商务活动中的电话礼仪基本常识和规范
商务活动中的电话礼仪常识和规范
商务活动中的电话礼仪常识和规范商务活动中的电话礼仪常识和规范随着经济的发展和科技的进步，电话已经成为商务活动中不可或缺的一部分，利用电话进行商务往来变得越来越普遍。
通过电话可以方便快捷的与客户、同事客户和其他人进行沟通，提升工作效率。
然而在商务活动中，电话礼仪却非常重要，因为一个良好的电话礼仪可以帮助你在与客户打电话时更加得体、职业，树立良好的企业形象和品牌形象。
本文旨在介绍商务活动中的电话礼仪常识和规范。
一、介绍自己在商务活动中通话时，我们要首先介绍自己以及自己所属的部门或企业，更加得体professional，并且表明我们身份，避免产生误会。
比如，“您好，这里是腾讯公司，我是您的产品经理王先生。
”。
二、精简语言我们应该尽可能清晰明了地传达信息，并避免使用含糊不清的语言和俚语。
我们可以多使用简单的句子和通用的词语，切忌说太多的废话和过多的措辞，以避免给对方造成困扰和误解。
三、提前准备在与客户或同事的电话通话之前，我们应该提前准备好自己所需的资料和要讨论的问题，以避免在电话中遇到意外情况而导致错误或哑口无言。
我们应该通过出示的PPT、Word文档、邮件或短信等方式来让对方更全面地了解我们的产品和服务，让沟通更加顺畅。
四、掌握时间在商务电话中，掌握时间非常重要，因为我们的时间和对方的时间一样宝贵。
因此，在通话开始之前，建议先咨询对方是否有时间进行通话，以确定对方能否与我们进行有效的互动，或者在不妨碍其他活动的情况下合理的安排时间。
五、礼貌用语在商务电话中用锋利的语言、缺乏礼貌的言辞和冷漠的态度不仅会影响谈判过程，而且会让对方对我们失去信心，对我们产生不良感觉。
在通话中我们要尽可能的使用有礼貌、温暖、热情和赞美的语言，增加谈话的友好性和亲和感，缩短客户和我们的距离。
六、确认内容在电话通话结束之前，我们应该总结一下我们所讨论的主题，得到对方的确认，以确认所有问题已经被处理完成或还有待进一步完成的事情。
拨打电话的礼仪知识
拨打电话的礼仪知识在现代社会，电话已成为与人沟通最常见的方式之一。
不论是生活中的私人通话，还是工作中的商务电话，我们都需要掌握一些基本礼仪知识，以便能够与对方建立更好的沟通关系。
以下是拨打电话时需要注意的礼仪知识。
1. 打招呼在打电话时，首先需要打一个简单的招呼，例如“你好”、“您好”、“Hello”等。
这样可以表现出您的礼貌和尊重，也可以帮助对方确认通话是否连接成功。
2. 自我介绍在商务电话中，自我介绍非常重要。
在确认对方接听后，首先应该自我介绍，包括自己的姓名、公司名称以及本次通话的目的。
这样可以让对方明确您的身份和目的，也为后续的沟通打下良好基础。
3. 提供选择有时候，您拨打电话的时候，对方可能会很忙，或者没有时间跟您交流。
在这种情况下，您可以提供一个选择，问对方是否有方便的时间再进行沟通。
例如：“您现在是否有时间跟我聊几分钟？” 如果对方回答“不方便”，您可以尊重对方的意愿，并询问什么时候更适合进行通话。
4. 注意语气和说话速度在电话中，语气和说话速度非常重要。
您需要保持清晰、有条理的声音。
如果您过于匆忙或紧张，说话速度过快，很可能会产生不好的印象。
因此，您需要保持平静自然，使得对方更愿意与您交流。
5. 关注对方在电话中，很容易因为对话中不在同一空间而感到困难。
然而，您一定要注意听对方说话并积极回应，表达出您的兴趣和关注。
