退休人员人事档案管理制度
退休人员档案管理制度(通用14篇)
退休人员档案管理制度（通用14篇）退休人员档案管理制度 1为贯彻落实深办发〔2024〕17号和深府办〔2024〕72号文精神，加强对社会化管理企业退休人员人事档案的规范管理，根据有关规定，制定本办法。
一、档案的交接企业在移交退休人员人事档案前，应按有关人事档案的管理要求，将档案材料归类整理、装袋封口，并在封口处填写日期加盖单位骑缝章后再移交。
街道劳动保障事务所应按上述规定进行查验，符合要求的予以接收。
二、档案的管理区档案局负责对辖区社会化管理企业退休人员人事档案管理工作的业务指导；街道劳动保障事务所负责社会化管理企业退休人员人事档案的接收、暂存、转递工作；区一级企业退休人员人事档案管理单位负责档案的保管和提供利用服务。
(一)街道办事处要建立符合有关标准的专门档案室，面积按照每千卷不少于10平方米的标准安排，统一使用档案柜，配备正式工作人员专人管理。
工作制度要上墙，加强安全保密工作，防止档案的遗失和泄密。
强化档案管理中的"九防"措施，以防事故的发生。
街道劳动保障事务所要按有关规定认真履行人事档案管理的工作职责，街道一级原则上不提供档案的利用服务。
接档后不拆封，用全市统一的《深圳市企业移交社会化管理服务退休人员人事档案袋》封存，按要求用黑墨水笔填写封面的内容，在封口处填写接档日期，用街道劳动保障事务所的专用章盖骑缝章，并开具《深圳市企业退休人员社会化管理档案收件回执》。
街道劳动保障事务所按各区规定的.期限将退休人员人事档案转递到区一级指定存放的档案保管单位。
人事档案一般在街道存放不应超过一个月，如企业一次性移交批量大，应及时转递到区一级存放点保管。
(二)区一级企业退休人员档案管理单位要按照国家《档案法》、《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》的规定，做好企业退休人员人事档案的保存和管理，并做好辖区内街道一级档案接收人员的业务培训指导工作，及企业退休人员人事档案的保管、统计和利用服务工作。
规范人事档案管理制度
第一章总则第一条为加强和规范人事档案管理工作，确保人事档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和国家有关人事档案管理的政策法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位的在职和退休人员的人事档案管理。
第三条人事档案管理应遵循以下原则：1. 真实性原则：人事档案内容必须真实、准确，不得弄虚作假。
2. 完整性原则：人事档案应完整无缺，确保档案的连续性和系统性。
3. 安全性原则：采取有效措施确保人事档案的物理安全和信息安全。
4. 利用原则：合理、合法、有效地利用人事档案，为单位的各项工作服务。
第二章管理机构与职责第四条成立人事档案管理领导小组，负责人事档案管理的重大决策和统筹协调工作。
第五条人事档案管理部门负责人事档案的收集、整理、保管、鉴定、利用和转递等工作。
第六条人事档案管理人员的职责：1. 负责人事档案的收集、整理、归档和保管工作；2. 负责档案的鉴定、整理和销毁工作；3. 负责档案的查询、借阅和利用工作；4. 负责档案的转递和接收工作；5. 负责档案的安全保卫工作；6. 参与制定和完善人事档案管理制度。
第三章档案收集与整理第七条人事档案的收集范围：1. 入职、离职、退休、调动等手续；2. 个人履历表、自传、鉴定材料；3. 学历、学位、专业技术职务、职业资格证书等证明材料；4. 工作总结、表彰奖励、处分决定等材料；5. 其他需要归档的材料。
第八条人事档案的整理要求：1. 按照档案分类标准进行分类、编号；2. 按照时间顺序排列，确保档案的连续性；3. 使用统一格式的档案盒和文件夹，并贴上标签；4. 档案材料应整齐、清洁、无破损。
