档案管理服务外包工作规范第1部分总则
档案外包服务管理制度
第一章总则第一条为规范档案外包服务管理工作，提高档案管理水平，确保档案安全，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有档案外包服务活动，包括档案收集、整理、保管、鉴定、销毁等环节。
第三条档案外包服务管理应遵循以下原则：1. 安全第一原则：确保档案安全，防止档案丢失、损毁、泄露；2. 规范管理原则：严格按照档案管理相关法律法规和标准进行外包服务；3. 诚信合作原则：与外包服务单位建立良好的合作关系，确保服务质量；4. 效率优先原则：提高档案管理工作效率，降低管理成本。
第二章外包服务单位选择与审核第四条外包服务单位的选择应遵循以下程序：1. 审查资质：审查外包服务单位的营业执照、资质证书、相关业务许可等，确保其具备开展档案外包服务的资格；2. 考察实力：考察外包服务单位的硬件设施、人员素质、技术力量等，确保其能够满足本单位档案管理需求；3. 比较报价：比较不同外包服务单位的报价，选择性价比高的服务；4. 考察信誉：考察外包服务单位的信誉度、客户评价等，确保其具有良好的商业信誉。
第五条外包服务单位审核标准：1. 具备独立法人资格；2. 具有完善的档案管理制度和保密制度；3. 具有专业的档案管理人才和设备；4. 具有良好的商业信誉和服务质量。
第三章外包服务合同管理第六条档案外包服务合同应包括以下内容：1. 合同双方基本信息；2. 服务内容、范围和标准；3. 服务期限、起止时间；4. 服务费用及支付方式；5. 违约责任及争议解决方式；6. 合同生效、终止和解除条件；7. 其他双方约定的条款。
第七条合同签订前，双方应就合同内容进行充分协商，确保合同条款清晰、明确、完整。
第八条合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自义务，确保档案安全和服务质量。
第四章外包服务过程管理第九条外包服务单位应按照档案管理相关法律法规和标准，建立健全档案管理制度，确保档案安全。
《档案服务外包工作规范》解读
《档案服务外包工作规范》解读作者：徐拥军乔晓杨来源：《北京档案》2018年第01期2017年8月2日，国家档案局发布了档案行业标准DA/T68-2017《档案服务外包工作规范》，并于2018年1月1日执行。
[1]作为本标准的主要起草者之一，笔者对此标准作一些解读，与各位同仁分享。
一、本标准制定的背景与目的外包是指某一机构将原本由自身承担的部分业务剥离出来，以合同方式委托给其他机构完成，以降低成本、提高效率的行为。
档案服务外包是指某一机构将不属于国家法律法规限制范围内的档案，外包给其他机构进行管理，委托其为本机构提供档案寄存、数字化、整理、管理咨询、开发利用、销毁等服务的行为。
随着社会专业化程度的提高和档案工作环境的变化，档案服务外包正在成为档案工作的重要发展趋势之一。
目前，我国档案管理外包服务企业（承包方）日益增多，外包服务内容日趋多样化，外包服务市场不断扩大。
但是，当前在档案服务外包领域中，无论是发包方的发包工作，还是承包方的服务工作均存在管理不科学、操作不规范、标准不统一的问题，造成诸多档案安全隐患。
为此，有必要制定相应标准，对档案服务外包工作予以规范、指引。
2011年，国家档案局印发的《全国档案事业发展“十二五”规划》把制定《档案中介机构管理办法》列入档案法制工作的主要任务之中。
2014年，国家档案局政策法规研究司将《档案服务外包工作规范》列入档案行业标准制订计划。
2016年，国家档案局发布《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》，明确提出：“鼓励档案社会化服务，加快档案服务外包系统标准规范的制订。
”在上述背景下，经国家档案局政策法规研究司立项，国家档案局经济科技档案业务指导司、中国中信集团有限公司组建专门课题组，经过广泛深入调研和多次多方征求意见，起草了《档案服务外包工作规范》，并经国家档案局审批发布。
DA/T68-2017《档案服务外包工作规范》旨在规范和引导档案服务外包行为，为各相关主体之间建立标准化的沟通语言；指引发包方科学开展档案服务外包的发包工作，选择合格的承包方；指导承包方有效开展档案服务外包管理体系建设，提升服务能力；提供第三方机构正确评价承包方的参考依据。
