行政管理制度(修改版)

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目录

1、办公设备管理 (1)

2、印章管理制度 (1)

3、文档的管理 (2)

4、日常文件监控制度 (6)

5、管理例会制度 (7)

6、管理例会制度 (8)

7、办公会议制度 (10)

8、人员招聘、录用流程 (12)

9、节日布置工作规程 (12)

物业公司行政管理制度

《一》办公设备(固定资产)管理制度

一、目的

为保障公司财产保养,规范内部管理,特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用本物业公司各部门。

三、内容

3.1管理处购置的各项固定资产、低值易耗品,包括各种维修和服务用的工具、器具、电脑、复印

机、打印机、传真机、对讲机、会议桌椅等。

3.2办公设备的使用应遵守先公后私,先急后援,先客户后自己,能节约不浪费的原则。

3.3所有办公设备指定专人负责管理,要求负责人具备基本的设备操作及保养常识。日清查,如发

现缺失及时报领导。

四、使用保管责任

4.1各部门所有的办公设施由各使用人或各部门负责人负责保管,如有遗失或损坏,由其负责人或

作用人予以赔偿或修复。

4.2仓库所有办公设施及库存物品、货架、安全、卫生由仓管员负责。

4.3工程部负责对工具、器具、公共设施设备及对公共设施设备的保养、维护、维修等,由其工程

部使用人和负责人全面负责。

4.4办公室内办公桌椅、电话、文件柜、传真机、复印机、饮水机、电脑、打印机等由其使用人或

专人具体负责。

4.5消防监控中心及各栋大堂等所有公共设备,由其保安员负责。

4.6办公设备如有损坏,使用人或其部门负责人应在第一时间向领导报告,以便及时维修。

4.7采购部联系专业技术人员对损坏设备维修前,负责人监督其不被动用。

4.8财务部人员及仓管员需对公司固定资产、低值易耗品等进行季、年盘点,按期做好《固定资产

核查表》,报公司财务部及档案室入档。

《二》印章管理制度

一、公司公章的名称、使用范围及使用批准权限

1、公司公章是公司的行政公章,适用于以公司的名义向上级机关或领导报送的请示、报告、汇报、报表;对内、外部门发出的非普发性公文,如重要事项的通知、函件、批复、签署各种合同、协议、

出具证明、介绍信及有关法律效力的证明等。

2、使用公司公章,必须经公司领导签署意见或批准。

3、公司公章,适用于各部门本身业务或内部范围使用,使用该章必须经过领导批准。

二、公章管理和使用

1、公司公章及各部室的公章,均应指定专人管理。公章保管人要坚持原则,保密观念要强,未经

批准,不得擅自用印。

2、公章保管人不得擅自委托他人代保管和代盖章,公章保管人因公外出或休假,应由领导另指定

保管人代理保管公章。

3、印章限在规定的办公场所使用,保管人不得随意带出。保管公章要放在保险柜或有防范措施的

安全地方,随用随取,用毕锁好,不得任意放置在办公台上,严防丢失。

4、他人盖章,管章人应在场监印,不得擅自离开,不得在空白凭证或便条上盖章。如遇特殊情况,需在空白纸上盖章的,必须经公司领导批准,事后需将使用的情况做出说明,或交回未使用的空白

证明。

5、凡法人代表授权委托签署有限额的有关协议、合同,购置、转让或拍卖的固定资产,必须严格按照董事会决议和董事长授权权限,在既定的金额、项目范围内方可盖章。如发现不符合规定,管

章人可拒绝盖章或及时向有关领导反映情况。

6、凡盖公司公章发出的文件、资料、报表、函件、合同、协议等要留底存查,如确实无法留底,

则需进行登记。

7、凡使用公章需填写《使用公章登记表》,写明用印时间、部门、内容、数量、经办人、批准人,

登记表由管章人保存备查。

8、如发现公章、空白纸盖章证明被盗失,必须及时向公司报告情况,及时追查原因。

文件档案的归档及管理

《三》文档的管理

1.0 归档的文件包括:

1.1 公司与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等。

1.2 公司会议记录、纪要和决定(包括发布的通知、通报、任免、奖惩以及全公司的规章制度)。

1.3 公司制订的计划、统计、预决算、工作总结。

1.4 公司在基本业务工作中产生形成的各种图纸、图表、照片、客户(业主)资料、消防、设备

运行等资料。

1.5 公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要。

1.6 公司各部门的发文。

1.7 其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。

1.8 外单位直接发送给公司的文件。

2.0 归档要求

2.1 应归档的文件材料要齐全完整,使立成的案卷能正确的反映本单位各项工作活动的真实面貌,

并便于查找、利用和保管。

2.2 鉴定归档文件资料的保存价值和确定保管期限。立卷时应按照规定将永久、长期、短期保管

的文件分类整理立卷。

2.3 案卷标题(目录)要简明准确、文字简练、标点正确、书写工整,一般案卷标题以不超过50个字为宜(不得笼统的使用上级、有关部门等模糊字眼)。

2.4 所有本公司发出文件的原稿,文件处理手续必须完备,在原稿上应公司领导人签发,盖有公

司公章和写明年、月、日。

2.5 装订前要拆除金属物,案卷文件统一按A4纸的规格进行装订(应一份份缝线装订),对大幅面的图表应按手风琴式进行折叠,装订线外有领导重要指示的应加宽边,破损的文件应裱糊。

2.6 全部案卷组成后,要对案卷统一排列并编写档号,然后逐卷登记,填写案卷目录。

3.0 档案的整理与保存

3.1 全部完结的文书,分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑,

并在文件档案目录表上登记,归档保存。

3.2 案卷卷内文件一般不宜超过二百张,厚度不超过2公分,如超过时,则可视情况分开产卷。

文件数量少不能单独立卷的,可与其他类似性质的文件组成一卷。

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