山东科技大学学籍类档案建档及管理要求
学籍档案规章制度
学籍档案规章制度
第一条学籍档案的管理范围。
学籍档案是指学生在学校期间的个人信息、学习成绩、奖惩记录等相关资料。
学籍档案的管理范围包括在校学生和毕业学生的学籍档案。
第二条学籍档案的保密原则。
学校要严格遵守学籍档案的保密原则，未经学生本人或法定监护人同意，不得向外界透露学生的个人信息。
学籍档案只能在学校内部相关部门和工作人员之间进行传递和查阅。
第三条学籍档案的建档和管理。
学校要建立完善的学籍档案管理制度，确保学生的学籍档案真实、完整、准确。
学籍档案由专门的工作人员负责建档和管理，确保学生信息的及时更新和维护。
第四条学籍档案的利用。
学籍档案可以用于学生的评优评奖、奖学金评定、就业推荐等
方面。
学校要严格按照相关规定，合理利用学籍档案，确保学生的
合法权益。
第五条学籍档案的归档和保存。
学校要对毕业学生的学籍档案进行归档和保存，确保学生的学
籍档案长期保存和安全保管。
归档后的学籍档案不得随意销毁，必
须按照相关规定进行保存和管理。
第六条学籍档案的查询和证明。
学生和法定监护人有权查询和申请学籍档案相关证明。
学校要
提供便利的查询渠道和高效的证明办理流程，确保学生的合法权益。
第七条学籍档案的违规处理。
对于违反学籍档案规章制度的行为，学校要依据相关规定进行
处理，包括但不限于警告、记过、记大过等处分措施。
第八条学籍档案规章制度的解释。
对于学籍档案规章制度的解释权归学校相关部门所有，学生和工作人员在遵守学籍档案规章制度时，应当遵循学校相关部门的解释。
山东科技大学学分制学籍管理实施细则
山东科技大学学分制学籍管理实施细则为了实现我校“宽口径、厚基础、高素质、强能力”的人才培养目标，科学规范学分制实施过程的相关环节，促进学生素质的全面发展，参照原国家教委和山东省教委颁发的《普通高等学校学生管理规定》精神，结合我校实施学分制的实际情况，特制定本细则。
一、入学与注册第一条入学报到凡经全日制普通高等学校统一招生考试、山东省普通高等教育专科升本科考试，由本校录取的新生，应按期到校办理入学手续。
新生须按《入学须知》的规定，由本人持《录取通知书》、《准考证》原件或学校规定的有关证明到教务处领取《新生报到手续单》，并凭《新生报到手续单》办理相关入学手续。
因故不能按期入学者，应写信并附原所属单位证明，向学校教务处请假。
假期一般不超过两周。
未经请假或请假逾期报到者，以旷课论。
超过两周不报到者取消入学资格。
第二条入学资格审查新生入学后三个月内，学校按照招生规定进行复查。
复查合格者，办理注册手续，即取得学籍。
复查不合格者，区别情况予以处理，直至取消入学资格。
凡属徇私舞弊者，一经查实，即按规定进行处理，冒名顶替者取消学籍，并报请有关部门查究。
第三条保留入学资格新生入学后，有下列情况之一者，经校医院证明，由本人申请，院（系、部）负责人审核，报主管校长批准，可保留入学资格一年：1、体检复查患有疾病，经短期治疗可达健康标准者；2、入学后因病不能坚持学习，未能参加第一学年第一学期课程考试，需要休学者。
保留入学资格的学生，应回家治疗。
自通知办理离校手续之日起，两周内无故不办理离校手续者，则取消其保留的入学资格，由学校除名。
保留入学资格的学生不享受在校生待遇。
保留入学资格的时间不计算在弹性学制时限内。
保留入学资格的学生，必须在本学年结束前一个月内向教务处提交入学申请报告。
因病离校者，须附县级以上医院的康复证明，并经学校复查合格，批准复学后，方可重新办理入学手续。
复查不合格或逾期不办理入学手续者，取消入学资格。
第四条注册已取得学籍的学生，必须于每学期开学前在规定时间内到校，持学生证到院（系、部）办公室办理注册报到手续。
山东科技大学档案数字化安全管理制度
引言：随着信息技术的迅猛发展，数字化档案管理已成为当前档案管理领域重要的发展趋势之一。
为了保障山东科技大学档案数字化安全管理的有效进行，制定本《山东科技大学档案数字化安全管理制度（二）》。
本制度始终以确保数字化档案的完整性、可信度和机密性为出发点，配置科学、合理的数字化档案安全管理措施，并明确相关责任和操作规范，旨在提升学校档案管理工作的效率和安全性。
概述：正文内容：一、数字化档案安全管理的目标和意义1.提高档案的完整性和可信度通过数字化技术对档案进行高效、精确的采集和存储，避免数据的丢失、损毁和篡改，确保档案的完整性和可信度。
