受控文件编号细则
受控文件编号细则
XXXX有限公司管理文件1. 目的规定公司受控文件的文件编号、版本编号的方法。
2. 适用范围适用于本公司受控文件的编号。
3. 受控文件种类3.1 体系文件：手册、程序文件、管理文件（包括管理活动规定、管理作业指导书）、质量记录表样3.2 技术文件：产品图样、设计文件、工艺文件、产品标准、检验标准、采购文件、检验和试验文件、设备操作和维护规范等文件；3.4 外来文件：法律法规、国际标准、国家标准、外来技术文件。
4. 文件格式4.1 程序文件、管理文件封面及文件头格式见附页1。
4.2 技术文件的格式按相关技术性管理文件规定执行。
5. 编号方法 5.1 手册5.1.1 质量手册由公司代号、质量手册代号和顺序号三部分组成。
具体如下： HY — QM — XXX公司代号用大写字母HY 表示，即XXXX 有限公司。
质量手册代号用大写字母Q 和M 表示，即Quality （质量）和Manual （手册）两词的第一个字母。
顺序号用三位阿拉伯数字表示：001~9995.1.2 环境手册由公司代号、环境手册代号和顺序号三部分组成。
HY － EM . － XXX顺序号（001~999）环境手册代号公司代号公司代号用大写字母HY 表示。
环境手册代号用大写字母E 和M 表示，即Environment （环境）和Manual(手册)两司的第一个字母。
顺序号用三位阿拉伯数字表示：001~999 5.1.3版本和状态编号顺序号质量手册代号公司代号未更改的文件版本编号为A 版，各页修改状态为A/0：a. 若文件只是某页或某条款第1次修改，而不需整份文件换版时，此页修改状态为A/1。
如质量手册A 版第5页进行了修改，则第5页的修改状态为A/1。
b. 若文件进行大幅度修改，修改次数达五次后文件换版，文件版本编号为B 版，各页修改状态为B/0，依此类推。
5.2 程序文件5.2.1质量体系程序文件由公司代号、程序文件代号、程序文件顺序号、版本号四部分组成。
工程公司文件编号管理制度
工程公司文件编号管理制度第一章总则为规范工程公司文件的管理和利用，提高工作效率，保障工程公司工作的顺利进行，制定本管理制度。
第二章文件编号管理1. 文件编号原则（1）所有工程公司文件均需编号管理，包括但不限于合同、协议、报告、备忘录等。
（2）文件编号格式为“年度+编号”，例如2022-001。
（3）文件编号统一管理，避免重复使用。
2. 文件编号的生成（1）文件编号由文件管理部门负责生成。
（2）文件编号应在文件正式发放前生成并填写文件的标识。
3. 文件编号的分配（1）文件编号应根据文件的性质、内容和重要性进行分配。
（2）文件编号应统一记录在文件管理系统中，方便查阅和查询。
第三章文件存储与归档1. 文件存储原则（1）工程公司文件应按照文件保密等级和重要性进行分类存储。
（2）文件存储应采取防火、防潮、防盗等措施，确保文件安全。
2. 文件归档管理（1）文件归档应按照文件的性质和年份进行分类。
（2）文件归档应按照一定的规则和流程进行，确保文件的整齐、规范。
第四章文件利用与借阅1. 文件利用原则（1）文件利用应遵循公司的相关规定和要求。
（2）文件利用应按照文件编号和存储位置进行查找和利用。
2. 文件借阅管理（1）文件借阅须经相关负责人批准。
（2）文件借阅应填写文件借阅登记表，确保文件的安全和完整。
第五章文件销毁与备份1. 文件销毁原则（1）文件销毁应按照公司相关规定和流程进行。
（2）文件销毁应经过相关负责人批准，避免误删误毁。
2. 文件备份管理（1）重要文件需定期备份，确保文件的安全性和完整性。
（2）文件备份应保存在安全可靠的地方，避免丢失和泄露。
第六章监督和评估1. 监督管理（1）文件管理部门应定期对文件管理情况进行检查和监督。
