科技档案管理规定
科学技术研究档案管理规定-国家档案局、中华人民共和国科学技术部令第15号
科学技术研究档案管理规定正文：----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------国家档案局、中华人民共和国科学技术部令第15号《科学技术研究档案管理规定》已经国家档案局局长办公会议、科学技术部部务会议修订通过，现将修订后的《科学技术研究档案管理规定》公布，自2020年11月1日起施行。
国家档案局局长陆国强科学技术部部长王志刚2020年9月11日科学技术研究档案管理规定第一条为了加强科学技术研究档案(以下简称科研档案)管理，有效保护和利用科研档案，根据《中华人民共和国档案法》《科学技术档案工作条例》和国家科学技术管理有关法律、行政法规，结合科研工作和档案工作实际，制定本规定。
第二条承担科研项目（包括科研课题，下同）研究、计划管理的机关、团体、企业事业单位及其他组织开展科研档案管理工作适用本规定。
第三条科研档案是指科研项目在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料以及标本、样本等实物。
第四条科研档案工作是科研管理的重要组成部分和科研活动的重要环节，各单位应当把科研档案工作要求纳入科研管理制度与工作流程，与科研项目工作同部署、同实施、同检查，将科研档案管理列入有关部门和人员的职责并予以考核。
第五条科研项目结题验收时，各单位应当按照分类分级管理的原则，按照有关规定对科研档案的完整性、准确性、系统性进行审查或验收。
第六条各单位应当按照集中统一管理原则，建立健全科研档案工作规章制度，在人员、库房、设备、经费等方面给予保障，保证科研档案工作顺利开展，确保科研档案完整、准确、可用、安全。
科技部门_档案管理制度
一、总则为了加强科技部门档案管理工作，确保档案的安全、完整和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我部门实际情况，特制定本制度。
二、档案管理目标1. 确保科技部门所有文件和记录得到有效管理、保存和利用。
2. 提高档案管理的规范化、科学化水平。
3. 保障档案信息的真实性、完整性和安全性。
三、档案管理职责1. 档案管理部门职责：- 负责科技部门各类档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
- 制定档案管理制度，并组织实施。
- 定期对档案工作进行监督检查。
2. 其他部门职责：- 遵守档案管理制度，积极配合档案管理部门开展档案管理工作。
- 及时向档案管理部门移交应归档的文件和资料。
3. 全体员工职责：- 认真学习档案管理制度，提高档案管理意识。
- 严格执行档案管理制度，确保档案的完整性和安全性。
四、档案管理流程1. 档案的收集和归档：- 根据档案管理要求，对科技部门的各类文件和资料进行收集。
- 按照时间顺序、类别进行分类、归档，并存放在指定的位置。
2. 档案的查阅和利用：- 查阅档案需经档案管理部门批准，并办理相关手续。
- 查阅档案应遵守保密规定，不得泄露国家秘密和单位商业秘密。
3. 档案的销毁和转移：- 对已不具备保存价值或需要销毁的档案，按照规定程序进行销毁。
- 对需要长期保存的档案，进行转移存储。
五、档案管理的安全保密1. 档案管理部门应采取备份、加密等安全措施，确保档案信息的安全。
2. 档案管理应遵守国家有关保密法律法规，对涉密档案进行特殊管理。
3. 对可能存在泄露风险的档案，应采取措施进行隔离。
六、档案管理的监督与评估1. 档案管理部门应建立档案管理评估机制，定期对档案管理工作进行评估，并及时跟进改进。
2. 定期开展档案管理培训，提高员工的档案管理意识。
七、附则本制度自发布之日起施行，由科技部门负责解释。
科技人员档案管理制度
第一章总则第一条为规范科技人员档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有科技人员的档案管理，包括但不限于个人基本信息、工作经历、成果业绩、培训记录、考核评价等内容。
