收发文管理规定
办公室收发文管理制度
办公室收发文管理制度一、总则为了规范办公室的文件收发流程，提高工作效率和文件管理水平，特制定本办公室收发文管理制度。
二、收文管理规定1.收文登记（1）每份收到的文件都需要进行登记，包括文件编号、文件标题、文件日期、发文单位、文件份数等内容。
同时，需要记录下登记人、登记日期和备注等信息。
（2）所有文件按照文件编号的顺序进行存放，方便查询和检索。
2.收文分类根据文件的性质和内容，进行分类归档。
常见分类包括行政文件、会议文件、来文资料、请示报告等。
文件分类应根据实际需要进行调整和补充。
3.收文传阅（1）收到的文件需要以应急级别进行处理，及时传阅给相关人员。
（2）传阅时需要填写传阅单，包括传阅人员、传阅日期、传阅事由等内容。
相关人员需及时阅读并签署传阅单，确保文电流转畅通。
4.收文审核对重要文件或需要审核的文件，办公室需与相关部门进行协调，进行审核。
审核内容包括文件内容的合法性、相关手续的齐备性等。
5.收文分发（1）已审核通过的文件需要及时分发给相关部门或个人，确保文件的及时处理和落实。
（2）分发时需要填写分发单，包括分发人员、分发日期、分发事由等内容。
相关部门或个人需及时签收分发单。
6.收文归档（1）已处理完毕的文件需要及时归档存档，便于日后查询。
（2）归档时需要填写归档单，包括归档人员、归档日期、归档位置等内容。
确保文件归档有序、准确。
三、发文管理规定1.发文申请发文申请需要包括发文内容、发文单位、发文日期、发文份数等信息。
申请人需填写申请表，经相关负责人审核同意后方可进行发文。
2.发文备案发文后，需及时进行备案登记，包括文件编号、文件标题、发文日期、发文单位等信息。
同时，需要记录下备案人、备案日期等信息。
备案表格需妥善保存。
3.发文分发已备案的文件需及时分发给相关部门或个人。
发文时需要填写发文传递单，包括发文人员、发文日期、发文事由等内容。
相关部门或个人需及时签收传递单。
4.发文归档（1）发文后，已分发文件仍需进行归档。
文件收发管理规定范本
文件收发管理规定范本第一章总则第一条为规范文件的收发工作，提高工作效率，保障信息的安全，制定本管理规定。
第二条适用范围：本管理规定适用于本单位所有人员的文件收发工作。
第三条文件收发的目的是确保文件信息的传达与回复的有效性、规范性和公正性。
第四条文件收发的基本原则：便捷、及时、准确、有序。
第五条文件的收发形式包括电子文档收发和纸质文件收发。
第二章文件的发起和收取第六条文件的发起人必须填写完整的文件标题、发文单位、发文日期、密级、紧急程度、发文内容、签发人、印发单位等信息，并按照规定的格式进行排版和印制。
第七条文件的收取人必须认真阅读文件内容，对文件内容进行理解，并根据文件内容及时回复和签批。
第八条文件必须按照规定的渠道进行发放和领取，不得私自转交他人。
第九条电子文档的发放和领取可以通过邮件、即时通讯工具等方式进行，必须确保文件的安全性和完整性。
第十条纸质文件的发放和领取必须进行登记，确保文件的流转途径和责任人的清晰。
第三章文件的传送和传达第十一条电子文档的传送和传达可以通过邮件、文件传输工具等方式进行，必须确保文件的安全和准确传达到指定人员。
第十二条纸质文件的传送和传达必须经过责任人的签字确认，并记录在传送单上。
第十三条传送和传达的文件必须按照发起人的要求进行备案和存档，并定期进行归档工作。
第四章文件的归档和保管第十四条文件的归档和保管必须按照规定的分类和编号进行，确保文件的有序存放和易于查找。
第十五条电子文档的归档和保管必须进行多重备份，并设置权限进行访问控制，确保文件的安全和防止信息泄露。