第四章档案保管与安全第九条人事档案的保管：1. 设立专门的档案室，配备必要的档案保管设施；2. 保持档案室内的温湿度适宜，防止档案霉变、虫蛀；3. 定期检查档案的保管状况，发现问题及时处理；4. 对重要档案进行备份，确保档案的完整性和安全性。
国企退休人员人事档案管理制度
国企退休人员人事档案管理制度国企退休人员人事档案管理制度是指国有企业对退休人员的人事档案进行规范管理的制度。
这一制度的实施有助于保障国企退休人员的权益，提高退休人员管理的效率和科学性。
下面将从档案的建立、档案的管理和档案的应用三个方面来详细阐述国企退休人员人事档案管理制度。
首先是档案建立。
国企应建立完善的退休人员档案管理机制，确保每位退休人员都能拥有健全的个人档案记录。
在退休人员离职时，应为其建立档案，并记录个人的基本信息、工作经历、家庭背景等内容。
同时，还应包括退休人员的退休手续、福利待遇等重要文件，以便今后的管理和查询。
档案的建立应遵循规范、规范和隐私原则，确保退休人员的个人隐私和权益不受侵犯。
其次是档案的管理。
对于建立的退休人员档案，国企需建立相应的管理制度，包括档案的分类、整理、存档和维护等方面的规定。
档案应按照退休人员的年龄、职务、岗位等特点进行分类管理，便于查询和使用。
国企还应加强对档案的整理和存档工作，确保档案的完整性和准确性。
档案管理人员应接受专业培训，提高档案管理水平，确保档案管理工作的科学性和规范性。
最后是档案的应用。
档案管理不仅是为了对退休人员进行统一管理，更重要的是为退休人员提供便利和服务。
档案的应用可以从多个方面展开，比如社会保险、医疗保健、社会福利等方面的享受和申请，退休人员的相关证明和资料的提供等。
档案的应用有助于提高服务的便利性和准确性，减少退休人员与国企之间的沟通成本，提升退休人员的幸福感和满意度。
总之，国企退休人员人事档案管理制度是国企管理中不可或缺的一部分。
只有建立健全的档案管理制度，才能促进退休人员权益的保障，提高退休人员管理的效率和科学性。
同时，档案管理应强调便利性和服务性，为退休人员提供便利和服务。
相信在国企退休人员人事档案管理制度的规范下，退休人员的权益能够得到更好的保障和管理。
企业退休职工档案管理制度
企业退休职工档案管理制度第一章总则第一条为规范和加强企业退休职工档案管理，保障退休职工合法权益，提高企业退休职工档案管理工作的科学化和规范化水平，制定本制度。
第二条本制度适用于本企业所有已经退休的职工及其有关档案材料的管理工作。
第三条企业应当依据国家相关法律法规和政策规定，建立并健全退休职工档案管理制度，保证所有退休员工档案的完整性和安全性。
第四条企业退休职工档案管理应当坚持公开、公正、公平的原则，对于退休职工档案信息采取保密措施，确保档案资料不被泄露。
第五条企业应当根据实际情况，制定具体的档案管理办法，细化档案管理流程，明确责任分工，做好档案管理工作。
第二章档案管理的组织和领导第六条企业应当成立退休职工档案管理工作领导小组，由企业领导班子成员或部门主管负责人担任组长，职工经理办公室、人事部门、行政部门等相关部门负责人为成员。
负责档案工作的管理和统筹协调。
第七条企业应当指定专门的退休职工档案管理负责人，负责具体的档案管理和工作执行。
退休职工档案管理负责人应当具有相关专业知识和管理经验，负责档案管理和档案工作的全面领导和组织安排。
第八条企业应当配备专门的人员，从事档案管理和文件管理的工作，视实际情况来判断是否需要设立一个专门的档案管理和文件管理的办公室，并配备相应的设施和设备。
第九条退休职工档案管理工作领导小组和退休职工档案管理负责人对企业退休职工档案管理工作负全面责任，应当通过各种形式的常规和不定期检查评估，检查退休职工档案管理工作是否健康、结果如何。
第十条退休职工档案管理工作领导小组和退休职工档案管理负责人要高度重视企业退休职工档案管理，做到目标明确、责任落实、工作到位。
第三章档案管理的内容和方式第十一条企业应当建立科学的退休职工档案管理制度，包括档案的收集、整理、归档、保管、使用、转移和销毁等内容。