（2）对文件管理存在的问题和不足应及时整改和改进。
2. 评估机制（1）工程公司应建立文件管理评估机制，定期对文件管理工作进行评估和考核。
（2）对文件管理工作好的部门、个人应给予奖励和表彰。
文件编号及文件档案管理规定
质量管理体系支持性文件文件编号及文件档案管理规定(XCJ-CX4.2.3/G(01)-2008)文件序号： 1 1.目的对质量体系文件编号及文件档案管理做出规定，使文件便于受控使用和保存。
2.范围文件编号及文件档案可包括本公司质量体系文件，质量体系支持性文件和相关质量记录、表单，与质量体系有关的外来文件以及工程建设管理规定，工程建设标准规范，工程设计图纸及设计文件等。
3.文件编号规定3.1 每个文件应有唯一的文件编号；3.2 代号文件代号使用汉语拼音第一个字母大写表示；3.2.1 公司代号：“XCJ”；3.2.2 质量手册代号：“ZSC”；Z－质量，SC－手册。
3.2.3 程序文件代号：按GB/T 19001-2000（idt ISO 9001:2000）《质量管理体系要求》中程序文件对应的序号，再加“CX ”两个字母；CX－程序（所有产品通用）；JLCX－监理程序；DJCX－代建程序。
3.2.4 支持性文件代号a.行政管理类文件：按办公室规定的行文编号。
b.技术质量文件类：归于程序文件下，同时加“J”标识；J－技术。
c.技术管理文件类：归于程序文件下，同时加“G”标识；G－管理。
d．记录表单：e．监理/代建作业类文件:采用主题词汉语拼音第一个字母大写标识。
监理/代建大纲:“DG”；监理/代建合同：“HT”；监理/代建规划：“GH”；监理细则：“XZ”；监理/代建月报：“YB”；会议纪要：“JY”。
3.2.5 发布年份、文件顺序和版次文件顺序号用二位阿拉伯数字；发布年份用四位或二位阿拉伯数字；版次在文件封面用大写数字表示，同时在页眉亦有表示，页眉：文件名称：文件编号：版本：修改码：；3.3 文件编号方法：3.3.1 质量手册编号：“XCJ－ZSC－年份”XCJ-公司代号（下同）；ZSC－质量手册代号（下同）例如：协诚监理公司2008年第二版《质量手册》的编号为：“XCJ-ZSC-2008”，并在封面标“…第二版‟”字样;3.3.2 程序文件编号:“XCJ－CX?.?.?－年份”CX:程序文件代号（下同）；?.?.?－GB/T 19001-2000（idt ISO 9001:2000）《质量管理体系要求》中程序文件对应的序号(下同)例如：协诚监理公司2008年第二版《文件控制程序》的编号为：“《XCJ－CX4.2.3－2008》”，并在合订册封面标“…第二版‟”字样；3.3.3 程序文件中的技术质量文件编号：“XCJ—CX?.?.?/[ J+（文件顺序号）]－编制年份或修改年份”J-技术质量文件代号例如：协诚监理公司2007年“模板工程专项施工方案”审查指引，编号为：“XCJ- CX7.5/ J（01）－2007”；CX7.5－该文件归属于“《XCJ－CX7.5－2008》”《监理服务过程控制程序》3.3.4 程序文件中的管理文件编号：“XCJ—CX?.?.?/[ G+（文件顺序号）]－编制年份或修改年份”G－管理文件代号（下同）例如：协诚监理公司2008年《文件编号及文件档案管理规定》编号为：“XCJ- CX4.2.3/ G（01）－2008”；CX4.2.3－该文件归属于“《XCJ－CX4.2.3－2008》”《文件控制程序》G－技术管理文件01－管理文件第1个3.3.5 质量手册和程序文件中的记录编号：“XCJ—ZSC或CX?.?.?