政府采购档案管理暂行办法

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四川省电子化政府采购管理暂行办法川财采[2011]69号

四川省电子化政府采购管理暂行办法川财采[2011]69号第一条为规范政府采购行为，提高政府采购资金使用效益，保护政府采购当事人的合法权益，根据《中华人民共和国政府采购法》及有关法律法规和《国务院办公厅关于进一步加强政府采购管理工作的意见》（国办发〔2009〕35号）、《四川省人民政府办公厅关于加强政府采购管理工作的实施意见》（川办发〔2009〕49号）的规定，制定本办法。

第二条四川省范围内的电子化政府采购，适用本办法。

本办法所称电子化政府采购，是指通过四川省政府采购电子化管理交易系统（以下简称电子化管理交易系统，通过登录“四川政府采购网”进入）依法进行政府采购活动的行为。

第三条电子化管理交易系统由四川省财政厅统一建设和管理，全省共用。

第四条电子化管理交易系统由政府采购监督管理平台、操作执行平台、技术支撑平台等平台和采购代理机构（含集中采购机构，下同）库、评审专家库、供应商库、商品信息库、采购人库等基础数据库构成。

电子化管理交易系统与全国政府采购电子化管理交易系统将实现互通共享。

第五条政府采购监督管理部门和其他有关监督部门、采购人、采购代理机构、供应商、评审专家等是电子化管理交易系统的使用主体。

第六条电子化管理交易系统使用主体应当按照有关规定获得数字证书，通过数字证书进入系统操作，并对其行为负责。

第七条电子化政府采购的方式和程序应当按照政府采购法及有关规定执行。

第八条有下列导致或者可能导致电子化管理交易系统无法正常运行，或者无法保证采购活动公平、公正、安全等情形之一的，正在实施的采购活动应当中止，待下列情形消除后，继续实施采购活动；无法中止的，待下列情形消除后，根据情况从有效可执行程序重新开始实施采购活动：（一）电子化管理交易系统设备出现故障；（二）电子化管理交易系统软件出现错误；（三）电子化管理交易系统受到病毒感染或者外来攻击；（四）其他情形。

第九条供应商认为电子化政府采购活动中的采购文件、采购过程、采购结果使自己合法权益受到损害的，可以在知道或者应当知道其合法权益受到损害之日起七个工作日内，依法向采购人、采购代理机构提出质疑。

政府采购档案管理规定

政府采购档案管理规定 Document serial number【LGGKGB-LGG98YT-LGGT8CB-LGUT-政府采购档案管理制度一、目的为规范政府采购代理资料的分类组卷及归档内容，严格政府采购代理资料的管理，制定本规定。

二、适用范围本规定适用于公司所有政府采购代理资料的归档管理。

三、组卷及归档要求1、以项目工程组卷归档2、卷内文件按相应的时间或序号依次归档3、文件纸张大小为A4。

字迹使用不易褪色的笔书写。

4、首卷应列入总目录、各分卷分册的目录，各分卷分册另加本卷、册的目录。

5、封面、封底纸张由办公室统一提供。

6、按国家档案管理规定要求分册装册。

四、政府采购档案具体包括：（一）政府采购预算执行文件1．政府采购预算表；2．政府采购计划申报表和审核表；3．有关政府采购预算和计划的其他资料。

（二）政府采购前期准备文件1．委托代理采购协议书；2．核准采购进口产品的相关审批资料；3．自行组织采购的申请及批复资料；4．采购方式变更申请及批复；5．采购文件及采购人确认记录，包括评标办法、评标细则、评标纪律等有关文件、资料；6．采购公告、资格预审公告及其变更事项；7．获取采购文件或资格预审文件的供应商名单登记表；8．专家咨询论证会记录；9．已发出采购文件或资格预审文件的澄清、修改说明和答疑记录；10．供应商资格审查情况报告；11．评审专家名单及抽取记录；12．库外专家使用备案审核表。

（三）政府采购开标（含谈判、询价）文件1．采购响应文件及有关资料等；2．在递交采购响应文件截止时间前供应商对递交的采购响应文件进行补充、修改或撤回的记录；3．采购项目样品送达记录；4．接受供应商投标或谈判的记录；5．开标一览表；6．开标（谈判、询价）过程有关记录；7．开标（谈判、询价）过程中其他需要记载的事项。

