第二章秘书的基本职能
秘书的基本职责内容(8篇)
秘书的基本职责内容1、负责总经理行程规划安排，做好总经理日常工作以及出行提醒;2、负责总经理出席的____、商谈纪要;3、协助总经理起草相应报告、报表、计划、决议等文件公函，以及重要讲话和工作会议的报告;3、协助总经理完成日常工作，协调总经理与各部门之间的沟通，相应时上传下达，并做好资料搜集整理;4、协助总经理进行商务应酬，以及接待安排;5、完成领导交办的其他事宜，与总经理生活秘书做好工作搭配;秘书的基本职责内容（二）1、在公司经理领导下负责办公室的全面工作，努力作好公司经理的参谋助手，起到承上启下的作用，认真做到全方位服务。
2、在公司经理领导下负责企业具体管理工作的布置、实施、检查、督促、落实执行情况。
3、协助公司经理作好经营服务各项管理并督促、检查落实贯彻执行情况。
4、负责各类文件的分类呈送，请公司经理阅批并转有关部门处理。
5、做好各种会议的记录及会务工作。
6、做好来访接待工作。
7、完成领导交办的其它任务和各种应急事务的处理。
秘书的基本职责内容（三）1.协助总裁办对内部项目事务工作的协调、沟通、跟进落实;2.协助总裁办草拟内外部工作报告、方案与公司新闻纪实等;3.协助总裁办参与事务性项目的接洽，收集关联行业业务信息，提供依据和分析意见;4.撰写邮件、公文、报告等各种文件;总裁办签发文件管理，文件信息上传下达工作;5.负责相关拜访人员的接待，会议的安排等。
秘书的基本职责内容（四）1、根据董事长安排的工作，及时进行任务的布置、跟进检查和落实执行;2、负责组织和召集的相关业务板块高层会议，并跟踪、反馈重要会议议定事项的情况;3、汇集公司呈报的信息或文件，提取重要信息上报董事长，协助董事长了解公司经营管理情况并提出建议;4、陪同董事长进行项目考察、洽谈工作及重大商务会议接待工作，对进展情况进行总结分析，积极协调、推进;5、协助董事长做重大决策事项时提供数据支持和专项研究报告，不定期为公司提出企业运营状况分析和前景预测报告;6、完成董事长交办的其他工作。
《秘书基础》课件——第二章 秘书工作的特点作用、内容原则3
4、机密性
（1）文书管理和公文办理中接触到的机密
（2）领导同志的谈话、指示、会议记录中的机 密
（3）领导交办的工作中的机密事项（如人事变 动、机构调整、政策修订等）
（4）承办领导机关和领导者电话中的机密
（5）重要领导人活动，机关内部情况，养成保 密习惯
1、依附性★★★ 秘书工作依附于领导活动而存在 （1）不能自作主张（越权） （2）不能反客为主（越位） 依附性是秘书工作的本质特征，在秘书活动中 表现为辅助性。（谈秘书工作性质时讲“辅助 性”，谈特点时讲“依附性”）
2、综合性（★★） （1）从秘书工作的职能范围来看 秘书部门是“咽喉”联系沟通各部门、协调辅 助 （2）从秘书工作本身工作来看（★★★） 政务类、事务类
4、秘书工作的事务类任务包括（ ） A、处理来信来访 B、机要通信 C、文书的缮印和校对 D、催办、查办领导批办事宜
5、下路属于秘书工作非事务性工作的是（ ）
A、调查研究
B、文件的清缴
C、印信管理
D、文件的拟办、承办
6、下列属于秘书政务工作的是（ ）
A、文件的起草、核稿
B、承办会务
C、信息的收集、整理
A、文字把关
B、事务处理
C、筛选文件
D、宣传策划
3、秘书的枢纽作用指的是（ ）
A、上情下达
B、下情上报
C、左右联通
D、联系内外
4、秘书部门被称为“不管部”表现在（ ）
A、围绕中心工作产生的任务
B、临时发生的突击任务
C、带全面性的任务
