、复制、 网络查询等。
档案管理的定义
档案管理的定义： 对档案的收集、整 理、保管、鉴定、 统计和提供利用的 活动
目的：确保档案的 安全、完整和可用 性
范围：涉及各种类 型的档案，如文书 、科技、人事、会 计等
意义：为组织、企 业和个人提供历史 记录和重要资料， 有助于提高工作效 率和决策水平
档案管理的重要性
保持信息的原始性和真实性 维护企业的合法权益 提高企业的经营效益 促进企业的可持续发展
档案存储和保管技术
ห้องสมุดไป่ตู้第三章
档案存储
定义：将档案有序地存放在档案库房中 存储方式：分类存储、按序存储、标识存储 存储设备：档案柜、档案架、档案盒 存储环境：温度、湿度、光照、防虫等
档案保管技术
档案存储和保管的重要性 档案存储和保管的几种常见技术 电子档案的存储和保管技术 档案存储和保管的未来发展趋势
目的：满足用户对 档案信息的需求
开发方式：数字化 、汇编、专题研究 等
提高档案利用效率 的重要手段
档案管理软件和应用
第五章
档案管理软件
简介
优势
特点
应用场景
档案管理软件应用
简介 特点 应用范围 优势
档案管理的发展趋势和展望
第六章
档案管理的发展趋势
数字化：随着计算机技术的不断发展，档案管理逐渐向数字化方向发展，数字化档案 管理可以大大提高档案的利用率和安全性。
档案利用和开发
第四章
档案利用
档案利用的定义： 档案利用是指对档 案实体的查阅、复 制、摘录、加工和 传输。
档案利用的目的： 满足社会和个人的 需求，实现档案的 价值和作用。
档案利用的方式： 现场查阅、复制、 网络查询等。
图文档管理
PPT文档演模板
图文档管理
文档状态图标约定
Ø 文档列表记录蓝色字体显示：表示文档正在走流 程（流程中的文档不允许别人修改） ；
Ø 文档列表记录用红色字体显示：表示该文档正被签 出中（签出中的文档不允许别人修改） ；
Ø 文档状态图后带“ ”图标显示：表示该文档链接
状态（链接文档修改根据权限判断）
Ø 文档状态图后带“ ”图标显示：表示该文档有下
Ø 浏览：是由相应的浏览软件打开所选文档 浏览文档不能另存，只能在系统下查看
PPT文档演模板
图文档管理
文档的签出/签入操作
Ø 必须通过签出/签入操作才能对文档进行修改
Ø 系统允许用户在退出系统前对“签出”的文档不执行“签 入”操作，系统起始页面提示未签入的文档，签入操作只 能在签出的电脑上进行，否则会丢失签出后修改的数据。
PPT文档演模板
图文档管理
基本概念
Ø 文档 ：各种电子文件和图档，通称文档。文档由两部分组 成： 物理文件－存放在电子仓中 数据记录－存放在数据库中，记录该文档的各种属性， 如版本、状态、修改人、与其它数据的关系等
Ø 电子仓 ：用于安全存放电子文件的物理存储空间，一般是 操作系统下的一个FTP目录，存放于电子仓的电子文件处于 加密状态。
Ø 删除操作需要对对象有删除权限 Ø 文件夹不为空，则不能删除该文件夹 Ø 已经归档的文档不可以删除
PPT文档演模板
图文档管理
文档查找
Ø 查询条件包括： 文档编码、名称、扩展名、类型、文档状态、创建日期、创 建者，同时支持自定义属性查询。
Ø 支持模糊查找 Ø 同时选择多个条件，则查询结果同时具备所定条件的文档。 Ø 对查询结果打开和浏览受权限控制。
约束：签入/签出操作需对所选文档有修改以上的权限
档案数字化管理PPT幻灯片课件
要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提
高档案管理和利用的现代化水平。
1
档案信息化的意义
• 1、更好的收集和管理档案。档案是一个立档单位为 适应职能活动需要，而直接产生的依法归档的具有保存价 值的文件与材料。档案是一种历史活动的原始记录。大型 企、事业单位每年都要产生很多档案资料，内容涉及文档 、科技、合同等各种重要信息，这些信息忠实的记录了立 档单位的发展历史，对立档单位的发展提供有利的借鉴。 实行档案的信息化管理后，必将能够更好的收集和管理这 种信息资源。
档案管理软件的使用
DARMS2009档案管理软件介绍
17
7
如何做好档案信息化管理
3、有效性原则
是指电子文件应具备可理解性和可被 利用性，包含信息的可识别性、储存系统 的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
8
如何做好档案信息化管理