档案服务外包管理制度范本
一、总则第一条为了规范档案服务外包工作，保障档案安全，提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案管理规定》等相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位将档案管理业务外包给具有合法资质的外包服务机构的情况。
第三条档案服务外包工作应遵循以下原则：1. 合法合规原则：严格按照国家法律法规和政策要求，确保档案服务外包工作的合法性。
2. 安全保密原则：加强档案安全保密工作，确保档案实体与信息安全。
3. 效率效益原则：提高档案管理效率，降低管理成本，实现效益最大化。
4. 责任明确原则：明确各方责任，确保档案服务外包工作顺利进行。
二、外包服务机构选择与管理第四条外包服务机构应具备以下条件：1. 具有合法营业执照和档案管理相关资质。
2. 具有完善的档案管理制度和专业的档案管理团队。
3. 具有良好的信誉和社会责任感。
第五条档案服务外包工作应按照以下程序进行：1. 发包方提出档案服务外包需求，制定外包方案。
2. 对外包服务机构进行筛选，确定合作意向。
3. 双方签订档案服务外包合同，明确双方权利义务。
4. 发包方对外包服务机构进行考核，确保服务质量。
第六条发包方应定期对外包服务机构进行监督检查，发现违规行为及时纠正。
三、档案安全与保密第七条档案服务外包期间，外包服务机构应严格执行国家档案安全保密法律法规，确保档案实体与信息安全。
第八条发包方应与外包服务机构签订保密协议，明确保密内容和责任。
第九条档案服务外包期间，双方应加强沟通与协作，确保档案安全与保密。
四、档案服务外包合同管理第十条档案服务外包合同应包括以下内容：1. 发包方、外包服务机构的名称、地址、联系方式。
2. 档案服务外包的项目、内容、范围。
3. 服务期限、质量要求、验收标准。
4. 服务费用、支付方式、支付期限。
5. 保密条款、违约责任、争议解决方式。
6. 其他约定事项。
第十一条档案服务外包合同签订后，双方应按照合同约定履行各自义务。
档案外包人员管理制度
第一章总则第一条为规范公司档案外包人员管理，确保档案工作的顺利进行，保障公司档案的安全、完整和有效利用，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有涉及档案外包业务的部门和个人。
第三条本制度遵循以下原则：1. 依法合规：严格按照国家相关法律法规和公司规章制度执行；2. 安全保密：确保档案信息的安全和保密；3. 责任明确：明确外包人员的职责和权利；4. 激励约束：建立激励与约束并重的机制，提高外包人员的工作积极性。
第二章外包人员定义及范围第四条外包人员是指公司因档案管理需要，委托具有相应资质的外部机构或个人，承担档案收集、整理、保管、利用等工作的专业人员。
第五条外包人员范围包括：1. 档案收集、整理、保管、鉴定、数字化等工作；2. 档案利用、查询、咨询等工作；3. 档案库房建设、设备维护等工作。
第三章外包人员选拔与聘用第六条外包人员的选拔应遵循公开、公平、公正的原则，严格按照公司相关规定进行。
第七条外包人员应具备以下条件：1. 具有良好的政治素质和职业道德；2. 具有档案管理专业知识和实际操作能力；3. 具有较强的责任心和服务意识；4. 具有国家认可的相关专业资格证书。
第八条外包人员的聘用程序：1. 由业务部门提出外包需求，经人力资源部审核后，报总经理审批；2. 人力资源部根据审批结果，与外包人员签订劳动合同；3. 外包人员正式上岗前，应接受公司组织的岗前培训。
第四章外包人员职责与权限第九条外包人员职责：1. 严格遵守国家档案法律法规和公司规章制度；2. 负责档案的收集、整理、保管、鉴定、数字化等工作；3. 负责档案的利用、查询、咨询等工作；4. 参与档案库房建设、设备维护等工作；5. 配合公司内部审计、检查等工作。
第十条外包人员权限：1. 根据工作需要，查阅和使用公司档案；2. 对档案管理工作提出合理化建议；3. 对违反档案管理规定的行为进行制止和报告。
