公文写作及行文规范5.4

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公文格式
公文类型： 报告和请示选择上行文 其他文中选择下行文、平级行文 标题格式：
公文标题应当先写介词“关于”（转发文件除外），然后准确简 要地概括公文的主要内容，一般应包括事由、公文种类。标题中 除法规、规章名称加书名号外，一般不加标点。 转发、批转公文，如原标题文过长，可重新概括确定标题
文件的使用范围－办公室发文 (一般不使用)
代表公司布置日常性的事务工作，通报有关情况
代表公司联系对外邀请、交流、商洽事宜 批转下级公司的来文 下发公司级会议通知（凡有公司领导和分公司负责人参加的会议，
须通过办公室文件下发通知）
通报公司本部有关情况
公司各部门人员均可草拟办公室文件，经部门负责人审核后，送办
关于生产、运营、管理、支撑等涉及全省专业方面的长期性的管理办法或制度
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行文规则
文件的使用范围－部门发文： 凡部门职责范围内的常规性事项，以及可以以部门名义办理的某
些公司职责范围内的事项
由省公司部门牵头组织开展阶段性的营销活动，或者在短期内执
行某项临时性的制度
渠道通报等一般用部门发文即可
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行文规则
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公文格式
正文：
公文文字从左到右横排。公文标题一般用二号小标宋体，文中如有
小标题可用三号小标宋体字或黑体字，正文一般用三号仿宋体字。
需要使用序数符号表明层次时，一般排列顺序是：
第一层 用“一、”，第二层用“(一)”，第三层用“1.”，第四层用
“(1)”
规章和规范性文件 ，视需要用章、节、条、款、项、目标明层次 视具体文种，用“特此通知。”、“特此报告。”、“当否，请批
考文件一律不应作为附件。
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公文格式
主送、抄送、分送： 主送对象为公文的主要受理（执行）单位，应当使用其全称或规范化
简称、统称。不同类之间用逗号，同类用顿号。
抄送对象为除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，按照“先
外后内”的原则排序。
会议纪要中，分送单位为会议的参与部门以及公文的主要执行部门。
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公文格式
附件格式： 公文如有附件，可在正文中的相应位置标注“（详见附件）”，
主要内容包括随文转发或报送的文件、随文颁发的规章或制度以及
文件中的报表、统计数字、人员名单等。
附件格式只能为word、excel、ppt、pdf、jpg，不得采用音频、
视频、压缩包、电脑软件等格式，且应与公文有直接紧密联系，参
可以承担的工作，不得发文要求分公司报送。
省公司能够通过支撑系统或其他渠道取得的数据或信息，不得发文要
求分公司报送。
对省公司统一配发全省的各类资源，相关部门应纳入系统管理或建立
台帐，不得发文要求分公司报送资源数量等统计信息。
对需要员工广泛知晓的事项，应以公司公告或业务联系单等方式取代
发文。
需要其他部门协助办理的事项，可使用业务联系单等方式，不得发文。
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公文形成
公司发文办理流程：
主办单位承办人拟稿—主办单位综合人员核稿—主办单位负责人 审核—有关部门会签(需要会签的)—办公室秘书核稿—公司领导
签发—办公室编号、分发—文印室印制—办公室用印、寄发—原
件归档
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公文形成
部门发文办理流程：
部门承办人拟稿——部门综合人员核稿——部门负责人签发— —部门编号、分发
通报 ：适用于表彰先进，批评错误，及时传达工程进度、网络运行、
业务经营等的重要工作的进展情况
报告 ：适用于向国家机关、上级单位汇报工作，反映情况，答复询问
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公文分类
正式文件的公文种类：
请示：适用于向上级请求指示、批准。“请示”必须“事前”行文， 尽量做到一文一事，言简意扼，上级必须予以批复
批复：适用于答复请示事项
复。”等为正文结尾。
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公文格式
分公司排序：
部门排序：
办公室、战略发展部、规划技术部、市场经营部、品质管理部、集团
客户部、数据部、工程建设部、网络部、信息技术中心、物资供应部、 人力资源部、财务部、内审部、行政总务部、纪检组（监察室）、党 群工作部、工会、客户服务中心、增值服务中心
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公文分类 行文规则 公文格式 公文形成
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公文形成
办公室发文办理流程 ：
部门承办人拟稿——部门综合人员核稿——部门分管负责人审核—
—办公室秘书核稿——办公室负责人签发——办公室编号、用印、