第三条科技人员档案管理应遵循以下原则：（一）依法管理：严格按照国家档案管理法律法规和标准执行，确保档案的合法性；（二）集中统一：实行集中统一管理，明确档案管理部门的职责，确保档案的完整性；（三）科学规范：建立健全档案管理制度，提高档案管理水平，确保档案的准确性；（四）安全保密：加强档案安全管理，确保档案的保密性；（五）方便利用：优化档案查询服务，提高档案利用率。
第二章档案管理机构及职责第四条本单位设立档案管理部门，负责科技人员档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第五条档案管理部门的主要职责：（一）制定科技人员档案管理制度，并组织实施；（二）负责科技人员档案的收集、整理和归档；（三）负责科技人员档案的保管和保密工作；（四）负责科技人员档案的查询、借阅和利用工作；（五）负责科技人员档案的销毁工作；（六）定期对科技人员档案进行整理、检查和更新。
第三章档案收集与整理第六条科技人员档案的收集应包括以下内容：（一）个人基本信息：姓名、性别、出生日期、学历、学位、职称、职务等；（二）工作经历：工作单位、岗位、工作年限、主要职责等；（三）成果业绩：科技成果、论文发表、专利申请、获奖情况等；（四）培训记录：参加的培训课程、时间、内容、考核结果等；（五）考核评价：年度考核、职称评审、岗位聘任等。
第七条科技人员档案的整理应遵循以下要求：（一）分类清晰：按照档案内容进行分类，确保档案的有序性；（二）编号规范：采用统一编号，方便查阅和归档；（三）装订整齐：档案装订整齐，确保档案的完整性；（四）目录完整：编制档案目录，方便查阅。
第四章档案保管与利用第八条科技人员档案的保管应遵循以下要求：（一）库房管理：配备必要的档案保管设备，确保档案的物理安全；（二）防火、防盗、防潮、防虫：采取有效措施，防止档案受损；（三）保密管理：严格保密制度，确保档案信息安全。
科技档案整理规则
科技档案整理规则
科技档案整理规则是指在科技领域中，对于科技相关的文件、资料等进行整理的一系列规则和原则。
下面是一些常见的科技档案整理规则：
1. 按照主题分类：将科技档案按照主题或领域分类整理，例如按照计算机科学、生命科学、物理学等分类，使档案的组织更加清晰。
2. 按照时间顺序排序：将档案按照时间顺序进行排序，以便更好地了解科技发展的历史和演变过程。
3. 标注记录信息：对每个档案进行标注，包括文档标题、作者、时间、来源等信息，以便查找和引用。
4. 文件编号和归档：为每个科技档案分配唯一的文件编号，并将其归档到相应的分类中，以便于查找和管理。
5. 版本管理：对于科技文件的更新版本，应保留之前的版本，并及时标注记录各个版本间的变动情况。
6. 数字化管理：将科技档案进行数字化管理，建立电子数据库，方便查阅和共享。
7. 定期审查和更新：定期对科技档案进行审查和更新，删除过时或不再需要的文件，确保档案的准确性和完整性。
8. 保密措施：对于涉及商业机密或敏感信息的科技档案，需要采取相应的保密措施，确保机密信息不被泄露。
这些规则和原则旨在帮助科技机构和科技从业人员更好地管理和利用科技档案，提高科技创新效率和工作效率。
科技档案的规章制度是什么
科技档案的规章制度是什么一、科技档案规章制度的基本原则（一）法律依据原则科技档案的管理工作必须依照国家有关法律、法规和政策的规定，确保科技档案管理工作的合法性和规范性。
（二）全面性原则科技档案管理工作要保障科技档案的完整性、可信性和可查性，做到全面、系统、准确，确保科技档案信息的真实性和完整性。
（三）规范性原则科技档案管理工作要依据科技档案管理的规章制度和操作流程，严格按照相关规定办理科技档案事务，保证科技档案管理工作的规范性和一致性。
（四）保密原则科技档案管理工作要严格遵守国家保密制度，严格保护科技档案的机密性，不得随意泄露科技档案信息，确保国家和企业的利益不受损害。
（五）责任原则科技档案管理工作要明确责任分工，明确各级科技档案管理责任，健全科技档案管理职责体系，保障科技档案管理工作的有效开展。
