第六讲+文书处理工作

d.对下级机关请示件的承办——根据领导的 批示： 或拟文批复请示单位和部门（转入公文 制发程序）； 或电话回复请示单位和部门（准确传达 和解释领导的批示意见并做好电话记录）； 或口头答复请示单位和部门（在请示件 或呈批签中将口头答复情况详加注明）。 对下级的请示，上级机关的秘书部门和 秘书人员务必快办、快复，不得延误！
C.拟办、批办 a.拟办与批办的区别和联系 “需要办理的公文，文秘部门应当及 时提出拟办意见送领导人批示，或者交有 关部门办理。” ——《国家行政机关公文处理办法》
拟办，就是秘书部门或秘书人员对 需要办理的来文提出办理的意见和建 议，供领导批办时参考。
批办，则是指机关负责人根据文件内 容和拟办意见，对文件的办理作出批示。 它是承办的主要依据。批办属于文书处 理中的决策活动，一般由机关领导人负 责；有些文件的批办也可由秘书长或办 公厅（室）主任负责。 （讨论：拟办也是文书处理中的决策 活动吗？为什么？拟办对批办起什么作 用？） （练习：如果您是职大校长办秘书， 请对人文学院关于组织游览市容的请示 写一个30—50字的拟办意见）
行文关系与行文制度
B.行文制度：机关行文必须共同遵守 的办文规程和准则。主要有6种—— a.相互行文制度。 b.联合行文制度。 c.逐级行文制度。 d.文稿代拟制度。 e.一文一事制度。 f.公开行文制度。
案例二则
1，某市卫生局向市委、市政府呈报 了《关于我市艾治病防治情况及有关 问题的报告》。但公文报出后其所反 映的问题未能及时得到解决。从文书 工作角度，您认为责任在谁？ 2，五一前夕，市政府向驻乌所有县级 以上单位发出关于正确悬挂国旗的通 知。有些自治区、兵团及中央部门所 属单位认为行文有误。您看呢？
• D.承办、催办 承办——根据领导者的批办意见， 具体办理文件中提出的有关事项。 这是办文过程中最重要的环节之一， 是落实领导批示的关键一环。 秘书承办公文的范围主要有5： a.对上级机关来文的承办。3种方法： ——传达； ——转发； ——翻印。
b.对上级领导人批件的承办——收到 批件后，立即呈送本级领导人阅示， 并按照本级领导人的批示意见，迅速 转交有关部门、单位或人员办理。大 事、急事应提出办理时限，并将办理 结果报上级机关。 C.对本级领导人批件的承办——秘书 应严格按照领导人批示的意见办理， 或将批件转交、传达给有关单位。批 示的办理落实情况，要及时报领导。 做到件件有着落、有回音。
E.立卷、归档
关于立卷 a.概念——立卷是指将办理完毕的文书按 照一定的方式分类组合，进行保管的过程。
“公文办完后，应当根据《中华人民 共和国档案法》和有关规定，及时将公文 定稿、正本和有关材料整理立卷。电报随 同文件一起立卷。” ——《国家行政机关公文处理办法》
b.基本要求 ——立卷要按照机关活动的规律， 保持文件之间的历史联系； ——立卷要以本机关工作中形成的 文件为主； ——立卷的文书要齐全、完整，能 够真实地反映机关活动的历史面貌； ——立卷要便于保管、查找和利用。
第六讲
文书工作
本 讲 要 点
A.文书与文 书工作的概念 B.文书工作的 五大作用 C.文书工作的 六项原则 D.行文关系与 行文制度
概 述
发文处理
A.交拟与拟稿 B.审核与签发 C.印制与校对 D.用印与登记 E.封发与传递
收文处理
A.收文与阅文 B.筛选与传阅 C.拟办与批办 D.承办与催办 E.立卷与归档
三、
收文处理
三、 收文处理
• （一） 收文处理5环节 收文 筛选 拟办 承办 立卷
阅文
传阅
批办
催办
归档
• （二） 各环节操作程序与注意事项 A.收文、阅文： a.收文。包括签收、分类、登记3流程。 检查、清点无误后方可签字。
对所收文件进行正确分类。 收 文 分 类
a.上级机
关请示、 关指令性 平行及不 和指导性 相隶属机 文件 关商洽件
（二）文书工作的作用
• 文书工作是一项专业性、综合性和机要性 都很强的工作。做好文书工作，对于改进 文风、消除“文山”，提高办公效率，具 有重要的意义。 • 五项作用： A.可以提高文书的质量； B.可以控制文书的总量； C.可以加快文书的运转； D.可以确保文书的安全； E.可以促进档案的管理和利用。
关于审核的要求也已在上一讲详细介绍 过。主要是抓住文稿内容、体式、行文规 则，进行综合审查与核定。 签发，是指机关领导人对已审核的文稿 进行审批，签署表示核准发出的意见。它 是文稿形成定稿的最后环节，也是保证公 文质量的最后关口。因此也是制发公文的 决定性环节。 关于公文签发的权限。 签发文书3项要求（认真；明确；规范）
• 关于催办
a.概念：催办——秘书对有关单位和部 Nhomakorabea 公文承办情况进行检查和督促，使公文 及时得到办理的活动。催办是避免办事 拖拉、防止公文积压和“公文旅行”、 提高办文效率的重要措施和有力保障。
