政府采购中心档案管理制度
档案管理规定采购(3篇)
第1篇一、引言档案管理规定采购是指为实现档案管理工作的规范化、科学化、现代化，提高档案管理效率和质量，确保档案安全，依据国家有关法律法规和政策，对档案管理所需设备、材料、服务等进行采购的行为。
为规范档案管理规定采购工作，提高采购效率，确保采购质量，特制定本规定。
二、采购原则1. 合法原则：严格按照国家有关法律法规和政策进行采购。
2. 公平原则：公开、公正、公平地进行采购。
3. 效率原则：提高采购效率，缩短采购周期。
4. 质量原则：确保采购设备、材料、服务符合档案管理要求。
5. 经济原则：在保证质量的前提下，降低采购成本。
三、采购范围1. 档案保管设备：档案柜、密集架、档案架、档案盒、档案袋等。
2. 档案保护设备：防潮、防霉、防火、防盗、防虫等设备。
3. 档案数字化设备：扫描仪、扫描软件、服务器、存储设备等。
4. 档案管理软件：档案管理系统、电子档案管理系统等。
5. 档案服务：档案整理、档案数字化、档案咨询等。
四、采购程序1. 需求调查：根据档案管理工作需要，制定采购计划，明确采购范围、数量、质量、价格等要求。
2. 招标公告：在指定媒体发布招标公告，明确招标条件、时间、地点等。
3. 投标：符合招标条件的供应商按照要求提交投标文件。
4. 开标、评标：成立评标委员会，对投标文件进行评审，确定中标供应商。
5. 签订合同：中标供应商与采购单位签订采购合同。
6. 交付：中标供应商按照合同约定交付设备、材料、服务。
7. 验收：采购单位对交付的设备、材料、服务进行验收，确认合格后支付货款。
8. 退换货：如发现设备、材料、服务存在问题，可按照合同约定进行退换货。
五、采购要求1. 设备、材料、服务应满足档案管理要求，具有合格的质量认证。
2. 设备、材料、服务应具有较好的性能、稳定性和耐用性。
3. 设备、材料、服务应具备良好的售后服务保障。
4. 设备、材料、服务价格应合理，符合市场行情。
5. 设备、材料、服务供应商应具备合法的经营资格。
浅析政府采购档案的管理
浅析政府采购档案的管理【摘要】政府采购档案管理在政府采购活动中起着至关重要的作用。
本文从法律依据、基本原则、流程制度、实施难点、监督与责任等方面对政府采购档案管理进行了浅析。
政府采购档案管理的法律依据是政府采购法等相关法律法规，其基本原则包括合法、公正、诚信、效率等。
政府采购档案管理的流程和制度需要建立健全的档案管理体系，确保档案的完整性和真实性。
在实施过程中，可能会面临着诸多难点，如信息化水平不足、数据保护等问题。
政府采购档案管理的监督与责任也是至关重要的，需要建立有效的监督机制和责任体系。
对于政府采购档案管理的改进建议包括加强信息化建设、加大监督力度、强化责任追究等方面，以进一步提升政府采购档案管理水平。
【关键词】政府采购档案管理、法律依据、基本原则、流程、制度、实施难点、监督、责任、改进建议。
1. 引言1.1 政府采购档案管理的重要性政府采购档案管理的重要性体现在多个方面。
政府采购档案是政府采购活动的重要记录和证据，是政府决策的依据和保障。
良好的档案管理可以确保政府采购活动的合法、合规性，防止腐败和滥用职权的发生。
政府采购档案的管理有助于提高政府采购的效率和质量。
通过合理、规范的档案管理制度，可以推动政府采购工作的规范化、标准化，提高资源利用效率，降低行政成本。
政府采购档案的管理还有利于保护公共利益和维护社会稳定。
政府采购档案记录了政府采购活动的全过程和结果，可以为调查处理违法违规行为提供有力依据，有助于加强对政府行为的监督和约束，维护社会公平正义。
加强政府采购档案管理，提高档案管理水平和效率，对于促进政府采购工作的规范发展和维护社会公共利益具有重要意义。
