信息与档案管理 6和7章
《信息与档案管理》大纲
信息与档案管理》大纲.课程性质与设置目的通过本课程的学习学生能掌握文书档案工作的基本知识，公文的概念、特点、要求等，能进行文书处理、文件的整理与归档，以及纸质档案管理和电子档案管理等。
该门课程是文秘专业的主干课程，在本专业课程体系中居于重要地位。
本教材全面贯彻素质教育思想，从社会发展对高素质劳动者和中初级文秘专业专门人才需要的实际出发，注重创新精神和实践能力的培养。
为全面提高商务秘书的信息化工作能力，我们设置这门课程，使有志于秘书岗位的学习者能够通过自学充分的了解信息和档案工作的实务，掌握秘书岗位通用的技能，为继续向涉外秘书岗位发展打下一个良好的基础。
二课程内容与考核目标第1章绪论（必加内容）【学习目的与要求】通过本章节学习，着重掌握：商务秘书职业的基本职业素质，了解商务秘书职位的应聘方法及技巧，懂得商务秘书在职场中人际关系处理的基本方法。
【课程内容】•商务秘书的职业素质。
•商务秘书职位的应聘技巧。
•商务秘书的职场人际关系。
考核内容及考核要求】第2章信息与档案工作学习目的与要求】通过本章节学习，着重掌握：信息的含义，信息的主要特征，企业信息工作的作用，秘书的信息工作的程序，企业档案工作的主要内容，企业档案工作的作用，文书与档案工作的联系（阐述了档案工作作为知识经济时代保存信息资源的重要性）。
课程内容】• 信息工作概述。
• 档案工作概述。
• 文书与档案工作。
考核内容及考核要求】第3章信息收集与整理学习目的与要求】通过本章节学习，着重掌握：信息收集的方法和范围，信息收集的渠道和原则信息分类，信息筛选，信息校核（围绕以正确选择收集信息的方法并能够完成指定信息收集任务为目的展开描述，从而达到帮助秘书做好日常信息收集工作的目标）。
课程内容】• 信息收集。
• 信息整理。
考核内容考核知识点第4章信息传递与反馈【学习目的与要求】通过本章节学习，着重掌握：信息传递的基本方式，信息传递的方法，信息反馈的形式，信息反馈的主要内容，信息反馈的方法（强调作为一个秘书熟悉信息传递、反馈的必要性和根据不同信息、不同要求正确选择传递反馈方式的重要性）。
档案工作印章、目录、标签样式
档案工作印章、目录、标签样式1. 档案工作印章档案工作中印章的使用是非常重要的。
印章可以起到确认、认可、授权、保密等作用，有助于提高档案管理的效率和规范性。
在档案管理中，印章的设计和使用必须符合相关法规和规范，确保档案的合法性和可信度。
档案工作印章一般包括以下几种类型：•文档确认章：用于确认档案的真实性和完整性，一般由领导或主管部门盖章；•档案存档章：用于确认档案已存档并按规定管理，一般由存档部门盖章；•检索章：用于确认档案检索的有效性和准确性，一般由检索部门或负责人盖章；•授权章：用于确认档案的使用权限，一般由授权管理部门盖章。
在使用档案工作印章时，必须注意以下几点：•严格遵守相关规定和程序，不得擅自盖章或篡改印章；•印章应存放在安全可靠的地方，定期检查和维护印章的完整性和清洁度；•印章使用记录应及时登记和备份，确保印章使用的可追溯性和追踪性。
2. 档案工作目录档案工作目录是对档案进行分类、整理和归档的重要工具。
目录记录了档案的基本信息，方便查阅和管理。
一个完善的档案工作目录应包括以下内容：•档案名称：记录档案的名称或标题，便于识别和查找；•存放位置：记录档案的具体存放位置或编号，便于快速找到档案；•存档日期：记录档案的存档日期，便于确定档案的时效性；•档案描述：简要描述档案的内容、来源、用途等信息，便于了解档案的背景和价值。
档案工作目录的制作和管理需要遵循以下原则：•根据档案的内容和属性设计目录结构，便于分类和归档；•定期更新和维护目录内容，确保信息的准确性和完整性；•保护目录的安全性和机密性，防止未经授权的访问和篡改。
3. 档案工作标签样式档案工作中的标签是对档案进行标识和分类的重要工具，在档案管理中起到了重要的作用。
