官方邮箱管理规定
(完整)企业邮箱管理规定-18
制度编号：HFGZ-20XX-X018编制部门：行政管理中心批准人：行政总裁生效日期：年月日企业邮箱管理规定第一章总则第一条为加强对企业邮箱的管理，规范企业邮箱的日常使用，保证邮箱系统正常运行，特制定本规定。
第二条本规定是对企业邮箱进行监督与管理的基本依据，适用于公司全体员工。
第二章企业邮箱的管理第三条行政管理中心负责企业邮箱的管理，由行政管理中心负责人执行监管。
第四条行政管理中心统筹企业邮箱的日常维护，为各部门提供企业邮箱各类技术支持，确保企业邮箱正常使用。
第五条行政管理中心须做好企业邮箱的监管，并及时调整企业邮箱的使用人员，确保企业邮箱仅用于公司在职员工。
第六条行政管理中心须依据公司对企业邮箱管理的安全需求，定期评估企业邮箱安全隐患，提交解决方案、风险管理控制措施等。
第七条公司宣传画册、对外宣传资料及其他需标注企业联系邮箱的事项须统一使用企业公众邮箱账号。
第八条行政管理中心定期监督检查邮箱的规范使用情况，对不按规定使用邮箱的员工给予口头警告，三次以上的屏蔽其邮箱使用权。
第三章企业邮箱的使用第九条企业邮箱类型及用途（一）企业公众邮箱：代表公司官方沟通渠道，用于公司层面对外沟通，包括与政府机构、合作单位之间的文件收发、节日慰问、事务咨询等。
（二）企业员工邮箱：仅用于员工日常工作交流使用，包括对外业务、部门沟通、事务咨询等。
第十条企业邮箱账户开通与注销（一）行政管理中心统筹负责企业邮箱账户开通与注销，以最新人员变动情况进行账号管理。
（二）原则上公司正式员工都将分配企业员工邮箱，员工离职时进行注销。
（三）若需开通专项用途的企业邮箱账号，由申请人填写《企业邮箱开通申请表》，经审批后方可开通。
第十一条企业邮箱使用要求（一）企业邮箱仅限于工作使用,不得从事与工作无关的事情。
（二）企业邮箱用户不得将其帐号、密码转让或出借予他人使用。
如用户发现其帐号遭他人非法使用或出现安全漏洞时，应立即向行政管理中心汇报。
（三）企业邮箱用户在使用邮箱帐号的过程中，必须遵循以下原则：1、遵守公司相关规章制度；2、不得因非法目的使用企业邮箱；3、不得利用企业邮箱进行任何可能对公司的正常运转造成不利影响的行为；4、不得利用企业邮箱上传、展示或传播任何虚假的、骚扰性的、中伤他人的、辱骂性的、恐吓性的、庸俗淫秽的或其他任何非法的信息资料；5、不得侵犯其他任何第三方的专利权、著作权、商标权、名誉权或其他任何合法权益；6、公司邮件服务器将开启垃圾邮件过滤功能，为避免发生邮件被劫持为垃圾邮件，需注意以下事项：①发送邮件必须填写邮件主题，不得以空白主题发送邮件；②邮件附件应采用压缩包形式；③邮件正文避免出现网页地址链接内容，容易被识别为垃圾邮件；④在论坛或其他网站注册时，须填写其他私人邮箱，禁止使用企业邮箱注册（容易被垃圾邮件攻击）。
企业邮箱管理规定
企业邮箱管理规定概述本规定旨在规范企业内部邮箱的使用，保障企业信息安全以及提高企业工作效率。
适用于全体员工。
邮箱开通和使用1.公司会为员工开通企业邮箱，并严格控制注册邮箱的权限。
2.员工需使用公司提供的邮箱进行工作邮件的发送和接收，禁止使用个人邮箱。
特殊情况须得到领导批准后方可使用个人邮箱。
3.邮箱应保留原始拥有者信息，不得更改。
4.禁止将邮箱密码告知他人，应妥善保管好自己的邮箱密码，避免泄露。
邮箱使用规定1.不得发送带有政治、宗教、色情等不当信息的邮件，不得在邮件中宣传公司以外的产品或服务。
2.禁止使用企业邮箱进行个人交流或私人活动。
3.所有发出的邮件必须经过本人审核，并注意审查是否有错别字和语法错误。
4.勿使用滥发邮件和群发邮件功能扰乱同事的工作和生活。
5.禁止发送含有恶意代码或病毒的邮件，同时接到疑似病毒邮件的员工应在第一时间将邮件夹带上报IT部门进行确认处理。
6.公司会对一些敏感的邮件内容进行监控和审查，禁止发送商业机密和敏感信息等需要保密的邮件。