/[ J+（顺序号）]－编制年份或修改年份：”J－记录代号例1：协诚监理公司2008年《文件控制程序》第2个记录表单编号为：“XCJ- CX4.2.3/ J（02）－2008”；CX4.2.3－《文件控制程序》J－记录代号02－《文件控制程序》中第二个记录表单例2：协诚监理公司2008年《人力资源控制程序》第1个记录表单编号为：“XCJ-CX6.2/ J（01）-2008”；CX6.2－《人力资源控制程序》J－记录代号01－《人力资源控制程序》中第1个记录表单3.3.6各部门除程序文件以外的自发文件编号：按办公室规定的编号3.3.7各部门的管理规定编号：按办公室规定的编号3.3.8监理/代建大纲，监理/代建合同，监理/代建规划，监理细则，监理/代建月报的文件编号:（1）监理/代建大纲编号：以电子版保存，按工程名称即可，无须编号（2）监理/代建合同编号：“XCJ—（年份+）HT—合同顺序号”HT－合同代号（下同）例如：公司2008年第6个监理合同编号为：“XCJ-2008HT-06”；（3）监理/代建规划编号：按工程名称即可，无须编号（4）监理细则编号：公司范本编号为：“XCJ－XZ＋（顺序号）－编制年份或修改年份”XZ－细则代号例如：公司2008年第6个监理细则的编号为：“XCJ-XZ（06）-2008”各个项目细则编号按范本一一对应排序，遇缺项时该顺序空缺，增项时在序尾依次增加（5）监理/代建月报编号：“XCJ—YB－某年序号”.一个监理/代建工程监理/代建月报用一个固定编号，每月月报均用此编号，只在月报封面以某年“第×期”，“总第×期”加以区别。
公司文件编号规范管理制度
公司文件编号管理制度
为规范公司文档管理，特制订本文件编号规范，请各部门在以后的文件编号中严格按照此规定进行文件编号。
文件命名基本各式：
XXX - XX - XX - XXXXXX - XX
发文状态/文件流水号
发文日期
文件类型
发文机构
公司代码
一、文件编号由五部分组成，每部分之间用“—”连接
第一部分：公司代码，表明发文公司
第二部分：发文机构，表明公司内发文的部门
第三部分：文件类型，表明文件所属性质
第四部分：发文日期，表明发文时间
第五部分：发文状态/文件流水号，发布制度类表明文件版本号，发布其它类型表明文件流水号
二、各部分表示方法
1.公司代码
由公司拼音首字母组成，具体为SCT
2.发文机构
发文机构的表达符号
3.文件类型 文件类型的表达符号
4.发文日期
由年月日YYYYMMDD 表示，例如20230110 5.文件状态/文件流水号
文件状态/文件流水号表达符号的说明
三、举例：
1.人事部2023年01月10日发布的考勤管理制度第一版 文件编号：SCT-RS-ZD-20230110-1.0
2.人事部2023年01
月11日发布的中层管理人员会议纪要 文件编号：SCT-RS-HY-20230110-01 四、文件表头
制度类文件统一使用下列表头，例： 正文
五、公司行政类文件
XXX 【XXXX】 X号
顺序号，例，12号
发文年份,例【2023】
公司简称
六、编号管理
所有文件由人事部统一编制和管理。
所有文件流水号在每年1月1日自动归零。
文件编号管理制度
修改：0
4.1.2.2 编号样式
例: 办公室制订的《文件编号管理制度》, 编: Q/YXKR.G.bg.001-1612-1.0其他部门出具的文件以此类推；若为公司级文件, 则文件编号中直接省略部门名称代码。
4.2 文件内容格式
4.2.1 所有制度文件内容格式、页眉页脚、字体、字号均参照《文件编号管理制度》的文件内容格式进行排版与起草。
如主标题为: 黑体二号；正文为宋体四号；其中正文中的小标题需加粗。
5.附则
本制度执行之日前所有文件仍使用原编号, 本制度的解释权和修改权归公司办公室所有, 经常务副总审核, 总经理批准后实施。
管理文件、操作规程、执行标准
川东钻探公司装备部资料台帐明细清理一、川东钻探公司设备管理受控文件：
