OA办公操作手册
(完整版)OA操作手册(新)
keya协同办公系统技术方案第一部分使用说明1.1 OA办公系统功能简介OA网络智能办公系统是专业的网络办公软件，采用领先的B/S(浏览器/服务器)操作方式，使得网络办公不受地域限制。
集成了包括内部电子邮件、短信息、公告通知、个人考勤、日程安排、工作日志、通讯簿、工作流、消息通知管理、考勤管理、工作计划、工资管理、会议管理、车辆管理、网络会议、讨论区、聊天室、文件柜、系统日志、电话区号查询、邮政编码查询、等多个极具价值的功能模块。
OA在安装维护上更提供了采用独有技术开发的傻瓜型安装工具、配置工具和数据库管理工具，用户可在30秒内自行安装完毕，无需专业人员即可自行维护。
数据存取采用分布式集中控制，避免了数据泄漏的可能。
完善的密码验证与登录验证机制更加强了系统安全性，并且所有页面均进行身份验证和权限验证。
基于工作流的公文流转和业务管理，使得业务表单、流程步骤和权限都可以由用户灵活定制。
公文流转支持使用Word、Excel等附件。
OA 富有竞争力的特性：1、独创 web服务器、数据库和应用程序全部自动傻瓜安装，建立企业信息中枢只需1分钟2、客户机无需安装专用软件，使用浏览器即可实现全球办公。
3、无线OA新概念，结合手机短信实现无线办公应用4、支持任意多级部门/成员单位模式，灵活定义角色权限，全面面向集团应用5、内置工作流系统，通过傲视同群的“智能表单设计”、灵活的自定义流程，实现各项业务流程的管理，文件流转及审批6、完善灵活的菜单自定义机制，方便挂接外部的B/S系统，具有良好的扩展性7、内置Office文档在线编辑控件，支持文档自动上传，手写签名、电子印章、全文批注.8、集成Internet邮件管理组件，提供 web方式的远程邮件服务9、集成网络硬盘组件，提供便捷的局域网、广域网文件共享方案10、集成商业管理组件，轻松的管理客户、供应商资料和产品销售记录11、集成新闻、邮件、短信、文件柜、聊天室、论坛等模块，提供企业内部信息交流的多种途径12、集成人事档案、考核、考勤、工资管理、办公用品、通讯簿、日程安排、工作日志、会议管理、车辆管理、工作计划等模块，提供企业管理者全新的管理工具13、支持外部人员管理，OA可作为企业对外的窗口和与业务伙伴联络的纽带(须将系统置于外网)14、通过系统访问控制、系统安全设置、系统资源管理，确保系统稳定安全运行15、开放的系统平台架构，完善的二次开发支持，无限扩展可能1.2系统结构1.2.1平台架构OA采用基于WEB的企业计算平台，如图3.1所示。
OA系统使用手册
OA系统使用手册1. 简介OA系统（办公自动化系统）是一种用于辅助组织和管理办公工作流程的软件系统。
本手册旨在为用户提供关于OA系统的详细使用指南，帮助用户快速上手、高效使用OA系统。
2. 登录与注销2.1 登录要使用OA系统，首先需要进行登录。
请按照以下步骤进行登录：1.打开OA系统的登录页面（通常是）。
2.输入您的用户名和密码。
3.点击“登录”按钮。
2.2 注销登录成功后，如果您需要注销，请按照以下步骤进行：1.点击页面右上角的用户头像（或用户名）。
2.在下拉菜单中，点击“注销”。
3. 导航与菜单3.1 导航栏OA系统具有简洁清晰的导航栏，方便用户快速访问各个功能模块。
导航栏通常包括以下几个常用模块：•首页：系统的主页，显示用户的待办事项和重要通知。
•邮件：管理和查看电子邮件（内部和外部邮件）。
•日程：管理个人和团队的日程安排。
•协同：协同办公、共享文档等。
•审批：提交、查看和处理各种审批申请。
•报表：生成和查看各种报表。
3.2 菜单每个模块通常都有一个相应的菜单，用于进一步导航到具体的功能页面。
例如，在协同模块中，菜单通常包括以下几个子菜单：•共享文档：用于管理和共享文档，支持文件夹管理、文件上传、下载等功能。
•文档审批：用于发起和处理文档审批流程。
•会议管理：用于预约和管理会议。
•通知公告：用于发布和查看通知公告。