寄发——原件归档
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公文形成
拟文注意事项：
情况确定，观点明确，逻辑严谨，条理清楚，层次分明，文字精炼，
标点准确，书写工整，篇幅要力求简短
公文中如使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。使用国际组
严格区分“请示”和“报告”文种。“请示”的内容是需要上级予以
批复的事项，应一文一事。而“报告”的内容可以涉及多个方面，但 不得夹带请示问题，一般不要求上级回复。文中不应出现“现将主要 情况汇报请示如下”的说法。请相关人员在行文前确定文种并按规定 正确行文。
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行文规则
注意事项：
正确使用“通报”文种。在通报业务发展、工程进度、网络运行
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公文分类 行文规则 公文格式 公文形成
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行文规则
文件的使用范围－公司发文：
对上级行政部门或监管单位进行工作商洽、请示或汇报等 与不相隶属的单位联系工作、询问和答复问题，向对方知照有 关事项（公司发函） 部署涉及国家政策、规定和行业管理的要求，落实国家指令承 担的经济事项
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行文规则
公司向所属所有市级分公司行文时，一律写成“各市分公司”；向
部分市级分公司行文时，按规定顺序排列
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行文规则
注意事项：
对于没有公司领导参加的会议，不得拟写公司会议纪要；对于没有部
门领导参加的会议，不得拟写部门会议纪要。如会议议定事项需其他 部门人员确认或知悉，可采取业务联系单或其它等形式处理。
文件的使用范围－公司发文：
安排须所属企业统一执行或知晓的重大事项：
对全省业务发展长远规划与年度计划的下达和批复
对全省工作部署和检查，对经营决策的重大调整和改革 对重大投资项目、重大科研项目的下达和批复
对公司财务制度或工资、劳保福利的调整
对重要外事活动计划的上报和下达 对公司部门机构的设置和撤并
公文写作及行文规范
2009年4月
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公文分类 行文规则 公文格式 公文形成
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公文分类
正式文件的公文种类： 决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排 通知 ：适用于发布公司的各类规章制度、管理办法、技术规范和业
务标准，传达并要求所属企业执行办理或周知的事项，转发国家机关、 上级单位的文件并提出具体要求
意见：适用于对重要பைடு நூலகம்题、事项提出见解和处理办法。可用于向国
家机关、上级单位提出见解和建议，向所属企业表明态度，提出统一 要求和处理办法
函：适用于与不相隶属的机构、单位商洽工作、询问和答复问题，
请求批准和答复事项
会议纪要：适用于记载会议主要精神和议定事项
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公文分类
下列情况下一律不得印发文件：
上级公司向省公司本部征求意见或建议，属于省公司部门职责范围内
公室负责人签发。如有必要，还可呈送公司分管领导审批
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行文规则
行文规则：
公司与外部同级单位可以联合行文；公司和公司工会可联合行文 公司内部各部门之间不得联合行文，也不得与外部单位或部门联 合行文 。联合行文应当明确主办单位 除办公室外，各部门不得以部门名义对外单位发文 公司内部各部门之间不相互行文，可以将文件抄送给其他部门阅知 部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文
织外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的中文译名。
用词要准确，规范。人名、地名、专业术语、数字、事物名称、引
文要准确无误。引用公文应当先引标题后引发文字号，前者加书名 号，后者加圆括号
公文中的数字除按要求必须使用汉字外，凡是用阿拉伯数字书写得
体的地方，均应使用阿拉伯数字
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2012-8-2
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等情况的文件中，应将主要内容置于正文部分，并将包括大量具 体数据的电子文档作为附件，避免正文为空或采取“现将XXXX情
况通报印发给你们，具体内容详见附件”等表述方式。此外，
“通报”适用于表彰先进、批评错误，因此对《关于表彰XXXX竞 赛获奖人员的通知》类的文件，一般应使用“通报”文种。
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公文分类 行文规则 公文格式 公文形成