公司档案管理培训.pptx
某企业档案管理培训课程PPT课件
檔案是對所做工作,業務事項的相應記錄。 檔案記錄的作用是: 一、提供證據,證實作業有按相關流程、標準、要求作業 二、便于追溯 三、資料分析,便于總結與后續工作的持續改善
檔案管理就是要按照相關專業要求、方法,結合檔 案的歸檔方法,以及在快速查找檔案方面(如何進行目視化 管理)下工夫,使之達到一目了然,提高檔案查找效率的目 的。
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第四節 公文處理程序 30分鐘
跟催： a. 第一時間內各知相關人員知悉； b. 經常檢查公文登記表，根據緩急程度和時限要求
對承辦人進行督促檢查、防止漏辦。 c. 對超過期限仍未辦理，應及時上報上級處理。同
時依情況也可靈活予以催辦。 分類：根據文件內容、部門、時間、性質分別進行歸類。 建檔：分類整合后文件入檔進行檔案管理。 2. 發文程序 公文名稱大綱—>撰稿—>審稿—>打印—>校對—>審核—>復 印—>分發—>歸檔。 a. 編審稿件時必須按公司呈、函、令等公文文件規范化
第四節 公文處理程序 30分鐘
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3. 統計分析
隨著ISO9000的深入，每個文職人員不僅要對文件的處理有 相當能力，同時還要具備對原始數據的統計分析能力，特別 是生產部門中的文職人員。常見的統計方法有品管七大手法 中的管制圖、層別法、柏拉圖等。能從原始數據中發現其內 在聯系，得到一定的信息和規律是其統計分析能力表現之一。
注明。
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3. 分類編案 檔案分類﹐通常以類﹑綱﹑目﹑節為度(也有以某種規定 編號為準)﹐如仍不敷用﹐得在節之後另以小數點補充﹐各級 項目均按分類號大小次序排列。 ▪ 選用各級項目名稱﹐以能充分表示檔案內容性質原則﹐其
档案培训内容
档案培训内容一、文件归档的鉴定一是鉴定归档文件是否有保存价值，就是用来确定归档文件的整理范围。
二是确定文件归档后保管期限的长短。
文件类范围：1、本公司制定的法规政策性文件材料。
2、本公司召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。
3、本公司职能活动中形成的重要业务文件材料。
4、本公司关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等。
5、本公司机构演变、人事任免等文件材料。
6、上级部门制发的属于本公司主管业务的重要文件材料。
7、同级部门、下级部门关于重要业务问题的来函、请示与本公司的复函、批复等文件材料。
科技文件类范围：科技文件纸质载体的主要有文字文件、图样文件和其他形式的文件，有机械制造业、建筑业和其他专业科技文件。
生产技术质量类范围：生产准备、生产安全、生产组织、生产调度工作。
技术质量方面有产品设计任务书、设计鉴定及审批、技术协议书、技术条件、产品图纸、产品变更图、产品变更报告单、产品工艺类、产品的市场调研、立项论证、设计，试验报告、质量分析、标准化审查报告、试制总结、鉴定书、计量化验类报告书、产品的检验、包装，产品的鉴定、产品质量事故分析及处理报告。
市场销售类范围：产品的市场调研、考察、开发及相关文件、产品协议及各类合同的签订、产品销售与售后服务、市场反馈情况。
经营管理类范围：会计类相关的各类统计报表、资产管理、房产管理、资本运作、对外投资、股权管理、多种经营管理、产权变动、清产核资、属于企业的所有知识产权和商业秘密及其管理、财务管理、资金管理、成本价格管理。
招投标项目管理、本公司房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料。
采购管理类有物资采购申请、批准、采购调研、物资报价、采购合同、物资保存、供应和流通。
基建工程管理有征用土地批准文件及拆迁、补偿协议书、承发包合同、协议书、招标、投标文件、施工执照。
基建施工管理有开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要、原材料及构件出厂证明质量鉴定、建筑材料试验报告、设计变更、工程更改洽商单、施工定位测量、地质勘察、隐蔽工程验收报告、工程记录及观测、检查评定材料、交工验收记录证明、竣工报告、竣工验收报告、竣工图。
档案管理培训课件PPT(共-51张)全文
如：01-2008-02.1.3-30-03-0001 表示xxx公司行政管理类档案一级类下的行政事务类档案二级类下的会议文件三级类下的2008年保管期限为30年的归档文件（电子\纸质类型）中的第一件档案。
