传真机使用管理制度
公司传真管理制度
一、目的为规范公司传真管理，提高传真传递效率，确保传真内容的安全与保密，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司内部各部门、各岗位使用传真机进行文件传递的行为。
三、传真设备与使用1. 传真设备由公司统一配置，各部门应合理使用，不得私自购买或借用。
2. 传真设备应放置在安全、通风、干燥、无阳光直射的地方，确保设备正常运行。
3. 传真设备应由专人负责管理，负责设备的维护、保养和日常使用。
4. 使用传真设备时，应遵守以下规定：（1）传真文件应由负责人或指定人员负责发送，确保文件内容准确无误。
（2）发送传真时，应填写传真封面，包括发送单位、接收单位、发送人、接收人、传真日期、文件主题等。
（3）接收传真时，应及时查看，如有疑问，应及时与发送人联系确认。
（4）传真文件应妥善保管，不得随意丢弃。
四、传真内容管理1. 传真内容应真实、准确，不得虚构、篡改。
2. 传真内容涉及公司机密、商业秘密和个人隐私的，应采取加密或注明“保密”字样。
3. 传真内容不得违反国家法律法规，不得含有侮辱、诽谤、诬告陷害等不当内容。
4. 传真内容应遵循以下原则：（1）有利于公司业务开展和形象塑造。
（2）有利于提高工作效率，降低成本。
（3）有利于维护公司利益，避免泄露机密。
五、传真档案管理1. 传真档案应由专人负责管理，确保档案完整、安全。
2. 传真档案应按照时间顺序排列，便于查阅。
3. 传真档案的保管期限根据文件内容确定，一般不少于1年。
4. 传真档案的销毁应按照公司规定程序进行，确保信息安全。
六、违规处理1. 违反本制度，擅自购买、借用传真设备的，给予警告或通报批评。
2. 未经授权，私自发送、接收传真文件的，给予警告或通报批评。
3. 传真内容涉及公司机密、商业秘密和个人隐私的，泄露给无关人员的，视情节给予警告、记过或降职等处分。
4. 传真内容违反国家法律法规，造成不良影响的，依法承担相应法律责任。
七、附则1. 本制度由公司办公室负责解释。
传真使用管理办法
传真使用管理办法一、目的为加强公司传真使用管理，根据集团相关制度，并结合公司实际，特制定本办法。
二、适用范围本办法适用公司各部门三、规定和要求（一）传真的接收管理1、传真件的接收纳入公司收文管理办法范围内，由办公室专人负责接收。
2、传真件接收后，填写收件登记表（见附表1），并及时送至各收件部门和个人，做好签收登记。
3、公司传真机应24小时处于开机接收状态。
（二）传真的发送管理1、发送传真应按公司统一格式（见附表2）由主管领导签字，填写传真发件登记表后（见附表3）发送，原件存档。
2、公司各业务部门人员发送传真，按照“谁的客户谁负责”的原则，由本人登记后发送；公司事务由办公室专人统一发送。
3、任何个人不得私自发送公司及个人资料。
（三）传真机的管理1、传真电话不能被占用为普通电话使用，以免延误传真收发。
2、传真机由专人使用管理，做好对传真机的日常维护保养，掌握传真收、发技术，会处理简单故障。
四、附则本规定修订及解释权归公司办公室所有。
本规定自签发之日起实行。
附表一：传真收件登记表序号文件名页数签收人部门收件时间备注附表二：FAX传真函地址（Add）：邮编：电话（Tel）：传真（FAX）：邮箱E-mail:收件人单位WRITE UNITS ：发自FROM：收件人ATTENTION：签发人SIGN：电话Tel：项目ITEM：传真号FACSIMILE No：编码No：总页数PAGE：日期DATE：附表三：传真发件登记表序号文件名页数发件人部门签发人发件时间备注。
传真机使用的保密管理制度
传真机使用的保密管理规定第一章总则第一条为加强传真机使用的保密管理，防止秘密信息泄露，确保集团公司国家秘密的安全，根据国家保密局的相关保密法规，制定本规定。
第二条保密办公室负责对传真机使用的保密管理。
第二章传真机使用的保密管理制度第三条严禁使用传真机收发涉及国家秘密的信息。
第四条传真机必须连接到由保密办公室指定的电话接口上，任何部门、个人不得擅自移动传真机，不得擅自将传真机连接到本部门的电话接口。
