会议安排标准流程

4、会场布置
4.1 会场的装饰 a 会场前背景布。大型会议，背景布等处需布置公司标识； b 主席台、演讲台装饰。根据会议需要在主席台、演讲台摆放花卉，铺上台布； c 会场前景装饰。根据会议需要悬挂横幅标语，摆放花坛等。 d 产品推介展示。根据会议需求安排展位、展台、展架、DM 单、海报、产品等。 e 会场路标。布置清楚醒目的会场路线标识。 4.2 会场座次排列 a 主席台人员座次的排列。会议主席台座次排列顺序，一般按职务高低排列，以主席台座位为准，单数以中间为上，双数中 间两人以左为上，然后依次排列。如公司领导对座次安排有特殊交待，则按领导的意见办； b 标识座次的方法，可采用在主席台或会议桌上摆放名签、在与会人员出席证上注明座次等方法； 4.3 其他要求 a 会场要考虑制冷、取暖、通风、会场周围噪音干扰等事项。 b 会场桌椅摆放应整齐划一，横成行、竖成列。铺有台布的桌面应干净整齐、颜色统一，台布底沿能遮挡住脚。 c 会场座椅摆放间距要保证会议过程中服务人员端茶倒水进出方便。 d 座位牌要统一、规范、醒目，摆放要整齐； e 会场内音响、话筒、灯具等设备应提前 1 天调试，会前 30 分钟重试，确保正常使用。同时准备备用品（无线话筒需多准 备几块电池） ，随时应付突发情况。 f 会议用投影仪、连接线、电脑、激光笔、插线板、白板、白板笔等应提前 1 天调试，会前 30 分钟重试，确保正常使用。 4.4 特殊要求 a 对有表彰类会议，可根据需要安排主持、礼仪人员、乐队等。要求上述人员着装整齐，守纪律、听指挥；如果发放奖品， 要提前准备好，先发的放在上面，后发的放在下面（但要注意不要混淆、怕压的物品要注意单放） 。安排好颁奖人员，并事 先通知到位。准备的礼仪人员要设置好上台的时间、路线、方式，穿戴是否整齐、符合要求，会前进行演练。 b 对有外请培训类会议，经过调研确定培训公司后，与培训公司详细沟通：1）老师是谁？几位？几点到？怎样到？是否派 车接送？2）课程的安排：课程内容？课时几小时？课程从几点开始？上午几个小时？下午几小时？中间怎样安排休息？休 息多长时间？休息几次？3）讲师的饮食习惯？茶水？矿泉水还是咖啡？4）对培训场地的布置有什么特殊要求？如何放置讲 师所带的会议物品？（讲师的行李包或笔记本包注意要放在椅子或其他上面，应避免直接放置在地上。 ）
会议安排标准流程
1、召开决议
根据市场部阶段性工作需要，组织全国新业务经理及相关人员召开季度、年度大会。市场部先内部开会讨论，明确会议目的、 会议内容及其所要达到的效果，会务安排的各项要求，全面掌握有关情况，做好相关准备工作。 会议实地考察：根据会议需要进行实地考察，对会议酒店、会议场地、住宿房间、三餐餐厅、参观休闲拓展场地的实际情况 （设备设施等） 、接待流程、其他事项等进行考察商榷。 会议方案内容主要包括： a 会议概况。包括会议名称、时间、地点、与会人员（包括出席领导、参加人员、列席人员、拟邀请人员、会议主持等） 。 b 会议议程。 c 会务安排。包括会议通知、会议文件资料准备、住宿就餐安排、会场布置、会议用品安排、会议交通安排、会议记录纪要 与会议报道、摄影摄像录音安排、会议期间参观休闲拓展安排、会议费用预算、会议费用领用和报销，各项准备工作的责任 人和完成时间，以及发言人及发言稿安排、颁奖、会议主持等各项会议准备工作及其相应的负责人，等会务安排。 d 会议经费预算。列出各项会议费用（包括会议场地费、用餐费用、住宿费用、交通费用、参观休闲拓展各项费用、颁奖奖 金奖品费用，以及其会议用品费用等） ，做出预算方案。
开 始
2、方案制定
3、方案审批
将拟订的会议方案送相关职能部门会签，并报公司领导审批。 a 会议应发详细的书面通知和简要的口头通知，下通知一定要下到人，并做好通知记录。 b 通知内容包括：会议名称、时间、地点、参加人员、会议内容和会期、注意事项、联系电话等，并将会议期间的天气预报
1方式） ； c 通知范围：参会领导、其他参会人员、列席人员以及相关部门； d 通知下发后，应掌握人员出席、请假情况，准确详细填报《培训报名表》 。 对需向大会提交的文件资料，应明确专人负责收集和分发。会议文件主要有： a 会议主体文件，包括主持词、主题报告、专题报告、领导讲话、PPT 课件等；
会中 服务
b 会场服务人员应稳重大方、礼貌用语，适时搞好会场服务。
1、会中服务
c 对述职类会议，安排好考评人员，提前组织考评人员熟悉考评规则，保证统一尺度，做到公正考评。 d 安排专人负责会议过程的纪律考核，做到公平、公正、公开。 e 做好会议记录，摄影、摄像或录音，记录应真实、准确、完整，不得随意做增删改动。 a 会议结束后，应疏导与会人员离开会场并检查会场，查看有无遗留物品、资料，清退会议室、客房等。 b 收回会议文件。对需要收回的会议文件（包括书面、电子文件等） ，在会议结束时及时如数收回。 c 会议文件的归档。将形成的所有文件包括会议方案、通知、报告、简报、记录、签到表等文件整理归档。 d 会议经费结算。由会务人员对会议费用进行结算，整理单据（合同、发票、清单等） 。 a 会议经费报销。完善手续，实施报销。
