如何有效管理合同档案
工程合同档案管理措施
工程合同档案管理措施一、合同档案的建立1. 合同签订后，应立即建立合同档案，并由专人负责管理。
2. 合同档案应包括但不限于合同正本、附件、变更协议、相关批复文件、会议纪要、往来函件等。
3. 所有合同文件应当按照项目名称、合同编号等信息进行分类、编号和归档。
二、合同档案的保管1. 合同档案应存放在专门的档案室内，该环境应干燥、通风、避免阳光直射，以防档案材料受潮或褪色。
2. 合同档案应实行封闭管理，非经授权人员不得随意查阅或借阅。
3. 对于电子版的合同档案，应做好数据备份，并设置访问权限，确保信息安全。
三、合同档案的使用与借阅1. 需要查阅合同档案的人员应提前提出申请，并说明查阅的目的和内容。
2. 借阅合同档案时，应填写借阅登记簿，明确借阅人、借阅日期、归还日期等。
3. 借阅人应当爱护档案资料，不得涂改、撕毁或丢失。
4. 借阅结束后，应及时归还档案，并由档案管理人员检查档案的完整性。
四、合同档案的更新与维护1. 合同履行过程中产生的新文件，应及时归档到相应合同档案中。
2. 合同变更或解除时，应更新档案记录，并保存相关变更协议或解除证明。
3. 定期对合同档案进行检查和维护，确保档案的完整性和有效性。
五、合同档案的保密性1. 合同档案中可能包含敏感信息和商业秘密，因此必须严格遵守保密原则。
2. 未经授权，任何单位和个人不得泄露合同档案中的任何信息。
3. 对于涉及国家安全、商业机密等特殊内容的合同档案，应采取额外的保密措施。
六、合同档案的法律责任1. 合同档案管理人员应遵守国家有关档案管理的法律法规，对于违反管理规定造成的后果承担相应的法律责任。
2. 对于故意损毁、篡改或丢失合同档案的行为，将依法追究责任。
合同档案管理办法
合同档案管理办法
1. 合同档案管理责任：明确合同档案管理部门的责任和职责，指定专门的负责人负责合同档案的管理工作。
2. 合同档案的分类与整理：根据合同的性质、类型等特点进行分类，制定合同档案管理的分类规则，并对合同档案进行整理、装
订和标识，确保档案的完整性和可查阅性。
3. 合同档案的存放和保管：确定合同档案的存放位置和保管措施，要求对合同档案进行定期巡检和整理，确保档案安全可靠。
4. 合同档案的检索和利用：制定合同档案的检索办法和流程，确保合同档案可以快速找到和利用，提供参考和证明的依据。
5. 合同档案的保密和传递：对涉及商业秘密和机密的合同档案，要采取必要的保密措施，确保档案信息的安全性和机密性；对需要
传递的合同档案，要进行严格的管理和控制，确保档案的完整性和
准确性。
6. 合同档案的销毁与归档：对于已经履行完毕或者过期的合同档案，要按照规定的期限进行销毁或者移交归档，确保档案管理工
作的规范性和持续性。
7. 合同档案电子化管理：鼓励采用合同档案的电子化管理方式，推行数字化存储和检索，提高档案管理的效率和便利性。
以上是一份合同档案管理办法的主要内容，具体实施还需要根
据实际情况进行调整和完善。
合同档案管理及档案利用管理制度有哪些
合同档案管理及档案利用管理制度有哪些第一章总则第一条为了加强合同档案的管理和利用，维护企业合法权益，提高管理水平，根据《档案法》及有关法规，结合企业实际情况，制定本制度。
第二条合同档案是企业重要的经济档案，包括合同文本、附属材料和有关文件。
合同档案管理应遵循真实性、完整性、及时性和安全性的原则。
第三条企业应设立专门的合同档案管理部门，负责合同档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。
第二章合同档案的收集与整理第四条合同档案的收集范围包括：1. 合同文本及附属材料；2. 合同签订、履行过程中的相关文件；3. 合同履行完毕后的相关资料；4. 合同纠纷处理过程中的相关文件。
第五条合同档案的整理应遵循以下要求：1. 按照合同的类别、签订时间、履行情况等分类；2. 确保档案材料的真实性、完整性；3. 便于检索和利用；4. 符合档案保管的要求。
第六条合同档案的整理应由专人负责，确保档案材料的准确性和完整性。
第三章合同档案的归档与保管第七条合同档案的归档应按照规定的程序进行，确保档案的及时归档。
第八条合同档案应按照规定的格式进行编号，便于检索和管理。
第九条合同档案的保管应遵循以下要求：1. 确保档案的安全性，防止丢失、损坏、泄露；2. 档案室应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉等措施；3. 定期对档案进行检查、清理、消毒；4. 建立合同档案的查阅制度，限制查阅范围和次数。