件号生成规则：按同一机构，同一年度，同一类别，同一保管期限下，件号从0001开始生成。 件号排序规则：按年度、分类名称、保管期限、成文日期排序。 以件号标识的归档文件，需要装入档案盒，档案盒应编制顺序号。盒号编制规则是： 档案类别-年度-保管期限-盒顺序号
A B C D
1 2 3 4
类列
类系
3、分类原则 遵循文件的来源特征 保证类目体系的严整性 保证类目体系的可包容性 维护类目体系的相对稳定性。
4、分类标识（类号） 类号是类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。本公司档案分类按照代码制进行类号标识。 “01.1.1”
如：01-2012-05TH.6.6-00-01-001 表示XXX公司塔韩线工程项目，工程建设一级类下的技术竣工二级类下的桥涵专业三级类下的2012年保管期限为永久的立卷归档文件（纸质类型）中的第一卷档案。
案卷号生成规则：按同一机构，同一年度，同一类别，同一保管期限下，案卷号号从001开始生成。 案卷号排序规则：按年度、分类名称、保管期限、立卷归档日期排序。 卷内标注可以增加卷内文件顺序号，以明确卷内文件的排序，卷内文件顺序号排序规则：按成文日期进行排序。
档案管理培训完整版课件
档案管理培训完整版课件一、教学内容二、教学目标1. 理解档案的基本概念，掌握档案的分类和归档原则。
2. 学会档案的保管方法和检索系统的构建。
3. 了解电子档案管理的现状与发展趋势。
三、教学难点与重点难点：档案检索系统的构建与电子档案管理。
重点：档案的分类、归档原则及保管方法。
四、教具与学具准备1. 教具：PPT课件、黑板、粉笔。
2. 学具：教材《档案管理学》、笔记本、文具。
五、教学过程1. 实践情景引入（10分钟）通过展示一个企业档案管理混乱的案例，引发学生对档案管理的重视。
2. 理论讲解（30分钟）讲解档案的定义、分类、归档原则。
分析档案保管的重要性，介绍保管方法。
3. 例题讲解（15分钟）以一个实际档案分类的例题，引导学生掌握分类方法。
4. 随堂练习（10分钟）让学生现场进行档案分类练习，加深对分类方法的理解。
5. 档案检索系统构建与电子档案管理讲解（25分钟）介绍档案检索系统的构建方法。
分析电子档案管理的现状与发展趋势。
6. 互动环节（10分钟）学生提问，教师解答。
回顾本节课的重点内容，强调学习档案管理的重要性。
六、板书设计1. 档案分类及归档原则2. 档案保管方法3. 档案检索系统构建4. 电子档案管理七、作业设计1. 作业题目：请结合所学内容，分析并优化一个档案管理案例。
答案：（1）明确档案分类，按照归档原则进行整理。
（2）加强档案保管，防止丢失、损坏。
（3）构建档案检索系统，提高查找效率。
（4）逐步推行电子档案管理，实现信息化。
2. 作业题目：简述电子档案管理的优势。
答案：（1）提高档案检索速度，便于信息共享。
（2）节省存储空间，降低保管成本。
（3）有利于档案的长期保存，提高安全性。
八、课后反思及拓展延伸本节课学生对档案管理的理论知识掌握较好，但实践操作能力仍有待提高。
在课后，建议学生加强对档案管理软件的学习，了解电子档案管理的实际应用。
同时，可开展课外实践活动，如参观档案管理部门，加深对档案管理的认识。
档案管理制度 培训
档案管理制度培训第一章总则第一条为切实加强档案管理工作，提高档案管理人员的管理水平和素质，确保档案管理工作顺利进行，特制定本档案管理制度培训计划。
第二条本计划针对公司所有涉及档案管理工作的人员，包括档案管理员、档案管理助理以及其他相关人员，旨在提高他们的档案管理技能和意识，加强档案管理规范化、专业化。
第三条本计划依据公司档案管理制度相关要求和标准，结合实际，内容全面、程序科学。
所有参与培训的人员必须严格按照计划执行。
第四条公司将安排专业的档案管理培训师承担培训工作，确保培训质量和效果。
第二章培训内容第五条档案管理基础知识培训：介绍档案管理的基本概念、原理、内容，培养学员对档案管理工作的认识和理解。
第六条档案管理操作技能培训：包括档案的分类、整理、存储、检索等操作技能的培训，注重实际操作技能的培养。
第七条档案保密管理培训：重点介绍档案保密的重要性、保密管理制度及相关法规，培养学员的保密意识和技能。
第八条电子档案管理培训：介绍电子档案的管理原理和技术，包括电子档案的建立、维护、备份、恢复等方面的培训。
第九条档案管理制度培训：介绍公司档案管理制度相关内容和要求，确保学员了解并严格执行公司制度。
第十条其他相关培训：根据实际需要，安排其他与档案管理相关的培训，提升学员的综合素质和能力。
