工程及材料供方管理作业指引(城市公司)
工程资料管理作业指引1
工程资料管理作业指引1.目的通过完善红星地产所建项目工程资料管理标准，使工程文件资料管理做到规范化、制度化。
2.适用范围上海红星美凯龙房地产有限公司所有项目。
3.术语和定义4.职责4.1.项目事业部工程部负责本事业部的工程资料收集、整理、立卷、归档等。
5.归档文件范围建设工程文件是指从立项开始到竣工验收工程建设全过程中所有相关的文件、技术资料、质量记录。
具体范围如下：（一）前期文件资料：1.计划、立项报告及批复文件；2.可行性研究报告及项目、环境评估、投资许可证；3．规划、环保、消防、人防、交通、园林、市政、卫生、白蚁、防雷、管综等部门审查意见及批复文件；4.建筑定位勘设红线图、征地（用地呈报、用地许可证、用地批准书等过程文件）、划拨出让建设用地文件、拆迁安置文件（意见、协议、方案等）；5.建设项目列入年度计划的申报、批复文件或年度计划项目表；6.规划选址意见书、工程规划许可证及附图附件、建设用地规划许可证及附图附件、土地使用证；7.宗（征）地测量、灰线报验材料（含定位、±0.00检测）；8.施工许可证；9.地名使用批准书；10.规划会审纪要、初步会审纪要；11.人防工程质监手续、建筑工程质监手续、建筑工程安监手续；12.涉外销售审批；13.预售许可证；14.施工图审查文件及审批意见。
（二）土建技术档案资料：1.开工报告、竣工报告；2.施工现场质量管理检查记录；3.施工组织设计；4.图纸会审记录；5.技术交底记录；6.设计及工程洽商记录；7.地质勘察报告；8.定位测量记录；9.地基与基础处理记录；10.沉降观测记录；11.混凝土浇捣令；12.技术复核记录；13.工程质量事故调查处理记录；14.施工日志、新材料新工艺施工记录；15.混凝土施工日记；16.招投标文件，建设工程施工、监理、勘察、设计等合同、补充协议；17.工程质量保修书；18.工程预（结）算书；19.地基验槽记录；20.工程隐蔽验收记录；21.地基基础、主体结构检验及抽样检测资料、中间结构验收记录；22.土壤试验、打（试）桩记录；23.地下室防水效果检查记录；24.建筑物垂直度、标高、全高测量记录；25.屋面淋水试验记录。
城市公司工程检查管理作业指引
城市公司工程检查管理作业指引编制日期2009-06-26审核日期2009-07-01批准日期2009-07-01修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人08-4-23 第一次增加流程适用范围；对流程及相关办法、评分表格进行了梳理；增加了工程担保及招标采购的制度检查内容。
09-6-26 第二次根据二级管控模式修订，将原《工程巡检管理流程》及《项目部工程巡检管理流程》进行了合并。
一、流程概况流程目的通过建立城市公司分级检查机制对在建项目进行巡视、检查与监督，发现工程管理过程中存在的问题及隐患并及时纠正、改进，从而促进城市公司工程管理体系的有效运作。
适用范围1.本流程适用城市公司设立项目部的工程检查管理工作。
2.城市公司由工程技术部履行项目部职能的参照此流程执行。
定义城市公司工程巡检：城市公司内部进行的各项目工程管理工作例行检查。
项目现场联检：项目现场组织的参建各单位联合检查。
流程主导及参与部门总部技术部（主导）、城市公司工程技术部（主控）、城市公司项目部上游流程名称下游流程名称子流程名称《工程管理流程》部门流程中承担职责城市公司工程技术部（下称工程技术部）1、负责组织成立工程巡检小组；2、负责组织编制《项目工程质量检查验收标准》并按权限上报评审及审批；3、组织对本公司各项目的巡回检查并出具工程巡检报告，提出整改意见、跟进整改措施的落实情况。
4、组织城市公司决策层、项目经理参加的巡检工作汇报会。
城市公司项目部（下称项目部）1、负责本项目现场联检制度的建立，组织本项目现场联检工作；2、配合工程技术部的检查工作；3、负责根据检查意见制订相关整改方案并监督落实；总部技术部（下称技术部）1、负责本流程的编制与修订；2、通过总部联检对城市公司工程检查管理工作进行检查与帮助，并监督联检问题整改落实。
二、检查组织1. 城市公司工程管理检查工作分为两级管理，具体设置如下：1.1城市公司工程巡检（下称工程巡检）：城市公司内部进行的各项目工程管理工作例行巡查，通过检查反映城市公司各项目工程管理整体状况，发现问题后及时提出纠正措施。