第四章合同档案的利用与保管第十条合同档案的利用应遵循以下规定：1. 查阅合同档案应填写查阅申请表，经部门负责人批准；2. 查阅合同档案时，应遵守档案室的规章制度，不得污损、涂改档案；3. 查阅合同档案应限于内部使用，不得泄露给外部单位或个人；4. 合同档案的借阅应严格控制，仅限于内部使用，不得外借。
第十一条合同档案的保管期限应根据国家规定和企业实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。
第十二条合同档案的销毁应按照规定的程序进行，确保档案的安全、及时、彻底销毁。
合同档案的管理(集合9篇)
合同档案的管理（集合9篇）合同档案的管理第1篇为进一步加强档案资料管理工作，提高档案资料管理水平，逐步实现公司档案资料管理工作的规范化、制度化，特制定本制度。
一、本制度所指的档案资料是公司在业务经营中形成的以工程项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件(含招标答疑、工程量清单)、投标文件、中标通知书、合同文本、工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单、消防验收意见书、竣工资料等。
二、档案资料管理原则1、档案资料实行专人专管，以确保档案的完整、完全和有效利用。
①招标文件(含招标答疑、工程量清单)、中标通知书、合同文本(正、副本)、消防验收意见书、物业设备移交清单等原件归材料部肖瑜管理；②投标文件、工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单、竣工资料原件等归成本部张艳芝管理，招标文件(含招标答疑、工程量清单)、中标通知书、合同文本(正、副本)等影印件留存备查。
2、原则上所有原件只作存档，不予外借；3、专管员负责统筹整理、保管公司档案资料，同时履行本职的责任和义务。
4、各项目部应及时移交档案资料，并以影印件的形式保存。
三、档案资料的移交1、工程项目在中标后其招标文件(含招标答疑、工程量清单)由技术部负责整理一份完整的原件，并移交材料部肖瑜归档，成本部留存影印件备查；投标文件由成本部存档备查。
2、工程项目在正式下发中标通知书、签署合同资料及文件后，由项目部或相关经手人将其所有原件移交材料部肖瑜存档；项目部及成本部分别留存影印件备查。
3、工程项目过程资料，如工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单等原件交由成本部张艳芝归档，项目部留存影印件备查。
4、竣工报告、消防验收意见书、物业设备移交清单及完整的竣工资料由项目部将原件交由材料部肖瑜存档；项目部留存影印件备查。
5、档案资料移交时，必须注明文件名称和概要，移交双方签字确认后方为完成交接手续。
6、移交的档案资料由专管员整理保存，必须注明资料类型并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。
合同档案整理方法
合同档案整理方法
合同档案整理是企业管理中非常重要的一环，良好的合同档案
整理方法可以帮助企业更好地管理和保护合同文件，提高工作效率
和风险控制能力。
以下是一些合同档案整理的方法和建议：
1. 建立合同档案管理制度，制定合同档案管理制度，明确合同
档案的归档、存储、检索、销毁等流程和责任人，确保合同档案管
理有章可循。
2. 分门别类存档，根据合同类型、签订时间、合同主体等因素，对合同档案进行分类存档，建立清晰的档案目录和编号体系，便于
查找和管理。
3. 电子化管理，将合同档案进行电子化管理，建立电子档案库，实现合同档案的电子化存储、备份和检索，提高档案管理效率。
4. 定期归档和清理，对已经履行完毕或过期的合同进行定期归
档和清理，及时销毁无效合同档案，避免占用过多的存储空间。
5. 加强安全保护，对合同档案进行安全保护，包括防火防水防
盗等措施，确保档案的完整性和安全性。
6. 建立档案借阅制度，对于需要查阅合同档案的人员，建立借阅申请和审批制度，规范档案查阅行为，防止档案遗失或泄露。
以上是合同档案整理的一些方法和建议，希望对您有所帮助。
如有更多疑问或需要定制合同范本，请随时与我联系。
合同档案管理规定
合同档案管理规定第一条总则1.1为加强合同档案的管理，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《档案法》、《合同法》等有关法律法规的规定，制定本规定。