（四）政府采购评审文件1．评审专家签到表及现场监督人员签到表；2．评审专家评审工作底稿等评审过程记录；3．供应商的书面澄清记录；4．评标或谈判报告，包括无效供应商名单及说明、中标（成交）候选供应商名单等; 5．经监督人员签字的现场监督审查记录；6．评审过程中其他需要记载的事项。

政府采购档案管理

政府采购档案管理提高对政府采购工作的重视，完善政府采购制度，应用电子信息技术对档案进行电子化管理，及时总结档案管理工作中出现的问题，并提出切实有效的改善措施，以促进政府采购档案管理工作的开展。

那么具体应该如何加强政府采购档案的管理呢？政府采购是一项巨大的、精细化的工程，全方位、多层面的真实记录和反映其活动过程，形成完整、科学的档案资料，对于政府采购来说具有深远的历史现实意义。

政府采购档案是反映采购程序、记载采购过程、维护采购权益的重要资料，是政府采购管理工作中形成的文字、图表、声像、纸质、磁盘等不同介质载体的真实记录，包括采购项目实施过程中形成的各种文件资料，是采购活动的全程见证。

政府采购项目档案整理目录一般有中标通知书、政府采购合同、中标(成交)公告、资金审批表、采购文件备案表、采购文件、投标保证金收付明细表、开标会议签到册、投标文件接收记录表、投标文件密封、标记确认单、资格证明、技术部分评分汇总表、开标记录表、最终报价表、评分表、评标报告、投标文件等，要结合采购项目的具体采购方式制作相应的档案整理目录。

一、政府采购档案管理的重要作用政府采购档案有着重要作用，它是政府采购当事人在采购活动时所保留下来的，并且有必要较长时间保存，同时有着极其重要参考价值的，较有说服力的原始资料的总的称呼。

首先，它的存在可以解决政府采购中一些有争议的问题，并且可以为统计归档提供有力的依据。

其次，政府采购档案可以有效确保政府采购程序的平稳运行，做到采购过程有据可查。

最后，政府采购档案可以为反腐倡廉以及加强政府的管理工作提供依据。

二、政府采购档案管理现状档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，档案管理工作是政府采购工作的重要组成部分，《政府采购法》有效规范了政府部门的采购行为，但其配套的档案管理制度却相对滞后，制约着政府采购工作的进行。

第一，主体不明。

《政府采购法》中规定采购人、采购代理机构应当保存政府采购文件，但尚未对保存的责任主体进行明确。

政府采购档案管理办法

青岛市财政局文件青财采〔2010〕10号青岛市财政局关于印发《青岛市政府采购项目档案管理办法》的通知市直各单位、各区市财政局、各政府采购代理机构：现将《青岛市政府采购项目档案管理办法》印发给你们，望认真遵照执行。

二○一○年八月十日1青岛市政府采购项目档案管理办法第一章总则第一条为加强政府采购项目档案管理，有效保护和利用政府采购项目档案资源，根据《中华人民共和国政府采购法》、《青岛市档案管理条例》和《青岛市政府采购工作流程管理暂行规定》等有关规定，结合实际情况，制定本办法。

第二条本办法适用于青岛市政府采购项目档案的收集、整理、移交和管理等。

第三条政府采购项目档案是指在政府采购活动过程中形成的文字材料、图纸、图表及声象资料等，包括纸质、磁盘、光盘等不同媒质载体的各类记录。

第四条各级政府采购监督管理部门负责指导、监督和检查本级政府采购项目档案管理工作。

第二章政府采购项目档案的收集、整理与归档第五条政府采购项目档案资料具体包括：（一）项目开标前文件材料1.政府采购预算及计划、采购预算追加及调整的资料；2.采购方式审批、采购文件论证或预审等材料；3.政府采购项目的采购委托代理协议书；24.采购公告（包括招标采购信息预告、变更公告以及邀请招标资格预审公告等）；5.招标文件（含公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源、询价采购方式，下同）及对其进行必要澄清、修改的文件或情况说明；6.供应商领取招标文件的记录（包括潜在投标人不足三家的情况记录）；7.对投标或被邀请供应商资格预审的审查情况。