第十六条纸质文件的归档和保管必须在文件上注明存档时间、责任人和存放位置，并定期进行检查和整理。
第十七条文件的保密性要求必须根据文件的密级进行相应的管理和保护，确保信息的安全性。
第五章文件的销毁和报废第十八条文件的销毁和报废必须按照规定的期限和程序进行，不能随意处理文件。
第十九条电子文档的销毁和报废必须进行彻底清除，并进行相应的记录和备份。
《收发文管理规定》
收发文管理规定前言为规范公司内部收发文流程，提高工作效率，特制定此收发文管理规定。
该规定适用于公司内所有部门。
收文管理1. 收文渠道公司内部所有收文都需通过公司公共信箱进行收取。
信箱应设在公司易接触的地方，并由专人负责管理。
2. 收文分发不同部门收到的文档需由专人进行整理，并下发至对应部门。
对于有涉密内容的文档，需按公司相关规定进行保密，并上报公司领导。
3. 收文登记每份收文需进行登记，包括收文日期、文号、文件标题、发文机关、主要内容等信息，以便后续管理和追踪。
4. 收文备份所有收到的文档需进行备份，应设置明确的文档存档负责人和负责区域，方便查询和管理。
5. 收文归档收到的文档应按照公司相关规定进行归档，各部门归档人员应做好涉密文件的保密措施。
发文管理1. 发文审批所有的发文都需经过审批程序，必须由公司领导签字才能正式下发。
审批程序包括部门负责人审批、公司领导审批等环节。
2. 发文登记每份发文需进行登记，同样包括文号、文档标题、发文日期、发文机关、收文机关等信息，并及时进行更新。
3. 发文备份所有发出的文档必须进行备份，包括硬拷贝和电子备份，并指定明确的文档存档负责人和备份区域。
4. 发文追踪针对重要的发文，需指定专人进行追踪确认，确保发文到达收文机关并得到及时回复。
文档保密管理1. 保密人员管理公司内部有涉密工作的部门，需指定保密人员，并进行定期的保密培训。
2. 保密措施对于涉密文档，根据保密级别进行安全管理，并设置专人负责文件查阅和管理。
3. 保密守则公司内部所有员工都需遵守公司的保密守则，保护公司利益和内部秘密。
对于违反保密规定的员工，将进行相应的处罚并追究其法律责任。
结束语本规定是公司内部收发文必须遵守的管理规则，若对规定有任何疑问，可向公司领导或文档管理人员进行咨询。
收发文管理制度_收发文管理制度条例
收发文管理制度_收发文管理制度条例收发文管理制度_收发文管理制度条例为加强收发文管理工作，提高收发文工作效率，应制定规范的收发文管理制度。
下面店铺为大家整理了有关收发文管理制度的范文，希望对大家有帮助。
收发文管理制度篇1一、来文处理1.收文：由综合部定期(一般为每周两次)到公文交换站取文，并指定专人负责统一收文，建立签收登记制度，收文范围：凡市委、市政府的来文(含抄件)以及市委各部门、市直各单位主送我公司的来文。
2.分办：来文应当日登记，当日交综合部经理分办。
下午16时以后登记的来文，次日上午9时以前交综合部经理分办(特急件除外)，综合部经理应根据文件内容按轻重缓急分别作如下处理：(1)特急件取回后应立即分办，然后由综合部公文传递员呈送公司领导阅;(2)一般文件由综合部传递员按内容分送有关领导及部门按顺序阅办。
3.传递：公文传递必须做到及时、准确、安全。
公文传递由综合部专人负责，各部门内勤密切配合，公文传递实行传递签名制度，一般情况下各传阅单位和个人应在收到紧急或重要传递件尽快阅办，一般文件也应在4个小时内阅完，并及时退回综合部公文传递员。
因特殊情况需要延长阅读时间的应安排在其他领导传阅之后。
公文传递时间不得超过5天。
标有密级和涉及公司商业秘密的文件，由综合部经理直接呈送有关的公司领导及部门传阅。
收文单位不得随意借阅、翻印。