2.保护档案的机密性制定严格的权限管理制度，确保只有授权人员可以访问和操作档案，有效保护档案的机密性。
二、数字化档案采集与存储的安全措施1.采集设备和软件的选择选择具备合法、安全认证的数字化设备和软件，并定期进行安全维护和更新，以保障数字化采集过程的安全性。
2.存储设备与环境的管理采用高安全级别的存储设备，并建立专门的存储空间，配备适当的温湿度控制设备，确保数字档案的长期安全保存。
三、数字化档案检索与传输的安全措施1.检索系统的安全性建设安全可靠的数字化档案检索系统，采用身份验证和加密技术确保档案的合法访问和传输。
2.传输通道的安全保障使用加密通信协议，对档案进行传输时，对数据进行加密保护，防止非法窃取和篡改。
四、数字化档案备份与恢复的安全措施1.备份策略的制定制定完善的数字化档案备份策略，包括备份的频率、地点、方式等，确保档案在意外灾害等情况下能够及时恢复。
2.备份数据的加密和存储在备份过程中，对数据进行加密处理，并将备份数据存储在安全可靠的地点，以保障备份数据的安全性。
五、数字化档案权限管理及合规措施1.权限控制策略的制定制定严格的权限管理制度，明确不同用户在档案访问和操作上的权限，确保档案的安全性和可控性。
2.合规审计的实施建立数字化档案的合规审计机制，定期对档案的访问日志、操作记录等进行审计，发现安全隐患及时采取措施加以解决。
学员学籍档案管理制度
第一章总则第一条为加强学员学籍管理，确保教学秩序，维护学员合法权益，根据《中华人民共和国教育法》、《中华人民共和国高等教育法》及有关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条学员学籍档案是记录学员在校期间学习、生活、奖惩等情况的重要资料，是学校教育管理的基础性工作。
第三条学员学籍档案管理应遵循真实性、完整性、保密性和规范性的原则。
第四条本制度适用于本单位所有在籍学员的学籍档案管理。
第二章档案管理职责第五条学员学籍档案管理实行校、院（系）、班级三级管理。
第六条校级管理部门负责学籍档案的总体规划和监督检查，具体职责如下：（一）制定学籍档案管理制度，明确各级管理部门的职责和权限；（二）组织对学籍档案管理人员进行培训；（三）对学籍档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作进行监督检查；（四）建立健全学籍档案查询、借阅、归还等制度；（五）对学籍档案进行数字化处理，实现信息化管理。
第七条院（系）级管理部门负责学籍档案的具体管理工作，具体职责如下：（一）按照学校规定收集、整理学员学籍档案；（二）对学员学籍档案进行分类、编号、归档；（三）建立健全学籍档案的保管、查阅、借用等制度；（四）对学员学籍档案进行定期检查、清理、更新；（五）协助校级管理部门开展学籍档案的监督检查工作。
第八条班级管理部门负责学员学籍档案的日常管理，具体职责如下：（一）按照学校规定收集、整理学员学籍档案；（二）对学员学籍档案进行分类、编号、归档；（三）建立健全学籍档案的保管、查阅、借用等制度；（四）协助院（系）级管理部门开展学籍档案的监督检查工作。
第三章档案收集与整理第九条学籍档案的收集应包括以下内容：（一）入学登记表、录取通知书、身份证复印件；（二）学生证、准考证、体检表；（三）学籍变动材料（如转学、休学、复学、退学等）；（四）课程成绩单、毕业论文（设计）答辩记录；（五）奖学金、荣誉称号、违纪处分等材料；（六）其他需要归档的材料。
第十条学籍档案的整理应遵循以下原则：（一）按照时间顺序排列；（二）同一类别材料按照重要程度排序；（三）同一份材料按照原件、复印件顺序排列。
学籍档案规章制度
学籍档案规章制度第一条学籍档案的管理范围。
学籍档案是指学生在学校期间产生的各类档案，包括入学资料、学习成绩、奖惩记录、学生工作及活动记录等。
学籍档案的管理范围涵盖全校所有在校学生。
第二条学籍档案的管理责任。
学校教务处负责学籍档案的管理工作，包括档案的收集、整理、归档和保管。
各学院、系部和班级也应配合教务处完成学籍档案的相关工作。
第三条学籍档案的收集和整理。
学校应建立完善的学籍档案收集和整理制度，确保学生的各类档案齐全、准确。
学籍档案的收集和整理应按照规定的程序和要求进行，确保档案的真实性和完整性。
第四条学籍档案的归档和保管。
学籍档案应按照学校规定的归档和保管期限进行归档和保管。
归档后的学籍档案应妥善保管，防止遗失、损坏或泄露。