用户可以根据自己的需要，在菜单中选择相应的功能进行操作。
4. 功能模块4.1 邮件邮件模块用于管理和查看电子邮件。
用户可以通过邮件模块进行收发邮件、查看邮件列表、设置邮件规则等。
4.1.1 收发邮件要发送邮件，请按照以下步骤进行：1.点击导航栏中的“邮件”模块。
2.在邮件列表页面，点击“新建邮件”按钮。
3.填写邮件的收件人、主题和正文。
4.点击“发送”按钮。
要查看收到的邮件，请按照以下步骤进行：1.点击导航栏中的“邮件”模块。
2.在邮件列表页面，点击要查看的邮件条目。
4.1.2 设置邮件规则用户可以通过设置邮件规则来自动分类和处理收到的邮件。
OA协同办公系统操作手册
OA协同办公系统OA办公系统，是优化公司单据审批流程，固定单据审核制度，提升工作效率的系统软件，相关于ERP其功能比较简单化，也比较好上手操作。
一、如何登陆我公司的OA系统为B/S架构，即Browsers/Servers的缩写，也确实是说是通过阅读器来访问效劳器。
只要咱们的电脑能上网。
不管你身处何地，通过互联网即可访问办公系统，能够审批单据及布置任务。
OA系统的地址：内网：外网：假设是要访问OA系统，电脑阅读器必需升级到IE8才能够，并关闭弹窗拦截功能。
打开阅读器，输入以上网址中的一个，假设是你在公司访问内网地址，你在外出差访问外网地址。
如以下图：用户名为自己的中文全名，初始密码：123456，第一次登岸后请更改密码。
二、界面及菜单详解输入完用户名和密码点击下方登岸按钮后，会显现如下界面：对应上图数字图解：1.快捷区和工具箱区；A.快捷键区新建事项：新建标准单据流程之外的其他流程待办/已办：显示自己需要处置的单据和已经处置完的事项待发事项：已经成立的事项，可是尚未发送的。
已发事项：自己已经发送过的单据流程超期督办：关于设置了单据节点时刻的单据能够请他人监督超时未办的人，我公司临时未设：流程治理：对自己工作的统计及所发流程的统计B.工具箱区：员工通信录：列出系统内所有人员的名片万年历：万年历日历历史数据查看：历史数据统计积分查看：OA的积分系统2.功能菜单栏，最多显示8个，按红框内最右边的齿轮即可配置A.协同工作：功能与前面1-A一样B.表单应用：各个表的查询与统计C.文档治理：寄放各类文档的地址我的文档：每一个人自己存文件的地址。
他人无法查看，只能自己通过借阅方式借阅给其他人看。
单位文档：公司各类单据归档的地址，每一个人只能查看自己部门的文档，领导具有都能够查看权限。
项目文档：临时未做打算。
综合查询：对OA系统内各类信息进行查询。
D.公共信息：公告：公司的各类公告信息调查：行政调查、公会调查、意见征集、评比评选讨论：类似于互谅网的BBS，能够发帖跟帖一路讨论新闻：公司各类新闻信息E.日程/打算/会议：我的打算：在那个地址能够制定日打算、周打算、月打算、任意期打算打算治理：治理现有打算我的日程：可对自己行程做打算日程治理：对现有日程进行治理日程视图：对日程进行视图化查看，更清楚更直接会议治理：对会议进行记录F.电子邮件：能够通过个人邮件设置，把邮箱绑定到OA系统内，功能比较简单，不建议利用。
OA操作手册
此处显示用 户的姓名
二、个人办公
打开‘个人办公’菜单下面有四个子菜单：代办事宜、工作汇报、通知通告、各种申 请 1、代办当事有宜人发工作汇报、公告、通知等一些信息给对方的时候，对方的代办
事宜中就可以显示出查看或处理这些信息的消息 当有待处理的消息时，会在系统首页中 ‘代办事宜’模块中显示，点击信息查看 处理即可，查看处理完成后消息会自动从 此模块中消失
考勤信息提交至审核人处， 审核人打开‘科室考勤表’ 菜单后点击‘待审核数据’ 便可看到提交的信息，审 核后便可在‘已审核数据’ 中看到
4、文件图片下载 该功能可以上传一些有用的资料、图片以供使用者下载
各种申请单步骤中每步都有相应的提示， 按照流程完成即可。
三、公文管理
打开‘公文管理’菜单下面有三个子菜单：发文管理、收文管理、文件传阅
