SAP信息系统运行管理制度

SAP信息系统运行管理制度

一、目的

为加强公司信息系统管理，规范SAP系统操作与运行，确保信息数据的安全性、准确性及时效性，为领导决策及公司发展提供有效信息数据支持，根据公司相关管理制度，特制定本制度。

二、试用范围

本制度适用于公司所有使用SAP系统的部门和用户。

三、管理目标

通过实施本管理制度，力求为公司实现以下目标：

（一）优化公司内部运行业务流程，提高业务流程标准化与一体化；

（二）通过流程的梳理，结合SAP系统的模块化操作，进一步明确各部门各岗位的权限和职责；

（三）通过SAP系统的规范、有效运行，不断提高公司全体人员的规范作业意识及管理水平，增强公司内部控制；

（四）促使公司财务部门的工作重心由后端财务核算转向前端业务控制与监管，业财融合，推进财务人员由核算会计向管理会计的转变；

（五）通过信息系统内部顾问小组和系统问题解决机制、培训机制的建立，培养一批懂系统懂业务的实干型人才，成为公司的骨干力量；

（六）通过全公司各部门的积极配合，提高财务数据和管理报表的准确性和及时性，为公司领导层提供有效的经营分析与战略决策依据。

四、机构设置

（一）公司SAP信息系统运行机构包括SAP系统项目总监、项目协调人、SAP内部顾问小组、技术支持组和SAP使用部门。具体架构如下：

（二）SAP项目总监为SAP系统最高直接负责人，负责总体把握系统运行状况，解决运行过程中的重大问题；SAP项目总监由总经理担任。

项目协调人负责收集系统运行过程中出现的各种问题，协调部门之间业务流程的梳理与规范，组织相关会议并通知各部门，将会议记录或讨论结果发送各部门，组织相关培训等；项目协调人由IT部经理担任。

技术支持组为公司IT部门，包括系统管理员及程序开发人员，负责为SAP的日常使用与维护提供技术支持；

SAP内部顾问组由各部门SAP关键用户组成，为系统具体操作和日常业务流程的规范提供指导和方案；

SAP使用部门指所有涉及系统操作的部门和用户。

五、权限设置

（一）系统维护管理员拥有系统基础资料设置和后台配置增加及修改的权限，对SAP系统各个模块进行功能维护，对数据进行查询和修改；数据管理员应对自己的帐号和密码进行安全设置，以保证数据安全。

（二）SAP内部顾问小组成员和部门经理（及以上级别）拥有本部门模块的数据新增、更改和查询的权限，以及其他模块数据查询的权限。

（三）SAP使用人员拥有本岗位的数据新增、更改和查询权限，以及与本岗位有关的供应链模块的查询权限。

（四）SAP使用人员应妥善保管本人系统账号，防止他人冒用，禁止冒用他人账号进行系统操作。

六、岗位具体要求与职责

（一）系统管理员岗位

1.岗位要求

系统维护管理员负责SAP系统的整体运维，需具备计算机软硬件及数据库知识，有维护系统环境的经验，同时需熟悉公司整体业务流程；系统开发人员需具备相关编程知识，能满足各部门的数据开发需求。

2.岗位职责

（1）负责公司系统软件、硬件的日常维护工作，例如系统升级、软件补丁更新、网络环境及硬件配置等；

（2）组织相关的系统操作培训，解决系统日常使用过程中遇到的软件技术问题，必要时与系统售后人员或软件公司进行沟通；

（3）根据公司制度的规定，监督系统操作人员的工作，根据实际工作需要，合理分配系统操作人员的使用权限，对公司系统操作人员的权限进行监督和管理，防止出现违反公司信息管理规章制度和系统规章管理制度的行为。

（4）负责系统数据库的维护和备份，系统及系统数据、档案的安全保密工作，保证信息安全；对于违反规章制度、进行泄密的行为，有举报的义务。

（二）销售岗位

1.岗位要求

销售文员是业务部门进行系统销售订单下达的主要操作人员，主要负责客户合同订单管理、系统客户主数据维护、销售计划制定等工作，业务单据录入时必须做到数据准确、及时。

2.岗位职责

（1）及时维护客户信息等基础资料，根据客户订单确认产品型号、数量、配置参数、交期等信息，在系统及时下达销售订单并跟进审批流程；；

（2）保证订单数据的准确性，正确维护价格、税率等与财务相关的销售信息，与应收会计保持沟通；

（3）跟进产品的出货与退回，及时进行系统操作并做好相关记录；

（4）做好合同信息的保密工作。

（三）售后服务岗位

1.岗位要求

售后文员是系统下达售后服务订单的主要操作人员，要求根据客户需求及时下达售后服务指令，提供配件销售报价，与客户保持良好沟通。

2.岗位职责

（1）针对保修期内的售出产品，提供免费服务，及时响应客户需求，协同研发部门提出解决方案；售后文员在系统下达费用服务订单；

（2）针对已过保修期的售出产品，提供有偿服务，协同财务部门针对相关配件销售提供合理报价；售后文员在系统下达配件或服务销售订单；

（3）售后服务人员根据在客户现场的实际工作情况，进行售后服务订单的报工。

（3）售后服务人员因工作需要借出的物料应在固定期限内归还，归还的物料须经品质检验后入库。

（四）研发岗位

1.岗位要求

研发人员应具备专业技术能力，同时能熟练使用专业图形设计软件等办公软件，及时搭建产品BOM；为产品生产与售后服务提供技术指导。

根据市场及行业情况，及时进行公司产品的更新换代及系统基础资料的更新。

2.岗位职责

（1）负责产品设计与验证、结构图纸及其他技术文件的绘制与保管；根据销售订单要求，及时维护订单产品BOM；对于标准产品，及时在系统建立标准BOM，并进行日常维护；及时维护新产品BOM；；

（2）负责新机型及实验机型的开发与测试工作；公司现有产品的换代升级工作，并在系统及时更新相关物料主数据；

（3）产品BOM调整或变更时，及时出具ECN报告并下达到生产计划部门，系统及时更新产品BOM；

（4）为业务及售后部门提供方案支持，协助工程部人员制定产品工艺路线和工序设计等问题。