2. 正文2.1 政府采购档案管理的法律依据政府采购档案管理的法律依据主要包括《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国档案法》。
《政府采购法》规定了政府采购的基本原则和程序，明确了政府采购的范围和对象，对政府采购档案的管理提出了具体要求。
政府采购档案管理规定
政府采购档案管理规定 Document serial number【LGGKGB-LGG98YT-LGGT8CB-LGUT-政府采购档案管理制度一、目的为规范政府采购代理资料的分类组卷及归档内容，严格政府采购代理资料的管理，制定本规定。
二、适用范围本规定适用于公司所有政府采购代理资料的归档管理。
三、组卷及归档要求1、以项目工程组卷归档2、卷内文件按相应的时间或序号依次归档3、文件纸张大小为A4。
字迹使用不易褪色的笔书写。
4、首卷应列入总目录、各分卷分册的目录，各分卷分册另加本卷、册的目录。
5、封面、封底纸张由办公室统一提供。
6、按国家档案管理规定要求分册装册。
四、政府采购档案具体包括：（一）政府采购预算执行文件1．政府采购预算表；2．政府采购计划申报表和审核表；3．有关政府采购预算和计划的其他资料。
（二）政府采购前期准备文件1．委托代理采购协议书；2．核准采购进口产品的相关审批资料；3．自行组织采购的申请及批复资料；4．采购方式变更申请及批复；5．采购文件及采购人确认记录，包括评标办法、评标细则、评标纪律等有关文件、资料；6．采购公告、资格预审公告及其变更事项；7．获取采购文件或资格预审文件的供应商名单登记表；8．专家咨询论证会记录；9．已发出采购文件或资格预审文件的澄清、修改说明和答疑记录；10．供应商资格审查情况报告；11．评审专家名单及抽取记录；12．库外专家使用备案审核表。
（三）政府采购开标（含谈判、询价）文件1．采购响应文件及有关资料等；2．在递交采购响应文件截止时间前供应商对递交的采购响应文件进行补充、修改或撤回的记录；3．采购项目样品送达记录；4．接受供应商投标或谈判的记录；5．开标一览表；6．开标（谈判、询价）过程有关记录；7．开标（谈判、询价）过程中其他需要记载的事项。
（四）政府采购评审文件1．评审专家签到表及现场监督人员签到表；2．评审专家评审工作底稿等评审过程记录；3．供应商的书面澄清记录；4．评标或谈判报告，包括无效供应商名单及说明、中标（成交）候选供应商名单等; 5．经监督人员签字的现场监督审查记录；6．评审过程中其他需要记载的事项。
政府采购档案管理
政府采购档案管理提高对政府采购工作的重视，完善政府采购制度，应用电子信息技术对档案进行电子化管理，及时总结档案管理工作中出现的问题，并提出切实有效的改善措施，以促进政府采购档案管理工作的开展。
那么具体应该如何加强政府采购档案的管理呢？政府采购是一项巨大的、精细化的工程，全方位、多层面的真实记录和反映其活动过程，形成完整、科学的档案资料，对于政府采购来说具有深远的历史现实意义。
政府采购档案是反映采购程序、记载采购过程、维护采购权益的重要资料，是政府采购管理工作中形成的文字、图表、声像、纸质、磁盘等不同介质载体的真实记录，包括采购项目实施过程中形成的各种文件资料，是采购活动的全程见证。
政府采购项目档案整理目录一般有中标通知书、政府采购合同、中标(成交)公告、资金审批表、采购文件备案表、采购文件、投标保证金收付明细表、开标会议签到册、投标文件接收记录表、投标文件密封、标记确认单、资格证明、技术部分评分汇总表、开标记录表、最终报价表、评分表、评标报告、投标文件等，要结合采购项目的具体采购方式制作相应的档案整理目录。
一、政府采购档案管理的重要作用政府采购档案有着重要作用，它是政府采购当事人在采购活动时所保留下来的，并且有必要较长时间保存，同时有着极其重要参考价值的，较有说服力的原始资料的总的称呼。
