保险公司财务部有价单证管理制度

某保险分公司有价单证管理制度第一章总则第一条有价单证指各类加盖公司财务章、保费专用章、收费专用章的收款单证。

包括保险单、暂收据、续期保费收据、转帐委托授权书、卡单及其他各类收据。

由于有价单证是确认收款的重要依据，直接影响保险双方的权益及公司信誉，对有价单证视同现金管理。

第二条财务部负责各类有价单证的库存管理。

指定专人负责发票及收据的验收入库、库存保管、发放领用、清点回收及作废和收据的回销管理处理工作。

发票及收据验收入库后，管理员应及时建立入库台帐，在台帐中登记发票及收据出入库日期、起止号码、本数，并按计算机处理系统录入计算机程序。

第三条各部门要指定专人负责发票及收据的领取、发放和使用的管理工作，并建立领取、发放、使用情况登记簿。

在人员安排方面应考虑以公司正式员工负责此项工作。

第四条本机构管理部门，领用有价单证以一个月用量为限；领取专用发票时，团险、代理业务部门最多领取两本，凭前几次用完的整本存根到财务部换领；营销部门一次最多领取五本。

如需要超量领取，须经总经理室主管领导签批，方可领取。

第五条专用发票不可拆本使用（营销业务续期收费中由营销员直接上门收费方式除外）；专用发票使用部门必须在确实收到保费后方可向客户开具；专用发票不得对外发放，代理业务部门因业务需要发放给代理单位使用须经总经理室主管领导审批后，方可发放。

通过代理点销售的有价单证，必须出具代理协议（留存于单证室备查），一家代理单位一次最多领取一本专用发票，待前次领用的使用完并将全部存根交回后，方可再次领用。

代理部门的单证员负责向代理单位详细讲解专用发票使用规定及开具方法，并应及时对代理单位专用发票使用情况进行清理，避免出现发票错开给公司造成损失。

第二章单证管理员岗位职责第六条营销区、各部应设单证管理内勤负责单证管理工作。

一、单证员的指定：单证管理员可由机构或营销区（点）指定专人负责（须以书面形式报经机构领导及财务部审批后方可从事单证管理工作，签批后的报告交财务部单证室留存备查），财务部单证室根据机构领导审核签字指定的单证管理人员发放单证。

二、主要职责：1、单证员上岗前须先到财务部单证室学习单证管理流程，了解相关规定后，方可管理单证。

2、单证管理员负责单证的领用、发放、登记、回销及管理工作。

3、填制每月单证使用情况报表并进行分析及上报工作。

4、制定单证管理的有关规定。

5、其他有关单证的管理事项。

第三章有价单证的回收和清理第七条财务部单证管理员负责对所有发票及收据进行汇总和清理工作。

专用发票全部用完后，必须持整本发票到单证管理员处换领新的发票。

管理员需对该发票使用情况认真检验，整本发票号数是否齐全，有无缺联、缺号现象，作废发票联数是否齐全等。

业管部、团险部、客服部每1个月回销一次。

回销时填写《有价单证回销登记表》，交财务单证室。

第八条营销员办理离职手续时，须将手中所持有尚未使用的空白有价单证全部交回。

区单证管理员待其办完所有的回销手续后方可在脱落表签字。

自行脱落不回销单证的，经单证管理员统一以签报形式上报相关部门，经分管领导签字后将该名员工的薪水及保证金扣出，由行政人事部办理挂失手续。

如果以后营销员交回单证的，可以领取薪水和保证金，但必须扣除登报手续费用。

第九条作废、丢失发票及收据的处理1、发票及收据填写错误、项目涂改时，视同作废。

2、收回的发票及收据缺联、清理期间已过未能收回、营销员未能交回的发票及收据视同丢失。

第十条有价单证盘存：统一填制《有价单证回销情况登记表》，《有价单证使用、库存情况月报表》于每月25-30日报送财务部。

财务部将根据库存量核发单证。

各部门单证管理员都必须建立《单证领用、回销明细账》认真、准确、完整进行登记。

每月盘点一次，每种单证库存数与账面数核对一致。

第四章人身险暂收收据管理作业规定第十一条人身险暂收收据用于收取首期保险费、续期保险费或补交保险费、保全业务收费、银行代理业务的临时收据。

实行首期保费银行自动转帐后，暂收据仅用于加费、补费及受理台临时收费，使用者仅限于受理员，营销员不再领用暂收据，所有补费加费件，一律由营销员到受理员处交费，受理员协助开出暂收据。

