政府采购档案管理办法
浅析政府采购档案的管理
浅析政府采购档案的管理【摘要】政府采购档案管理在政府采购活动中起着至关重要的作用。
本文从法律依据、基本原则、流程制度、实施难点、监督与责任等方面对政府采购档案管理进行了浅析。
政府采购档案管理的法律依据是政府采购法等相关法律法规，其基本原则包括合法、公正、诚信、效率等。
政府采购档案管理的流程和制度需要建立健全的档案管理体系，确保档案的完整性和真实性。
在实施过程中，可能会面临着诸多难点，如信息化水平不足、数据保护等问题。
政府采购档案管理的监督与责任也是至关重要的，需要建立有效的监督机制和责任体系。
对于政府采购档案管理的改进建议包括加强信息化建设、加大监督力度、强化责任追究等方面，以进一步提升政府采购档案管理水平。
【关键词】政府采购档案管理、法律依据、基本原则、流程、制度、实施难点、监督、责任、改进建议。
1. 引言1.1 政府采购档案管理的重要性政府采购档案管理的重要性体现在多个方面。
政府采购档案是政府采购活动的重要记录和证据，是政府决策的依据和保障。
良好的档案管理可以确保政府采购活动的合法、合规性，防止腐败和滥用职权的发生。
政府采购档案的管理有助于提高政府采购的效率和质量。
通过合理、规范的档案管理制度，可以推动政府采购工作的规范化、标准化，提高资源利用效率，降低行政成本。
政府采购档案的管理还有利于保护公共利益和维护社会稳定。
政府采购档案记录了政府采购活动的全过程和结果，可以为调查处理违法违规行为提供有力依据，有助于加强对政府行为的监督和约束，维护社会公平正义。
加强政府采购档案管理，提高档案管理水平和效率，对于促进政府采购工作的规范发展和维护社会公共利益具有重要意义。
2. 正文2.1 政府采购档案管理的法律依据政府采购档案管理的法律依据主要包括《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国档案法》。
《政府采购法》规定了政府采购的基本原则和程序，明确了政府采购的范围和对象，对政府采购档案的管理提出了具体要求。
政府采购档案管理规定
政府采购档案管理规定 Document serial number【LGGKGB-LGG98YT-LGGT8CB-LGUT-政府采购档案管理制度一、目的为规范政府采购代理资料的分类组卷及归档内容，严格政府采购代理资料的管理，制定本规定。
二、适用范围本规定适用于公司所有政府采购代理资料的归档管理。
三、组卷及归档要求1、以项目工程组卷归档2、卷内文件按相应的时间或序号依次归档3、文件纸张大小为A4。
字迹使用不易褪色的笔书写。
4、首卷应列入总目录、各分卷分册的目录，各分卷分册另加本卷、册的目录。
5、封面、封底纸张由办公室统一提供。
6、按国家档案管理规定要求分册装册。
四、政府采购档案具体包括：（一）政府采购预算执行文件1．政府采购预算表；2．政府采购计划申报表和审核表；3．有关政府采购预算和计划的其他资料。
（二）政府采购前期准备文件1．委托代理采购协议书；2．核准采购进口产品的相关审批资料；3．自行组织采购的申请及批复资料；4．采购方式变更申请及批复；5．采购文件及采购人确认记录，包括评标办法、评标细则、评标纪律等有关文件、资料；6．采购公告、资格预审公告及其变更事项；7．获取采购文件或资格预审文件的供应商名单登记表；8．专家咨询论证会记录；9．已发出采购文件或资格预审文件的澄清、修改说明和答疑记录；10．供应商资格审查情况报告；11．评审专家名单及抽取记录；12．库外专家使用备案审核表。
