《会议组织与服务》电子教案第三章会后收尾工作第一节参会人员的送别服务.docx
《会议组织及服务》电子教案第三章会后收尾工作第四节会议计划及评估
讲课题目教课目标教课要点教课难点讲课种类教课方式教课资源教课基本内容与教学设计会议组织与服务课程教课设计（第三章）第四节会议总结与评估课时安排11.认识会议评估与总结的目的2.熟习会议评估与总结的基本要求3.掌握进行评估的会议要素、评估与总结的常用方法会议评估与总结的基本要求会议评估与总结的常用方法理论、练习解说、事例多媒体一、会议评估与总结的目的对会议进行评估和总结是会后工作的重要内容。
评估总结能够检查会议目标的落真相况，检查各个组织小组的分工执行状况，有助于累积经验，找到做好同种类会议组织与服务工作的经验。
会议评估总结能够将员工自我总结和集体总结相联合，能够有效地总结经验、激励手下、提升工作水平。
二、会议评估与总结的基本要求会议评估与总结要依据会议岗位责任制和会议工作任务书的内容，逐条比较检查；要的确回顾和检查会议工作中好的方面和存在的问题，认真总结经验教训，不停探究举办妥会议的规律和方法；评估总结会议应有理有据，脚踏实地，要突出要点，有所重视；评估总结会议应一分为二来对待，以激励督查为主，检查责备为辅。
三、进行评估的会议要素对于一个会议而言，特别是大型会议，纷繁复杂的各种要素都会影响会议展开的成效，这些要素有些事人为的，可控的，有些则是外界的，不行控的。
进行会议评估总结，主要考虑的是人为的要素。
四、会议评估与总结的常用方法1.编制会议状况检查问卷2.编制评测表3.撰写会务总结一、请解析所在班级的一次班级活动状况，指出影响活动成效的要素有哪些？列表进行解析。
课内练习二、请联合所在班级的一次班级活动状况，拟写一份组织者评测表，对活动组织者的工作表现进行议论。
一、针对一次班级活动撰写活动组织工作总结，指出此中的经验和不足。
课后作业二、请依据本节“事例导入”所供给的背景信息，拟定一份针对现场观众的推介会状况检查问卷。
现代会议组织与服务电子教案 149028现代会议组织与服务电子教案
现代会议组织与服务电子教案2013年5月目录第一章现代会议概述第一节现代会议的含义和功能第二节现代会议的要素第三节现代会议的类型及其流程第二章有效利用会议第一节什么是有效会议？第二节你需要开会吗？第三节做好会议组织与服务第三章现代会议组织工作第一节会议策划第二节会前准备第三节会中工作第四节会议结束第四章现代会议文书服务第一节会议筹备方案第二节会议名称与会议议题第三节会议议程与会议日程第四节会议通知第五节会议发言稿第六节会议记录第七节会议纪要第八节会议简报第九节会议总结第五章现代会议环境服务第一节会场座位格局安排第二节会场环境选择与布置第三节会场的善后工作第六章现代会议接待服务第一节会议报到服务第二节会议入场服务第三节安排与会代表返离工作第七章现代会议礼仪服务第一节会务人员形象礼仪第二节沟通礼仪第三节会议礼仪第八章现代会议信息服务第一节会议信息收集第二节会议信息传递与利用第三节会议信息反馈第九章现代会议生活服务第一节会议住宿安排第二节会议餐饮服务第三节会议旅游娱乐服务第四节会议交通服务第十章现代会议保障服务第一节会议设备使用与维护第二节会议安全保密工作第三节会议值班第一章现代会议概述【定向目标】●理解会议的概念、功能●了解会议的类型●掌握会议的构成要素●知道会议的一般工作流程第一节现代会议的含义和功能【知识链接】一、什么是现代会议？从词义上讲，“会”，是聚集、会合，“议”是商议、议事，就是讨论和研究问题。
会议是人们在法律范围内有组织地聚集在一起，讨论和研究问题的一种社会活动方式。
一些无领导、无组织、无目的的聚合议论、闲聊，则不能称之为会议。