第五条在使用传真机对外发送文件时，发传真本人须到保密办公室领取发送文件申请单，根据申请单的相关要求，经过相关部门和保密办公室的审查，确定所发的文件不涉及国家秘密，方可进行发送，个人不得擅自使用传真机发送文件。
第六条在使用传真机接收文件时，由保密办公室指定的专人负责接收，同时做出相关的登记。
第七条对于接收的文件，保密办公室将协同相关部门根据登记的记录本，对接收的文件进行审查。
以确定所接收的文件是否涉及国家秘密信息。
如果涉及到国家秘密信息的，需做出相关的登记，同时确定文件的密级和知悉范围。
同时通告发送方违反保密规定，立即采取措施处理。
第八条保密办公室赋有对传真机负责人、申请人进行保密检查和监督的职责。
第三章奖惩第九条违反规定的，集团公司将按有关规定，做出相应的处罚。
第十条严格按照管理规定执行，对保密工作做出成绩的，集团公司将按有关规定给予其奖励。
第四章附则第十一条对于本制度的未尽事项，则依据集团公司其他管理规章制度的规定实施。
第十二条本制度自2004年6月18日起开始施行。
第十三条本制度的解释权归保密办公室。
办公通讯设备管理制度（3篇）
办公通讯设备管理制度一、设备分类管理1. 办公通讯设备主要包括手机、电话、传真机、复印机、打印机、扫描仪等。
根据使用性质和部门划分，可分为个人设备和部门设备。
2. 个人设备：指由员工个人使用的办公通讯设备，包括手机、电话等。
个人设备由员工个人负责保管和维护。
3. 部门设备：指由部门共享使用的办公通讯设备，包括传真机、复印机、打印机、扫描仪等。
部门设备由设备管理员负责管理、保管和维护。
二、设备申请和调配1. 个人设备申请：员工需要使用个人设备时，应向直属主管提出书面申请，并说明使用理由和期限。
主管审核后，可向设备管理员申请设备，并按照规定的流程领取设备。
2. 部门设备调配：部门需要调配设备时，由设备管理员负责统一管理和调配。
部门主管或设备管理员根据需要，向设备管理员提出调配申请，并说明使用理由和期限。
设备管理员审核后，根据实际情况进行设备调配。
三、设备使用和保管1. 个人设备使用：员工使用个人设备时，应严格按照设备使用手册中的操作规范进行操作。
禁止将个人设备借给他人使用，禁止私自更改设备设置和软件安装，禁止将个人设备带离办公场所。
2. 部门设备使用：部门使用设备时，由设备管理员负责提供操作指导和技术支持。
部门员工应按照设备使用手册中的操作规范进行操作，禁止将部门设备借给他人使用，禁止私自更改设备设置和软件安装，禁止将部门设备带离办公场所。
3. 设备保管：个人设备和部门设备在不使用时应妥善保管。
个人设备由员工个人负责保管，部门设备由设备管理员负责保管。
禁止擅自调换设备使用人员，禁止私自拆分和组装设备。
四、设备维护和报废1. 设备维护：个人设备和部门设备的日常维护由设备使用人员负责。
应定期清洁设备外观和内部，保持设备正常运行。
如发现设备故障或异常情况，应及时向设备管理员报告，由设备管理员处理或协调维修。
2. 设备报废：个人设备和部门设备报废时，由设备管理员负责做好相关手续。
设备管理员应核实设备情况，并在报废申请审批通过后，将设备进行安全处理或按规定进行报废处理。
公司电话传真管理制度
公司电话传真管理制度前言电话和传真是公司日常沟通的重要工具，能够有效提高工作效率和沟通质量。
但不加规范地使用电话和传真会影响公司形象，造成不必要的时间和成本浪费。
为此，建立公司电话传真管理制度，是非常必要的。
目的本文档的目的是规范公司电话传真的使用，通过制度的建立使得公司电话传真的使用更加顺畅和高效。
适用范围本制度适用于公司所有部门和员工。
制度内容电话管理1.所有通话应在公用电话上进行，并应当注意保持谦虚礼貌，尽可能地简明扼要地陈述问题。
2.未授权的员工不得接听公司公用电话。
3.当通话无法在一定的时间内取得良好的效果时，应当尽量尝试另外的方法进行沟通。
如在电子邮件中沟通，或派遣一位职员进行面对面交流。
4.有电话回电的工作人员必须按时回电，并在不能接听电话时开启自动回复。
传真管理1.所有传真只能从公司的正式传真机上发送和接收，不能使用私人传真机进行传输。
2.所有传真必须注明公司名称、地址、电话和传真号码，以及发送日期和回复日期，确保传真内容清晰、易于理解。
3.所有传真发送前，应当先预览、检查内容，确保传真的准确性和完整性。