学校应建立健全的档案管理制度，确保学籍档案的安全和保密。
第五条学籍档案的查询和使用。
学生及其监护人有权查询和使用学籍档案，但需提前向学校教务处提出申请，并按照学校规定的程序和要求进行。
学校应保护学生档案的隐私，严格控制档案的查询和使用权限。
第六条学籍档案的移交和销毁。
学生毕业或离校后，学籍档案应按照学校规定的程序进行移交或销毁。
学校应建立完善的档案移交和销毁制度，确保学籍档案的安全和合法处理。
第七条学籍档案的管理监督。
学校应建立学籍档案管理的监督机制，加强对学籍档案管理工作的监督和检查。
对于学籍档案管理中的违规行为，学校应及时进行处理和纠正。
第八条学籍档案规章制度的解释和修改。
对于学籍档案规章制度的解释和修改，应由学校教务处负责，并向全校师生公布。
如有需要修改，应经学校相关部门和学生代表协商一致后进行修改，并报学校领导批准后实施。
以上规章制度自公布之日起生效。
学生学籍档案系统管理制度
学生学籍档案系统管理制度第一章总则第一条为规范学生学籍档案管理，保障学生权益，提高学生学籍档案管理水平，制定本制度。
第二条本制度适用于学校内所有学生学籍档案的管理。
第三条学生学籍档案管理应遵循依法、依规、依约的原则，保障学生学籍档案的真实性、准确性、完整性。
第四条学校学生学籍档案的管理应当与学校教育教学工作相结合，服务学校教学和管理工作。
第二章学生学籍档案的建立和管理第五条学校应当按照国家和地方有关规定，建立学生学籍档案，做到一学生一档案。
第六条学生学籍档案应当包括学生在校期间的基本信息、成绩单、奖惩记录、综合素质评价等内容。
第七条学生学籍档案应当由学校相关部门负责建立和管理，建档人员需经过培训并取得相关资质。
第八条学生学籍档案应当及时更新，确保信息的准确性和完整性。
第九条学校应当加强学生学籍档案信息的保密工作，严格保护学生个人信息。
第十条学校应当定期对学生档案进行质量检查，确保档案的完整性和准确性。
第三章学生学籍档案的利用第十一条学生学籍档案可以作为评定学生学业成绩、参与评优评先、申请学术奖励等用途。
第十二条学生学籍档案可以作为学生升学、就业或出国留学等材料的依据。
第十三条学生学籍档案可以用于学生的综合素质评价和学生奖惩记录的记录和查询。
第十四条学生学籍档案应当根据需要提供给相关部门，并确保信息的准确完整。
第四章学生学籍档案的归档和保存第十五条学生学籍档案应当在学生毕业或离校后进行归档工作。
第十六条学生学籍档案的归档工作应当由学校相关部门负责，将学生档案整理归类并妥善保存。
第十七条学生学籍档案应当按照有关规定保存一定年限，过期的档案应当进行销毁处理。
第五章学生学籍档案管理的监督与考核第十八条学校应当建立学生学籍档案管理的监督机制，由学校领导班子负责对学生档案管理情况进行监督。
第十九条学校应当建立学生学籍档案管理的考核制度，对学生档案管理工作进行定期检查和评估。
第六章附则第二十条本制度自发布之日起正式施行。
学校学籍档案管理制度
第一章总则第一条为了规范学校学籍档案管理，保障学生权益，维护学校教育教学秩序，根据《中华人民共和国教育法》、《普通高等学校学生管理规定》等法律法规，结合我校实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我校全日制本科生、研究生和留学生等所有学生的学籍档案管理。
第三条学籍档案是学校对学生学籍管理的重要依据，是学生个人成长记录的重要载体，对学生的权益保障、学业评价、就业推荐等方面具有重要意义。
第四条学校设立学籍档案管理部门，负责学籍档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。
第二章档案内容第五条学籍档案主要包括以下内容：（一）学生基本信息：姓名、性别、出生日期、民族、身份证号码、家庭住址、联系电话、照片等。
（二）入学登记信息：入学时间、入学批次、入学考试类型、录取专业、录取分数线等。
（三）学籍变动信息：转学、休学、复学、退学、开除学籍、延期毕业等。
（四）学业成绩信息：各学期、各课程的成绩单、学分证明等。
（五）奖惩信息：奖学金、助学金、荣誉称号、违纪处分等。
（六）毕业生信息：毕业证书、学位证书、就业推荐表等。
第三章档案管理第六条学籍档案管理部门负责学籍档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。