这样不仅可以改善与对方的关系，也可以避免误解和不必要的矛盾。
6. 总结在结束通话时，您需要总结和确认您讨论的重点和要点。
这样有助于您和对方双方更好地理解通话中沟通的核心内容。
7. 避免话题在电话中，您还需要避免一些话题，例如宗教政治等敏感话题，或者涉及到对方隐私的话题。
这些话题很容易引起争吵或者让对方心情不好，因此尽量避免涉及这些话题。
8. 电子邮件如果您在电话中没有完成某些内容，或者需要跟对方进一步沟通，那么最好在电话结束后发一封电子邮件或其他形式的书信作为记录。
这样不仅可以帮助您更好地追踪和调查问题，也可以帮助您与对方保持联系。
商务接待礼仪常识
商务接待礼仪常识商务接待礼仪第一章商务礼仪概论一、什么是商务礼仪?商务礼仪是人们在商务活动中所必循遵循的行为规范和准则。
顾名思义，商务接待礼仪是我们负责接待的人员在商务接待过程中所遵循的礼仪。
二、为什么要学习商务礼仪?随着经济的全球化以及我国经济的不断发展，商务活动深入到我们生活的每个角落，加之各地经济的不断发展，企业交流，招商引资的范围从本地、本省、本国，发展到全世界。
因此，在商务活动中，如何与人打交道变得越来越重要，也越来越受到更多人的重视，这也促使我们更多地来关注商务活动中的重要礼仪。
第二章电话礼仪一、国内一些单位电话印象声音无精打采、打电话的一方不知自己打去的单位是否正确，接电话的人缺乏基本的技巧，热情不够.......去电者难以留下对该单位的良好印象。
二、国际通用接电话用语总机：报单位(公司)名(声音应清晰柔和)分机：部门名+自己的名字直线：先报单位(公司)名+部门名打电话应备物品：(电话记录本)便签纸+笔+相关资料，用于做记录或与对方交流。
三、电话礼仪(1) 打电话时面带微笑以制造出愉悦的声音;(2)在接起电话后，问候对方并说出单位的名称;(3) 去电时先介绍自己，不要让别人猜，并先询问对方是否方便接听电话;(4) 最好在铃响三声内接起电话;(5) 拨打国际长途时，应了解时差，避免打扰对方的休息;(6) 谈论公事，尽量在上班时间。
并事先准备好与电话内容相关的资料备查;(7) 好记性不如烂笔头，应作做好详细的电话记录，以备不时之需;(8) 重要电话，事先拟草稿。
有重要的约定时，应重复你所记下的内容并确认这正是双方的约定;(9) 长话短说，不要在上班时煲电话粥或讲太久的私人电话;(10)不要在电话时吃东西或心不在焉，对方能通过声音感受到，留下不好的印象;(11)打电话时不要太大声，以免干扰到其他人。
(12)如果对方要找的人不在，礼貌的向对方解释并告知对方他/她来了之后会打电话给他/她，并请对方留下联系方法，在挂电话之前，重复对方的姓名、电话号码以及重要的细节;如对方不愿意，则不必"严加追问";(13)不要让对方在电话中感到你很困惑或是你今天的心情不好;(14)最后，向对方说谢谢并用愉悦的声音向对方说"再见"，别重重地放下电话听筒，轻放话筒、去电话一方或下级后放电话，以示尊重。
办公室接听电话的礼仪知识
办公室接听电话的礼仪知识1. 简介办公室接听电话是职业人士的常见任务之一，也是与客户、合作伙伴或其他联系人保持有效沟通的重要方式。
在职场中，不能失误的电话接听能力和礼仪也是成功的关键之一。
不仅能够提高工作效率，还能为公司树立良好的形象，给客户留下良好的印象。
本文将介绍办公室接听电话的礼仪知识，以便助力职场成功。
