收银作业管理办法(三)

收银作业管理办法（三）

伍、金钱管理

大部分国内的超市目前仍采用现金交易的方式，其每日所收到的现金不公仅数额庞大，而且这些现金也是日后购买商品、支付各项费用，以及再投资的资金来源。因此，有效金钱管理对超市而言格外的重要，以下即分别介绍超市在金钱管理方面应注意的事项及作业程序。

一、顾客支付方式

顾客除了可以用现金支付货款以外，还可以利用其它的方式，例如：超市自行发售的礼券、抻货券、现金抵用券等。由于这些类似现金的支付工具，具有和现金同样的效力，可属于超市营收的一部分，因此其管理作业必须和现金一致。

当顾客使用这些非现金时，必须注意下列事项：

（一）收银员在收取这些非现金时，必须先确认其是否有效。例如：必须附有特定的钢印，以及是否有破损或涂改等情形，否则视同作废。

（二）收银员必须注意各种非现金的使用方式。例如：是否可找零，是否可分次使用，以及是否需开发票等。

（三）各种非现金收爱处理完毕之后，应立刻使其作废。例如：签上收银员的姓名，或盖上作废的戳印。

（四）收受非现金之后，应放于收银机柜台的指定位置，可和现金一起缴回保管。

（五）如果超市提供顾客以中奖发票直接购物的服务时，必须在购物前先查验下列事项：

１、是否为中奖发票，而且是收执联。

２、中奖额度是否在接受的范围内。

３、发票的中奖号码及商店章是否能清楚辨认。

４、补开、作废、零税率以及印有买受人及统一编号的发票不可以对奖。

５、发票背面的“领奖收据”为空白。

二、现金支出

超市并非只有收取现金的时候，才有可能发生现金支出的情形，例如顾客要求退货或退瓶。现金支出之前，必须先检查退回货品，确定填定退款单之后放入收银机内，现将现金取出。

三、大钞管理

（一）收银台不仅人员出入频繁，也是卖场唯一放现金的地方，其安全格外值得重视。尤其找钱给顾客时，并不需要用到最大面值的现钞，因此无须将最大面值的钞标放在收银机抽屉内的现金盘时，为了安全起见，可放在现金盘下面，以现金盘盖住。

（二）当抽屉内的大钞累积至一定数额时（可依个别的营业情况自行制定），应立即请相关主管收回至店内的金库存放，此作业可称为“中间收款”避免收银台的现款积累过多，引起歹徒。若真有歹徒强劫时，也可因大钞部分已自收银台收走，而使公司损失隆至最低．

（三）收取大钞时，应暂停收银柜台的结帐作业，将现金放在特定的布袋，然后带走，随时注意四周的状况．

（四）每次收大钞时，经过点数后必须将收取的现金数额、时间登录在该收银柜台的＂中间收款记录本＂内，由收银员及点收主管分别签名确认，如有涂张时，也应签字以示负责。每台收银机应有分别的“中间收款记录本”

（五）大钞送到金库后，也必须登录在“金库存收支薄”内将日期、时间、收银机号，金额以及累积积数填定清楚，登录者必须签名以示负责。

四、收银机的零用金作业

（一）每天开始营业前，必须将各收银机关机前的零用金准备妥当，并铺在收银机的现金盘内（也可以上次结余的现金做为下一次开机前的零用金）。零用金就包括各种面值的钱币，数额多少可依据各超市的营业现况决定，每台收银机每日的零用金应相同。

（二）除每日开机前的零用金外，各超市也须备有足够数额的存量，以便在营业时间内，随时提供各收银机兑换零钱的额外需要，收银员应随时检查零用金是否足够，以便提早兑换。零用金不足时，不可与其他的收银台互换，以免帐目混淆。

（三）欲补充零用金时，切勿大声喊叫，可利用铃钟或广播的方式请相关主管进行兑换。零用金运送途中，应以布袋装妥后再分送各收银台，并随这时保持警觉性，注意周围的安全．

（四）超市应设定一定期间的零用金数额，定期前往银行兑换．或请保安公司代为执行．况换时必须经过收银员与兑换人员双方对点清楚．完成后，应将＂换钱表＂收存在指定位置，以便日后查核。

五、营业收入的管理

（一）每天除了在收银员交班，打卡时作时段营业收总结算，以计算收银员执行任务的正确性外，还必须选择一固定时间做单日营业总结算。单日营业总结算的时间最好选择在下午一点之前，一来可以避开营业高峰，二来可以配合现有金融机构的营业时间，便于进行存款作业。

执行时段及单日的营业结算作业时，必须将所有的现金，非现金，及相关单据一并处理妥当，处理时应由收银员与主管在指定地点执行并对点清楚。单日营业结算后，应填定“每日营业结帐时细表，做为日后会计部门查核及作帐的资料。

（二）所提的营业收应于固定时间存入或汇出金融机构。存入时，应由指定人员负责，并妥善规划存入的日期、时间、以及路线等，以免运送途中发生意外事故。

（三）为了安全起见，也可请保安公司代为存款，以减少运送的风险。保险公司前来收款时，必须辨明保险人员的身份并确实核对签名后方可交款。收款时必须有二位以上的超市人员在现场协助清点现金，金额确定之后，应填写拖运单并核对封条号码、收取日期、时间，方可签字取得签收条。再将签收条缴回相关主管单位存查。

六、金库管理

现金除了存放在卖场的收银机之后，只能固定放置在店长室的金库内。金库存应设有”金库现金收支本“，对于取出或存入现金的各种行动必须予以详实记录。任何消费性支出，应附有单据或发票。