第十二条企业应当建立并不断完善退休职工档案管理制度和规章制度，确保对退休职工档案的收集、整理、归档、保管、使用、转移和销毁等工作的合理性和正确性。
2021年退休人员人事档案管理制度
退休人员人事档案管理制度退休人员人事档案管理制度范本在现在社会，我们每个人都可能会接触到制度，制度是维护公平、公正的有效手段，是我们做事的底线要求。
想必许多人都在为如何制定制度而烦恼吧，以下是为大家收集的退休人员人事档案管理制度范本，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助。
第一章总则第一条为做好企业退休人员社会化管理服务工作，规范街道(乡镇)社会保障事务所(以下简称社保所)接收、转移、管理退休人员人事档案，有效地保护和利用档案，维护档案的安全，确保档案的完整性、准确性和真实性，根据原劳动部、国家档案局《关于颁发的通知》(劳力字[1992]33号)的规定，制定本试行办法。
第二条企业退休人员的人事档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是历史地、全面地考察退休人员的依据，是国家档案的组成部分。
第三条实行社会化管理的企业退休人员人事档案管理工作，在国家档案行政管理部门宏观管理和组织协调下，由市、区(县)两级劳动服务管理部门(社会化管理服务机构)领导与指导，实行分类管理，同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。
第四条企业退休人员人事档案管理工作，必须贯彻执行党和国家有关档案、保密工作的法律、法规和制度。
第二章档案管理机构和职责第五条街道(乡镇)社保所是负责对实行社会化管理服务的企业退休人员人事档案管理的具体业务部门，应指定专人管理企业退休人员的人事档案。
第六条已实行社会化管理的企业退休人员因死亡或依法宣告失踪或者出国不归者，在社会保险关系自然终止后，其档案材料由社保所存放于专柜集中保管，不得销毁或转移他处。
第七条社保所档案管理职责：(一)妥善保管退休人员的人事档案，做好退休人员档案的安全、保密、保护工作;(二)收集、整理退休人员档案材料;(三)办理退休人员人事档案的查阅、借阅和转递手续;(四)登记退休人员材料变动情况;(五)负责办理档案的接收、转移工作;(六)出具与档案材料有关的证明材料;(七)办理其他有关事项。
退休人员人事档案管理制度
退休人员人事档案管理制度第一章总则第一条目的和意义本制度旨在规范和完善企业内退休人员人事档案的管理，确保退休人员的信息记录完整、准确，并妥善保管退休人员的个人档案，为企业提供人事管理的依据，确保人事档案的安全保密性。
第二条适用范围本制度适用于企业内所有退休人员的人事档案管理，包括在职期间的个人信息、离职手续以及退休人员的享受福利等。
第三条相关法律法规人事档案管理应遵循《劳动法》、《人事档案管理条例》等相关法律法规的规定，并根据企业实际情况进行适当的调整和补充。
第二章人事档案的建立和管理第四条人事档案建立程序1.企业在员工入职时应建立个人人事档案，记录员工的基本信息、学历证书、职业资格等相关信息。
2.退休人员的人事档案应在退休前的三个月内进行整理和归档工作，并按照一定的标准和格式进行归档。
第五条人事档案管理责任人1.企业应指定专人负责退休人员人事档案的管理工作，包括档案的整理、归档、借阅等工作。
2.人事档案管理责任人应具备相关法律法规的知识和档案管理经验，并定期接受相关培训。
第六条人事档案的保密性1.退休人员的人事档案应严格保密，任何人不得随意查阅或泄露档案中的个人信息。
2.人事档案管理责任人应确保档案的安全存放，并采取必要的措施保护档案的完整性和机密性。
第七条档案的归档和借阅1.退休人员的人事档案应按照一定的顺序进行归档，确保档案的整齐有序。
2.借阅人应填写借阅申请单，并经相关审批审核后方可借阅档案，且借阅期限不得超过三天。
3.借阅人应妥善保管借阅的档案，严禁私自带出档案室，借阅完毕应及时归还。