在设计档案工作标签样式时，需要考虑以下几个方面：•标签内容：标签应包括档案的基本信息，如名称、存放位置、存档日期等，便于识别和查找；•标签形式：标签可以采用不同的形式和颜色进行区分，如条形码、二维码、彩色标签等，便于快速识别和分类；•印刷要求：标签的印刷要清晰、耐用，便于长期保存和使用；•固定方式：标签的固定方式应牢固可靠，避免掉落或脱落。
信息技术必修第七章 信息资源管理
第七章信息资源管理一、信息资源管理的目的试题：二、信息资源管理的方法试题：1、要使重要的信息资源不被非法窃取，以下哪个措施是无效的。
〔〕A〕设置使用权限 B〕设置口令密码 C〕对信息内容加密 D〕将文件属性改为隐藏2、我们可以利用以下哪些东西来帮我们管理我们放在网络上的资源？〔〕①网络硬盘②移动硬盘③电子邮箱④电脑硬盘a、①②b、①②③c、①③d、②③④三、用PDA管理日常事务试题：四、用资源管理器管理本地计算机资源试题：1．WINDOWS文件的属性可以设置为〔〕A、只读、隐藏、存档B、只读、文档、系统C、只读、系统、共享D、与DOS的文件属性一样2．许多微机主机箱的前面板上都有一个Reset按钮，按下它可以〔〕。
A、启动微机B、关闭微机C、重启动微机D、弹出软盘3．在选定多个非连续文件或文件夹的操作中，要先按住键盘上的〔〕键，再依次单击各选择对象。
A、CttlB、AltC、ShiftD、Tab4．在选定多个连续文件或文件夹的操作中，要先按住键盘上的〔〕键，再依次单击各选择对象。
A、CttlB、AltC、ShiftD、Tab5、你认为最能准确反映计算机主要功能的是下面的A、计算机可以代替人的脑力劳动B、计算机可以存储大量的信息C、计算机可以实现高速度的运算D、计算机是一种信息处理机6、〔〕是指专门为某一应用目的而编制的软件A、系统软件B、数据库管理系统C、操作系统D、应用软件7、Windows 98的特点包括A、图形界面B、多任务C、即插即用D、以上都对8、Windows 98桌面上有不同的图标，双击图标可浏览计算机上的所有内容。
A、我的电脑B、网上邻居C、回收站D、我的公文包9、在Windows 98 系统中，运行一个程序可以A、使用“开始〞菜单中“运行〞选项B、使用资源管理器C、使用桌面上已建立的快捷方式图标D、以上都可以10、计算机硬件一般包括中央处理器、____、输入设备和输出设备。
A. 硬盘B. 存贮器C. 运算器D. 控制器11、在Windows 98中，如果想同时改变窗口的高度和宽度，可以通过拖放来实现A、窗口角B、窗口边框C、滚动条D、菜单12、在Windows 98中，有些文件的内容比拟多，即使窗口最大化，也无法在屏幕上完全显示出来，此时可利用窗口来阅读文件的内容。
信息管理导论-R-第06章
——按信息管理方法的基本性质区分
法律方法， 行政方法，技术方法。
——按信息管理方法的适用层次性区分
一般管理方法，通用管理方法， 专用管理方法。
分类标准 管理系统 管理活动 管理载体 管理层次 管理性质 管理环节 管理方式 管理对象 管理要素
P247
2.信息管理原则 (1)一般管理原则： 法约尔14条管理准则 P248 (2)信息管理专门原则-----信息管理5法则
《信息管理五法则》图示
第一法则
第二法则 第三法则
第四法则
第五法则
6．2．2 信息管理过程 1.信息管理的基本过程 P249-P251 （1）宏观：基于社会信息环境的分析，联接….的信息资源链和实施
管理行为的过程，包括信息（资源）的人文、经济和系统管理。 P249
（2）微观：
a.基于信息内容的分类管理 c.基于信息生命周期的流程管理 b.基于信息效用的逻辑管理 (P251:信息管理的三维结构) P251
2.信息服务与知识服务 （1）知识服务与信息服务的关系
本书观点，知识服务包含于信息服务之中
信息管理与信息资源管理的争论 ：同等、不同等 2.信息资源管理思想 管理对象派:以信息资源为基点。
传统流派,网络流派,系统流派,微观流派,政策流派 ,资源流派.
管理思想派 :以管理为基点。
管理哲学派,管理过程派,管理活动派,系统方法派.