第五章外包人员管理与考核第十一条人力资源部负责对外包人员进行日常管理，包括：1. 组织开展外包人员的岗前培训；2. 定期对外包人员进行业务考核；3. 对外包人员的工作绩效进行评估；4. 对外包人员的工作纪律进行监督检查。
档案服务外包工作规范档案服务外包合同主要参考条款
附录 A（资料性附录）档案服务外包合同主要参考条款甲方：发包方乙方：承包方根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，甲乙双方就事项协商一致，共同订立本合同，以明确双方的权利与义务。
第一章总则第一条除非本合同另有明确规定或双方书面同意，否则本合同的全部条款及所有附录（合称“本合同”）构成双方就本合同内事项的协议和谅解，并优先于双方之前就该事项达成的其他所有协议。
双方确认其在同意签署本合同时，并未依赖本合同以外的任何声明、保证或其他担保。
第二条本合同如需修订，须经甲乙双方协商同意，并达成书面修改合同，方为有效。
在修改合同达成之前，本合同继续有效。
第二章服务内容、范围、地点和时间第三条服务内容（根据档案服务项目的具体情况及双方约定拟写）第四条服务范围（根据档案服务项目的具体情况及双方约定拟写）第五条工作场地乙方在为甲方提供服务，并应主动接受甲方对工作场地的监督、检查。
第六条服务时间（根据档案服务项目的具体情况及双方约定拟写）第三章服务质量要求第七条乙方在整个服务过程中应确保甲方档案的真实、完整、可用和安全。
第八条乙方的档案整理服务质量应满足以下标准的要求：（1）GB/T 9705 文书档案案卷格式（2）GB/T 11921 照片档案管理规范（3）GB/T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求（4）GB/T 17678.1 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理（5）GB/T 18894 电子文件归档与管理规范（6）GB/T 50323—2001 城市建设档案著录规范（7）GB/T 50328—2014 建设工程文件归档规范（7）DA/T 13 档号编制规则（8）DA/T 15 磁性载体档案管理与保护规范（9）DA/T 18 档案著录规则（10）DA/T 19 档案主题标引规则（11）DA/T 22 归档文件整理规则（12）DA/T 28 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（13）DA/T 38 电子文件归档光盘技术要求和应用规范（14）DA/T 39 会计档案案卷格式（15）（16）第九条乙方的档案数字化服务质量应满足以下标准的要求：（1）DA/T 31 纸质档案数字化技术规范（2）DA/T 43 缩微胶片数字化技术规范（3）（4）第十条乙方的其他档案管理服务质量应满足国家、行业相关标准的要求。
档案服务外包工作规范 档案管理咨询服务
I C S01.140.20A14中华人民共和国档案行业标准D A/T68.3 2020档案服务外包工作规范第3部分:档案管理咨询服务S p e c i f i c a t i o n s o n t h ew o r ko f a r c h i v e s s e r v i c e o u t s o u r c i n gP a r t3:A r c h i v e sm a n a g e m e n t c o n s u l t i n g s e r v i c e2020-05-18发布2020-06-01实施国家档案局发布92D A/T68.3 2020前言D A/T68‘档案服务外包工作规范“分为如下部分:第1部分:总则;第2部分:档案数字化服务;第3部分:档案管理咨询服务;第4部分:档案整理服务;第5部分:档案保管服务;第6部分:档案销毁服务;本部分为D A/T68的第3部分㊂本部分按照G B/T1.1 2009给出的规则起草㊂本部分由国家档案局提出并归口㊂本部分起草单位:国家档案局经科司㊁浙江省档案局㊁浙江省档案事务所㊁杭州中大档案管理咨询有限公司㊁杭州远大档案技术有限公司㊂本部分主要起草人:姜延溪㊁蔡盈芳㊁张晶晶㊁许春芝㊁赵真㊁夏振华㊁莫剑彪㊁金波㊁陈晓霞㊁胡志华㊁徐林娟㊁袁瑞㊂03D A/T68.3 2020档案服务外包工作规范第3部分:档案管理咨询服务1范围D