第三章人事档案的管理标准和考核标准第八条人事档案的管理标准1.人事档案应完整、准确地记录退休人员的个人信息、离职手续、退休后的福利享受等内容。
2.档案管理责任人应按照既定的流程和标准进行档案的归档和借阅，并在每次操作后进行相应记录和核对。
第九条人事档案的归档标准1.档案应区分不同类别进行归档，如个人基本信息、教育经历、工作经历等，每个类别应有相应的目录。
退休人员人事档案管理制度
退休人员人事档案管理制度一、总则二、档案建立1.退休人员人事档案应在其离职前一个月内建立完毕，由所在单位人事部门负责。
2.档案包括个人基本信息、履历档案、任职文号、评定材料、合同协议、离职证明、退休手续办理材料等内容，并按照时间顺序进行归档和编目。
3.退休人员人事档案必须保证真实、准确和完整，如有遗漏或错误，应及时修改和补充。
三、档案保存1.退休人员人事档案按照机构性质和具体规模进行保存，应设立专门的档案室进行保管。
2.档案应以纸质和电子媒体两种形式保存，纸质档案应存放在防潮、防火、抗震的专用档案柜中；电子档案应进行备份，并保证信息的安全和可靠性。
3.档案室负责制定档案借阅制度，并明确访问权限和保密要求，对于废弃档案应及时销毁。
四、档案利用1.退休人员有权利了解、查询和使用自己的人事档案，但需经过合法授权和认证。
2.对于退休人员的人事档案信息，一律应保密，如有泄露或滥用，将受到相应法律责任的追究。
3.单位可以根据需要使用退休人员的人事档案信息，但需事先经过退休人员的书面同意，并保证信息的安全性和准确性。
五、档案归还和销毁1.退休人员在需要的情况下，可以向档案室申请归还自己的人事档案，归还后需签署借阅操作协议，并在规定时间内归还。
2.档案室应制定档案销毁计划，根据法律法规的要求和档案保存期限进行销毁，并做好销毁记录，确保销毁工作的合法性和安全性。
六、档案管理责任1.单位人事部门负责退休人员人事档案的建立、整理、归档和查询，并保证档案管理工作的及时和准确性。
2.档案室负责档案的保存、管理和利用，并确保档案的安全和保密。
3.退休人员有义务保护自己的人事档案，如发现遗失或损坏，应及时上报相关部门，并配合调查处理。
七、附则本制度自颁布之日起执行，如有需要进行修改和补充，应经过相关部门的研究和批准。
以上为退休人员人事档案管理制度，旨在规范退休人员人事档案的建立、保存和利用，保障退休人员合法权益。
这一制度的实施将有助于提高退休人员管理工作的效率和精确度，进一步推动组织管理科学化、信息化，为退休人员提供更好的管理服务。
退休人事档案管理制度
第一章总则第一条为规范退休人事档案的管理工作，确保档案的真实性、完整性、准确性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位的退休人员人事档案管理，包括退休人员的个人档案、组织档案、专业档案等。
第三条退休人事档案管理应遵循以下原则：（一）统一管理原则：退休人事档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和连续性。
（二）安全保密原则：严格保密制度，确保档案信息安全。
（三）科学规范原则：按照档案管理标准化程序，提高档案管理效率。
（四）方便利用原则：简化档案查阅手续，为退休人员提供便捷服务。
第二章管理范围与内容第四条退休人事档案管理范围包括：（一）退休人员的个人档案，包括履历表、自传材料、各类考核、评价材料、奖惩记录等。
（二）退休人员的组织档案，包括党、团组织关系转移材料、退休审批材料、退休待遇核定材料等。
（三）退休人员的专业档案，包括专业技术职称评定材料、继续教育证书、培训记录等。
第五条退休人事档案管理内容应包括：（一）退休人员的个人基本信息，如姓名、性别、出生日期、民族、政治面貌等。
（二）退休人员的职务、职称、工作经历、业绩等。
（三）退休人员的退休审批、待遇核定、社会保险等。
（四）退休人员的党、团组织关系转移、入党时间、党龄等。
（五）退休人员的专业技术职称评定、继续教育、培训等。