4.所有传真都应当保存在公司的文件夹中，且有责任人对其进行分类、整理和归档。
管理要求1.根据职能和任务划分，设定相关的负责人和具体职责。
2.定期组织相关人员进行电话传真工作的培训，并将完整的电话传真管理制度送至全员知悉。
3.安排专人对电话传真的使用情况进行排查和检查，及时纠正不规范的使用行为。
4.定期评估电话和传真的使用效果，并据此进一步完善电话传真管理制度。
总结公司电话传真是日常工作中不可或缺的工具，它可以方便、高效地协调工作。
因此，建立起一套完善的公司电话传真管理制度，有助于减少不必要的沟通时间和成本，提高员工工作效率和公司的形象，让工作更加顺畅、高效。
公司传真机管理办法
公司传真机管理办法一、目的为规范公司传真机的使用和管理，确保传真机的正常运行，提高工作效率，特制定本办法。
二、适用范围本办法适用于公司内部所有部门及员工。
三、职责分工1. 行政部门负责传真机的采购、安装、调试和维护。
制定传真机使用规范和管理办法，并监督执行。
定期对传真机进行检查和保养，确保其正常运行。
2. 各部门按照规定正确使用传真机，不得擅自更改传真机设置。
负责本部门传真文件的收发和管理，确保文件的安全和保密。
配合行政部门对传真机进行维护和保养。
四、传真机的使用1. 发送传真发送传真前，应先检查传真文件是否清晰、完整，确认收件人的传真号码是否正确。
按照传真机的操作说明，将传真文件放入传真机，并输入收件人的传真号码。
在发送传真过程中，不得离开传真机，以免出现传真中断或错误。
发送传真后，应及时确认传真是否发送成功，并记录发送时间和收件人信息。
2. 接收传真传真机应设置为自动接收模式，以便及时接收传真文件。
收到传真后，应及时通知收件人领取传真文件，并在传真接收登记表上记录接收时间、发件人、收件人等信息。
对于重要的传真文件，应及时复印或扫描保存，以备查阅。
五、传真机的维护和保养1. 传真机应放置在干燥、通风、避免阳光直射的地方，远离热源和磁场。
2. 定期清洁传真机的外壳和内部，保持传真机的清洁卫生。
3. 不得在传真机上放置重物或液体，以免损坏传真机。
4. 如发现传真机出现故障，应及时通知行政部门进行维修，不得擅自拆卸或修理传真机。
六、保密规定1. 传真机发送和接收的文件应严格遵守公司的保密制度，不得泄露公司机密。
2. 对于涉及公司机密的传真文件，应采取加密措施或使用专用传真机进行发送和接收。
3. 未经授权，不得查阅他人的传真文件。
七、违规处理1. 对于违反本办法规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。
2. 因个人原因造成传真机损坏或文件丢失的，应承担相应的赔偿责任。
八、附则1. 本办法由行政部门负责解释和修订。
通讯设备管理制度范本
通讯设备管理制度范本一、目的及适用范围本制度旨在规范和管理公司的通讯设备使用，确保通讯设备的安全、有效和经济利用。
适用于全体员工和访客使用公司的通讯设备。
二、制度内容1. 设备分类通讯设备主要包括手机、固定电话、传真机、无线网络设备等。
2. 设备申领2.1 员工根据工作需要，向所属部门申请通讯设备。
2.2 部门经理根据实际情况，审核申请，并向设备管理部门提交设备申领单。
2.3 设备管理部门按照申领单上的信息，进行设备的发放和登记。
3. 设备使用3.1 员工应妥善保管所领用的通讯设备，使用过程中不得擅自转借或私自更换。
3.2 员工应按照公司相关规定和要求使用通讯设备，不得进行非法、违规的通信活动。
3.3 通讯设备的使用应符合公司的安全政策和保密规定，严禁传输、存储任何违法或敏感信息。
4. 设备保养与维修4.1 员工应当按照设备的操作手册正确使用和保养通讯设备。
4.2 发现设备故障或异常情况，应及时向设备管理部门报告，不得私自拆修或改动设备。
4.3 设备管理部门负责设备维修和日常保养，确保设备的正常运行和稳定性。
5. 设备退还与报废5.1 员工离职或调岗时，应将所领用的通讯设备退还给设备管理部门。
5.2 通讯设备到达报废期限后，设备管理部门负责进行设备的安全处理，以避免信息泄露和环境污染。
6. 违规处理6.1 对于违反通讯设备管理制度的行为，公司将依据公司员工纪律处分规定给予相应处理。
6.2 对于涉及违法犯罪的行为，公司将视情况向有关部门报案。