1、发文管理
发文管理是将一些重要文件从拟稿开始经过各层领导审批，最终形成红头文件发布。
其他内容根据情况进行填 写后保存、提交，提交时 将会选择上级审批的人员
打开‘发文管理’ 菜单，点击‘新 建’，如图，选择 发文类型
若要增加附件点击‘浏览’选 择附件路径增加
将全部内容填写好后只需要点‘发布’，此工作汇报就 将发布至选择的人员处了
3、通知通告 打开菜单后点击‘新建’，打开后如下图：
此处点击蓝色箭头选择要通知人员
若要增加附件点击‘浏览’选 择附件路径增加
将全部内容填写好后只需要点‘发布’，此工作汇报就 将发布至选择的人员处了
OA操作手册
一、登录、退出系统
打开IE浏览器在地址栏中输入服务器地址 （http://192.168.10.25：8800）即可进入登录界面
此处输入用户的工号或者姓名、密码 即可登录
OA用户简易操作手册
OA用户简易操作手册珠海交通集团OA协同办公系统简易操作手册测试内网登陆：2016年4月1.O A涵义及价值办公自动化系统（以下简称OA系统）内容包括协同办公、综合办公、公共信息、文档管理、个人办公等，主要实现内部与异地的网络办公，无纸化办公，加强信息共享和交流，规范管理流程，提高内部的办公效率。
OA系统的目标就是要建立一套完整的工作监控管理机制，明确工作事项的责任权，最终解决部门自身与部门之间协同办公工作的效率问题，从而系统地推进管理工作朝着制度化、标准化和规范化的方向发展。
2.首次登录操作登入OA系统的用户名详见，初始密码是1231、打开IE浏览器，在地址栏里输入OA网址：测试内网登陆：2、首次登录设置IE浏览器：点开浏览器，点开菜单“工具”－>弹出窗口阻止程序－>关闭弹出。
工具－>Internet选项－>安全－>可信站点－>添加OA内网IP 测试内网登陆：并去掉服务器验证的勾。
如下图：自定义级别设置－>启用ActiveX控件。
3.各项功能简介3.1完善个人信息3.1.1个人信息完善点开个人头像- 用户密码修改。
如下图：原密码是123，新的密码自己设置，如果有忘记密码者，请联管理员3.1.2通讯录点开就出现公司人员的联系方式及所在部门3.1.3消息浏览在右上角有一个消息，当有阿拉伯数字的时候，就表单有待办事项或者已办消息的提醒3.1.4在线交流在右上角有个则可进行双方的简短语言交流，双方可反复进行沟通。
可以通过在线人员情况，查看员工或领导在办公室情况3.1.5锁屏在右上角有个，当离开桌位或者有其他事情的时候，可以点击锁屏按钮，系统还会处于登录状态，但进入系统需要密码，保证了用户的应用性4.流程中心4.1协同管理“协同管理”是OA系统中最核心的功能，主要实现文件发送、传递；部门与部门之间的交流；跨部门之间或者人与人之间的工作协作、工作请示、工作汇报及工作安排等事项需要共同协作完成的功能。
协同办公(OA)系统使用手册
协同办公(OA)系统使用手册一、登录OA1、登录信息门户从学校主页点击信息门户，输入工号、密码（初始密码为身份证后6位）登录进入信息门户。
2、添加常用图标信息门户首页集成所有业务系统，如果办公系统图标没有在左侧“我的应用”板块中显示，单击右方向下箭头展开列表，选择编辑（红色标识），添加我的应用。
3、修改密码登录后可以随时修改密码，请记得设置保密问题、保密邮箱，方便忘记密码时找回密码。
移动手机用户也可以通过手机短信找回密码。
点击加号添加到我的应用点击减号从我的应用删除二、协同办公系统1、进入协同办公系统点击协同办公图标，进入协同办公系统，协同办公界面如下：点击此处2、发文管理1）点击协同办公系统导航“公文管理”→“发文管理”，如下图2）选择在办文件进行发文流程申请，如下图平台短信3种发文流程，不要选错哟！详见下图特别强调：三种发文流程，请根据实际情况进行选择，注意不要选错，一旦发文，流程就不能更改了。
三种发文流程见图示。