8.其他报批手续材料。

（二）项目开标文件材料1. 投标文件（含公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源、询价五种方式，下同）及其补充、修改或撤回的记录；2. 投标文件递交记录；3.参加开标的招标人、专家、供应商及监督人员签到名单；4.开标一览表；5.文件密封情况、开标现场过程及开标结果的公证文书；（三）项目评审文件资料1.评审专家抽取记录及名单；2.评审委员会工作文件和有关资料，包括评审委员会主任或评审小组组长的推选结果、评审办法、评审细则、评审纪律等；3.评委的评审记录、评分表、评分汇总表；4.评审报告、中标（成交）候选供应商排序表；5.项目废标报告或开标现场采购方式变更申请、审批材料；3（四）项目中标（成交）和履约文件资料1.采购结果公告记录；2.中标（成交）通知书；3.依法变更采购结果的记录；4.项目合同的签订、补充、修改、中止或终止执行材料，项目合同的履约验收材料；5.资金拨付申请、结算付款等财务会计文件材料；（五）其它文件材料1.供应商质疑材料、处理过程记录及答复；2.供应商投诉书、投诉处理有关文书、投诉处理决定；3.其它与采购项目相关的需要存档的资料。

广东省财政厅关于印发《广东省政府采购项目档案管理暂行办法》的通知-粤财采购[2004]14号

广东省财政厅关于印发《广东省政府采购项目档案管理暂行办法》的通知正文：---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 广东省财政厅关于印发《广东省政府采购项目档案管理暂行办法》的通知（粤财采购[2004]14号）各地级以上市财政局，省直有关单位：为加强广东省政府采购项目档案的管理，保证政府采购项目档案的完整和规范，根据《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国档案法》，我厅制定了《广东省政府采购项目档案管理暂行办法》。

现印发给你们，请认真遵照执行。

执行中遇有问题，请及时函告广东省财政厅。

2004年9月21日广东省政府采购项目档案管理暂行办法第一条为加强政府采购项目档案的管理，有效保护和利用政府采购项目档案资源，根据《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国档案法》的有关规定，制定本办法。

第二条本办法适用广东省政府采购项目档案管理。

第三条政府采购监督管理部门负责政府采购项目档案工作的监督和检查。

第四条政府采购项目档案是反映政府采购活动的重要记录。

采购人和采购代理机构在组织实施政府采购项目活动中形成的文件材料，都应归入政府采购项目档案管理，保证档案资料的真实性、完整性。

第五条政府采购项目档案是指采购人和采购代理机构在政府采购活动中形成的文字、图纸、图表、声像、纸质、磁盘、光盘等不同媒质载体的记录。

政府采购项目档案包括：采购活动记录、采购预算、采购文件、投标、报价文件、评审标准、评审报告、定标、成交文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。

采购活动记录至少应包括下列内容：（一）采购项目类别、名称；（二）采购项目预算、资金构成和合同价格；（三）采购方式，采用公开招标以外的采购方式的，应当载明原因；（四）邀请和确定供应商的条件及办法；（五）评审标准及确定中标、成交供应商的依据；（六）废标的原因。

政府采购档案管理制度

政府采购档案管理制度一、引言政府采购是国家行政行为的重要组成部分，涉及面广，影响深远。

政府采购档案管理是政府采购活动的重要环节之一，在整个政府采购过程中扮演着至关重要的角色。

政府采购档案管理制度是对政府采购档案进行全面、规范、科学管理的一套制度体系，是国家的行政管理体制的必要组成部分，对于保障政府采购活动的合法、公正、透明，提高政府采购管理水平，实现政府采购档案的保存、利用、开放、管理等方面具有十分重要的意义。