二、现代会议的特点（一）针对性（二）规定性（三）程序性三、现代会议的功能（一）信息交流。
（二）决策功能（三）协调沟通（四）宣传教育（五）监督检查除了以上五点主要功能之外，会议还具备其他附属功能，也或多或少或强或弱地引导着会议的前进方向，比如地位象征、激发士气、增强凝聚力、明确组织目标、资源共享、激发灵感、跨文化国际交流等。
会议组织与服务教材
行。
03 会议期间组织与 协调
会议时间安排与调度
确定会议时间和地点
根据参会人员和会议需求，选择合适的会议时间和地点，并确 保设施设备齐全。
编制会议时间表
根据会议议程和发言人时间，合理安排发言和讨论时间，确保 会议按时进行。
监控会议进程
在会议期间密切关注发言人和讨论进展，避免偏离主题或浪费 时间。
会议组织与服务教材
2023-11-07
目录
• 会议组织概述 • 会议前期筹备 • 会议期间组织与协调 • 会议后期总结与跟进 • 会议组织常见问题与解决方案 • 会议服务实践案例分享
01 会议组织概述
会议的定义与目的
会议的定义
会议是一种集体沟通交流的方式，通常由两个或更多的人参与，旨在讨论和 解决共同关心的问题或事项。
设计互动环节，鼓励参会人员积极参与讨论和交流。
提供匿名或非正式的反馈渠道，让参会人员可以自由 发表意见和建议。
对参会人员进行培训和引导，让他们了解如何更好地 参与会议讨论。
会议物资丢失或损坏问题解决方案
提前检查会议场地和设施，确 保物资齐全且完好无损。
制定物资使用规定，明确责任 人和使用方法。
安排专人负责物资管理和监督 使用过程，及时发现并解决问 题。
详细描述
根据会议的目的和目标，制定相应的评估标准，并收集参与者的反馈意见，分析并总结会议效果，发 现问题并提出改进措施。
会议参与者跟进与联络
总结词
对会议参与者进行跟进与联络是保持会议 效果持续性和提高参与度的关键。
VS
详细描述
通过电子邮件、电话或社交媒体等方式， 与参与者保持联系，提醒他们会议的后续 跟进事项，鼓励他们分享会议经验和心得 ，增强会议效果。
会议服务培训课程
会议服务培训课程会议服务培训课程第一章导论1.1 课程简介会议服务是指为组织者和参与者提供高质量会议体验的一系列服务。
随着会议和活动行业的快速发展，会议服务的重要性也日益凸显。
本课程旨在培养学员掌握专业的会议服务技能，提高他们在会议组织和执行过程中的能力。
1.2 课程目标- 理解会议服务的基本概念和流程- 掌握会议服务的核心技能和工具- 学会有效管理和运营会议服务团队- 提升学员在会议服务领域的专业素养和自信心第二章会议服务基础知识2.1 什么是会议服务- 会议服务的定义- 会议服务的重要性和价值2.2 会议服务的流程- 会前准备- 会议执行- 会后总结2.3 会议服务的要素- 会议场地- 设备和技术支持- 注册和接待- 餐饮和住宿安排- 演讲者管理- 参会者服务第三章会议服务技巧3.1 沟通与协调- 有效沟通的重要性- 跨部门协调与合作- 处理紧急情况和问题解决3.2 团队管理与领导力- 招聘与选拔- 培训与发展- 监督与绩效考核- 激励与激励3.3 时间和项目管理- 制定详细的时间表和计划- 分配任务和资源- 监控进度和风险3.4 服务质量管理- 客户需求分析- 评估和改进服务质量- 投诉和纠纷处理第四章会议服务的创新与应对4.1 创新思维与服务设计- 了解行业趋势和最佳实践- 创新思维和方法论4.2 科技与数字化服务- 了解会议技术和数字化工具- 运用科技提升会议服务体验4.3 突发事件管理与风险控制- 制定应急预案和管理流程- 处理突发事件和危机情况第五章跨文化会议服务5.1 跨文化沟通与礼仪- 不同文化背景的影响因素- 跨文化沟通技巧与意识5.2 跨文化团队合作- 理解团队成员的文化差异- 掌握跨文化合作技巧和方法5.3 跨文化风险与问题处理- 针对跨文化会议面临的风险与问题提供解决方案第六章课程实践与案例分析6.1 实践体验- 模拟会议服务项目- 实际案例的学习与分析6.2 课程总结与考核- 课程内容复习- 学员作业和考核结语会议服务是一个复杂的领域，需要学员具备扎实的专业知识和技能。
