档案管理业务流程(DOC格式)
公司档案管理制度(5篇)
公司档案管理制度一、总则1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。
2、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。
结案后及时归档。
工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
二、文件材料的收集管理1、公司指定专人负责文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。
3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政备案。
会议文件由行政收集。
三、归档范围1、重要的会议材料，包括会议____、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。
2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录。
4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
四、归档要求1、档案质量总的要求是。
遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。
5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。
五、档案管理人员职责1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。
档案管理怎么做(精选10篇)
档案管理怎么做随着社会的不断发展，各种信息都在不断地涌入到我们的生活中，档案管理作为重要的一环，也需要不断地更新和完善。
档案管理需要较高的技能和良好的计划，如何做到档案管理的高效率、高保密性以及高准确性，不仅需要管理者的认真对待，还需要员工的配合，接下来就详细介绍一下档案管理怎么做。
一、档案分类档案管理的第一步便是档案分类，合理分类是档案管理的前提和基础。
对于档案分类，主要包含以下要求：1.按照物品、文件和文档的种类分别归为一类，以及重要程度、部门等特定的分类要求。
2.将相同的文件进行统一的编号，以便于查找和管理，常规编号方法可以使用由字母和数字组成的编号方法。
3.对于重要的文件或文档，需要进行归档，并且归档的时间和归档的地点需要进行记录。
二、档案管理软件档案管理软件是档案管理的辅助工具，针对不同的档案管理软件，有如下的要求和说明：1.档案管理软件需要使用简单方便，支持多人协同使用，对于数据的安全性需要进行保护。
2.档案管理软件需要将分类的各个档案分门别类的展现给管理人员，方便管理人员对各个档案进行查看和管理。
3.档案管理软件在归档的时候需要对归档内容进行详细的说明和说明，以方便以后的查找和使用。
三、档案管理的保密性档案管理不仅需要及时准确，还需要具有高度的保密性，如何保证档案管理的保密性，可以从以下几个方面入手。
1.设置密码锁定目录和文件，对于重要的文档或文件的加密和保护，并且要注意系统的后续升级和安全性的防护。
2.档案管理需要明确哪些是机密档案，哪些是普通档案，对于享有机密级别的文件，需要对其存储和管理进行专门的安全保障。
3.建立档案安全审查机制，每个上级部门都要对下级部门的档案进行实地查验，以互相监督和督促。
四、档案管理的备份档案管理备份是档案管理的重要步骤之一，一方面可以避免因为人为因素而丢失重要资料，另一方面可以对档案管理进行重新整理和完善。
针对档案管理的备份，可以有如下要求：1.档案管理的备份需要使用多种方式，如使用云存储、外设硬盘、光盘或者U盘等，以免当其中一个备份失效时，可以随时通过其他的备份恢复。
数字档案室业务流程
数字档案室业务流程全文共四篇示例，供读者参考第一篇示例：数字档案室是指利用数字化技术对传统纸质档案进行数字化处理，实现电子化管理和存储的一种特殊档案管理方式。
数字档案室业务流程主要包括档案接收、数字化处理、存储管理、检索利用以及安全备份等环节，下面将详细介绍数字档案室的业务流程。
一、档案接收档案接收是数字档案室的第一步，也是整个业务流程的基础。
档案接收包括内部档案接收和外部档案接收两种类型。
内部档案接收是指机构内部各部门或个人将纸质档案交付给数字档案室进行数字化处理。
外部档案接收是指外部机构或单位委托数字档案室对其档案进行数字化处理。
在接收档案时，需要对档案进行登记、入库并进行初步检查，主要是确定档案的数量、种类、重要性和保存期限等信息。
二、数字化处理数字化处理是数字档案室的核心环节，也是实现档案电子化管理的关键步骤。
数字化处理主要包括扫描、图像处理、文字识别和文件转换等过程。
扫描是将纸质档案转化为数字化格式的过程，通过扫描设备将纸质文件扫描成电子文件。
图像处理是对扫描生成的图像进行清晰度、色彩和大小等方面的处理，保证数字化文件的质量。