二、科技档案规章制度的主要内容（一）科技档案的归档和整理1.科技档案的归档原则科技档案应依据其内容和来源等特点，按照文件管理、案卷管理、项目管理和研究主题管理等几种不同的归档方式进行管理。
2.科技档案的整理要求对科技档案进行整理工作时，应根据文件的内容和属性，按照科技档案管理的规定进行整理和分类，确保科技档案信息的完整性和可查性。
（二）科技档案的保管和利用1.科技档案保管的环境要求科技档案保管场所应具备保密、防火、防水、防盗和环境调控等功能，确保科技档案信息的安全和完整。
2.科技档案利用的规定科技档案的利用应遵循规章制度，科技档案管理部门应提供必要的查询和复印服务，保障科技档案信息的及时准确传达。
（三）科技档案的清理和销毁1.科技档案清理的周期科技档案管理部门应根据科技档案的管理周期和实际需求，定期进行科技档案清理工作，剔除无用档案，保障科技档案的及时整理和保管。
2.科技档案销毁流程对于已经失效、过期或无用的科技档案，科技档案管理部门应按照规章制度，经过审批程序，严格按照规定的销毁程序和方法进行销毁处理，确保科技档案信息不被泄漏。
科技项目档案管理制度范本
第一章总则第一条为加强科技项目档案管理，确保科技项目档案的完整、准确、系统和安全，提高档案管理效率和水平，根据《科学技术档案工作条例》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有科技项目档案的管理工作。
第三条科技项目档案是指科技项目在实施过程中形成的具有保存价值的文字、图表、图像、音频、视频等资料。
第二章档案管理职责第四条科技项目档案管理工作由项目管理部门负责，具体职责如下：（一）制定科技项目档案管理制度，明确档案管理要求、流程和责任。
（二）组织项目组成员学习档案管理知识，提高档案管理意识。
（三）负责科技项目档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。
（四）对科技项目档案进行定期检查、鉴定和销毁。
第三章档案管理流程第五条科技项目档案管理流程如下：（一）项目启动阶段：项目组在项目启动前，应明确档案管理的责任人和具体要求。
（二）项目实施阶段：项目组成员应按照档案管理制度，及时收集、整理项目过程中的各类档案资料。
（三）项目验收阶段：项目组在项目验收前，应将所有档案资料整理齐全，并提交给档案管理部门。
（四）项目归档阶段：档案管理部门对验收合格的科技项目档案进行归档，并建立档案目录。
第四章档案保管与利用第六条科技项目档案保管要求：（一）档案资料应按照档案管理制度进行分类、编号、装订。
（二）档案资料应存放在通风、干燥、防尘、防虫、防霉、防盗、防火的安全场所。
（三）档案资料应定期进行盘点，确保档案资料完整无缺。
第七条科技项目档案利用要求：（一）档案利用者应遵守档案管理制度，不得擅自复制、摘抄、外传档案资料。
（二）档案利用者需填写档案查阅申请，经批准后方可查阅档案。
（三）档案管理部门应根据档案资料的内容和保密要求，决定是否提供档案资料。
第五章监督与考核第八条对科技项目档案管理工作的监督与考核：（一）项目管理部门定期对档案管理工作进行检查，确保档案管理制度落实到位。
（二）档案管理部门对档案管理工作的考核，应结合档案的完整、准确、系统和安全等方面进行。
科技项目档案管理制度
第一章总则第一条为加强科技项目档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《科学技术档案工作条例》及相关法律法规，结合我国科技项目管理的实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于我国各级政府部门、企事业单位及其他社会组织开展的科技项目档案管理工作。
第三条科技项目档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）归档及时，整理规范；（三）安全保密，便于利用；（四）科学分类，便于检索。