D、为领导服务的其他事项
5、张XX是单位秘书部门的秘书，下列关于其工作中 正确的有（ ） A、张秘书进行公文制发、文书资料处理 B、张秘书陪同领导调研，撰写调研报告 C、张秘书参与本单位的领导决策 D、张秘书对单位各部门工作进行协调
秘书工作机构的职能与要求
国务院副秘书长（正部级） 1．尤权（国务院机关党组副书记）：负责 国务院办公厅（国务院机关党组）常务工 作，保障副总理李克强日常工作 2．焦焕成（国务院机关党组副书记）：主 要负责国务院机关的后勤保障工作，兼任 国务院机关事务管理局局长 3．张勇：国务院副秘书长、机关党组成员 、 国务院食品安全委员会办公室主任 4．舒晓琴：兼任国家信访局局长
基层组织和小型企事业单位，往往不设独立的“ 办公室”，只配一、二名专职或兼职秘书，作为 主管的工作助手。他们往往与上司同在一个办公 室，或在办公室外占一席之地办公，被称之为“ 秘书岗位”。
2、秘书工作机构的性质
（1）机密性
秘书部门处于中枢地位，又掌管机密文件（政 治、经济、人事、商业、科技等），组织和参加 各种会议（部分涉及机密）承领导之命办理各种 重要事务，负责组织内部的安全保卫。
1、秘书工作机构的地位 中央、省市的党委和政府机关的秘书工作机构 是组织严密、人员设施齐全、工作既分工又合作 的相对独立的工作机构。中央的秘书机构通常称 之为“秘书工作机关”。它承首脑机关之命，有 召集会议、发布文件、实施计划、指挥、控制的 权力。中央的秘书工作机构还有权制定秘书工作 程序、规范秘书工作技术、指导下级组织的秘书 工作。
秘书一局 办理国务院全体会议、国务院常务会 议等会务及国务院领导同志内事活动、政 府信息公开、文电收发运转和国徽印鉴管 理、信息、档案、公文核稿、文印、机要 通信和机要文件交换、办公厅保密、《国 务院公报》和《国务院大事记》编辑等方 面的工作。
秘书二局 办理发展改革、工业和信息化、财政、 人力资源和社会保障、国土资源、环保、 住房和城乡建设、交通运输、铁道、水利、 农业、商务、银行、审计、国资监管、海 关、税务、工商管理、质量监督、检验检 疫、统计、林业、旅游、气象、证券、保 险、电力监管、扶贫、供销、贸促及港澳 经济等方面的文电、会务和督查调研工作。
《秘书基础》课件——第二章 秘书工作的特点作用、内容原则4
提示：党政机关、国家企事业单位，领导与秘书关系
1、在组织上是上下级关系 2、在工作上是同志关系 3、在职能上是主辅关系
二、秘书与领导班子相处的主要原则
1、“职权划分，单向请示”的原则 职权划分——指单位领导层人员（一般总人数 为单数）构成领导集体，实行民主集中制，每 个领导分管一块或多块工作。 单向请示——简单的说“谁分管向谁请示”
二、秘书与领导班子相处的主要原则
4、“通报情况，维护团结”的原则 解释： ①站大局讲团结 ②慎言 ③客观发言 ④求同存异 ⑤注意通气
课堂小结
一、秘书与领导者的关系 1、组织上“上下级关系” 2、工作上“同志关系” 3、职能上“主辅关系” 二、秘书与领导班子相处的原则 1、“职权划分，单向请示”的原则 2、“按规章制度办事”的原则 3、“不分亲疏，一视同仁”的原则 4、“通报情况，维护团结”的原则 简称：四大原则（一请示二按章三同仁四通报 ）
课堂练习
5、秘书人员要从大局出发，注意维护和增进领 导人之间的团结，这是指（ ） A、对领导之间的争论，要慎重处理，不轻易附 和。 B、对领导之间的分歧、误会，积极告知同事， 互通信息。 C、对领导之间就某一问题的争论，秘书要实事 求是的汇报情况。 D、对领导班子成员外出而缺席本单位例会的， 秘书要及时通气，通报会议情况。