暂收据由受理员专人使用，专人负责，不得外传。

第十二条暂收据的领取、发放1、单证员凭经其区（点）负责人及本人签字后的《单证领用单》，到财务部单证室领取单证，领用量控制在1个星期之内使用；单证员应亲自领取有价单证，不得委托他人代领。

2、每位营销员只能在一个营销区（或营销网点）领取暂收据，不可出现混领现象。

3、业务员初次领用单证：业务员凭营销部人管室开具的《业务员上岗通知书》或（500元押金的收款收据和2份担保书）到单证员处领取单证，单证员将根据每位业务员的《上岗通知书》建立《收据领用登记卡》，并将《上岗通知书》收回留存备查，业务员凭《收据领用登记卡》领用、回销暂收据，每人可领取3份暂收据。

4、业务员持本人的《收据领用登记卡》到单证员处领用及回销暂收据，如有特殊情况，需多领暂收据的，填写《多领暂收收据申请报告》，经其部经理审批签字后才可发放，签批人负同等责任。

5、多领的暂收据3天内必须到单证员处做退回或回销手续，如未按时退回或回销将按每份暂收据每超过一天回销扣50元/份，从佣金中扣除，若本人当月没有佣金，将扣签批人的津贴。

6、在业务员领取单证的同时，单证员在《个险暂收收据领用、回销登记表》填上领用人。

领用日期及暂收据号码，并让业务员在与登记表的收据号码相对应的领用人签字栏签字，签字必须完整齐全，登记表中每行填写一个单证号码，每张登记表上填写一整本暂收据号码。

7、《收据领用登记卡》每行填写一个暂收据号码，由单证员填写。

第十二条暂收据的有效期、重新登记领用流程1、暂收据的有效期规定：当月1-15日领，有效期为当月的30日；当月16-30日领，有效期为次月的15日；2、业务员在暂收据到期后5天内，持暂收据及《收据领用登记卡》到单证员处回销。

3、业务员重新领用、登记暂收据到期日满后5天内持未回销的收据及《收据领用登记卡》到单证员处重新做领用登记。

4、单证员核对每份收据是否齐全，如有缺联或缺份，应按规定予以扣款。

5、核对无误后，业务员在原《暂收据领用、回销登记表》的备注上签名并注明重新登记日期；单证员在业务员的《收据领用登记卡》上的收据号码栏上盖“单证员私章”并注明登记日期。

第十三条暂收据的回销原则、回销手续、回销流程1、原则：单证员及业务员必须遵守“向谁领用，向谁回销”的原则，不可跨营销区（营销网点）回销暂收收据。

2、业务员持区收费员或出纳签字的暂收据及《收据领回销登记卡》到单证员处回销单证，单证员在业务员《收据领用登记卡》上将所回销的暂收据号码填写在该号码相对应的“回销号码”栏上，并签字注明回销日期。

3、业务员持填写作废的暂收据或过期作废的暂收据到单证管理员处回销单证，区（点）单证员核对每份暂收据的号码是否齐全一致，核对后单证员直接在业务员的《收据领用登记卡》上与该号码相对应的“回销号码”栏填写上“作废”二字并注明回销日期限。

4、业务员遗失整份暂收据或遗失其中一联或几联收据都须按规定办理相关手续后，单证员在业务员的《收据领用登记卡》上与该号码相对应的“回销号码”栏填“遗失”二字并签字注明回销日期。