文字识别是通过光学字符识别（OCR）技术将图像中的文字识别为可编辑的文字，方便后续检索利用。
文件转换是将扫描生成的图像文件转换为PDF、TIFF或其他格式文件，以便于存储和检索。
三、存储管理存储管理是数字档案室的重要环节，主要包括数字档案的存储、分类、整理和备份等工作。
数字档案的存储可以选择云存储、本地存储或光盘存储等方式，根据档案性质和需求灵活选择。
分类是指将数字档案按照档案类型、主题、时间等标准进行分类，建立起清晰的档案目录结构。
整理是对数字档案进行整理、标注和元数据维护，保证档案信息的准确和完整。
备份是为了保证数字档案的安全性和可靠性，定期对数字档案进行备份，防止因故丢失或损坏。
四、检索利用检索利用是数字档案室提供档案服务的重要环节，主要包括档案检索、查阅和借阅等功能。
(完整版)数字档案管理制度
(完整版)数字档案管理制度 一、背景和目的 随着信息技术的飞速发展，传统的纸质档案已经无法满足日益增长的信息存储和管理需求。数字档案管理制度的制定旨在建立一个科学、高效、安全的数字档案管理体系，以满足机构碳排放目标的达成及优化各类业务流程的需求。
二、适用范围 本制度适用于机构内所有部门和员工，包括但不限于： - 行政部门 - 人力资源部门 - 经营发展部门 - 财务部门 - 项目管理部门 - 运营部门
三、档案管理的原则和要求 1. 档案的全生命周期管理：档案管理要从信息的生成、利用、保存、传递到销毁的整个过程进行科学管理。 2. 分级负责：根据档案的管理分类和重要级别，明确责任人和管理要求。 3. 完整性和准确性：对档案的内容、文档属性、记录和索引信息等要求完整和准确。 4. 电子文档的可信性：对电子文档的生成、使用、传输、存储和保存等环节进行严格控制，保证其可靠性和可审计性。 5. 安全保密：对档案的安全和保密性进行有效管理，防止数据泄露和未授权访问。
四、档案管理流程 1. 档案申请：员工或部门需要申请新建、修改或查阅档案时，需填写档案申请表，并得到上级批准。 2. 档案存储：对申请通过的档案，由档案管理员负责将其存储到指定的数字档案库中，确保档案的安全性和可用性。 3. 档案索引和分类：对档案进行索引和分类，便于快速定位和检索档案。 4. 档案使用和借阅：员工或部门需要使用或借阅档案时，需填写档案使用申请表，并遵循指定的操作规程。 5. 档案审批和归还：档案借阅完毕后，由上级或档案管理员进行审批，并及时归还相关档案。 6. 档案更新和归档：对档案进行修改或更新时，需填写档案修改申请表，并经上级审核后进行归档。
五、档案管理的责任和义务 1. 机构领导层：制定和修订数字档案管理制度，并确保其有效落实。 2. 档案部门：负责档案管理的组织、协调和监督工作，保障档案管理的顺利进行。 3. 部门负责人：保证本部门档案的安全性和有效性，督促员工遵守档案管理制度。 4. 员工：严格遵守档案管理制度，做到信息的准确记录、及时提交和正确使用。
档案整理的管理规定(3篇)
第1篇第一章总则第一条为了加强档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本规定。
第二条本规定适用于本单位的档案整理、保管、鉴定、销毁等各项工作。
第三条档案整理工作应遵循以下原则：（一）真实性原则：档案内容必须真实、准确、完整，不得伪造、篡改。
（二）完整性原则：档案材料应齐全，不得遗漏。
（三）安全性原则：确保档案实体和电子档案的安全，防止档案丢失、损坏、泄密。
（四）有效性原则：提高档案利用效率，确保档案在需要时能够迅速、准确、方便地提供。
第二章档案整理范围第四条档案整理范围包括但不限于以下内容：（一）文书档案：包括文件、报告、请示、批复、会议纪要、讲话稿等。
（二）科技档案：包括设计图纸、技术文件、实验报告、科研成果等。
（三）声像档案：包括照片、录音、录像、光盘等。
（四）电子档案：包括电子邮件、电子文件、数据库等。
（五）实物档案：包括实物、模型、标本等。
第三章档案整理程序第五条档案整理程序分为以下几个阶段：（一）收集：按照档案整理范围，收集相关档案材料。
（二）鉴定：对收集到的档案材料进行鉴定，确定其保存价值。
（三）分类：根据档案的性质、内容和用途，对档案进行分类。
（四）编目：对分类后的档案进行编目，建立档案目录。
（五）整理：对档案进行整理，确保档案的整洁、有序。
（六）归档：将整理好的档案按照规定归档。
第四章档案整理要求第六条档案整理应满足以下要求：（一）档案材料应按照时间顺序排列，保持原貌。
（二）档案材料应按照类别、级别、内容等特征进行分类。
（三）档案目录应详细、准确，包括档案名称、档号、卷号、件号、页数、保管期限等信息。
（四）档案材料应使用规范的书写、绘图工具，确保档案材料的清晰、易读。
（五）档案材料应妥善保管，防止虫蛀、霉变、火灾等自然灾害和人为损坏。
第五章档案保管与利用第七条档案保管应满足以下要求：（一）档案库房应具备防潮、防尘、防虫、防火、防盗等设施。
公司档案资料管理制度(5篇)