（三）政府采购开标（含谈判、询价）文件1．采购响应文件及有关资料等；2．在递交采购响应文件截止时间前供应商对递交的采购响应文件进行补充、修改或撤回的记录；3．采购项目样品送达记录；4．接受供应商投标或谈判的记录；5．开标一览表；6．开标（谈判、询价）过程有关记录；7．开标（谈判、询价）过程中其他需要记载的事项。
（四）政府采购评审文件1．评审专家签到表及现场监督人员签到表；2．评审专家评审工作底稿等评审过程记录；3．供应商的书面澄清记录；4．评标或谈判报告，包括无效供应商名单及说明、中标（成交）候选供应商名单等; 5．经监督人员签字的现场监督审查记录；6．评审过程中其他需要记载的事项。
采购档案的管理制度
采购档案的管理制度一、总则为规范和加强采购档案的管理，确保采购活动的合规性、规范性和有效性，特制定本管理制度。
二、适用范围本管理制度适用于公司内所有涉及采购活动的人员和部门。
三、档案种类1. 采购计划档案：包括相关文件、资料、备忘录等。
2. 采购标准文件档案：包括产品标准、供应商资质等。
3. 采购合同档案：包括合同文件、协议、变更通知等。
4. 采购凭证档案：包括采购订单、发票、付款凭证等。
5. 采购验收档案：包括验收记录、质量检测报告等。
四、档案管理流程1. 采购部门提出采购需求，填写相应的采购计划档案，并报经部门负责人审批。
2. 采购部门编制采购标准文件档案，确定供应商及合作条件，报经领导审批。
3. 采购部门与供应商或服务商签订采购合同，确保合同的合法性和有效性，并建立相应的档案。
4. 采购部门制作采购凭证档案，记录采购过程和相关信息，确保采购流程的透明性和规范性。
5. 采购部门对采购的货物或服务进行验收，记录验收结果和质量检测报告，建立相应的验收档案。
五、档案管理要求1. 档案应按照采购活动的时间顺序进行分类和归档，确保档案的完整性和真实性。
2. 档案应采用防伪技术，防止篡改和损坏，并在一定时间内保留备份。
3. 档案应定期进行清理和整理，及时处理过期和无效的档案，避免档案堆积和混乱。
4. 档案管理人员应经过专业培训，熟悉档案管理相关规定和要求，提高档案管理的效率和质量。
5. 档案管理人员应定期进行档案检查和审计，确保档案的完整性和准确性，并及时发现和纠正问题。
六、档案管理责任1. 采购部门负责人应对采购档案的管理负责，确保档案的完整性和安全性。
2. 档案管理人员应认真履行档案管理职责，严格按照规定操作和管理档案。
3. 所有涉及采购活动的员工应以诚信和责任心管理和使用档案，严禁私自篡改和销毁档案。
七、违规处理对违反采购档案管理制度的行为，公司将依据公司相关规定进行处理，包括但不限于警告、记过、记大过、辞退等处罚。
采购档案管理制度
采购档案管理制度第一章总则第一条为规范采购档案管理，保障采购活动的合法性、合规性和有效性，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有采购项目的档案管理，包括采购计划、采购申请、采购审批、采购实施、验收结算、采购评价等环节。
第三条采购档案管理遵循真实性、完整性、保密性和规范性的原则。
第四条公司设立专门的采购档案管理部门，负责采购档案的收集、整理、保管、查询和销毁等工作。
第五条公司各部门应积极配合采购档案管理部门，确保采购档案的完整性和准确性。
第二章采购档案的收集与整理第六条采购档案应包括以下内容：（一）采购计划档案：采购计划、采购预算、采购需求分析等；（二）采购申请档案：采购申请单、采购审批表、采购合同草案等；（三）采购实施档案：采购合同、供应商资质文件、采购订单、交货凭证、验收报告等；（四）验收结算档案：验收报告、结算单、付款凭证等；（五）采购评价档案：采购评价报告、采购效果分析、采购改进措施等。