会议组织与服务
第一章第一节：会议的概述一、会议的涵义：会议是一种围绕特定目标进行的、以口头发言或书面交流为主要方式的、有组织有计划的商议活动。
二、会议的作用1. 集思广益、科学决策的作用2. 发扬民主、动员群众、宣传教育的作用 5.国际交流、跨文化的沟通作用3. 传达信息、资源共享、学习交流、开拓思路的作用4. 协调矛盾、统一思想、促进生产、推动工作的作用三、会议的特征1. 目的性。
2. 组织计划性。
3. 群体沟通性。
4. 交流方式多样性。
第二节：会议活动的基本要素一、会议人员1. 会议主体：是指主要策划、组织会议的人员，包括主办者、承办者、支持单位、赞助单位、协办单位等。
2. 会议客体：即参加会议的对象，包括正式成员、列席成员、特邀成员、旁听成员。
邀请与会者时，考虑要素：一能够提供信息、提出意见、做出决定、直接有助于会议达到预期效果的人；二具有合法的身份和法定的资格。
3. 其他与会议有关的人员（包括：主持人、会议秘书人员和会议服务人员等。
）二、会议名称会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位，以及会议的时间、届次、地点、范围、规模等等。
三、会议议题会议的议题是根据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决的具体问题。
会议议题的主要作用是：1．准确、具体地体现会议的目标，为目标服务。
2．引导和制约会议的发言四、会议的时间：会议时间是指会议的召开时间和会期两方面。
五、会议地点：会议地点是指会议召开的举办地，也可具体指举行会议活动的场所。
1.应根据会议的性质和规模，来综合考虑会场的大小、交通情况、环境与设备是否适合等因素。
2.有些重要会议在选择会议地点时，还要考虑其政治影响或经济效果。
六、会议方式会议方式就是为了提高会议效率，实现会议目标而采取的各种形式或手段。
会议的主要方式有现场办公会、座谈会、观摩会、报告会、调查会、电话会等。
现在随着电讯媒体的广泛运用，有些企业已采用“虚拟实境会议”，也就是“视频会议”，还有有线电视、卫星传讯等手段，使得企业在开会方式上面临空前的发展。
会议组织与服务工作
职工大会
电子教案模版配色（1）
第四章 会议组织与服务
Ø股份有限公司
公司分为：有限责任公司和股份有限公司
股东大会由股东组成，是
股东大会
公司的权力机构；董事会
董事会
是股东大会的执行机构，
监
成员为5-19人；经理由董事
事
会聘任或解聘；监事会由
经理
会
股东代表和公司职工代表
组成，成员不得少于3人。
第四章 会议组织与服务
第二节 会议筹备阶段的会务操作
小知识
各会务工作组的分工
会务组：负责会务组织、会场布置、会议 接待签到等会议的组织、协调工作。 秘书组：负责拟写会议方案，准备各种会 议文件和资料，做好会议记录，编写会议 纪要、简报等工作。 接待组：负责生活服务、交通疏导、医疗 服务等工作。
第四章 会议组织与服务
会议方式
实现会议目标而采取的各种形式或手段，如现场办公 会、座谈会、观摩会、报告会、电话会议等。
会议结果
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第四章 会议组织与服务