阅文者不得随意外传和乱放，逢节假日应将文件交回档案保管员。
4.催办：对领导有批示或交有关部门处理的公文，综合部应定期检查催办，对紧急公文，应及时催办检查，防止漏办或积压延误，并将落实情况及时报告有关领导和部门。
二、发文处理发文程序：部门拟稿→填写发文稿纸→部门负责人签名→综合部经理核稿→公司领导签发→编号→送打字室打印→拟稿人校对→修改后打印→盖章→装订发送→立卷→存档，全过程综合部指定专人负责传送，同时实行签名制，发文原则规定如下：1.发文必须坚持先核稿后签发，凡未经综合部经理核稿，领导原则上不予签发;2.凡是代表公司的对外发文和上报市委、市政府的文件必须由公司主要领导签发，其它文件可由分管领导签发。
《收发文管理规定》
收发文管理规定本文旨在规范机构和单位的收发文工作，保证联络顺畅，保密工作得以顺利进行。
同时，也要求个人在参与收发文工作时应严格遵守规定。
一、收文管理1.收文范围应收录机构或单位委派的工作，以及来自外界的正式文件和商务函件。
具体包括：•红头文件•公文•政务文件•商务函件•文件传真2.收文程序（1）收文登记所有机构和单位都应该设立收文登记控制点，收到文件后应及时进行登记。
登记时应注明时间、类型、文件编号、主要内容、送达单位等信息。
在二级库房设立注册处，由主管工作人员进行登记与管理。
（2）审查整理对于收到的红头文件和公函等重要文件，应由主管领导或技术人员进行审查，确定文件的密级、保密期限和阅读范围。
然后将文件传递到不同的阅读室，由专人进行整理工作。
（3）分发传阅分发传阅工作应该及时地进行。
文件的传递应该严格控制，必须保证到达的阅读者是有关工作的人员并且必须按照规定的阅读范围进行管理。
如果对文件内容有疑问，应及时向主管领导或者技术人员进行咨询。
3.收文查询查询收文信息时，可以根据文件的关键字、单位等信息进行查询。
同时，需要注意的是查询者应当确保是有合法权利的人员，在查询后也应该及时关闭查询系统。
二、发文管理1.发文类型发文类型具有多样性，比如：•红头文件•公文•政务文件•商务函件•文件传真•电子邮件2.发文程序（1）发文依据为了确保发出的文件具有统一性和合法性，发文前必须由主管领导或技术人员进行审批。
发文依据应该是机构或单位的相关规定和制度。
（2）撰写文件撰写文件时，需要遵循以下原则：•风格简洁明了，语言规范，表述准确、具体、到位。
•文件结构严谨，排版整齐有序，字迹工整不要错别字。
•文件格式统一，容易堆叠，排版合理。
（3）校对核实校对核对是发文工作中必不可少的环节。
对于重要文件，应设置二级审核程序。
（4）按时分发如无特殊情况，发文应当在规定时间内交付接收单位。
对于机关和事业单位，应注意发文和收文之间的相关工作管理，不得随意旷工或出差未经批准。
收发文管理规定
收发文管理规定管理规定一、对外收发文1、收发文原则。
对外的总收发置于管理部（总务处），原则上采取统一收发、分散保管的方式。
2、对外收文的启封。
2、1 收文者是公司名称，由总务处收发员启封收文。
2、2 收文者是部门名称，由部门文书管理员启封收文。
2、3 收文者是私人名称，由部门文书管理员代收文后转交当事人启封收文。
3、对外发文。
3、1 对外发文原则上则上一律以公司名义行文，并由总务处总收发发送。
3、2 如须以部门名义行文时，须由总务处文书管理员签办并转呈总经理核准后，再请总务处总收发发送。
4、对外收发文编码原则。
对外发文工编八码，前两码为中文代字码，后六码为中式数码。
如：朗 X字第0-0-0-。
4、1 第一码代表本公司。
如：使用公司名称中的“朗”字来代表“深圳X X X 有限公司”。
4、2 第二码代表发文部门。
总：代表总经理室。
管：代表管理部。