金库发现有任何短缺时，应立刻请相关主管人员进行调查工作。

待续……柒、收银错误作业处理

收银员在为顾客执行结帐服务时，难免会有收银错误的情形发生。如果没有立即更改，不仅使顾客对收银员的工作品质及专业能力产生不信任感，同时也会影响到当天营业额的结算平衡，以及日后的审核作业。一般而言，收银错误发生的原因有下列几项：

（一）为顾客结帐发生错误，如多打或少打价钱。

（二）顾客带的现金不足。

（三）顾客临时退货。

（四）金钱收付发生错误。

兹将收银错误的作业处理程序说明如下。

一、为顾客结帐发生错误时：

（一）必须礼貌地先向客人解释、致歉，并立即更正。

（二）当收银员误将商品价格多打时，可询问客人是否还要购买其他商品，如客人不需要，则应将发票作废重新登录。

（三）如果发票已经结出，应立刻将打错的收银机发票收回，重新登录一张正确的发票，重新登录一张正确的发票交给顾客。

（四）礼貌的请顾客在作废发票记录本（或作废发票）上签字。待顾客离去之后，在一定时间内将发票记录本填妥，并立即通知相关主管前往签名作证。

二、顾客携带现金不足或顾客临时退货时。

（一）若顾客所携带的现金不足支付货款时，可建议顾客办理一至二项商品退货。若顾客因钱不足或临时决定不买，绝不可恶言相向；若顾客愿意回去事后钱时，必须保留与差额等值的商品。

（二）顾客欲退回其中之一、二项商品时，必须将已找的发票收回。现重新打出正确的发票给顾客。

（三）礼貌的请顾客在作废发票记录本（或作废发票上签字）

等顾客离去之后，在一定时间内将废发票记录本埴妥，并立即通知相关主管前往签名作证。

三、发票作废处理

（一）作废发票记录本其格式应为一式二联，其中一联可随同作废发票转会计或其他相关部门，另外一联可由收银部门自己保存。

（二）若将作废的发票遗失，即不能将发票作废，应视为收银员的收银短缺，由收银员自行负责，以免收银员以此作弊。

（三）作废发票记录本上的任何记录及签名必须确实填写。所有作废发票的办理应在营业总结帐之前即办理妥当不可在结帐后才补办发票。

（四）若同一笔交易有三张发票，只有其中一张发生错误时，应将三张发票同时收回一并办理作废，再重新登录三张发票。

四、金钱收付发生错误。

收银员下班之前，必须先核对收银机内的现金、非现金和当日事先收入金库的大钞的合计数，与收银机结出的累计总帐条上的误码收数额。若二者金额不符，且差额（不论是短缺或盈利）超过一定额度时（此数额可依各超市的营业额决定），应由收银员写报告书，说明短缺或盈利的原因。

若是金额短缺，主管可依据收银员个人的经验、收银机当日收入金额，分析短缺是由人为或自然因素所造成等情形做一分析，以决定是否应由此收银员赔尝盈利时，也相对的

表示有顾客多支付了购物金额，将有损于超市有员工的形象，使顾客不愿再度光临。

因此，为了要求收银员在执行任务时的正确性及专业性，收银员在金钱收支方面，不论是盈利短缺，都应由收银员自行负责，以强化收银员的责任感，并可减少作弊的产生。

捌、收银审核作业

收银作业中的每一个步骤以及每一个环节，都是为了让超市在现金管理上能有良好的制度与规范。但是好的制度如果未能予以有效的报告，或是没有操守良好的执行者，仍然会有许多舞弊行为，都会影响到超市的收入，让其他工作人员为销售所做的各项努力都化为乌有。

为了及时发现收银作业上的人为弊端，并且矫正收银员在执行任务时的不良习惯及错误的收银作业，各超市应设立专门人员负责执行收银审核作业；其审核作业的内容如下。

一、收银台的抽查作业

为了评核收银员在为顾客做结帐服务的工作表现，审核人员（或店长）就于每天在不固定的时间随机抽查收银台，抽查项目如下；

（一）检查收银机结出的总营业便条与实收金额是否相符，并登录于“收银机抽查表”

（二）核对总营业帐条的折扣总金额，与该收收银柜台“折扣记录单”记录的总额是否相符，以审核收银员是否私自给予顾客过多的折扣额。

（三）检查收银机内各项密码及程式的设定是否有更动，以免收银员利用收银机进行作弊。

（四）检查每个收银柜台的必备物品是否齐全。

（五）收银员的礼仪服务是否良好

（六）是否遵守收银员作业守则

收银机的抽查作业，不仅可以评核收银员的工作表现，还可以检核收银员是否依据规定的作业执行任务，以便立即纠正收银员的错误观念。

二、清点金库现金

清点金库内的所有现金及非现金的总金额，与“金库现金收支本”登录的总金额是否相符，其点数的范围除了大钞之外，还应包括小额现钞及零钱。

此项审核作业可以避免负责金库的相知主管人员，趁机挪用公款移做私人用途。

三、每日营业结算明细表正确性

每日结完当日营业总帐后，必须将单日营业的收支情形予以记录，以为相关部门在执行会计作业时的依据。因此，记录表的登录是否正确，将影响到超市各项财务资料的计算以及目后营业方向的参考。有监于此，审核人员有必检查超市人员登录帐表的作业情形。

四、核对“中间收款记录本”与“金库存现金收支本”每台收银机过多的现金大钞必须依规定收回金库存保存，而且每次收取现金大钞的时候，必须同时登录“中间收款记录本”及“金库现金收支本”。

由于前者由收银员与主管对点记录，而后者则由相关主管自行处理。因此，审核人员必须检查每台收银机的“中间收款记录本”与“金库现金收支本”是否相符，以及每次执行中间收款作业时，是否确实填写没有遗漏，以查核相关主管对于现金收支的处理是否诚实。