政府采购中心档案管理制度
政府采购管理制度
政府采购管理制度政府采购管理制度为规范政府采购业务，防范采购风险，减少采购成本，防止差错和舞弊，根据《中华人民共和国政府采购法》，结合行政事业单位（以下简称“单位”）实际，制定本制度。
一、政府采购业务的界定政府采购业务是指各级国家机关、事业单位和团体组织，使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。
货物是指各种形态和种类的物品，包括原材料、燃料、设备、产品等。
工程是指建设工程，包括建筑物和构建物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等。
服务是除货物和工程以外的其他政府采购对象。
为加强内部控制管理，单位使用财政性资金采购的集中采购目录以外和采购限额标准以下的货物、工程和服务，应当比照政府采购业务控制程序执行。
二、政府采购业务管理制度与机构1、按内部牵制制度要求，单位设立政府采购管理、政府采购执行和政府采购监督机构。
一般情况下，政府采购管理机构由单位负责人（即一把手，下同）和班子成员组成。
政府采购执行机构由政府采购归口管理部门（没有专设的由办公室兼任）、政府采购业务承办部门、资产管理部门、财务部门(凡文中涉及以上部门时,均由单位细化)的专职或兼职人员组成。
单位纪检、内审部门(凡文中涉及以上部门时,均由单位细化)对政府采购业务实行全程监控。
2、单位政府采购归口管理、业务承办部门，负责拟定政府采购预算计划管理制度、政府采购活动管理制度、政府采购验收管理制度和政府采购内部管理制度。
三、政府采购业务预算与计划控制1、单位业务承办、财务部门,根据实际需求和相关标准编制政府采购预算，按照已批复的预算安排政府采购计划，实现预算控制计划，计划控制采购，采购控制支付。
2、年初收支预算时，单位业务承办部门应将涉及政府采购项目的有关内容，根据政府采购目录规定，细化到具体货物、工程和服务，财务部门按批准的收支预算单独编制年度采购预算。
3、单位业务承办部门应在政府采购预算指标批准范围内分季提交本部门的政府采购计划，送财务部门汇总。
政府采购业务管理制度(6篇)
政府采购业务管理制度（6篇）政府采购业务管理制度（通用6篇）政府采购业务管理制度篇1为了提高学校经费使用效率，合理采购，杜绝浪费，经学校行政会研究决定，特制定如下物资采购管理制度，请遵照执行。
学校物资和办公用品实行“请购——审批——采购——验收——保管——领用（借用）——维修”一条龙制度。
一、请购1、各科教师凡要采购教学用品、教学设备等，均应填写物品采购申请表。
特殊情况应事先征得校长或总务主任同意后，并及时补填物品采购申请表。
2、各班主任一般应在开学初制定采购计划，报总务主任统筹安排。
二、审批凡请购学校办公用品者，均应由学校校长审批。
三、采购1、购买仪器、设备、材料等各种物品，由总务处按计划统一购买，各使用科室不得自行购买。
在特殊情况下，必须自已购买时，须经校长批准，由总务处验收入库。
2、采购员必须凭领导审批的物品采购申请表采购，特殊情况，如：教学仪器设备可选派内行的同志协助采购，并办理交接验收手续。
3、采购员必须认真负责，确保采购用品的质量，采购的用品必须交总务人员验收、登记、保管。
4、采购员不得将未进库的物品交请购者使用。
四、验收保管员必须严格审核物品采购申请表、发票与采购的物品是否相符，然后验收签名，并登记造册。
五、报销采购员向出纳报销时，发票应有采购员的经办签名，保管员的验收签名及学校领导的签批，同时要把物品采购申请表一齐上缴，出纳员方可给予报销。
六、领用1、所购物品，必须实行登记入帐制度，属固定资产类要填写固定资产增加凭证，属低值易耗品要由学校保管员登记入帐后再领用。
所购物品要切实做到帐帐相符，帐物相符。
2、凡属易耗物品，以不浪费为原则，根据工作需要，由使用者经总务处批准向保管室办理领用登记手续。
七、借用凡属耐用性物品，都应填借条或借用物品登记表，期限一到应及时归还。
1、校内教职工或科室借用，由校长审批出借。
2、校外单位或个人借用，须经学校领导审批，保管室方可出借。
3、若出现人为损坏或遗失，应照价赔偿。
浅析政府采购档案管理工作中存在的问题及对策
浅析政府采购档案管理工作中存在的问题及对策政府采购档案管理是政府采购工作中非常重要的一环，它关乎政府资金的使用和公共资源的保护，对于政府采购活动的合规性和透明度起着至关重要的作用。
