行政后勤物品管理制度

行政后勤物品管理制度

第一条总则

1、为加强物资采购管理，控制采购成本与风险，特制定本制度

2、本制度所指行政后勤物品：办公用品、办公耗材、厂服、鞋、帽、劳保用品、行政后勤杂项用品

第二条行政后勤物品申购制度

1、所有部门、班组需用行政后勤物品，一律在月末30日前填制《请购单》，由部门经理、副总审核后，具体权

限按照本制度审批权限执行，统一提报到行政部门；

2、由行政部门统一平衡（月初库存、月耗用量、供货时间）后，统一提报本月行政后勤物品《月申购单》，审

核审批后方可按使用进度分批分次购买；

第三条行政后勤物品统一采购制度

1、购入统一由行政部门统一购买

2、突发性采购应及时汇报经理，并于7天内补办申购手续。

3、采购部门取得申请单之后，应立即与申购部门确认申购物资的品种、规格、数量、质量技术要求等相关内容，

再依据轻重缓急情况分解到行政采购专员予以采购。

4、行政采购专员凭签批完整的申请单进行采购，并对采购物资的质量、数量、品种、规格等负责。

5、行政采购专员主管应定期了解市场行情，并建立常用物资的固定供应商体系。

6、行政采购专员应根据市场行情，做出书面询价、价格、确认供应商备忘录，影印一份交管理部经理备案。

7、行政采购专员应向供应商索取合法、有效的发票，并应附有销售清单须明确写出采购物资品名、数量、单价

等数据。

8、采购应把握质优价廉，付款方式灵活，就近就便的原则

第四条行政后勤物品验收制度

1、所有行政后勤物品一律交于指定的保管员统一保管。

2、行政后勤物品到货时，必须由行政采购专员与物品保管员核查物品数量，品牌、规格价格是否与请购相符；

由保管员与行政采购专员直接在供货商的《送货单》签收；对质量控制难度大、特殊技术生产要求（静电服装、鞋帽等）、验收工作量大的物品验收，申购部门应派人协同保管员和行政采购专员一同验收。

3、物品入库时，由保管员开具《天能电子入库清单》，必须填写物品名称、规格、单位、数量、单价、金额，

并由行政部的物品保管员与行政采购专员在《天能电子入库清单》上签名；

4、保管员验收完毕须在送货单上或采购发票背面予以签字确认并开具《天能电子入库清单》。

5、未通过验收合格和或审批《申购单》不符的物品不予开单入库，由采购人员办理退货或并客户的《送货单》

注明并签字退货。

6、查明属行政采购专员未严格把关导致不合格物资到厂耽误申购部门工作的，按工作失职追究采购人员的经济

责任。

7、查明属保管员未严格把关导致不合格品入库，且无法退货或耽误申购部门工作的，按工作失职追究保管员的

经济责任。

第五条行政后勤物品领用制度

1、各部门按照财务部的要求，设置专用《行政后勤物品登记簿》，行政后勤部门按部门设置《行政后勤物品领

用登记表》。

2、具体操作流程：需要领用物品时，由领用人按领用物品的类别，填写《行政后勤物品领用登记簿》，由其部

门主管审批签字后，拿着《行政后勤物品领用登记簿》到办公室物品保管员处，登记本部门的《行政后勤物品领用登记表》签字后，行政后勤物品保管员根据《行政后勤物品领用登记簿》和《行政后勤物品领用登记表》方可给予领取物品。

3、各部门领用物品时，原则上要采用“以旧换新”的方式操作。

第六条复印、打印纸张的管理规定

1、所有的A4纸按包领用归到各部门各自保管使用；所有打印机和复印机上不放备用纸张，需要打印或复印者，

自备自放纸张使用；

2、所有部门主管应负责本部门A4纸正常合理使用；A3纸的使用，可以按次按需到行政物品管理员处逐次按张

领用。

第七条行政后勤物品月报表制度

1、保管员应及时做好办行政后勤物品《备查帐》的入库、领用的登记工作；

2、编制行政后勤物品《行政后勤物品进出存月报表》（财管表3）由其主管审核后，月后2日报送给管理部经理；

3、编制行政后勤物品《行政后勤物品各部门领用汇总月报表》（财管表4）由其主管审核后，月后2日报送给

管理部经理；每月5日由管理部公告各部门上月行政后勤物品领用情况，以及各部门存在问题和改进管理措施提报。

4、保管员需在每月月末对物品进行盘点，对帐实差异状况，应及时查清原因，将造成差异原因及处理意见给管

理部经理。

5、以上各表的真实性与正确性，由财务进行不定期的抽查。

6、半年末、年末由财务处组织对公司所有财产进行盘点，由保管员编制《各项财产盘点表》，对帐实差异状况，

应及时查清原因，将造成差异原因及处理意见提报给管理部经理。

第八条报销与结算

1、任何采购活动结束后的七天内采购员必须报销相关费用，一时无法采购到的物资又预借货款的须于三天内到

财务部退还所借款项，限定时间内未办理相应手续且未经经理批准者，按财务制度收取经办人借款总额1‰的滞纳金。

2、采购员持已经仓管员签字验收的发票及相应申请单、物资入库单填写报销凭证，并在发票背面注明供应商的

名称、地址、电话等。

3、报销凭证须经部门主管、管理部经理、财务负责人、总经理逐级审批，最后到财务部门按报销制度报销相关

费用，财务负责人对报销金额负有最终审核责任，发现异常应立即与报销人核对并报告管理部经理。

4、常用性物资一般不予现金采购，须固定供应商供货，并且由分管部门与其洽谈有利于公司财务的结算办法，

形成协议交一份财务存档。

5、在公司住所地及附近区域采购的物资，采购员应尽量协商由供货商直接送货到厂，并由其自行结算款项，以

降低采购成本。

6、对于500元以上的物资采购，采购部门或采购员应尽量要求供货商自行到公司结账；确需现场货款两清的，

可依公司现金借支程序预借相应金额的款项。

7、采购须持现金交货的，公司认为有必要时会指定人员协同采购员一起采购。

第九条其它

1、采购部门或采购员应接受财务部门或公司临时稽查小组按规定组织的账目及供应商情况调查，并予以配合。

2、发现采购人员有违规操作行为，公司有权暂时终止其工作，直到事实清楚或另行通知为止，并审核其相关采

购账目。

3、经查明确属采购人员蓄意违规操作，导致公司利益受损或者个人获得私利者，按工作失职或职务侵占追究当

事人的经济赔偿责任、处于开除处分、并按情节严重性追究其刑事责任。

第十条附则

1、本制度未尽事宜按本公司《物质管理制度》执行。

2、本办法的解释权属、执行、实施属财务部。

3、本制度自2006年11月30日之日起施行。

4、见附表：

《部门行政后勤物品领用登记簿》（财管表1）

《行政后勤物品物品领用登记表》（财管表2）

《行政后勤物品进出存月报表》（财管表3）

《各部门行政后勤物品领用汇总月报表》（财管表4）