课堂练习
3、在党政机关，秘书与领导班子相处的主要原 则包括（ ） A、“职权划分，多方请示”的原则 B、“按规章制度办事”的原则 C、“不分亲疏，一视同仁”的原则 D、“通报情况，维护团结”的原则
课堂练习
4、在党政机关，秘书与领导班子相处要遵循“ 不分亲疏，一视同仁”的原则，这指是（ ） A、在工作上要做到同等协助 B、在生活上要做到同等照顾 C、在感情上要同等尊重 D、在职责上要同等对待
秘书的基本职能
秘书的基本职能秘书作为一个组织中重要的职位，承担着许多基本职能。
在日常工作中，秘书需执行一系列的任务，以确保组织的正常运转。
以下是秘书的基本职能的讨论。
首先，秘书需要负责计划和组织会议。
他们需要参与会议的筹备工作，包括准备会议议程、通知与会人员、预订会议场地等。
在会议期间，秘书需要担任记录会议内容和讨论结果的角色，并确保会议记录及时传达给相关人员。
此外，秘书还需要协调和安排与会人员的日程安排，确保他们有足够的时间参加会议。
其次，秘书需要处理和回答来自内外部的电话和邮件。
秘书需要过滤和分类收到的信息，并将重要的信息传达给相关人员。
对于一些常见问题，秘书可以给予直接回答。
如果问题涉及复杂或敏感的事项，秘书需要将其转交给相关的人员处理。
在处理电话和邮件时，秘书需要保持专业，并保证信息的准确性和保密性。
第三，秘书需要处理和管理组织的文件和文档。
他们需要定期整理和归档文件，确保文件的有序和易于检索。
秘书还需要确保所有文件的机密性和安全性，并保护组织的知识产权。
此外，秘书还可以帮助组织制定和实施文件管理政策和流程，以提高组织的工作效率。
第四，秘书需要安排和协调高级管理人员的出差和差旅安排。
他们需要预订机票、酒店和交通工具，并处理相关的行程安排。
在高级管理人员的出差期间，秘书需要跟进其工作进展，并及时汇报和解决可能出现的问题。
秘书还需要确保高级管理人员的差旅费用得到妥善管理，并按规定报销。
第五，秘书需要协助组织的招聘和绩效管理工作。
秘书需要协调面试和测试安排，并记录招聘流程和结果。
在绩效管理方面，秘书需要定期收集和整理员工的工作绩效数据，并准备相关的报表和汇报。
秘书还需要协助管理人员进行员工评估和绩效奖励的决策。
最后，秘书还需要作为组织与外部利益相关者之间的沟通纽带。
他们需要与客户、供应商和合作伙伴等外部方建立并维护良好的关系。
秘书需要处理他们的请求和问题，并确保及时解决。
秘书还需要代表组织参加外部活动和会议，并就组织的事务发表意见或陈述。
第二章 秘书的职能范畴
知识拓展:热忱有礼，拒绝有法
拒绝的艺术 1、替代法：“真对不起，这件事我实在爱莫能助了，不过，我可帮你做另 一件事！”
分析：拒绝时，如果能够有另外的替代方案，必能获得对方的谅解。例 如某部门要求安装冷气，至少你可以给他一台电风扇；朋友希望你送她一 盆玫瑰花，至少你可以送她一盆蔷薇。 2、先发制人，主动出击，使对方在你面前无法开口提出过分要求。
制作会议证件
9
11月23日
与会代表食宿安排
10
11月24日 布置会场：主席台及座次排列
11
11月24日 布置会场：主席台下会场安排
12
11月25日 布置会场：会标、标语、旗帜、花卉等
13
11月26日
会议筹备中Байду номын сангаас检查
14
11月27日 与会代表研讨分组确定小组负责人
15
11月28日 音响、照明、通风、空调设备调试
给李高成的工作带来了被动，负面影响很大。当李高成责 问秘书为何扣住他的信件时，秘书解释说：是为了减轻领 导的工作压力。 问题：