第三章培训方法第十一条本计划采取多种灵活的培训方法，包括讲座、案例分析、实际操作、小组讨论等多种形式，注重理论与实践相结合。
第十二条档案管理培训将根据学员的实际情况和需求，分别设置初级、中级、高级等不同级别的培训班，确保培训效果。
第十三条培训期间将组织学员进行实际操作和模拟练习，让学员更好地掌握档案管理技能，增强实际操作能力。
第四章培训评估第十四条培训结束后将进行培训效果评估，通过考试、问卷调查等方式对学员进行评估，评估结果将作为培训质量分析及后续培训改进的依据。
第十五条培训效果评估主要从知识掌握程度、操作技能水平、保密意识等方面进行评价，评估结果将影响学员的岗位担任和晋升。
企业档案管理培训PPT
第二部分
档案管理的方式
ARCHIVES MANAGEMENT TRAINING
档案管理工作作为信息业的组成部分，档案作为一种信息资 源，作为企业生产、技术科研和经营等活动的真实记录和一 项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企
业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用
档案管理的方式可分为四类：
ARCHIVES MANAGEMENT TRAINING
档案管理
XXX有限公司
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3. 档 案 管 理 方 法
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4. 电 子 档 案 管 理
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主讲人：XXX
目录
1. 档案管理工作内容
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2. 档案管理的方式
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企业档案工作规范 -- 归档范围及保管期限.pptx
2019年6月30
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四、档案整理工作
（一）编制分类方案
企业档案的分类，就是根据企业档案的性 质、内容、特点以及相互之间的内在联系，把 企业档案划分为一定的类别，使企业全部档案 形成一个纵向从属关系和横向平行关系的不同 层次的系统。
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（2）科研开发、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验 收前归档，周期长的可分阶段、单项归档；产品生产及 服务业务应定期或按阶段归档。
（3） 产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知 识产权等文件应随时归档；外购设备仪器或引进项目的 文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。
（4） 会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部 门整理归档，保管一年后向档案部门移交。
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关于附录A的说明：
1、附录A给出的是资料性附录。 2、附录A不作为企业档案的分类标准。 3、附录A增强了可操作性。 4、附录A首次给出了企业档案保管期限的建议。
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文件归档时间 文件材料的归档时间主要有两种： 定期归档 随时归档
（1）经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、 党群工作中形成的文件一般应在办理完毕后的第二年一 季度归档。
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应该随时归档的其它文件： 1、需要严加控制的核心文件； 2、机密性强的、特殊的科技文件； 3、应清退的文件； 4、非纸质载体文件； 5、外来文件。
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电子文件的归档 《企业档案工作规范》8.2.1 电子文件