公司档案资料管理制度第一条为了规范公司档案资料管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
第二条档案管理机构及其职责1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合办公室的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理。
2、综合办公室负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的内勤负责本部门档案资料的使用管理。
第三条归档制度1、凡是属于公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件、制度、资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理。
3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合办公室保存复印件。
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由经营管理部按《中华人民共和国会计法》的相关规定保存原件；属于人力资源方面的资料，由综合办公室人力资源保存原件；属于工程建设方面的，由工程后勤部保存原件。
6、公司对外签订的经济合同，应由经营管理部及合同执行(或签订)部门各保存一份。
特殊情况只有一份原件时，由经营管理部保存原件。
7、归档范围外的资料包括各部门收集的客史档案、客情通报、经营数据分析、部门下发的内部通启、工作联络单、以及经营部门的小票等由各部门自行保管。
第四条档案资料保管制度1、公司要设立存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学，以便于查找。
3、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年终据此进行整理、剔除。
4、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。
销毁的档案清单由档案员永久保存。
5、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
档案管理工作规范
— 1 — 档案管理工作规范 第一章 总则 第一条 为加强公司档案管理工作，充分发挥档案在公司生产、科研、管理及经营中的作用，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案实施办法》，结合集团档案管理要求，特制订本管理规范。 第二条 公司档案是指公司在生产、经营、建设和党、政、工、团等管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，主要包括文书档案、会计档案、基建档案 、科研档案、人事档案等实物档案或电子档案。 第三条 本工作规范适用于**公司的档案管理工作。 第四条 档案采用集中与分散共用，兼职与专职并存的管理模式。以“抓好基础管理“为原则，采取“分散管理，统一制度，集中检查，定期培训”的措施，逐步实现档案管理的规范化、标准化、现代化。
第二章 档案管理职责及人员要求 第五条 各部门负责各自专业档案的立卷、整理、归档工作，并妥善保管归档档案，具体业务由办公室负责监督、检查和指导，实行归口管理。 第六条 办公室负责本公司档案的管理工作，指定专人负责本公司各类文件资料的收集、整理和归档工作，确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。 第七条 各部门应配备兼职档案管理人员。建立档案人员岗位责任制。根据本规范制定本专业管理细则。 1.档案管理人员要求大专以上学历或同等知识水平，具有专业知识。遵纪守法、忠于职守，有高度的责任心和奉献精神。 2.认真贯彻执行集团公司下发的档案管理的各项规定，做好本专业档案的收集、登记、整理、保管、提供利用等工作。 3.加强业务学习，提高自身业务水平，不断更新知识，接受新的档案管理技术，提高解决实际工作中出现问题的能力。 4.做好档案库房内外的清洁卫生和安全防护工作，保持库房的整洁，维护档案的完整、准确、系统和安全的工作。
第三章 档案的收集归档 — 2 —