●待办文件：即他人进行流程审核后，提交到您这里需要进行审核文件●已办文件：您已经处理，部分流程暂未办结的文件●办结文件：您已经处理，所有流程已经办结的文件●分发文件：流程环节中，管理员进行文件分发，需要您进行查阅的分发文件。
3）填写发文内容等填写发文流程表单信息，标注有红色*号为必填项，填写完信息后点击提交即可发起流程。
特别强调：（i ）操作系统只能用MS-Office 软件，不能使用WPS ，而且是完整安装版。
（ii ）建议使用IE8浏览器或360浏览器打开系统。
（iii ）首次使用系统会自动安装“金格”插件。
若没有弹出插件安装，请设置IE 浏览器，输入发文标题填写电话编辑正文选择文种上传附件，只有发文中无需修改的表格等才可放在附件中！因为附件在任何环节只能下载查看而不能进行修改，请务必不要将领导审阅时可能需要修改的内容放在附件中，一定要放在正文中，切记！！查看流程过程中被更改的痕迹如无法打开正文，表示控件末安装或末运行，详见文末附件具体方法请参阅文末附件。
OA办公系统快速操作手册
OA办公系统快速操作手册————————————————————————————————作者：————————————————————————————————日期：东方希望OA协同办公系统快速操作手册一、系统使用注意事项1、IE浏览器版本必须是6.0及以上版本；2、需要关闭上网助手（3721）、GOOGLE、MSN、百度等工具的广告拦截功能；3、第一次使用点击登陆页面右下角辅助工具安装，安装相应的辅助工具。
二、登录系统1、进入系统办公：打开IE浏览器，输入办公系统服务器地址：OA内网登陆：http://10.0.0.8（总部员工在公司内登录的网址）OA外网登陆： （子公司及总部出差在外地登录的网址）2、用户名规则：使用人员用户名为姓的全拼+名的简拼，如：李世明（用户名为：lism）；用户初始密码为123456。
特殊的如重名或姓名同音特别规定如《东方希望OA系统第一期关键用户名单》中“蓝色”着色部分输入自己的用户名和密码，点登录按钮进入办公系统。
用户名密码辅助工具安（图一）（注意：如果仍然有拦截，造成无法登陆。
请先卸载拦截插件，如果仍然无法登陆可以在输入用户名和密码后按住Ctrl健再点击登陆）三、修改密码如图三所示进入办公系统后，在系统首页，点“个人设置”，再点选“修改密码”，在下面的修改栏中输入您的新密码两次，确认后修改成功。
下次登录系统使用新的密码。
个人设置修改密码烽火机械厂办（图二）四、系统首页图三是进入办公系统后的界面，即系统首页。
在主工作区有两个首页：个人首页和单位首页每个首页4个工作模块：个人首页：待办事项、跟踪事项、下面两个可以根据自己的需求更改。
更改在个人设置下面的更改个人首页设置。
单位首页：由系统管理员进行设置，默认显示为：新闻、公告调查、单位知识文档、最新讨论。
1、“待办事项”是指别人交给您，需要您办理的事情，包括公文和协同；点击可以进入处理。
2、“跟踪事项”是指您交给别人办理的事情，包括公文和协同；点击可以查看别人处理状态、处理意见和结果，还可以发送催办信息。
OA协同办公系统使用手册
OA协同办公系统使用手册一、登录系统1.打开电脑，启动浏览器。
2.在浏览器地址栏输入OA自动化系统的网址。
3.在登录页面，输入用户名和密码，点击“登录”按钮。
4.成功登录后，进入系统的主界面。
二、系统功能概述1.首页：系统的默认页面，显示用户的个人信息和相关通知。
2.公告：发布企业的通知公告，员工可以查阅和回复。
3.日历：查看公司安排的日程及个人日程安排。
5.任务管理：创建和分配任务，跟踪任务进度。
6.日志管理：记录工作日志，进行工作总结和评估。
8.会议管理：发起和管理企业的会议活动。
9.考勤管理：录入员工的考勤数据，统计考勤情况。
10.审批流程：处理和审批各类申请和审批事项。
三、常用功能操作1.发布公告：a.点击“公告”菜单。
b.点击“新建公告”按钮。
c.输入标题、内容和附件，点击“发布”按钮。
2.创建任务：a.点击“任务管理”菜单。
b.点击“创建任务”按钮。