第二章职责分工第四条科技项目档案管理实行统一领导、分级负责的原则。
各级档案管理部门负责本单位的科技项目档案管理工作。
第五条项目单位应设立档案管理人员，负责科技项目档案的收集、整理、归档和保管工作。
第六条项目单位的主要负责人对本单位的科技项目档案管理工作负总责。
第三章科技项目档案的收集与整理第七条科技项目档案的收集范围包括：（一）项目立项、申报、审批、实施、验收等过程中的各类文件、资料；（二）项目研究、试验、生产、销售、服务等过程中的各类文件、资料；（三）项目相关会议、活动、培训等记录；（四）项目成果鉴定、获奖、推广应用等材料；（五）其他与项目相关的文件、资料。
第八条科技项目档案的整理应遵循以下要求：（一）按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类、编目；（二）档案整理应保持文件之间的历史联系，确保档案的完整性和连续性；（三）档案整理应遵循统一、规范、实用的原则，便于检索和利用。
第四章科技项目档案的归档与保管第九条科技项目档案应在项目验收合格后30日内完成归档工作。
第十条归档的科技项目档案应按照档案分类标准进行编目、分类、排列，并填写归档目录。
第十一条归档的科技项目档案应按照档案保管期限进行分类存放，确保档案的安全。
第十二条科技项目档案的保管应采取以下措施：（一）确保档案库房安全，防止火灾、水灾、盗窃等事故；（二）保持档案库房环境适宜，防止档案霉变、虫蛀等损害；（三）定期对档案进行检查，发现异常情况及时处理；（四）对电子档案采取加密、备份等措施，确保电子档案的安全。
科技型公司档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司档案工作，确保公司档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有科技档案的管理，包括但不限于项目文件、技术文档、研发记录、实验数据、产品说明书、专利文件、合同等。
第三条公司档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的完整、连续、系统；2. 准确性原则：档案内容真实、准确、可靠；3. 安全性原则：确保档案实体和信息安全；4. 有效性原则：提高档案的利用率，服务于公司发展。
第二章职责与分工第四条公司档案管理部门负责公司档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第五条各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理、归档工作，确保档案的及时、准确、完整。
第六条公司领导对档案管理工作负总责，负责组织、协调、监督和检查档案管理工作。
第三章档案收集与整理第七条档案收集范围：1. 公司内部产生的各类科技档案；2. 公司外部委托、合作、交流等活动产生的科技档案；3. 公司收购、合并、分立等过程中形成的科技档案。
第八条档案整理要求：1. 按照档案的来源、内容、时间、类别等进行分类、编目；2. 对档案进行编号、登记，建立档案目录；3. 档案装订、编页，确保档案的整洁、美观。
第四章档案保管与利用第九条档案保管要求：1. 档案存放应选择干燥、通风、防潮、防尘、防盗、防火、防虫害的场所；2. 档案柜应定期检查、维护，确保档案安全；3. 电子档案应进行备份，并采取加密、隔离等措施，确保信息安全。
第十条档案利用要求：1. 档案查阅应办理相关手续，登记查阅情况；2. 档案借阅应办理借阅手续，并按时归还；3. 档案复制应经档案管理部门同意，并注明用途。
第五章档案销毁与转移第十一条档案销毁要求：1. 档案销毁前，应进行鉴定，确认无保存价值；2. 档案销毁应采取安全、环保的方式；3. 档案销毁过程应有人监督，并做好记录。
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目录
1 目的与范围
2术语
3职责
4规定内容
5质量记录
1目的与范围