业：代表业务部。
4、3 第三、第四码代表发文的公历元年度。
如：01代表公元2001年。
4、4 第五、第六码代表发文的月份。
如：01代表1月。
4、5 第七、第八码代表发文的日期。
如：01代表1日。
4、6 如该日发文有两件以上时间则可加一位流水码，并以“-”符号连接。
5、存档。
5、1 对外收发公文原则上由收发文单位自行存档，必要时可由收发文单位拷贝到其他单位存档，作为凭证。
5、2 管理部总务处收发人员须设置“对外收发文登记簿”，并对每一件的对外收发文予以登记，以便追踪查核。
二、对内收发文1、收发文原则。
1、1 为简化作业程序起见，对内收发文除公告外，原则上一律使用“内部公文单”作业。
1、2 必要时须经总务处同意始可变更格式作业。
2、公告。
2、1 对内公告发文，由各单位文书管理员签办，总务处总收发，经由总务处呈总经理核准后方可发文公告。
2、2 公告除由总务处总收发存档外，必要时可由发文单位自行拷贝存档作为日后追踪的凭证。
3、内部公文单。
内部公文单签办，存档说明如下：3、1 收发文原则。
收文管理制度(4篇)
收文管理制度（4篇）收文管理制度（通用4篇）收文管理制度篇11、凡上级和外单位发来的文件、信函、电报、内刊等由园区管理中心专人负责签收、拆封、分类编号、登记收文登记台帐，送园区管理中心领导审阅后，再送公司领导批阅。
2、各部门从有关部门及业务单位直接带回的文件，在填写《文件资料移交单》后交由园区管理中心统一登记归档。
3、经公司领导批阅后的文件，园区管理中心及时收回，按批示迅速准确地送阅和传递。
4、对发送的文件、信函、电报都要随时查询催办，防止办文拖期。
5、要求各部门在文件承办后，将办理结果在文件处理栏内，签署承办结果、承办人姓名、时间等。
6、将承办完毕后的文件立卷、归档。
7、上级下达的业务性文件，承办部门办完后，需要留存的，公司领导签批后可以复印留用。
收文管理制度篇2为规范公司收发文工作，简化办事程序，准确快捷地传递和制发文件，加快公文流转速度和办理质量，特制订本制度。
一、收文管理（一）收文归口凡主送本公司的公文，包括邮寄公文、通过网络传递公文、传真公文、会议分发公文，均应交综合管理部统一登记、编号、分发。
综合管理部做到当日收文，当日登记，需上网办理的文件，二个工作日内办结。
其它因特殊原因签收的文件，应及时送达综合管理部完成收文手续。
（二）收文办理1、收文签收、登记。
收文后综合管理部立即在收文登记本上进行记录并对文件进行编号，应将公文标题、密级、文件字号、发文机关、收文日期等情况逐项填写入《收文登记本》后，后由综合管理部人员做入档归口管理工作。
2、办理程序。
（1）一般业务性文件的`办理程序：1、收文签收2、收文登记并填写《来文处理单》3、综合管理部根据公文内容及时提出拟办意见或主阅及协办、参阅部门4、主要领导批示，根据文件内容由委托领导传阅或由指定分管领导提意见办理5、分管领导批示意见，根据分管领导批示由业务部门承办6、业务部门承办文件，并根据分管领导批示和文件内容要求尽快办理7、文件办理完毕后填写办理结果8、交综合管理部归档9、规定期限办理和回复的，由主办部门或部门。
公司收发文管理规定收发文管理规定
[公司收发文管理规定]收发文管理规定(总4页)--本页仅作为文档封面，使用时请直接删除即可----内页可以根据需求调整合适字体及大小--[公司收发文管理规定]收发文管理规定公司收发文管理规定（试行）1总则为加强公司的收发文管理工作，提高收文处理的速度和确保收发文处理的规范性，特制定本管理规定。
本规定适用于公司及各直属部门。