2. 如何接听电话2.1 准备工作在接听电话之前，需要做好以下准备工作：1.打开语音邮件或留言通知系统，以便第一时间回复留言；2.熟悉公司服务和业务，理解各个部门的功能和职责；3.放置电话手册和相关资料，如服务协议和公司演示资料；4.保持电话秩序，关掉手机铃声，避免与其他人有口头和书面沟通。
2.2 接听流程2.2.1 简单问候当电话响起时，首先要注意的是要尽快将电话接起，但也要避免答复过于匆忙或急躁，首先简单问候：“公司/部门名称，您好。
”2.2.2 确认身份确认对方的身份，避免与不相关人员交谈浪费彼此的时间：“请问，您是哪位？”2.2.3 聆听对方需求在了解对方身份后，应主动聆听对方的需求，配以礼貌的措辞：“请问有什么需要帮忙的地方吗？”如果不是您能够帮忙的问题，请客气地转接到相关人员。
如果问题较为复杂需要了解详情时，可以客气地请对方稍等片刻，并询问是否方便留下联系方式，保证下一步的通讯顺畅。
2.2.4 记录信息在沟通过程中，记录对方的姓名、公司、职务、电话和重要说明，以便后期跟进确认，并保证和客户间沟通的连贯性和准确性。
3. 电话礼仪3.1 语气办公室接听电话的礼仪是非常重要的，我们在电话中需要保持良好的语气，并在办公电子设备前保持相对安静，在电话中清晰，轻柔和冷静的声音更能赢得客户的信赖和听众的认可。
遇到难以解决的问题应该镇定自如，保持专业的外观，确保会提供稳定，可靠的解决方案。
3.2 处理急切事项如果电话中对方正在遇到紧急事情，或稍后需要提供支持，应尽快处理并安排妥当，不仅能提高质量和标准，还能增强公司的信誉度。
打电话礼仪
打电话礼仪关于打电话礼仪1、选择适当的时间一般的公务电话最好避开临近下班的时间，因为这时打电话，对方往往急于下班，很可能得不到满意的答复。
公务电话应尽量打到单位，若确有必要往对方家里打时，应注意避开吃饭或睡觉时间。
2、重要的第一声当我们打电话给某单位，若一接通，就能听到对方亲切、优美的招呼声，心里一定会很愉快，使双方对话能顺利展开，对该单位有了较好的印象。
同样说：“您好，这里是××公司”。
但声音清晰、悦耳、吐字清脆，给对方留下好的印象，对方对其所在单位也会有好印象。
因此要记住，接电话时，应有“我代表单位形象”的意思。
3、要有喜悦的心情打电话时我们要保持良好的心情，这样即使对方看不见你，但是从欢乐的语调中也会被你感染，给对方留下极佳的印象，由于面部表情会影响声音的变化，所以即使在电话中，也要抱着“对方看着我”的心态去应对。
4、清晰明朗的声音打电话过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃零食，即使是懒散的姿势对方也能够“听”得出来。
如果你打电话的时候，弯着腰或躺在椅子上，对方听你的声音就是懒散的，无精打采的，若坐姿端正，所发出的声音也会亲切悦耳，充满活力，因此打电话时，即使看不见对方，也要当做对方就在眼前，尽可能注意自己的姿势。
5、迅速准备地接听现代工作人员业务繁忙，桌上往往会有两三部电话，电话钤一响，应尽快去接，最好不要让钤声响过五遍。
电话钤响一声约3秒钟，若长时间无人接电话，或让对方久等是很不礼貌的，对方等待时心里会十分急躁，你的单位会给他留下不好的印象，即便电话离自己很远，听到电话钤声后，附近没有其他人，我们应该用最快的速度拿起听筒，这样的态度是每个人都应该拥有的，这样的习惯是每个办公室工作人员都应该养成的。
如果电话钤声响了五声才拿起话筒，应该先向对方道歉，若电话响了许久，接起电话只是“喂”了一声，对方会十分不满，会给对方留下恶劣的印象。