１．市长秘书“截留”了反映中阳纺织厂领导班子腐败问 题 的信件，是给领导“减压”吗？ 为什么？
２．在你心目中，秘书有哪些职能？ 怎样才能履行好这 些职能？
秘书基础配套练习（含答案）第二章秘书工作的基本原则、特点和作用
第二章 秘书工作的基本原则、特点和作用一、填空题 1．秘书工作的环境是领导活动，秘书工作的核心是领导意图。
2．领导这个词，作为名词，它指担任领导职务的个人或群体，可以是领导人，可以是领导班子，也可以是领导机关。
3．领导活动是为社会组织的活动指出方向、创造态势、开拓局面的行为，领导活动具有战略性、综合性、艺术性。
4．领导与统治的相同点，都是一种权力行为。
5．领导活动是在一定领导环境确定的范围内进行的一种有向性的人的综合活动。
6．领导活动要素的三个基本方面，即领导者、被领导者、作用客体。
7．领导者与被领导者共同的工作对象，即作用客体。
8．领导者与被领导者共同对某一自然物作用，产生出特定的产品（成果），这种自然物就是领导活动作用的客体。
9．领导意图是指领导者领导社会组织实现其目标所提出的确定意见。
10．秘书部门是否健全，工作是否有效率，直接关系到整个组织的工作效率。
11．从秘书工作的职能范围来看，秘书并不承担某一职能部门的具体工作，而是起着全局联络、整体协调的作用。
12．秘书工作的各个特点中最主要的反映秘书工作本质特点的是依附性，其他四个特性则是由此派生出的属性。
13．在封建社会，领导者与秘书是主仆关系；在资本主义社会则变为雇佣关系。
14．秘书与领导者的关系在组织上是上下级关系；在工作上是同志关系；在职能上是主辅关系。
15．秘书职能实际上是领导人脑力和体能的补充和延伸。
16．领导活动的核心是决策，管理活动的核心是控制。
17．秘书的智囊作用表现在三个方面，即提供依据、综合意见、出谋献策。
二、判断题 1．秘书工作的核心是领导意图。
（ √）2．没有领导活动，秘书活动仍存在。
（ ×）3．领导者是指正式组织中担任某种管理职务、从事管理工作的人。
（ ×）4．领导活动是为社会组织的活动提出方向、创造态势、开拓局面的行为。
（ √）5．领导这个词，只可以指担任领导职务的个人，而不可以指群体。
秘书的基本职能
• 秘书事务管理工作的要求 不能以亲疏而区别对待 既要全面兼顾，又要突出服务重点 管理规范化又要有高度的灵活性、 机动性 节俭与效率
秘书的检查督办职能
• 概念：秘书的检查督办职能是指秘书或 秘书部门为保证上级的决策、命令得贯 彻执行，而担负的检查督促职责。秘书 督办职能一般来源于领导的授权
• 秘书部门检查督办的优势 政策指令精神深刻把握优势 熟练的信息处理优势 及时高效的信息反馈优势
• 秘书决策辅佐的种类 决策前信息服务式辅佐 决策形成中的辅佐（为决策形成提 供事务性服务、提供参谋意见） 决策执行中的辅佐（传达、协调、 监督） 决策效果评估中的辅佐
• 引例3 金杨局长在审核主办会计三月份会计 报表时发现，三月五日有一笔两万的支 出。按局时规定，五仟元以上的支出必 须由局长亲自签字，而三月五日金杨正 在北京出差。于是金杨叫来了知情的秘 书李静。李静下列两种回答，哪种比较 妥当？
• 秘书参谋职能咨询职能的特点 随机性（参谋的事项、时机的随机） 随附性（与领导人工作情境和心理 状况相适应） 多样性（方式、方法的多样性，如 明示与暗示、及时与掌握时机、提供完 整方案与适当的补充、）
• 秘书参谋咨询的种类 资料性参谋咨询。资料准确、全面、有效。 进谏性参谋咨询。是针对问题的提醒、解 决的参谋。由于在一定意义上是对领导某项工 作的否定，因此，要注意方式方法，一般有类 比、辩论、交谈、比较、补充