在实际工作中，政府采购档案管理也存在着一些问题，这些问题不仅影响了政府采购工作的效率和质量，还可能对政府的形象和合法性造成负面影响。
对政府采购档案管理工作中存在的问题进行深入分析，提出对策，对于改善政府采购档案管理工作具有重要意义。
一、问题分析（一）档案管理制度不完善政府采购档案管理工作中存在的主要问题之一就是档案管理制度不完善。
由于相关法律法规的滞后和制度的不完善，政府采购档案管理工作中存在着很多制度漏洞和盲区，例如档案保管和销毁的规定不明确、档案检索和利用的程序不明确等，这些问题严重影响了政府采购档案管理工作的规范性和专业性。
（二）档案管理人员素质参差不齐政府采购档案管理工作中存在的另一个问题是档案管理人员的素质参差不齐。
一些地方和部门对政府采购档案管理工作重视不够，导致档案管理人员的培训和素质提升工作滞后，一些档案管理员对政府采购法律法规和档案管理知识了解不够深入，业务水平参差不齐，这就容易造成政府采购档案管理工作中出现疏漏和错误。
（三）档案管理工作手续繁琐政府采购档案管理工作中还存在着工作手续繁琐的问题。
在政府采购活动中，涉及到的文件和材料非常繁多，而且有的文件和材料还需要经过多级审核和复印，这就使得档案管理工作变得十分繁琐，容易出现混乱和错误。
政府采购档案管理工作中还存在着监督不力的问题。
一些地方和部门对政府采购档案管理工作的监督不够到位，导致一些违规行为和不规范现象得不到及时纠正，这就给政府采购档案管理工作埋下了隐患。
二、对策建议要加强档案管理人员的培训和素质提升工作。
各级政府和相关部门应当定期组织档案管理人员参加培训和考核，提高其政府采购法律法规和档案管理知识水平，提升其业务水平和管理能力，确保档案管理人员的素质达标。
采购合同的档案管理制度
采购合同的档案管理制度篇一：采购合同的档案管理制度采购档案管人员：负责采购部所有文件的整理及归档。
采购经理：负责采购档案文件调阅、销毁等事项的审批。
归档内容分类：采购内部文件的归档。
采购部工作中需存档的文件，采购订单、应付账款对账单、工作计划、采购计划、入库单、退货单及采购部门相关管理文件资料。
公司其他部门提供的文件归档。
公司其他部门提供的图纸、采购申请单、原材料质量返馈单等相关资料。
外来或外放文件的归档。
供应商资料、采购合同、报价单、对账单联络函或其他与供应商有联系的文件资料。
存储在电脑或其它介质上的资料。
采购部的台账、电子档的文件记录。
档案保存期限：公司内部往来文件需保存3年。
公司外部往来文件需保存5年。
归档要求：归档文件材料应齐全完整，按照文件的自然形成规律保持文件之间的历史联系及真实性。
所有文档均要编号，并建立目录，逐项填写清楚，书写工整。
所有存档文件格式统一，而且有相关部门领导签字或盖章，是有效文件。
采购部档案要有专人、专位的保管。
采购部档案要分类保管并划分档案保管期限。
档案调阅：需查阅或借阅采购部文件时，需向采购部领导汇报，得到批准后借阅，查阅保密文件时，需履行审批手续，得到采购领导签字批准。
查阅档案人员要求严格执行安全和保密制度，不得泄露。
查阅档案应当日归还；摘抄和复制档案资料需经采购经理批准，档案原件不得借出公司外部，如特殊情况借出，必须经理采购经理审批签字。
采购档案管理人员，要及时收取借阅的档案，避免遗失。
档案销毁采购档案保管期限已满或已失效，需要销毁时由采购部档案管理人员提出销毁意见，编制销毁清单，该清单永久保存。
办理销毁手续，必须经由采购经理批准备，方能销毁。
采购档案保管期已满，但其中未了结的债权债务和合同文件，应单独抽出，另行建立档案，由档案管理人员保管到结清债权债务和合同改造完毕为止。
篇二：采购合同的档案管理制度第一章总则一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。
公共资源交易中心档案资料管理制度
公共资源交易中心档案资料管理制度
为使交易中心档案管理工作规范化、制度化，发挥档案资料应有的作用，根据有关法律法规及交易中心实际情况，特制定本制度。
一、归档范围
1、政府采购、建设工程招投标、政府采购和产权、林权土地交易活动中的各类资料；
2、省、市、县各级机关及相关部门下发的各类与招投标工作相关的文件；
3、交易中心的各类文件、制度、会议记录、工作总结、统计报表等；
4、其他需要归档的资料。
二、整理要求
1、所有进场交易项目，均须按照归档资料要求单独制成档案，分类放入档案盒存放，并且按照归档顺序进行排列。