1.2本规定适用于公司内部所有合同档案的管理工作。
第二条合同档案的收集与整理2.1合同签订后，合同承办部门应当及时将合同文本及相关附件原件送交档案管理部门进行归档。
2.2档案管理部门应当对收集到的合同档案进行整理，按照合同的类型、签订时间、履行期限等因素进行分类，确保档案的完整性和可追溯性。
第三条合同档案的保管与保密3.1档案管理部门应当采取适当措施，确保合同档案的安全、保密，防止档案的遗失、损坏或泄露。
3.2合同档案的借阅、复制、销毁等操作，必须经过档案管理部门的审批，并严格遵循相关规定。
第四条合同档案的利用与销毁4.1合同档案的利用应当遵循公正、公平、公开的原则，确保证据的真实性和合法性。
4.2合同履行完毕后，档案管理部门应当根据档案保管期限的规定，对合同档案进行鉴定，对无需继续保管的档案进行销毁，销毁前应当进行登记、审批。
第五条合同档案的电子化管理5.1档案管理部门应当逐步推进合同档案的电子化管理，提高档案管理效率。
5.2电子合同档案的管理应当符合国家有关电子档案管理的相关规定，确保电子档案的真实性、完整性和可追溯性。
第六条合同档案的监督检查6.1公司应当定期对合同档案的管理情况进行监督检查，发现问题及时整改。
6.2档案管理部门应当配合相关部门的监督检查工作，如实提供合同档案管理的相关资料。
第七条法律责任7.1违反本规定的，按照公司相关制度进行处理，涉嫌犯罪的，依法移送司法机关处理。
7.2因违反本规定导致公司遭受损失的，应当承担相应的赔偿责任。
第八条附则8.1本规定由公司董事会负责解释。
8.2本规定自发布之日起实施。
本规定旨在规范公司合同档案的管理工作，保障公司合法权益，维护公司经营秩序，特此规定。
一、五种特殊的应用场合及注意事项1.场景一：合同借阅当需要借阅合同档案时，得先跟档案管理部门打声招呼，填写申请表，经过审批后才能拿到合同档案。
合同档案管理方法(最新13篇)
合同档案管理方法（最新13篇）合同档案管理制度篇一为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。
一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本(不包括业务部门与客户所签订的相关合同档案)。
二、合同档案管理原则1、合同档案实行公司办公室集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。
2、办公室负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。
3、各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名行政人员负责合同文档管理。
三、合同文档的移交1、各部门在正式签署合同后须在一个月内将合同正本原件移交管理中心。
2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。
3、合同文档移交时，必须编制合同移交清册并当面清点。
以双方签字认可后方为完成交接手续。
四、合同文档的管理办法1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。
2、保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任；对超过两年以上(包含本数)的已履行完毕的合同协议，由办公室甄别，并予以销毁。
3、办公室要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。
5、各部门员工可在办公室查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经总经理签字同意后，方可在合同管理部门办理相关借阅手续，以影印件借出。
合同原件无特殊情况不得外借。
6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。
7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。
8、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。
合同档案管理制度篇二为了更好地促进企业发展，提高企业的经济效益，保障企业在合同管理工作中能有条不紊的进行。