• 问题：金艳云的工作与上例中顾林杰的 工作有何不同？
秘书的辅佐决策职能
• 概念：是指秘书承担的协助领导决策制定、实 施、检查监督及其相关的工作。 与参谋咨询职能相比： 协助也包括了参谋 ，但参谋强调对领导 决策的影响，而辅佐是强调对领导决策的形成、 实施提供的帮助；参谋对应的是领导的思想， 而辅佐对应的是领导主持的工作，而且往往指 特定的工作；参谋强调创造性、主动性，而辅 佐则是对领导意志的贯彻和执行。
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秘书不是小蜜 职场贴身管家哪有那么容易
• 秘书的工作内容很繁杂，而且不固定，在公事方面，通常会负 责接待、公关、行程安排、会议安排及记录、剪报等内容。并且， 秘书工作不可避免地或多或少会帮助老板或上司处理一些私人事情， 比如要替老板安排约会、预约医生、买礼物、甚至将电话号码输入 手机等，所以秘书需要非常细心。 • 到底要怎么做才称得上是一个称职的好秘书呢？ • 首先，身为秘书要懂得察言观色，也就是“会看老板的脸 色”，而且要能控制自己的情绪，也就是EQ要很高。有时候老板心 情不好，很可能会让秘书也莫名其妙地受牵连，你要是也硬碰硬地 发脾气，那所有人都会处在暴风雨中。秘书的个性要有弹性，要能 了解什么时候跟老板报告什么样的事情比较合适。
•常识获取的途径 •向同事请教 •加强学习 •观察积累
•秘书须具备的常识
•社会生活常 识
•时政常识 •宏观经济常识
•风土民俗 •科学常识 •餐饮常识
•企业管理常 识
•公司常识 •公司产品和服务常
识 •人力资源常识
•市场营销常识
•生产管理常识
•其他常识 •财会常识、税务常识金融常识、法律常识
第二章秘书的基本职能
第二章秘书的基本职能
•秘 书 的 能 •力
第二章秘书的基本职能
秘书的知识结构
• 基础知识：
•秘
• 文化基础知识、基础理论知识
书
应
• 职业知识：
有
• 秘书专业知识、行业业务知识
的 知 识
• 相关知识： • 经济法律、管理、公关及心理 等
•秘书应既是专才，又是通才
第二章秘书的基本职能
秘书的知识结构
第二章秘书的基本职能
秘书的智商和情商
• 一般认为，情商主要包含四种可以学习的能力：一是认知自己 及别人情绪的能力；二是控制和管理自己及别人情绪的能力；三是 引导和激励自己及别人情绪的能力；四是融洽人际关系，创造良佳 情绪氛围的能力。 • 心理学家霍华·嘉纳说：“一个人最后在社会上占据什么位置， 绝大部分地取决于非智力因素。”情商是一个人命运中的决定性因 素，成功者和卓越者并不是那些满腹经纶却不通世故的人，而是那 些能调动自己情绪的高情商者。情商是影响秘书个人健康、情感、 人生成功和人际关系的重要因素。戈尔曼就认为，一个人的成功 80%• 有赖于其情商水平，只有20%是依赖于智商。美国著名的心理 学家和人际关系学家卡内基也认为，一个人的成功85%是依靠其沟 通能力，而只有15%取决于其专业水平。而沟通能力高低也是情商 水平的重要表现之一。
第二章秘书的基本职能