2、归档资料必须齐全、完整、真实，与招投标项目相符合。
3、归档资料应做到字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。
需要报批的要有批准意见。
三、档案保管
1、交易中心所有资料须落实专人管理。
资料应随招投标过程同步形成、收集、整理并及时归档。
2、归档的资料，应放入专门的档案柜内，并做好防潮、防蛀、防火、防盗等工作，严禁查卷人员吸烟，定期进行清卷扫除，加强档案的技术保护，延长档案的使用寿命。
3、档案的保管期限一般为长期。
长期是指档案的保存期限等于该项目的使用寿命。
四、档案使用
1、严格借阅制度。
借阅档案，必须办理借阅登记手续，用后必须及时归还。
2、外单位人员查阅档案，一般需持单位介绍信和本人证件，并办理登记手续，经交易中心领导同意后，方可查阅，查阅过程必须有中心负责档案管理人员在场。
因工作需要复印有关资料，需办理登记手续。
3、借阅档案，不得涂改、损毁、丢失、伪造。
浅析政府采购档案管理工作中存在的问题及对策
浅析政府采购档案管理工作中存在的问题及对策1. 引言1.1 政府采购档案管理的重要性政府采购档案管理是政府采购活动中至关重要的一环，其重要性不可忽视。
政府采购档案是政府行为的重要记录和证明，对于确保政府采购的合法性、合规性和公开透明性起着至关重要的作用。
政府采购档案是政府权力运行的重要依据，是政府行政行为的重要记录和凭证，有利于规范政府行为，保障公共利益。
政府采购档案是政府采购活动日常管理和决策的重要依据，是政府对资源使用和行为的监督和评估的基础，对于提高政府采购活动的效率和整体质量具有重要意义。
政府采购档案管理的重要性在于提高政府采购活动的合法性和透明度，规范政府行为，保障公共利益，提高政府采购活动的效率和质量。
政府需要重视政府采购档案管理工作，建立健全的制度和技术支持，确保政府采购活动的合法性和透明度。
1.2 存在的问题引起了关注在政府采购档案管理工作中存在的问题引起了社会各界的关注。
这些问题的存在不仅会影响政府采购工作的效率和效益，还可能导致公共资源的浪费和滥用。
及时发现并解决这些问题显得至关重要。
档案管理不规范是一个突出的问题。
许多政府机构在采购活动中没有建立完善的档案管理制度，导致档案存储混乱、难以查找、易被篡改等情况普遍存在。
这不仅影响了档案的完整性和可信度，还可能给后续审计和监督带来隐患。
信息化建设滞后也是一个值得关注的问题。
随着科技的不断发展，信息化已经成为提高工作效率和管理水平的重要手段。
一些政府机构在采购档案管理中信息化建设滞后，仍然采用传统的手工操作方式，导致工作效率低下，数据处理不及时和不准确。
数据安全风险也是政府采购档案管理中的一大隐患。
随着数字化时代的到来，大量的敏感信息存储在电子档案中，一旦泄露或被恶意篡改，将对政府机构和公民造成严重损失。
加强数据安全保护成为当前政府采购档案管理工作中迫切需要解决的问题之一。
2. 正文2.1 政府采购档案管理中存在的问题问题一：档案管理不规范。
政府采购管理制度
政府采购管理制度第一条为加强（这里填写单位名称）政府采购的管理，规范采购行为，提高采购效率，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》、《必须招标的工程项目规定》、《政府采购需求管理办法》及呼伦贝尔市财政局政府采购相关规定，制定本制度。
第二条凡使用财政性资金采购的货物、服务和工程类项目均适用本制度。
第三条（这里填写单位名称）政府采购项目必须落实经费来源后方可组织实施。
第四条（这里填写单位名称）进行招标的，适用招投标法。
第五条（这里填写单位名称）成立政府采购领导小组，组长由主任担任，副主任担任副组长，成员由“六部”负责人组成。
领导小组负责建立、完善（这里填写单位名称）政府采购工作制度。
督导各部门政府采购事宜。
（这里填写单位名称）政府采购具体事宜由党政综合部和养护生产部负责（工程招标由养护生产部负责）。
第六条阿拉坦额莫勒公路养护管理处政府采购程序：（一）采购部门提出采购方案，方案内容包括：采购项目、数量、功能需求或主要技术指标、配置和资金来源、采购预算价等；工程类还应包括工程造价预算书。
（二）党政综合部采购人员根据采购方案在政府采购信息系统上填制《采购计划申请表》，报主管部门申请审批。
（三）采购部门根据政府采购项目批准书依法委托或办理政府采购事宜。