注：逐年补充、更新
二、川东钻探公司设备技术操作规程：
注：逐年补充、更新
三、装备部执行的技术标准：
注：逐年补充、更新
四、装备部建立的设备管理台帐明细
注：每本台帐拟写简要管理办法，除汇编外贴在台帐上。
五、归档资料
六、装备部定期报表明细：
七、装备部定期收基层单位报表明细：
八、收基层单位年度工作总结：
1、钻井一公司
2、钻井二公司（含钻二综合厂）
3、对外钻井公司
4、设备租赁公司
5、公用汽车公司
6、渝达汽车修理厂
7、建安公司
8、物资公司
9、顶驱公司
10、机械厂、检测中心
11、钻具利华公司、井控公司。
三级文件编写规定
受控状态：文件编号：JHM/C-01-001发放编号：版本：Ⅰ三级文件编写规定编制：日期：审核：日期：批准：日期：济南黄台煤气炉有限公司2012年12月01日发布 2012年12月01日实施济南黄台煤气炉有限公司三级文件编写规定 JHM/C-01-001 1.目的与范围：为了指导各部门正确编写三级文件，确保标准的规范性和统一性，特制订本标准。
本标准规定了三级文件编写方法与要求。
本标准适用于济南黄台煤气炉有限公司。
2.引用标准：JHM/CX-B-2012.1 文件控制程序JHM/CX-B-2012.2 记录控制程序3 职责3.1管理者代表负责公司管理性三级文件的批准工作3.2办公室负责公司三级文件的审核、归档、发放、回收等工作。
3.2各部门负责本部门职责范围内的三级文件的编制、审核工作及部门内部使用的三级文件的编制、审核、批准工作。
4.工作程序：4.1 三级文件的确定日常工作中具有经常性、重复性特点的管理和工作事项都必须做出明确的确定，应编制相应的三级文件。
4.2三级文件的范围4.2.1管理性文件：对特定范围内的人员、工作和事务制定共同遵守或具有约束力的规范性文件，如规章制度、管理办法、规定（程）等。
4.2.2质量体系支持性文件：规定某项工作的具体作业要求。
当没有书面文件规定又不能保证工作质量时，各部门应按照质量管理体系要求制定详细的补充性文件，以控制和保证工作质量。
4.2.3技术文件：为产品和生产提供保障和指导性的文件，如产品标准、作业指导书，验收规范（细则）等。
4.3 三级文件的内容与格式4.3.1 一般三级文件的格式见附录A.1，A.2的格式，如果按本标准无法执行时，可由文件的相关部门另行规定。
设施操作规程见A.3。
4.3.2 目的与范围：该部分应明确写出本标准编写的目的，本标准规定的内容、范围及适用的对象范围，目的一般格式为“为了×××××××，特制订本标准(管理办法、规定、制度、基准书等)”，范围一般格式为“本标准(管理办法、规定、制度、基准书等)规定了×××××××”，“本标准(管理办法、规定、制度、基准书等)适用于×××××××”。
受控文件编号细则
受控文件编号细则一、引言在组织中管理和使用文件是非常重要的，尤其是在大型组织中，一个好的文件编号系统对于文件的存储、检索和管理起着至关重要的作用。
本文将详细说明受控文件编号的细则，包括编号原则、编号规则和编号实施等方面。
二、编号原则1.唯一性原则：文件编号应是唯一的，每个文件应有独立的编号，避免重复。
2.连续性原则：文件编号应是连续的，便于文件的顺序排列和管理。
3.一致性原则：文件编号应遵循统一的规则和格式，方便人们理解和使用。
4.可扩展性原则：文件编号应具有一定的可扩展性，以满足组织发展的需要。
三、编号规则1.文件分类：根据文件的种类和用途，可以将文件分类为不同的大类，如规章制度类、工作指导类、技术文件类等。
2.编号格式：文件编号应采用统一的格式，一般包括一个字母和若干数字。
字母代表文件类别，数字代表文件在该类别中的顺序。
3.编号长度：文件编号的长度可以根据需要进行设定，一般建议长度在6-8位之间，以避免过长或过短。
