OA办公操作手册

云南建工第四建设有限公司文件

云建四政发〔2014〕60号

云南建工第四建设有限公司

关于印发OA办公操作手册通知

公司各职能部门，直管部、分公司：

为规范公司OA办公操作流程，增强广大干部职工OA办公能力，提高信息化办公水平和质量，提升企业发展层次。公司结合管理实际，制定了《OA办公操作手册》，要求公司所有人员遵照执行。

附件：云南建工第四建设有限公司OA办公操作手册

云南建工第四建设有限公司

2014年7月1日

附件

云南建工第四建设有限公司

OA办公操作手册

一、目

规范公司OA办公操作流程，增强广大干部职工OA办公能力，提高信息化办公水平和质量，提升企业发展层次。

二、职责和权限

（一）公司综合办公室

公司综合办公室为OA办公系统运用主控部门，负责按《OA 办公操作手册》组织、指导、监督、检查OA办公系统运用实施情况；并对办公操作流程进行修订与完善。

（二）公司信息中心

公司信息中心为OA办公系统运用协管部门，负责提供技术支持和系统维护。

（三）公司机关其他职能部门、直管部（分公司）

按照《OA办公操作手册》有关要求，及时收发文或审批相关表单，保证公司各种管理信息通畅流通，快捷、高效推进各项管理工作；职能部门根据业务要求，提供业务表单样式并编制处理流程。

三、文件处理要求

（一）及时性

公司通过OA系统下发文件，职能部门、直管部（分公司）收文员要及时按文件要求处理，单个文件规定处理时限为2个工作日（紧急文件除外），若在规定时限内没有处理，公司将给与相应处罚。

（二）针对性

在选择文件加签或者知会对象之前，要先仔细阅读并掌握文件内容，针对性地转发给文件所涉及或需要告知人员，坚决杜绝漫无目地普发。

（三）时效性较强文件，收文员要进行追踪处理。

四、《OA办公操作手册》主要内容

（一）登陆界面和控件安装

（二）公司上行文、下行文（行政红头文件）管理

1．发文管理

2．收文管理

（三）公司便笺红头文件管理

1．发文管理

2．收文管理

（四）公司协同文件管理

1．发协同

2．收协同

（五）文件撤销、回退、终止

（六）归档文件查阅和共享

1．归档文件查阅

2．归档文件新建和操作

3．归档文件共享

（七）发布公告和新闻

1．发布公告

2．发布新闻

五、OA办公系统实施流程

（一）登陆界面和控件安装

1．登录网址

电信、铁通网络登录地址：http://116.249.5.13

联通网络登录地址：http://221.213.103.132

2．首次登陆前需要做2件事情：

（1）将登陆地址设为IE受信任地址。操作如下：

打开IE—工具—Internet选项—安全—受信任站点—站点—输入http:// 116.249.5.139（或者http://221.213.103.132）添加--确认。注意取消“对该区域中所有站点要求服务器验证”选项。

点击打开后，找到“安全”→“受信任站点”，点击“站点”

在弹出窗口中，填入OA登陆地址，将下方小方框中勾去掉，点击添加，并“确定”。

然后点击“安全”→“自定义级别”

进入以下界面后，将所有与“Active X”有关设置设为“启用”，点击确定。

打开“隐私”窗口，将下方小方框内勾去掉，并点确定。

（2）进入首页面后，在右上角处点击“辅助程序安装”

安装插件，登陆界面—辅助程序安装—安装所有插件，操作如下：

在弹出窗口中选择安装office控件，之后确定等待系统自动安装。也可选择下载office解压后，执行setup.exe程序安装。

（二）公司上行文、下行文（行政红头文件）管理流程

1．公司发文管理流程

（1）拟文

点击“公文管理”中“发文管理”—“拟文”，选择“公司发文模板”，点击“确定”弹出公司发文稿纸（发文单），分别选择拟稿部门、主送部门、抄送部门（视情况而定是否选择）和文件名称，填写好文单之后，点击“正文”插入正文，若文件有附件，则点击“插入”上传相应附件。最后点击左上方“发送”。

（2）部门主管核稿

拟文程序结束点击发送之后，文件以及文单根据系统中预先设置好流程自动发送到部门主管进行核稿。文件发起者可以在“跟踪事项”跟踪整个流程运行过程和节点处理情况。

发文流程已在系统中预先设置

（3）文号管理

文件经过发起者部门主管审核签字之后，文件流程到“文号

管理”节点，由具有相应权限公司发文人员进行处理，给与该行政文件相应文号，文号通过手工输入，并且同一个文号在发文系统中限用一次。输入后点击“确定”和“提交”按钮，提交给分管领导（班子成员）、主管领导会签。

（4）文件套红

上行文、下行文（行政红头文件）会签由公司所涉业务分管领导、总经理会签；最后由公司法定代表人（董事长）签发。

所发文件通过领导会签、签发之后，流程到公司发文人员进行文件套红。按照以下流程选择文件红头模板，并严格按照《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）进行调整，调整至标准格式之后提交到下一节点。

（4）印章管理（加盖电子印章）

文件红头套好之后，要在文件落款处加盖电子印章，此节点由具有加盖电子章权限公司发文员来操作，具体流程如下：点击“签章”按钮弹出签章对话框→在“电子印章”栏目中输入签章密码，弹出印章图样→点击右上方“确定”按钮→调整印章在文