采购作业管理办法

采购作业管理办法

1.目的

为了规范企业采购行为，加强对采购的监督管理，努力降低采购成本，提高企业经济效益，特制定本办法。

2.适用范围

公司所有采购的实施

3.职责与权限

3.1总经办采购员执行本程序，负责寻找供商、谈判、询议价货比三家，制定采购计划以及后续的采购实施、跟踪和统计报表、反馈。

3.2使用部门、仓库负责对供商产品的验收，以及提供产品物料表（BOM）。

3.3企管部负责对供商及合同的复审、谈判、稽核，对“采购订单”审核签名确认。

4.定义

4.1生产物料：指生产过程中所必须的、直接构成生产成本且随制造产品一起出售的物料总称，也指BOM表所含有的物料，由生产中心申购。

4.2委外加工：指委托外协供应商按本公司的产品图纸/技术标准对零部件进行加工制造的活动，由生产中心申请。

4.3非生产性物料：指相关维修、设备、总务后勤等物料采购，由企管部门申购。

5.工作程序

5.1采购技术资料

5.1.1所有采购的生产物料在批量采购前，总经办-采购人员可到部门按“文件控制程序”领取产品图纸和相关技术标准，经加盖受控印章后转交供应商。

5.1.2若采购物料为供应商自行开发，总经办-采购人员必须要求供应商提供相关技术资料，由企管部会同生产技术部门进行评审会签备案，作为进货检验的依据。

5.1.3在供应商批量供货期间，因某种原因导致生产物料技术标准的变更，按“采购合同”执行。

5.2采购流程

5.2.1申购作业由总经办-采购人员依据生产需求及物料库存需求情况填写“物料申购单”，其它部门需请购物料或辅助材料时，由需求部门填写“物料申购单”至部门最高主管审核后转交采购人员核对无误后办理采购。委外加工同“采购作业流程”进行，经总经理审批后交

采购人员按“外包外协加工管理规范”执行。

5.2.2询价作业：

采购在填写“采购订单”前，对已使用过之原物料行情有变动时应先进行询价作业，询价应

以原来供应本公司且有能力、有信誉、有经验之合格供应厂商作为优先询价对象。

5.2.3比价作业：

名称：管理文件文件编号：UNI-CM-010 核准：

版本：A 第2页共3页制定日期：2010年8月1日

东莞宇宙实业有限公司

A采购人员进行新物料、半成品、成品等采购作业时，需进行比价，选择以品质、价格、交

期等条件符合本公司要求之厂商。

B采购案件如有特别之要求，得以议价方式进行采购，同时须填写“询价、议价、比价表”

报企管部审核。

5.2.4订购作业：

总经办-采购人员收到需求部门的“物料申购单”后进行汇总并填写“采购订单”，写明需采

购之产品品名、规格、数量、单价、包装方式、交货时间与地点等。按公司统一合同格式填

写。必要时附上相关工程图面、规格书等，呈至部门最高主管核准后，方可发给供应厂商。

5.3采购管制：

5.3.1交期管理

根据客户之交期需于“采购订单”上指定厂商所交货之日期，或以客户订单交期变更为依

据，以电话或传真跟催，以确保交期。

5.3.2交期管制

A采购以供应厂商议妥之交期日为标准，填写“采购物料追踪表”；

B若材料经检验不合格需判退者，则由采购再跟供应厂商另议交期。

5.3.3交期变动之管制

采购与供应厂商确定交期后，若供应商之不可抗拒之天灾或其它因素导致无法按期交货时，

采购得与生产中心或申购部门及供应商三者间共同协商应对对策，重新议定交期并确保管制

或即时另行采购。

5.3.4价格管理

承办采购人员依据所订之原物料半成品、成品规格、交期、数量及其它交易条件；依据过去

记录或供应商所提供之资料，经询、比、议价后，报企管部审核签字认可再报总经理批示方

后可向厂商提出采购。

5.3.5购案取消

任何采购案件之取消，均应由物料部-仓库或需求部门以书面“内部联络单”形式通知采购

人员停止采购，承办采购人员于收到通知后，视购案之实际进展状况通知有关单位取消该购

案，并与有关之供应商协商解决办法。

5.4.验收及入库

5.4.1.任何物料采购必须遵守入库原则，采购物料入厂后，仓库依供应商的送货单填写“送

检单”通知使用部门报检，按《来料检验程序》进行检验和验收，并出具检验报告，验收合

格则按《物料仓库管理规范》中规定入库，不合格则按《不合格品控制程序》中规定处理。

5.4.2.供应商交货时，每批来料必须附带符合产品规定要求的质检报告与送货单据，若为原

材料须附上材质检验报告。

5.5.供应商业绩统计

5.5.1采购根据每次的采购供货时间的准确性，产品规格、数量的符合性，以及产品质量状

况，将每次的供货情况登记在“供应商日常供货业绩记录表”中。

5.5.3供应商日常供货业绩将作为供应商考评项目，进行年度供应商评比配分。供应商的物

料交付状况统计于“供应商交付绩效统计表”中，对供应商的绩效评估与处理方法按《供应

商控制程序》执行。

名称：管理文件文件编号：UNI-CM-010 核准：

版本：A 第3页共3页制定日期：2010年8月1日

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6.单据传递

6.1“采购订购单”可采用电话通知、传真、电子邮件等方式，发放后须在“采购订单”页

面上加盖“传真已发送”印章且签署订单下达日期。

6.2任何一笔下达的“采购订单”均须加盖公司采购印章或总经理签名方为有效。