7.员工在离职后应将手中所有工作相关文件和邮件进行备份，并交还相关部门。
员工管理部门统一注销该员工的邮箱权限。
邮件分类管理1.全体员工应对各类邮件进行细化分类和管理，确保企业信息的工整高效。
2.邮件应根据不同的业务类型进行分类，建立不同的邮件存档。
3.建议每周定时清理和整理各类邮件，及时删除无用邮件，减少存储空间的浪费。
4.不得擅自改变邮件存档的名称和存放位置，应对邮件存档进行规范化操作。
邮箱安全措施1.邮箱密码应定期更换，建议每个月更换一次，并设置密码复杂度较高，以确保账户安全。
2.使用公共电脑时，应注意保护好自己的邮箱隐私，勿将邮箱账户和密码泄露给他人。
3.建议下载公司指定的电脑客户端进行邮箱管理，不要在公共WiFi或不安全的网络中登录邮箱账户，以防被黑客攻击。
相关责任1.对于违反企业邮箱管理规定的行为，视情节轻重，可能受到口头警告、书面警告、纪律处分等不同程度的处罚，严重者将移送司法机关处理。
政府单位邮箱管理制度范文
政府单位邮箱管理制度范文政府单位邮箱管理制度范文第一章总则第一条为了规范政府单位电子邮箱的管理和使用，提高工作效率和信息安全性，便于信息共享和协同工作，特制定本制度。
第二条本制度适用于政府单位所有邮箱的管理和使用。
第三条政府单位邮箱管理原则：1. 遵守国家有关法律法规，保护国家利益和国家机密；2. 遵循邮箱使用规定，提高工作效率；3. 注意信息安全，加强对邮件的保密、防护和备份；4. 树立良好的文明和职业操守，严禁发送违法、违规和不良信息。
第四条邮箱管理的基本要求：1. 邮箱安全可靠，信息流通顺畅；2. 邮箱使用方便，界面友好；3. 邮箱容量适当，可满足工作需要；4. 邮箱有备份，以备意外情况。
第五条邮箱管理的主管部门是政府单位办公室，具体负责邮箱的申请、分配、管理和监督。
第六条邮箱的分配应符合使用者的工作需要，不得大量闲置或滥用。
第七条使用者应妥善保管自己的邮箱账号和密码，如果有遗失、泄露或被冒用的情况，应及时报告办公室。
第二章邮箱的申请和分配第八条政府单位邮箱的申请和分配，由政府单位办公室负责。
申请人应根据工作需要，填写申请表并提交相关材料。
第九条政府单位办公室应当按照工作需要和人员配备情况，合理安排和分配邮箱。
第十条邮箱的命名规则：1. 命名由邮箱组织规则和个人标识符组成；2. 邮箱组织规则包括部门名称、岗位名称等信息；3. 个人标识符是邮箱的主要标识，通常由姓名的拼音或者英文名缩写组成。
第十一条邮箱申请和分配的流程：1. 申请→审核→分配→通知2. 申请：申请人填写申请表，注明个人标识符和工作需要；3. 审核：办公室根据工作需要和权限进行审核；4. 分配：审核通过后，办公室为申请人分配邮箱；5. 通知：办公室将邮箱账号和密码通知申请人。
第三章邮箱的使用和保密第十二条使用者应妥善保管自己的邮箱账号和密码，不得私自转让或泄露给他人。
一旦发现账号被冒用或密码泄露，应及时通知办公室并修改密码。
第十三条使用者在使用邮箱时应遵守以下规定：1. 遵循国家相关法律法规和政府单位规章制度；2. 不得私自更改邮箱设置或转发账号及密码；3. 不得发布、转发或传递违法、违规或不良信息；4. 保护邮箱信息安全，不得随意下载、安装危险软件；5. 不得利用邮箱从事非法活动或危害单位利益的行为。
政府机关邮箱管理制度
政府机关邮箱管理制度一、总则为加强政府机关邮箱管理，促进信息安全和办公效率，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于所有政府机关及其工作人员的邮箱管理。
三、邮箱开通和使用1.政府机关应当统一规划、统一管理邮箱系统，实行统一的域名后缀，确保安全可控。
2.政府机关应当建立完善的邮箱账号管理制度，通过实名制、审核制等方式对邮箱账号进行管理。
3.政府机关工作人员应当按照相关规定提交申请，经审核后方可开通邮箱账号。
4.政府机关邮箱账号使用应当遵守有关规定，不得私自更改账号密码、篡改邮箱设置等行为。