a 住宿。由会务人员提出要求，督促所在酒店落实。提前统计好住宿人数、性别、预订客房、档次和房间数量，统一分配房 间并对号入住，安排宾馆值班查寝，合理安排参会人员快速、有序地办理入住、退房等手续（可由会务人员统一代办入住、
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收押金、领发房卡、退房、退押金、开发票等） 。 b 就餐。由会务人员提出要求，督促餐厅等落实。掌握就餐人员情况，包括少数民族人员及不同饮食习惯，提前确定就餐地 点、食谱，统一安排就餐餐位并对号入座。通过每天的就餐情况，了解大家口味，尽可能协调临时调整菜品。就餐时间若因 会议时间推迟要临时调整，须提前半小时跟餐厅协调好。
6、会议交通安排 7、会议记录安排 8、摄影摄像安排
9、参观休闲安排
10、会议费用预算
会议 检查
1、会议检查
会议召开前，须对上述会议准备工作进行检查，确保各项工作落实到位。对未完成的任务，明确专人限时完成，确保大会按 时顺利召开。
a 会务工作人员应在会前 1 天做好驻外人员到达时的接待工作（需统一安排住宿的参会人员） 。
会议 报到
1、会议接待
b 在酒店大堂设置接待台负责会议报到，收集 PPT 课件，发放文件、资料，根据统一分配的房间号，指导办理入住手续。 c 根据参会人员的到达行程，及时联络还未正常按时到达的人员。
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2、会议签到
a 会务工作人员应至少提前 30 分钟到会场负责签到（考勤） 。 b 会议签到。要求与会人员本人签到。会务工作人员应对没有到会人员进行催促。 c 领取文件、资料。包括各种会议文件及出席证、列席证等。 d 会议开始前，引导与会人员入座，禁止无关人员进入会场。 e 宣布会议纪律。考核项包括迟到、注意力不集中、擅自离位、会场接打手机、手机铃响、会场随意走动、晚查寝缺席。 a 会议开始后，会务人员应巡视会场，维持会场秩序，妥善处理突发情况，确保会议顺利进行。
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5、会议用品准备
提前开列用品准备清单，将所需物品的名称、数量和规格型号详细列出。主要包括： a 制作签到材料。包括本子、笔、文件袋等； b 制作证牌。包括座位牌、出席（列席）证、 、餐桌牌、奖状、证书等； c 制作奖品、奖金红包等。具有颁发奖品、奖金议程的，准备好奖品和奖金红包。 d 印制会务资料。根据实际需要，印制会务相关资料，如会务安排、签到表、考勤表、述职考评表、会议纪律考核表等。会 务安排内容包括：议程、日程、参会人员名单、房号、电话号、住宿安排（如房间号） 、就餐安排（如座位号） 、乘车安排（如 乘车号）等； e 购买会务食品。根据实际需要，提前购买小面包、饼干、方便面、咖啡、水果、矿泉水、茶叶、纸杯、纸巾，以及用餐自 带的酒水饮料。 f 购买常用药品。感冒、消化、创伤类药品，如感康、创可贴、藿香正气水、泻立停等。 g 其它用品。如胶带、钉子、水果刀、水果盘、裁纸刀、A4 白纸等。 明确专人负责， 根据参加会议者的具体情况以及人数多少及行程， 提前确定会议所需车辆， 会议需要多辆车时可将车辆编号、 排序，明确接送时间。安排一名小车司机，负责会议期间的临时人员接送、外出办事等交通运输工作。 安排好专门人员，做好会议记录、会议纪要。 安排好专门人员，会议期间进行摄影和摄像或录音，保管好设备，充足电池电量，每天拷贝后清空数码设备内存卡，保证会 议期间的正常使用。 对会议安排有参观、休闲或拓展训练内容的，应提前到参观点、休闲或拓展点进行现场勘察，全面掌握情况，确定合理的行 车路线、休闲或拓展方案等，保证活动进行地安全有序。 根据会议需要，编制会议经费预算，报送有关部门和领导。
1、会议结束
结 束
2、会后事宜
b 会务安排总结。会议结束后，会务人员应对会议组织过程进行总结。 c 会议工作总结。及时整理会议记录，录像摄像资料，写会议总结连同相关课件下发。
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会 前 筹 备
2、会议文件准备
b 会议程序文件，包括议程文件、日程安排、住宿安排、就餐安排等； c 会议管理文件，包括会议须知、述职考评、纪律考核等； d 会议音视频文件，包括会议前后、中间休息时间、晚宴的音视频文件。 安排专人负责，住宿、就餐安排要体现人性化关怀，体现温馨、细心、周到。
3、住宿就餐安排