首先，它的存在可以解决政府采购中一些有争议的问题，并且可以为统计归档提供有力的依据。
其次，政府采购档案可以有效确保政府采购程序的平稳运行，做到采购过程有据可查。
最后，政府采购档案可以为反腐倡廉以及加强政府的管理工作提供依据。
二、政府采购档案管理现状档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，档案管理工作是政府采购工作的重要组成部分，《政府采购法》有效规范了政府部门的采购行为，但其配套的档案管理制度却相对滞后，制约着政府采购工作的进行。
第一，主体不明。
《政府采购法》中规定采购人、采购代理机构应当保存政府采购文件，但尚未对保存的责任主体进行明确。
政府采购档案管理办法
青岛市财政局文件青财采〔2010〕10号青岛市财政局关于印发《青岛市政府采购项目档案管理办法》的通知市直各单位、各区市财政局、各政府采购代理机构：现将《青岛市政府采购项目档案管理办法》印发给你们，望认真遵照执行。
二○一○年八月十日1青岛市政府采购项目档案管理办法第一章总则第一条为加强政府采购项目档案管理，有效保护和利用政府采购项目档案资源，根据《中华人民共和国政府采购法》、《青岛市档案管理条例》和《青岛市政府采购工作流程管理暂行规定》等有关规定，结合实际情况，制定本办法。
第二条本办法适用于青岛市政府采购项目档案的收集、整理、移交和管理等。
第三条政府采购项目档案是指在政府采购活动过程中形成的文字材料、图纸、图表及声象资料等，包括纸质、磁盘、光盘等不同媒质载体的各类记录。
第四条各级政府采购监督管理部门负责指导、监督和检查本级政府采购项目档案管理工作。
第二章政府采购项目档案的收集、整理与归档第五条政府采购项目档案资料具体包括：（一）项目开标前文件材料1.政府采购预算及计划、采购预算追加及调整的资料；2.采购方式审批、采购文件论证或预审等材料；3.政府采购项目的采购委托代理协议书；24.采购公告（包括招标采购信息预告、变更公告以及邀请招标资格预审公告等）；5.招标文件（含公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源、询价采购方式，下同）及对其进行必要澄清、修改的文件或情况说明；6.供应商领取招标文件的记录（包括潜在投标人不足三家的情况记录）；7.对投标或被邀请供应商资格预审的审查情况。
8.其他报批手续材料。
（二）项目开标文件材料1. 投标文件（含公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源、询价五种方式，下同）及其补充、修改或撤回的记录；2. 投标文件递交记录；3.参加开标的招标人、专家、供应商及监督人员签到名单；4.开标一览表；5.文件密封情况、开标现场过程及开标结果的公证文书；（三）项目评审文件资料1.评审专家抽取记录及名单；2.评审委员会工作文件和有关资料，包括评审委员会主任或评审小组组长的推选结果、评审办法、评审细则、评审纪律等；3.评委的评审记录、评分表、评分汇总表；4.评审报告、中标（成交）候选供应商排序表；5.项目废标报告或开标现场采购方式变更申请、审批材料；3（四）项目中标（成交）和履约文件资料1.采购结果公告记录；2.中标（成交）通知书；3.依法变更采购结果的记录；4.项目合同的签订、补充、修改、中止或终止执行材料，项目合同的履约验收材料；5.资金拨付申请、结算付款等财务会计文件材料；（五）其它文件材料1.供应商质疑材料、处理过程记录及答复；2.供应商投诉书、投诉处理有关文书、投诉处理决定；3.其它与采购项目相关的需要存档的资料。
政府采购档案管理制度
政府采购档案管理制度一、引言政府采购是国家行政行为的重要组成部分，涉及面广，影响深远。
政府采购档案管理是政府采购活动的重要环节之一，在整个政府采购过程中扮演着至关重要的角色。