A/T68的本部分规定了档案管理咨询服务外包相关方的工作,包括档案管理咨询服务内容㊁发包方工作规范㊁承包方工作规范㊁工作流程㊁信用评价与质量监督等要求㊂本部分适用于机关㊁团体㊁企业事业单位及其他组织开展档案管理咨询服务外包工作㊂2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的㊂凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件㊂凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件㊂G B/T17242投诉处理指南G B/T22119信用服务机构诚信评价业务规范D A/T68.1档案服务外包工作规范第1部分:总则3术语和定义下列术语和定义适用于本文件㊂3.1档案管理咨询服务a r c h i v e sm a n a g e m e n t c o n s u l t i n g s e r v i c e承包方受发包方委托,运用先进的管理思想㊁科学方法和技术手段,通过调查㊁研究㊁分析为发包方提供档案工作体系设计㊁档案管理方案设计㊁档案信息开发利用方案设计㊁档案信息化方案设计㊁档案外包服务项目方案设计㊁档案科研㊁档案工作用房建设咨询㊁档案工作评估㊁档案培训等服务的行为㊂3.2档案管理咨询服务机构a r c h i v e sm a n a g e m e n t c o n s u l t a t i v e a g e n c y依法设立㊁提供档案管理咨询服务㊁实行独立核算的社会组织㊂3.3项目经理c o n s u l t i n gp r o j e c tm a n a g e r档案管理咨询服务机构(3.2)派出的,对整个项目策划㊁实施进行全面管控的管理人员㊂3.4咨询员c o n s u l t a n t档案管理咨询服务机构(3.2)派出的,在项目经理领导下具体承担咨询工作的人员㊂4档案管理咨询服务内容4.1档案工作体系设计服务为发包方提供档案工作战略规划编制㊁档案工作机制策划㊁档案管理制度和业务规范编制㊁档案工13D A/T68.3 2020作流程设计等服务的行为㊂4.2档案管理方案设计服务为发包方提供文件资料的收集㊁整理㊁鉴定㊁保管㊁查询㊁统计等管理方案咨询服务的行为㊂4.3档案信息开发利用方案设计服务为发包方提供档案编研成果㊁开展档案展陈及其他档案利用形式的设计方案等服务的行为㊂4.4档案信息化方案设计服务为发包方提供档案信息化建设规划设计㊁档案信息化实施方案设计㊁电子档案管理系统需求分析等服务的行为㊂4.5档案服务外包项目方案设计服务为发包方提供档案服务外包项目在服务内容㊁质量㊁预算㊁风险防范等方面设计方案或制作招标文书的行为㊂4.6档案科研服务指导发包方或与发包方合作,进行档案科研课题申报㊁研究和成果推广应用等服务的行为㊂4.7档案工作用房建设咨询服务为发包方开展档案库房㊁技术用房㊁利用用房等建设选址㊁加固改造㊁功能布局和设施设备配置可行性研究或提供方案等服务的行为㊂4.8档案工作评估服务为发包方提供全面或局部的档案工作能力㊁效率㊁安全㊁合规性等方面评估服务的行为㊂4.9档案培训服务为发包方提供档案规章制度和标准规范的解读㊁档案管理知识传授㊁档案业务操作技能训练㊁档案馆(室)安全应急演练等服务的行为㊂4.10其他服务根据发包方需要提供的其他档案管理咨询服务的行为㊂5发包方工作规范5.1工作原则发包方应按照D A/T68.1中6.1的规定,遵循合法㊁安全㊁可控原则,经过规划与审批㊁承包方筛选与确定㊁合同签订㊁合同执行与监督㊁评估与改进等程序,实施档案管理咨询服务工作㊂5.2项目的确定发包方应遵循国家法律法规㊁工作有关标准等规定,在项目发包前,对档案管理咨询的需求进行信息敏感性评估,确定咨询服务外包的范围㊁内容,明确涉密或敏感信息项目的服务外包承包方须持有涉密资质等特殊要求,编制科学㊁合理㊁可行㊁标的明确的招标文件㊂无须对外招标的项目参照本部分23D A/T68.3 2020执行㊂5.3合同执行与监督5.3.1合同的执行与监督应符合D