第七条学籍档案的收集：（一）学生入学时，由学籍档案管理部门收集学生基本信息、入学登记信息等。
（二）学生在校期间，学籍档案管理部门根据学生学籍变动、学业成绩、奖惩等信息，及时收集相关资料。
（三）毕业生离校时，学籍档案管理部门收集毕业生信息、毕业证书、学位证书等。
第八条学籍档案的整理：（一）学籍档案按照时间顺序排列，每份档案应包含一份档案目录。
（二）学籍档案的文件应完整、准确、清晰。
（三）学籍档案的装订应规范、牢固。
第九条学籍档案的归档：（一）学籍档案应在规定时间内归档。
（二）学籍档案归档后，学籍档案管理部门应定期检查档案的完整性、准确性。
第十条学籍档案的保管：（一）学籍档案应存放在安全、通风、防潮、防火、防盗的档案室。
（二）学籍档案的保管人员应具备一定的档案管理知识和技能。
学生档案管理与维护规定与要求
学生档案管理与维护规定与要求概述：学生档案管理是学校教育管理中的重要组成部分，对于学生的成长和发展起着至关重要的作用。
本文将从多个方面介绍学生档案管理与维护的规定与要求。
一、岗位责任与权限学生档案管理工作的岗位责任和权限是确保学生档案的安全性和完整性，以及提供相关服务的保障。
具体包括学校领导对学生档案管理工作的重要性的认识和推动、档案管理人员的责任与义务等。
二、档案分类与建档原则学生档案按照一定的分类方式进行管理，常见的分类有综合档案、学籍档案、财务档案等。
在建档过程中，需要遵循一些原则，如及时性、准确性、完整性和可操作性等。
三、档案收集与整理学校在进行档案收集与整理时，应确保采集的信息准确、完整，并严格按照相应的规定进行分类和整理。
收集方式可以是传统的纸质档案和数字化档案的相结合，其中数字化档案的管理需要确保数据的安全性。
四、档案查询与使用学生档案的查询和使用应遵循一定的规定，主要包括权限审批、查询记录和信息保护。
档案查询和使用涉及到学生的隐私，需要保证信息的安全性和合法性。
五、档案保密与备份学生档案的保密是非常重要的，保护学生信息的隐私以及个人隐私。
同时，学校应定期进行档案备份，以防止意外情况下的数据丢失。
六、档案借阅与归还学生档案的借阅和归还应按照一定的流程进行，主要包括申请、审批和借阅记录的保存等。
借阅过程中需要保证档案的完整性和安全性。
七、档案销毁与存档学生档案在一定时期内需要进行销毁和存档。
销毁的过程应按照相关规定进行，确保档案信息不被泄露。
存档的过程需要选择合适的存储方式，以保证档案的长期保存和安全性。
八、档案管理的技术支持学生档案管理需要借助一些技术手段进行支持，如电子文档管理系统、数字化档案管理系统等。
这些技术手段可以提高档案工作的效率，并保证档案信息的安全性。
九、档案管理的法律法规学生档案管理工作需要遵守相关的法律法规和政策规定。
这些规定主要包括《学生档案管理办法》、《隐私权保护法》等，以确保档案管理的合法性和规范性。
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山东科技大学学籍类档案建档及管理要求
一、为规范我校学籍管理类档案工作，根据《普通高等学校档案管理办法》及学校的相关规定，结合实际工作需要制定本要求。
二、本要求所称的学籍管理类档案，是指学校、各校区及二级学院（系）在从事学籍管理及其相关管理活动中直接形成的对学校和实际工作有保存价值的各种文字、电子信息、图表、声像等不同形式的历史记录。
其来源外延包括自招生结束到日常学籍管理直至学生毕业离校后的相关管理活动。
三、我校学籍类档案的建档范围：
四）上述管理过程中各类电子文件：文本文件、命令文件、图像文件和数据
文件等。
四、职能部门处理完毕的学籍管理文件材料，必须整理立卷，交校档案室统一保存，叫做归档。
在第三条中注明“归档”字样的材料，是必须按学校的归档制度规范严格执行的部分。
未注明“归档”字样的，参照归档制度要求，从有利于现行工作出发，暂由相应的职能部门管理。
五、学籍管理类档案的建档与管理工作是学校教学类档案工作的重要组成部分，各校区、二级学院应将该项工作具体落实到各级学籍管理的岗位职责要求中。
六、个人在其从事的学籍管理活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定定期建档、归档，集中管理，任何个人不得据为己有。
造成重要档案丢失者，根据国家有关规定，可给予批评教育、处以罚金，直至行政处分。
二○○六年二月。