政府采购档案管理制度是对政府采购档案进行全面、规范、科学管理的一套制度体系，是国家的行政管理体制的必要组成部分，对于保障政府采购活动的合法、公正、透明，提高政府采购管理水平，实现政府采购档案的保存、利用、开放、管理等方面具有十分重要的意义。
二、政府采购档案的定义政府采购档案是指政府采购活动产生的各种文件、记录、资料以及有关的电子数据等，是政府采购活动的重要记录和证明材料。
政府采购档案包括政府采购的招标文件、投标文件、合同文书、验收报告、结算单据、评审意见、报批报告、档案管理记录、监督检查报告以及其他与采购活动有关的文件和资料。
三、政府采购档案管理的重要性政府采购档案管理是政府采购活动的重要组成部分，对于保障政府采购活动的合法、公正、透明，提高政府采购管理水平具有重要意义。
首先，政府采购档案是政府采购活动的重要记录和证明材料，对政府采购活动的合法性、公正性和透明性具有重要价值。
其次，政府采购档案是政府采购活动的管理工具，是政府采购活动的重要依据和依据，对政府采购活动的管理和监督具有重要价值。
第三，政府采购档案是政府采购活动的信息资源，是政府采购活动的重要信息资源，对政府采购活动的信息化建设和管理具有重要价值。
第四，政府采购档案是政府采购活动的知识宝库，是政府采购活动的重要知识资源，对政府采购活动的提高管理水平和效益具有重要价值。
四、政府采购档案管理制度的基本要求政府采购档案管理制度是对政府采购档案进行全面、规范、科学管理的一套制度体系，是国家的行政管理体制的必要组成部分。
政府采购档案管理制度应当满足以下基本要求：1.规范性。
政府采购档案管理制度应当具备一定的规范性和约束力，能够对政府采购档案进行全面、规范、科学的管理。
2.科学性。
采购代理档案管理制度
一、总则为了规范采购代理档案管理，确保采购代理工作顺利进行，提高采购代理工作效率和质量，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于我单位所有采购代理项目，包括但不限于货物、工程、服务等采购项目。
三、档案管理职责1. 采购代理部门负责采购代理档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。
2. 采购代理部门负责人对采购代理档案管理工作全面负责，确保档案的完整、准确、安全和保密。
3. 采购代理部门工作人员应按照本制度要求，认真履行职责，做好档案管理工作。
四、档案收集1. 采购代理项目启动前，采购代理部门应收集以下档案资料：（1）采购项目申请报告；（2）采购项目预算；（3）采购项目可行性研究报告；（4）采购方式审批文件；（5）采购文件论证或预审材料；（6）采购公告、招标文件等。
2. 采购代理项目实施过程中，采购代理部门应收集以下档案资料：（1）供应商资格预审材料；（2）投标文件、报价单；（3）评标委员会名单及评标记录；（4）中标通知书、合同；（5）验收报告、结算报告等。
五、档案整理与归档1. 采购代理部门应按照档案管理要求，对收集到的档案资料进行分类、整理、编号。
2. 档案资料应按照时间顺序、项目类别、文件类型等进行排列，便于查阅和利用。
3. 采购代理项目结束后，采购代理部门应及时将整理好的档案资料归档。
六、档案保管1. 采购代理档案应按照保密要求，采取妥善保管措施，确保档案的完整、准确、安全和保密。
2. 采购代理档案的保管期限按照国家有关法律法规和项目性质确定。
3. 采购代理档案的保管责任由采购代理部门负责人和档案管理员共同承担。
七、档案利用1. 采购代理档案的利用，应遵循真实性、准确性、完整性和保密性原则。
2. 采购代理档案的查阅、复制，应经采购代理部门负责人批准。
3. 采购代理档案的利用，不得损害国家利益、公共利益和他人的合法权益。
2023年中国政府采购档案管理制度