4.编号规则：文件编号可以根据需要制定一套编号规则，如规定一些字母代表一些特定的文件类别，数字的范围等。
四、编号实施1.文件编号的制定应由文件管理部门负责，根据组织的实际情况和需求进行制定。
2.编号系统的实施应有明确的时间表和计划，确保顺利推行。
3.在实施过程中，需要对现有文件进行重新编号，确保整个文件库的一致性。
4.为了便于操作和管理，可以建立相应的文件编号数据库，用于记录和查询文件信息。
五、编号管理1.文件编号的管理应由专门的人员负责，确保编号的准确性和完整性。
2.文件编号应及时更新，以反映文件的最新情况。
3.文件编号的分配应有明确的规定和流程，确保每个文件都能得到正确的编号。
4.定期进行文件编号的审核和清理工作，确保文件库的整洁和规范。
六、总结受控文件编号的细则对于组织的文件管理起着重要的作用，通过制定合理的编号规则和实施细则，可以提高文件的检索和管理效率，使文件管理工作更加规范和有序。
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XXXX有限公司
管理文件
1. 目的
规定公司受控文件的文件编号、版本编号的方法。
2. 适用范围
适用于本公司受控文件的编号。
3. 受控文件种类
3.1 体系文件：手册、程序文件、管理文件（包括管理活动规定、管理作业指导书）、质量记录表样
3.2 技术文件：产品图样、设计文件、工艺文件、产品标准、检验标准、采购文件、检验和试验文件、设备操作和维护规范等文件；
3.4 外来文件：法律法规、国际标准、国家标准、外来技术文件。
4. 文件格式
4.1 程序文件、管理文件封面及文件头格式见附页1。
4.2 技术文件的格式按相关技术性管理文件规定执行。
5. 编号方法 5.1 手册
5.1.1 质量手册由公司代号、质量手册代号和顺序号三部分组成。
具体如下： HY — QM — XXX
● 公司代号用大写字母HY 表示，即XXXX
有限公司。
● 质量手册代号用大写字母Q 和M 表示，即Quality （质量）和Manual （手册）两词的第一个字母。
● 顺序号用三位阿拉伯数字表示：001~999
5.1.2 环境手册由公司代号、环境手册代号和顺序号三部分组成。
001~999）
● 公司代号用大写字母HY 表示。
● 环境手册代号用大写字母E 和M 表示，即Environment （环境）和Manual(手册)两司的第一个字母。
●
顺序号用三位阿拉伯数字表示：001~999
顺序号 质量手册代号 公司代号
5.1.3版本和状态编号
未更改的文件版本编号为A 版，各页修改状态为A/0：
a. 若文件只是某页或某条款第1次修改，而不需整份文件换版时，此页修改状态为A/1。
如质量手册A 版第5页进行了修改，则第5页的修改状态为A/1。
b. 若文件进行大幅度修改，修改次数达五次后文件换版，文件版本编号为B 版，各页修改状态为B/0，依此类推。
5.2 程序文件
5.2.1质量体系程序文件由公司代号、程序文件代号、程序文件顺序号、版本号四部分组成。
HY QP XX — A/0
● 公司代号同5.1.1。
● 程序文件代号用大写字母Q 和P 表示，即Quality （质量）和Procedure （程
序）两词的第一个字母。
● 程序文件顺序号用阿拉伯数字表示(01、02……顺序流水号)。
● 版本号同5.1.3。
5.2.2 环境体系程序文件由公司代号、环境程序文件代号、环境程序文件顺序号三部分组成。
HY —
EP — XX
● 公司代号同5.1.2；
● 环境程序文件代号用大写字母E 和P 表示，即Environment
（环境） 和
Procedure （程序）两词的第一个字母。
● 环境程序文件顺序号用阿拉伯数字表示：01～99。