为确保本公司工程设计中形成的科技文件资料在收集、归档、编目和提供利用等方面的质量，特制定本制度
2术语
2.1科技档案
是指在科技活动中直接形成对国家和社会具有保存和利用价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
2.2科技文件
是记录和反映科技活动的文字、图表、声像等科技文件的总称。
科技文件归档后才成为科技档案。
3职责
项目管理部是科技档案的归口管理部门，其管理科技档案的职责，管理的内容和要求，见《质量手册》的文件和资料控制程序。
4规定内容
4.1科技档案的形成与归档
4.1.1科技档案的形成
（1）科技档案是设计项目、科研项目的不同阶段设计研究过程中形成的具有保存价值的、应归档的各种技术文件材料。
（2）科技档案的形成、积累、整理和归档要纳入计划、技术、质量管理，作为工程技术人员的岗位职责。
（3）科技档案的形成、积累、整理必须有专人负责
4.1.2科技档案的归档
科技档案材料的归档，就是把我公司在设计及科研工作中形成的，具有保存价值的科技文件材料，按照一定的制度和要求，收集齐全、完整、系统整理，移交给档案室。
4.2归档范围
(1).工程的依据性文件材料
a)上级指示性文件（上级下达的计划、批复、有关领导指示讲话等）
b)项目申请报告、批复及来往函件
c)项目的可行性研究报告及附件
d)设计任务书、协议书、委托书、合同
e)设计方案及审批材料。
(2).工程基础性文件材料
a）工程坝址选择报告
b）水文、气象、地理、地震、环保、地勘和交通运输资源、社会经济及
调查报告
c）征用土地申报、审批以及拆迁协议或合同。
（3）.工程设计文件材料
a）初步设计阶段的文件材料，扩大初设、技施设计及招标设计文字说明书及全套图纸及资料
b）设计计算书，工程概预算
c）施工设计全套图纸及资料
d）设计完工报告、设计回访报告
（4）施工竣工验收文件材料
a）设计变更通知单、修改记录
b）重大质量事故报告和处理结果、补救措施
c）工程竣工图、工程质量鉴定报告、竣工技术总结、竣工验收会议纪要或记录
d）工程决算
e）竣工报告，交工验收证书
（5）工程使用过程中，发现的问题及处理结果，工程维修、扩建和改建加固的全套文件材料。
（6）其他技术档案
a）翻译文件
b）本公司基建工程（宿舍、锅炉房等）设计、施工文件
c）科研成果报告、论文、科研成果获奖证书、奖状、贺电等
d）参加技术会、国内、国外考察、公出收集的技术资料
4.3.归档办法
(1).科技档案材料形成较少、工期时间短的，可以在一项设计、科技生产
活动结束后，全面整理一次性归档。
(2).科技档案材料形成较多、工期时间较长的，可以采用阶段性归档，待
整个工作全部结束后，全面整理一次性归档。
(3).子项组成归档，如施工详图阶段可按子项组成、保管单位，随时归档。
(4).按年度组成归档，对自然现象观察、观测的活动（水文资料，测潮资
料等）保管单位可按年度归档。
4.4归档要求
4.4.1归档的科技文件底稿有手写的和打印的两种，手写的要用统一的方格稿纸、计算用纸，字迹要工整、清楚；用计算机打印的必须归档带有手写修改痕迹的最后定稿。
题名要标写确切，同一工程的题名在专业用语上应保持一致，同一类型工程的题名在专业用语上也应力求统一。
科技文件上必须有责任者、校核者、审
查者、审定者、批准者的签字，并注明日期。
4.4.2归档的透明底图必须按国家标准GB/T14689-93《技术制图图纸幅面和格式》规定的图幅规格绘制，图题要写明工程名称、确切的图名、制图日期、图号，图边要用缝纫机轧好。
设计者、校核者、审定者、描图者等签名要齐全。
成套的图纸要有图纸目录，地形图要有索引。
蓝图要按A4图纸幅面折叠，右下角露出图题。
归档底图目录格式如下：
4.4.3归档的地质资料，必须以一个工程项目为整理单位，包括地质平面、剖面、柱状图、有关实验成果及其他资料，并要有详细的目录。
4.4.4测绘资料按施测工程项目归档。
归档的地形图要有透明图，并要有图幅索引；各种外业记录和计算书上的各项内容，如施测工程项目名称，施测日期、记录者、计算者、校核者、负责人、页次等都应认真填写齐全。