第十四条暂收据作废、遗失的处理1、暂收据作废的规定：每份暂收收据填写作废或空白过期作废扣2元。

2、遗失暂收据的规定：遗失暂收据客户联或整份暂收据扣款100元/份，客户联未遗失，但遗失其它联者每遗失一联扣款25元/份，并由公司统一登报做遗失声明。

第十五条暂收据超期回销的处理1、超期回销的定义及规定：每份收据应在有效期满后的5天内，持暂收据到单证员处做回销，在5天后回销，做超期处理，按每份暂收据每超期一天扣5元计算。

有效期满后的第6天由单证员将超期未回销的业务员姓名、代码及其主管姓名代码、超期的单证名称、号码及其相关的日期登记在《有价单证超期未回销统计表》上，直至回销的当天，扣款就截止到回销的当天，如业务员当月没有佣金将扣其主管津贴。

2、如有出现业务员超期未回销单证，将停发其单证。

3、业务员请假超过一个星期者，须到单证员处退回单证，如有因请长假未退回暂收据而超出期限回销，每份暂收据每超期一天回销扣款5元，该扣款从该业务员的佣金中扣除，如该业务员当月没有佣金，将扣发其营业部经理的津贴。

第十六条业务员遗失《收据领用登记卡》的处理规定：1、在职业务员遗失《收据领用登记卡》，可由本人填写保证书经其主管、部经理签字，在1个月后补发《收据领用登记卡》。

在未补发前该业务员可与其主管共用一张的《收据领用登记卡》，但该业务员领取的暂收据须在卡上注明。

2、单证员应在补发的《收据领用登记卡》上注明“补发”。

3、业务员遗失《收据领用登记卡》后，单证员应及时列出该业务员的姓名、业务代码予以核对，以防有人冒领暂收收据。

4、单证员每月5日前，将填写完整的《有价单证超期未回销统计表》交到财务部单证室，由单证室在10日前统一交到人管室或财务部做扣款。

第十七条业务员离职暂收据的回销手续1、业务员办理离职时，必须将所领的暂收据回销完整，并退回《收据领用回销登记卡》。

2、离职业务员遗失《收据领用登记卡》，须由本人填写保证书，经其主管、部经理签字，但需在1个月后由单证员核对该业务员没有存在未回销的暂收据及没有存在有人持该业务员的《收据领用登记卡》来领取暂收据后，才可办理离职手续。

第十八条单证员离职（离岗）的移交手续1、由原单证员列出移交清单（一式三份）包括：已发出未回销的暂收收据号码及份数，其中还在业务员手中，还未回销的号码及份数；列出未发出的暂收据号码及份数。

2、新单证员核对移交清单中每份收据的状态，核对无误后，才可在接交人处签字。

3、由财务部核对移交清单上的单证号码与所登记的《单证领用、回销帐目》是否一致，核对无误后在监交人处签字。

4、对原单证员发出还未回销号码的暂收据，由新单证员负责收回，若未回销部分因《收据领用、回销登记表》或业务员的《收据领用登记卡》所记录内容、号码等与业务员有争执的，由原单证员负责收回。

第五章其它有价单证第十九条卡式保单管理规定：卡单系指意外伤害收入保障保险（险种代码501）和综合意外伤害保险（险种代码502）。

目前可供销售的卡单有三种面额（25万元版、15万元版、5万元版）；卡单由财务部作有价单证管理，第二联加盖发票章后投入使用。

受理处受理员到财务部登记签领。

第二十条受理处建立卡单领取和发放台账，发放时每份收取押金30元，每人手上待卖的保单限5份，如须超领，必须有管理处经理同意。

受理员发放卡单当日，将卡单内容录入电脑系统。

第二十一条超领的卡单3天内必须到单证员处做退回或回销手续，如未按时退回或回销将按每份卡单每超期一天扣50元计算，金额从佣金中扣除，若本人当月没有佣金，将扣签批人的津贴。