2023年中国政府采购档案管理制度随着社会的不断发展和进步，政府采购在经济建设和社会管理中起着至关重要的作用。
为了提高政府采购的透明度、公正性和效率，中国政府于2023年出台了全新的档案管理制度。
本文将详细介绍2023年中国政府采购档案管理制度的主要内容、目标和意义。
一、管理制度的主要内容1. 档案归档要求：根据政府采购的特点和需求，所有政府采购活动相关的档案都必须按照一定规范进行归档。
档案的归档内容包括采购计划、采购公告、招标文件、评标报告、合同文件、付款凭证等。
2. 档案管理流程：政府采购档案管理采用全程在线化管理，实现信息化、智能化管理。
所有档案材料必须按照要求通过电子化方式进行归档、传输、存储和查询，并建立起健全的档案管理系统。
3. 档案保存时间：政府采购档案的保存时间根据不同类型的档案而有所不同，但一般不少于十年。
对于一些重要的档案，可以酌情延长保存时间，并确保档案的完整性和可查询性。
二、目标与意义1. 提高透明度和公正性：政府采购档案管理制度的实施将有效提高政府采购的透明度和公正性，有利于遏制腐败现象的发生，维护政府采购市场的公平竞争环境。
2. 增强监督和审计效果：通过档案管理制度，政府采购的各个环节都将有据可查，有助于加强对政府采购过程的监督和审计，提高监管效果，减少资源浪费和违规行为。
3. 优化采购决策和效率：政府采购涉及巨额资金和重要工程，档案管理制度的实施可以提供全面的数据和信息支持，为决策者提供科学依据，有效提升政府采购的效率和质量。
4. 保护合法权益和证据权重：政府采购档案管理制度的建立为各方当事人提供了有效的证据保障和合法权益的维护，任何违法行为都将留下明确的证据链，便于维权和法律追究。
综上所述，2023年中国政府采购档案管理制度的出台对改善政府采购环境、提高采购质量、保障公平竞争具有重要意义。
通过全面推行档案管理制度，政府采购将更加公开透明、有效高效，为经济建设和社会发展注入强大的动力。
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政府采购中心档案管理制度
第一章总则
第一条为加强政府采购档案管理，有效保护和利用政府采购档案资源，根据《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国档案法》的有关规定，结合我县实际情况，制定本制度。
第二条本制度所称的档案，是指采购中心开展政府采购业务时，根据法律规定，必须保存的有关文件、图表、声像等不同形式的各种记录。
档案资料除特殊情况外均要求为原件。
第三条政府采购档案是反映政府采购活动的重要记录。
采购中心在管理、组织实施政府采购活动中形成的文件材料，都应归入政府采购档案，并保证档案资料的真实性、完整性和有效性，不得伪造、变造、隐匿或者擅自销毁。
第二章政府采购档案的内容
第四条政府采购档案具体包括：
（一）项目的前期准备材料。
1.采购项目计划书；
2.采购项目计划批复书（含采购方式批复书）；
3.委托代理协议；
4.招标文件论证资料；
5.招标文件确认函；
（二）项目的招标（询价、谈判等）文件材料。
1.已发出采购文件（包括招标、询价、竞争性谈判、单一来源采购的有关文件、资料、样本、图纸等）；
2.已发出采购文件的必要澄清或修改的文件；
3.采购公告（包括招标公告、邀请招标函、询价函或者谈判邀请函等）；
4.购买招标（谈判、询价等）文件的登记记录（包括不足三家的情况记录）；
5.供应商的资格审查情况报告；
6.邀请招标的供应商邀请过程记录；
7.询价及竞争性谈判的邀请对象确定理由等材料；
8.答疑会议记录和纪要；
9.现场踏勘记录；
10.缴交投标保证金情况表；
（三）项目的开标文件材料。
1.收取投标文件的登记记录；
2.参加开标会议的供应商签到名单（或开标情况确认表）；