案场管理制度培训(XXXX).pptx
考核标准——行政管理
E-HOUSE CHINA
1）会议纪要 2）工作日志 3）销讲考核 4）巡 场
考核内容（晚会）
要有当日来访客户情况的统计（包含接听电话数量、新老客户接待情况、定
签换退房等情况）
要有当日布置的工作完成情况 要有当日现场的问题（对抗演练、巡场等）的总结以及后续的改进建 议还包括对现场同事的表扬、批评等 最新会议精神传达、最新房地产政策通报 要有明日的工作安排 另，每周（名郡安排在周五）周会和每月（名郡在次月的5日之 前）月会上进行案场排名分析、市调分享、月度培训等 案场所有工作人员及时签字确认会议内容（休息同事需要次日第一时
1）物品配置 2）案场环境 3）物品摆放 4）导视系统
考核标准 案场内的各类导视系统清晰
考核内容 可让客户清晰辨别方向
5）销售讲义夹
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考核标准——案场形象
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1）物品配置 2）案场环境
考核标准
内容准确、齐全、摆放顺序一致 接待客户全程使用销售讲义夹，合理使用，无人为损坏
考核标准——案场形象
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6）案场纪律
考核标准 案场工作人员保持仪容仪表整洁
7）着装规范 8）仪容、仪表 9）佩戴司徽
考核内容
女：化淡妆，头发束起，指甲不得过于指尖，不涂夸张的指甲油， 不戴夸张的耳饰，穿着黑色皮鞋，深色袜子，不露脚趾和脚 跟，不得穿着拖鞋或时装拖鞋
男：头发不超过肩，不带耳钉，不留胡须，指甲要修短保持整洁， 头发不染鲜艳颜色，穿着黑色皮鞋，深色袜子
间阅读会议纪要并签字确认）
考核标准——行政管理
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1）会议纪要 2）工作日志 3）销讲考核 4）巡 场
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• 三、档案具有第一价值和第二价值
档案的第一价值是指档案对于其形成者所具有的价值，其 价值主体是档案形成者；第二价值是指档案对社会即除档案形成者 之外的其他利用者所具有的价值，其价值主体是非档案形成者。
档案的存在，对于形成者乃至利用者，都是一个重要资源的 来源。档案记载的是企业长久发展以来形成的所有历史记录，包括 相关的文字记录，数据，图表等比较形态的资料。这些资料都可以 作为历来工作的历史凭证。在企业工作中，很多时候牵涉到需要利 用某份文件或者是某张图片等去协助完成某项具体工作，这时候， 档案的重要价值作用尤为突出。
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4、二级以下类目的划分
• 各大类或按照工作内容分工、或按照管理对象特 点，或按照文件类型，或按照所属专业的有关标 准，或按照文件往来规律进行二级以下类目的划 分。适当进行三级类目的划分。各类技术、业务、 科技对象等档案的具体分类，在下属单位根据实 际情况细化
• 二、档案具有现实价值和长远价值
现实价值是指档案对现实的社会实践活动所具有的有用性。 长远价值是指档案价值的时效性可以扩展到遥远的未来，在相当长 的时间里能够满足社会各方面的利用者需要的性质。
在企业中，各部门的工作不可缺少的就是与外界的沟通与联 系，因此，文件的交流亦成为了企业对外联系的重要手段之一。各 部门之间或各部门与外单位之间的业务联系绝大部分都依赖于文件 资料的往来，这些往来所产生的文件资料，根据其重要价值与日后 可利用程度等，由档案人员整理归档存放，以作日后备查参考之用。 档案的文件资料伴随着企业成长，并记载了企业发展过程中的所有 点滴。所以说，档案的文件资料不仅成为现实工作的辅助工具，也 是对日后工作的开展具有指导性的意义。
档案的凭证价值是档案不同于或优于其他各种资料的最基本的 特点。档案是确凿的原始材料和历史记录，可以成为查考、研究、 争辩和处理问题的依据，认定法律权利、义务与责任的证据。档案 是事实、知识和经验的记录，它的这种可靠、广泛的可供参考的特 征，构成了档案的又一基本价值．—情报价值。
在日常工作中，档案在企业工作中首先表现出来的就是它的凭 证价值和情报价值。例如，我们有时在实际工作中必须查找某份文 件资料或者某张图片，以此作为依据来了解具体情况，都需要从原 始的档案资料中寻找相关凭证。有的文件资料上面的内容可直接使 用，有的仅作为参考依据。由此可见，档案在我们的工作中突显了 其必不可少的作用——凭证价值和情报价值。