6、认真清楚地记录对对方的谈话可作必要的重复，重要的内容应简明扼要地记录下来，如时间、地点、联系事宜、需解决的问题等。
商务接待礼仪常识有哪些_商务礼仪必须掌握的原则
商务接待礼仪常识有哪些_商务礼仪必须掌握的原则商务礼仪是人们在商务活动中，用以维护企业形象或个人形象，对交往对象表示尊重和友好的行为规范和惯例。
下面是我为大家整理的商务接待礼仪常识，希望能对大家有所帮助。
商务接待礼仪常识1、立刻招待来访的客人文秘都知道大部分来访的客人对公司来说都很重要，要表示友好热情和愿意提供服务的态度。
如果你正在打字应立即停止，即使是在打电话也要对来客点头示意，但不需要马上起来迎接，也不必与来客握手。
2、热情主动问候客人打招呼时，应轻轻地点头并面带笑容。
如果是老客户，称呼要显得比较亲切。
3、陌生的客人光临时，务必问清其姓名及公司或单位名称。
通常可问：请问贵姓?请问您是哪家公司?4、郑重接过对方的名片。
接名片时必须用双手以示尊重，接过来后不可不屑一顾，随手乱放，也不可拿在手中折叠玩弄。
接名片时要确认一下名片上所列对方姓名、公司名称等。
如见到不易拼读的姓，不要随便乱念，必须询问对方。
5、有客人未预约来访时，不要直接回答上司在或不在。
而要告诉对方：“我去看看他是否在。
” 同时婉转地询问对方来意：“请问您找他有什么事?”如果对方没有通报姓名则必须问明，尽量从客人的回答中，充分判断能否让他与上司见面。
6、判断来客的身份与种类，以便决定是否引见，何者优先等等。
要事先了解上司是愿意随时接待任何来客，还是喜欢视情况而定，一般可以将来客分为几个种类：(1)客户;(2)工作上的伙伴，搭档;(3)家属，亲戚;(4)私人朋友;(5)其他。
在没有预约的情况下，通常可按照以上顺序来决定何者为先。
如果来客非常重要，就不要私自挡驾。
7、谢绝会晤时要说明理由，并表示歉意。
但不要在没取得上司的.同意以前就确认你另定的约会时间，最好告诉来客：“我能否给您回电话再确认约会时间?”但如果是前来无理取闹，胁迫上司的来客，则应断然挡驾。
8、未经上司同意，不要轻易引见来客。
即使是事先有预约的来客光临，也要先通报上司(用电话联系或亲自前去报告)，等候指示。
公务接待礼仪的基本常识
---------------------------------------------------------------范文最新推荐------------------------------------------------------公务接待礼仪的基本常识接待客户能不能做好，关系到能否拿下生意的关键。
下面是小编为大家搜集整理出来的有关于公务接待礼仪的基本常识，欢迎阅读!1.当面接待扎仪上级来访，接待要周到。
对领导交待的工作要认真听、记;领导了解情况，要如实回答;如领导是来慰问，要表示诚挚的谢意。
领导告辞时，要起身相送，互道再见。
下级来访，接待要亲切热情。
除遵照一般来客礼节接待外，对反映的问题要认真听取，一时解答不了的要客气地回复。
来访结束时，要起身相送。
2.接听电话礼仪语气平和，礼貌问候;认真倾听，真诚交流;明晰内容，准确记录;灵活应答，干脆利落。
【电话接待的基本要求】(1)电话铃一响，拿起电话机首先自报家门，然后再询问对方来电的意图等。
(2)电话交流要认真理解对方意图，并对对方的谈话作必要的重复和附和，以示对对方的积极反馈。
(3)应备有电话记录本，重要的电话应做记录。
1 / 25(4)电话内容讲完，应等对方结束谈话再以再见为结束语。