6．1．3信息管理与知识管理
1.知识管理 （1）知识管理的含义
信息的激增加剧了信息管理的困难和 紧迫性。信息管理是实现信息使用价 值的迫切要求。
b.信息管理的目的性
信息管理总是具有一定的管理目标， 信息管理的基本目标和具体目标。 P233
第7章信息资源管理教案
第七章《信息资源管理》§7.1 信息资源管理概述知识梳理：一、信息资源管理过程—管理伴随着信息的获取、加工、存储、发布等信息活动的整个过程。
二、信息资源分类方法确定的主题分类法（课本p153第一题搜狐网站的分类搜索）。
三、信息资源管理中的标准化思想和意义面。
【当堂练习1】一、选择题1．人们对于信息资源的管理方法是多种多样的。
目前很多网站都提供同学录或网络日记的功能，便于同学们对自己的信息资源进行管理；同学们也可以利用 Word 或 Excel 制作同学录或编写日记管理自己的信息；还可以采用最传统的方式，把日记或自己需要管理的信息写在纸质本本上。
从上面的例子可以了解，目前同学们认为信息资源的管理方式大致可分为（）。
A．纸质管理、数字化管理B．文件管理、数据库管理C．人工管理、文件管理和数据库管理D．纸质管理、文件管理和数据库管理二、填空题123三、简述题1．请举出常见信息资源管理的方法和特点，分析其合理性。
§7.2 个人数字化信息管理知识梳理：一、个人数字化信息资源日常生活中常用的数字化产品有二、个人数字化信息资源管理实例1、用个人数字助理安排学习计划PDA（Personal Digital Assistant，个人数字助理）：俗称掌上电脑。
可以记录个人日程安排、待办事项等。
2、用资源管理器管理本地计算机资源资源管理器是Windows实现目录管理，使我们能更方便、更清楚、更直观地管理和查找文件。
计算机硬盘一般可以划分成若干个区，并分别命名为C、D、E盘等，C专门用来管理操作系统和常用的工具软件。
其他分区可以根据需要自由安排。
3、用电子表格管理个人财务（EXCEL）。
4、用收藏夹分类管理喜爱的网站（仔细看一看P143图7-5）收藏夹是浏览器提供的一种管理工具。
用收藏夹管理信息资源的基本方法就是按照一定的主题分类，新建不同的文件夹收藏不同类别的网站。
5、用Blog管理网上学习资源Blog：网络日志，是网络上一种表达个人思想，存储信息资源的工具。
第7章_信息资源管理要点
数据库的构成元素
• 数据库是由多个表组成的，在表中每一行称作 一条“记录”，每条“记录”由若干个“字段” 组成
一个表
一
一个字段
条
记
录
数据库系统的层次
• 数据库系统包括 数据库（DB）、 数据库管理系统 （DBMS） 、 数据库应用系统。
课堂随练
1. 某博客平台采用数据库来管理用户及发表信息，当用户 发布了一篇新的“博文”，网址向数据库进行的操作是 （ C） A、删除记录 B、修改记录 C、添加记录 D、查询记录
• 3、用电子表格管理个人财务 主要借助于电子表格----Excel
4、用收藏夹分类管理喜爱的网站
收藏夹是浏览器提供的一种管理工具。基本方法 就是按照一定的主题分类，新建不同的文件夹收 藏不同类别的网站。
5、用BLOG管理网上学习资源
BLOG：博客（网络日志）。是网络上一种表达 个人思想，存储信息资源的工具。不仅可以用来 做学习笔记，还可以用文件的形式上传学习资源 （如文档，图片，声音，视频文件等）。
的管理 • 建立网站前整理素材等等
信息资源管理的目的
总的来说，信息资源管理的目的就 是为了确保信息资源的有效利用。
不同的单位和组织对信息资源管理的目标可能各不相同 • 个人管理信息资源的目标：提高自己工作和学习的效率，
为了能更好的检索自己的信息； • 学校管理信息资源的目标：提高教学效率和教学质量； • 信息服务机构管理信息资源的目标：更好的满足公众对
8、下面信息资源管理不妥当的是（ D ） A 把各学科的学习资料分类摆放 B 利用电子表格对常用电话号码进行备份 C 用收藏夹管理自己喜欢常用的网站 D 把银行卡密码、身份证号记录在课本封面上