A/T68.1的规定㊂在合同履行中,标的量或技术要求发生重大变化的,应及时提出书面说明,必要时需签订补充协议㊂5.3.2发包方在档案管理咨询服务过程中,应全程参与并加强对档案出入库㊁承包方人员查阅档案的审批㊁登记,确保档案安全保密㊂5.3.3发包方应对合同执行情况进行监控,及时检查实施记录,掌握项目进度,督促项目实施,加强质量监督管理,防范承包方违约风险,确保咨询服务符合要求㊂5.3.4档案咨询服务成果应根据合同明确权益,未经成果拥有方同意,另一方不得擅自发表㊂6承包方工作规范6.1工作原则6.1.1承包方应按照D A/T68.1的要求,做好档案管理咨询服务体系建设,在加强基本服务能力建设的同时,提高档案咨询服务所需的专业服务能力㊂6.1.2承包方应以发包方需求为中心,在咨询服务流程中按照P D C A(计划-实施-评估-改进)循环执行,持续提升服务质量和用户满意度㊂6.1.3承包方开展工作指导㊁业务培训㊁方案设计等咨询服务工作时,应严格执行国家有关法律法规和标准规范,提出的制度建设和收集㊁整理㊁鉴定㊁统计㊁利用㊁信息化等业务建设意见须符合规定㊂6.1.4承包方的工作指导㊁意见建议应具有针对性㊁可操作性,符合发包方实际情况,应跟踪指导发包方咨询意见建议的实施,出具档案管理咨询服务报告㊂6.2服务能力建设6.2.1承包方应依法取得法人资格,并具有档案管理咨询相关业务范围的资质㊂6.2.2在开展档案管理咨询服务之前,承包方应根据发包方的实际需求进行调查研究,明确完成目标所需的人员㊁时间㊁技术㊁设备㊁制度等条件㊂6.2.3承包方应与员工签订安全保密协议,履行用人单位管理义务,维护档案安全㊂6.2.4承包方应根据项目需要,配备具有相应知识水平㊁工作经验和业务能力的项目经理和咨询员,并保证项目团队成员在服务过程中的稳定性㊂6.2.5承包方应组织项目人员参加档案管理岗位培训㊁继续教育和相应业务培训,不断提升服务能力㊂7工作流程7.1洽谈7.1.1发包方应与承包方通过商务洽谈,明确咨询服务的目的㊁内容㊁需求等㊂7.1.2根据咨询服务内容,明确服务可行性,制定咨询建议方案,确定服务目标㊁范围㊁工作方法和计划㊁工作成果㊁人员及费用等㊂7.2签订合同发包方和承包方应按照相关法律法规和D A/T68.1的规定签订合同㊂33。
档案外包工作管理制度
第一章总则第一条为规范档案外包工作，确保档案安全、完整、准确，提高档案管理效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有涉及档案外包工作的部门和人员。
第三条档案外包工作应遵循以下原则：1. 安全性原则：确保档案在外包过程中的安全性，防止档案丢失、损毁、泄密等事件发生。
2. 效率性原则：提高档案管理效率，缩短档案处理周期。
3. 经济性原则：合理控制外包成本，实现档案管理工作的经济效益。
4. 合法性原则：遵守国家法律法规，确保档案外包工作的合法性。
第二章外包内容与范围第四条档案外包内容主要包括：1. 档案整理、归档、检索、借阅、销毁等日常管理工作；2. 档案数字化、备份、恢复等工作；3. 档案库房建设、设备购置、维护等工作；4. 档案咨询服务、培训等工作。
第五条档案外包范围包括：1. 国内外具有档案管理资质的企业或机构；2. 具有专业档案管理人才和设备的企业或机构；3. 能够满足本单位档案管理需求，具备良好信誉的企业或机构。
第三章外包流程第六条外包流程如下：1. 需求分析：各部门根据档案管理需求，提出外包项目申请，包括外包内容、范围、预算等。
2. 供应商选择：档案管理部门对申请外包的部门进行需求审核，确定外包项目，并向相关企业或机构发布招标公告。
3. 招标投标：企业或机构根据招标文件要求，提交投标文件，档案管理部门组织评审，确定中标企业或机构。
4. 签订合同：档案管理部门与中标企业或机构签订外包合同，明确双方权利义务。
5. 项目实施：中标企业或机构按照合同约定，开展档案外包工作。
6. 监督检查：档案管理部门对外包项目进行定期或不定期的监督检查，确保外包工作按合同要求进行。
7. 项目验收：外包项目完成后，档案管理部门组织验收，确认外包成果符合要求。
8. 合同终止：合同期满或因其他原因终止外包合同，双方进行合同终止手续。
第四章外包管理第九条档案管理部门负责档案外包工作的全面管理，包括：1. 制定档案外包管理制度，规范外包工作流程；2. 负责对外包项目进行需求分析、招标投标、合同签订等工作；3. 监督检查外包项目实施情况，确保外包工作质量；4. 对外包企业或机构进行考核，评价其服务质量。