第七条采购档案管理部门应根据采购项目的特点和需求，制定详细的档案收集清单，明确各环节档案的收集、整理和归档要求。
第八条采购档案管理部门应定期对采购档案进行整理，确保档案的有序性和可查询性。
第三章采购档案的保管与查询第九条采购档案管理部门应设立专门的档案保管场所，确保档案的安全性和保密性。
第十条采购档案管理部门应建立档案保管制度，对档案的入库、出库、查询、归还等环节进行严格管理。
第十一条采购档案管理部门应定期对档案保管场所进行检查，确保档案的安全性和完整性。
第十二条采购档案的查询应按照档案管理部门的规定进行，未经授权，任何单位和个人不得擅自查询、复制或泄露采购档案。
第四章采购档案的利用与销毁第十三条采购档案管理部门应建立档案利用制度，明确档案的查询、复制、借阅等利用方式。
第十四条采购档案的利用应遵循保密性和合规性的原则，不得用于非法目的。
江苏省政府采购档案管理暂行办法
附件：江苏省政府采购档案管理暂行办法第一章总则第一条为加强政府采购档案管理工作，有效保护和利用档案资源，根据《中华人民共和国政府采购法》、《江苏省档案管理条例》等有关规定，结合我省实际，制定本办法。
第二条本办法所称政府采购档案是指在政府采购活动中形成的具有查考、利用和保存价值的文字、图表、声像等不同形式（载体）的历史记录。
第三条本办法适用于江苏省内各级政府采购监管部门、采购人和采购代理机构对政府采购档案的收集、归档、保管、使用和销毁等活动。
第四条政府采购档案工作实行统一领导、分级管理的原则。
各级政府采购监管部门负责本级政府采购档案工作的管理和监督，并接受同级档案行政管理部门的指导、监督和检查。
第五条各级政府采购监管部门、采购人和采购代理机构以及政府采购相关人员都有保护政府采购档案的义务。
第六条政府采购档案归档实行“谁组织。
谁负责”。
采购代理机构组织采购的档案由采购代理机构负责归档，其中采购文件、评审报告及供应商的采购响应文件等相关资料应同时报送采购人存档备查；采购人自行组织采购的档案，由采购人负责归档。
第七条各级政府采购监管部门、采购人和采购代理机构应加强政府采购档案管理，维护档案的完整、准确与安全，便于社会各方面利用。
第二章政府采购档案的内容和范围第八条政府采购档案具体包括：（一）政府采购预算执行文件1．政府采购预算表；2．政府采购计划申报表和审核表；3．有关政府采购预算和计划的其他资料。
（二）政府采购前期准备文件1．委托代理采购协议书；2．核准采购进口产品的相关审批资料；3．自行组织采购的申请及批复资料；4．采购方式变更申请及批复；5．采购文件及采购人确认记录，包括评标办法、评标细则、评标纪律等有关文件、资料；6．采购公告、资格预审公告及其变更事项（包括报刊及电子网站等媒体原件或下载记录等）；7．获取采购文件或资格预审文件的供应商名单登记表；8．专家咨询论证会记录；9．已发出采购文件或资格预审文件的澄清、修改说明和答疑记录；10．供应商资格审查情况报告；11．评审专家名单及抽取记录；12．库外专家使用备案审核表。
政府采购机构档案移交管理办法
政府采购机构档案移交管理办法1. 引言政府采购机构是负责公共资源采购的机构，也是政府行政管理的重要部门之一。
在政府采购活动中，大量的文件和档案产生，这些档案包含了政府采购的重要信息和决策依据，具有很高的价值和保密性。
因此，政府采购机构需要建立科学有效的档案移交管理办法，确保档案的安全性和便于查找的性能。
2. 档案移交的基本原则2.1 完整性原则档案移交应确保移交的档案内容完整、真实、可信。
移交的档案应包括全部与采购项目有关的文件和档案材料。
2.2 及时性原则档案移交应及时进行，即在一项采购项目完成或终结后的合理时间范围内进行移交。