第八条 归档范围：企业在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件材料都应纳入归档范围（详见附件1：公司档案分类编号大纲）。 第九条 归档文件材料的主要来源有： — 本企业形成的文件材料； — 本企业引进项目、外购设备等接收的文件材料； — 本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材料； — 本企业执行、办理的外来文件材料。 第十条 归档时间 1.党群、行政管理、经营管理和生产技术管理工作中形成的各类文书档案在办理完毕后的第二年一季度归档。 2 .科技档案在其项目鉴定前归档，工程项目竣工档案在项目交工后3个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档；产品档案应定期或按阶段归档。 3.产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件材料应随时归档；外购设备仪器或引进项目的文件材料应在开箱验收或接收后即时登记归档。 4.会计档案由财务部门负责整理归档。 5.磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件材料应在工作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致。 6.应随时归档的材料：更新、补充的文件材料；企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；企业资产与产权变动过程中形成的文件材料；其他活动中形成的文件材料等。 第十一条 归档要求 1.实行部门、项目及专项工作的文件收集、整理、归档责任制。各部门、项目及专项工作专兼职档案人员应按照规定将文件材料整理后归档。 2.归档的文件材料应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，图文字迹应符合形成文件设备(打印机、复印机、扫描仪等)的标称质量要求。 3.归档的文件材料应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。 4.非纸质文件应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有中译文的，应一并归档，无译文的要译出标题和目录后归档。 5.文书类归档文件材料一般一式一份。重点工程档案要求一式两份，其中原件由项目产权单位办公室收集、整理、编目后，按规范要求向集团公司设计院移交保存，副本由产权单位办公室负责归档保管。 6.两个以上单位合作完成的项目，应以合同、协议约定文件材料归档。主办单位一般应保存全套文件材料，协办单位保存与所承担任务相关的正本。 — 3 —
业务资料档案管理制度
第一章总则第一条为了规范公司业务资料档案的管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有业务资料档案的管理工作，包括但不限于合同、财务、人力资源、市场、研发、生产、销售等部门的档案。
第三条业务资料档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保业务资料档案的完整、准确、全面。
2. 系统性原则：建立科学合理的档案分类体系，实现档案的规范化管理。
3. 安全性原则：采取有效措施，确保档案的安全、保密。
4. 可靠性原则：确保档案信息的真实、可靠。
5. 效率性原则：提高档案管理的效率，方便档案的查阅和利用。
第二章档案分类与编号第四条业务资料档案按照以下分类进行管理：1. 合同类档案：包括各类合同、协议、授权书等。
2. 财务类档案：包括财务报表、凭证、发票、收据等。
3. 人力资源类档案：包括员工档案、薪酬档案、招聘档案等。
4. 市场类档案：包括市场调研报告、广告宣传材料、客户资料等。
5. 研发类档案：包括研发计划、技术文档、实验报告等。
6. 生产类档案：包括生产计划、工艺流程、质量检验报告等。
7. 销售类档案：包括销售合同、销售报表、客户投诉等。
第五条档案编号采用统一编号体系，编号格式为：部门代码+年份+流水号。
第三章档案收集与整理第六条档案收集：1. 各部门按照职责范围，及时收集业务资料，确保档案的完整性。
2. 收集的档案应当真实、准确、完整，不得伪造、篡改。
3. 收集的档案应当符合国家有关档案管理的法律法规和标准。
第七条档案整理：1. 档案整理应遵循统一的标准和规范，确保档案的规范化。
2. 档案整理应包括以下内容：分类、编目、归档、装订、编号等。
3. 档案整理完成后，应及时向档案管理部门移交。
第四章档案保管与维护第八条档案保管：1. 档案库房应保持通风、干燥、防潮、防尘、防虫、防火、防盗。
2. 档案柜应定期检查、维护，确保档案的安全。
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档案管理工作流程图
单位名称 行政及人力资源部 流程名称 档案管理工作流程
层 次 3 任务概要 员工档案管理工作
单位 总经理/分管领导 行政及人力资源部 员工
节点 A B C
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档案管理工作标准
任务名称 节
点
任务程序、重点及标准 时限 相关资料
材料 程序 1《个人简
1
2
3
4
5
7
提供材料
开始
收集员工
人事材料
9
编制明细
目录
标识
编号
审批
结束
身份证明
学历学位证明
各类证书
招聘资料
试用转正文件
奖惩文件