c.填写任务的信息，包括标题、负责人、截止日期等。
d.点击“保存”按钮。
3.查看个人日程：a.点击“日历”菜单。
b.在日历中选择日期，查看当天的日程安排。
4.上传文件：a.点击“文件管理”菜单。
b.点击“上传文件”按钮。
c.选择要上传的文件，并设置所属文件夹和权限。
d.点击“确定”按钮。
5.发起会议：a.点击“会议管理”菜单。
b.点击“新建会议”按钮。
c.填写会议的信息，包括标题、时间、地点等。
d.点击“保存”按钮。
6.提交审批：a.点击“审批流程”菜单。
b.选择需要审批的事项，点击“审批”按钮。
c.填写审批意见，并选择同意或驳回。
d.点击“提交”按钮。
四、使用技巧1.功能：在系统的各个模块中，可以使用栏快速查找相关信息。
2.消息提醒：系统会自动提醒用户有新的通知、任务和审批事项。
3.权限设置：根据用户的职位和权限，可以设置不同的操作权限和访问权限。
4.多部门协作：不同部门的员工可以共享信息和协同处理任务。
5.数据备份：定期备份系统数据，以防止数据丢失或损坏。
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云南建工第四建设有限公司文件云建四政发〔2014〕60号云南建工第四建设有限公司关于印发OA办公操作手册通知公司各职能部门，直管部、分公司：为规范公司OA办公操作流程，增强广大干部职工OA办公能力，提高信息化办公水平和质量，提升企业发展层次。
公司结合管理实际，制定了《OA办公操作手册》，要求公司所有人员遵照执行。
附件：云南建工第四建设有限公司OA办公操作手册云南建工第四建设有限公司2014年7月1日附件云南建工第四建设有限公司OA办公操作手册一、目规范公司OA办公操作流程，增强广大干部职工OA办公能力，提高信息化办公水平和质量，提升企业发展层次。
二、职责和权限（一）公司综合办公室公司综合办公室为OA办公系统运用主控部门，负责按《OA 办公操作手册》组织、指导、监督、检查OA办公系统运用实施情况；并对办公操作流程进行修订与完善。
（二）公司信息中心公司信息中心为OA办公系统运用协管部门，负责提供技术支持和系统维护。
（三）公司机关其他职能部门、直管部（分公司）按照《OA办公操作手册》有关要求，及时收发文或审批相关表单，保证公司各种管理信息通畅流通，快捷、高效推进各项管理工作；职能部门根据业务要求，提供业务表单样式并编制处理流程。
三、文件处理要求（一）及时性公司通过OA系统下发文件，职能部门、直管部（分公司）收文员要及时按文件要求处理，单个文件规定处理时限为2个工作日（紧急文件除外），若在规定时限内没有处理，公司将给与相应处罚。
（二）针对性在选择文件加签或者知会对象之前，要先仔细阅读并掌握文件内容，针对性地转发给文件所涉及或需要告知人员，坚决杜绝漫无目地普发。
（三）时效性较强文件，收文员要进行追踪处理。
四、《OA办公操作手册》主要内容（一）登陆界面和控件安装（二）公司上行文、下行文（行政红头文件）管理1．发文管理2．收文管理（三）公司便笺红头文件管理1．发文管理2．收文管理（四）公司协同文件管理1．发协同2．收协同（五）文件撤销、回退、终止（六）归档文件查阅和共享1．归档文件查阅2．归档文件新建和操作3．归档文件共享（七）发布公告和新闻1．发布公告2．发布新闻五、OA办公系统实施流程（一）登陆界面和控件安装1．登录网址电信、铁通网络登录地址：http://116.249.5.13联通网络登录地址：http://221.213.103.1322．首次登陆前需要做2件事情：（1）将登陆地址设为IE受信任地址。
操作如下：打开IE—工具—Internet选项—安全—受信任站点—站点—输入http:// 116.249.5.139（或者http://221.213.103.132）添加--确认。
注意取消“对该区域中所有站点要求服务器验证”选项。