延迟移交可能导致档案丢失或难以查找，影响后续的工作。
2.3 安全性原则档案移交应确保档案的安全性，防止档案被损坏、灭失或泄露。
移交前应对档案进行清点、整理和归档，采取必要的安全措施。
2.4 效率原则档案移交应高效、准确地进行。
移交时应制定详细的移交计划，并加强与档案管理部门的沟通与协调，确保移交的顺利进行。
3. 档案移交的步骤和要求3.1 档案移交的步骤档案移交的步骤主要包括准备和清点档案、制定档案移交计划、移交文件和档案材料、确认移交接收和归档。
具体步骤如下：3.1.1 准备和清点档案在进行档案移交前，政府采购机构应对档案进行准备和清点。
包括对档案进行分类、整理、归并和装订，确保档案的完整性和可查找性。
3.1.2 制定档案移交计划政府采购机构应事先制定档案移交计划，明确移交的时间、地点、参与人员和移交的内容。
移交计划应与档案管理部门进行沟通和协商，并获得其认可和支持。
3.1.3 移交文件和档案材料按照移交计划，政府采购机构应将文件和档案材料移交给档案管理部门。
移交时应填写移交清单，列明移交的文件和档案材料的名称、数量和特点。
3.1.4 确认移交接收和归档档案管理部门收到移交的文件和档案材料后，应进行接收和核对。
核对无误后，应及时进行档案归档工作，确保移交的档案安全、有序地保存和利用。
政府采购档案管理暂行办法
江苏省政府采购档案管理暂行办法第一章总则第一条为加强政府采购档案管理工作，有效保护和利用档案资源，根据《中华人民共和国政府采购法》、《江苏省档案管理条例》等有关规定，结合我省实际，制定本办法。
第二条本办法所称政府采购档案是指在政府采购活动中形成的具有查考、利用和保存价值的文字、图表、声像等不同形式（载体）的历史记录。
第三条本办法适用于江苏省内各级政府采购监管部门、采购人和采购代理机构对政府采购档案的收集、归档、保管、使用和销毁等活动。
第四条政府采购档案工作实行统一领导、分级管理的原则。
各级政府采购监管部门负责本级政府采购档案工作的管理和监督，并接受同级档案行政管理部门的指导、监督和检查。
第五条各级政府采购监管部门、采购人和采购代理机构以及政府采购相关人员都有保护政府采购档案的义务。
第六条政府采购档案归档实行“谁组织。
谁负责”。
采购代理机构组织采购的档案由采购代理机构负责归档，其中采购文件、评审报告及供应商的采购响应文件等相关资料应同时报送采购人存档备查；采购人自行组织采购的档案，由采购人负责归档。
第七条各级政府采购监管部门、采购人和采购代理机构应加强政府采购档案管理，维护档案的完整、准确与安全，便于社会各方面利用。
第二章政府采购档案的内容和范围第八条政府采购档案具体包括：（一）政府采购预算执行文件1．政府采购预算表；2．政府采购计划申报表和审核表；3．有关政府采购预算和计划的其他资料。
（二）政府采购前期准备文件1．委托代理采购协议书；2．核准采购进口产品的相关审批资料；3．自行组织采购的申请及批复资料；4．采购方式变更申请及批复；5．采购文件及采购人确认记录，包括评标办法、评标细则、评标纪律等有关文件、资料；6．采购公告、资格预审公告及其变更事项（包括报刊及电子网站等媒体原件或下载记录等）；7．获取采购文件或资格预审文件的供应商名单登记表；8．专家咨询论证会记录；9．已发出采购文件或资格预审文件的澄清、修改说明和答疑记录；10．供应商资格审查情况报告；11．评审专家名单及抽取记录；12．库外专家使用备案审核表。
浅谈政府采购档案的规范管理
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，
《 中华 人 民 共 和 国政 府 采 购 法 》 施 已 实