特对企业合同管理人员资格要求作如下规定：一、企业合同管理人员必须具备合同管理资格，有颁发资格证书者，方能上岗。
合同档案管理方法和技巧
合同档案管理方法和技巧【合同档案管理方法和技巧】1. 引言在现代商业环境中，合同是企业运营的核心组成部分。
合同档案管理的有效性对于一个组织的成功至关重要。
本文将探讨合同档案管理的方法和技巧，以帮助企业建立高效和可靠的合同档案管理系统。
2. 了解合同档案管理的重要性合同档案记录了企业与其供应商、客户和其他合作伙伴之间的法律约束和责任。
合同档案管理不仅可以帮助企业履行合同的义务，还可以提供法律保护，确保合同的有效性和可执行性。
有效的合同档案管理可以提高组织的效率，节省时间和资源。
3. 设计一个全面的合同档案管理系统一个全面的合同档案管理系统应包括以下几个方面：3.1 确定合同管理的目标和需求：明确合同管理的目标，例如合同的安全存档、合同期限的跟踪等。
3.2 制定合同档案管理政策：制定明确的合同档案管理政策，包括合同的存储、分类、索引和保密要求等。
3.3 确定合同档案管理团队：组建一个专门的合同档案管理团队，负责制定和执行合同档案管理策略。
3.4 整理合同文档：对所有合同文档进行整理和分类，为每个合同分配唯一的标识符，并建立一个档案目录。
3.5 建立合同档案数据库：利用电子文档管理系统或合同管理软件建立一个合同档案数据库，以便于合同的存储、检索和共享。
4. 有效的合同档案管理技巧以下是一些有助于实施有效合同档案管理的技巧：4.1 建立适当的合同档案分类系统：根据组织的需求和合同类型，设计一个适当的分类系统，以便快速定位和检索合同文档。
4.2 统一的合同编号和命名规则：为每个合同分配一个唯一的编号，并制定一套合同命名规则，以确保合同的一致性和易于管理。
4.3 更新和维护合同档案：及时更新合同档案，并定期进行维护，包括删除过期合同和归档不再需要的合同。
4.4 建立合同访问和权限控制机制：限制合同档案的访问权限，确保只有授权人员可以查看和编辑合同文档。
4.5 建立备份和恢复机制：定期备份合同档案，以防止意外数据丢失，并建立恢复机制以应对档案损坏或丢失情况。
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如何有效管理合同档案
摘要：合同档案在经济活动中的地位愈来愈重要.然而,由于管理不善,有相当一部分合同无法作为原始依据在日后的经营活动中发挥作用；本文作者结合多年工作经验，就合同档案管理的相关问题进行分析。
以供参考。
关键词：合同档案管理
前言
合同是体现平等主体的自然人、法人、及其他组织之间,依照合同法及其有关法规和规定签订的设立、变更、终止民事权利义务的协议。
规范的合同管理是维护法人单位合法权益的有力保障。
围绕合同档案管理,一直存在某些难点问题,如收集归档率低,保管期限划分随意性大,管理模式与利用需求存在冲突,开发利用水平低等,制约着合同档案管理水平的进一步提升。
一、合同档案的收集
合同档案收集难是一个普遍现象。
这与合同的形成方式与一般公文有所区别有关。
从办理程序看,在一个法人单位,不同性质和类别的合同往往由不同职能部门拟定和承办,甚至每份合同从起草、审核、审批签署直至履行完毕都要经历诸多流转环节;从合同成立看,合同送交所有责任方签署完毕后方才成立,流程多周期长。
受内外因素的影响,合同容易出现“中途截流”和分散保管的现象,从而给档案部门的收集工作带来一定困扰,直接影响合同档案管理质量和开发编研工作的开展。
如何解决这一问题呢? 关键在于抓住合同流转的中心环节。
按照《合同法》第32 条规定:“采用合同书形式订立合同的,自双方当事人签字或者盖章时合同成立。
”而依目前国内惯例,合同签订成立基本以签订方盖章为准(签订方皆为自然人除外) 。
可见,盖章环节是合同档案收集的关键。
如果在合同用印环节即注意对合同进行编号登记,作为追索合同文本的凭据,有助于提高合同收集归档率。
对一个全宗单位而言,较为科学有效的方式是实行统一格式的合同审批单。
审批单记载合同内容、责任者、金额、经办部门等相关信息,由合同经办部门填写,附合同文本一并办理审批流转(一式三联,格式如下) 。
待合同签署成立后,第一联供档案部门作为合同审批材料,与合同文本一并归档;第二联存财务部门,作为记账凭证;第三联可由合同部门作为专项资料保留。
在合同用印阶段,文书部门(或档案部门) 直接在合同审批单编号,并留下第一联备案存查,督促合同经办部门在合同正式签署完毕后及时办理移交归档手续。
