第四章账务处理系统

临时凭证 库文件
正式凭证 库文件
已记账 凭证
机 制 凭证
输 出
未记账凭 证
银行账库文 件等
输 出
辅 助 账表
（二）主要数据库文件
1、临时凭证库文件:存放未记账的所有记账凭证。
2、正式凭证库文件:存放已未记账的所有记账凭证。
3、科目汇总库文件:存放各科目的八大金额数据。
4、银行账库文件:存放企业发生的所有银行类业务。
三、通用总账子系统的操作过程
操作流程图 （一）总账子系统的操作过程 （二）总账子系统操作过程说明 1、新建核算单位 2、账套初始设置 3、编制记账凭证 4、审核记账凭证 5、记账 6、账证输出 7、自动转账 8、自动结转汇兑损益 9、自动结转期间损益 10、试算平衡与对账 11、结账 12、辅助账务处理
△ 科目代码必须按建账时的编码规则进行全码编制。
2、科目助记码 △长度小于等于4位
△字母码，可以重复
△可以输入，可以不输入 3、科目中文名称 △同级会计科目的名称不能重复 △只需输入本级科目的名称 △一级科目的名称要按财政部规定输入
4、科目类型 △资产 △负债 △共同 △权益 △成本 △损益
5、账页格式 △金额式△外币金额式△数量金额式△数量外币式
五、凭证类型设置 （二）凭证类型设置 常用凭证类型一览表 1、类型字 2、类型名称 3、限制条件 4、限制科目（1001,1002）
五、凭证类型设置 （三）凭证类型设置应注意的问题 1、至少设置一种凭证类型
2、最好设置凭证类型控制科目
3、设置“机制凭证”类型
4、不能随意修改和删除凭证类型
六、结算方式设置
（三）凭证保存处理过程 1、删除无用行
2、凭证保存前检查
3、保存凭证结果 （四）凭证审核 （审核、出纳、主管签字） 审核方式： 1、动态审核（屏幕审核）
2、静态审核（打印审核）
（五）凭证修改 1、“无痕迹”修改 2、“有痕迹”修改
（1）直接修改
（2）消审修改
（1）红冲修改
（2）补充凭证
“无痕迹”修改 “有痕迹”修改
二、期末结转汇兑损益 （一）结汇科目（“外币金额式”科目）
（二）期末自动结汇的初始设置 1、设置外币及其记账汇率 2、建立外币核算科目 3、建立汇兑损益转入科目
（三）期末自动结汇的原理
1、输入期末调整（结账）汇率 2、确定期末自动结转汇兑损益 3、自动计算汇兑损益 4、机制结汇凭证
三、期末结转期间损益 （一）期末专门结转期间损益的初始设置 1、建立损益类会计科目 2、建立期间损益转入科目 3、定义期末自动结转期间损益
三、账证输出
（一）账簿输出原理
（系统内已有库文件） 科目汇总 库文件 账簿格式库文件
计算
（系统内已有库文件） （系统内已有库文件）
计算
科目余额发生额文件
输出
各种 明细账
各种 日记账 分离 计算
正式凭证库文件 会计科目ห้องสมุดไป่ตู้文件 某科目明细账 库文件
输出
各种 多栏账
（二）账簿输出的主要内容 1、总账 2、明细账 3、日记账 4、多栏账 （三）账簿输出的形式 1、显示输出 2、打印输出
五、期末结账
（一）结账的功能 1、自动结转月末余额到下月初 2、结束当月日常账务处理工作
（二）结账的条件 1、凭证必须全部记账 2、科目必须试算平衡 3、账簿必须核对相符
五、期末结账
（三）结账的要求
1、专人负责结账 2、每月必须结账 3、必须逐月结账 4、保护结账前的数据 5、网络版结账时，需暂停其他工作站操作
第二节 总账子系统初始设置
一、账套管理
（一）账套的概念
账套是指核算单位所建立的一套独立完整的账簿体系。 账套设置过程如下图所示：
输 入 账套参 数文件 自 动 生 成
账套 参数
空白帐簿
文件
一、账套管理
（二）设置账套参数
1、账套代码 3、帐套路径 5、会计期间 7、记账本位币 2、账套名称 4、启用日期 6、编码规则 8、会计主管
第四章
总账子系统—基本账务处理
1
总账子系统概述
2
总账子系统初始设置
主要内容
3 总账子系统日常业务核算
4
总账子系统期末业务核算
第一节 账务处理系统概述
一、总账子系统的数据流程 （一）总账子系统的数据流程图
原 始 手工录入 凭证
审核 科目汇总库 文件 记 账 输 出 输 出
主 体 账簿
记 账 凭证 自动 生成
5、对账单库文件:存放单位发生的所有银行业务。
二、总账子系统的功能结构 （一）总账子系统的功能结构图
账务处理系统
系统设置
凭证处理
记账结账
账证输出
辅助核算
系统服务
建立会计科目 凭证类型设置 初始数据录入 外汇汇率设置 自动分录定义 非法对应科目 操作员设置等
凭证输入 凭证修改 凭证删除 凭证审核 凭证查询 凭证汇总等