5.2.3 版本编号同5.1.3。
版本号（首次制订为A/0，修改第一次为A/1详见5.1.3） 程序文件顺序号 程序文件代号 公司代号
环境程序文件顺序号 环境程序文件代号 公司代号
5.3 技术文件
5.3.1图样的编号按照企业标准执行。
5.3.2工艺文件的编号（包括工艺、检验作业指导书；设备、检测仪器和工装模具使用维护保养规程；工艺流程图、产品包装图；材料标准、工艺定额等）。
X --- X --- X XXX
产品工艺代号：伞骨―SG，注塑―ZS，中棒―ZB，纤维―XW，自开收—ZKS
●工艺文件类别代号
●工序代号
5.3.3 材料标准编号方法
XX --- XX —XXX
顺序号（000-999）
工序代号
工艺文件类别代号
产品工艺代号
顺序号（000-999）
CL 代表材料标准
● 公司代号同5.1.2 ● 材料标准版本号同5.1.3
5.4 管理文件
管理文件是对程序文件支持的第三层文件:
5.4.1质量体系管理文件编号由公司代号、管理文件代号、对应的二级文件顺序号、顺序号组成。
HY — M XX — XX
● 公司代号同5.1.1 ● 管理文件代号用大写字母M 表示，即Management （管理）的第一个字母。
● 对应二级文件的顺序号
● 顺序号用二位阿拉伯数字表示：01~99 ● 版本及状态编号同5.1.3
5.4.2 环境体系管理文件 LT
— EM — XX
● 公司代号同5.1.2；
● 环境程序文件代号用大写字母E 和M 表示，即Environment （环境） 和
Management （管理）两词的第一个字母。
● 顺序号用二位阿拉伯数字表示：01~99
顺序号（用阿拉伯数字） 对应二级文件的顺序号 管理文件代号 公司代号
顺序号（用阿拉伯数字） 环境管理文件代号 公司代号
公司代号
●版本及状态编号同5.1.3
5.5记录表样
5.5.1质量体系记录表样由公司代号、表格代号、对应二、三级文件的顺序号、顺序号四部分组成。
HY — F —XX --XX
顺序号（用阿拉伯数字）
对应二、三级文件的顺序号
表格代号
公司代号
●公司代号同5.1.1
●表格代号用大写字母F表示，即表格（Form）的第一个字母。
●对应二、三级文件的顺序号
●顺序号用二位阿拉伯数字表示：01~99。
5.5.2环境体系记录表样由公司代号、环境代号、表格代号、对应二、三级文件顺
序号、顺序号五部分组成。
LT — E F —XX --XXX
顺序号（用阿拉伯数字）
对应二、三级文件的顺序号
表格代号
环境代号
公司代号
●公司代号同5.1.2
●环境代号用大写字母E，即Environment（环境）的第一个字母
●表格代号用大写字母F表示，即表格（Form）的第一个字母。
●对应二、三级文件的顺序号。
●顺序号用二位阿拉伯数字表示：01~99。
5.5.3记录表格的版本号
记录表格更改即换版，第一次换版用小写英文字母a表示，直接写在表格编号后，以此类推。
标题: 受控文件编号细则版本-状态号：页码：7/8
5.5.4记录表样的使用序号
记录表样除表号外，另有使用序号，即流水号，其编号由使用部门编号，编号可自定，可使用“年+月+顺序号”方式编号，“年”、“月”分别用两位阿拉伯数字表示当年、当月，顺序号可用三位阿拉伯数字表示，表示当年当月使用顺序。
如：用1504001表示该表2014年4月第1次使用，用量较小的表可省略“年”或“月”。
6. 编号的管理
6.1手册、程序文件、管理文件由质量部门负责统一编号、登记。
6.2 技术文件、工艺文件（包括工艺、检验作业指导书；设备、检测仪器和工装模具使用维护保养规程；工艺流程图、产品包装图；材料标准、工艺定额等）、各类操作指引文件由职能部门负责编号，质量部统一纳入《质量记录总表》。