政 府 采 购档 案 记 载 了 采购 交 易 的全 过 大 浪 费
从 各 地 操 作 经验 来 说 ， 购 人 、 采 采购 代
近八 年 ， 众对政府 采 购已不再 陌生 ， 公 然 程 ， 商 品 交 易 的 最 关 键 环 节 放 在 阳光 下 把
带来 巨大 经 济 损失 。 以 说 ， 可 政府 采 购 档 案
２ 现行政府采购档案 管ห้องสมุดไป่ตู้ 的不足
虽 然 政 府 采 购 已 实 施 多 年 ， 统 一 的 但 政 府 采 购 档 案 管 理 制 度 尚未 出 台 ， 府 采 政
府 采 购 档 案 往 往 重 复 ， 成 管 理 资 源 的 极 造
１ 政府采购档案 的重要性
政 府 采 购 档 案 是 政 府 采购 当事 人进 行 采 购 活 动 时 形 成 的 一 系 列 必 须 长 期 保 存
采 购 档 案 收 集 主体 不 明 确 、 案 资 料 归 档 档
不 完 整 、 理 脱 节 、 用 混 乱 、 散 保管 与 科 学 的 整 理 ， 别 不 清 ， 系 混 乱 ， 于 杂 管 利 分 类 联 处 文 件 重 复 造 成 浪 费 等 问 题 较 为 突 出 ， 大 乱 无 章 的 状 态 ， 以 科 学 保 管 和 准 确 的提 大 难 制约了政府采购档案管理的发展 。 ２ １ 政 府采 购档 案收 集主体 不 明确
而 ， 购 完 成 后 ， 接 反 映政 府 采 购 情 况 的 进 行 ， 绝 了拿 回 扣 、 礼 品 的 “ 采 直 杜 收 权钱 交易 ” 理 机 构 分 散 保 存 政府 采购 档 案 的 模 式存 在 政 府采 购 档 案 的 管理 却 不 容 乐 观 。 购 人 、 采
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青岛市财政局文件
青财采〔2010〕10号
青岛市财政局关于印发
《青岛市政府采购项目档案管理办法》的通知
市直各单位、各区市财政局、各政府采购代理机构：现将《青岛市政府采购项目档案管理办法》印发给你们，望认真遵照执行。
二○一○年八月十日
1
青岛市政府采购项目档案管理办法
第一章总则
第一条为加强政府采购项目档案管理，有效保护和利用政府采购项目档案资源，根据《中华人民共和国政府采购法》、《青岛市档案管理条例》和《青岛市政府采购工作流程管理暂行规定》等有关规定，结合实际情况，制定本办法。
第二条本办法适用于青岛市政府采购项目档案的收集、整理、移交和管理等。
第三条政府采购项目档案是指在政府采购活动过程中形成的文字材料、图纸、图表及声象资料等，包括纸质、磁盘、光盘等不同媒质载体的各类记录。
第四条各级政府采购监督管理部门负责指导、监督和检查本级政府采购项目档案管理工作。
第二章政府采购项目档案的收集、整理与归档
第五条政府采购项目档案资料具体包括：
（一）项目开标前文件材料
1.政府采购预算及计划、采购预算追加及调整的资料；
2.采购方式审批、采购文件论证或预审等材料；
3.政府采购项目的采购委托代理协议书；
2
4.采购公告（包括招标采购信息预告、变更公告以及邀请招标资格预审公告等）；
5.招标文件（含公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源、询价采购方式，下同）及对其进行必要澄清、修改的文件或情况说明；
6.供应商领取招标文件的记录（包括潜在投标人不足三家的情况记录）；
7.对投标或被邀请供应商资格预审的审查情况。
8.其他报批手续材料。
（二）项目开标文件材料