Ø三、会议的种类
按会议人数的多少分为： 小型会议
中型会议 大型会议
特大型会议
电子教案模版配色（1）
第四章 会议组织与服务
Ø三、会议的种类
按参会人员的职级分为： 股东大会 董事会
电执子教行案模部版配门色（1）
第四章 会议组织与服务
第二节 会议筹备阶段的会务操作
小知识
会议筹备工作框架图请 见教材第65页。
第四章 会议组织与服务
第二节 会议筹备阶段的会务操作
Ø一、拟定会议计划
确定会议名称、议题、时间、地点等基本要素。
成立会务工作小组
《会议组织与服务》电子教案 第三章 会后收尾工作 第二节 会议文件的收集与归档
4）内容被其他文件包括的文件资料。
3.会议文件立卷的方法
会议文件立卷按照以下方法进行操作。
（1）编制案卷目录。
（2）立卷。每一份会议文件都有其一定的特征，灵活运用文件的特征立卷。会议文件的立卷操作步骤基本上是一致的，主要包括以下几个环节：
1）收集文件。
2）筛选整理文件。
二、会议文件立卷归档都有哪些关键环节？进行这些操作需要注意哪些方面？
课后作业
波扬公司于2011年7月2日在公司二楼会议室，针对上半年公司的情况召开了各部分负责人会议。生产部、销售部、财会部、后勤部等主要部门负责人在会上发言，最后总经理肯定了成绩，指出了存在问题。请根据以上介绍，列出一份会后需要整理的文件清单。
9）上述会议的证件。
10）上述会议的记事表。
11）上述会议的会议总结。
12）与会人员名单、联系方式。
13）其他有关资料。
（2）以下几种会议文件不应立卷归档，可以进行简单的整理、登记、按照文件销毁手续销毁：
1）一式多分的会议文件资料，只须保留一两份，其他多余份数不必保存。
2）事务性、临时性、没有查考价值的文件资料。
8）填案卷封面。
9）案卷排列。
10）编写案卷目录。
4.会议文件的归档
会议文件完成收集、整理和立卷等工作后，即可按归档要求移交档案部门。在正常情况下，应在次年上半年将上一年的案卷向档案部门移交归档。移交前，档案部门应检查案卷质量。归档时交接双方应按照案卷目录清点核对无误后，履行签字手续。
课内练习
一、请根据本节的“案例引入”中所介绍的情况，列出此次例会需要收集的文件的列表，并注明数量。
会议组织与服务课程教案（第三章）
第三节 会中服务与会后工作
（7）处理临时交办事项
（9）收集会议资料 （11）其他服务工作
（8）做好会议记录
（10）编写会议简报
检查会场 如：桌椅、电源、照明、音响等设备及安全情况。 发现问题及时解决。
会场的科学管理
（2）签到 参加会议人员在进入会场时一定要签到。会议签 到是为了准确地统计到会人数，更好地安排会议 工作。 签到方法主要有以下几种： A．小型会议由会议秘书人员、会议工作人员代 为签到。 B．大中型会议一般采用证卡签到。 C．富有纪念意义的会议可采取簿式签到的方法。 D．座次签到方法。 E．电子计算机签到。
二、会议后的善后落实工作
3．整理、编写会议文件 对会议做出的决策，秘书人员应根据会议记录和会 议最后议定事项，及时、准确地拟出会议决定、会 议简报、会议纪要等文字材料，报有关领导审核。 4．立卷归档 会议结束后，收齐会议整套文件、材料，包括通知 和讲话，会议决议和纪要，有关文件、简报，会议 记录、会议报道等，按档案管理的规定整理归档。 一般要留3套材料存档，一套送交档案室，一套附 在文件、会议纪要、抄告单后面，一套办会处室留 存备查。
二、会议后的善后落实工作