（四）确认中标、成交供应商并签订采购合同，履行合同后，采购部门应组织验收，按合同清点数量、进行质量检验并出具验收证明。
（五）采购部门应及时办理固定资产入库或调拨，协助财务科办理固定资产登记手续及政府采购监督管理信息系统合同登记备案工作。
（六）采购部门应将采购计划申请表，政府采购项目批准书、中标通知书（协议供货除外）、合同、发票、验收证明、调拨单作为附件履行签批程序提交财务部门，财务部门据此办理资金支付。
（七）采购部门负责政府采购档案的管理工作及接受监督管理部门的监督检查；第七条呼伦贝尔市本级政府采购集中采购目录的“专用采购项目”由采购人自行选择委托政府集中采购或社会代理机构代理采购。
北京市财政局关于《北京市政府采购项目档案管理暂行办法》的补充通知-京财采购[2007]1705号
![北京市财政局关于《北京市政府采购项目档案管理暂行办法》的补充通知-京财采购[2007]1705号](https://img.taocdn.com/s3/m/709e571dcd1755270722192e453610661ed95a28.png)
北京市财政局关于《北京市政府采购项目档案管理暂行办法》的补充通知
正文：
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 北京市财政局关于《北京市政府采购项目档案管理暂行办法》的补充通知
(京财采购〔2007〕1705号)
市属各单位、北京市政府采购中心及采购代理机构：
为加强北京市本级政府采购项目档案的管理，结合北京市财政局部分处室职能调整后的工作，根据“政府采购管理系统”启用后市本级政府采购项目档案资料的变化，进一步明确存档资料的目录，确保档案管理工作的顺利进行。
现将有关问题补充通知如下：
一、市本级政府采购项目档案管理工作继续执行《北京市政府采购项目档案管理暂行办法》；
二、政府采购监督管理部门、采购人和采购代理机构根据采购方式建立市本级政府采购项目档案，需参照《市本级政府采购项目档案目录》（附件）；
三、属于政府采购监督管理部门保存的市本级政府采购项目档案资料全部报送北京市财政局部门预算处室；
四、市本级政府采购项目的合同由采购人报送北京市财政局部门预算处室，北京市政府采购办公室不再收取、保存市本级政府采购项目的合同。
请遵照执行。
执行中如有问题，请及时函告北京市政府采购办公室。
附件（略）
二○○七年八月一日
——结束——。
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政府采购中心档案管理制度
第一章 总 则
第一条 为加强政府采购档案管理，有效保护和利用政府采
购档案资源，根据《中华人民共和国政府采购法》和《中华人
民共和国档案法》的有关规定，结合我县实际情况，制定本制
度。
第二条 本制度所称的档案，是指采购中心开展政府采购业
务时，根据法律规定，必须保存的有关文件、图表、声像等不
同形式的各种记录。档案资料除特殊情况外均要求为原件。
第三条 政府采购档案是反映政府采购活动的重要记录。采
购中心在管理、组织实施政府采购活动中形成的文件材料，都
应归入政府采购档案，并保证档案资料的真实性、完整性和有
效性，不得伪造、变造、隐匿或者擅自销毁。
第二章 政府采购档案的内容
第四条 政府采购档案具体包括：
（一）项目的前期准备材料。
1.采购项目计划书；
2.采购项目计划批复书（含采购方式批复书）；
3.委托代理协议；
4.招标文件论证资料；
5.招标文件确认函；
（二）项目的招标（询价、谈判等）文件材料。
1.已发出采购文件（包括招标、询价、竞争性谈判、单一
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来源采购的有关文件、资料、样本、图纸等）；
2.已发出采购文件的必要澄清或修改的文件；
3.采购公告（包括招标公告、邀请招标函、询价函或者谈
判邀请函等）；
4.购买招标（谈判、询价等）文件的登记记录（包括不足
三家的情况记录）；
5.供应商的资格审查情况报告；
6.邀请招标的供应商邀请过程记录；
7.询价及竞争性谈判的邀请对象确定理由等材料；
8.答疑会议记录和纪要；
9.现场踏勘记录；
10.缴交投标保证金情况表；
（三）项目的开标文件材料。
1.收取投标文件的登记记录；
2.参加开标会议的供应商签到名单（或开标情况确认表）；