第三章管理职责与要求第六条退休人事档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。
第七条退休人事档案管理人员应具备以下条件：（一）热爱档案事业，具有良好的职业道德。
（二）熟悉档案管理业务，具备一定的档案管理知识。
（三）具备较强的责任心和保密意识。
第八条退休人事档案管理要求：（一）建立健全档案管理制度，确保档案管理的规范化和制度化。
（二）对档案进行分类、编目、登记，确保档案的完整性和准确性。
（三）对档案实行安全保管，确保档案实体和信息安全。
（四）定期对档案进行检查、清理，及时发现和纠正问题。
已退休员工档案管理制度
已退休员工档案管理制度一、引言随着人口老龄化的加剧，已退休员工的数量在企业中逐渐增多。
对于企业而言，如何有效管理已退休员工的档案资料，不仅是一项法律义务，更是对老员工的尊重和关爱。
因此，建立一套科学合理的已退休员工档案管理制度，对于企业来说至关重要。
二、制度目的本制度的目的是规范已退休员工的档案管理工作，明确已退休员工档案的编制、保管、利用和销毁等各项工作，确保已退休员工档案的安全和完整性，为企业提供准确的人才资源信息。
三、适用范围本制度适用于所有已正式离职并已退休的员工，包括自然退休、提前退休、退休奖励等情况。
四、档案编制1.已退休员工档案包括个人基本情况、工作履历、考核评价、社会保险及医疗保险情况、退休待遇等内容。
档案资料应当真实、准确、完整。
2.已退休员工档案由企业人力资源部门负责编制，并在员工正式退休后立即整理归档，并且进行备份。
3.档案编制应当经过员工本人的确认和签字，确保档案内容的准确性。
五、档案保管1.已退休员工档案应当由企业建立专门的档案管理系统进行保管。
2.档案室应当设有专门的管理员进行管理，负责档案的保管、整理、清点及布置等工作。
3.已退休员工档案必须设置密码和权限管理，避免未经授权的人员查阅和使用档案。
4.档案室应设有防火、防水、防盗的安全设备，确保档案的安全保密。
5.档案室应当进行定期巡查和检查，确保档案的完整性和安全性。
六、档案利用1.已退休员工档案可用于企业内部人事管理、人力资源开发等工作。
2.已退休员工档案可以供已退休员工自行查阅或复制，但需提前申请并经过审核。
3.已退休员工档案不得随意外借、拷贝或转交给未经授权的单位或个人。
七、档案销毁1.已退休员工档案应当定期进行审查，将已超过法定保管期的档案进行销毁。
2.档案销毁应当由专门的人员进行，并由相关部门负责审核和监督。
3.档案销毁的方法应当符合国家相关法律法规，确保数据的安全和保密。
八、档案管理责任1.企业人力资源部门负责制定并实施退休员工档案管理制度，确保档案的安全、完整和准确性。
退休人员档案管理办法
退休人员档案管理办法退休人员档案管理是一项重要的工作，对于保障退休人员权益、维护社会稳定具有重要意义。
为了规范退休人员档案管理工作，制定退休人员档案管理办法是必要的。
本文将从档案内容、档案归档、档案保管等方面详细介绍退休人员档案管理办法。
一、档案内容退休人员档案的内容应包括以下主要信息：1. 个人基本信息：包括姓名、性别、出生日期、籍贯等个人基本信息；2. 工作经历：记录退休人员的工作单位、职务、任职时间等工作经历；3. 退休前后情况：记录退休前所在单位、退休时间、离退休手续办理情况、退休后居住地等相关信息；4. 个人荣誉和奖励：包括退休人员在工作生涯中获得的荣誉称号、奖励等；5. 退休人员状况：包括退休人员的身体状况、医疗保健情况等；6. 人事关系转移情况：记录退休人员人事关系的转移情况，如因政策调整而变更养老保险关系等。
以上内容是退休人员档案管理中必须包含的基本信息，同时也可以根据实际需要增加其他相关信息。
二、档案归档退休人员档案的归档是指将已建立的退休人员档案按照一定的分类和顺序进行整理和归档。