对方放下话筒之后，自己再轻轻放下，以示对对方的尊敬。
3.引见时的礼仪到办公室来的客人与领导见面，通常由办公室的工作人员引见、介绍。
在引导客人去领导办公室的路途中，工作人员要走在客人左前方数步远的位置，忌把背影留给客人。
在陪同客人去见领导的这段时间内，不要只顾闷头走路，可以随机讲一些得体的话或介绍一下本单位的大概情况。
在进领导办公室之前，要先轻轻叩门，得到允许后方可进入，切不可冒然闯入，叩门时应用手指关节轻叩，不可用力拍打。
进入房间后，应先向领导点头致意，再把客人介绍给领导，介绍时要注意措词，应用手示意，但不可用手指指着对方。
介绍的顺序一般是把身份低、年纪轻的介绍给身份高、年纪大的;把男同志介绍给女同志;如果有好几位客人同时来访，就要按照职务的高低，按顺序介绍。
秘书打电话礼仪
秘书打电话礼仪秘书打电话是工作中常见的一项任务，电话礼仪的重要性不言而喻。
良好的电话礼仪能够给对方留下良好的印象，提高工作效率。
以下是秘书打电话的一些礼仪要点：1. 确定目的：在打电话之前，确保自己已经明确了目的和内容。
这将有助于你在电话中清晰地表达自己的意图。
2. 拨号准备：在拨号之前，你应该事先准备好所要说的话，精确地知道自己要与谁通话。
这样可以避免不必要的拖延和混乱。
3. 自我介绍：当对方接听电话后，首先要礼貌地自我介绍，例如：“您好，我是XXX公司的XXX，我正在为XXX先生打电话。
”4. 询问对方是否方便：礼貌地询问对方是否方便接听电话。
例如：“请问现在是您方便接听电话的时间吗？”5. 提供参考信息：为了让对方了解你的身份和目的，你可以简要地提供一些背景信息。
例如：“我想咨询一些关于XXX项目的事情。
”6. 注意语气和语速：在电话中，语气和语速非常重要。
要确保自己的语气友好和积极，并且说话清晰、不慌不忙。
7. 注意用词：避免使用过于专业或复杂的术语。
应使用简单明了的词语，以确保对方能够理解你的意思。
8. 倾听和回应：在电话中，要保持良好的倾听和回应。
认真倾听对方的发言，并根据需要作出回应。
9. 注意礼貌用语：在电话中，使用礼貌用语是非常重要的。
例如，请、谢谢、对不起等。
这些用语可以展现你的专业素养和对对方的尊重。
10. 提供必要的信息：当对方需要信息时，要及时提供所需的信息。
如果你无法立即提供信息，要向对方保证尽快提供答复，并按时兑现承诺。
11. 结束电话：在电话结束前，要和对方感谢沟通的时间和合作机会，并礼貌地告别。
例如：“再次感谢您的时间，祝您一天愉快。
”12. 记录重要信息：在电话结束后，记得将主要内容和要点记录下来，以备日后参考。
在秘书打电话时，遵循以上礼仪要点能够帮助你建立良好的沟通和合作关系，提高工作效率，并给对方留下积极的印象。
记住，电话礼仪的关键是友好、亲切和专业。
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商务活动中的电话礼仪基本常识和规范
在商务活动中，打电话是非常常见的沟通方式，下面就让小编给大家介绍的商务活动中的电话礼仪知识。
希望能够帮助到你。
商务礼仪常识汇总
商务礼仪的三个基本理念是: 尊重为本,善于表达,形式规范
「例」索取名片四种常规方法：
1、交易法：首先递送名片;
2、激将法：递送同时讲“能否有幸交换一下名片”;
3、谦恭法：对于长辈或高职务者，“希望以后多指教，请问如何联系?”
4、平等法：“如何与你联系?”