1. 投标文件（含公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源、询价五种方式，下同）及其补充、修改或撤回的记录；
2. 投标文件递交记录；
3.参加开标的招标人、专家、供应商及监督人员签到名单；
4.开标一览表；
5.文件密封情况、开标现场过程及开标结果的公证文书；
（三）项目评审文件资料
1.评审专家抽取记录及名单；
2.评审委员会工作文件和有关资料，包括评审委员会主任或评审小组组长的推选结果、评审办法、评审细则、评审纪律等；
3.评委的评审记录、评分表、评分汇总表；
4.评审报告、中标（成交）候选供应商排序表；
5.项目废标报告或开标现场采购方式变更申请、审批材料；
3
（四）项目中标（成交）和履约文件资料
1.采购结果公告记录；
2.中标（成交）通知书；
3.依法变更采购结果的记录；
4.项目合同的签订、补充、修改、中止或终止执行材料，项目合同的履约验收材料；
5.资金拨付申请、结算付款等财务会计文件材料；
（五）其它文件材料
1.供应商质疑材料、处理过程记录及答复；
2.供应商投诉书、投诉处理有关文书、投诉处理决定；
3.其它与采购项目相关的需要存档的资料。
上述（一）中1、政府采购预算及计划、采购预算追加及调整的资料，由采购人负责收集、整理；其他所有政府采购项目档案资料由政府采购代理机构负责收集、整理。
第六条政府采购代理机构在项目验收结束之日起15日内，按照归档内容要求，完成政府采购项目档案资料的收集、整理、立卷和装订工作。
第三章政府采购项目档案的保管
第七条政府采购代理机构应当将其所整理的政府采购项目档案资料区分正本和副本，正本交采购人保管，副本或部分复印件资料由政府采购代理机构保管。
第八条政府采购代理机构在每季度的最后一个月下旬，将
4
所有整理完好的政府采购项目档案副本送同级政府采购监督管理部门备查。
第九条采购人和政府采购代理机构，应将政府采购项目档案纳入本单位档案管理体系，指定专人负责，确保其安全完整、真实齐全、存放有序、查阅方便。
第十条政府采购项目档案的保存期限为自政府采购项目结束之日起至少十五年。
对于在较长时期内有查考利用价值的重大政府采购项目档案资料，采购单位可根据需要永久保存。
第四章政府采购项目档案的利用
第十一条采购人和政府采购代理机构，应对政府采购项目档案的利用权限做出明确规定，建立档案借阅、复制登记簿，健全档案利用审批、登记手续。
第十二条政府采购项目档案主要供政府采购当事人和政府采购监管部门使用。
上级单位、监察机关、审计机关、法院和检察院因工作或办案需要可以查阅政府采购项目档案。
第十三条政府采购项目档案管理人员和利用者应严格遵守档案管理有关规章制度，任何部门、单位和个人不得抽取、篡改、损毁、伪造档案。
第五章政府采购档案的鉴定销毁
第十四条对保管期限已满的政府采购档案，应由政府采购
5
项目档案保管单位分管领导、有关业务人员和档案管理人员组成鉴定小组，逐卷审查、鉴定，提出存毁意见。
第十五条对确无保存价值的政府采购项目档案，应清点核对，登记造册，经分管领导批准并报同级政府采购监管理部门备案后销毁。
第十六条销毁政府采购项目档案，应指定两人以上负责监销，防止档案遗失和泄密。
政府采购项目档案销毁后应写出销毁报告，监销人要在销毁清册上签字。
销毁报告和销毁清册应立卷归档，并永久保存。
第六章政府采购档案的移交
第十七条政府采购项目档案管理人员调动工作时，应在离职前办理好档案交接手续。
第十八条政府采购代理机构被终止代理资格或被解散，其负责管理的政府采购项目档案全部移交至同级政府采购监督管理部门，并办理交接手续。
第七章附则
第十九条本办法由青岛市财政局负责解释。
第二十条本办法自发布之日起执行。
6。