电子文归档格式 《电子文件归档管理规范》规定保存的电子
文件通用格式为： 文字型：XML、RTF、TXT 图像型：JPEG、TIFF 视频和多媒体：MPEG、AVI 音频：WAV、MP3
什么是档案信息化
•
所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统
一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技
术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，
加速实现档案管理现代化的进程。换句话说，档案信息化
是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重
心转变的过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中，
• 档案目录数据库建设 • 电子档案全文数据库建设
电子文件生成方式 1、计算机系统生成 2、数字化扫描
14
如何做好档案信息化管理
• 档案利用管理
《病案管理》PPT课件(2024)
病案信息管理
实现病案的创建、编辑、保存、 打印等功能。
2024/1/29
26
电子病案管理系统的基本功能与特点
医嘱管理
记录医生开具的医嘱、处方等信息。
报表统计
提供各类报表统计功能，如病案统计、医嘱统计等。
2024/1/29
27
电子病案管理系统的基本功能与特点
数字化存储
电子病案以数字化形式存储，节省空 间，方便管理。
明确医院对电子病案管理系统的需求 ，制定实施计划。
2. 系统选型
根据医院实际需求，选择合适的电子 病案管理系统。
2024/1/29
30
电子病案管理系统的实施步骤与注意事项
1 2
3. 系统安装与调试
在医院内部署电子病案管理系统，并进行调试。
4. 数据迁移
将原有纸质病案数据迁移至电子病案管理系统。
3
5. 培训与推广
03
加强与其他医疗机构和科研机构 的合作，共享病案信息资源，推
动医学事业的发展。
04
20
04 病案的质量控制 与评价
2024/1/29
21
病案质量评价标准与内容
01
02
03
04
完整性
病案资料是否齐全，包括病史 、诊断、治疗、检查、护理等
记录。
准确性
病案信息是否真实、准确，无 错别字、漏字、多字等现象。
2024/1/29
完善制度
建立健全的病案管理制度和奖惩机制，明确各级 人员的职责和要求。
推进信息化
利用信息技术手段提高病案管理的效率和准确性 ，减少人为因素造成的错误和疏漏。
24
05 电子病案管理系 统的应用与发展
2024/1/29
实现病案的创建、编辑、保存、 打印等功能。
2024/1/29
26
电子病案管理系统的基本功能与特点
医嘱管理
记录医生开具的医嘱、处方等信息。
报表统计
提供各类报表统计功能，如病案统计、医嘱统计等。
2024/1/29
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电子病案管理系统的基本功能与特点
数字化存储
电子病案以数字化形式存储，节省空 间，方便管理。
明确医院对电子病案管理系统的需求 ，制定实施计划。
2. 系统选型
根据医院实际需求，选择合适的电子 病案管理系统。
2024/1/29
30
电子病案管理系统的实施步骤与注意事项
1 2
3. 系统安装与调试
在医院内部署电子病案管理系统，并进行调试。
4. 数据迁移
将原有纸质病案数据迁移至电子病案管理系统。
3
5. 培训与推广
03
加强与其他医疗机构和科研机构 的合作，共享病案信息资源，推
动医学事业的发展。
04
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04 病案的质量控制 与评价
2024/1/29
21
病案质量评价标准与内容
01
02
03
04
完整性
病案资料是否齐全，包括病史 、诊断、治疗、检查、护理等
记录。
准确性
病案信息是否真实、准确，无 错别字、漏字、多字等现象。
2024/1/29
完善制度
建立健全的病案管理制度和奖惩机制，明确各级 人员的职责和要求。
推进信息化
利用信息技术手段提高病案管理的效率和准确性 ，减少人为因素造成的错误和疏漏。
24
05 电子病案管理系 统的应用与发展
2024/1/29