例： “1.1.1”
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5、档号
档号即档案号。 按照国家档案行业的有关规定，档号一般 由分类 号、文件顺序号和相关特征号组合 而成。档案号是归档文件保存单元 的唯一 标识，用以管理和检索库存档案。
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2、常用分类方法
• 职能分类 • 时间分类 • 作者分类 • 专题分类 • 项目分类 • 型号分类 • 区域分类 • 专业分类目体系
类目是档案分类的构成要素，分为类列和类 系两个要素。类列是指在不同分类层次上具 有平行关系的类与类之间所构成的体系，其 逻辑规则是不能互相交叉；类系是指某一大 类从总到分所构成的具有包 含和被包含关系 的类的系统，其逻辑规则是上位类包含下位 类，下位类被上位类所包含。
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企业档案分类方案
公司档案管理培训
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办公室 13年11月
•主要内容
• 档案管理工作内容 • 档案管理的方式 • 归档文件整理操作实务
•档案
•是什么
• 档案是指过去和现在的国家机构、 社会组织以及个人从事政治、军事、经 济、科学、技术、文化、宗教等活动直 接形成的对国家和社会有保存价值的各 种文字、图表、声像等不同形式的历史 记录。
档案管理
干什么
•合同 •项目资料
•往来票据 •会议记录 •电子文档
同时 建立 索引
•采购合同
•合同
•往来文 件
•招投标资料 •技术资料
•其 它
•档案
•放哪儿
•1．抽屉式直立档案
•容易分类 易于保密 •保护性好 检索简便
•2．开放式横向档案
•整齐划一 •便于取阅 •易于查找 •保密性一般
•3．穿孔式活页夹
档案是一种无形资产
它的无形价值在企业真正需要时则完全 可以体现出来，能为企业的各项工作提 供更好的服务。当档案的原始记录性或 知识信息性能够满足某个方面的社会需 求时就形成了档案的价值。
档案的价值体现在：
价值
具有凭证和情报价值 具有现实价值和长远价值 具有第一价值和第二价值
• 一、档案具有凭证和情报价值
•一类
•二类
•三类
•四类
•类列
•A •B •C •1 •2 •3 •4
•类 系
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3、分类原则
• 遵循文件的来源特性 • 保证类目体系的严整性 • 保证类目体系的可包容性 • 维护类目体系相对稳定性
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4、类号
类号是类目的标识符号，用以表示类目 在分类体系中的位置和排 列顺序。本细 则按照代码制进行类号标识。
在实际工作中，管 理者应该如何做好 档案管理工作，才 能发挥其最大效用， 使企业档案工作更 加规范化、系统化 以及标准化呢？
•档案管理方面的培训放到提高自身 知识水平的日程中去（了解、清楚、 操作、档案存在意义）
•专业的档案管理人员（细心、淡泊、 诚恳）
•公司和部门角度协助做好档案工作 （部门人员配合，不缺失、齐全完整）
•容易保存 •有顺序性
•容易损毁 •保密性差
•4．档案盒
•标准统一 •便于存取 •长期保存 •保护性好
归档文件整理操作实务
档案分类、编号方法 文件归档整理方法 归档范围表的使用说明
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档案分类、编号方法
一、基本概念 1、档案分类
是指根据归档文件的内容性质、形成规律及相互 联系，遵循统一的原则和要求，采用科学、适用 的方法，对归档文件进行分门别类，从而使库藏 的全部档案文件成为一个条理化的具有一定从属 关系和平行关系的库藏系统。
•职能分类方适用于一级类目 的区分； •其他分类方法则适用于二级 以下类目的划分
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3、一级类目的划分
• 公司的档案根据企业活动职能性质划分 为十个大类： 党群工 作档案、行政管理档案、经营管 理档案、人事档案、会计档案、生产 管 理档案、基本建设档案、生产（建设、 业务）技术档案、设备仪器档案、科研 开发档案。