3.开标会议议程（含主持人、唱标人、监标人名单）；
4.开标时间、地点、过程的有关记录；
5.评审专家形成过程和名单；
6.投标人不足三家的废标材料记录；
7.不足三家申请继续开标的有关申请、审批材料。
（四）项目的投标（报价等）文件材料。
1.投标文件的正本（包括投标、报价、竞争性谈判、单一来源采购的文件、资料等）；
2.已提交投标文件的补充、修改或已经撤回的文件记录；
（五）项目的评审文件材料。
1.项目评标小组（询价小组、谈判小组）组成人员、监督人员及有关工作人员签到表；
2.评审过程记录及打分表；
3.评审报告及附件；
4.项目废标报告及处理意见；
5.评审纪律材料；
6.现场监控录音、录像材料；
（六）项目的中标文件材料。
1.确定采购供应商的文件材料（含采购人对采购结果的确定文件、采购结果通知书等）；
2.质疑投诉处理材料（包含供应商质疑书、采购中心质疑答复、投诉处理决定等材料）；
（七）项目采购阶段的文件资料。
1.政府采购项目合同（包括合同的订立、补充、修改、终止执行等）；
2.项目的验收文件材料；
3.资金支付文件及证明；
（八）其他文件材料。
1.项目工作总结；
2.项目效益评估书；
3.其他与采购项目、采购过程及采购项目完成情况有关的文件材料。
第三章政府采购档案归集
第五条政府采购合同签订后，一般应在三个月内，由项目责任人将该计划的全套文件材料进行收集整理。
因故不能按期整理的，应由责任人做出书面说明，档案管理人员应定期催办。
整理的档案应包括该计划的全部文件材料和记录，包括图纸、效果图、磁带、光盘、磁盘等载体的各类文件材料。
采购现场监控系统录制的音像资料，可作为辅助档案资料保存。
第六条政府采购档案不符合要求的，责任人应尽快补齐相应材料，保证档案的完整、真实、有效。
政府采购档案需要补齐时，由相应责任人整理有关文件材料，说明补齐原因及有关信息。
第四章政府采购档案的管理
第七条政府采购中心依法做好政府采购档案管理工作，指定专人负责政府采购档案的管理并建立岗位责任制度。
第八条档案管理人员应加强归档档案的管理，在政府采购合同签订、交付验收和结算完成后，按照归档内容要求，负责收集、整理、立卷、装订、编制目录，并保证政府采购档案的标识清晰有效，确保政府采购档案安全保管、存放有序、查阅方便。
第九条政府采购档案按照年度编号顺序进行组卷，卷内档案材料按照政府采购工作流程排列。
第十条政府采购档案文件材料用纸规格一律采用国际标
准A4纸。
大型工程图纸、设计效果图、光盘、磁盘等无法装订成册的可在档案中统一编页，单独保存。
档案包装应使用无酸卷皮卷盒。
第十一条政府采购档案的保存期限为从采购结束之日起至少十五年。
第五章政府采购档案的使用和销毁
第十二条查阅、复印政府采购档案，应经过单位负责人批准后，由档案管理人员抽调档案，交查阅人查阅；需复印的，由档案管理人员按指定页码复印。
第十三条外借政府采购档案，应经过单位负责人批准后方可办理外借手续，外借时间一般不超过三天。
外借档案归还时，档案管理人员应按外借时登记的内容核查档案，并办理归还手续。
第十四条档案使用者应对档案的保密、安全和完整负责，不得传播、污损、涂改、转借、拆封、抽换。
第十五条保管期满的政府采购档案，应按以下程序销毁：（一）档案管理人员提出档案销毁清单及销毁意见，并登记造册；
（二）销毁意见报单位负责人审核批准，同时报同级政府采购监管部门和档案行政管理部门备案；
（三）销毁政府采购档案时，应邀请政府采购管理部门人员参加现场监销；
（四）销毁政府采购档案前，销毁单位和参加现场监销人员，应认真核对清点销毁的档案，销毁后应在销毁清册上签名。
第六章监督检查
第十六条政府采购监督管理部门负责政府采购档案工作的指导、监督和检查。
第十七条采购中心应积极配合政府采购监督管理部门对其政府采购档案的检查。
二OO八年八月。