工程及材料供方管理作业指引(城市公司)
工程及材料供方管理作业指引(城市公司)1. 背景介绍城市公司需要大量的工程和材料来支撑城市建设。
为确保城市建设项目顺利进行，需要有一套科学、严谨的工程及材料供方管理作业指引。
本指引主要面向城市公司的管理人员和采购人员，旨在规范和细化工程及材料供方管理相关流程，提高城市建设项目的成功率。
2. 管理流程2.1 供应商评估在采购工程及材料前，需要对供应商进行评估。
评估依据包括：•供应商的信用记录•供应商的经营能力•供应商的产品质量评估结果应该对供应商的资质做出评级，并在采购时参考此评级。
2.2 供应商管理对于已经采购的工程及材料供应商，需要进行常规的供应商管理工作。
具体包括：•建立供应商档案，记录供应商相关资料和合同信息•定期进行供应商进行绩效评估，并对其进行分类管理•建立与供应商的沟通机制，确保沟通及时、准确、有效2.3 采购管理采购管理是指城市公司采购工程及材料时的流程和规范。
具体的采购管理工作包括：•制定采购计划，明确采购的内容、数量、质量标准和时间要求•制定采购合同，明确采购双方的权利和义务•采用竞争性招标方式或协商方式进行采购•对采购过程中出现的问题及时进行整改措施2.4 质量管理质量管理是指确保采购到的工程及材料质量符合城市公司的要求。
具体的质量管理工作包括：•在采购合同中明确质量要求和检查标准•对采购到的工程及材料进行检验，确保其质量的合格•实施质量监管，确保施工单位按照质量标准要求进行施工3. 结语本指引旨在明确城市公司工程及材料供方管理的流程和规范，为城市建设项目的顺利进行提供保障。
希望管理人员和采购人员认真学习和遵守此指引，在实践中不断完善和提高工程及材料供方管理工作。
现场材料管理作业指引
现场材料管理作业指引现场材料管理作业指引编制日期审核日期批准日期一. 作业指引目的规范材料管理，保证工程材料的质量合格.计划及时和供应充足，同时规范材料保管.领用.盘点制度，合理控制工程成本。
二. 适用范围本指引适用公司在建项目的管理材料。
三. 职责1.2.3.3.1 设计管理部/总工室3.1.1 参与涉及观感方面的现场材料/设备验收；3.1.2 负责涉及甲供物资的设计变更管理工作。
3.2 核算部3.2.1 审核甲供物资材料/设备款支付；3.2.2 负责甲供物资材料的结算。
3.3 供应部3.3.1 负责甲供物资的采购计划管理；3.3.2 根据需要参与材料设备的现场验收工作；3.3.3 负责组织供应商的履约后评估管理。
3.4 财务部3.4.1 负责审核工程采购合同付款；3.4.2 协助工程采购合同的结算。
3.5 工程部3.5.1 督促供应商准确及时到货；3.5.2 组织现场材料/设备现场验收；3.5.3 建立材料设备台帐；3.5.4 发起工程采购合同的付款申请；3.5.5 协助工程采购合同的结算；3.5.6 负责供应商的履约评估工作。
3.6 监察中心（组）3.6.1 对材料验收和材料使用管理进行监督,并提出监察建议。
四. 流程图五. 关键活动描述1.2.3.4.5.5.1 计划准备5.1.1 工程部根据工程图纸.总承包合同.公司交楼标准，统计所有甲供材料.三方供货材料，并根据《工程进度计划》，按照统一格式完成《材料设备进场计划》提交招标中心(小组)/供应部，作为编制采购计划的依据。
5.1.2 《材料设备进场计划》完成后，工程部通知设计管理部/总工室.核算部，督促以上部门完成材料的定样.招标.限价工作，具体要求及程序详见《材料设备采购管理流程》。
5.1.3 工程部根据供应部及核算部反馈的进展情况，及时更新计划中的“采购方式”.“预定招标完成时间及合同和定样栏”。
5.1.4 工程部根据工程进度计划的变更随时调整《材料设备进场计划》，并及时知会招标中心/供应部.设计管理部/总工室.核算部。
合同管理流程
合同管理流程编制日期审核日期批准日期修订记录1.流程概况2.流程图3.工作程序3.1合同标准文本的编制3.1.1招标采购部负责拟制职责范围内的合同标准文本，相关部门给予协助。
分别是：1)招标采购部负责编制工程类/材料设备类合同标准模板，设计管理部、工程管理部协助；2)招标采购部负责编制设计类合同标准模板，设计管理部协助；3)招标采购部负责编制营销类合同标准模板，营销策划部协助；4)报批报建部负责编制报批报建类合同标准模板，项目拓展部协助；5)招标采购部负责编制通用类合同标准模板，合同使用部门协助；6)招标采购部负责编制各类标准合同的商务部分及造价咨询合同的标准版本；7)行政管理部参与编制过程，提供法律支持。