9、小明把饭卡插入机器后,可以查看饭卡余额,这一过程是对数据库进行 ( D) A 修改记录操作 B 添加记录操作 C 删除记录操作 D 查询操作
第七章 信息资源管理(学业水平考试复习资料)
第七章信息资源管理一、信息资源管理的目的和方法1、信息资源管理的一般过程信息资源有学科分类和主题分类两种分类方法。
一般而言，学科分类由权威机构发布，成为全社会或行业所遵守的标准。
主题分类方法则有一定的随意性。
2、信息资源管理的普遍性及其意义管理伴随着信息的获取、加工、存储、发布等信息活动的整个过程。
信息资源管理有利于更好地检索自己需要的信息、满足公众的信息需求、确保信息资源的有效利用。
3、信息资源管理的目的信息资源管理的目的在于提高信息利用的效率、更好地实现信息的价值，为正确决策提供大量准确的、全面的和及时的信息资源支持，是知识发现和技术创新的源泉。
4、信息资源管理的方法信息资源管理的方式主要有三种：人工管理、文件管理和数据库管理。
人工管理灵活、简便，无需依赖环境设备，但对大量信息资源进行重新组织管理比较困难。
文件管理以文件和文件夹为信息单位，方便信息的整理、加工和检索，但需要人与计算机交互。
数据库信息管理便于信息的分类、排序、检索、统计等，处理速度快，效率高，但对计算机硬件和软件要求较高，适合于大数据量、专门化的信息资源管理二、信息资源的管理1、用软件工具进行个人日常事务管理的基本方法利用软件工具进行个人日常事务管理有利于提高管理效率，一般方法是根据管理需要编制或下载软件工具，将其安装到计算机中，进行信息的录入、修改、查询等管理工作。
2、用PDA管理日常事务PDA(Personal Digital Assistant，个人数字助理)俗称掌上电脑，是常用的个人信息管理工具，可以记录个人日程安排、待办事项，具备电话簿、计算器、电子词典等功能，还可以与计算机相连进行信息交换。
3、用资源管理器管理本地计算机资源文件有许多属性，最重要的属性是文件名、存储位置和内容。
文件名由主名和扩展名组成，中间用“．”连接。
文件的扩展名用来标明文件的类型。
文件可分为可执行文件和数据文件两大类。
可执行文件主要是一些应用软件，通常以exe做为文件的扩展名；数据文件如文本、表格、图形、声音、视频等。
第7章 信息资源管理与应用
两者的相同之处： 两者的相同之处： ①协作； 协作； ②信任和知识共享； 信任和知识共享； ③共享理解(shared understanding)； 共享理解 ； ④信息技术； 信息技术； ⑤虚拟社区； 虚拟社区；
7.4.3 构建个人信息管理的必要性
（1）构建个人信息管理是数字化学习的 ） 必然； 必然； 2） （2）通过个人信息管理对个人资源进行 集成、整合； 集成、整合； （3）个人信息管理过程实际上就是一个 ） 积极的信息选择、加工、组织、存储、 积极的信息选择、加工、组织、存储、利用 的过程； 的过程； （4）个人信息管理的目的是提高个人的 ） 信息能力。 信息能力。
（3）社会信息化。社会信息化是信息化的最 ）社会信息化。 高层次和最高目标，是使信息网络、 高层次和最高目标，是使信息网络、信息技术 逐渐进入人类的生产、生活、管理、流通、 逐渐进入人类的生产、生活、管理、流通、教 医疗、 育、医疗、科研和娱乐等各种社会经济活动中 的一个过程。 的一个过程。
7.1.2社会信息化的构成要素及发 社会信息化的构成要素及发 展过程
7.1社会信息化 社会信息化
“信息化”的思想最早是由日本社会学家梅 信息化” 信息化 棹忠夫于1963年在《信息产业论》中提出的。 年在《 棹忠夫于 年在 信息产业论》中提出的。 社会信息化是指社会系统的信息化， 社会信息化是指社会系统的信息化，是指 是指社会系统的信息化 全社会包括政治、经济、文化、生产、 全社会包括政治、经济、文化、生产、生活等 各个方面广泛应用现代信息技术， 各个方面广泛应用现代信息技术，有效开发和 利用信息资源， 利用信息资源，促进经济发展和社会进步的过 程。
（3）政府信息资源管理的特点 ）
政治性 层次性 广泛性 技术性 整合性 服务性 公开性 知识性 互动性 安全性