在线收货系统操作手册

在线收货系统操作手册

在线收货系统主要是基于工作流平面界面，将之前手工填写纸化收货单，收货单的线下传签，以及手工上传收货单，人工进行系统收货各操作进行了集成和电子化。依靠电子化审批流，将接收申请提交、收货审批、系统收货、收货单打印等各环节进行自动化，使得收货审批更加及时、单据传递更加快捷、收货操作更加简单、单据内容更加规范。

新流程主要包括：

接收人提交申请－审批人审批－系统收货人系统收货－财务打印收货单

具体操作内容如下：

1、收货系统主界面

线上收货平台基于目前的工作流平面，左边主要功能区根据各操作人员不同权限，看到不同的菜单。

2、收货人填写收货申请

可根据订单号、请购者、成本中心等条件查询未接收订单信息。已全部收货或已手工关闭订单，不显示。

接收申请人根据需要选择相应需接收的订单，输入本次申请接收数量。

“审批者”栏根据实际的业务审批流程，手工选择相应的部门经理。因目前京港公司业务主管逻辑较复杂，且经常有轮岗情况发生，此节点暂定由申请人手工选择。

如多个订单同时接收，可点击下方的“全选”，和“指定唯一审批者”，进行批量操作。

提示：如果点全选，系统在本次接收数量栏默认全部收货。

填写完成后，点击“提交”，此条记录会在相应的部门经理“接收审批”界面出现。为保证尽快完成审批，建议申请人完成操作后，及时通知部门经理进行审批操作。（后期开发会通过系统自动邮件提醒审批人）在本条接收申请审批通过且完成系统收货前，此条订单为灰色，且不允许接收申请人再次提交申请。

3、接收审批人审批申请

审批人在接收审批界面查找未审批订单，可按订单号、申请人查询，如直接点查询，则显示所有待审批订单。

审批人根据实际情况选择通过或拒绝，并可在审批备注中标注审批意见，完成后点”提交”。

审批结束后，该条记录自动显示在系统收货人主界面中。如接收申请被拒绝后，申请重新回到申请人节点，需申请人重新修改后，再次提交。

4、系统收货人进行收货操作

系统收货人复核已完成收货审批收货单内容，确认无误后，点击“提交”开始系统收货操作。

系统自动弹出窗口，确认进行收货接收，直接点击“接收”。

点击接收后，系统自动运行收货请求操作，此时“接收”为灰色，不允许重复点击。此时可关闭此窗口或最小化，进行其他操作，不必等待。

系统处理完成后，会提示全部处理已完成，并生成接收单号。

至此所有收货操作全部完成。

此时可点“打印”直接打印收货单。一般情况下不再要求用家打印收货单，而是由财务部相应会计人员进行收货单打印及与发票、订单匹配的后续工作。

注意：当月末结账时点，会计期间关闭状态下，无法进行系统收货操作，会显示相应提示内容，需等会计期间打开后，方可继续进行收货操作

5、接收历史查询

在接收历史界面，可查询到已完成系统接收的所有历史记录，并可在此界面进行收货单的打印操作。

系统收货单格式