在归档过程中，需要遵循以下原则和步骤：1. 分类整理：根据退休人员的不同情况和个人特点，将档案进行分类整理，确保每个退休人员的档案信息清晰明了；2. 档案编号：为每个退休人员档案进行编号，以便管理与检索；3. 归档存放：选择适当的存放位置，确保档案的安全可靠。
三、档案保管退休人员档案的保管工作是保障档案安全、完整的重要环节。
在档案保管过程中，需要注意以下几点：1. 建立档案保管制度：明确档案保管的责任部门和人员，并建立相应的档案保管制度；2. 档案定期检查：定期对退休人员档案进行检查，确保档案的完整性和准确性；3. 档案密级管理：根据档案的重要程度和保密性，对档案进行密级管理；4. 废弃档案处理：对于已经失去保管价值的档案，按照规定程序进行销毁或归档。
四、档案利用退休人员档案不仅用于管理和保管，还应充分发挥其利用的价值。
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退休人员人事档案管理制度档案管理工作是一项管理性、服务性、政治性的工作，不仅对个体单位的工作生产有意义，也对国家建设和国民经济发展具有现实、长远的意义。
以下是小编为你整理的退休人员人事档案管理制度，希望能帮到你。
第一章总则第一条为做好企业退休人员社会化管理服务工作，规范街道(乡镇)社会保障事务所(以下简称社保所)接收、转移、管理退休人员人事档案，有效地保护和利用档案，维护档案的安全，确保档案的完整性、准确性和真实性，根据原劳动部、国家档案局《关于颁发<企业职工档案管理工作规定>的通知》(劳力字[1992]33号)的规定，制定本试行办法。
第二条企业退休人员的人事档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是历史地、全面地考察退休人员的依据，是国家档案的组成部分。
第三条实行社会化管理的企业退休人员人事档案管理工作，在国家档案行政管理部门宏观管理和组织协调下，由市、区(县)两级劳动服务管理部门(社会化管理服务机构)领导与指导，实行分类管理，同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。
第四条企业退休人员人事档案管理工作，必须贯彻执行党和国家有关档案、保密工作的法律、法规和制度。
第二章档案管理机构和职责第五条街道(乡镇)社保所是负责对实行社会化管理服务的企业退休人员人事档案管理的具体业务部门，应指定专人管理企业退休人员的人事档案。
第六条已实行社会化管理的企业退休人员因死亡或依法宣告失踪或者出国不归者，在社会保险关系自然终止后，其档案材料由社保所存放于专柜集中保管，不得销毁或转移他处。
第七条社保所档案管理职责：(一)妥善保管退休人员的人事档案，做好退休人员档案的安全、保密、保护工作;(二)收集、整理退休人员档案材料;(三)办理退休人员人事档案的查阅、借阅和转递手续;(四)登记退休人员材料变动情况;(五)负责办理档案的接收、转移工作;(六)出具与档案材料有关的证明材料;(七)办理其他有关事项。
第三章档案的内容第八条企业退休人员人事档案的内容和分类：(一)履历材料;(二)自传材料;(三)鉴定、考核、考察材料;(四)评定岗位技能和学历材料(包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料);(五)政审材料;(六)加入中国共-产-党、共青团及民-主党派的材料;(七)奖励与评选先进、劳模材料，处分、劳教与刑罚材料;(八)招用、劳动合同、调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休审批、退职审批等材料;(九)提供组织参考的材料。
第四章档案的保管条件第九条为确保退休人员人事档案的绝对安全，各街道(乡镇)社保所必须选择或建立防火、防潮的专门档案库(室)，配置档案柜或密集架，档案加面积每千卷不少于20～50平方米，并应设置空调、去湿、灭火等设施。