• 如果陆纯初能够做到与下属充分沟通在前，实施改革在后，或许他可以组建 起一个强有力的团队，有它保驾护航，相信陆纯初开展工作将会非常顺利。然而， 他在甲骨文一意孤行的做法，暴露了他的性格缺陷，即不擅长处理人际关系，这 也是他情商不高的一个解读。 • 而陆纯初在EMC公司闹出的“故事”，让自己成为众矢之的不说，受这事儿 牵连还弄个加快去职的结局则更加不值得。此前曾有传闻说EMC总部对中国区业 绩不满意，想换掉最高层。“秘书门”一事也许促使陆纯初现在就得交出“帅 印”。 • 陆纯初其实也希望同事和睦相处。“我鼓励同事在非工作场合聚会。尽管大 家开始会开玩笑，侃大山，但最后肯定会谈到工作。”陆纯初在平时聊天时曾说 过，在非正式场合大家达成谅解，并且在多次沟通以后，再开会时情况就会不一 样。 • 遗憾的是，陆纯初此次对待瑞贝卡似乎忘了要“在非正式场合多沟通”，而 是摆足了大老板的谱，盛气凌人地教训人，这才惹翻了女秘书，以双双离职收场。
•思维敏捷、动作敏捷、易于接受新事物、 办事干练
•办事稳当、观察细致、考虑周详、不贸 然从事、不惊惶失措、待人稳重
•做事百折不回、坚持到底的勇气和毅力, 正确对待理解与不理解、并自信自重
•智慧、机敏、学识、风趣，能使自己机 智乐观，也能给人带来愉快
•能控制自己的情绪和行为，不为成功而 冲动、也不为挫折而丧气，利诱不动心
•一、培养认知自我情绪的能力，保持积极的情绪 •二、培养控制自我情绪的能力，保持稳定的情绪 •三、培养自我激励的能力，保持乐观的情绪 •四、培养了解别人情绪的能力，提高人际交往能力 • 在现代职场上，从来都是“三分做事七分做人”。保持好与上司、同事、 各部门以及客户之间的关系，对于身处管理神经枢纽的秘书来说尤为重要； 而保持良好的人际关系，而99%的误会又是由于不恰当的交流方式带来 的。
第二章秘书的基本职能
• 陆纯初绝对称得上是高智商人才。他是新加坡人，在新加坡大学学习工商管 理。陆纯初以销售老虎啤酒起家。上世纪80年代初，他进入IT行业，先后供职于 IBM、西门子等著名跨国公司，具有丰富的市场管理经验。作为资深管理人士， 他加入甲骨文公司后职位一路上升，2001年年底已坐上甲骨文大中华区区域董 事总经理之位，主管甲骨文在中国大陆、香港和台湾的经营业务。去年，他又被 正式任命为EMC大中华区总裁，统管这家全球最大的企业级数据存储公司设在中 国大陆、香港和台湾三地的业务。 • 被多家世界顶极大公司聘为高管的职业生涯，令陆纯初养成了自命不凡的性 格。他高调进入甲骨文大中华区之初，相当自信，曾大刀阔斧地采用了“猛药下 沉疴，快刀斩乱麻”的改革措施。他的行为引起了其他高管的不满，中高层经理 一度纷纷离职。面对这种情况，陆纯初没有反省自身，还公开表态：“留任的员 工都是出色的，离开的员工都是不合格的”，并我行我素地组建起新团队。可让 他想不到的是，“开会只讲英语和粤语的国际化新团队”严重水土不服，这不仅 令员工失望，甲骨文的销售状况也越发不乐观。此后，陆纯初终因扛不住业绩不 断下滑而宣布离职。“离开的员工都是不合格的”的话也在他自己身上应验了。
第二章秘书的基本职能
秘书的职业道德
第二章秘书的基本职能
职业道德的内容
• 忠于职守、任劳任怨 • 谦虚谨慎、办事公道 • 廉洁奉公、正直无私 • 恪守信用、严守机密 • 实事求是、勇于创新
第二章秘书的基本职能
•秘书专业的过去和你们的未来
第二章秘书的基本职能
•秘书专业的过去和你们的未来
第二章秘书的基本职能
第二章秘书的基本职能
•陆纯初高智商低情商 败走秘书门