8)拟制完成后招标采购部填写《合同标准文本审批表》，组织各类合同对应部门、行政管理部（对接外部律师）、财务管理部及以上部门分管高管合议会签，之后由总经理审核，董事会审批。
3.1.2批准后的合同标准文本由招标采购部保留正本并发布使用。
3.1.3根据合同履行情况、政府法规政策调整、案例分析等结论，应持续及时修改合同标准文本，合同标准文本修改同编制程序，每年举行一次。
3.2合同拟定及签署3.2.1合同拟定及洽谈1)合同除即时结清者外，应当采用书面形式。
2)合同的起草工作应争取由我方或以我方为主承担。
合同责任部门拟定合同文本（包括电子版），已制订并实施合同标准文本的，应采用标准文本。
采用合同标准文本的，经双方协商，可对标准条款进行修改，也可增加补充条款。
3)政府有关部门有强制性规定，可采用政府有关部门要求的合同文本。
4)公司尚未制定或不宜采用合同标准文本的业务，应参照以往相类似的合同文本另行拟定合同，并由行政管理部/城市公司综合管理部（对接外部律师）审核后方可使用。
5)合同所有条款都必须具体、明确、完整，用词准确，责任清晰，不能含糊不清、模棱两可。
手写部分字体要工整、认真，不得随意涂改。
6)当通过招投标或其它合法途径确定合同谈判单位后，招标采购部/城市公司综合管理部应在谈判前对合同谈判对象的主体资格、资信状况、履行能力、经营状况、市场需求、产品/服务质量、价格等背景资料进行了解和调查。
旭辉集团工程及材料供方管理作业指引
b)可能供方（Ⅳ级）：指经资质评审合格，具备向本公司提供产品或服务的供方；
c)禁用供方（Ⅴ级）：经试用不合格的供方、履约评审≤55分的供方；
d)市场供方：指经资质评审合格，但未能进入可能供方的供方。
注：1.对于一、二类供方事业部和城市公司先完成以上三步经筛选将评定合格的供方报集团工程管理部，集团工程管理部联合集团相关部门和事业部或城市公司进行复查；
2.对于一类供方入围投标单位不少于5家，二类供方入围投标单位不少于4家，其余供方入围投标单位不少于3家；
供方预选标准
序号
供方类别
预选标准
1
施工总承包
通过ISO9001认证或已经建立体系并正在实施
有住宅项目施工经验（验收证书）
房建施工总承包壹级及以上（注：也可根据工程具体情况定级别）
在当地市建委合法登记（提供备案登记）
证照齐全（营业执照、税务登记证、资质证书、法人代码）
2
施工监理
已经通过ISO9001认证
其他的供方，工程部直接接收资料并进行登记，注明联系途径后，直接进入资质预审第二步。
对资质预审文件内容进行逐一核实，着重对其合作单位、供应商、及其同行进行核实。
b)资质预审过程第二步：资料审查
通过核实商誉后的供方，工程部要求其按照标准格式提供《资质预审文件》及其附件并审核，资质及产品不符合预选标准的，明确告知对方后结束，无需登记。符合预选标准的，进入资质预审第三步。
4.1.3督促检查下属公司对供方的履约评估工作；
4.1.4督促检查下属公司完成履约评审后的改进、提升工作；
房地产建设项目工程供方资格管理作业指导书
1目的1.1规范工程供方的管理，客观评价供方的履约能力，为采购过程的有效性和效率提供基础保证。
2适用范围2.1本程序/文档适用于xx总部以及各子公司工程供方的管理工作。
3定义和流程图3.1供方3.1.1指提供产品的组织或个人。
3.2工程供方3.2.1指向本公司提供直接用于项目建设或维护的材料、设备的组织或个人。
3.3可试用工程供方3.3.1指经资质预审合格，具备向本公司提供产品的资格，尚未提供过产品或首次合作不合格但不严重，有意再次试用的工程供方。
3.4合格工程供方3.4.1指与公司合作过，经公司各部门评价为合格的工程供方。
3.5不合格工程供方3.5.1经资质审查或公司各部门评价为不合格的工程供方。
3.6资质审查3.6.1指对于新的工程供方，通过调查核实其商誉、审核证照、实地考察代表工程，得出该工程供方可以试用或不合格的结论，作为介入具体采购业务之必要条件。
3.7《工程供方资格管理流程图》FC-WI-CB04-014职责4.1成本管理部4.1.1负责编制本公司《合格工程供方名录》、《可试用工程供方名录》以及《不合格工程供方名录》。
4.1.2负责工程供方信息的管理。