二、政府采购档案的定义政府采购档案是指政府采购活动产生的各种文件、记录、资料以及有关的电子数据等，是政府采购活动的重要记录和证明材料。

政府采购档案包括政府采购的招标文件、投标文件、合同文书、验收报告、结算单据、评审意见、报批报告、档案管理记录、监督检查报告以及其他与采购活动有关的文件和资料。

三、政府采购档案管理的重要性政府采购档案管理是政府采购活动的重要组成部分，对于保障政府采购活动的合法、公正、透明，提高政府采购管理水平具有重要意义。

首先，政府采购档案是政府采购活动的重要记录和证明材料，对政府采购活动的合法性、公正性和透明性具有重要价值。

其次，政府采购档案是政府采购活动的管理工具，是政府采购活动的重要依据和依据，对政府采购活动的管理和监督具有重要价值。

第三，政府采购档案是政府采购活动的信息资源，是政府采购活动的重要信息资源，对政府采购活动的信息化建设和管理具有重要价值。

第四，政府采购档案是政府采购活动的知识宝库，是政府采购活动的重要知识资源，对政府采购活动的提高管理水平和效益具有重要价值。

四、政府采购档案管理制度的基本要求政府采购档案管理制度是对政府采购档案进行全面、规范、科学管理的一套制度体系，是国家的行政管理体制的必要组成部分。

政府采购档案管理制度应当满足以下基本要求：1.规范性。

政府采购档案管理制度应当具备一定的规范性和约束力，能够对政府采购档案进行全面、规范、科学的管理。

2.科学性。

江苏省政府采购档案管理暂行办法

附件：江苏省政府采购档案管理暂行办法第一章总则第一条为加强政府采购档案管理工作，有效保护和利用档案资源，根据《中华人民共和国政府采购法》、《江苏省档案管理条例》等有关规定，结合我省实际，制定本办法。

第二条本办法所称政府采购档案是指在政府采购活动中形成的具有查考、利用和保存价值的文字、图表、声像等不同形式（载体）的历史记录。

第三条本办法适用于江苏省内各级政府采购监管部门、采购人和采购代理机构对政府采购档案的收集、归档、保管、使用和销毁等活动。

第四条政府采购档案工作实行统一领导、分级管理的原则。

各级政府采购监管部门负责本级政府采购档案工作的管理和监督，并接受同级档案行政管理部门的指导、监督和检查。

第五条各级政府采购监管部门、采购人和采购代理机构以及政府采购相关人员都有保护政府采购档案的义务。

第六条政府采购档案归档实行“谁组织。

谁负责”。

采购代理机构组织采购的档案由采购代理机构负责归档，其中采购文件、评审报告及供应商的采购响应文件等相关资料应同时报送采购人存档备查；采购人自行组织采购的档案，由采购人负责归档。

第七条各级政府采购监管部门、采购人和采购代理机构应加强政府采购档案管理，维护档案的完整、准确与安全，便于社会各方面利用。

第二章政府采购档案的内容和范围第八条政府采购档案具体包括：（一）政府采购预算执行文件1．政府采购预算表；2．政府采购计划申报表和审核表；3．有关政府采购预算和计划的其他资料。

（二）政府采购前期准备文件1．委托代理采购协议书；2．核准采购进口产品的相关审批资料；3．自行组织采购的申请及批复资料；4．采购方式变更申请及批复；5．采购文件及采购人确认记录，包括评标办法、评标细则、评标纪律等有关文件、资料；6．采购公告、资格预审公告及其变更事项（包括报刊及电子网站等媒体原件或下载记录等）；7．获取采购文件或资格预审文件的供应商名单登记表；8．专家咨询论证会记录；9．已发出采购文件或资格预审文件的澄清、修改说明和答疑记录；10．供应商资格审查情况报告；11．评审专家名单及抽取记录；12．库外专家使用备案审核表。

财政部关于印发《政府采购代理机构管理暂行办法》的通知

财政部关于印发《政府采购代理机构管理暂行办法》的通知文章属性•【制定机关】财政部•【公布日期】2018.01.04•【文号】财库〔2018〕2号•【施行日期】2018.03.01•【效力等级】部门规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】政府采购正文关于印发《政府采购代理机构管理暂行办法》的通知财库〔2018〕2号党中央有关部门，国务院各部委、各直属机构，全国人大常委会办公厅，全国政协办公厅，高法院，高检院，各民主党派中央，有关人民团体，各省、自治区、直辖市、计划单列市财政厅（局），新疆生产建设兵团财政局：现将《政府采购代理机构管理暂行办法》印发给你们，请遵照执行。