“送领导人批示或交有关部门办理的 公文，文秘部门要负责催办、查办，做到 紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点 催办、查办，一般公文定期催办、查办。 对下发的公文，应及时了解和反馈执行情 况。” ——《国家行政机关公文处理办法》
拟
阅示件
办
文
件
建议件
下级报告未 要求批转但 似应批转； 下级报告要 求批转但似 不必批转
阅办件
分3种情况 提出办理意 见；转部门 办理；事情 重要待汇报
分3种情况 领导阅批后 传达办理； 部分领导研 究处理；领 导集体研究
分2种情况
• C.批办意见的内容： 该文由何单位（部门）、何人负责 办理； 如何办理、办到何程度； 对下级请示予以答复的原则性意见； 重要文件和急件的办理时限； 需两个以上单位（部门）或人员办理 时，应批明主办单位或主办人。
二、
发文处理
二、 发文处理
• （一）发文处理五环节：
交拟 拟稿
审核
签发
印制
校对
用印
登记
封发 传递
• （二）各环节主要注意事项
A. 交拟、拟稿：交拟时，交拟人和执 笔人均必须透彻地搞清4方面内容，即拟 文的背景、依据、意图、要求。 拟稿时 的注意事项已在上一讲详细介绍了。
• B.审核、签发：
一、 文书工作概述
秘书工作显著的文牍性集中
表现在文书工作上 （“文来 文去”）
（一） 文书与文书工作
文书
公务文书
公文
文书工作——是 指通过互相联系的 一系列环节，完成 私人文书 文书制发、传递、 办理、保管的全过 本讲主 程（亦称文书处理 或文书管理） 要研究
“公文办理分为收文和发文。收 文办理一般包括传递、签收、登记、 分发、拟办、批办、承办、催办、查 办、立卷、归档、销毁等程序；发文 办理一般包括拟稿、审核、签发、缮 印、校对、用印、登记、分发、立卷、 归档、销毁等程序。” ——国务院办公厅修订的《国家行政 机关公文处理办法》第5章第22条
• E.封发、传递
封发，即装封发出。分5个步骤：a.清点； b.写封； c.填写发文回签单（也叫《发 文回执》） d.装封；e.加封。
传递。根据文件密级高低和缓急时限的不 同，其渠道和方式有：机要通信传递； 机要交通传递；专职人员传递；文件交 换站传递；电信传递（无线密码电报、 有保密设施的传真机、计算机网络）。 传递文件3条基本要求：迅速及时；安全 保密；手续完备。
• B.筛选、传阅
a.筛选的基本要求 经筛选，一般将文件分为三类： (a)必阅件——领导者必须看到的文件， 亦即秘书必须呈送的文件。 (b)批办件——需要领导者审阅和批示的 文件。 (c)参阅件——仅供领导者参考的文件和 材料。 秘书的提炼、综合；加写“内容提要”。
b.传阅
（a）传阅文件种类：凡需要领导者阅批、批办、 阅知的文件（大致4种）。 （b）传阅方式： 直接送传；专人送传；集中传阅。 （c）传阅注意事项： 掌握传阅范围，不得随意扩大和缩小； 遵循传阅方位，以秘书部门为传阅的运转轴 心，采用“轮辐式”方式，严禁“横传”； 掌握传阅情况，防止文件失控。 为此，必须使用规范的传阅单。
公文处理程序示意图
签收
登记
分发
拟办
批办
承办
立 卷 ↓ 归 档 ↓ 销 毁
传 递
分发 登记 用印
催办 查办
校对 缮印 签发 审核 拟稿
文书工作的任务
• A.基本任务:准确、及时、安全地处理各类公 文，当好领导的参谋和助手，为改革开放和社 会主义现代化建设服务。 • B.具体任务： a.发文处理； b.收文处理； c.文件管理； d.文件保密； e.文件贯彻落实情况的督促检查工作； f.领导人交办的有关文件处理的其他工作。
• C.公文立卷方法（简述）
按什么来立卷？“特征、联系、保存价值”。 ——按作者特征立卷； ——按问题特征立卷； ——按时间特征立卷； ——按文种特征立卷； ——按通讯者特征立卷； ——按地区特征立卷。
实际工作中常采用几个特征结合 运用的立卷方法。


本讲结束
• b.拟办件的种类和拟办意见的几种签 署形式 拟 办 件
上级机关主送 本机关并需要 落实的文件
本机关所属部 门或下级机关 主送本机关的 请示性文件
平级机关或不 相隶属机关主 送本机关需要 答复的文件
• 拟办意见签署形式
待
阅知件
分3种情况 不需办理； 内容重要； 领导阅知后 交有关部门 办理即可
e.对其他需要回复的来文的承办。包括： ——上级机关布置、询问和要求办理 的事项； ——平行或不相隶属机关之间需作出 答复的公文等等。 秘书部门应交由业务部门研究提出意 见，经领导审阅批准后作出安排和回复。 承办单位应抓紧办理，不得延误。 若发现该件不属于本单位职权范围或不 宜由本单位办理的，应迅速退回交办的文 秘部门并说明理由。
b.对内催办与对外催办