第十条档案库(室)的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查，保持库(室)的清洁和库(室)内适宜的温度、湿度(要求：温度14℃～24℃，相对湿度45%～65%，库内不准存放无关物品)。
第十一条无关人员不得进入档案库，档案库内严禁吸烟，不得明火进入库房。
第十二条各街道(乡镇)社保所应设置专门的档案查阅和档案管理人员办公室。
档案库(室)、阅档室和档案管理人员办公室，三室分开。
不得在库房内阅档或办公。
第五章档案接收、管理、保管第十三条街道(乡镇)社保所接收档案时，以《北京市企业退休人员社会化管理服务档案移交名册表》(附件1)和企业移交的档案材料分类目录清单为依据，对接收的档案材料进行现场核对，清点无误后由接收人签字。
企业退休人员人事档案材料不全的，特别是影响退休人员养老金待遇的有关审批表，要求企业补齐;对因各种原因不能补办的有关审批表，要在办理移交手续时，由企业专门写明缺少材料的原因和具体审批表名称，由企业经办人签字并加盖公章，并由街道(乡镇)社保所将企业出具的补充材料放入本人档案。
第十四条街道(乡镇)社保所对退休人员进入社会化管理后所形成的或接收的档案材料要及时收集、整理立卷，保持档案的完整;档案室的档案要分门别类，科学系统地排列，摆放整齐。
档案编号统一采用市技术监督局编发的街道(镇)编码加以序号，档案盒侧面的位置号应采用不干胶粘贴，以便档案流动时变更存放位置。
第十五条退休人员的人事档案材料统一使用A4办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。
第十六条档案卷皮、目录和档案袋的样式、规格实行统一的制作标准。
第十七条严禁任何人私自保存本人或他人档案，或利用档案材料营私舞弊。
对违反规定者，应视情节轻重，严肃处理。
对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。
第十八条退休人员人事档案的管理部门应建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等工作。
第六章档案借阅第十九条因工作需要查阅和借用档案，须遵守下列规定：(一)因工作需要查阅档案材料，需持盖有党政机关、人民团体、企事业单位组织、人事部门公章和查阅人姓名、身份的介绍信，方可办理查阅登记手续。
查阅档案的，不得将档案材料带出查阅室。
(二)借阅使用退休人员档案的单位，应派可靠人员到保管单位查阅。
档案除特殊情况外不得借出查阅。
如必须借出查阅时，应在介绍信中说明理由，经街道(乡镇)社保所领导批准后履行借用登记手续，并在五个工作日内归还。
(三)查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。
查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。
对违反者，应视情节轻重依法追究其法律责任。
(四)因工作需要从档案中取证的，须请示街道(乡镇)社保所领导，经批准后才能复制办理并加盖公章。
第七章档案的转递第二十条退休人员实行社会化管理服务的企业(含职介或人才中心)，应按照有关规定，对移交的退休人员人事档案与相关材料进行整理，列出清单并装订成册;持《北京市企业退休人员社会化管理服务档案移交名册表》，在办理转移社会保险关系手续时，将其档案转移至退休人员户口所在地区县社会化管理服务机构。
企业不存在的，由退休人员本人持市社保中心社会保险关系转移通知单，到区(县)社保经办机构办理社会保险关系转移手续后到区(县)社会化管理服务机构签订《北京市企业退休人员社会化管理服务交接书》(附件2)，办理移交退休人员的人事档案与相关材料的手续。
第二十一条区(县)社会化管理服务机构，对户口在本区(县)的退休人员人事档案与相关材料，分别转移到其户口所在地街道(乡镇)社保所。
第二十二条已实行社会化管理服务的企业退休人员因户口所在地发生变更，需要办理档案转移手续时，须首先办理社会保险关系转移手续。