「例」手机的使用礼节：“不响(当着对方的面关机，暗示“为你而关机”)、“不接听”、“不出去接听”;如因业务繁忙等原因无法关机可改为震动或交由他人代管
学习商务礼仪的三个目的：
1、提高个人素质：教养体现于细节，细节体现个人素质;
2、有利于交往应酬;
3、维护企业形象：商务交往中个体代表整体。
商务人员的工作能力：
1、业务能力;
2、交际能力(是
2、一种可持续发展的能力，人际关系重视程度与处理能力)。
——双能力尊重为本——商务礼仪的基本理念
「例」掌心向上表示谦恭尊敬，掌心向下表示训斥
1、前提：了解交往对象，最低要求了解其不喜欢什么;
2、「例」不在女性面前夸奖其他女性
3、2、第一层面-出发点：自尊，通过言谈举止、待人接物、穿着打扮等方面体现。
「例」女性佩戴首饰：符合身份，以少为佳，一般不多于三种，每种不多于两件;两类不适宜佩戴的首饰：展示财力、在社交场合才佩
戴的珠宝首饰和展示性别魅力的首饰(如胸针、脚链);佩戴原则：同质同色。
「例」女性在商务交往场合应着裙装，应注意“五不准”：(1)黑色皮裙不穿，尤其在对外商务交往中;(2)正式高级场合不光腿;(3)残破的袜子不穿(随身带——备用袜);(4)鞋袜不配套，不能穿便装鞋，穿双包鞋(前不露脚趾后不露脚跟);(5)裙袜之间无空白，否则被称为“三节腿”。
「例」高级场合：男性看表，女性看包。
普通商务场合：男性看腰，女性看头(发式：不染发、不长于肩部，可盘发，束发不太正式且有年龄限制)。
3、第二层面-尊重他人
打电话的基本礼仪
打电话是通联礼仪的一个主要内容。
拨打电话的人是发话人，是主动的一方，而接听电话的一方是受话人，是被动的一方。
因而在整个通话过程中，拨打电话的人起着支配作用，一定要积极塑造自己的完美的电话形象。
在打电话时，必须把握住通话的时间、内容和分寸，使得通话时间适宜、内容精炼、表现有礼。
1、时间适宜
把握好通话时机和通话长度，即能使通话更富有成效，显示通话人的干练，同时也显示了对通话对象的尊重。
反之，如果莽撞地在受话人不便的时间通话，就会造成尴尬的局面，非常不利于双方关系的发展。
如果把握不好通话时间，谈话过于冗长，也会引起对方的负面情绪。
2、内容精炼
打电话时忌讳通话内容不着要领、语言啰嗦、思维混乱，这样很容易引起受话人的反感。
通话内容精炼简洁是通话人的基本要求。
(1) 预先准备
在拨打电话之前，对自己想要说的事情做到心中有数，尽量梳理出清晰的顺序。
做好这样的准备后，在通话时就不会出现颠三倒四、现说现想、丢三落四的现象了同时也会给受话人留下高素质的好印象。
(2)简洁明了
电话接通后，发话人对受话人的讲话要务实，在简单的问候之后，开宗明义，直奔主题，不要讲空话、废话，不要啰嗦、重复，更不要偏离话题，节外生枝或者没话找话。
在通话时，最忌讳发话人东拉西扯、思路不清，或者一厢情愿地认为受话人有时间陪自己聊天，共煲“电话粥”。
(3)表现有礼
拨打电话的人在通话的过程中，始终要注意待人以礼，举止和语言都要得体大度，尊重通话的对象，并照顾到通话环境中其他人的感受。
接电话的基本礼仪
接听电话的人虽然处于被动的位置，但是，也不能在礼仪规范上有所松懈。
拨打电话过来的人可能是你的上级，可能是合作方，也可能是对你很有帮助的友人，因此，受话人在接听电话时，要注意有礼和得体，不能随随便便。
当本人接听打给自己的电话时，应注意及时接听并谦和应对，无论对方地位尊卑，都要待人以礼。
1、及时接听
电话铃声响起，要立即停下自己手头的事，尽快接听。
不要等铃声响过很久之后，才姗姗来迟或者让小孩子代接电话。
一个人是否能及时接听电话，也可从一个侧面反映出他的待人接物的诚恳程度。
一般来说，在电话铃声响过三遍左右，拿起话筒比较合适。
“铃声不过三声”是一个原则，也是一种体谅拨打电话的人的态度，而且铃...