5.政府机关工作人员应当妥善保管自己的邮箱账号和密码，不得将邮箱密码泄露给他人。
四、邮箱安全管理1.政府机关应当建立健全的信息安全管理制度，加强对邮箱系统的安全保护。
2.政府机关应当定期对邮箱系统进行安全检测和漏洞修补，确保系统的安全稳定运行。
3.政府机关工作人员应当加强对病毒、垃圾邮件等不安全邮件的过滤和防范，避免造成信息泄露和办公环境混乱。
4.政府机关应当加强对邮箱通讯加密、登录验证等安全技术的应用，以确保邮件的安全传输和存储。
五、邮箱使用规范1.政府机关工作人员应当严格按照工作需要使用邮箱，不得利用邮箱进行非工作相关的私人活动。
2.政府机关工作人员应当遵守邮件发送规范，不得在邮件中包含违法、不当内容，不得危害国家利益和社会公共利益。
3.政府机关工作人员应当及时、准确地处理收到的邮件，不得出现漏报、疏忽现象。
4.政府机关工作人员不得私自删除或篡改工作邮件，不得私自将工作邮件转发给其他人或单位。
六、邮箱监督和管理1.政府机关应当设立专门的邮箱管理岗位，负责对整个邮箱系统的日常管理和维护。
2.政府机关应当定期对邮箱使用情况进行检查和评估，发现问题及时进行整改。
3.政府机关应当建立健全的对工作人员邮箱使用情况进行监督和管理制度，加强对工作人员邮箱使用行为的监督。
七、违规处理对于违反本制度规定的政府机关工作人员，按照相关规定，给予相应的纪律处分，对严重违规行为将追究相应的法律责任。
学校邮箱管理制度
第一章总则第一条为加强学校信息化建设，规范学校邮箱使用，提高工作效率，保障信息安全，特制定本制度。
第二条本制度适用于全校师生员工使用学校官方邮箱。
第三条学校官方邮箱是学校内部信息交流的重要渠道，师生员工应遵守本制度，合理、规范使用学校邮箱。
第二章邮箱申请与分配第四条学校官方邮箱分为工作邮箱和个人邮箱，工作邮箱主要用于学校内部工作交流，个人邮箱主要用于师生员工的私人事务。
第五条申请学校官方邮箱需提供有效证件，如身份证、学生证等，并填写《学校邮箱申请表》。
第六条学校信息化管理部门负责邮箱的申请、分配、管理及维护工作。
第七条邮箱分配原则：1. 工作邮箱：按照部门、职务、职称等进行分配，确保每位教职工拥有一个工作邮箱。
2. 个人邮箱：按照年级、专业、班级等进行分配，确保每位学生拥有一个人邮箱。
第三章邮箱使用规范第八条邮箱用户应遵守以下规范：1. 不得将学校邮箱用于非法用途，如发送垃圾邮件、传播有害信息等。
2. 不得泄露学校邮箱密码，确保邮箱安全。
3. 不得利用学校邮箱进行商业活动或进行其他违反学校规定的行为。
4. 不得在邮箱中存储涉密、敏感信息。
第九条邮箱用户应合理使用邮箱，以下行为视为不合理使用：1. 无故占用大量邮箱空间，影响他人使用。
2. 频繁发送垃圾邮件，干扰他人工作。
3. 非工作时间频繁登录邮箱，影响他人工作。
第四章邮箱管理第十条学校信息化管理部门负责邮箱的日常管理，包括：1. 邮箱分配、变更、撤销等工作。
2. 邮箱安全防护，定期进行安全检查。
3. 邮箱使用培训，提高用户邮箱使用水平。
4. 邮箱故障处理，确保邮箱正常运行。
第十一条学校信息化管理部门对邮箱用户进行定期考核，对违反本制度的行为进行通报批评、暂停使用或撤销邮箱等处理。
第五章附则第十二条本制度由学校信息化管理部门负责解释。
第十三条本制度自发布之日起实施。
第十四条本制度未尽事宜，按国家有关法律法规和学校相关规定执行。
公司邮箱使用管理规定240318
公司邮箱使用管理规定
所有邮箱由公司授权专人负责管理、查看运行和维护，并对邮箱的账号、密码安全负全部责任，具体管理要求如下：
一、管理人对所管理邮箱的日常收发，每天查看不得少于四次。
二、所有来往邮件按要求做好记录，并及时做到上传下达。
无法确认该邮件为哪个部门负责，应及时将邮件内容作出分析并上报相关领导，且负责追踪落实责任人通知到位。
三、为避免出现邮件遗漏，管理人每天下班前须再次确认今日来往邮件是否记录完整。