2定义本规定中的收文管理是指对收到的公文进行处理，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办及反馈等程序。
.本规定中的内部来文是指收到公司范围内的文件。
内部收文内容包括：内部文件、各类报表、计划总结、专项业务审核单等。
本规定中的外部来文是指收到公司范围外部的文件。
外部收文内容包括：外部文件、函件等。
本规定中的发文管理是指包括文件的草拟、审核、签发（会签）、复核、用印、分发、文件整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
文件是指公司在经营管理过程中形成的具有管理效力和规范体式的文件等3职责行政部为收发文管理的归口管理部门，负责收发文管理工作。
行政部对各部门收发文管理的规范性予以监督检查。
各部门在收到交办的来文后应当及时办理，不得延误，推诿，原则在2个工作日内完成对来文的处理。
各业务部门负责文件的起草，应坚持“实事求是，精简高效”的原则，确保文件的格式规范、用词准确。
4收文管理文件的拟办和批办签收登记内、外来文均由行政部负责签收登记；并由行政部填制信息批阅单，注明收文日期、收文编号、发文单位、公文名称等。
收文编号其他来源的收文按外【收文年份】流水号编号。
内部文件按文件来源部门简称【收文年份】流水号编号。
拟办和批办文件由行政部按规定拟定信息说明及处理建议，按先部门后领导的顺序进行公文处理。
文件的承办凡需要承办的来文，行政部须在当天将文件流转给承办部门或分管领导。
承办部门相关人员和分管领导应该对来文认真审阅，并须签署明确意见、建议及姓名和日期；行政部应该将这些意见或建议及时呈送对该来文所涉事项有决定权的公司领导，并由该领导签署具体意见、建议或决定。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
收发文管理规定
集团文件版本号：（M928-T898-M248-WU2669-I2896-DQ586-M1988）
收发文管理制度
一、总则
1、为了规范公司对收发文的管理，提高文件的利用效率，进而提高公司工作质量和工作效率，结合公司实际，特制定本制度。
?
2、公司文件是传达方针对政策，发布公司规章制度，指导工作，报告情况等的重要工具。
因此，必须认真做好文件收发的管理工作，有效地为公司服务。
?
3、公司所收发文件由行政办公室统一签收、发放、传递、保管和立卷归档。
行政办公室指定专职人员负责收文和发文，必须按照准确、及时、安全、统一的原则做好公司的收发文管理工作。
二、发文办理
发文处理：发文程序包括拟稿、审核、复核、打印、签发、用印、分发、存档等。
1、公文拟稿：
一般公文按照分工负责的原则和日常工作程序，谁主管的事项由谁拟办，带有政策性、战略性、全局性的重要文件，有关负责人要亲自拟办，也可以集体研究，提出方案，再指定专人拟办。
2、公文审核
公文审核实行分级负责制，主办部门负责人要对本部门拟定的公文进行初
审并签字，凡公司发文应由办公室审核后送公司领导审签。
审核内容包括有无发文的必要；用什么名义和文种行文；内容是否符合政策、法规；主送机关、抄送机关是否合适；提出的措施和要求是否明确具体；涉及有关部门和单位的问题是否协商一致；篇章结构是否紧凑合理，行文是否恰当等。
未经办公室核稿的公司级公文，公司领导不予签发。
3、签发
审核的公文，填制《发文审批单》的提交签发人。
签发人审核修改后在"签发"栏内同意签批，并签上姓名和时间。
公司领导口头同意印发的公文，事后，由其助理或下属让同意印发的领导补签。
未经公司领导签发，办公室拒绝承印和盖章。