《档案管理服务外包工作规范-第1部分：总则》
档案管理效劳外包工作标准第1局部：总那么2015年9月13日第四稿目录前言 (3)引言 (3)1 围 (4)2 标准性引用文件 (4)3 术语和定义 (5)4 根本原那么 (8)5 发包方工作标准95.1 发包工作原那么99995.2 发包工作过程与要求9910101011126 承包方档案管理外包效劳管理体系建立要求 (12)6.1 总体要求126.2 战略管理1414146.3 资源管理14141515156.4 业务管理1616161617176.5 平安管理1717管理17181819197 第三方机构工作要求 (19)7.1 原那么191919197.2 根本要求20参考文献 (20)附录A：档案管理外包效劳合同主要参考条款 (20)附录B：承包方员工备案表样式 (27)附录C：承包方员工协议参考条款 (28)前言DA/T##.1—####《档案管理效劳外包工作标准第1局部：总那么》为DA/T##《档案管理效劳外包工作标准》系列标准的第1局部。
DA/T##《档案管理效劳外包工作标准》系列标准，还包括：——DA/T##.2—####《档案管理效劳外包工作标准第2局部：档案存放效劳》——DA/T##.3—####《档案管理效劳外包工作标准第3局部：档案数字化效劳》本标准的附录A、附录B和附录C是资料性附录。
本标准由国家档案局提出并归口。
本标准起草单位：#### #### ####本标准主要起草人：##X ##X ##X引言随着社会专业化程度的提高和档案工作环境的变化，档案管理效劳外包正在成为档案工作的重要开展趋势之一。
目前，我国档案管理外包效劳企业〔承包方〕日益增多，外包效劳容日趋多样化，外包效劳市场不断扩大。
但是，当前在档案管理效劳外包领域中，无论是发包方的发包工作，还是承包方的效劳工作均存在管理不科学、操作不标准、标准不统一的问题，造成诸多档案平安隐患。
为此，有必要制定相应标准，对档案管理效劳外包工作予以标准、指引。
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档案管理服务外包工作规范第1部分：总则2015年9月13日第四稿目录前言DA/—XXXX《档案管理服务外包工作规范第1部分：总则》为DA/TXX《档案管理服务外包工作规范》系列标准的第1部分。
DA/TXX 《档案管理服务外包工作规范》系列标准，还包括：——DA/—XXXX《档案管理服务外包工作规范第2部分：档案寄存服务》——DA/—XXXX《档案管理服务外包工作规范第3部分：档案数字化服务》本标准的附录A、附录B和附录C是资料性附录。
本标准由国家档案局提出并归口。
本标准起草单位：XXXX XXXX XXXX本标准主要起草人：XXX XXX XXX引言随着社会专业化程度的提高和档案工作环境的变化，档案管理服务外包正在成为档案工作的重要发展趋势之一。
目前，我国档案管理外包服务企业（承包方）日益增多，外包服务内容日趋多样化，外包服务市场不断扩大。
但是，当前在档案管理服务外包领域中，无论是发包方的发包工作，还是承包方的服务工作均存在管理不科学、操作不规范、标准不统一的问题，造成诸多档案安全隐患。
为此，有必要制定相应标准，对档案管理服务外包工作予以规范、指引。
本标准旨在规范和引导档案管理服务外包行为，为各相关主体之间建立标准化的沟通语言，指引发包方科学开展档案管理服务外包的发包工作、选择合格的承包方，指导承包方有效开展档案管理服务外包管理体系建设、提升服务能力，提供第三方机构正确评价承包方的参考依据，从而推动档案管理服务外包工作的良性、有序发展。
《档案管理服务外包工作规范第1部分：总则》从总体上对档案管理服务外包工作进行一般规范。
主要包括四个方面的内容：第一，明确档案管理服务外包工作的原则；第二，从规划与审批、承包方筛选与确定、合同签订、合同执行及监督、评估与改进等过程为发包方工作提供指引；第三，提出承包方档案管理服务外包管理体系框架，并从战略管理、资源管理、业务管理和安全管理等方面对承包方基本服务能力建设提出要求；第四，对第三方机构的工作提出基本要求。