休班请假期间须做好邮箱管理交接，待休班结束后应及时复核请假期间的邮件来往记录。
每邮箱设定复核人，由复核人负责前日邮件记录。
四、邮箱密码每季度更换一次，更换完成及时上报各相关领导，未经领导同意邮箱密码不得告知他人。
五、禁止将公司邮箱以各种形式转让给他人。
六、禁止发布广告或具有广告性质的信息和电子邮件。
七、非工作需要涉及到需要邮箱认证的，禁止使用公司邮箱注册。
八、公司邮箱使用管理分配表。
学校邮箱使用管理制度
第一章总则第一条为规范学校邮箱使用，提高工作效率，保障信息安全，根据国家相关法律法规和学校实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于全校师生员工使用学校官方邮箱。
第三条学校邮箱是学校信息化建设的重要组成部分，是学校内部信息交流的重要渠道，应充分发挥其在教育教学、科研管理、行政办公等方面的作用。
第二章邮箱申请与分配第四条学校邮箱分为公务邮箱和个人邮箱两种。
第五条公务邮箱主要用于学校各部门、各单位对外交流、业务处理等工作。
第六条个人邮箱主要用于教职工和学生个人事务处理、学术交流等。
第七条邮箱申请程序：1. 教职工向所在部门提出申请，经部门负责人审核同意后，向信息管理部门提交申请。
2. 学生通过学校官方渠道申请个人邮箱。
3. 信息管理部门根据申请内容，为申请者分配邮箱及密码。
第三章邮箱使用规范第八条邮箱使用者应遵守以下规范：1. 不得利用学校邮箱从事违法活动。
2. 不得利用学校邮箱进行商业活动或传播商业信息。
3. 不得利用学校邮箱进行不正当竞争或诽谤他人。
4. 不得泄露学校机密信息。
5. 不得滥用邮箱资源，如发送垃圾邮件、病毒邮件等。
第九条邮箱密码管理：1. 邮箱密码应设置为复杂度较高的组合，包含字母、数字和特殊字符。
2. 邮箱密码不得与他人共享，不得随意泄露。
3. 每隔一定时间，用户应更改密码，确保邮箱安全。
第四章邮箱安全管理第十条信息管理部门负责学校邮箱的安全管理工作，包括：1. 定期对邮箱系统进行安全检查，及时修复漏洞。
2. 对邮箱用户进行安全培训，提高用户安全意识。
3. 监测邮箱异常行为，及时发现和处理安全隐患。
4. 建立邮箱安全事件应急处理机制。
第五章奖惩措施第十一条对遵守本制度、在邮箱使用中表现突出的个人和集体，学校将给予表彰和奖励。
第十二条对违反本制度，造成不良后果的个人，学校将依法依规进行处理，包括但不限于：1. 警告、通报批评。
2. 暂停使用邮箱或收回邮箱。
3. 依法依规追究相关责任。
邮件管理制度模板
邮件管理制度模板一、目的为规范公司邮件的使用，提高工作效率，确保信息安全，特制定本邮件管理制度。
二、适用范围本制度适用于公司全体员工。
三、邮件账户管理1. 公司为每位员工分配一个官方电子邮件账户，用于工作相关的通信。
2. 员工应妥善保管个人账户密码，不得泄露给他人。
3. 员工离职时，必须将公司分配的电子邮件账户交回。
四、邮件使用规范1. 邮件主题应简洁明了，能够准确反映邮件内容。
2. 邮件正文应使用正式语言，避免使用俚语或不专业的表达。
3. 邮件应避免使用大写字母、过多感叹号等，以免给人造成不必要的压力或误解。
4. 邮件附件应注明名称，确保附件内容与邮件正文相关。
五、邮件发送规则1. 工作邮件应发送至相关人员的工作邮箱，避免使用私人邮箱进行工作通信。
2. 邮件发送前应检查收件人地址，避免误发。
3. 重要邮件应抄送（CC）或密送（BCC）给相关人员，确保信息传达的完整性。
六、邮件回复与转发1. 收到邮件后，应在24小时内回复，紧急邮件应立即回复。
2. 转发邮件时，应确保转发的内容与接收者相关，并注明转发原因。
七、邮件内容管理1. 邮件内容应符合公司文化和职业道德，不得包含不当言论。
2. 邮件中不得包含机密信息，如确需发送，应使用公司规定的加密方式。
八、邮件安全与保密1. 员工应定期检查个人邮箱安全性，及时更新密码。
2. 发现邮件系统异常或疑似安全事件，应立即报告给IT部门。
