应用文公文写作基础知识

应用文写作基础知识一、应用文分类依据是否具有法定性（即法定效力），将应用文分为公文类和事务类两类。

1、事务类文书—指机关处理日常事务常用的，且不在法定公文范围内的文书。

常用事务性文书有计划、总结、调查报告、研究报告、述职报告、工作方案、提案、讲话稿、演讲词、解说词、制度、章程、规划、办法、细则、公约、守则、大事记、会议记录、编者按。

2、公文—指我国机关、团体、企事业单位在公务活动和行政管理中形成的具有法定效力和规范体式的文书。

按照国务院2001年1月1日开始执行的《国家机关公文处理办法》（1994年1月1日开始执行的同时废止），行政机关的公文种类有13种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

如果按行文的不同方向来划分，公文可分为上行文、平行文和下行文。

以上13种公文中，请示和报告、议案是上行文，函是平行文，意见是通用文，其他的8种都是下行文。

3、事务类文书与公文两者相同点和不同点⑴、相同点：功能相同、格式相近，都为公务活动服务，有相对固定的规范格式。

⑵、不同点：事务性文书不具有法定效力。

权威性、规范性弱于公文，这是两者主要区别。

二、格式要求应用文的主要结构一般分为三部分：文头、主体、文尾。

其中主体部分又大致包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关和成文时间等。

1、标题：由发文机关、事由、文种三项组成，如《国务院关于坚决稳定市场物价的通知》，其中“国务院”是发文机关，“关于坚决稳定市场物价”是事由，“通知”是文种。

2、主送机关主送机关是行文的主要对象，主送机关位于标题下方，正文上方，要顶格写。

3、正文正文是公文的核心部分，基本内容要在这一部分表述。

总体来说，大致包括开头、主体、结语。

主体是主要交待文件事项和要求的部分。

作为正文的结束部分，“特此通知”、“特此公告”、“遵照执行”、“希参照办理”、“妥否，请指示”、希望号召式、自然收束式。

开头一般是发文的目的、根据和原因，说明文件的重要性。

一般有：⑴根据式：即引述一定的法律法规，或上级文件精神、领导指示为制文根据，通常用“遵照”、“按照”、“依照”、“根据”等词汇开头，以此来说明文件的权威性，增强说服力。

见例文一：⑵目的式：即明确说明制发文件的意图、目的，一般用“为”、“为了”等词汇开头，以强调重要性。

见例文二⑶原因式：即交待事实基础，说明制发文件的原因，以强调发文的必要性。

见例文三：4、发文机关发文机关即落款、署名，是公文的法定作者，一般以机关全称写在文尾的右下侧。

现规定可写可不写，以公章代，写则要写全称。

5、成文时间成文时间是指文件签发、通过或成文的时间，一般写在发文机关的下一行，居于所在行的右侧。

三、内容要求要求内容全面，具体明确，层次分明，突出重点，注意内在的逻辑。

四、语言要求风格庄重严肃，不能用方言、俗语、口语，不能用感情色彩过于浓烈的语言。

例文四：2、使用规范用语应用文在长期实践中，逐步形成了一些定型化、规范化的词语用法，并用约定俗成，成为习惯，例如：兹定于、鉴于、现经、责成、特此通知等。

3、常用条款句式公文在表达主张，提出要求，制定方法、措施时，常常要分条列项，使用条款句式，从而使句式条理清晰见例文五五、其他要求1、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号，见例文六：2、结构层次序数,第一层为"一、",第二层为"(一)",第三层为"1.",第四层为"(1)"。

见例文七：3、公文送负责人签发前,应当由办公厅(室)进行审核。

审核的重点是:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本办法的规定等。

4、附件公文如有附件，应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

见例文八：5、附注：公文如有附注，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。

见例文九：见例文十：××2012年度安全工作计划（扫描件）6、当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决；见例文十－：7、单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间。

六、常用的9种文种的使用及基本写法（一）通知通知写作特点1、下行文：可用来布置工作、传达指示、告知事项、发布规章、批转文件、任免干部。

2、通知写作结构（1）、标题：一是发文机关＋事由＋文种三要素齐全；二是事由＋文种；三是仅是文种。

见例文十二（2）、正文—由缘由、内容、要求等部分组成①、缘由要简洁明了；②、内容要具体明确、条理清楚，体现通知的政策性、权威性、原则性；③、要求要切实可行，便于受文单位可操作。

结尾填上发文机关名称、成文日期3、通知注意事项：⑴勿给不相隶属的机关发通知。

如与其有关联应用“函”或在发通知中“抄送”。

⑵勿将向公众告知的事项发通知。

应用“通告”。

4、通知分类;从常用的通知看，可分为四类：批转通知、转发通知、传达通知、任免通知①、批转通知：用以批转下级机关公文。

就是对被转发的公文作出同意或原则同意并要求有关单位遵照执行或参照执行的。

批转性公文只是在上级机关转发下级机关公文时才能使用，如：例文＋三××字{2012}33号《关于转发考核监察部落实集团会议精神会议纪要的通知》应用“批转”②、转发通知：用以转发上级机关和不相隶属机关的公文。