• 女秘书公然和老板炸刺儿的职场新鲜事，近来在互联网上炒得沸沸扬扬。挑 起此事的两位主角——“史上最牛女秘书”瑞贝卡和她的顶头上司陆纯初，最终 闹了个两败俱伤。俩人如今都已离开了原单位EMC公司。 • 这起事件的起因很简单，就是陆老板晚上到办公室取东西没带钥匙，他给已 经下班的私人秘书瑞贝卡打电话也没联系上，大老板自然不高兴了，当天夜里发 邮件狠狠剋了瑞贝卡。假如换个秘书遇到这类事，上班后跟老板解释一下，再道 个歉，也就过去了。可偏偏这个叫瑞贝卡的是个敢跟老板“顶牛”的高级“大 秘”，她给EMC多位大中华区总裁当过秘书，属高级白领一族。 瑞贝卡给陆纯 初回复的邮件不但不认错，还“教育”老板应该怎样、不应该怎样。瑞贝卡更 “牛”的举动是，她竟然将回信群发到EMC中国各大分公司。结果，这封邮件在 网络上竞相传递，直到演绎成“地球人都知道”的“秘书门”事件。 • 陆纯初肯定没想到这一次会“栽”在一个秘书之手。也许他在工作中数落手 下人已习惯成自然，而以往挨过他剋的下属们都是忍气吞声。陆纯初作风强硬、 干事强势，颇似“铁腕”人物，不过，他在处理人际关系上比较失败，属于智商 高而情商低的一类人。
•写作能力 •口头表达能力
•听知能力 •阅读概括能力 •社交活动能力
•协调能力 •观察分析能力
•应变能力 •设备操作能力
秘书的能力结构
•公文和事务应用文的写作能力 •标准而流利的普通话，口齿清楚而又简明扼要
•耐心倾听并正确理解他人的发言 •善于阅读，抓住精要，提炼浓缩，把握关键 •精通礼仪礼节，善于处理人际关系，获取支持
关纽商谋手
的
职职职职职 能能能能能
基 本
职
能
第二章秘书的基本职能
秘书是上司的助手和参谋
第二章秘书的基本职能
秘书的协调、枢纽、公关角色
第二章秘书的基本职能
案例一
• 下星期要开董事会会议了。这天上午，总经理秘书正在埋 头汇总各部门送上来的材料。这些材料有书面总结，也有口头 记录；有从外面收集来的，也有本公司自己提供的。由于各种 材料来路不一，形式不同，真假难辨，因此，将这些材料交给 上司之前，秘书要对这些材料进行筛选、甄别、分类和整理。 上司做决策需要有真实可靠的信息，否则就等于盲人摸象。而 秘书帮上司汇总材料就是收集信息。就在秘书忙于整理材料时， 总经理来电话，让她帮他去接待客人，他要静下来想些问题； 刚刚把客人送走，总经理又来电话，说自己差点忘了，答应给 自己在外地念书的儿子寄生活费，让秘书帮他寄一下，寄完后 打电话告知一声……
•善于发现矛盾，及时协调关系 •善于观察、善于发现问题，及时做拾遗补缺工作 •面对突发事件要遇急不慌、临危不惧，冷静处理
•电话、录音、扩音、照相录象、复印传真、通讯
第二章秘书的基本职能
• 开朗
•秘 •敏 捷 书 的 •稳 健 性 格 •坚 毅 要 求 •幽 默
•自 制
•乐观、热情、无抱怨牢骚、对人热情、 乐于助人、勇于挑战、不惧困难
第二章秘书的基本职能
•案例 二
• 一天，老板怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室，因为多年的代理商给他寄 了一封非常无理的来信。他让秘书记录自己口述的回信：我没有想到会收到你的 这样的来信，尽管我们之间已有那么长时间的往来，但事到如今，我不得不终止 我们之间一切交易，而且我要让所有的同行知道你的行为！ • 老板命令秘书立即将信打印寄出。对于老板的命令，秘书这样做： • a.“好，我马上就办”说完，秘书立即回到办公室将信打印寄出。 • b.如果将信寄出，对公司和老板都非常不利。秘书想到自己是老板的助手， 有责任提醒老板，为了公司的利益，得罪了老板也值得，于是对老板说：“老板， 这封信不能发，别发算了！” • c.秘书不仅没有退下去写信，反而前进一步向老板提出忠告：“老板，请您 冷静点！给人家回一封这样的信，后果会怎么样呢？在这件事情上，难道我们就 没有值得反省的地方吗？” • d.当天快下班的时候，秘书将打印出来的信送给已经心平气和的老板：“老 板，可以把信寄出吗？”