4.4.5计算书应在各阶段规划、设计及工程完成后分阶段整理归档。
4.4.6科技文件底稿的手工书写、批改和签发，必须使用蓝黑墨水、碳素墨水等耐久性材料书写，不得使用铅笔、圆珠笔、彩色笔、复写纸等不耐久材料书写。
4.4.7归档的工程技术声像资料应是原版、原件。
底片、明片文字说明要配套，底片与明片的影象要相符，互相联系的照片不能分离；录音、录像资料须归编辑合成的成品，录制的内容要符合实际并辅以必要的文字说明，录音录像带的盒面要粘贴标有能揭示内容文字的标签。
4.4.8归档软磁盘、光盘等介质的电子文件时，必须注明形成文件时使用的程序名称及其版本号，计算机、打印机的机型等软硬件环境。
4.4.9归档技术文件，要准确划定密级、保管期限。
4.5归档份数
文字报告归档时收原始手稿或计算机定稿一份、打印件二份；计算书原稿一份；图纸：底图一份，蓝图一份；声像、磁性资料；照片的底片、明片各一份，录音录像带一份，软磁盘一份。
4.6归档手续
规划、设计成果产品由项目负责人填写《规划、设计文件及交流资料分发单》，按分发单要求，项目管理部负责产品的公司内分发，成果的主要完成部门负责产品的公司外分发。
归档的科技文件，应以一个工程为单位或专业为单位由项目负责人到项目管理部办理归档手续（填写归档交接单，验收后，双方签字交接归档）以证明完成生产任务。
4.7科技档案的更改
4.7.1入库后的科技档案，需要更改时，由更改人填写《设计修改/变更通知单》，通知单写清工程名称，更改原因、更改内容，必须有编制人、审批人签字，更改后随时送交档案室，由档案室根据变更通知单的内容对库内科技档案进行调换或标识。
4.7.2更改较大的底图，应由更改人负责晒蓝图一份，将修改后的档案归档，撤出作废蓝图以保证底、蓝图的一致性。
4.8科技档案的统计
4.8.1科技档案的统计应以库藏档案为依据，准确、可靠、真实地揭示科技档案的数量和基本情况。
4.8.2统计的计量单位为卷、册、张。
4.8.3统计的内容包括：数量、鉴定情况、保管情况、利用情况及利用效益等4.9科技档案的鉴定与销毁
4.9.1科技档案的鉴定工作要在主管档案工作的公司总经理和总工的领导下组织鉴定小组进行。
4.9.2当科技档案超过保管期限确无保存利用价值时，经过鉴定小组鉴定由档案室造册登记提出销毁意见，报送主管公司总经理和总工审批。
4.9.3销毁科技档案由档案室和保卫部门负责执行，实行二人监销规定，监销人员要在销毁清册上签字（盖章）。
销毁清册归档保存。
4.10科技档案的保管与利用
4.10.1档案库房要排架科学，便于查找和利用，并做到“七防”（防火、防盗、防光、防尘、防潮、防高温、防有害生物）。
4.10.2科技档案中的底稿、底图等正本档案不外借
4.10.2本公司职工借阅科技档案，可根据工作需要调档，待工作结束后及时返回项目管理部，以防影响他人使用
4.10.3外单位人员利用档案只准查阅，不与外借。
查阅档案应持所在单位正式介绍信（必须注明持信者的身份、查阅档案的目的和范围，否则不与接待），并由本公司经营管理处签署查阅范围，公司保密委员会主任批准，方可到档案室查阅。
对外单位利用档案实行有偿服务。
4.10.4档案利用人员要维护档案的安全与完整，要求做到：
不准私自涂改、拆散、抽取、损坏档案。
不准擅自出版、公布、复制和摘抄档案资料。
不准将档案转借外单位。
不准私自携带档案资料外出参观、旅游、探亲访友、办私事。
不准以任何理由对外泄露档案机密。
4.10.6档案借阅人员离退休和调离本公司时应及时办理档案清退手续。
4.10.7档案借阅人员发生4.10.3、4.10.4、4.10.5条款情况之一的，档案部门有权报请公司给予责任者行政处分和处罚，情节严重的要追究法律责任。
5质量记录
5.1《设计项目成果归档交接单》；
5.2《规划、设计文件及交流资料分发单》；
5.3《设计修改/ 变更通知单》；
5.4《设计产品顾客意见反馈表》；
5.5《技术标准有效版本目录清单》；
5.6《文件发放登记表》。
5.7 质量记录按公司《质量记录控制程序》的有关要求执行。