4.1.3负责组织工程供方资质预审。
4.1.4负责组织工程供方的采购过程评估。
4.1.5负责组织工程供方履约评估。
4.2设计管理部4.2.1负责评价工程供方对合同中涉及外观效果部分的履行情况。
4.2.2参与实地考察（涉及建筑效果及产品外观效果评估时），负责其产品颜色、样式、外观、质感等符合性及选用性。
4.3项目公司4.3.1负责评价工程供方对合同技术要点及现场配合的履行情况。
4.3.2负责评价工程供方对合同经济要点的履行情况。
4.3.3参与并负责考察供方成本管理能力、提供产品及服务的保障能力。
4.3.4负责评价工程供方的保修服务及配合的质量。
4.4总部分管领导4.4.1负责审批工程供方的评价结果。
并将审批结果报总经理、董事长备案。
5内容5.1工程供方信息管理5.1.1公司工程供方信息管理包括对《合格工程供方名录》、《可试用工程供方名录》、《不合格工程供方名录》、《工程供方信息登记表》以及《工程供方考察报告》的编制、更新、发布和存档。
工程及材料供方管理作业指引城市公司
资质预审文件编号：以下部分内容由工程供方自行打印填写。
机构与组织1、公司名称：注册办公室地址：电话号码：传真：总经理名称：电话：授权与本公司接洽之业务经理名称：职务：电话：2、承包/供货资质范围：品牌：3、从事相同工程承包/材料供应的年数：4、熟悉政府部门及工作人员的名称：5、公司组织关系图财务资料1、注册资本：已签合同材料设备销售额：人力资源1、职员总数量技术人员管理人员工人设备和设施经验1、公司承担类似项目的经历及经验：2、公司在过去五年中完成项目承包/材料设备供应项目一览表，与本项目相同的请显著表示：附加资料1、附在本预审表后的企业资料：营业执照复印件资质证书复印件合法税务登记证明资信证明各种质量体系认证文件、获奖证书2、请增加您认为评估您公司的资格预审有关的任何资料，请在此列出名称，并将资料附后。
致旭辉地产：本组织郑重承诺，以上全部资料内容及所附资料均真实无误，并同意贵方采取其他方式调查验证。
本组织承担因失实而产生的所有责任。
组织机构名称（加盖公章）：授权代表签字：填写日期：年月日以下内容由旭辉地产填写：直接签名即表示同意文件内容，签署意见表示按意见修改后同意文件内容。
供方实地考察表情况调整）供方履约评估汇总表记录编号：供方档案记录编号：基本资料供方：地址：联系人：通信：总经理：通信：提供产品或服务的范围：记录提供产品或服务情况记录：档案经办人：日期/更新日期：审批：注：供方提供的经营及资质证明资料、历次评审记录、奖惩记录等作为附件保存。
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资质预审文件
编号：
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机构与组织
1、公司名称：
注册办公室地址：
电话号码：传真：
总经理名称：电话：
授权与本公司接洽之业务经理名称：职务：电话：
2、承包/供货资质范围：
品牌：
3、从事相同工程承包/材料供应的年数：
4、熟悉政府部门及工作人员的名称：
5、公司组织关系图
财务资料
1、注册资本：
已签合同材料设备销售额：
人力资源
1、职员总数量技术人员管理人员工人
设备和设施
经验
1、公司承担类似项目的经历及经验：
2、公司在过去五年中完成项目承包/材料设备供应项目一览表，与本项目相同的请显著表
附加资料
1、附在本预审表后的企业资料：
营业执照复印件
资质证书复印件
合法税务登记证明
资信证明
各种质量体系认证文件、获奖证书
2、请增加您认为评估您公司的资格预审有关的任何资料，请在此列出名称，并将资料附
后。
致旭辉地产：
本组织郑重承诺，以上全部资料内容及所附资料均真实无误，并同意贵方采取其他方式调查验证。
本组织承担因失实而产生的所有责任。
组织机构名称（加盖公章）：
授权代表签字：
填写日期：年月日
直接签名即表示同意文件内容，签署意见表示按意见修改后同意文件内容。
供方实地考察表
注：实地考察表包括但不限于上述内容。
情况调整）
供方履约评估汇总表
记录编号：
供方档案
记录编号：
基本资料
供方：
地址：
联系人：通信：
总经理：通信：
提供产品或服务的范围：
记录
提供产品或服务情况记录：
档案经办人：日期更新日期：
审批：
注：供方提供的经营及资质证明资料、历次评审记录、奖惩记录等作为附件保存。