第二十三条退休人员持区(县)社保经办机构开具的社会保险转移手续，到区(县)社会化管理服务机构办理档案转移，由转出地的区(县)社会化管理服务机构填写《北京市企业退休人员社会化管理服务档案移交名册表》，在市集中交换时移交转入地区(县)社会化服务机构;转入地区(县)社会化管理机构接收后，向转入地街道(乡镇)社保所移交。
第二十四条已实行社会化管理服务的企业退休人员其户口在本区内变更的，档案由转出地街道(乡镇)社保所出具同意转移证明，报区(县)社会化管理服务机构，再由区(县)社会化管理服务机构向转入地街道(乡镇)社保所移交。
第二十五条已实行社会化管理服务的企业退休人员户口迁移到外省市的，档案由退休人员迁出地的户口所在地的街道(乡镇)社保所保管。
第二十六条街道(乡镇)社保所管理的失业人员，在办理退休审批手续后，档案由其户口所在地的街道(乡镇)社保所继续管理。
第二十七条企业移交前死亡的退休人员，其档案由企业保管;注销企业退休人员，在移交前死亡的，由其上级主管部门保管。
第二十八条转递档案应遵守下列规定：(一)档案由专人送取，不准邮寄或本人自带;(二)转出档案，必须按统一规定的《企业退休人员转移通知书》(附件3)的项目登记，密封包装后封口盖公章;(三)应转出的材料，不得扣留或分批转出;(四)接收单位收到档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，并将回执立即退回。
逾期一个月，转出单位未收到回执应及时催问，以防丢失。
第八章证明出具第二十九条证明出具工作由档案管理人员负责。
档案不在街道(乡镇)社保所的退休人员，不属于街道(乡镇)社保所出具证明的范围。
第三十条有关部门规定必须出具的证明，出具的证明内容要严格依据档案材料和基本信息和登记表中的相关记录，而档案材料和基本信息登记中没有相关记录，应由相关部门出具可资证明。
第三十一条出具证明应真实、准确。
证明内容经街道(乡镇)社保所领导审阅后，加盖公章。
第九章附则第三十二条本试行办法由市劳动服务管理中心负责解释。
第三十三条《关于企业退休人员档案夹、档案盒规格的规定》见附件4。
第三十四条本试行办法自下发之日起执行。
各区(县)劳动服务管理中心(社会化管理服务机构)、街道(乡镇)社保所可结合实际情况制定实施办法或细则。
附件1：北京市企业退休人员社会化管理服务档案移交名册表(见表)附件2：北京市企业退休人员社会化管理服务交接书附件3：企业退休人员档案转移存根附件4：关于企业退休人员档案夹、档案盒规格的规定附件2：北京市企业退休人员社会化管理服务交接书甲方： (区县社会化管理服务机构中称)乙方： (单位名称)根据办公厅、市政府办公厅《关于转发市劳动保障局等部门<关于积极推进企业退休人员社会化管理服务工作的意见>的通知》的精神，经市劳动和社会保障局批准，准予乙方的退休人员实行社会化管理服务。
为明确双方的权利、责任和义务，做好退休人员社会化管理服务工作，特签订如下交接书。
一、经甲方核准自年月起乙方可为名退休人员(其中退职人员名)办理转移到街道、社区实行社会化管理服务相关手续(名单附后)。
二、经乙方整理清点于年月日向甲方移交退休人员的人事档案份件，各类证明份(其中人事档案转到其他单位证明份，人事档案丢失的出具证明的份，未建人事档案的证明份)。
三、退休人员实行社会化管理服务后，按规定继续享受社会保险基金负担的基本养老保险、基本医疗保险和工伤保险待遇;甲方负责退休人员社会保险事务性工作和人事档案管理等管理服务工作。
四、退休人员在乙方管理期间享受的企业补充养老保险、补充医疗保险和统筹外负担的相关待遇的(以下简称"统筹项目外待遇")处理问题，乙方与退休人员签订的协议书中主要承诺了以下内容：(一)退休人员实行社会化管理服务后，按规定继续享受医疗保险基金负担的基本养老保险、基本医疗保险和工伤保险待遇。
(二)乙方退休人员统筹项目外待遇的处理方案于年月经会议或与退休人员协商达成一致意见。
(三)乙方已经以方式，在年月日前解决了退休人员的统筹项目外待遇问题。