点击打开后，找到“安全”→“受信任站点”，点击“站点”在弹出窗口中，填入OA登陆地址，将下方小方框中勾去掉，点击添加，并“确定”。
然后点击“安全”→“自定义级别”进入以下界面后，将所有与“Active X”有关设置设为“启用”，点击确定。
打开“隐私”窗口，将下方小方框内勾去掉，并点确定。
（2）进入首页面后，在右上角处点击“辅助程序安装”安装插件，登陆界面—辅助程序安装—安装所有插件，操作如下：在弹出窗口中选择安装office控件，之后确定等待系统自动安装。
也可选择下载office解压后，执行setup.exe程序安装。
（二）公司上行文、下行文（行政红头文件）管理流程1．公司发文管理流程（1）拟文点击“公文管理”中“发文管理”—“拟文”，选择“公司发文模板”，点击“确定”弹出公司发文稿纸（发文单），分别选择拟稿部门、主送部门、抄送部门（视情况而定是否选择）和文件名称，填写好文单之后，点击“正文”插入正文，若文件有附件，则点击“插入”上传相应附件。
最后点击左上方“发送”。
（2）部门主管核稿拟文程序结束点击发送之后，文件以及文单根据系统中预先设置好流程自动发送到部门主管进行核稿。
文件发起者可以在“跟踪事项”跟踪整个流程运行过程和节点处理情况。
发文流程已在系统中预先设置（3）文号管理文件经过发起者部门主管审核签字之后，文件流程到“文号管理”节点，由具有相应权限公司发文人员进行处理，给与该行政文件相应文号，文号通过手工输入，并且同一个文号在发文系统中限用一次。
输入后点击“确定”和“提交”按钮，提交给分管领导（班子成员）、主管领导会签。
（4）文件套红上行文、下行文（行政红头文件）会签由公司所涉业务分管领导、总经理会签；最后由公司法定代表人（董事长）签发。
所发文件通过领导会签、签发之后，流程到公司发文人员进行文件套红。
按照以下流程选择文件红头模板，并严格按照《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）进行调整，调整至标准格式之后提交到下一节点。
（4）印章管理（加盖电子印章）文件红头套好之后，要在文件落款处加盖电子印章，此节点由具有加盖电子章权限公司发文员来操作，具体流程如下：点击“签章”按钮弹出签章对话框→在“电子印章”栏目中输入签章密码，弹出印章图样→点击右上方“确定”按钮→调整印章在文件上位置（加盖在文件落款处）→点击“提交”。
（5）发文归档和交换点击右上方按钮选择“部门归档”，弹出归档网页对话框，选择相应文件夹进行归档处理。
归档成功之后选中“交单位收发员交换”点击“提交”。
备注：“交部门收发员交换”与“交单位收发员交换”功能相同；区别在于选择“交部门收发员交换”自动默认本部门收发员，选择“交单位收发员交换”则显示公司所有收发员，包括除行政系统外党工群、纪检等系统收发员，要选择执行人。
（6）文件封发“封发”是发文最后一步流程，选择文件封发执行人→点击“确定”按钮，弹出公文送文单，点击“发送”，文件发出，整个发文流程结束。
2．公司收文管理流程（1）签收公文签收单弹出之后，先填写签收编号，建议采用当日日期作为文件签收编号，例如“20140414”，然后点击“签收”按钮。
系统自动弹出“调用模板”对话框之后，依据文件来源选择相应模板，“部门文件传阅单”用来签收公司所发文件，“公司收文单”用来签收集团所发文件。
（2）发送选择收文模板之后，只需填写收文时间，点击发送。
（3）填写拟办意见若选择是“部门文件传阅单”，则弹出“云南四建文件传阅单”，需要收文员填写拟办意见再发往部门主管批示；若选择是“公司收文单”则弹出“云南建工第四建设有限公司文件审批单”，直接发往部门主管填写拟办意见。
下图分别为“部门文件传阅单”模式和“公司收文单”模式。
（4）收文归档点击“部门归档”在弹出目标文件夹中选择相应文件夹进行收文归档。
点击“确定”按钮确认归档成功。
（5）收文办理按照收文单领导批示意见办理该文件，点击“加签”或者“知会”从系统中选择需要加签或者知会人员，点击“确定”和“提交”发送。