7. 监督与检查7.1 设备管理部门将定期对通讯设备进行巡检和台账核对，确保设备使用安全、规范。
7.2 公司内部审计部门将定期对通讯设备的使用情况进行审查，发现问题及时进行整改。
8. 法律责任8.1 对于故意损坏通讯设备的行为，公司将依法追究违约责任，并要求赔偿相应损失。
8.2 员工违反国家法律、法规或公司相关规定，进行非法通讯活动的，将承担相应的法律责任。
三、附则本制度自发布之日起执行，如有补充和修改，将及时进行通知。
公司通讯使用管理制度范本
第一章总则第一条为加强公司通讯工具的管理，提高通讯效率，降低通讯成本，保障公司信息安全和合法权益，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有员工及使用公司通讯工具的相关人员。
第三条本制度所称通讯工具包括但不限于电话、传真机、移动电话、电子邮件、即时通讯工具等。
第二章通讯工具使用规范第四条公司通讯工具主要用于工作沟通，员工应合理使用，不得将通讯工具用于与工作无关的私人事务。
第五条员工应妥善保管个人通讯工具，防止遗失或损坏，因个人原因造成通讯工具丢失或损坏的，需自行承担相应责任。
第六条公司内部通讯工具的拨打、接听、传递信息应遵循以下规定：（一）拨打外线电话时，应先自报姓名及部门，接通后简要说明通话内容，保持通话简洁、礼貌。
（二）接听电话时，应主动报公司名称及本人姓名，认真倾听对方讲话，准确记录重要信息。
（三）如遇通话占线，应礼貌告知对方稍后回拨或留言。
第七条使用电子邮件、即时通讯工具等电子通讯方式时，应遵守以下规定：（一）发送邮件、即时信息应内容简洁、主题明确，避免发送与工作无关的信息。
（二）邮件、即时信息内容应准确无误，不得发布虚假、违规信息。
（三）不得利用公司通讯工具发送、传播有害信息，不得利用公司通讯工具进行违法活动。
第三章通讯费用管理第八条公司对通讯费用实行预算管理，各部门应合理控制通讯费用，不得超出预算。
第九条员工使用通讯工具产生的费用，除公司规定报销范围外，其余费用由员工自行承担。
第十条员工因工作需要使用长途电话、国际电话等产生费用，需提前向部门负责人申请，经批准后方可使用。
第四章信息安全与保密第十一条员工在使用通讯工具时，应严格遵守国家法律法规，不得泄露公司机密信息。
第十二条员工不得利用通讯工具进行不正当竞争、诽谤他人等违法行为。
第十三条公司对通讯信息进行定期检查，确保信息安全。
第五章监督与考核第十四条公司设立通讯工具使用管理小组，负责监督本制度的执行情况。
第十五条公司对违反本制度的行为，将视情节轻重给予警告、罚款、降职、辞退等处理。
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X公司传真机使用管理办法
第一条传真机的使用申请、登记、维修、罚则等作业悉依本办法的规定
办理。
第二条传真机设置于各营业处管理组内，由总务助理人员负责其收发、登记、统计、报告等作业。
第三条传真机的使用，仅限定业务上的连接，非业务（私用）一律禁止文件的收发（传真）事宜，倘有非业务使用者，初犯记小过，累犯记大过处分。
第四条凡各营业处业务员、科长、业务经理（含以上主管人员）因公须使用传真机时，应填写文件传出申请单”并附有关传真文件及说明理由，经业务经理批示后，送总务助理员办理。
第五条总务助理员凭文件传出申请单”之核定后，才得办得对外传送作业，作业完毕应登记于文件传真传出登记簿”内，原稿发还原申请人。
第六条文件对外传送后，在文件传真传出登记簿”内须记明发文编号、申请人姓名、传真日期、日期、时间、事由、收文人姓名、收文（电传）号码等，于每月底影印一份后，翌月一日（下班前）送总管理处核阅，逾期未报时，主办人员应记警告处分。
第七条凡外来公务文件（含内部）传入时，由总务助理员登记于文件传真传入登记簿”内并记明来文编号、来文者姓名、传真日期、时间、事由、经办（收文）人姓名等，于每月底影印一份后翌月一日（下班前）呈总管理处核阅，逾期未报时，主办人员应记警告处分。
第八条总务助理员因公外出或下班时，由其他总务人员暂代行其职务，并确实作好开关机（例假日、休假日一律关机）作业。
第九条总务助理员应随时注意纸张及机器之维护，倘需申请纸张或维修。