转发机关不受等级限制，只要符合有关规定都可以使用转发通知。

转发通知的特点就是“转”字，转发时可以要求下级执行或参考，还可以结合本单位的实际情况作具体要求或补充规定。

注：正文须标注“被转发机关＋标题＋文号”。

见××字{2012}32号：《关于转发总裁工作报告和主席重要讲话的通知》未标注转发机关，应加“××集团”③、传达通知：用以传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。

主要有：Ａ、印发规章制度：××字{2012}35号《关于印发公司管理架构及各部门管理职责的通知》Ｂ、要求下级周知或办理，如启用印章通知，成立、调整、撤销机构的通知，依据上级精神对下级提出要求的通知等。

见××字{2012}60号《关于做好中秋节和国庆节期间安全生产工作的通知》；××字{2012}52号《关于成立标准化质量管理委员会的通知》Ｃ、会议通知：经常使用的：见例文十四：④任免通知：见××字{2012}17号《关于××等同志职务任命的通知》（二）、报告1、定义报告是用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复询问的文种。

2、分类各种会议的工作报告，包括领导的述职报告，这些都不属于正式公文的报告。

正式公文的报告常用的主要有三类：①工作报告、②情况报告、③答复报告。

一般应用较多的是情况报告和工作报告。

3、情况报告与工作报告的区别“情况报告”是针对“情况”的，一般在下级机关向上级机关汇报某种情况、某一问题、某项活动，或工作中某些方面状况时使用。

它包容广泛，一切可称为问题或情况的对象均可纳入“情况报告”范围，如宏宇公司《关于加快盐化工基地物流体系建设情况的报告》。

“工作报告”是专就“工作”而发，必须与工作相关，是就本单位主管业务范围内的事项，提出建议、措施或新的规定，并报请上级机关知晓、批准或解决。

它范围比情况报告小得多，如××字{2012}40号《关于对700t/d超白太阳能玻璃生产线进行安全验收的的报告》。

4、报告的内容和结构⑴、情况报告的基本内容①陈述基本情况→②指明存在的问题→③提出解决的对策：例文与点拨:见例文十五：⑵、工作报告的基本内容①汇报工作进程→②反映工作问题→③提出工作意见见例文十六：（3）答复报告对上级机关查询、查办、催办的事项做出专门的回复时，使用这种报告。

这种报告要求迅速、及时、准确、简要，有时一两句话即可，答复事项指针对所提问题答复的意见或处理结果，既要写得周全，又要注意不要节外生枝，答非所问。

见例文十七5、撰写报告有关要求（1）简明扼要，条理清晰。

（2）报告不能夹带请示事项。

见例文＋八：（三）请示1.请示必须具备以下三个条件：⑴必须是下级机关向上级机关的行文。

⑵请示的问题必须是自己无权作出决定和处理的。

⑶必须是为了向上级请求批准。

2.请示的分类根据请示的不同内容和写作意图分为三类：⑴请求指示的请示。

见例文十九⑵请求批准的请示。

见例文二十：⑶请求批转的请示。

见例文二十－：3.请示具有以下特点：⑴请示事项一般时间性较强。

请示的事项一般都是急需明确和解决的，否则会影响正常工作，因此时间性强。

⑵、应一事一请示，只宜请求一件事。

⑶、请示事项要符合国家法律、法规，符合实际，具有可行性和可操作性。

⑷、请示事项要写的具体、明确、条项清楚，不能出现不明确、不具体的情况，以便上级机关给予明确批复。

⑸、一般主送一个机关，不得多头主送，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得在请示的同时又抄送下级机关。

（6）、应按隶属关系逐级请示，一般情况不得越级请示，如确需越级请示，应同时抄报直接主管部门。

⑺、除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以机关名义向上级机关负责人报送"请示"、"意见"和"报告"。

即“请示”不能主送领导⑻、标题: 请示的标题一般有两种构成形式：一种是由发文机关名称、事由和文种构成。

如《××县人民政府关于××××××的请示》；另一种是由事由和文种构成，如《关于开展春节拥军优属工作的请示》⑼、结语:应另起段，习惯用语一般有“当否，请批示”，“妥否，请批复”，“以上请示，请予审批”或“以上请示如无不妥，请批转各地区、各部门研究执行”等。

请求批转和转发的请示：应附完整的工作方案。

⑽、落款:一般包括署名和成文时间两个项目内容。

标题写明发文机关的，这里可不再署名，但需加盖单位公章，成文时间应用汉字小写全称如：××××年××月××日。

4.请示与报告的区别⑴请示用于向上级机关请求指导、批准，上级接文后一定要给予批复；报告则用于向上级机关汇报工作，反映情况、提出建议，供上级了解情况。