3.开标会议议程（含主持人、唱标人、监标人名单）；
4.开标时间、地点、过程的有关记录；
5.评审专家形成过程和名单；
6.投标人不足三家的废标材料记录；
7.不足三家申请继续开标的有关申请、审批材料。
（四）项目的投标（报价等）文件材料。
1.投标文件的正本（包括投标、报价、竞争性谈判、单一
来源采购的文件、资料等）；
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2.已提交投标文件的补充、修改或已经撤回的文件记录；
（五）项目的评审文件材料。
1.项目评标小组（询价小组、谈判小组）组成人员、监督
人员及有关工作人员签到表；
2.评审过程记录及打分表；
3.评审报告及附件；
4.项目废标报告及处理意见；
5.评审纪律材料；
6.现场监控录音、录像材料；
（六）项目的中标文件材料。
1.确定采购供应商的文件材料（含采购人对采购结果的确
定文件、采购结果通知书等）；
2.质疑投诉处理材料（包含供应商质疑书、采购中心质疑
答复、投诉处理决定等材料）；
（七）项目采购阶段的文件资料。
1.政府采购项目合同（包括合同的订立、补充、修改、终
止执行等）；
2.项目的验收文件材料；
3.资金支付文件及证明；
（八）其他文件材料。
1.项目工作总结；
2.项目效益评估书；
3.其他与采购项目、采购过程及采购项目完成情况有关的
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文件材料。
第三章 政府采购档案归集
第五条 政府采购合同签订后，一般应在三个月内，由项目
责任人将该计划的全套文件材料进行收集整理。因故不能按期
整理的，应由责任人做出书面说明，档案管理人员应定期催办。
整理的档案应包括该计划的全部文件材料和记录，包括图纸、
效果图、磁带、光盘、磁盘等载体的各类文件材料。采购现场
监控系统录制的音像资料，可作为辅助档案资料保存。
第六条 政府采购档案不符合要求的，责任人应尽快补齐相
应材料，保证档案的完整、真实、有效。政府采购档案需要补
齐时，由相应责任人整理有关文件材料，说明补齐原因及有关
信息。
第四章 政府采购档案的管理
第七条 政府采购中心依法做好政府采购档案管理工作，指
定专人负责政府采购档案的管理并建立岗位责任制度。
第八条 档案管理人员应加强归档档案的管理，在政府采购
合同签订、交付验收和结算完成后，按照归档内容要求，负责
收集、整理、立卷、装订、编制目录，并保证政府采购档案的
标识清晰有效，确保政府采购档案安全保管、存放有序、查阅
方便。
第九条 政府采购档案按照年度编号顺序进行组卷，卷内档
案材料按照政府采购工作流程排列。
第十条 政府采购档案文件材料用纸规格一律采用国际标
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准A4纸。大型工程图纸、设计效果图、光盘、磁盘等无法装订
成册的可在档案中统一编页，单独保存。档案包装应使用无酸
卷皮卷盒。
第十一条 政府采购档案的保存期限为从采购结束之日起
至少十五年。
第五章 政府采购档案的使用和销毁
第十二条 查阅、复印政府采购档案，应经过单位负责人批
准后，由档案管理人员抽调档案，交查阅人查阅；需复印的，
由档案管理人员按指定页码复印。
第十三条 外借政府采购档案，应经过单位负责人批准后方
可办理外借手续，外借时间一般不超过三天。 外借档案归还时，
档案管理人员应按外借时登记的内容核查档案，并办理归还手
续。
第十四条 档案使用者应对档案的保密、安全和完整负责，
不得传播、污损、涂改、转借、拆封、抽换。
第十五条 保管期满的政府采购档案，应按以下程序销毁：
（一）档案管理人员提出档案销毁清单及销毁意见，并登
记造 册；
（二）销毁意见报单位负责人审核批准，同时报同级政府
采购监管部门和档案行政管理部门备案；
（三）销毁政府采购档案时，应邀请政府采购管理部门人
员参加现场监销；
（四）销毁政府采购档案前，销毁单位和参加现场监销人
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员，应认真核对清点销毁的档案，销毁后应在销毁清册上签名。
第六章 监督检查
第十六条 政府采购监督管理部门负责政府采购档案工作
的指导、监督和检查。
第十七条 采购中心应积极配合政府采购监督管理部门对
其政府采购档案的检查。
二OO八年八月