5．费用结算 会务人员负责会议结算。 6．会务总结 会后，。 秘书人员要及时回顾会议的组织情况，总结经验， 吸取教训，及时发现和弥补工作中的疏漏，为日后 更好地工作积累经验。 7．检查催办 任何会议产生的文件、会议精神及议定事项，会后 都要传达、贯彻、落实，才能真正发挥会议作用。 秘书人员在这一过程中就要起检查督促的作用。
（5）维持会场秩序
案例一 会议要保密 某高科技公司对新研制的产品开会鉴定。会议期间，发现 竞争对手某公司的职员悄悄进了会场。公司秘书立即向经 理汇报了情况，建议停会休息，并及时要求该人员离场。 因处理及时，保证了公司利益未受损失。 点评分析： 市场经济下，谁掌握了高技术，谁就可能赢得竞争。而对 公司技术的保密也显得十分重要。 一些对手的渗透可谓不择手段。会议的保密工作不可小视。
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授课题目
教学
目标教学重点教学难点
授课类型教学方式教学资源
教学基本内容与教学设计
会议组织与服务课程教案（第三章）
第一节参会人员的送别服务课时安排1
1.了解送别工作需要做好的准备工作
2.熟悉送别参会人员的方法与要求
3.掌握会议费用的结算方法，能够开具规范的发票
送别参会人员的方法与要求
会议费用的结算方法，开具规范的发票
理论、练习
讲授、案例
多媒体
一、做好送别准备工作
1.返程票务准备
会议组织者应提前做好参会者车票、机票或船票的登记预售工作。
组织者应事先了解参会人员对时间安排、交通工具的要求，尊重他们的意愿。
返程票购买回来以后，组织者应当选择适当的时间将票发给参会人员，并收回票款。
2.送站安排准备
3.协助参会者做好返程准备
会议组织者应提醒参会者及时归还向主办方或会议驻地单位借用的各种
物品。
提醒参会者及时和会务组结算各种账目，开好发票或收据。
二、结算会议费用
1.收款结算
收款结算，即向参会者收取费用并为其出具发票。
在某些类型的会议中，
参会者需要支出一些费用，一般包括会务费、资料费、住宿费、参观费、路费等。
开具会议住宿发票时，需要向宾馆酒店索取盖有印章的正式发票。
发票开具还应注意，必须按照规定的时限和顺序，逐栏、全部联次一次性如实开具，并加盖单位财务印章和发票专用章。
2.付款结算
课内练习课后作业
付款结算，即向某些特定的参会者（例如演讲嘉宾）和会议服务提供商、
设备租赁商支付费用。
三、安排人员送站
和报到时不同，会议结束后人员离会往往比较集中，在短时间内需要大量车辆送站，因此会议组织者应提前安排足够的车辆和人员为与会人员服务。
如果会场距离机场、车站较远，为了满足需要可以安排大型客车集中运送。
送站之前，会议工作人员可根据所预定车票的情况合理分配车辆和运力，保证参会人员能及时到达车站或机场以免延误行程。
四、安顿暂留人员
由于各种原因，有部分人员在会议结束后暂时不能离开，需要主办方继续做好服务工作，妥善安排他们的住宿、饮食和出行。
暂留人员中有一部分是外地人员，可能会存在旅游或购物需求，会议主办方应适当给予必要的协助。
暂留人员中还有一部分是会议工作人员，由于进行善后工作而需要继续驻留，应合理安排费用，尽快完成全部工作。
在为参会人员预定返程票时，应注意哪些事项？
小李有一次去某市参加电子产品交流会。
按照会议通知要求，他交了 1000 元的会务费，组织方开具了发票。
可是当他回到单位报销费用时，财务处工作人员告知他发票无效，原因是发票上没有加盖公章。
小李几经周折联系到了会议组织者，对方十分肯定地说他们出具的是正规发票，不可能没有公章。
小李只好将这份没有公章的发票快递给了对方，在证据面前组织者只好重新开具了一份规范的发票。
思考回答下面两个问题：
1.在这个案例中，会议发票没有加盖公章的原因可能有哪些？
2.会务费如果开具成发票的话，应该使用哪种类型的发票？。