四、期末试算平衡与对账
（一）期末试算平衡
所有科目本月借发生额合计 = 所有科目本月贷发生额合计
所有科目月累计借发生额合计=所有科目月累计贷发生额合计
所有科目本月初借余额合计 = 所有科目本月初贷余额合计 所有科目本月末借余额合计 = 所有科目本月末贷余额合计
资产+成本=负债+权益+损益（或资产=负债+权益）
未记账凭证 已记账凭证
（六）凭证删除
要求：只能删除未审核未记账的凭证
1、对需要删除的凭证作“作废”标记
2、删除已作废的凭证
3、整理凭证断号
二、记账
（一）记账的功能
1、转移凭证功能 2、传递数据功能 3、更新数据功能 （二）记账的种类
1、正式记账 2、恢复记账（反记账）
（三）正式记账的方式 1、实时记账（不需审核签字） 2、成批记账（需要审核签字） （四）正式记账的要求 1、专人负责记账 2、检查期初数据试算平衡 3、每月可以多次记账 4、不能跨月记账 5、自动保护记账前的数据
6、科目性质（余额方向） △ 借方（支出）△贷方（收入） 7、辅助账类 △部门△个人往来△客户往来△供应商往来△项目
（二）建立会计科目的内容
1、新增科目（科目升级） 2、复制科目（单个、成批） 3、修改科目（要求） 4、删除科目（要求） 5、输出科目（查询科目）
（三）建立会计科目应注意的问题
1、应减少（或防止）科目升级 (设置子科目)
一、记账凭证处理 （一）凭证处理的数据流程
审核 记 账 凭 证 手工 录入 自动 生成
查询
临时凭证库文件
修改
删除
汇总
（二）记账凭证输入的内容
1、凭证号（类型+序号） 2、凭证日期（制单日期） 3、附件（所附原始单据的张数） 4、摘要（经济业务的简要说明） 5、会计科目（编码、名称、助记码、参照） 6、金额（借方、贷方） 7、辅助信息项目（部门、往来、项目等）
结算方式编号 1 101 102 2 201 结算方式名称 支票 现金支票 转账支票 商业汇票 银行承兑汇票 支票管理 √ √ √
202
3 4
商业承兑汇票
委托收款 银行汇票 √
5
其他
七、外汇汇率设置 （一）外币代码（符合国际统一标准） （二）外币名称（与外币代码一一对应） （三）记账汇率（期初汇率） （四）结账汇率（调整汇率） （五）外币折算方式 1、直接汇率（本位币=外币×汇率） 2、间接汇率（本位币=外币/ 汇率）
八、自动分录定义
常用自动分录
（一）自动分录的主要参数 1、分录号 2、凭证类型 3、使用时间 (日常、期末) 4、结账顺序号 5、摘要、科目、借贷方向 6、金额来源公式
九、非法对应科目设置 非法对应科目是指《企业会计制度》中不允许出现 的借贷对应关系的会计科目。
注意问题：
1、不要将正确的分录定义为非法对应科目； 2、最好设置一对一的非法对应科目； 3、非法对应科目一般只对应以及会计科目。
2、合理设置“往来账”和“银行账”科目
3、多栏式账只是一种账簿输出格式
4、辅助账类必须设置在末级科目上 5、外币代码应合理设置
四、科目初始数据装入 （一）科目初始数据的装入方法 1、一般会计科目初始数据的装入方法 2、辅助核算科目初始数据的装入方法 3、科目初始数据的装入内容
（二）科目初始数据的试算平衡
记账 自动转账 期末结汇 结转损益 试算平衡 对账 结账等
科目余额表 总账 日记账 明细账 多栏账 记账凭证等
银行对账 部门核算与管理 项目核算与管理 往来核算与管理 现金流量核算与 管理等
数据备份 数据恢复 数据删除 数据检测 修改口令 改变操作员 版本升级等
（二）各功能模块的主要作用
系统设置：建立账务处理系统核算规则和基础数据 凭证处理：账务处理系统日常会计数据的重要入口 记账结账：账务处理系统内部会计数据处理的核心 账证输出：账务处理系统为用户提供信息的出口 辅助核算：实现会计核算软件向管理软件的过渡 系统服务：维护账务处理系统数据的安全和完整
1、试算平衡的原理和内容
（1）复式记账： “有借必有贷，借贷必相等” （2）会计恒等式：“资产=负债+所有者权益” 2、科目初始数据的试算平衡
（1）期初借方余额合计=期初贷方余额合计 （2）各期借方发生额合计=各期贷方发生额合计
五、凭证类型设置
（一）记账凭证的分类 1、收款、付款和转账凭证 2、现金、银行和转账凭证 3、现收、现付、银收、银付和转账凭证 4、通用记账凭证 5、自定义
（四）年结的作用
1、产生下年度的空白账簿文件 2、结转年末余额到下年年初 3、打开某些已经关闭的功能
（四）记账凭证的输出
1、未记账凭证输出 2、已记账凭证输出 3、“作废”凭证输出