附件：政府采购代理机构管理暂行办法财政部2018年1月4日附件政府采购代理机构管理暂行办法第一章总则第一条为加强政府采购代理机构监督管理,促进政府采购代理机构规范发展，根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》等法律法规，制定本办法。

第二条本办法所称政府采购代理机构（以下简称代理机构）是指集中采购机构以外、受采购人委托从事政府采购代理业务的社会中介机构。

第三条代理机构的名录登记、从业管理、信用评价及监督检查适用本办法。

第四条各级人民政府财政部门（以下简称财政部门）依法对代理机构从事政府采购代理业务进行监督管理。

第五条财政部门应当加强对代理机构的政府采购业务培训，不断提高代理机构专业化水平。

鼓励社会力量开展培训，增强代理机构业务能力。

第二章名录登记第六条代理机构实行名录登记管理。

省级财政部门依托中国政府采购网省级分网（以下简称省级分网）建立政府采购代理机构名录（以下简称名录）。

名录信息全国共享并向社会公开。

第七条代理机构应当通过工商登记注册地（以下简称注册地）省级分网填报以下信息申请进入名录，并承诺对信息真实性负责：（一）代理机构名称、统一社会信用代码、办公场所地址、联系电话等机构信息；（二）法定代表人及专职从业人员有效身份证明等个人信息；（三）内部监督管理制度；（四）在自有场所组织评审工作的，应当提供评审场所地址、监控设备设施情况；（五）省级财政部门要求提供的其他材料。

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江苏省政府采购档案管理暂行办法
第一章总则
第一条为加强政府采购档案管理工作，有效保护和利用档案资源，根据《中华人民共和国政府采购法》、《江苏省档案管理条例》等有关规定，结合我省实际，制定本办法。

第二条本办法所称政府采购档案是指在政府采购活动中形成的具有查考、利用和保存价值的文字、图表、声像等不同形式（载体）的历史记录。

第三条本办法适用于江苏省内各级政府采购监管部门、采购人和采购代理机构对政府采购档案的收集、归档、保管、使用和销毁等活动。

第四条政府采购档案工作实行统一领导、分级管理的原则。

各级政府采购监管部门负责本级政府采购档案工作的管理和监督，并接受同级档案行政管理部门的指导、监督和检查。

第五条各级政府采购监管部门、采购人和采购代理机构以及政府采购相关人员都有保护政府采购档案的义务。

第六条政府采购档案归档实行“谁组织。

谁负责”。

第七条各级政府采购监管部门、采购人和采购代理机构应加强政府采购档案管理，维护档案的完整、准确与安全，便于社会各方面利用。

第二章政府采购档案的内容和范围
第八条政府采购档案具体包括：
（一）政府采购预算执行文件
1．政府采购预算表；
2．政府采购计划申报表和审核表；
3．有关政府采购预算和计划的其他资料。

（二）政府采购前期准备文件
1．委托代理采购协议书；
2．核准采购进口产品的相关审批资料；
3．自行组织采购的申请及批复资料；
4．采购方式变更申请及批复；
5．采购文件及采购人确认记录，包括评标办法、评标细则、评标纪律等有关文件、资料；6．采购公告、资格预审公告及其变更事项（包括报刊及电子网站等媒体原件或下载记录等）；7．获取采购文件或资格预审文件的供应商名单登记表；
8．专家咨询论证会记录；
9．已发出采购文件或资格预审文件的澄清、修改说明和答疑记录；
10．供应商资格审查情况报告；
11．评审专家名单及抽取记录；
12．库外专家使用备案审核表。

（三）政府采购开标（含谈判、询价）文件
1．采购响应文件及有关资料等；
2．在递交采购响应文件截止时间前供应商对递交的采购响应文件进行补充、修改或撤回的记录；
3．采购项目样品送达记录；
4．接受供应商投标或谈判的记录；
5．开标一览表；
6．开标（谈判、询价）过程有关记录；
7．开标（谈判、询价）过程中其他需要记载的事项。