收文办理流程结束。
特别注意：在收文办理中，收文员在“加签”或者“知会”给别人员同时，也给自己加签或者知会一份，并将该文件处于“待办事项”状态，收文员在这个文件办理流程中就能起到把控作用。
每隔15天，收文员对文件流程进行“终止”处理，这就解决了因流程长时间处理不完而积压问题。
文件流程被强制终止后，流程中所有节点视为被本人处理。
具体操作如下：文件办理15天后，点击待办事项中文件→点击右上方箭头按钮→选择“终止”，该文件所有流程（包括加签、知会对象）终止。
收文员在终止处理之后，文件流程如下显示:（三）公司便笺红头文件管理流程1．发文管理（1）拟文点击“公文管理”中“发文管理”—“拟文”，选择“公司发通知模板”，点击“确定”弹出公司发文稿纸（发文单），分别选择拟稿部门、主送部门、抄送部门（视情况而定是否选择）和文件名称，填写好文单之后，点击“正文”插入正文，若文件有附件，则点击“插入”上传相应附件。
最后点击左上方“发送”。
（2）复核通知拟文点击发送之后，文稿复核工作由发起者办理，填写复核意见，点击提交。
（3）通知套红所发文件通过部门主管核稿、经分管领导签发之后，流程到公司发文人员进行文件套.红。
按照以下流程选择通知红头模板，并严格按照《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）进行调整，调整至标准格式之后提交到下一节点。
（4）印章管理（加盖电子章）通知红头套好之后，要在通知落款处加盖电子章，此节点也是由具有加盖电子章权限公司发文员来操作，具体流程如下：点击“签章”按钮弹出签章对话框→在“电子印章”栏目中输入签章密码，弹出印章图样→点击右上方“确定”按钮→调整印章在文件上位置（加盖在文件落款处）→点击“提交”。
（5）发通知归档和交换点击右上方按钮选择“部门归档”，弹出归档网页对话框，选择相应文件夹进行归档处理。
归档成功之后选中“交部门收发员交换”点击“提交”。
（6）文件封发“封发”是发文最后一步流程，选择文件封发执行人→点击“确定”按钮，弹出公文送文单，点击“发送”，文件发出，整个发文流程结束。
2．收文管理收便笺红头文件流程与收行政红头文件流程相同，可参照以上“公司收文管理流程”。
（四）公司协同文件管理流程1．发协同点击“协同工作”—新建事项，填写所发内容标题，选择流程（所发往对象）。
若是发送文档文件，则点击“插入”按钮插入文档或者通过“正文类型”插入相应格式文档；若是发送图片文件，则点击下方绿色图标上传图片文件。
插入文件。
点击“插入”，选择相应格式，弹出上传文件网页对话框，点击“浏览”选择目标文件（注意：选择上传文件要小于50MB）。
点击“确定”完成上传。
插入图片。
点击绿色图标，弹出上传图片对话框，点击“浏览”选择目标图片（注意：将选择上传图片属性宽度更改为“700”，以达到图片在系统最佳显示）。
点击“确定”完成上传。
最后点击“发送”完成。
2．收协同收到协同之后，依文件情况点击右上方箭头选择“加签”、“减签”、“知会”、“转发”对来文加以处理。
（五）文件撤销、回退、终止当文件出错或流程有误时，可采用“撤销、回退、终止”三个按键处理，但处理结果有所不同。
撤销即将整个文件流程取消；回退即将文件流程返回到上一节点；终止即将整个文件流程在该节点终止，该节点之后流程无法进行。
（六）归档文件查阅和共享1．归档文件查阅在收文、发文过程中已经进行归档文件，是为了方便以后直接在系统中查询。
下图为查询步骤：点击系统中“知识管理”中“文档中心”，左侧就显示出所有已建文件夹，根据文件类型、年份就可以查询相应已归档文件，包括该文件创建人、创建时间等。
2．归档文件新建和操作点击系统中“知识管理”中“文档中心”，点击“新建”下拉菜单，选择相应格式新建归档目录。
（归档文件夹名称最好以文件类型和收发年份来区分。
）文档中心里已建文件夹还可以通过点击文件名称后面“操作”图标进行“移动”、“删除”、“重命名”等操作。