以公司名义发出的公文由董事长、总经理、行政总经理、副总经理、财务总监按照分工负责的原则签发，其中上行文以及涉及有关重要问题或涉及面广的公文由有关分管领导审签后，根据公司章程的规定权限送董事长或总经理签发。
以部门名义发出的公文，应由部门主要负责人签发。
4、复核
文稿经领导签发之后，由文件主办部门负责校对，办公室负责审核。
5、打印
公文必须依据签发的文稿打印，其全部内容必须与文稿一致，不得在打印过程中擅自增加或减少原文内容。
没有特殊情况，当天签发的公文，当天印发。
打印文稿清样必须认真校对，保证不出现错漏现象。
若发现原稿中有错漏、疑问之处，应向拟稿人或签发人提出检查核对，由签发人考虑改定，校对人员不得擅自修改。
6、用印
经审核履行正常公文审批程序，复核无误的文稿打印成正式文件后，由办公室专职人员在文件落款部位盖章。
7、分发
办公室根据文件报、送、发的范围，负责将文件分发至相关单位、部门或个人。
无特殊情况，收发人员必须做到当天印制的公文，当天送达，并认真履行发文登记手续。
8、存档
要留下领导签字的稿本和一份正本交档案室立卷存档。
公文处理人员必须严格遵守各项保密制度。
对所经手的各类公文、资料要妥善管理，不失密，不泄密，确保安全无事故。
三收文办理
收文办理包括签收、登记、批办、传阅、承办、催办、存档等。
1、签收
办公室人员及时领取文件和邮件。
以公司为收件人的文件、邮件由办公室专员签收，其中注明绝密、机密的文件、邮件由办公室主任签收，以公司领导为收件人的信件由领导助理或本人签收，领导本人处理，以部门为收件人的文件、邮件由部门收件人签收。
各部门或各领导收到的文件或邮件，如有存档需求，须及时转办公室签收存档，不可自行处理。
?
2、登记
文件签收后，由办公室逐件进行登记，按照收文日期、来文单位、涉密等级等分类登记、编号。
?
3、批办
如需批办的公文，在登记后及时送呈主要领导批办，交分管领导阅示。
?
4、传阅
公文传阅要以公文收发人员为中心进行，即主要领导看完公文后，交公文收发人员，再由公文收发人员负责往下传，不能脱离公文收发人员自行横传，以保证公文收发人员及时了解公文传阅情况，防止公文丢失或积压。
公文在传阅过程中或公文传阅完毕后，公文收发人员要及时对公文进行检查，发现有领导批示时，要按照批示意见进行处理。
?
公文传阅以邮件形式传阅的，公文收发人员要及时查看邮件阅读情况，对
未阅读邮件及时提醒接收人查阅。
5、承办
各部门工作人员接到承办的公文，要按时限要求抓紧办理需承办事项。
6催办
办公室或领导助理负责公文催办工作，实行紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
?
7、处理办毕公文。
公文办结后，公文收发人员要将公文交办公室登记存档，并在收文登记中注明办理情况。
?
四文件寄发
1、文书的邮寄、送发统一由办公室负责，遇特殊情况下，由责任部门或领导助理自行寄发。
寄发文件如需存档的，要将寄发文件正本及时转交办公室存档。
2、邮件费用由办公室统一开支，及时结算报销。
五文件立卷
1、公文处理完毕后，要及时送交办公室整理立卷，个人不得私自保存应归档的文件。
2、凡本公司印发的公文办公室要统一归档管理。
六文件归档
1、任何公文正本均需交由办公室归档存查。
2、文件使用部门必须使用正本时，经办人必须报部门负责人、主管副总签字认可后，可暂时借出，使用后归还。
若正本必须寄出且无法收回，可存档复印件。
3、存档文件按照公司《档案管理制度》进行存档管理。
附件：1、文件审批单
2、发文签收单
3、收文登记表
附件1
文件审批单
□红头文件□制度类□通知类□红头文件编号附件2
发文签收单
件精神
的贯彻落实。
如因传达不力造成员工未能及时落实，要追究部门负责人的责任。