（四）政府采购评审文件
1．评审专家签到表及现场监督人员签到表；
2．评审专家评审工作底稿等评审过程记录；
3．供应商的书面澄清记录；
4．评标或谈判报告，包括无效供应商名单及说明、中标（成交）候选供应商名单等；5．经监督人员签字的现场监督审查记录；
6．评审过程中其他需要记载的事项。

（五）政府采购中标（成交）文件
1．采购人对采购结果的确认意见；
2．中标或成交通知书；
3．采购结果公告（公示）记录（含报刊及电子网站等媒体原件或下载记录等）；4．公证书；
5．与中标（成交）相关的其他文件资料。

（六）政府采购合同文件
1．政府采购合同；
2．政府采购合同依法补充、修改、中止或终止等相关记录。

（七）政府采购验收及结算文件
1．项目验收记录；
2．政府采购项目质量验收单或抽查报告等有关资料；
3．发票复印件及附件；
4．其他验收文件资料。

（八）其他文件
1．供应商质疑材料、处理过程记录及答复；
2．供应商投诉书、投诉处理有关记录及投诉处理决定等；
3．采购过程中的音像资料；
4．其他需要存档的资料。

第三章政府采购档案收集、整理与保管
第九条各级政府采购监管部门、采购人和采购代理机构应依法做好政府采购档案的收集、整理和保管工作，明确档案管理人员工作职责并建立岗位责任制度。

第十条政府采购合同签订后三个月内或项目竣工验收后一个月内，由项目经办人员或责任人将该采购项目的全套文件材料进行收集整理后移交档案管理人员归档。

第十一条政府采购档案的归档要求
（一）内容齐全完整；
（二）规格标准统一；
（三）要求是原件的，不可用复印件替代；
（四）签名、印鉴手续齐全，首页应有“政府采购档案目录”字样；
（五）符合国家有关档案质量标准，便于保管和利用。

第十二条档案管理人员应按照档案管理的要求，负责收集、整理、立卷、装订、编制目录，保证政府采购档案标识清晰、保管安全、存放有序、查阅方便。

光盘、磁盘等无法装订成册的应在档案目录中统一编号，单独保存。

第十三条政府采购档案按照年度顺序编号组卷，卷内材料按照政府采购工作流程排列，依次为项目预算及预算执行文件、项目采购准备文件、项目开标（谈判、询价）文件、项目评审文件、采购结果文件、项目采购合同文件、项目验收文件及其它文件资料。

第十四条政府采购档案的保存期限按照政府采购法律法规和档案管理有关规定执行。

第十五条采购人和采购代理机构因合并、撤销、解散、破产或其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的政府采购档案，应按档案管理的有关规定移交相关部门。

第四章政府采购档案的使用、移交与销毁
第十六条各级政府采购监管部门、采购人和采购代理机构应当建立健全政府采购档案查阅、使用制度。

除法律另有规定外，未经批准，不得擅自查阅、复印或出借政府采购档案。

第十七条档案使用者应对档案的保密、安全和完整负责，不得传播、污损、涂改、转借、拆封、抽换。

第十八条档案管理人员工作变动，应按规定办理档案移交手续，并经单位负责人签字确认。

第十九条保管期满的政府采购档案，应按照档案主管部门及档案法规规定程序和手续进行销毁。

第五章监督检查与法律责任
第二十条采购人和采购代理机构的档案工作，应当接受政府采购监管部门的监督检查。

第二十一条采购人、采购代理机构违反规定隐匿、销毁应当保存的采购文件或者伪造、变造采购文件的，由政府采购监督管理部门依照《中华人民共和国政府采购法》等法律法规予以处理处罚。

第二十二条政府采购监管部门、采购人和采购代理机构有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门依照《江苏省档案管理条例》等法律法规予以处理处罚。

注：1.本档案以公开招标为例，其他采购方式的项目档案可参照本目录收集、整理归档。

2.采购过程中形成的除上述目录以外的与采购活动和结果有关的档案,也应保存。