商务活动中的电话礼仪常识
电话中的称谓：询问对方的姓名时应该说：“请问您贵姓?”，不能直接问“你叫什么名字?”。
如果对方告诉你他的姓名，应该对姓名中的每一个字进行确认。
众所周知，姓名就是一个人的代表符号，对姓名的重视可以暗示对他的尊重，同时可以避免产生“音同字不同”的错误。
即便知道了对方的全名，在随后的称谓中也不要直呼其名，
尽量使用“姓+职务”的称呼方式，或者说××先生、××女士。
措辞。
电话交谈应该语言简洁、措辞高雅，避免俚语或者不礼貌的语言。
声音的把握。
有研究显示，当你与别人交流时，你说话的内容对别人的影响占20%，而你的声音对别人的感染力占到80%。
因此，声音的作用不可小觑。
在电话里应该保持语调积极、明朗;合适的语速可以控制交流的节奏，如果对方语速过快，你可以比他稍慢一点，反之，如果对方说话很慢，你可以比他稍快一点，两种情况都保持差距不太大。
如果两个人说话节奏相差很大，双方都会感觉到不和谐，会影响双方的愉快沟通;总之，声音的把握能够经营电话交流的感觉，传递你积极、镇定的工作风格。
微笑的魅力。
不要以为电话另一端的人看不见你，就不必在意自己的表情。
其实人的情绪、态度、声音、表情、动作等外在与内在的状态是整体统一的。
不要试图让自己板着脸孔却说出悦耳动听的语言，即便那样，你的声音也是干涩的，毫无感染力可言。
微笑不只是表情，而是一种美好的感觉，在电话里看不到但是感觉的到!
你的情绪和身体姿态。
如果你趴在办公桌上接电话，声音会显得闷而不畅，会给对方造成困惑;如果你一边焦虑其他的事情一边打电话，对方能够听出你有些急切。
因此，掌握情绪、保持良好的身体姿态是很有必要的。
正确处理接电话过程中的各种情况。
如果对方要找的人不在，应该说“他(她)恰好不在”，或者说“公务外出”，不要透露同事的去向。
若有留言需转告，应该记录下来，以免忘记交给同事，或者因为事情太多而弄错电话内容。
如果电话需要转接，应该说“好的，请稍等。
”若分机无人接听转回总机，应该用第一次接电话的方式接听。
如果电话中噪音比较大，听不清对方说话，应该直截了当的告诉对方“对不起，我听不清您讲话，请您再拨一遍。
”有时办公室内恰好有客人在，电话铃声响起时，应该对客人礼貌的说明“对不起，我接个电话。
”对自己没有及时接到的电话，应该在二十四小时以内给予回复，如果有特殊的情况没能及时回复，一定要向对方做一个简单的解释。
接电话的时间与挂断电话。
商务电话不是“煲粥”，时间一般不应超过三分钟。
挂断电话时，应该礼貌的说“再见”，并由打出电话的一方先挂断电话。
商务活动中的电话礼仪规范
一、接听电话前
准备记录工具。
当对方有重要的信息留下来的时候，能在第一时间记录，避免对方等待，体现专业性。
停止一切不必要的动作。
不要让对方感觉到你在处理一些与电话无关的事情，对方会感到你在分心，这也是失礼的。
使用正确的姿势。
如果你姿势不正确，不小心电话从你手中滑下来，或掉在地上，发出刺耳的声音，也会令对方感到不满意。
带着微笑迅速接起电话。
让对方在电话中感受到你的热情和阳光。
二、接听电话
三声之内接起电话。
注意接听电话的语调、语速;
注意接听电话的措辞，避免用不礼貌的语言表达方式;
注意接听电话的环境，避免过于嘈杂，导致听不清楚让对方不断重复;
当听到对方的谈话内容很长时，应有所反应，如“是的、好的”，表示你在听。
主动问候，自报家门介绍自己。
如果想知道对方是谁，应委婉的表达，如“请问怎么称呼您?”。
感谢对方来电，并礼貌地结束电话。
建议沟通过程中多称呼对方，表示对对方尊重。
三、挂电话前的礼貌
要结束电话交谈时，一般应让尊者先挂，或打电话的一方提出，
然后彼此客气地道别，说一声“再见”，等对方先挂电话然后再挂。
四、讲究艺术
嘴和话筒保持4厘米左右的距离，要把耳朵贴近话筒。
一定要面带笑容。
亲切、温情的声音会使对方马上对我们产生良好的印象。
打、接电话的时候口中不能有东西。
不能叼着香烟、嚼着口香糖。
说话时，注意语速语调，吐词清晰，保证对方能听明白。
左手接听。
便于随时记录有用信息。