档案管理服务外包工作规范第1部分：总则1 范围本标准适用于：——指引发包方科学开展档案管理服务外包发包工作，选择合格的承包方；——指导承包方有效开展档案管理服务外包管理体系建设，提升服务能力；——提供第三方机构正确评价档案管理服务外包承包方的参考依据。
2 规范性引用文件下列文件对于本标准的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T19000 质量管理体系基础和术语GB/T19001 质量管理体系要求GB/T22080 信息技术安全技术信息安全管理体系要求GB/T22081 信息技术安全技术信息安全管理实用规则GB/T24353 风险管理原则与实施指南GB/T24001 环境管理体系要求及使用指南GB/T28000 职业健康安全管理体系规范GB/T28001 职业健康安全管理体系实施指南DA/T1-2000 档案工作基本术语DA/T31-2005 纸质档案数字化技术规范档函〔2008〕207号档案工作突发事件应急处置管理办法档函〔2013〕271号国家档案局关于加强档案托管中的安全管理杜绝失泄密隐患的通知档办发〔2014〕7号档案数字化外包安全管理规范3 术语和定义档案 archives/records国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
[DA/T1-2000 ]档案管理 archives/records management档案（）的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。
[DA/T1-2000 ]服务外包 service outsourcing某一机构将原本由自身承担的、非核心的全部或部分业务剥离出来，委托给其他机构完成，以降低成本、提高效率、优化产业链、提升自身核心竞争力的行为。
注：“外包服务”是与“服务外包”相对应的一个术语，是指某一机构承接其他机构委托的业务，为其提供服务的行为。
档案管理服务外包 service outsourcing of archives/records management某一机构将不属于国家法律法规限制范围内的档案（），通过市场、以合同方式委托其他机构进行管理的行为。
发包方 client档案管理服务外包（）的需方。
在本标准中，发包方也称为客户。
承包方 service provider档案管理服务外包的供方（）。
在本标准中，承包方也称为组织。
分包商 subcontractor指承接分包业务的承包方。
总承包方（）将承接的档案管理外包服务业务中的部分业务委托给分包商（）完成。
第三方机构 the third party organization发包方（）、承包方之外的，为发包方提供中介、咨询、招标、监理及其他服务，或对承包方）的资质或服务能力进行评价、认证的独立的、非政府的机构。
监管机构 regulatory authority对档案管理服务外包工作中各主体，包括发包方（）、承包方、分包商（）、第三方机构的相关行为，依法进行指导、监督的机构，包括档案行政管理部门、保密行政管理部门、工商行政管理部门以及其他行政管理部门等。
档案寄存服务 service of archives/records deposit 在不改变档案（）所有权和处置权的前提下，发包方（）将档案（）委托给承包方（）保管，承包方（）为发包方（）提供档案（）保管的库房、设备、装具，进行日常保管、安全防护，并按需要提供利用的服务过程。
档案数字化服务 service of archives/records digitalization 承包方利用扫描仪、数码相机等数码设备对发包方的实体档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的服务过程。
参考 DA/T31-2005档案整理服务 service of archives/records arrangement 承包方按照一定原则对发包方形成的档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的服务过程。
参考DA/T1-2000档案管理咨询服务service of archives/records management consultation承包方通过口头或书面形式为发包方）提供意见、建议，指导、帮助发包方解决档案工作遇到的问题的服务过程。