使用合同审批单既可以真实直观地反映出每一份合同形成的全过程信息,又使得合同管理流程更加规范严谨。
采用这一方式,并通过制定配套的合同管理和移交制度,则合同档案的归档率得以有效保证,有助于从根本上解决合同档案收集难的现象。
合同审批单
二、合同档案管理模式
在国家机关和企业档案分类体系中,都未将合同档案作为一个单独的管理门类。
换言之,在立卷归档阶段,合同一般依据其性质、类别和承办机构等特征,被分别纳入不同的档案管理门类。
这自然有其一定的合理性和科学性。
例如将采购合同、工程合同、融资借贷合同分门别类进行归档有助于保持设备档案、基建档案、会计档案的成套性与系统性。
但是,随着合同数量的激增、合同凭证的频繁调用以及合同信息资源的深层次开发,传统做法已无法很好
地满足对合同进行集中查询、综合统计以及编研开发的需要,与当前的利用需求存在一定矛盾。
另外,在保管方式上,以往不少单位出于业务工作考虑,往往指定合同部门或财务部门负责管理本单位合同档案,这也给合同档案管理带来一定风险性。
首先,合同管理人员(一般为兼职) 档案专业知识有限,合同档案管理水平参差不齐;其次,合同存放于业务部门不利于保管使用和到期鉴定销毁;第三,一旦组织机构或工作人员发生调整变动,往往容易造成合同散失。
因合同凭证丢失导致经济诉讼失利的案例并不鲜见。
目前,随着社会信用体系的构建,不少地方开始推行
“重合同,守信用”企业认证工作。
收集、分析合同各阶段执行情况,加强对风险的控制能力,使动态管理合同成为一种新的管理形式和需求。
鉴于合同档案所具有的特殊属性,笔者认为合同档案的管理模式须分层次进行。
第一层次,实现合同安全统一管理。
建议由档案综合管理部门对合同档案文本实行集中管理,统一开展保管利用、鉴定销毁和编研开发工作,避免档案缺散流失。
第二层次,开展合同执行情况跟踪管理。
由合同部门(或财务部门) 负责及时记录合同履行、变更、废止等完备信息,并及时收集相关交易凭证(票据) 装订备查。
在分类归档方式上,理想做法是合同文本归档一式二份:一份用于档案部门正常分类归档,维护各类档案的系统完整;另一份提供合同部门(或财务部门) 建立合同执行信息记录。
为了便于统计查询和开发利用信息,后者可以采取灵活多样的分类和排列方式,实行动态管理,列为专项业务资料保管。
当然,机构规模较小的单位也可结合本单位机构设置情况,指定档案部门行使上述“二合一”的合同管理职能。
三、合同档案保管的划分
对于合同保管期限,存在两种极端的看法。
一种片面夸大合同的重要性,将合同不分主次轻重一律列为永久保管;另一种则相反,认为合同都有履行期限,全部列为短期保管则可。
事实上这两种做法在认识上都存在误区,不利于合同档案的科学管理和有效利用。
划分合同保存期限时,要联系合同价值进行综合分析。
例如,对一般经济合同而言,合同标的、履行期限是重要参考指标;合同作为技术文档时,它所依附的设备仪器、土地不动产等使用年限应作为考虑因素;有的合同具有深远的社会影响(如反映重大经济和社会意义的合资合作协议等) ,可以考虑列入永久保管。
近年来,经济纠纷案件呈现上升之势,因此合同争议的诉讼时效也在参考之列。
可见,尽管鉴定合同价值并无具体标准可循,划分保管期限也不宜一概而论,只要善于综合各方面信息,运用经济的、法律的眼光和动态观点看问题,就有助于合同档案保管期限的划分趋于准确合理。
四、对变更、撤销和失效合同的管理
对变更、撤销和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲点,容易被忽视。
事实上,由于合同具有法律意义上的特殊凭证效用,对其变更与解除也应慎而处之。
《合同法》规定,当事人协商一致的,可以变更合同。
法律、行政法规规定变更合同应当办理批准(解除) 登记手续的,依照其规定。
因此,对已签订或生效合同进行变更、撤销或解除时,要参照法律规定办理有关审批程序和登记手续,并在合同签订方共同见证下将合同文本全部回收,统一办理变更或销毁。
必要时还需对履约执行情况作出相关书面说明,双方确认后备案存查。
避免因疏于管理或随意处置造成受控合同流失,而造成不必要的经济纠纷或损失。
五、合同档案信息资源的开发
长期以来,合同管理中存在的上述现象制约着合同信息资源的深入开发和有效利用。
在编研方式上,除了采取传统的分类统计、数据汇总、比较分析等方式对合同档案开展一次、二次编研外,还要紧密结合社会利用需求,发掘其独特的信息内容。
应当注意到,伴随世界经济一体化和中国加入WTO ,构建各个层次的信用管理体系已逐渐成为社会以及企业界的共识。