九、邮件存储与备份1. 重要邮件应定期备份，以防数据丢失。
2. 邮件系统应按照公司规定进行定期维护和升级。
十、违规处理违反本邮件管理制度的员工，公司将视情节轻重给予警告、记过或其他相应的纪律处分。
十一、附则1. 本制度自发布之日起生效。
2. 本制度的解释权归公司所有。
3. 本制度如有变更，将由公司人力资源部负责通知全体员工。
请根据公司实际情况调整上述模板内容，以确保其符合公司的具体需求和政策。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
官方邮箱管理规定
1.0目的
规范部门电子邮箱管理，确保电子函件发出、收取有效无误。
2.0适用范围
适用于物业部电子邮箱property@的使用及管理。
3.0职责
3.1公司前台文员只负责一般性的、群发类别的租户文件，包括《通知》、《温馨提示》等日常电子函件的发出。
3.2物业部部门文员负责租户邮箱地址的录入。
针对单独租户的电子函件的发出及租户来函的收集、上报。
邮箱使用情况的记录。
3.3物业助理负责租户电子邮箱地址的核实。
3.4物业主任负责统筹邮件的拟定、派发工作。
同时并负责对部门电子邮箱使用情况进行监督、指导，出现问题及时上报。
3.5副经理负责对稿件的初步审核，并定期完善建议。
3.6物业经理负责函件发送的审批及电子邮箱操作情况的全面监督。
4.0管理规定
4.1租户入伙收楼时由物业助理向对方解释关于开通电子邮箱事宜，并登记对方日常联系人的电子邮箱地址转交部门文员录入存档。
4.2租户电子邮箱如有更新，需填写《客户联系资料确认表》后由区域助理负责收集转交部门文员更新录入。
4.3所有邮件由主任草拟后经副经理审核，经理审批后由前台/部门文员发送，发送时附加阅读回条。
未经过经理审批的邮件绝不允许对外发送。
4.4邮箱访问密码由部门文员负责管理，不得向任何部门或个人私自泄
来函收集
租户提交电子邮箱地址
物业助理收集、核实
部门文员录入系统
前台文员
租户来函
部门文员
全体租户 部门文员
归档
经理审批
发函
物业主任拟函
副经理审核
每月26号统计函件收
发记录汇总
租户邮箱地址录入
部门负责人审阅
收到租户来函的一个小时内
单独租户
漏。
办公时间内每隔一小时检查一次邮箱，如收到租户来函必须立即提交给经理审阅。
每月26号前完成当月电子邮箱收、发函件记录汇总。
4.5发送内容：
4.5.1《通知》、《温馨提示》等群发类日常函件； 4.5.2针对单独租户的电子函件； 4.6.流程图
5.0邮件格式
5.1邮件主题与函件名称一致。
5.2邮件称呼为宋体，12号规格，内容与函件抬头一致。
如是针对单独租户则抬头为租户邮箱的使用人，明确性别的可以称*先生或*小姐，明确对方职位则可称*经理或*总。
例：
尊敬的*小姐：
您好。
5.3邮件正文为宋体，12号规格，隔行显示，例：
附件中是关于****事宜的通知，烦请查收并转达给贵司全体员工，如有任何疑问，敬请致电020-xxxxxxxx与我处物业部联系。
顺颂
商祺！
5.4签名档字体为宋体，12号规格，隔行显示，内容如下：
广州xxxxxxxxxx服务有限公司
广州xxxxxxxx
中国广东省广州市
天河区珠江新城珠江xxxx路xx号
邮编 510623
电话（86）20 xxxx xxxx
传真（86）20 xxxx xxxx
邮箱:property@
Guangzhou xxxxxxxxxxxxxxx Management Co., Ltd
Guangzhou xxxxxxxxxx
x Zhujiang Road, Zhujiang New Town
Guangzhou, Guangdong 510623 China
Tel (86) 20 xxxx xxxx
Fax (86) 20 xxxx xxxx
E-mail:property@
6.0附件
6.1《物业部电子邮箱使用情况记录表》6.2《客户联系资料确认表》。