档案开发利用服务 service of archives/records exploring and using承包方帮助发包方将其保存的档案（）通过多种途径、手段和技术、方法进行开发，形成各种形式的信息、知识产品，提供利用，发挥档案价值的服务过程。
服务能力 service capability承包方提供服务的能力程度。
4 基本原则发包方应该根据国家档案、保密相关法律法规和规章制度，确定档案管理服务外包的范围。
国家规定不得服务外包的档案不得列入服务外包的范围。
在档案管理服务外包全过程中，发包方、承包方、分包商和其他相关方应以确保档案的真实、完整、可用和安全为最基本要求。
档案管理服务外包工作主要涉及发包方、承包方、分包商、第三方机构和监管机构等5类主体。
各主体应该明确自身的义务或职责、权利，以及与其他相关主体之间的关系。
如图1所示。
发包方和承包方通过签订合同建立委托与受托关系。
承包方为发包方提供的服务，通常包括档案寄存服务、档案整理服务、档案数字化服务、档案管理咨询服务、档案开发利用服务等几类业务单元。
经发包方同意，承包方可将部分外包服务业务委托给分包商承担。
分包并不意味免除承包方履行合同的义务。
承包方须就分包商的服务质量向客户承担责任。
分包商应根据与承包方的合同履行自身义务，与承包方共同为发包方提供服务。
承包方根据与分包方的合同对分包商的服务过程和服务质量进行监督，通过沟通获取分包商的支持，确保为发包方提供优质服务。
分包商须就其服务质量向承包方承担责任。
第三方机构通过合同受发包方委托为其提供中介或咨询服务，或经相关部门批准或自行对承包方的资质或服务能力进行独立的评价、认证。
监管机构应依据国家法律法规，对发包方、承包方、分包商和第三方机构等的相关行为进行指导、监督和检查。
发包方、承包方、分包商和第三方机构应该主动接受、积极配合监管机构的指导、监督和检查。
发生（可能导致）档案受损或泄密的重大事件时，发包方、承包方及分包商应及时主动向档案行政管理部门、保密行政管理部门报告。
图1：档案管理服务外包工作中各主体之间的关系示意图5 发包方工作规范发包工作原则合法原则发包方应识别整个档案管理服务外包工作过程中适用的国家法律法规，分析其对发包范围、过程及承包方筛选的影响，并采取有效措施遵守这些法律法规。
安全原则发包方应当制定和落实安全管理体系，最大限度地避免因档案服务外包引起的档案实体受损毁，或国家秘密、商业秘密和个人隐私被泄露。
发包方在档案管理服务外包过程中应遵循档函〔2013〕271号、档办发〔2014〕7号的要求。
可控原则发包方应对档案管理服务外包工作全过程进行监控，对承包方的人员、基础设施、技术、管理工作、业务操作等进行必要的监督、检查，将各种风险降低到可控范围之内。
发包工作过程与要求概述发包工作可分为规划与审批、承包方筛选与确定、签订合同、合同执行与监督、评估与改进等5个步骤。
如图2所示。
图2：发包工作过程示意图规划与审批发包方应当制定档案管理服务外包工作规划，并得到有效的授权和批准。
发包方应明确档案管理服务外包工作责任部门和负责人，实行责任制。
发包方应在综合考虑国家法律法规的规定、自身发展战略和业务需要、档案的特点及其管理要求、自身资源和风险控制能力、费用等各种因素的基础上，分析档案管理服务外包的必要性与可行性，确定档案管理服务外包的范围与方式。
发包方应根据国家和上级部门关于服务采购管理的规定、档案管理服务外包工作规划，制定并执行具体的承包方筛选方案，通过单一来源采购、邀标、竞争性谈判、公开招标等方式选择合适的承包方。
发包方应根据国家法律法规的规定、自身战略和业务的需要、档案的特点及其管理要求，明确对承包方的基本要求：（1）承包方应为依法注册的企业法人，具有独立承担民事责任的能力；（2）承包方具有履行合同所必需的经营执照和相关资质、许可证明；（3）承包方应具有履行合同所必需的服务能力、经验和信誉等。
发包方可按重要程度、密级对档案进行分级，对于不同级别的档案选择具有不同资质、服务能力的承包方。
发包方应要求承包方提供有关股权结构、法定代表人身份、实际控制人身份、重要高级管理人员身份的文件或证件，以及营业执照、税务登记、组织机构代码和其他资质、许可的文件或证件，对这些文件或证件的原件予以核实后保存其复印件。