绩效评估报告
劳动合同及附件
离职文件
各类人事通知单
归档
入库
8
6
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收集 B2 由行政及人力资源部建立公司员工的人事档案，档案材料包括：个人简历、培训经历、资格认证证书、考核奖惩材料、录用材料、其他材料等 每月1次 历》
2、《相关材
料》
C2 员工应积极提供材料 即时
统一装订 1个工作日
重点
材料收集
标准
真实、严密、完整
档案
编号标识 程序
B4 编制档案内容明细目录，形成人事档案目录一览表 1个工作日
A4 报上级审核 1个工作日
将档案编号，并做出标识 1个工作日
重点
档案编号，并做出标识
标准
准确、合格、严密
档案
归档入库 程序
行政及人力资源部应定期或不定期收集员工资
料
每月1次
审核、分类、整理后查看是否符合要求 即时
B7 按资料内容进行归档 1个工作日
B8 在档案明细表上补填相应内容，将档案入库 1个工作日
重点
档案归档入库
标准
准确、合格、严密
档案管理制度
节选公司《人力资源管理制度》第十章人力资源信息管理
1． 人力资源信息管理
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1.1为保障合理配置人才，公司行政人事部组建人力资源信息中心,并做好人才储备工作，
即建立内部人才和外部人才信息库。
1.2内部人才信息库是对公司内各类管理或专业人才进行动态掌握，包括对员工简历、考
核资料、培训记录以及其它材料的整理归档。外部人才信息库是在本公司外部人才市场上，
对公司目前需求或预期需求的各类管理或专业人才，尤其是同行业甚至竞争对手的人才的
信息收集情况。
1.3 公司将借助现代化的人力资源管理软件，逐步实现人力资源管理信息化。
2．人事档案管理的基本要求
2.1公司行政人事部负责人事档案工作的归口管理。
2.2 人事档案管理必须严格确保材料保密。
3．确立两级档案管理制度
3.1 一级档案为本办法所指人事档案，是员工入司随转的人事档案材料；
3.2 二级档案为员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历
年考核等情况及员工基本情况复印件备查材料
4．人事档案分类
第一类：履历材料；
第二类：自传材料；
第三类：鉴定、考核、考察材料；
第四类：学历和评聘材料；
第五类：政治面貌材料；
第六类：奖励材料；
第七类：处分材料；
第八类：录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退休、退职材料及各种代表会代
表登记表等材料；
第九类：其他可供组织上参考的材料。
4.1一般文档管理
4.1.1行政人事部文件
(1) 行政人事部正式形成发出的文件、传真、通知等，除保密薪资文件外，均应保存一份
原件或复印件归档，年终按内容类型、依成文时间编号装订成册;
(2) 人力资源工作中形成的台帐、报告，以及搜集到的业务资料等，由各经办人归口管理、
保存。年终根据内容价值酌情归档;
(3) 薪资福利类保密文件由薪酬主管自行建档保存。
4.1.2公司文件
包括百江投资及公司发文、请示和报告（除保密的薪资内容），平时收文即入活页册保存，
年终编排目录，装订成册归档。
4.1.3 外部文件
包括国家和市政府有关部门（劳动人事部门）的发文，社会公开资讯等，应作为公开业务
资料共享。
4.2 员工人事档案管理
4.2.1 行政人事部负责管理（建立、接转、保存、整理）员工的人事档案。
4.2.2 行政人事部一般情况在员工试用期满，办理员工档案转入事宜。
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4.2.3 员工合法终止/解除劳动合同时，由各相关部门负责人在" 终止/解除劳动关系手续
清单" 上签字，确认无遗留问题；
4.2.4查阅员工人事档案应经行政人事部经理批准，并办理登记手续。档案管理人员和查
阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。
4.3员工管理档案的管理
4.3.1 “员工管理档案”是公司为每个员工建立的内部管理档案。包括该员工的有关招
聘、录用、合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等材料。建立此档案旨在方便内部管
理；
4.3.2 员工管理档案自员工到岗之日建立，每人一份，按进公司时间归类。员工终止/
解除劳动关系时，应归进员工人事档案的材料归入人事档案，员工管理档案封存；
4.3.3员工管理档案中保存应聘录用、劳动合同、薪酬福利（休假、医疗、工伤、教育
培训等）、奖惩、考核、体检等所有材料的原件，行政人事部指派专人负责管理；
4.3.4员工管理档案中不应包含秘密内容，行政人事部员工、各部门负责人可根据工作
需要查阅有关员工的管理档案。任何人员不得私自更改管理档案内容；
4.3.5员工管理档案仅供公司内部使用。